Välkommen till Projektledning i praktiken Hur hanterar vi projekt?

Transkript

1 Välkommen till Projektledning i praktiken Hur hanterar vi projekt?

2 Projekt i praktiken 1. Repetition 2. Projektidé. 3. Projektmål och effektmål 4. Planeringsverktyg. 5. Milstolpar och deadline. 6. Kommunikation i projekt. 7. Kommunikationsplan. 8. Förankring av projekt. 9. Relationen projekt och ordinarie verksamhet.

3 detta har hänt...

4 Vad är ett projekt? Engångsuppgift Tidsbegränsat Klara prestationsmål Tydlig styrning av resurser/aktiviteter

5 Struktur - Process Teknologi, ekonomi rutiner, regler, formell organisation, lagar och avtal Människors kunskaper och världsbilder attityder och värderingar, känslor och upplevelser, relationer mellan människor, informella rollmönster och maktstrukturer

6 Det är skillnad på projekt och projekt Hårda projekt Mjuka projekt Förkunskaper Goda Osäkra Mål med förändringen Fastställs på förhand Finns men anpassas under genomförandet Kunskapsbildning Främst under förberedelserna Främst under genomförandet Förändringsresultat Levererad slutprodukt Levererad slutprodukt, kunskap om mål och process Rationalitet Genom kontroll av nyckelparametrar skapas effektivitet Erfarenhet ger kanske bättre framtida förutsättningar

7 Krav på ett direktiv Vägledande i beslutssituation. Entydigt Realistiskt Informativt Problemorienterat

8 Motiv till skriftliga direktiv Man får en bra utgångspunkt för projektets fortsatta planering. Det föreligger en grov bedömning av projektets ekonomiska och tidsmässiga ramar. Det finns ett dokument att gå tillbaka till om oklarheter kring inriktning och avgränsning skulle uppstå. Det finns ett beslutsdokument som information till intressenter inom projektet.

9 Avsaknad av skriftligt direktiv kan bero på Uppdragsgivaren har inte riktigt klart för sig vad projektet skall arbeta med. Uppdraget är känsligt (inledningsvis) Man vill inte binda sig, utan startar projektet och ser vart det leder mot. Någon stark person lyckas driva fram en idé utan att det finns klara tankar om vad det skall uträtta.

10 Projektets faser

11 Projektets faser Idé och Definitionsfas Genomförande fas Planeringsfas Avslutningsfas L 2 AB

12 Varför vill de ha detta? Varför - syftet och motiven bakom projektet De - huvudsakligen intressenterna vem är beställaren/stödet? vad är deras intressen Detta - vad ligger i projektet och vad ligger utanför/under ytan

13 Du har inte tid att ha bråttom!

14 Intressentanalys

15 Projektintressenter Genomförandeintressenter påverkar eller påverkas av projektarbetet Resultatintressenter har förväntningar på projektets resultat

16 Varför vill de ha detta? De vilka är intressenterna? Detta vad har intressenterna för mål? Varför vilka motiv har intressenterna för att vara med och för de mål de vill uppnå?

17 Projektintressenter Positiva Liten påverkan Stor påverkan Negativa

18 Riskanalys hjälper oss att undvika fallgropar i projektet.

19 Begränsa projekttiden Osäkerhet Från projektmiljön Från projektet Tid

20 Riskanalys 1. Brainstorma fram alla händelser och situationer 2. Värdera sannolikheten 3. Värdera konsekvenserna 4. Beräkna prioritet 5. Utforma åtgärdslista/handlingsplan

21 Beräkna riskvärde Beräkna ett riskvärde genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen. Om sannolikheten för att en störning skall inträffa bedöms som sannolik (värde 4), och konsekvensen får skattningen 2, blir alltså riskvärdet 4 x 2 = 8.

22 Kan vi göra en framgångsanalys? Nyckelfaktorer för framgång Sannolikhet att de inträffar Konsekvens av att de inträffar Framgångsvärde Åtgärdsplan

23 Osäkerhet Uncertainty is the difference between, on the one hand, the amount of information necessary to perform the task, and on the other hand, the amount of information at hand at a given time to solve the task. (Galbraith, 1979)

24 Strategi för att hantera osäkerhet Planera Parera

25 och idag händer...

26

27 Projektidé Projektidén ska beskriva kopplingen mellan effektmålet och projektmålet. Projektidén bör sammanfatta syftet med projektet och vad projektet bidrar med. Exempel: Projektet bidrar till att underlätta för ungdomar med koncentrationssvårigheter att ta till sig matematik genom att införa en ny pedagogisk metod benämd alfa.

28 Projektmål

29 Målbeskrivning Effektmål Projektmål Huvudmål Delmål Avgränsningar

30 Effektmål Projektet Resultat Funktion Egenskaper Tidpunkt Kostnad Uppmärksamhet i lärarlag Elevnöjdhet Projektmål Effektmål Arbetsmiljöförändringar Användarnytta Effektivisering Medial uppmärksamhet

31

32 SMART - ANALYS Specifika mål Mätbara mål Accepterbara mål Realistiska mål Tidsplanerade mål

33 Problemformulering Syfte/Mål Planering/Organisering Utformning Datainsamling Bearbetning Analys/Slutsatser Rapportering Gantt schema

34 Gantt schema Har tidsaxlar och staplar och gör det lätt att se om man håller tiden eller ej.

35 KISS - keep it simple stupid Intromöte idéarbete bearbetning prel avrapport slutrapport v 1 v 2 v 3 v 4

36 Päronmodellen

37 Milstolparna projektledarens främsta styrmedel!

38 Skilj mellan... har gjort skall göra uppnådda resultat fakta framtida mål drömmar uppnått mål aktiviteter

39 En milstolpe Beskriver ett tillstånd som projektet skall befinna sig i under ett visst skede av projektarbetet. Är lösningsneutralt formulerad, dvs. beskriver vad som skall uppnås, inte hur. Kräver noggrannhet

40 Exempel på milstolpar Är vaken klockan Personalen är utbildad Leverantör har valts med hjälp av vedertaget upphandlingsförfarande Förslaget är färdigt och har godkänts av förvaltningschef efter föredragning

41 Milstolpeplan M1 M2 M3 M4

42 Planering av projekt - milstolpeplan M1 M2 Milstolpen är nådd Arbetet med milstolpen startar M3 M4 Tid

43 "Korta projekttider är inte viktiga bara för att komma först utan också för att kunna minska påverkan från omvärlden!"

44 Torbjörn Wenells råd - 1 Hellre is i magen än pang på Det är under projektstarten du grundlägger det kommande resultatet. Planera inte ihjäl projektet. Styr med milstolpar och deadlines. Stirra dig inte blind på riskerna - fastna inte i ett negativt risktänkande - Vad krävs för ett succéprojekt?

45 Torbjörn Wenells råd - 2 Se upp med den otydliga beställningen. Ställ krav på tydlighet av beställaren. Se upp med spretiga projekt. Risk för misslyckande om du är beroende av andra utanför din organisation. Projekt är resurskritiska - ställ krav på de resurser som behövs.

46 Kommunikation i projekt Kommunikationsplan

47 Hur organisationer kan effektivisera kommunikationen Kommunikationsbehovet är inte knutet till samordningsbehovet utan till i vilken grad osäkerhet om arbetsuppgifterna skapa ett informationsbehov Galbraith 1977

48 Vad är kommunikation? Kommunikation är överföring och återkoppling av information, idéer, synpunkter och känslor från en person eller grupp till en annan.

49 Kommunikationsprocessen Sändare Mottagare 1 Budskap som sändaren tänker sig det 4 Avkodning av budskap som mottagaren uppfattar det 2 Kodning av budskap (språk, tecken) 3 Sändningen av budskap i en kanal (ex brev, data)

50 Olika kanalers förmåga att förmedla rik information Förmedlar oftast enkel information Förmedlar ofta rik information Formella rapporter Brev Telefonsamtal Videokonferenser Ansikte-motansikte samtal

51 Cirkeln Hjulet Alla kanaler Olika typer av kommunikationsnätverk

52 Organisationsstrukturens effekt på kommunikation Kommunikationens riktning (dvs. om den går vertikalt nedåt eller uppåt, eller horisontellt i relation till positionsmönstret i auktoritetsstrukturen) är av väsentlig betydelse både för kommunikationsprocessens form och innehåll.

53 Såkallat «småprat» i organisationer Bidrar till att det utvecklas sociala nätverk Påverkar meningsbildandet i organisationer genom kollektiv tolkning av vad som sker och vad det betyder både för anställda som grupp och för den enskilde individen. Ger anställda som grupp mental kontroll över hur situationer och händelser skall förstås Skapar tillit eller otillit till ledningens tolkning och hantering av situationer och uppslutning eller motstånd i förändringsarbetet.

54 Intern kommunikation är särskilt viktig i förändringsprocesser! Förändringsförsök misslyckas ofta då information saknas. Detta leder i regel till: Bristande tillit Dålig motivation Otillräcklig insikt bland ledarna Dålig koordinering och samarbete För liten vikt läggs på lärandet

55 Informell kommunikation Rykten ofta riktiga Informell kommunikation sprider information snabbare än formell Kan gå ut över arbetsmoral

56 Hur nå positiv effekt av informell kommunikation? Acceptera att informell kommunikation är en naturlig grupprocess. Studera social samverkan, ta reda på hur de kommunicerar och vad de engagerar sig i. Identifiera de mest centrala individerna i de informella sociala nätverken. Vilka informella ledare formar andras uppfattningar? Vem initierar? Tillför den informella kommunikationen information.

57 Kommunikationsplan

58 Intressentanalysen är en grund för Kommunikationsplanen

59 För varje intressent (= målgrupp) Sätt upp kommunikations mål Vad de skall kunna om ditt projekt (=kunskapsmål) Vad de skall tycka, känna för ditt projekt (=attitydmål) Formulera budskap Sätt upp kommunikations strategi Vilka vägar du skall använda för att nå dina mål Kommunikations taktik Vad du rent praktiskt gör för att kommunicera med dem

60 Exemplet Hultsfredsfestivalen Målgrupp Branschen Detta är en heterogen grupp av Skivbolag Bokningsföretag Artister Facktidningar Konkurrenter/kollegor Kunskapsmål Festivalens tidpunkt. Festivalens artister. Festivalens nyckelpersoner. Festvalens organisation.

61 Exemplet Hultsfredsfestivalen Attitydmål Festivalen motsvarar deras krav. Festivalen är den största i Sverige. Festivalen är den viktigaste branschhändelsen vad gäller festivaler. Festivalen är ett måste att besöka. Budskap Festivalen har förmåga att leva upp till sin roll som branschledande Festivalen är professionellt skött och genomförd Ledningen är professionell. Alla i branschen kommer att besöka festivalen. Festivalen har de "bästa, rätta " artisterna

62 Exemplet Hultsfredsfestivalen Informationskanaler Nyhetsbrev till utvalda branschmänniskor. Personlig kontakt med de viktigaste (roadshow?). Lägga upp en medveten satsning på att nyckelpersoner skall intervjuas av branschtidningar.

63 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Projekt Permanent organisation

64 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Projekt har alltid bevisbördan! Ordinarie verksamhet har alltid tolkningsföreträde!

65 Relationen projekt - ordinarie verksamhet Det hjälper inte hur bra ett projekt är, om det inte finns några som kan, vill och är förberedda på att ta emot projektet och använda dess resultat Håll mottagarna av projektresultatet ständigt uppdaterade om hur det går.

66 Bengt-Erik Larsson