TENTAPLUGG.NU AV STUDENTER FÖR STUDENTER. Industriell ledning och organisation. Datum. Betygsgränser. Tentamenspoäng

Transkript

1 TENTAPLUGG.NU AV STUDENTER FÖR STUDENTER Kurskod Kursnamn O0019N / O0017N Industriell ledning och organisation Datum Material Kursexaminator Sammanfattning Daniel Örtqvist Betygsgränser Tentamenspoäng Övrig kommentar Kursbok och föreläsningsanteckningar

2 O0019N (O0017N) sammanfattning av instuderingsfrågor Innehållsförteckning Instuderingsfrågor... 3 Begreppsfrågor Historiska skolbildningar inom organisationslära... 4 Human Relations... 4 Scientific Management... 5 Den administrativa skolan... 5 Det byråkratiska systemet Organisationens omgivning... 7 Intressentmodellen... 8 Principal-agentteorin Transaktionskostnadsteorin Situationssynsättet Teorin om resursberoende Populationsekologi Institutionell teori Uppgift och mål Strategi Position, plan och handlingsmönster Porters fem-faktor modell Differentiering och kostnadsledarskap Fokusering Resursbaserad strategi Organisationsformer och teknologi Organisationsschema Mintzbergs organisationsbild Organisationsformer God arbetssituation Teknologi, hantverk, ingenjör (Perrow ändrat Woodwards) Organisationens sociala dimension: individen Kurt Lewins idé om beteende Pygmalioneffekten

3 Attityd Klassisk betingning Motivationsteorier Personlighet Organisationens sociala dimension Grupper (primär, sekundär, formell, informell, funktion, projekt) Gruppens uppkomst och struktur Målkonflikt, sakkonflikt, rollkonflikt, pseudokonflikt, intressekonflikt, personlig konflikt Social medåkning och social facilitering Positiva och nedbrytande krafter Organisationskultur: modeller för integration, differentiering, fragmentering Kulturella uttryck genom ritualer, myter, artefakter + beskrivning + historia Ledarskap, styrning och förändring Ledarskap Styrning Förändring

4 Instuderingsfrågor Begreppsfrågor Lean Production: en filosofi för att hantera resurser. Syftet med lean är att identifiera och eliminera faktorer i en produktionsprocess som inte skapar värde för slutkunden (muda). Lean använder ett dragande produktionssystem i form av Kanban. Linjestabskonflikt: Pseudo konflikter uppstår när linje och stab inte talar samma språk. De vanliga arbetarna klagar över att specialister/ledning inte förstår sig på praktiken, och tvärtom. Formella konflikter uppstår när linje och stab har olika förväntningar på varandra, t ex att linjen förvänta sig att staben ska ta fram en marknadsplan (medan staben menar att de inte ska göra den typen av uppgifter). Arbetsvidning: arbetet breddas. Medarbetare tränas i att utföra flera olika arbetsuppgifter inom en hel arbetsprocess och får därmed ett större ansvar. Exempel: montera ett helt bromssystem, inte bara en komponent. Arbetsberikning: arbetet görs djupare. Medarbetare får ett större ansvar för planering, genomförande, resultat, kvalitet och produktivitet. Det förutsätter ofta en djupare kompetens. Just-in-time (JIT): en planeringsfilosofi som strävar efter att producera och leverera rätt varor, i rätt antal, och vid rätt tid. Man arbetar ofta med korta ställtider och genomloppstider, samt att kassationer och övrig muda knappt existerar. Synergieffekt: en samordningsfördel mellan olika företag eller affärsenheter (t ex inköp, marknadsföring, tillverkning) genom bättre utnyttjande av kompetens, FoU, kapital etc. Mekanistisk människosyn: en syn som kommer av Scientific Management, där människan ses som en kugge i ett maskineri och blir en förlängning av maskinen (endast användbar till det arbete maskinen inte kan utföra). Härligt! Begränsat kontrollspann: ett synsätt där en chef inte bör ha mer än 6 underställda med sammanhängande arbetsuppgifter. Med större kontrollspann blir samordningen av de underställda alltför komplicerad. Enhetlig ordergivning: kommer från den administrativa skolan och innebär att vaje person inte har mer än en chef. Arbetsaversion: en arbetare som medvetet inte gör sitt bästa, eftersom man kanske föredrar fritid istället för att arbeta hårt. Informationsasymmetri: när olika parter (t ex arbetstagare och chef) som ska ingå avtal, eller andra situationer, har tillgång till olika förhandsinformation. T ex förutsätter en fullständig marknad att partnerna har tillgång till fullständig information, och inte att det finns asymmetrisk information. Perception: har att göra med hur vi som individer uppfattar, föreställer oss och tolkar omvärlden och andra människor. Hur vi uppfattar detta styr i hög grad vårt beteende. Perceptionen är individuell och selektv. 3

5 Attribution: har att göra med hur människor söker finna orsaker till ett visst beteende eller resultat. Hur vi tillskriver orsaken till ett visst beteende eller resultat har stor betydelse för vårt agerande. Om något går bra i en organisation är det lätt att tillskriva detta de intelligenta och kraftfulla åtgärderna som organisationen har vidtagit. + Vad är en organisation? En medveten koordinerad social enhet (med minst två personer) med syfte att nå ett eller flera mål Ett system av medvetet koordinerade aktiviter eller krafter Från enskilt mångsyssleri till samordnad arbetsfördelning gör det möjligt att nå mål som individuellt ouppnåeliga 2. Historiska skolbildningar inom organisationslära Human Relations Redogör för Human Relations-rörelsens huvudsakliga idéer De tidiga arbetssociologerna och psykologerna började i tidiga studier undersöka faktorer som kunde tänkas påverka produktiviteten. Frontmannen var Elton Mayo. HR-rörelsen kan sammanfattas som: Produktiviteten bestäms inte bara av tekniska och fysiska förutsättningar utan också sociala normer. Det är inte bara arbetsledningen utan också arbetsgruppen som ska avgöra hur mycket som ska produceras per tidsenhet. Beröm, hot, tillsägelser (icke-ekonomiska belöningar och bestraffningar) påverkar arbetstagarens beteende. Det är inte bara lön som spelar roll, utan även uppmärksamhet, intresse, erkänsla och trygghet. Reaktionen på förändring beror på gruppen. Om gruppen som helhet motsätter sig ett ledningsförslag, kan en enskild arbetstagare också göra det, fast än denna egentligen tycker förslaget är bra. Gruppens normer bestämmer vad som är rätt och fel. Ledarskapet har stor betydelse för att fastställa och genomdriva gruppnormer. En formell ledare anger ofta minimiprestationer, medan den informella stimulerar maximiprestationer. Förklara vad Hawthorne-effekten innebär och redogör för studierna som ledde fram till denna upptäckt. Ledde fram till effekten: Hawthorne-fabriken presterade under 1920 och 1930 dåligt, och vetenskapsmän i sociala vetenskaper kallades in. Deras studier ledde till upptäckten av den sociala människan, dvs att arbetaren är en människa även i arbetssituationen och att arbetaren önskar bli behandlad som en människa även där. Jaha, jassså, verkligen...?? Vilken fantastiskt skarp upptäckt. Hawthorne-effekten: En rad faktorer i arbetsmiljön förändrades, vilket ledde fram till resultaten. Effekten innebär att arbetstagare, även om de fysiska arbetsbetingelserna (förhållandana) försämras, uppskattar att de uppmärksammas och att ledningen bryr sig om och intresserar sig för dem och deras arbetssituation. Detta i sin tur stimulerar ansvarstagandet och ökar trivseln, vilket i sin tur ökar produktiviteten. 4

6 Scientific Management Vilka rekommendationer lämnade Taylor efter sig, vad var orsaken till att dessa utvecklades, och ge ett exempel på hur dessa principer lever kvar i dagens organisationer. Orsaker: Produktiviteten var låg, likväl som arbetsmoralen. Arbetarna fick ofta själv tänka ut olika metoder för hur de skulle lösa problem, och de hyste misstro till arbetsledningen. (Fun facts: 1848 publicerade Marx det kommunistiska manifestet, och åsikterna låg rätt i tiden vilket ytterligare försvårade läget). Taylor tog fram fyra punkter som han ansåg låg till grunden för problemen. Arbetatarna hade den stora arbetslösheten (år 1870) i färskt minne. Organisationen var hierarkiskt uppbyggd, dvs det fanns rangskillnader mellan chefer, ledare och arbetare. Snabb teknisk utveckling som gjorde att man inte visste vad som var rimligt att kräva av en arbetstagare. Arbetet utfördes med metoder som byggde på vana istället för genomtänkta studier. Rekommendationer: Varje arbetsuppgift ska studeras och utformas enligt vetenskapliga metoder Den bäste arbetaren ska väljas för varje enskild arbetsuppgift och därefter tränas Ett gott samarbete mellan ledning och arbetare ska eftersträvas Arbetsuppgifter ska delas mellan ledning och arbetare på ett funktionellt sätt Värt att notera är att dessa rekommendationer ledde till olust och mekaniskt arbete, vilket i sin tur inspirerade studier om Human Relations. Exempel: Anställda ersätts efter en på förhand bestämd prestationsmängd Överproduktion medför högre lön (jobba på ackord) Den administrativa skolan Vilka aktiviteter menar den administrativa skolan är generella för alla företag? Fayol har identifierat sex olika aktiviteter (eller funktioner): Tekniska Kommersiella Finansiella Säkerhetsmässiga Redovisningsmässiga Administrativa Enklare att komma ihåg: bildar förkortningen STARK-Finansiell Aktiviteterna kan även delas in i POOSK: Planering Organisering 5

7 Ordergivning Samordning Kontroll Det byråkratiska systemet Max Weber separerade mellan makt och auktoritet. Förklara vilken distinktion Weber gjorde mellan dessa båda begrepp och beskriv vidare de källor till auktoritet som Weber angav, samt deras innebörd. Makt har den som kan tvinga andra till lydnad. Auktoritet har den som kan få individer att göra något frivilligt. Begreppet formell organisation är viktigt. Källor till auktoritet: Personlig auktoritet: Karismatiska ledare får auktoritet genom personliga egenskaper Traditionell auktoritet: Ledarna får auktoritet genom arv och sedvänja, hej hej Nordkorea Positionsauktoritet: Legitimeras av de organisatoriska reglerna, framför allt formell position Vilka faktorer kännetecknar en ideal byråkrati enligt Weber, och vilken innebörd har dessa faktorer? Faktorer och innebörd: Långt driven specialisering och arbetsfördelning Strikt ansvarsfördelning Hierarkistisk uppbyggnad av organisationen Samordning tjänstevägen mellan organisationens olika enheter, dvs. en anställd ska endast meddela sig med eller rapportera till den som står närmast över eller under honom Utnyttjande av auktoritet som inflytelsemedel, där auktoriteten har sin grund i den överordnades högre formella status (positionsauktoritet) Programstyrning, dvs. noggrann specifikation av normer och regler för beteendet Opersonliga kontakter mellan befattningshavare, genom formella kommunikationskanaler Säkerhet i anställning och befodran, genom reglerad befodransgång Förutsättning: att individen låter sig behandlas som en kugge i en stor maskin. Webers synsätt överensstämmer därmed till stor del med Taylors (SM). 6

8 3. Organisationens omgivning Uppdelning av omvärlden enligt fyra principer 7

9 Intressentmodellen Redogör för vilka intressenter en organisation har Med företagets intressenter avses de individer, grupper och organisationer som i något avseende har en utbytesrelation med organisationen. Ägarna Bidrar till verksamheten genom att satsa kapital i företaget och löper därmed risk att förlora detta kapital. De önskar därför att företaget ska gå med vinst, ge rimlig avkastning på det investerade kapitalet, t.ex. i form av positiv kursutveckling samt utdelning av (del av) vinsten. De ställer sålunda krav på att kapitalet förvaltas och utvecklas väl. Intresseorganisationer Ett företag är i regel med i olika intresseorganisationer, såsom arbetsgivare- och branschorganisationer. Intresse organisationerna driver medlemmarna, dvs. de enskilda företagens, intressen. De anställda och deras organisationer De anställda bidrar med sitt arbete och vill naturligtvis ha ersättning för denna insats. De vill arbeta i en god arbetsmiljö, känna trygghet i arbetet, ha en jämn sysselsättning och tillfredsställnade lön. Arbetsuppgifterna ska vara meningsfulla och ge tillfälle till personlig utveckling och arbetstillfredsställelse. Medinflytande och medbestämmande i olika former är viktiga. Företagets relationer till de anställda regleras både dirket och via de fackliga organisationerna. Kunderna Kunderna är för många företag, åtminstonde på retorisk nivå, den viktigaste intressentgruppen. Om företaget inte hade några kunder, om socialbyrån inte hade några klienter eller om skolan inte hade några elever, dvs. om det inte fanns något som efterfrågar organisationes produkter eller tjänster, har den viktigaste förutsättningen för organisationens verksamhet försvunnit. Kunderna bidrar genom att köpa och betala för de varor och tjänster som företaget erbjuder. De kräver (som belöning) goda varor och tjänster till rimliga priser, leveranssäkerhet, leveransprecision m.m. Den allt snabbare förändringstakten i samhället och den tilltagande konkurrensen gör att kunderna också ställer krav på att förtaget ska ha förnyelseförmåga och förmåga att utveckla produkter i rätt takt ooch på rätt sätt. Utformningen av produkterna måste dessutom vara ansvarsfull, så att inte t.ex. kundernas hälsa på något sätt äventyras. Produkterna måste tillverkas och distribueras på ett sätt som minimerar påverkan på miljön, som är allt viktigare för allt fler kunder. Leverantörerna Leverantörerna bidrar till företagets verksamhet genom att förse företaget med varor och tjänster. De vill som kompensation för detta handla med en stabil och säker kund, som är en god betalare. Tillgången på olika slags insatsvaror (råvaror, komponeter etc.) påverkar leverantörernas ställning gentemot företaget när det gäller att ställa krav på och påverka verksamheten. 8

10 Långivarna Långivarna bidrar tillsammans med ägarna till att företaget får det kapital, som erfodras för att driva verksamheten. De vill i utbyte erhålla ränta på det insatta kapitalet och amorteringar som erläggs på föreskriven tid. Staten och kommunen Staten och kommunen bidrar till företagets verksamhet genom samhälletsservice av olika slag. Vi kan här nämna bostäder, utbildning, kommunikationer, fritidssysselsättning m.m. Stat och kommun kan också bidra till företagets finansiering på olika sätt. De kan t.ex. lämna bidrag och direkta lån, och de kan bidra med lön åt anställda för att vid arbetslöshet få dem tillbaka till arbetslivet. I utbyte vill staten och kommunen få samhälls ansvariga företag, som erlägger skatt för sina vinster och bidrar till hög och helst jämn sysselsättning i samhället. Opinionsbildande grupper Opinionsbildande grupper, t.ex. miljörörelser, har blivit en allt viktigare intressentkategori. Miljörörelsen omfattar såväl internationella organisationer, såsom greenpeace, som nationell organisation. Miljörörelsen är ofta inriktad på enskilda projekt. Det kan gälla ett företags avfallsutsläpp, utnyttjande av miljöfarligt material eller stoppa ett vägbygge. Ibland riktas miljörörelsen ansträngningar mot samhället mer generellt och berör då företag och andra organisationer mer indirket. Det kan t.ex. handla om aktioner för att minska bilismens betydelse i största allmänhet. Oavsett om projekten (aktionerna) riktas dirket eller indirket mot ett enskilt företag innebär aktionerna ofta krav på och påverkar det enskilda företaget. Opinionstrycket eller de regelrätta aktionerna upphär när företaget vidtagit (eller lovat vidtaga) åtgärder för att tillmötesgå den opinionsbildande gruppen. På det sättet är opinionsbildande grupper inte alltid >>aktiva>> som intressenter, även om en del företag fortlöpande står under >>bevakning>>. En del företag har dock aktivt strävat att få med sig miljörörelserna som en av företagets intressenter. Beskriv och förklara intressentmodellen Intressentmodellen är ett företagsekonomiskt begrepp som syftar till att förklara de intressenter en organisation (företag) har. Intressentmodellen beskrivs normalt sett med en organisation i mitten och faktorerna i föregående uppgift runt omkring. 9

11 Vad menas med balans mellan bidrag och belöning? Det kallas för motsatsen till vänsterpolitik, tihi. Normalt sett så kan olika konflikter uppstå mellan intressenter, intressentgrupper och intressentkategorier. Exempel kan vara att om de anställda ska få högre lön, kanske priset måste höjas (vilket strider mot de anställdas krav). Ett annat exempel är att högre utdelning till aktieägarna konkurrerar med högre löner till anställda. För att lösa den här typen av problem måste någon uttolka de olika intressenternas krav och få dem att jämka (eller justera, förändra, släppa) kraven, så att en balans mellan bidrag och belöning uppstår. Detta är kanske organisationsledningens viktigaste uppgift. Principal-agentteorin Redogör för huvuddragen i principal-agentteorin (ibland bara agentteorin) Vad det är: Analyserar relationen mellan två aktörer, där den ena (principalen) önskar få ett arbete utfört och den andra (agenten) är beredd att utföra arbetet. Om vi kopplar det till intressenterna så blir organisationen principal och intressenterna agenter. Principalen (organisationen) vill ha ett bidrag från agenten (intressenterna) i utbyte mot att den belönas för sitt bidrag. Den grundläggande frågan är hur principalen (organisationen) kan säkerställa att agenten (intressenterna) handlar i principalens intresse. Nämn 3 faktorer, och ge exempel på detta, som illustrerar hur agentens egenintresse kan försvåra relationen mellan principal och agent Att man handlar i varandras intresse försvåras t ex av att: Varje aktör är självorienterad och ofta nyttomaximerande (vilket alltså suboptimerar andra aktörer) De har olika mål (ekonomiskt, produktionsmässigt eller marknadsföringsmässigt) Beslut tas utan fullständig information [informationsasymmetri] Samarbetet är förknippat med risktaganden för båda parter Redogör för vilka intressen principalen och agenten väntas ha enligt teoribildningen Principalen vill sålunda ha ett bidrag från agenten i utbyte mot att denne belönas för sitt bidrag. Ge exempel på hur ett belöningssystem kan utformas enligt principal-agentteorin för att säkerställa principalens intresse Kontrakt mellan parter är ett sätt att åstadkomma överensstämmelse mellan principalen och agenten. Kontraktet ska i princip utformas så att de ger agenterna incitament att handla i principalens intresse och motverka att agenten optimerar sin egennytta på principalens bekostnad. (arbeta på akord). Transaktionskostnadsteorin Vad är en transaktion och när uppkommer transaktioner? En transaktion kan ses som en överföring av varor och tjänster från en part till en annan 10

12 Transaktionskostnad avser alla kostnader förknippade med transaktioner på marknaden (exklusive marknadspriset). Uppkommer: Vid uppgörandet och förhandling av ett kontrakt (ex ante) Som kontrollkostnader för att se till att kontraktet uppföljs Som kostnader som uppstår då parterna är oense om vad som stadgats i kontraktet eller då kontraktet är ofullständigt (ex post) Exempel: kostnader för att undersöka marknaden, bedöma olika alternativ, välja leverantörer/samarbetspartners. Vilka två alternativa sätt finns det att organisera en verksamhet enligt transaktionskostnadsteorin? Om T + P > I så utförs arbetet internt Om T + P < I så köps arbetet in externt T = transaktionskostnad P = externt pris I = kostnad för intern produktion?? Redogör för när de olika sätten att organisera en verksamhet är att föredra Då produkten är enkel och handeln bygger på ett köpekontrakt är transaktionskostnaderna låga och marknadens prismekanism fungerar väl Då tillverkningen av en produkt bygger på ett stort antal transaktioner (flera aktörer är inblandade) så kan verksamheten bäst kontrolleras och styras inom ett företag. o Transaktionskostnaderna blir då ofta mindre än av att använda marknaden (ger att risken för opportunism minskar) Alternativt svar (osäker): tillverka själv eller använda outsorcing (vertikal integration). Situationssynsättet I vilken typ av omgivning fungerar en mekanistisk struktur bättre än en organisk enligt situationssynsättet och varför? Mekanisk organisation: lämplig för organisationer som befinner sig i en stabil miljö. I en mekanisk organisation indelas uppgifter och aktiviteter i funktions-och specialistområden, i en pyramidisk form. Medarbetare utför de uppgifter som någon högre upp i hierarkin beslutat om. Man kan tänka att organisationen är byråkratisk och stel, med exakta definitioner av rättigheter, skyldigheter och instruktioner för överordnade. Organisk organisation: lämplig för organisationer som befinner sig i föränderlig miljö, dvs dynamisk och heteogen omvärld. Uppgifter kan inte bestämmas på förhand, i en ordnad hierarki, utan fungerar mer som ett spindelnät. Utgår mer från råd än instruktioner. Därför utför medarbetare sin uppgift i enlighet med organisationens mål. 11

13 Vad är företagsledningens uppgift enligt situationssynsättet? Mekanisk organisation: beslut tas uppifrån, och vidarebefodras ned längs pyramiden. Även kommunikationen sker vertikalt. Organisk organisation: auktoriteten i organisationen bygger mindre på formell position utan mer på kunskap. Styrning sker i större utsträckning genom överordnade mål, värderingar och ideologier istället för regler och instruktioner. Teorin om resursberoende Redogör för de huvudsakliga tankarna bakom teorin om resursberoende Handlar om hur en organisation ska hantera sitt behov av resurser. Grundtanken är följande: Ser organisationens resurser och kompetenser som grunden för konkurrensfördelar Varje organisation påverkar och formar omvärlden och sin egen position utifrån egna resurser och kompetenser Hur ska en organisation agera för att säkerställa kritiska resurser enligt teorin om resursberoende? Företag kan t ex ställa upp en modell över intressenterna och företagets beroende av deras resurser (genom pilar som visar input och output, samt plus och minus). Företaget bör sträva efter intressebalans och maktbalans (balans mellan olika intressenternas krav och önskemål). Inriktas på följande frågor: Vilka är organisationens behov? Vilka är organisationens mest kritiska resursbehov Vilket resursbehov är svårast att tillgodose? Vilka är organisationens beroenden till olika intressenter Hur kan vi säkerställa att organisationens resursbehov tillgodoses? För att besvara dessa frågor är det centralt att analysera organisationens beroende till olika intressenter. Bland annat kan beroendeförhållandena till olika intressenter beskrivas över konjunkturer, konkurrenslägen etc. Populationsekologi Variation, urval och bibehållande(/bevarande) är nyckelbegrepp inom populationsekologi. Vad innebär dessa respektive begrepp? Hur bör en organisation agera för att förbättra sin konkurrenssituation enligt populationsekologer? 12

14 Institutionell teori Institutionell teori menar att organisationer anpassar sig till det omgivande samhällets värderingar genom tre typer av institutionell påverkan. Vilka är dessa och vad innebär de? Andra teorier ägnar sig åt hur organisationer försöker bemästra extern osäkerhet och resursberoenden. Istället ägnar sig institutionell teori åt hur organisationsstrukturer måste anpassas till externa värderingar, normer och kulturer för att organisationen ska ha legitmitet i sin miljö. Vilka huvudsakliga fördelar ges en organisation då den anpassar sig efter institutionella krav enligt institutionell teori? Om en organisation anpassar sig efter institutionella krav får den socialt stöd (t ex legimitet) och säkerställer överlevnad. 4. Uppgift och mål Förklara begreppen mission, vision, affärsidé och mål, samt vad som skiljer respektive begrepp från de andra Dessa kan rangordnas i en pyramid, med mission överst. Mission: Klargör varför organisationen överhuvudtaget finns till Vilken roll den har i samhället Vad den syftar till Vision: ett annat sätt att uttrycka den övergripande uppgiften, men här menas den framtida positionen som organisationen önskar uppnår (när den är som bäst ). Visionen är vad en organisations affärsidé ska utvecklas till ett antal år framåt i tiden. Syftet är att ge inspiration, stimulans och beredskap för frramtiden. Affärsidé: Affärsidén är ett koncept som används för kommersiella intressen (generera vinst). Den kan delas upp i en yttre och en inre affärsidé. Den yttre ( kundgrupp och produkt ) affärsidén baseras på de yttre omständigheter som är verksamhetens förutsättningar och anger den marknad till vilken företaget vänder sig till med sina produkter. Den inre affärsidén ( metod ) anger hur företaget utnyttjar resurser och kompetens för att förädla, sälja och leverera. Den visar hur effektivt företaget anskaffar, framställer och säljer produkterna. 13

15 Mål: när organisationen har formulerat mission, vision, affärsidé (eventuellt övergripande mål) behöver detta konkretiseras med hjälp av mål. En organisations mål är således de avsedda effekterna av organisationens verksamhet på kort och lång sikt. Separerar mål som mål: Officiella mål finns i formella styrdokument, lagtexter och stadgar Operationella mål är de mål som faktiskt används inom företaget Tre typer av mål: Prestationsmål (vinst) Resultatmål (marknadsandel) Processmål (värdeskapning) Vilka fördelar kan ges av en välformulerad mission? Fördelar med en välformulerad mission är: Den visar långsiktig riktning Fungerar som vägvisare och ledstjärna Ger identitet och mening Förbereder intressenter på framtiden Vad är visionens syfte? Visionen avser en relativt oprecis beskrivning av ett långsiktigt effektmål Med vision menas ofta toppledningens uppfattning av ett idealiskt framtida tillstånd för organisationen; den framtida position, som organisationen önskar uppnå Med vision menas en vag fantasiliknande drömbild av organisationens framtid. Det är en mental bild vars syfte är att styra tankarna i en särskild riktning mot ett mål som har en stark emotionell dragningskraft Vad menas med övergripande, yttre respektive inre affärsidé? Motivera med hjälp av vilka frågeställningar som de respektive affärsidéerna bör besvara. Övergripande affärsidé: Vad/vem är företaget till för? Verksamhetsområden och verksamhetsinriktning? I vilken riktning ska företaget utvecklas? Hur skiljer sig företaget från konkurrenterna? Yttre affärsidé: Vilka kunder/marknader söker vi? Vilket värde ska vi ge våra kunder? 14

16 Inre affärsidé: Hur ska vi samordna våra resurser för att uppnå effektivitet? Vad innebär yttre respektive inre effektivitet? Beskriv och redogör för affärsidémodellen Värderingar: Värderingar är vad ledare och medarbetare anser är rätt och fel Styr beteende och påverkar: o Kundval o Produktval o Resursanskaffning o Varumärkesladdning Värderingar formas i organisationens social processer 15

17 Erbjudanden: Det företaget producerar/tillhandahåller Relaterat till det kunderna köper Beskrivs genom: o Ekonomiska fakta o Kärn- och kringkomponenter o Hur det tillfredsställer kundbehov o Generisk definition Överensstämmelse mellan erbjudande och kunder ger yttre effektivitet Kunder: Vilka kundbehov ska tillfredsställas med företagets erbjudande? Vilket värde ger erbjudadena våra kunder? Vilka förväntningar har kunderna? Resurser: Resurser används för att utveckla, producera och distribuera erbjudanden till kunder Exempel på kritiska resurser: o Kompetens/personal o Tekniska/fysiska resurser o Processer och system (IT) o Kapital Överrensstämmelse mellan resurser och erbjudanden definierar inre effektivitet Varumärke: Fördelar med ett starkt varumärke ger: o Legitimitet att agera o Underlättar kundrelationer o Slår ut substituerande erbjudanden o Möjliggör resursanskaffning (leverantörer och arbetskraft) Beskriv vad som menas med mål-medelhierarkin Styrning handlar om att få en organisations alla enheter och medarbetare på organisationens alla nivåer att på ett målinriktat och samordnat sätt genomföra sina arbetsuppgifter. Det gäller att få medarbetare och enheter på alla nivåer i organisationen att dra åt samma hål, dvs. att arbeta mot gemensamma mål, när de genomför sina arbetsuppgifter. Mål och resultatkrav för varje enhet och medarbeterna skall bidra till att organisationen som helhet uppnår sina mål. Beslut och handlingar skallgenom styrning kommat att utföras på ett samordnat sätt. En underordnad medarbetares eller enhet input eller medel att nå resultat av sitt arbete. Just kopplingen av mål och resultatkrav mellan medarbetare och enheter på olika nivåer i organisationen kan organiseras och ges överblick med hjälp av en mål-medel-hierarki. Se figur nedan: 16

18 5. Strategi Position, plan och handlingsmönster Mintzberg separerade mellan strategi som position, plan och handlingsmönster. Vad menade Mintzberg med respektive syn på strategi? Position: utgår från vilka områden en organisation ska agera. Det gäller var, på ett produkts- och marknadsplan, som strategin ska gälla. Ett exempel är Ansoff-matrisen (se nedan) och Porters generiska strategier (se under Ansoff) Markandspenetrering: att växa genom att öka markandsandelen av nuvrande produkter på nuvrande markand. Markandsutveckling: att växa genom att bearbeta nya markander med nuvarande produkter. Produktutveckling: att växa genom att utveckla nya produkter på nuvarande marknader. Diversifiering: att växa genom att utveckla nya produkter för nya marknader. 17

19 Plan: utgår från en medveten, förplanerad handlingslinje. Strategin blir en plan som är uppgjord på förhand och som därtill ofta är explicit formulerad och återfinns i dokument. Man talar om tre typer av faser: Analysfasen analyseras, med utgångspunkt i en organisations övergripande affärsidé, organisationens starka och svaga sidor samt de möjligheter och hot som organisationes omvärld medför (SWOT-ANALYS). Analysen blir grunden för strategiformuleringsfasen. Strategiformuleringsfasen, i vilket mål, strategier och handlingsprogram formuleras. Handlingsprogrammet blir sedan en utgångspunkt förgenomförandefasen. Genomförandefasen för en kontinuerlig uppföljning av strategin. Handlingsmönster: strategin formas av organisationens beslut och handlingar, dvs. vad organisationen faktiskt gör. Vad organisationen beslutar och gör är betingat av erfarenheter och vad som tidigare visat sig vara framgångsrikt. Utgår ofta från företagskulturen. 18

20 Porters fem-faktor modell Redogör för Porters fem-faktor modell Enligt Porter bestämmer fem krafter ett affärsområdes lönsamhetspotential: Konkurrensintensitet mellan befintliga konkurrenter inom branschen Konkurrenstrycket från nya aktörer Substituttrycket från nya teknologier eller alternativa sätt att tillgodose kundens behov Kundens styrka, makt och förhandlingsposition Leverantörernas styrka, makt och förhandlingsposition Differentiering och kostnadsledarskap Vad skiljer en organisation som arbetar med en differentieringsstrategi från en organisation som utövar ett kostnadsledarskap? Kostnadsledarskap: att genom totalt låga kostnader kunna erbjuda kunderna ett konkurrenskraftigt pris Differentieringsstrategi: att utveckla egenskaper i erbjudandet som kunderna upplever som unika och särskilt intressanta för dem och som de därför är beredda att betala ett högre pris för. Fokusering Vad menar Porter med kostnadsbaserad respektive differentieringsbaserad fokusering? Ge exempel (påhittade eller verkliga) på organisationer som arbetar med respektive strategi. Med fokusering menas att man riktar in sig på en mindre målmarknad, men kostnadsbaserad (kostnadsledarskap) och differentiering har fortfarande samma innebörd som ovan. Exempel differentieringsfokus: exklusiva krukväxter till tanter 65+ Exempel kostnadsfokus: Ullared (agerar lokalt ) 19

21 Mintzberg menade att det inte går att sätta likhetstecken mellan planerade och realiserade strategier. Redogör för Mintzbergs modell på detta tema om strategi som handlingsmönster. Resursbaserad strategi Vilka kriterier avgör huruvida en resurs ger konkurrensfördelar i en organisation enligt resursbaserad strategi? För att en resurs skall ses som en kritisk resurs eller en kärnkompetens krävs att resursen måste vara: Värdefull, och värdefull är den om kan utnyttjas för att höja inre eller yttre effektivitet Unik, och med unik menas att den bara finns hos den egna organisationen Svår att imitera o Historiskt beroende o Kausal tvetydighet o Social komplexitet Svår att substitutera, dvs. ersätta med en annan resurs Effekten blir långsiktig strategisk fördel. 20

22 6. Organisationsformer och teknologi Organisationsschema Vilken information ska framgå av ett organisationsschema? Följande ska ingå: Den formella organisationen, dvs. det sätt på vilket organisationen är tänkt att fungera Det sätt på vilket fördelning av arbetsuppgifter och arbetsprocesser har gjorts Det sätt på vilket ansvars- och befogenhetsfördelningen har gjorts Antalet beslutsnivåer De formella informations- och ordervägarna Mintzbergs organisationsbild Redogör för komponenterna i Mintzbergs organisationsbild Mintzbeg menar att organisationen består av sex delar: Ideologin föreställningar, åsikter och gemensamma normer Den strategiska ledningen de som styr organisationens verksamhet Den operativa kärnan den som producerar och levererar varor och tjänster Mellancheferna de som förbinder den strategiska ledningen med operativa kärnan Teknostrukturen de enheter som utformar och styr arbetsprocesser Stöd- och serviceenheterna de som ger stöd till organisationen, t ex PR/juridik/FoU 21

23 ?? Organisationer domineras vanligtvis av en av de komponenter som Mintzberg redogjort för i sin organisationsbild. Ge typexempel (påhittade eller verkliga) på organisationer som domineras av vardera komponent i Mintzbergs organisationsbild (dvs. ge ett exempel på organisation per komponent). Är inte helt säker, men ett par tänkbara: Ideologiska organisationer: politiska partier, intresseorganisationer (vapenlobbyn) Den strategiska ledningen: Den operativa kärnan: kapitalintensiv produktion, t ex skogsindustrin Mellancheferna: Teknostrukturen: Stöd- och serviceenheterna: säljare, utvecklare, jurister, olika typer av IT-system etc. Organisationsformer Redogör för vardera av nedanstående organisationsformer, gör en illustration och ge ett exempel (påhittat eller verkligt) på en organisation som arbetar enligt denna organisationsstruktur. Nämn också vilka typiska för- respektive nackdelar denna organisationsform har. Linje-staborganisation: Allmänt: när organisationen växer behövs ibland linjeorganisationen kompletteras med specialister. Det kan gälla juridik, IT, strategisk planering, information etc. Dessa placeras då i stabsavdelningar och organisationsformen kallas då för linje-stabsorganisation. Dessa kan inte ge formella orders, utan ska istället fungera som en sorts stöd. 22

24 Exempel: bra för specialister För- och nackdelar: Fördelar: kan ge råd, utforma policies Nackdelar: komplicerade förhållande mellan över- och underordnad, risk för konflikter såsom pseudokonflikt och formell konflikt. Funktionell organisation Allmänt: den underordnade har mer än en överordnad. Syftet är att ta tillvara på medarbetarnas specialistkompetens genom att även ge dessa orderrätt inom deras områden. Förhållandet mellan över- och underordnad kan regleras på andra sätt än genom linje-stab, vilket den funktionella organisationen visar. I den funktionella organisationen (se figur ovan), har den underordnade mer en överordnande. Syftet me denna organisationsform är att ta tillvara medarbetares specialistkompetens genom att ge dessa orderrätt inom deras specialområde. (I figuren har de 30 avdelningsarbetsledarna 5 olika chefer.) Den funtionella organisationen bryter totalt mot en av den traditionella organisationslärans viktigaste grundprinciper, nämligen att en underordnad bara skall ha en överordnad. Denna organisationsform har under de senare år blivit allt vanligare (även om den inte alltid kallas funktionell organisation ). Exempel: För- och nackdelar: Fördelar: tar tillvara på specialistkompetens, enkel Nackdelar: kan bli svårt med många överordnade, konflikter, överbelastning, osäkerhet, uppmuntrar inte till att dela information 23

25 Funktionsorganisation Allmänt: de flesta stora företag har en gång börjat som små företag, oftast startats av en person. När företaget växer i storlek och arbetsuppgifterna tilltar i omfattning och svårighetsgrad, blir skötseln av företaget för mycket för en person. Arbetsuppgifter har delats upp utifrån företagets huvudfunktioner (t ex inköp, tillverkning, ekonomi, försäljning). Dessa har i sin tur delats upp från tillverkninschef (en huvudfunktion) till platschefsnivå (t ex chef för fabrik x) och till sist förmansnivå (ansvar för arbetslag) och arbetslag (ett antal anställda). Eftersom det i praktiken blir en form av specialisering för varje huvudfunktion, är det viktigt att alla arbetar i samma riktning. Exempel: Husqvarna 24

26 För- och nackdelar: Fördelar: enkel struktur, lätt att delegera ut arbetsuppgifter (teoretiskt iaf) Nackdelar: konflikter, suboptimering, lätt att ha egna mål för sin enhet. o Mål/konflikter: det är inte ovanligt att att en produktionsfunktion gärna villl tillverkan så standardiserade produkter som möjligt i så långa serier som möjligt, medan försäljningsfunktionen vill ha så kundanspassade specialprodukter, så snabb leveranstid och så hög kundbetjäningsförmåga som möjligt från produktionsfunktionen. Det är ledningens arbetsuppgift och ansvar att se till att sådan konflikter får en konstruktiv lösning. 25

27 Divisionsorganisation Allmänt: under ett samordnade centrum (företagsledning eller koncernledning) har verksamheten blivit grupperad i mer eller mindre självständiga divisioner. Principiellt fungerar varje division som ett företag i företaget, där varje division har en egen affärsidé och egna resurser för att utföra verksamhetens funktioner. Divisionerna kan baseras på produkter (vanligast), men även plats (region, geografiskt område) och kund eller kundkategori. Företagsledningens styrning mot divisionerna utövas genom policies och mål, inte genom beslut i enskilda frågor. Divisionsledningens uppgift är sedan att inom ramen för policies och mål driva sin division mot bästa möjliga måluppfyllelse. Det finns fristående divisoner (obesläktade produkter, kunder etc.) och integrerade divisioner (synergier mellan resurser, produkter, kunder etc.) Exempel: Getinge Group, Lundbergs, SCA, P&G bör vara divisionsbaserat För- och nackdelar: Fördelar: förenklar och skapar överblick av tidigare knöliga organisationer, stimulerar effektivisering och utveckling, möjliggör strukturell omdaning av företag (där enskilda enheter kan avvecklas eller utvecklas efter egna förutsättningar) Nackdelar: decentralisering, kan vara komplext för policies och mål för många divisioner, beroendeförhållande mellan divisioner/internprissättning Matrisorganisation Allmänt: i matrisorganisationen frångås principen att en anställd bara ska ha en överordnad. Exempelvis kan produktutvecklare vara i en produktavdelning och rapportera till en produktchef, 26

28 men samma produktutvecklare kan även få andra projekt och rapportera till en helt annan produktchef för de andra projekten. Exempel: H&M För- och nackdelar: Fördelar: arbetare väljs beroende på deras behov i projektet, arbetare delar information lättare, tillåter specialisering Nackdelar: lojalitetsproblem gentemot flera chefer, kräver många fler chefer, beslut från många chefer kan öka OH-kostnaderna, kan vara svårt att övervaka projekt 27

29 God arbetssituation Vad innebär följande strategier för att skapa en god arbetssituation? Beskriv respektive strategi och ge ett exempel (påhittat eller verkligt) om dess tillämpning och tänkbara konsekvenser. En god arbetssituation bygger rent generellt på säkerhet, trygghet och respekt, samt omväxling, självständighet, helhetssyn, feedback, samarbete med andra och lär- och utvecklingsmöjligheter. Arbetsväxling Allmänt: medarbetaren växlar ( roterar ) mellan olika arbetsuppgifter. Detta minskar i bästa fall risken för att vara uttråkad av det man håller på med. Arbtetsväxling har många gånger dessvärre givit negativa resultat ur både effektivitets- och motivationssynpunkt. Förutom att det kan vara svårt att uppräthålla specialkunnande och effektivitet när man växlar från ett arbete till ett annat finns det kritiker som menar, att det knappast blir roligare att utföra flera tråkiga jobb än ett tråkigt jobb. När arbetsväxling varit framgångsrikt har växlingen ofta skett spontant. Det har varit naturligt att växla mellan olika arbetsuppgifter. Exempel: någon som lagar korv med mos i en kiosk... OCH serverar det till kunden! Arbetsvidning Allmänt: arbetet breddas. Medarbetare tränas i att utföra flera olika arbetsuppgifter inom en hel arbetsprocess och får därmed ett större ansvar. Exempel: montera ett helt bromssystem, inte bara en komponent. Arbetsberikning Allmänt: arbetet görs djupare. Medarbetare får ett större ansvar för planering, genomförande, resultat, kvalitet och produktivitet. Det förutsätter ofta en djupare kompetens. Exempel: t ex en arbetsledare på ett skift Självstyrande grupper Allmänt: självstyrning är effektivt om den självstyrande gruppen har rätt kunskap, vilja och motivation, samt en överblick (helhetssyn) verksamheten. På senare år har intresset för självstyrande grupper ökat, då de visar vara utomordentligt effektiva eller när förutsättningen för självstyrning finns, såsom att arbetsuppgifterna eller projektet gör det naturligt att arbeta i grupp samt att idividerna i den sjävstyrande gruppen har rätt kunskap, rätt vilja och motivation, och dessutom överblickar över (helhetssyn) verksamheten. Då kan en sjävstyrande grupp, eller som numera kallas, målstyrd grupp, bli ett slagkraftigt sätt att utforma arbetsorganisationen. Exempel: olika typer av projekt genom effektivt lagarbete 28

30 Teknologi, hantverk, ingenjör (Perrow ändrat Woodwards) Enligt Woodwards finns tre typer av tekniska system: Styck- och specialproduktion Serie- eller massproduktion Kontinuerlig processproduktion 7. Organisationens sociala dimension: individen Kurt Lewins idé om beteende Kurt Lewin presenterade under 1950-talet en idé om vad som påverkar individers beteende. Vad var denna idé? Beskriv och ge exempel på hur vi kan förstå individers beteende utifrån denna idé. Vad som påverkar: individers beteende bestäms av faktorer såväl omkring individen som inom individen. Vad en individ gör eller inte gör beror därför på individen själv och på den situation som individen befinner sig i. Med situation avses både de objektiva omständigheterna (situationen som den faktiskt är) och den subjektivt upplevda situationen (situationen som den upplevs vara av individen). Exempel på förhållande omkring individen (situationen), som påverkar beteendet, är organisationen, arbetsgruppen, arbetsuppgifterna, personliga förhållanden och andra speciella omstänsigheter. Individen påverkas av den situation han eller hon befinner sig i, men påverkar också, och väljer i vilka situationer hon medverkar. Exempel på förhållande inom individen, som påverkar beteende, är bland annat: Preception och attribution Självförtroende och förväntningar Attityder och värderingar Pygmalioneffekten Redogör för pygmalioneffekten Goda individuella prestationer är beroende av att individen har positiva förväntningar. Detta brukar benämnas pygmalioneffekten. Grundtanken är att människors förväntningar påverkar beteende och resultat. Om vi tror att vi lyckas, så lyckas vi. Om vi tror att vi misslyckas, så misslyckas vi. Attityd Vad är en attityd, och vilka är de tre grundläggande komponenter som en attityd är konstruerad kring? Redogör attitydens tre komponenter samt beskriv vilken inverkan de kan ha genom ett exempel (påhittat eller verkligt) Vad det är: attityder är känslor, föreställningar och beteendemönster gentemot personer, idéer, organisationer, fenomen. En attityd är alltså alltid riktad mot någon eller något. Tre komponenter + exempel: Försörjningsattityder man arbetar för att klara livhanken och överleva. o Exempel: barnarbete 29

31 Yttrevärldsattityder man arbetar för att förbättra levnadsstandarden och komma framåt. Syftet är att skapa materiell välfärd. o Exempel: de flesta arbeten i I-länder Inrevärldsattityder man arbetar för att utveckla sig själv och skapa livskvalitet. Personlig tillväxt. o Volontärarbetare och andra frivilligarbetare, eller bara de som älskar sitt arbete. Klassisk betingning Beskriv fenomenet klassisk betingning med exempel Klassisk betingning är när en organism (individ) lär sig koppla ihop ett stimulus med något annat. Exempel: Pavlos hundar. Det mest berömda exemplet på klassisk betingning är Pavlovs hundar. Ivan Pavlov forskade på salivbildning hos hundar. Hundarna saliverade naturligt då mat sattes fram. Detta kallade Pavlov för en obetingad reflex, där maten är det obetingade stimuluset, och saliveringen den obetingade responsen. Då Pavlov lät en ton klinga några sekunder varje gång innan maten togs fram, till exempel genom att slå på en stämgaffel, så kom till slut hundarna att salivera även då enbart tonen hördes, utan mat. Denna kallade då Pavlov för en betingad reflex Motivationsteorier Beskriv vad motivation är, och beskriv samt jämför därefter Maslows och Hertzbergs motivationsteorier. Kommentera de likheterna och skillnaderna mellan dessa motivationsteorier Hertzberg: hans teori kallas för motivations-hygienteorin, och med den konstaterade Hertzberg att det som människor uppgav att de inte tyckte om beträffande sitt arbete och sin arbetssituation var andra förhållanden än det som de uppgav att de gillade. Han gjorde därför en distinktion mellan hygienfaktorer (arbetsförhållanden och arbetsvillkor som måste vara uppfyllda för att en individ inte ska vantrivas, t ex lön och arbetsmiljö) och motivationsfaktorer (mer direkt kopplade till arbetsuppgiften). Han kallade dessa två för motivatorer, och först när dessa är uppfyllda kan individen känna trivsamhet och engagemang för en uppgift, stimuleras av arbetet och vilja arbeta hårdare. Maslow: detta är teorin om den välkända pyramiden om mänskliga behov (behovspyramiden). Grundtanken är att alla individer vid en given tidpunkt har ett antal konkurrerande behov. Men ett av dessa behov är vid varje tidpunkt starkare än de andra och driver därför individen att handla i syfte för att tillfredsställa det behovet. Komponenterna i behovspyramiden är: Fysiologiska behov (för att överleva; mat, vatten) Säkerhetsbehov (skydda och bevara grundförutsättningen för att överleva) Kontaktbehov (längtan efter kärlek, tillhörighet och att vilja interagera med andra) Uppskattnings- och statusbehov (respekteraas av andra, öka sin status och rykte) Självförverkligandebehov (uppnå och realisera sin potential, hobbies och resor osv) Alla människor bär på samtliga de behov, som återfinns i behovspyramiden, men det är bara otillfredställda behov som utlöser energi och aktivitet, dvs. är motiverade. Individen rör sig uppför behovstrappan när behoven på lägre nivå är tillfredsställda. Om tidigare tillfredsställda behov på lägre nivå hotas rör sig individen nerför. De olika behovens styrka varierar från individ till individ som därför stannar olika länge på varje trappsteg innan behovet är tillgodosett. 30

32 Likheter: de två översta behoven i Maslows behovspyramid (självförverkligande och uppskattning/status) är exempel på motivationsfaktorer i motivations-hygienteorin. De tre nedersta behoven (fysiologisk, säkerhet, kontakt) är exempel på hygienfaktorer. Personlighet Vad är en personlighet? Beskriv och ge exempel som utgår från McClellands arbete. Det enda som finns i boken om McClellands arbete är att han tog fram tre motiv som driver människan att företa sig något: Kontaktmotivet kontakten med andra Maktmotivet Nordkorea och förvirrade maktgalna sossar Prestationsmotivet dominerar hos en entreprenör Personlighet: psykologiska kvaliteter som bidrar till en individs bestående och karakteristiska mönster av känslor, tänkande och beteende. 31

33 8. Organisationens sociala dimension Grupper (primär, sekundär, formell, informell, funktion, projekt) Redogör för skillnaderna mellan en primär- och sekundärgrupp, mellan en formell och informell grupp, och mellan en funktions- och en projektgrupp. Grupp Primära: en personbunden grupp som upplöses om medlemmarna lämnar gruppen. Interaktionen sker informuellt och genom personlig direktkontakt. Ett typiskt exempel är familjen och bekantskapskretsen. Formella: grupper som är skapade i syfte att utföra precisa och tilldelade arbetsuppgifter. Det finns två typer av formella grupper. Funktionsgruppen är den grupp av människor som verkar inom samma avdelning och har en gemensak chef. Projektgruppen är de personer som arbetar tillsammans i en projektgrupp i syfte att uppnå ett preciserat projektmål. Grupp ( motsats ) Sekundära: en organisation betraktas som en sekundärgrupp. Kännetecknas av att den fortlever, även om samtliga gruppmedlemmar byts ut och ersätts. Relativt fast organisation, på förhand utsedda ledare och angivna regler. Informella: grupper som uppstår spontant och på naturlig väg. Det kan vara vänskapsgrupper men också professionella grupper, t ex jägmästarna i en skogsförening eller sjuksköterskorna på ett sjukhus. Informella grupper kan skapa trygghet, men även åstadkomma utanförskap och mobbning. Gruppens uppkomst och struktur Beskriv processen bakom en grupps uppkomst och struktur, använd tillämplig terminologi och separera faserna tydligt i redogörelsen Uppkomst: en grupp är två eller flera individer, som är beroende av varandra och som påverkar varandra i ett socialt samspel. Det måste således finnas en interaktivitet eller ett beroendeförhållande mellan individerna för att en grupp ska uppstå. Termerna är dyaden (eller duon), triaden (tre personer), den lilla gruppen (fyra till sju personer) och den stora gruppen (minst åtta personer). Struktur: Nyckelord (terminologi): position, status, formellt betingad, informellt betingad, beteende/roll, sammanhållning, standardroll Med gruppstruktur avses vilka positioner (t ex befattningar) som återfinns i gruppen, samt hur relationerna mellan dessa positioner har utformats och utvecklats. Med varje position i en grupp följer ofta en viss status. Denna kan vara formellt betingad (positionsstatus) men också tilldelas informellt. Med varje position i organisationen följer också ett förväntat beteende, en roll. En grupp kan också ha olika sammanhållning. I nästan alla grupper finns standardroller, vilka är: Monopol-på-uppmärksamhet: en aktiv och talför person, som oblygt exponerar sig själv och dominerar i gruppen med de övriga medlemmarnas goda minne. Den ambitiöse: styr och ställer efter eget huvud, attackerar rivaler och beskyddar liktänkande. Offret: säger inte mycket och låter gärna andra göra saker, eftersom offret anser att andra kan göra det mycket bättre. Rädsla, hjälplöshet och självömkan är vanliga strategier. 32

34 Buffeln: försöker hela tiden testa gruppens acceptans och tålamod genom att agera alltmer bångstyrigt. Tar gärna mothugg och skyr inga medel. Hej hej Göran Persson. Syndabocken: oavsett om personen i fråga har fel, tar personen ändå på sig rollen som syndabock. Clownen: lustigkurren, har förmågan att styra andras skratt och lyckas därigenom lätta på social osäkerhet och få andra att trivas. Det gäller dock för clownen att inte förbli enbart en pajas. Målkonflikt, sakkonflikt, rollkonflikt, pseudokonflikt, intressekonflikt, personlig konflikt Redogör för skillnaderna mellan målkonflikter, sakkonflikter, rollkonflikter, pseudokonflikter, intressekonflikter och personliga konflikter En konflikt innebär ett möte med oförenliga intressen. Ordet kommer från latinska conflictus som betyder sammanstötning, att kollidera, råka i strid. Konflikt Målkonflikt Sakkonflikt Rollkonflikt Pseudokonflikt Intressekonflikt Personlig konflikt Förklaring Olika uppfattningar om vad som skall uppgås föreligger. I detta fall grundar sig konflikten på olika uppfattning om fakta. Här består konflikten av att den enskilde gruppmedlemmens eller gruppens beteende inte stämmer överens med andra gruppmedlemmars eller med omgivningens förväntningar. Beror på bristfällig information eller otillräcklig kommunikation mellan gruppmedlemmar. Om ytterligare information gavs och kommunikationen förbättrades skulle det visa sig att gruppmedlemmarna var överens. Två eller flera gruppmedlemmar har i grunden oförenliga intressen eller kan inte acceptera den andr gruppmedlemmens grundinställning/värdering. När konflikter uppstår genom att man riktar sig mot personen och inte dennes åsikter. Kan innebära att gruppen söker syndabockar, eller att man inte trivs med varandra. Personkemin stämmer inte. Social medåkning och social facilitering Vad innebär social medåkning respektive social facilitering och på vilket sätt kan dessa effekter medvetet påverkas i önskvärd riktning? Ge exempel med hjälp av ett påhittat eller verkligt exempel. Social facilitering: prestationen påverkas av andras närvaro och förbättras om uppgiften är enkel och väl inlärd. Exempel: offret i en grupp. 33

35 Social medåkning: den enskilde individen känner att den egna insatsen inte är nödvändig och låter andra göra jobbet. Möjligheten till detta ökar i större grupper, och därför är det bra med mindre gruppstorlekar. Det är viktigt att synliggöra individuella bidrag och få individen att känna sina bidrag som värdefulla, samt att göra uppgiften intressant. Exempel: stora grupparbeten. Positiva och nedbrytande krafter Ge exempel på 3 positiva och 3 nedbrytande krafter i grupper och förklara hur och varför dessa konsekvenser kan uppstå. Positiva: förtroende, öppen kommunikation, stöd åt andra, kontroll inifrån gruppen. Negativa: misstänksamhet, försiktig kommunikation, egoism, kontroll utövas uppifrån. Hur de kan uppstå: fel kompetens, otydliga målsättningar, dålig gruppdynamik (och tvärtom). Konsekvenser: ja, antingen att projektet går bra eller dåligt. Att måluppfyllelse sker, människor mår bra osv. Och tvärtom! Organisationskultur: modeller för integration, differentiering, fragmentering På vilket sätt kan vi förstå organisationskultur genom integrations-, differentierings-, och fragmenteringsmodellerna? Jag är lite osäker på detta, eftersom de inte står så tydligt i boken. Fragmentering står på sidan 334 och kännetecknas av att medarbetare arbetar mer åt sig själva, bakom stängd dörr. Integration och differentiering är däremot jätteluddigt, så jag väljer att använda förklaringar hittade på google tills vidare. Integration: organisationskulturen kan beskrivas som gemensam för kulturens samtliga medlemmar utifrån ett samförstånd som gäller för hela organisationen. Det finns alltså en gemensam kultur inom organisationen, som alla delar. Differentiering: antar att det finns subkulturer och beskriver hur subkulturer bryter ned den organisatoriska enigheten. Medlemmarna upplever gemenskap i sin grupp eller subkultur, där distans och möjligen konflikter med andra subkulturer finns. 34

36 Fragmentering: beskriver en organisation där en och samma person kan vara medlem av flera kulturer. Kulturella uttryck genom ritualer, myter, artefakter + beskrivning + historia Skapa ett exempel där du redogör för kulturella uttryck i en organisation mha ritualer, myter och artefakter. Hitta på en beskrivning av en organisation och skriv en historia om hur dessa uttryck kommer fram i denna organisation. Artefakter: de tydligaste kulturella uttrycken. Artefakterna är skapade av människor och är sådant man ser, hör och känner när man besöker en organisation. Artefakter som teknologi, produkter, klädstil, manér, myter, historier, ritualer och symboler är sådant som uttrycker ett företags kultur. Myter: påhittade och överdrivna berättelser om Ingvar Kamprad är vanliga, som t ex att han fortfarande kör en gammal Volvo och inte har någon annan bil. Stämmer ej! Ritualer: om en anställd blir befodrad (eller degraderad) kan olika ritualer sker. I USA kanske det är mer vanligt med någon form av middag, medan vi i Sverige nöjer oss med fika och en avundsjuk klapp på axeln. Historia, Sten Sture och mjölkbonden: Sten Sture vandrade in till ladugården för att köpa lite färsk mjölk av Mjölkbonde Handelsbolag. Det första han lägger märker till är att bonden är klädd i blå byxor, hängslen, gummistövlar och halmhatt [klädstil], och han hälsar genom att sträcka fram fel hand [manér]. Efter en stunds småprat berättar bonden att hans bondgård var den första i hela världen som började mjölka kor [myt]. Sten Sture, som råkar vara riktigt skarpsint, tror honom inte, och mjölkbonden berättar istället en historia om hur han som 13-åring dräpte sin första höna [historia]. Sten Sture ville egentligen bara ha sin mjölk, men innan han fick den var han tvungen att offra höger hand [ritual]. Efter mycket om och men låg högerhanden till slut och pyrde i en brasa 35

37 bakom ladan och Sten Sture fick sin mjölk. Han fick även en Seal of approval som godkänd konsument [symbol]. Mjölkbonde Handelsbolag gick senare i konkurs. Vilka krafter påverkar en organisations samlade kultur? Redogör med hjälp av terminologi som använts i kursen och ge exempel. Kan liknas vid en lök med flera olika skal. Ytterst och inåt: Artefakter de tydligaste kulturella uttrycken Beteendemönster hur de anställda beter sig inom organisationen Normer vad som anses som normer Värderingar grundläggande värderingar Grundläggande antaganden sådant som är så djupt rotat att ingen reflekterar över det. Dessa är inprogrammerade och är så accepterat att alla tar sättet för givet. Kan även beskrivas av: 36

38 9. Ledarskap, styrning och förändring Ledarskap Vad särskiljer en ledare från en chef? Dessa är tagna från någon random lista. Överhuvudtaget så är ledaren mer karismatisk och kan få organisationen att nå uppställda mål. Chefen är mer bossig och maktbegärlig, medan ledaren inspirerar andra att trivas och prestera. Chef Administrerar Kopia Underhåller Fokuserar på system och struktur Kortsiktigt perspektiv Litar på kontroll Frågar hur och när Gör saker rätt Ledare Skapar innovationer Originalet Skapar Fokuserar på personerna Långsiktigt perspektiv Inspirerar tillit Vad och varför Gör rätt saker En ledare kan basera sin makt på olika maktbaser. Beskriv dessa och tag för varje maktbas fram ett exempel på där användandet av denna maktbas är effektivt för att få medarbetare att utföra arbetsuppgifter. Belöningsmakt: ledaren förfogar över belöningar (t ex lönesättning, befodran, ledighet och andra morötter) Bestraffningsmakt: ledaren förfogar över möjlighet att bestraffa (t ex reprimander, tilldelning av obehagliga arbetsuppgifter, avskedande, löneavdrag och andra former för att piska) Positionsmakt: ledaren har makt genom den formella positionen i organisationshierarkin Expertmakt: ledaren har makt med utgångspunkt i den kompetens som besitts Karismatisk makt: ledaren har makt tack vare sin personliga utstrålning, karisma.?? Vilka roller har en ledare? Utgå från Mintzbergs (1973) klassifikation och ge exempel på hur dessa roller kan bli tydliga i en organisation. Hittar inte någonting i boken som refererar till Mintzberg (1973). Redogör för ledarskap enligt teori X och teori Y. Vilka antagande baseras perspektiven på och vilka konsekvenser får de för ledarutövandet? Det finns en lång och en kort beskrivning av teorierna i boken. X1/Y1 är längre och mer komplext beskriven, X2/Y2 lite enklare att ta till sig. Teori X1: Arbete är varken en naturlig eller tilltalande verksamhet för människan Människan måste därför tvingas arbeta 37

39 Människan vill inte tänka eller ta ansvar Teori X2: Människan är av naturen lat Undviker ansvar Är ovillig att ta initiativ Teori Y1: Arbete i sig självt är varken tilltalande eller frånstötande varje människa utvecklar sin egen attityd till det som ett resultat av sin erfarenhet De auktoritära, kontrollerande metoder som teori X förutsätter är inte de enda som står till buds för att uppnå effektiva arbetsresultat. Det är också viktigt att mäta resultat av arbete inte bara på kort sikt utan också på lång sikt Människan kan välja mål och handla så att hon uppnår dem. Självmotivation, utan påverkan utifrån, är vanligen starkare och mer varaktig än den motivation som organisationsledningen kan frambringa. Organisationsledningens uppgift är att förena den enskildes mål med organisationens mål. Människan vill gärna ta ansvar, eftersom detta gör arbetet meningsfullt för henne. Teori Y2: Arbetar gärna om arbetet ger stimulans Söker självständighet och ansvar Är initiativrik och har förmåga till problemlösning och idéskapande. Konsekvenser: om man utgår från att antagandena i teori X är riktiga är det naturligt att välja en auktoritär ledarstil. Utövar en ledare en auktoritär ledarstil, vänjer sig människan snart av med att ta initiativ och ansvar vilket i sin tur stärker riktigheten. Antar ledaren att teori Y är sann, och anpassar sin ledarstil till denna teori, erhålls en annan inställning till arbetet hos människan som vanligen är mer effektiv på lång sikt. Styrning Vad innebär ömsesidig anpassning, direktstyrning och standardisering som styrnings- och samordningsmetoder? Ömsesidig anpassning: styrning och samordning sker genom en direkt och ömsesidig kommunikation, ofta på ett informellt sätt mellan medarbetare och enheter i organisationen. Dessa används både i mycket enkla och mycket komplexa situationer. Direktstyrning: styrning och samordning sker av ledaren, genom order och instruktioner till medarbeterna. Ledaren talar om vad som ska göras i varje given beslutssituation. Detta är möjligt när ledaren har full överblick över situtationen och vet vad som ska göras och tar ansvar för att det ska bli gjort. Standardisering: det finns standarisering för arbetsprocesser, output, kunskap och färdighet samt normer. Det innebär olika typer av "krav på standarder och resultat. 38

40 Standardisering av arbetsprocesser: fattandet av beslut och genomföra en handling programmeras, dvs. att det i förgväg fastställs hur en uppgift ska utföras. Standardisering av output: resultatkrav specificeras istället för själva sättet att uppnå resultatet. Ett lönsamhetskrav på en enhet är ett bra exempel. Standardisering av kunskap och färdighet: medarbetare har i förväg givits kunskap att utföra en uppgift. En kirurg är ett exempel på detta. Standardisering av normer: standard för ett gemensamt normsystem, t ex hur organisationens kunder ska bemötas. Vad innebär nedanstående styrform och när är den lämplig i en organisation. Ge exempel (verkligt eller påhittat) på tillämpning av styrformen i en organisation och vilka konsekvenser styrningen får. Målstyrning: målstyrning ger den styrda enheten (eller medarbetaren) mål att uppnå. Däremot anges normalt sett inte med vilka medel. Den är lämplig om kunskap existerar, resultaten kan påverkas, måluppfyllelse kan mätas. Konsekvenser: om inte resultatmätningarna överensstämmer får vi så kallad snedstyrning. Exempel: öka försäljningen med 20%. Handlingsstyrning: styr medarbetarnas direkta handling, och det sätt de ska genomföra aktiviteten eller arbetsuppgifterna. Konsekvenser: resultat kan uppnås bra, men det kan bli enformigt, byråkratiskt och människofientligt. Exempel: monteringen av en hastighetsmätare eller hur man steker hamburgare. Exempel 2: om kyparen frågar smakar det bra? är det exempel på ett relationsinriktat handlingsmönster. Självstyrning: den som styr och styrs är ofta samma medarbetare (sig själv alltså). Den som styrs har stor handlinsfrihet och har ibland rätt att formulera egna mål. Konsekvenser: människor mår bra när de själva för utforma sitt arbete. o Förutsätter att: Medarbetarna har kunskap om vad de skall uppnå (mål), och hur Medarbeterna har motivation och engagemang att självständigt utföra sina arbetsuppgifter och uppdrag Medarbetarna delar normer Exempel: egenföretagare Beskriv vad som menas med beteendestyrning, resultatstyrning och normativ styrning, samt vad som skiljer de respektive styrningsformerna från varandra. Ge exempel på deras tillämpning och konsekvenser. Både beteendestyrning och resultatskrivning är i princip som målstyrning och handlingsstyrning, så jag ger inga exempel eller konsekvenser där, då de ändå är givna tidigare. Beteendestyrning: detsamma som handlingsstyrning (i princip). Innebär att få människor att uppföra sig på ett specifikt sätt, att övervaka arbetsprocesser. Arbetet förenklas och strömlinjeformas för att minimera trösklarna. Resultatstyrning: detsamma som målstyrning (i princip). Handlar om att nå specifika resultat. 39

41 Normativ styrning: behövs när arbetet är komplext att beskriva i detalj. Ger utrymme för kreativitet. Är en indirekt form av beteendestyrning. Man riktar styrningen mot de anställdas föreståelse och tankar, deras föreställningar, tolkningar och uppfattningar. Regler (normativ styrning) kan sammankopplas till resultatstyrning, och normer kan fungera som substitut till övervakning. Exempel: arbeterna måste jobba i enlighet med företagets identitet. Förändring Förändringar kan beskrivas på ett flertal dimensioner. Förklara dimensionerna omfattning, framväxt och varaktighet samt varför dessa dimensioner kan vara viktiga att beakta. Varför viktiga: förändringens omfattning, varaktighet etc. påverkar svårighetsgraden att genomföra förändringen och det är därför viktigt att kunna förstå och precisera den förändring som ska ske (t ex ändring av affärsidé, organisationsform, företagskultur, marknadsföringskampanj). Omfattning (till vilken grad): t ex genomgripande, förfining Framväxt (orsak): t ex självinsikt, tvång Varaktighet (tidsenhet): t ex tillfällig, bestående Redogör för förändringsmotstånd enligt kriskurvan. Beskriv modellen och ge ett exempel (påhittat eller verkligt) på beteende enligt denna modell i en organisation under förändring. Motstånd mot förändringar tenderar att vara särskilt starkt vid: Genomgripande och radikala förändringar Oväntade och plötsliga förändringar (chocker) Förändringar där inblandade personer upplever sig förlora på förändringen Stark tilltro till det befintliga som nu ska ändras (affärsidé, rutiner etc.) Oklar och diffus bakgrund till skälet för förändringen Tidigare negativa erfarenheter av förändringar Individers sätt att reagera på förändringar, särskilt förändringar som kommer oväntat och som är påtvingade och drivs av andra, brukar beskrivas med kriskurvan: En individ reagerar ofta först med förnekande och undviker att se det som händer I nästa steg, när individen insett förändringen, kommer motståndet Sedan kommer insiktsstadiet, då möjligheter upptäcks 40

42 Till sist kommer acceptansen, där individen ser något positivt och berikande Vad menas med insikts- respektive manövertröghet? Tröghet används som begrepp för att analysera och förstå svårigheten att förändra en organisation. Insiktströghet: har att göra med de krafter som hindrar eller försvårar för organisationens medlemmar att uppmärksamma, identifiera och komma till insikt om behovet av förändringar. Det kan bero på bristande kunskap och utbildning, dåliga omvärldskontakter, alltför strikta manualer (handlingsstyrning!) men också alltför kortsiktigt uppställda mål (målstyrning). Manövertröghet: beror på bindningar till och låsningar av resurser. Det gäller allt från fysisk utrustning och organisationens lokalisering till den totala kunskaps- och erfarenhetsbredd som organisationen har. Ju större manövertröghet, desto mindre flexibilitet. Redogör för strategiskt förändringsarbete enligt Kotter En förändring kan delas in i tre faser. Förändringsfasen är till för att skapa förändringsinsikt, att något är på gång. Eliminera självbelåtenhet och släpp fram kritiska röster, höj ambitionsnivån etc. Genomförandefasen har till uppgift att kommunicera och genomföra förändringen. Det är viktigt att lyssna och förstå. I fullföljandefasen är förändringen (nästan) i hamn. Förberedelsefas: 1. Skapa förändringsinsikt 2. Etablera förändringsteam 3. Skapa Vision Genomförandefas: 4. Kommunicera förändringen 5. Skapa delaktighet 41