Verksamhetsplan 2011 Region XYZ

Transkript

1 Verksamhetsplan 2011 Region XYZ Inkluderande förbundsstyrelsens målstyrning Q-säkra Årsmötet/Verksamheten antagen av Fs, Lennart Svensson Version 1.1 per

2 Verksamhetsplan Region XYZ Förbundets uppdrag och vision Förbundets uppdrag Förbundets vision Våra värdeord Regionen Regional organisation Planering och samordning Specifikt för regionen Regionstyrelse Regionkontor Fakta/Nyckeltal Verksamhetsplan...4 Förbundsgemensamt projekt som hanteras via regionsamordnaren Intressepolitik Rådgivning till medlemmar Medlemsförmåner Marknadsföring Intern kommunikation Medlemsvärvning Medlemsservice Medlemsvård Föreningsservice...8 Regiongemensamma aktiviteter: Regionala uppdrag Regionstyrelsen Uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi...9 Budget...10 Verksamhetsplan 2011 region Sida 2 av 10

3 1. Förbundets uppdrag och vision 1.1. Förbundets uppdrag Leverera nytta till våra medlemmar och förbättra villkoren för landets småhusägare och stödja lokala föreningar i lokala frågor, inte minst beträffande lokala boendemiljön. Detta innebär att identifiera, prioritera och genomföra åtgärder som tillför mest nytta, i första hand för våra medlemmar och i andra hand för samtliga husägare. Detta sker på riksplanet, regionalt och lokalt genom verksamhetsområdena opinionsbildning, rådgivning och medlemsförmåner Förbundets vision Alla ska kunna förverkliga sina småhusdrömmar och kunna påverka den lokala boendemiljön. Det innebär att Villaägarna ska bidra till att alla som vill bo i eget hus får så goda möjligheter som möjligt att förverkliga sina drömmar, utifrån de individuella förutsättningarna Våra värdeord Vår organisationskultur präglas av våra kärnvärden. - Vi är Lyhörda för våra medlemmars behov och situation. - Vi är Hängivna i vår strävan att förbättra förutsättningarna för våra medlemmar så att de kan förverkliga sina husdrömmar. - Vi är N ärvarande i våra medlemmars vardag för att de hela tiden ska vara medvetna om det värde vi skapar för dem. - Vi är Tydliga i vårt påverkansarbete för att få genomslagskraft. 2. Regionen 2.1. Regional organisation Den regionala organisationen består dels av en regionstyrelse med förtroendevalda som är en del av förbundsstyrelsen, dels ett regionkontor med anställd personal underställd förbundsdirektören Planering och samordning Samordning av hela verksamheten sker genom en övergripande strategisk planering. Den planeringen beskrivs i centrala operativa verksamhetsplanen. Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv, säkerställa en regional anpassning av verksamheten som sammanfaller med förbundets. Det sker genom framtagande av en plan för regional verksamhetsinriktning. Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen och är en del av den övergripande verksamhetsplanen Specifikt för regionen Regionerna är i många fall unika. Regionen bör ta tillvara de särdrag som finns för det regionala arbetet och utveckla det. Friheten är stor så länge det ligger inom ramen för den verksamhetsinriktning kongressen beslutat om. Region XYZ lägger stort fokus på stöd till lokalföreningarna. Detta visar sig genom bl a erbjudandet om Q-säkring av årsmötena och gemensamma möten med ordförandena och energiansvariga. Återigen gör vi en satsning i Gävle i avsikt att skapa ett fungerande nätverk mellan de fem lokalföreningar som vi har där. Vi tar också hand om våra direktanslutna, vilka finns i huvudsak i Jämtlands län. Föregående års arrangemang i Bräcke kommer att följas upp med något nytt i Bräcke. Verksamhetsplan 2011 region Sida 3 av 10

4 Nybildade föreningen i Strömsund skall ha sitt första årsmöte och detta kommer att ägnas särskild uppmärksamhet från regionen Regionstyrelse Regionstyrelsen består av sex ordinarie ledamöter och fyra ersättare. Med dessa personer är regionens tre län och nästan alla lokalföreningar representerade Regionkontor Regionkontor bemannas av Håkan Lindén regionchef och Eva Olsson föreningskonsulent I regionkontorets lokaler finns även Sundsvalls Lokalförening med Kenneth Selvehed som heltidsanställd föreningsutvecklare Fakta/N yckeltal Regionens nyckeltal Prognos för Medlemsantal Förnyelsegrad 86 % Marknadsandel 18,5 % Kännedom om lokalförening enl. medlemsundersökning 2009 Riksnivå 49% (54 % 2007) Alla Syd SydMitt Väst Öst ABC Mitt XYZ Norr 49% 38% 56% 49% 57% 61% 50% 36% 30% (54 % 2007) (48 % 2007) (57 % 2007) (44 % 2007) (60 % 2007) (68 % 2007) (56 % 2007) (35 % 2007) (41 % 2007) Prognosen säger också att regionen bör ha fått ny medlemmar per Källa: Stefan Jansson, ekonomichef Villaägarna. 3. Verksamhetsplan Förbundsgemensamt projekt som hanteras via regionsamordnaren. Fortsatt utveckling av Villaägarnytt för lokal och regional kommunikation riktad till medlemmar och potentiella medlemmar. Mål: Villaägarnytt skall nå 30 % av landets ca 1,6 miljoner villaägare Regionerna skall teckna fler serviceavtal för samfällighetsföreningar. Detta kräver en organisationsoch resursanpassning. Regionsamordnaren ansvarar för förslaget. Mål: Villaägarnas Riksförbund mål är att teckna 100 nya samarbetsavtal under (Budgeteras resurser av regionmedel.) Verksamhetsplan 2011 region Sida 4 av 10

5 3.1. Intressepolitik Villaägarna verkar för att skapa bättre förutsättningar för småhusägande genom lokal, regional och central opinionsbildning och lobbying med syfte att påverka politiska beslut. Prioriterade områden är lägre boendeskatter, låga energikostnader samt en bostadspolitik som ger ökad trygghet och fler möjlighet att äga ett eget hus. I frågor som är av lokal karaktär och inom ramen för förbundets intressepolitiska program är regionens uppgift att bistå med råd och stöd och på så sätt bidra till måluppfyllelse. I frågor som är av regional karaktär och inom ramen för förbundets intressepolitiska program är regionen uppgift att identifiera och driva dessa, med råd och stöd från förbundet centralt. I frågor som berör småhusägare i flera regioner (exempelvis lagstiftningsfrågor och skattefrågor) och som därför kräver central styrning, stödjer och bistår regionen med lokala och regionala insatser inom ramen för förbundets centrala verksamhet. Följande centrala frågor ska regionen stödja under verksamhetsåret: 1. Stödja förbundets kommunala insatser mot höjda avgälder och friköpspriser för tomträttshavare 2. Stödja förbundets kampanj mot höga energikostnader (framför allt dec-mars) 3. Vid andra händelser som påkallar nationell kampanj bistå med operativa insatser. Följande regionala frågor avser regionen att prioritera under verksamhetsåret: 1. Reko Fjärrvärme 2. Fortlöpande uppdatera föreningarnas energiansvariga/e via mail och möten 3. FTI Följande lokala frågor avser regionen att stödja under verksamhetsåret: Regionen håller öppet för frågor som inte är kända i förväg. Kommer inga frågor utifrån driver regionen nedanstående frågor. 1. Strömsunds Kommun orättvisa vid renhållningsfakturering av fritidshus 2. Sundsvalls kommun, det eviga snöröjningsproblemet 3. Gävle kommun Tomträttsfrågan (kan bli aktuell i S-hamn och Ö-sund också) 3.2. Rådgivning till medlemmar Rådgivning till medlemmar sker via rådgivningsavdelningen. Regionkontoren bör i samverkan med Rådgivningsavdelning fånga upp lokala/regionala frågor och på så sätt identifiera bl.a. potentiella Cases. Lokala/regionala frågor har stor påverkan för den enskilde villaägaren. Vissa av dessa kan vara av allmänt intresse och skulle gynna förbundet med en mera publik hantering. Se punkten lokala frågor härovan 3.3. Medlemsförmåner Inför kommande år har förbundet två stora områden att hantera som till mycket stor del berör regionerna. Nya webben och Lojalitetsprogrammet : Fortsatt arbete från 2010 med att sammanställa och systematisera alla förmåner i lokalföreningarna, och göra dessa tillgängliga och aktuella via webben så att alla kan se vilka förmåner som finns i olika delar av landet. Nya, regionala, förmåner skall i första hand tecknas med anpassning till det nya medlemskortet (dvs. rabatt när Master Card funktionen används) och i andra hand som Show your card. Detta sker i samarbete med Utvecklingsbolaget. Regionerna skall arbeta med att sluta regionala förmåner och publicera dessa i tidningen Villaägaren. Verksamhetsplan 2011 region Sida 5 av 10

6 Mål: En ny regional förmån inför varje utgivning. Utgivningsplan för tidningen VILLAÄGAREN: Nr 1: februari, Nr 2: april, Nr 3: juni, Nr 4: september, Nr 5: november Regionkontoren skall sammanställa alla lokalföreningarnas förmåner, och göra dessa tillgängliga och aktuella att publiceras via webben. Ett arbete som påbörjades Mål: Sammanställning av befintliga förmåner klar 28/ Därefter ett fortlöpande arbete att sammanställa nya lokala förmåner för publicering på webben. Uppmuntra lokalföreningarna att bidra till att flera förmåner tecknas, så att de i första hand passar det nya medlemskortet och i andra hand som Show your card. Målet (syftet) är att lokalföreningarna skapar flera lokala förmåner än idag (101102) 204 st. Målet är att vi ska vi öka med 7 % till 218 st Regionen skall till lokalföreningar, aktivt marknadsföra konceptet medlemsförmånen fri släpvagn. Vilket innebär ett fortsatt erbjudande till lokalföreningarna att kunna erbjuda medlemsförmånen fri släpvagn i tre timmar. Dessutom arbetar regionsamordnaren med att hitta en rikstäckande samarbetspartner som kan hantera utlåning. Mål: har 20 % av lokalföreningsanslutna medlemmar, mätt på riket, exkl. Region Mitt, tillgång till förmånen fri släpvagn. Regionsamordnaren ansvarar för det gemensamma målet i samverkan med regionerna. Jobba fram en ny regional förmån möjlig att publicera i den/de Villaägarnytt som produceras i regionen. Planera insatser för lokalföreningarna att teckna fler lokala avtal möjliga att publicera å webb alt visa i butik. Enligt ovan skall vi öka från 204 med 7 % till 218 st Öka graden av info om släpvagn så fler föreningar skaffar en. 20 % av XYZ medlemmar är.20 x = Strömsund, Östersund och Ljusdal har redan släpvagn. Dessa täcker ca medlemmar. Ökningen till blir medlemmar motsvarande t ex Hudiksvall och Bollnäs. Detta torde bli enklare när och om Lennart S kan fixa en riksuthyrare. Mål: minst två föreningar utöver dem som redan har släpvagn,(östersund, Ljusdal och Strömsund) skall skaffa släpvagn 3.4. Marknadsföring Regionen svarar för att öka kunskapen om Villaägarna och nyttan med medlemskapet hos regionens villa- och fritidshushushåll enligt uppdrag från kongressen Regionkontoren är en resurs i implementeringen av N ya Webben. Nya Webben är en av de viktigaste aktiviteterna under 2011 för Villaägarnas Riksförbund. Regionen skall planera tid för implementeringen av Nya Webben. Framförallt under våren Tid och ekonomiska medel skall avsättas för bl.a. utbildning av webbansvarig i lokalföreningarna. Mål: Webbansvarig i lokalföreningarna skall på egen hand kunna hantera lokala webbplattformen. Utbilda och informera om webben främst genom möten på regionkontoret. Möjlighet finns också att Eva Olsson förlägger en utbildningsdag ute i regionen. Mål 1 två utbildningar inom regionen, en av dem kan komma att ligga utanför regionkontoret. Verksamhetsplan 2011 region Sida 6 av 10

7 Mål 2 Alla lokalföreningar skall ha en webbansvarig som fått utbildning Intern kommunikation Regionen skall upprätthålla kommunikation mellan den centrala, regionala och lokala verksamheten. Alla regioner skall arrangera vår- och höstmöte med lokalföreningar. Vårmötet skall hållas innan den årliga regionkonferensen. Regionkonferensen skall anordnas mellan 15 april och 15 maj är regionkonferensen planerad att hållas i region Väst. Syfte och mål med regionkonferensen, se förbundsstyrelsen arbetsordning. Värd för regionkonferensen är Förbundsstyrelsen. Höstmötets tema är inför kongressen. Höstmötet planeras i samverkan med förbundsordförande och förbundsdirektören. Regionen skall kommunicera med lokalföreningarna genom föreningsnytt under året. Detta samordnas med informationsavdelningen och antalet utgivningar regleras därifrån. Vårmötet blir i Sundsvall söndag den 10 april. Huvudtemat är nya webben. Mattias Hernesson är inbokad som gäst. Ev. kommer också Henrik Fahlgren Höstmötet är ett möte inför kongress med förbundsordförande och direktör som självskrivna gäster. Vi reserverar två dagar i september. Det blir en fullmatad dag med program fram till kl minst. Reservplanen är att göra ett tvådagars möte med regionstyrelse dagen innan mötet med förbundsordförande och direktör. Nyttja XYZ-nytt nu med föreningsnytt ännu bättre som infokanal om det vardagliga. Nya rubriker att lägga till är Energiansvarige, Webbansvarige, Föreningspärmen mm XYZ-nytt kommer ut i princip varannan vecka året runt Medlemsvärvning Medlemsvärvning sker i huvudsak via Marknadsavdelningen. Lokalföreningarna stimuleras till värvning av medlemmar genom förbundets värvningsersättning och värvningsmaterial. Regionen stöttar lokalföreningar vid behov 3.7. Medlemsservice Upprätthålla en god tillgänglighet i samverkan med den centrala funktionen medlemsservice, en god service till medlemmarna. En god tillgänglighet för medlemmarna säkerställs i första hand genom funktionen medlemsservice. Ingår i regionkontorets arbetsuppgifter och föranleder inget särskilt konto i budget Medlemsvård Regionen ansvarar för att den upplevda medlemsnyttan inom regionen är god via lokalföreningarna eller direkt gentemot direktanslutna. Lokalföreningarna är indirekt med i allt vi gör. De flesta direktanslutna finns i Jämtland och vi planerar och budgeterar för ett nytt arrangemang i Bräcke dock med annat upplägg. Förmå kommun och företagare att stå för arrangemanget och vi är utställare och med i arbetsgrupp. Verksamhetsplan 2011 region Sida 7 av 10

8 Detta innebär att vi skickar medlemsbrev och ger ut två Villaägarnytt. Mer arbete skall läggas på att få in annonsörer. Mål: att ge ut minst två Villaägarnytt och det till en kostnad för regionstyrelsen om max Föreningsservice Regionen skall tillhandahålla föreningsservice som stöd till verksamheten i de lokala föreningarna. Under 2011 är det fortsatt fokus på att utveckla de idag till Villaägarnas Riksförbund anslutna lokalföreningarna. Nybildande av lokalföreningar är inte prioriterat under Regionstyrelsen kan vid behov arbeta med att avveckla icke aktiva föreningar alternativ fusionera dessa med aktiva föreningar. Fortsatt stöd till Strömsund främst för deras första årsmöte och att öka antalet styrelseledamöter Driva projektet Q-säkra årsmötena. Kopplat till projektet ligger en summa reserverad i budget för de föreningar som accepterar att medverka. Man kan söka pengar max kr för att förstärka årsmötet med särskilt program. Reglerna är enkla och allt sker i samråd med regionkontoret. Regionstyrelsen beslutar i varje enskilt fall. (ytterligare förklaring finns på sista sidan) Mål: genomföra fem studiecirklar/kortkurser. Gävleområdet med sina fem föreningar skall ägnas särskild omsorg. Eva skall dra ihop minst fyra möten under året. Vid ett av dem kommer förbundsordförande att delta. Målet är att få ett fungerande nätverk och att göra klart för alla regionstyrelsen inte vill slå ihop föreningar utan mera få visa upp de förmåner de föreningar som har kontakt med regionstyrelse och kontor åtnjuter. I Evas uppdrag ligger också att försöka få in samtligas årsmöteshandlingar. Även Qsäkra årsmötet finns med som ett erbjudande. Regionen har planerat och budgeterat för två möten vardera för föreningarnas ordföranden och energiansvariga. Ett möte blir gemensamt. Det gemensamma mötet blir den 29 januari och där blir det energiföreläsning på förmiddagen och information diskussion med särskild gäst från någon av Sundsvalls idrottsföreningar om hur man skaffar sponsorer och finansiärer på eftermiddagen. Regionen ska stötta föreningarna så de ger ut Villaägarnytt Mål: Ytterligare två föreningar ska ge ut Villaägarnytt gärna mer än ett nummer. Mål: minst fyra möten Mål: få ett fungerande nätverk med VND ordförande som kontaktperson. Ett projekt; Q-säkra verksamheten kommer att presenteras och stöd för detta projekt sökas hos FS. Regiongemensamma aktiviteter: Regionen skall aktivera lokalföreningarna att initiera lokala projekt i Grannsamverkan. Lokala projekt kan innebära att starta upp Grannsamverkan i exempelvis ett villaområde där det finns direktanslutna medlemmar som vill starta Grannsamverkan, eller det kan vara en grupp medlemmar tillhörande en lokalförening. Varje region skall ha varit med och startat minst fem nya Grannsamverkansgrupper under Grannsamverkan ligger som tema vid arrangemanget i Bräcke. Jämtland ligger långt fram och kontakt är etablerad med polisen i Östersund via både lokalföreningen och regionkontoret. Mål: Starta minst fem nya Grannsamverkansgrupper i regionen Verksamhetsplan 2011 region Sida 8 av 10

9 3.10. Regionala uppdrag Bidra till att tillvarata medlemmarnas intressen och stärka förbundets och regionens roll i bostadsrelaterade frågor genom engagemang och representation i andra organisationer och officiella sammanhang. Regionkontoren kan även engageras i att specialisera sig och att utveckla förbundsgemensamma frågor. Fortsätta engagemanget i Reko Fjärrvärme genom att delta i etablerade kundforum och aktivera nya kundforum i samarbete med Kommunala fjärrvärmebolag. Fortsätta engagemanget i FTI via möten i kommuner på kallelse från kommunala renhållningsbolag Regionstyrelsen Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv, säkerställa en regional anpassning av verksamheten som sammanfaller med förbundets. För att underlätta regionstyrelsens arbete kan tid för internutbildning behöva avsättas. Regionens representant i FS är alltid kallad till regionstyrelsens möten och andra aktiviteter. Närvaron för representanten är så gott som 100- % ig Många i regionen blev uppdaterad i nedanstående frågor vid höstresan 2010 till Sollentuna. Utbildningspassen läggs in i ordinarie regionstyrelsemöten. Vidareutbilda regionstyrelsen inom exempelvis o Kommunikationsplattformen o Förbundets organisation Uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi Uppföljning av verksamhetsplan sker fortlöpande. Regionen skall säkerställa en väl fungerande regional administration inom ramen för fastställd budget. Detta samordnas med ekonomiavdelningen. Verksamhetsprogram: Regionchefen ansvarar för uppföljning av verksamhetsplanen Regionchefen ansvarar för ekonomihanteringen Regionchefen skall vid RS - möte redovisa utfall mot verksamhetsplan och budget Egen regional text vid behov Verksamhetsplan 2011 region Sida 9 av 10

10 Budget Regionstyrelsemedel Från Totalt: Kostnader 3.1 Intressepolitik Medlemsförmåner Marknadsföring Intern kommunikation Medlemsvärvning Medlemsservice Medlemsvård Föreningsservice Regionala uppdrag Regionstyrelsen Övrigt Summa: ***Budgeten är i balans. Det finns planer i VP/poster i kalkylmaterialet som kan lyftas in och genomföras ifall de primära idéer som syns i VP inte går att genomföra eller blir billigare än beräknat. Ett sådant exempel är Höstmötet som, beroende på hur förbundsordförande och -direktör lägger upp sin införkongressturné blir ett tvådagars möte eller endagars. Övernattningskostnaden blir betydande i tvådagarsalternativet. Tvådagarsalternativet är med i budget. ***Eftersom ligger som både intäkt och kostnad (ingår i 3.9) är det neutralt i beräkningen. ***Projekt Q-säkra årsmötet bygger på erfarenheter som regionpersonalen i första hand fått vid medverkan i lokala årsmöten. Det finns klara förbättringsutrymmen. Inom projektets ram identifieras alla de delar som ingår i ett årsmöte, före under och efter. Ansvariga för moment utses och 2011 års årsmöte planeras. Om deltagande förening vill göra en ordentlig förstärkning av programmet finns möjlighet att få ekonomiskt stöd för detta i en särskild fond hos regionstyrelsen. Verksamhetsplan 2011 region Sida 10 av 10