En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information

Transkript

1 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information

2 Projektägare: Projektledare: Styrgrupp: Per Aronsson , Louise Andersson , Niclas Josephsson, Arbetsförmedlingen Per Aronsson och David Bergström, Försäkringskassan Ann-Christin Nyberg, Nicholas Smidhagen och Anna Surén, Migrationsverket Helena Jäfvert och Sara Smedberg, Pensionsmyndigheten Johannes Hummerdal och Maria Sköld, Skatteverket Lotta Dahlerus, SKL

3 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Sammanfattning Projektet Mötesplatser och information har varit ett samverkansprojekt mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket samt Sveriges kommuner och landsting. Målet med projektet har varit att förenkla processen för nyanlända och öka effektiviteten för de involverade aktörerna. Projektet har haft fyra pilotorter: Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Servicekontoren på orterna har använts som en plattform där tvärprofessionella team, med medarbetare från alla aktörer, jobbat tillsammans. Fokus har legat på att ta fram nya arbetssätt för att nå projektmålen. Med hjälp av medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland kunde projektet genomföra en kundundersökning och en samhällsekonomisk utvärdering. Från kundundersökningen rapporterades det bland annat att kunderna var positivt inställda till att myndigheterna finns under ett och samma tak och att de tycker det är bra att individen får stå i fokus. Dessutom upplevde de en trygghet i den form av samverkan som finns i projektet, något som uttrycktes ännu starkare av kontrollgruppen i undersökningen. Den samhällsekonomiska utvärderingen visade att den totala samhällsekonomiska lönsamheten med projektets arbetssätt, både på individ- och organisationsnivå, är ungefär kronor per genomsnittsärende. Resultat pekade också på att återbetalningstiden för projektet är så låg som två månader. Den generella uppfattningen bland projektets medarbetare är att de nya arbetssätten innebär en tidsvinst för kunden. Som exempel kan nämnas att det som tidigare tog ungefär tre till fyra veckor att utföra för kunden (underrättelse om beslut hos Migrationsverket, anmälan om flytt till Sverige på servicekontoret, inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen och eventuell ansökan om ekonomiskt bistånd/glappet hos kommunen), tar ungefär fyra timmar om man använder projektets arbetssätt. Det visade sig vara problematiskt med användandet av tolk i projektet eftersom aktörerna har olika tolkavtal att följa. För att skapa ytterligare trygghet för kunden hade det därför underlättat med ett gemensamt tolkavtal för denna typ av samverkan. Om projektets arbetssätt och samverkan tillämpas på fler orter finns det en stor potential till effektivisering och besparing även på dessa orter, både för kunderna och för aktörerna.

4 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Förord Inte sedan andra världskriget har så många människor varit på flykt i världen. Orsaken är bland annat konflikten i Syrien där det brutala våldet fortsätter att driva barn, kvinnor och män att lämna landet. FN:s flyktingorgan UNHCR beskriver situationen som den värsta humanitära krisen i modern tid. Och ingen lösning på konflikten är i sikte. Vi ser också fortsatt stora flyktingströmmar från länder som Afghanistan, Somalia och Eritrea. Europa tar emot en förhållandevis liten andel av de nära 60 miljoner människor som är på flykt i världen, men det växande antalet asylsökande påverkar i hög grad också oss. Hur vi hanterar de människor som söker sig hit undan våld och förföljelse är en av vår tids stora frågor. Det handlar inte bara om hur vi värnar asylrätten. Det handlar också om hur vi bäst tar tillvara människors drivkraft och resurser. Sverige hör till de länder i Europa som tar emot flest asylsökande. Det ställer höga krav på vårt mottagande och på ansvariga myndigheter och kommuner. Många människor inom samhällets olika funktioner jobbar intensivt med att få mottagandet att fungera så bra som möjligt. En del fungerar bra, annat kan bli bättre. En gemensam utmaning är att göra vägen in i samhället snabb och enkel, så att människor får en bra start på sitt nya liv i Sverige. Det kan vara krångligt nog för vem som helst att ha kontakt med myndigheter. För den som kommer från ett annat land, talar ett annat språk och inte är så insatt i hur det fungerar i Sverige blir det förstås ännu svårare att orientera sig i myndighetsfloran. Mötesplatser och information avhjälper just denna problematik. Vi är fem myndigheter och en intresseorganisation som tillsammans har genomfört ett projekt där vi samlade oss på fyra befintliga servicekontor. Ambitionen var att minimera dubbelarbete och minska den tid det tar för individen att röra sig mellan myndigheternas system. Det gör det inte bara enklare för individen utan innebär också att vi kan jobba effektivare genom att information och aktiviteter samordnas. Idag samverkar vi på fyra orter, Allingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Dessa gemensamma mötesplatser är ett mycket konkret samverkansprojekt som kommit ur vår gemensamma önskan att möta de påfrestningar som vårt samhällssystem utsätts för idag. Jag är otroligt stolt och glad över denna gemensamma satsning och tror att detta lyckade projekt kan bereda väg för fler gemensamma insatser. Ann Persson Grivas, överdirektör på Försäkringskassan

5 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Begreppslista och förkortningar AF ETA FK Glappet Kund Nyanländ Arbetsförmedlingen Etableringsersättning Försäkringskassan Den nyanlända står ofta utan ersättning från det att Migrationsverket betalar ut sista dagersättningen (i förskott) till dess att Arbetsförmedlingen beviljar etableringsersättning (i efterskott). Under denna period, som kallas glappet, kan kommunen bevilja ekonomiskt bistånd till den nyanlända. Samlingsbegrepp för kund, brukare, sökande och klient. En person anses vara nyanländ från beviljandet av uppehållstillstånd tills dess att hon eller han skrivs ut från Arbetsförmedlingens etableringsprogram. Processen Att Den organisatoriska del av Migrationsverket som jobbar komma till med anhöriginvandring. Sverige Processen Att Den organisatoriska del av Migrationsverket som jobbar söka skydd med asylärenden. Servicekontor SFI SKL SO Servicekontor leds i samverkan av tre myndigheter: Försäkringskassan, Skatteverket och Pensionsmyndigheten. Det finns 103 servicekontor i Sverige, från Ystad i söder till Kiruna i norr. Svenska för invandrare Sveriges kommuner och landsting Samhällsorientering för nyanlända

6 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Innehåll 1 Inledning Problembeskrivning Syfte och mål Projektet Målgrupp Styrgrupp Lokala arbetsgrupper Medarbetare Flödeskartläggning Workshop Workshop Workshop med Pensionsmyndigheten och servicekontor Pilotorter Alingsås Borlänge Ljusdal Norrköping Avgränsningar och begränsningar Informationsdelen i projektet Externa aktörer Gemensamma fjärrskrivbord och övrig teknik Handläggning av invandringsärenden Dokumentation Sekretess Omvärldens effekt på projektet Arbetssätt Spår 1: Spår 1: Spår 1: Spår 1: Spår Trepartssamtal Drop-in Checklista Gruppinformation Tolkar Lokala överenskommelser Medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland Kundersökning och utvärdering Augur... 23

7 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Payoff Vidareutveckling av checklistan Medarbetare Mätningar och resultat Aktivitetslogg och utvärderingsverktyg Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen Kundundersökning med Augur Samhällsekonomisk utvärdering med Payoff Analys Pilotorterna Alingsås Borlänge Ljusdal Norrköping Checklistan Tolkar Teknik Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen Augurs rapport Payoffs rapport Slutsatser Val av orter Arbetssätt Generella slutsatser Fler möjliga effektiviseringar Slutord Bilaga 1 Flödeskartläggning Bilaga 2 Kvalitativ studie Arbetsförmedlingen Bilaga 3 Augurs rapport Bilaga 4 Payoffs rapport Bilaga 5 Ekonomisk redovisning Bilaga 6 Evaluation Summary Notes från EIPA

8 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 1 Inledning Hösten 2013 startade Migrationsverket ett upprop med anledning av den ökade oron i omvärlden och de höjda prognoserna för migration. Uppropet vände sig till de aktörer som ingick i processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande, och kom att kallas Samverkansuppdraget. En gemensam målsättning för de berörda myndigheterna var att hitta vägar som skulle göra det enklare och smidigare för den enskilda individen. Detta skulle åstadkommas genom att analysera de gemensamma processerna för att hitta möjligheter till förbättringar som skulle öka kvaliteten, servicen och effektiviteten. Deltagande myndigheter var Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Sveriges kommuner och landsting (SKL), Socialstyrelsen, Skolverket, Rikspolisstyrelsen (numera Polisen), Kriminalvården och Länsstyrelserna. Samverkansuppdraget utmynnade i sex olika förslag: Initialprocessen, Mötesplatser och information, Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer, Sysselsättning och Gemensamt ersättningssystem. Samtliga förslag presenterades den 18 februari 2014 för berörda generaldirektörer. Under våren 2014 tog Migrationsverket och Försäkringskassan initiativ till att starta Mötesplatser och information genom att ta kontakt med berörda aktörer. Initialt ingick Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Skatteverket och SKL, 1 men under projektets start i slutet av 2014 anslöt även Pensionsmyndigheten. 1.1 Problembeskrivning För en asylsökande som idag beviljas uppehållstillstånd väntar en uppsjö av myndighetskontakter under den etableringsprocess som följer. Efter underrättelse om beslut om uppehållstillstånd hos Migrationsverket ska en anmälan om flyttning till Sverige lämnas till Skatteverket för att den nyanlända ska kunna få ett personnummer och sedan skrivas in på Arbetsförmedlingen för att påbörja etableringsinsatserna. När personen väl är inskriven hos Arbetsförmedlingen väntar kartläggning av yrkes- och studiekunskaper och en etableringsplan med lämpliga aktiviteter ska tas fram. Barnfamiljer och personer som behöver tandvård behöver registrera sig i svenska socialförsäkringen hos Försäkringskassan för att kunna få till exempel barnbidrag, föräldrapenning eller tandvårdsstöd. De som fyllt 65 år behöver istället ansöka om ålderspension eller äldreförsörjningsstöd hos 1 SKL har som intresseorganisation representerat kommunerna på styrgruppsnivå, medan kommunerna har deltagit i arbetet på lokal nivå. 8

9 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Pensionsmyndigheten. Samtidigt måste även kontakter tas med kommunen för att få hjälp med till exempel barnomsorg, skola och ekonomiskt bistånd. För den nyanlända, som ofta kanske varit sysslolös under tiden som asylsökande, kan detta bli en skrämmande upplevelse. 2 Även om hon eller han får information från respektive aktör om vad som måste göras för att komma vidare till nästa steg, leder det ändå ofta till förvirring som resulterar i att personen förlorar både tid och tro på det svenska samhället. Den nyanlända vänder sig ofta till familj och vänner för att få hjälp, vilket snarare kan stjälpa än hjälpa eftersom informationen kan vara inaktuell. Kundgruppen som uppbär etableringsersättning är beroende av att samarbetet mellan olika myndigheter fungerar. Många kunder kommer in till servicekontoren med frågor som berör flera myndigheter och vetskapen om vilken myndighet (exempelvis FK och AF) som gör vad är generellt liten vilket innebär att kunderna bollas fram och tillbaka. Vi kan också se att det nödvändiga samarbetet mellan myndigheter inte fungerar Syfte och mål Syftet med projektet har varit att utveckla en mötesplats för individanpassad hjälp och information till nyanlända utifrån deras servicebehov, för att de snabbare ska nå etablering i form av arbete, studier eller annan aktivitet. Projektet har på fyra orter använt servicekontoren som plattform. Där har den nyanlända träffat tvärprofessionella team med representanter från deltagande myndigheter och kommunen. Målen har varit att förenkla processen för den nyanlända och öka effektiviteten för de involverade aktörerna. 2 Se sidan 29 i Augurs rapport. 3 Informationen hämtad från s. 12 i mätningen av onödig efterfrågan inom projektet Systembaserad flödesutveckling ETA, utförd av lean-stöd Amanda Englund och Sofia Enlund, Försäkringskassan. 9

10 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 2 Projektet 2.1 Målgrupp De personer som omfattats av projektet benämns som nyanlända eller kunder. Med nyanländ avses den som beviljats uppehållstillstånd enligt 5 kap. 1, 2, 4 eller 6, 12 kap. 18, 21 kap. eller 22 kap. utlänningslagen (2005:716) omfattas av etableringsuppdraget (18 64 år) är kommunplacerad, har eget boende eller bor kvar i anläggningsboende. Projektet omfattar även efterföljande anhöriginvandring, inklusive de anhöriga inom kärnfamiljen som har fyllt 65 år. 2.2 Styrgrupp Representanter från samtliga aktörer som ingått i projektet, förutom Pensionsmyndigheten, träffades första gången i juni I september bildades formellt en styrgrupp och senare under hösten anslöt även Pensionsmyndigheten. Tillsammans tog man fram en uppdragsbeskrivning och tillsatte en projektledare i december I januari 2015 gick Pensionsmyndigheten in som en fullvärdig medlem genom att bidra ekonomiskt till projektet Lokala arbetsgrupper Varje pilotort har haft en lokal arbetsgrupp bestående av lokala chefer eller personer som cheferna har delegerat uppdraget till. Om uppdraget delegerades till en annan person var det viktigt att hon eller han hade mandat att fatta beslut. De lokala arbetsgrupperna på respektive ort har träffats ungefär en gång i månaden, både under planeringsstadiet och under genomförandestadiet. På dessa möten har de fattat beslut utifrån sina lokala förutsättningar och vid behov har de lyft frågor till styrgruppen Medarbetare Projektet har haft för avsikt att använda befintliga medarbetare i största möjliga utsträckning. Detta har inneburit att respektive myndighet och kommun har bidragit med medarbetare från linjearbetet. Dessa är handläggare och arbetsförmedlare som arbetar i mötet med de nyanlända. Vissa medarbetare har jobbat i projektet varje vecka, medan andra arbetat på ett rullande schema. Upplägget kring detta har stått fritt för medarbetarnas närmaste chef att 10

11 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information bestämma, så att det bäst passat deras verksamhet i övrigt. På varje ort har det därför varit mellan fem och tjugo medarbetare som varit engagerade i projektet. 2.3 Flödeskartläggning För att kunna jobba tillsammans med att ta fram nya arbetssätt, var det viktigt att tidigt i projektet ta fram ett nuläge. Detta gjordes genom två workshoppar på varje ort där både medarbetare och chefer från alla aktörer deltog. Syftet med workshopparna var att synliggöra den nyanländas kundresa genom systemen, från beslut om uppehållstillstånd till utskrivning ur etableringsuppdraget hos Arbetsförmedlingen, samt att ta fram förslag som skulle kunna förbättra den resan. Man skulle kunna hävda att två centrala workshoppar hade varit tillräckligt eftersom processen bör se likadan ut över hela Sverige. Men förutom att det finns lokala avvikelser, till stor del för att kommunernas organisationer ser olika ut, så var arbetet i workshopparna en lärandeprocess för medarbetarna. Tack vare kartläggningen blev det lätt att se och förstå kundens resa, samt att som medarbetare förstå var i processen man deltar Workshop 1 I workshop 1 beskrevs nuläget för att veta hur den kompletta etableringsprocessen ser ut för nyanlända. Det innebar att man gjorde en kartläggning av vilken information de nyanlända får, vilka fysiska besök de gör hos respektive aktör samt vilka övriga kontakter som tas via till exempel telefon eller brev. I tillägg till detta så beskrevs även vilka kontakter som aktörerna har med varandra för att kunna utföra sitt arbete med de nyanlända. Varje myndighet fick beskriva sin del i flödet med hjälp av post-it-lappar. Sedan fick de även möjlighet att sätta upp lappar som visade deras upplevelse av de övriga myndigheternas del. Kartläggningen har därefter sammanställts för de fyra pilotorterna (se bilaga 1 Flödeskartläggning). Inför workshop 2 ombads deltagarna att fundera på vad de tyckte skulle vara bra åtgärder för att kunna förbättra processen som gemensamt beskrivits. Förslagen skulle kunna vara åtgärder inom den egna myndigheten, inom andra myndigheter eller mellan två eller flera myndigheter Workshop 2 Syftet med workshop 2 var att beskriva ett önskat nyläge genom att utgå från det nuläge som tagits fram under workshop 1. Deltagarna fick jobba i tvärfunktionella grupper för att beskriva hur ändringarna skulle kunna se ut och för att ta fram konkreta arbetssätt. 11

12 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Man tog också fram spelregler för de medarbetare som framöver skulle jobba tillsammans på servicekontoren, men även överenskommelser mellan cheferna om ansvar för medarbetare, arbetsmiljö och säkerhet. 2.4 Workshop med Pensionsmyndigheten och servicekontor Inom projektet anordnades även en workshop för att kartlägga och ge förslag på hanteringen av äldreförsörjningsstöd. De som fyllt 65 år omfattas inte av etableringsreformen, och deras försörjning måste därför ordnas på annat sätt. Ofta är dessa personer inte berättigade till ålderspension. Ändå måste de ansöka om ålderspension och få avslag på sin ansökan innan de kan ansöka om äldreförsörjningsstöd. Workshoppen syftade därför dels till att försöka hitta problem i hanteringen av förmånerna tillsammans med pensionshandläggare och servicehandläggare och dels till att lämna förslag på förändringar. 2.5 Pilotorter De fyra pilotorterna valdes ut av styrgruppen under sensommaren och hösten Eftersom man valt att använda servicekontor som plattform för projektet, krävdes det att det redan skulle finnas ett servicekontor på de orter som valdes ut. Dessutom krävdes det att både Arbetsförmedlingen och Migrationsverket hade verksamhet i kommunen samt att kommunen skulle ha visat ett engagemang i frågor om etablering. För att få nyansering ville man även ha orter i olika storlekar och att de var geografiskt spridda. Valet föll därför på Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. I början av projektet beslutade styrgruppen att det bara var personer som bodde i eller omfattades av ortens upptagningsområde som skulle delta i projektet Alingsås I Alingsås är servicekontoret samlokaliserat med Arbetsförmedlingen. I början av projektet disponerade man över ungefär hälften av den gemensamma kundytan och det fanns två besöksrum i anslutning till servicekontorets yta. Ett av dessa besöksrum var nästan uteslutande till för Försäkringskassans utredande verksamhet. I juni 2015 flyttade man tillsammans med Arbetsförmedlingen till nya lokaler. Kundytan delades då igen ungefär lika och det fanns flera besöksrum att tillgå. Servicekontoret tog under 2014 emot i snitt besök per månad. Migrationsverket har ingen handläggande verksamhet i kommunen, utan endast anläggningsboendet Höglunda. Därför har de medarbetare som deltagit i projektet kommit från kontoret i Borås. I början av 2015 hade Alingsås 157 asylsökande i olika former av boende, en siffra som ökade till 257 under årets första nio månader. 12

13 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Arbetsförmedlingen är alltså samlokaliserad med servicekontoret och har samtliga organisationsdelar representerade på orten. I början av projektet hade kontoret upptagningsområdet Alingsås kommun, men under årets sista kvartal kom det även att inkludera Vårgårda och Herrljunga kommun. I januari 2015 fanns 121 personer inskrivna i etableringsprogrammet i Alingsås, en siffra som var ungefär densamma i september. Allingås kommun har en integrationsavdelning som jobbar med nyanlända. De har i första hand ansvar för de nyanländas bosättning i kommunen, de nyanlända barnens skolgång och handläggningen av det så kallade glappet. Om individen däremot behöver fortsatt hjälp med ekonomiskt bistånd från kommunen efter den första utbetalningen relaterad till glappet, så får hon eller han söka sig till socialförvaltningen. Integrationsavdelningen har deltagit i projektet tillsammans med Alingsås vuxenutbildning, som har hand om bland annat SFI och yrkesvägledning Borlänge Servicekontoret i Borlänge finns i lokaler där Försäkringskassan även har handläggande kontor för sjukförsäkringen. Projektet har disponerat över den öppna kundytan på servicekontoret, men även haft tillgång till två besöksrum. Kontoret hade ett besökssnitt på kunder per månad under Migrationsverket hade under projekttiden inte något handläggande kontor på orten och därför deltog medarbetare från kontoret i Hedemora. 4 Kommunen har även saknat anläggningsboende, vilket innebar att asylsökande på orten är beroende av någon form av eget boende. I början av 2015 hade Borlänge ungefär 310 asylsökande, en siffra som hade ökat till 586 i september samma år. Arbetsförmedlingen i Borlänge ligger bara ett stenkast från servicekontoret och har upptagningsområde för både Borlänge och Säter. I början av 2015 hade man 459 personer inskrivna i etableringsuppdraget, att jämföra med en mindre ökning till 494 personer nio månader senare. Borlänge kommun har en mottagningsenhet kallad Sopranen som tar hand om alla kommunala uppdrag kopplade till nyanlända. Det gäller glappet, fortsatt ekonomiskt bistånd, barnomsorg, SFI och SO. Kompetensen inom respektive område på Sopranen är uppdelad på olika medarbetare. 4 I april 2016 kommer en enhet för både processen Att komma till Sverige och processen Att söka skydd att öppna i gemensamma lokaler i Borlänge. 13

14 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Ljusdal Servicekontoret i Ljusdal fanns under större delen av projektet i förvaltningshuset, där både kommunen och biblioteket hade sin verksamhet. Servicekontoret hade en mindre yta intill kommunens reception, med två besöksrum och tillgång till en gemensam kundyta med kommunen. Den 30 september utsattes dock förvaltningshuset för ett brandattentat som även drabbade servicekontoret. Under de fem veckor som följde efter branden fanns servicehandläggarna tillfälligt hos Arbetsförmedlingen tills en tillfällig lokal hade färdigställts. Kontoret hade under 2014 ett snitt på besök per månad. Förutom att medarbetarna träffar kunder på servicekontoret har de även en distanslösning där de via videokamera hjälper kunder på andra servicekontor. Arbetsförmedlingen i Ljusdal hade 88 personer inskrivna i etableringsprogrammet i början av 2015, men hade under årets första nio månader mer än dubblat detta antal till 213 personer. Kontoret ligger i nyrenoverade lokaler på andra våningen i köpcentret Centrumhuset och har Ljusdals kommun som upptagningsområde. Migrationsverket saknar handläggande kontor på orten, vilket gjorde att personal skickades från Söderhamn. Det finns fyra anläggningsboenden i kommunen som är placerade i Järvsö. I januari 2015 hade Ljusdal 328 asylsökande, en siffra som höll sig stadig åtminstone till och med september samma år. Kommunen har en integrationsverksamhet som ansvarar bland annat för bosättning i kommunen, kvotflyktingar och handläggning av glappet Norrköping Den 1 december 2014 flyttade servicekontoret i Norrköping in i nya lokaler i köpcentret Spiralen. Det finns sju besöksrum, varav ett används för distanshjälp från andra servicekontor och två till id-kortshantering. Servicekontoret hade under 2014 i snitt besök per månad. Arbetsförmedlingen i Norrköping hade i början av året personer inskrivna i etableringsprogrammet, en siffra som hade ökat till i slutet av september samma år. Arbetsförmedlingen i Norrköping har ett upptagningsområde som förutom Norrköping även täcker Valdemarsvik, Söderköping och Finspång. Migrationsverket har i Norrköping en större verksamhet för både asylsökanden och anhöriginvandring. De har också fyra anläggningsboenden, varav två i Norrköping, ett i Åby och ett i Kolmården. I början av 2015 hade Norrköping 694 asylsökande. Nio månader senare var antalet personer, alltså mer än dubbelt så många. 14

15 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Norrköpings kommun har ingen samlad verksamhet för nyanlända, utan möter dem inom samma förvaltningar som övriga bosatta. I projektet har medarbetare från arbetsmarknadskontoret (ekonomiskt bistånd) och utbildningskontoret ingått, men man har strävat efter att skapa en koordinatorroll som kan vara en väg in till alla förvaltningar inom kommunen. 2.6 Avgränsningar och begränsningar Projektet har gjort vissa avgränsningar för att kunna fokusera på mål och syfte, samt för att kunna leverera i tid. Vissa av dessa avgränsningar har till stor del berott på ekonomiska begränsningar och brist på tillgång till personal. Projektet har till största del bedrivits i linjearbetet inom respektive organisation, både lokalt och centralt. En budget har funnits för kostnader kopplade till projektledaren, 5 till vilken alla aktörer bidragit med en summa baserad på organisationens storlek och inblandning i projektet: 6 Arbetsförmedlingen kronor Försäkringskassan kronor Migrationsverket kronor Pensionsmyndigheten kronor Skatteverket kronor SKL kronor. Tanken med att driva projektet i linjearbetet utan någon större budget var framförallt att det skulle innebära en lättare överföring till den ordinarie verksamheten efter projektets slut Informationsdelen i projektet Som projektets namn antyder så var syftet initialt att projektet även skulle kartlägga den information som respektive aktör lämnar till de nyanlända under etableringsprocessen. Målet med detta var att gemensamt ta fram nytt informationsmaterial för att förenkla för kunden. En kartläggning påbörjades också med en insamling av all den information som lämnas till nyanlända, men det blev ganska snart tydligt att projektet inte skulle mäkta med både driftsättningen av mötesplatser och kartläggningen av informationen. Styrgruppen fattade därför beslutet att informationsdelen i projektet skulle bli vilande. 5 Se bilaga 5 Ekonomisk redovisning. 6 I samband med att styrgruppen fattade beslut om att anlita Payoff till att göra en samhällsekonomisk utvärdering (se avsnitt och 5.4), bidrog alla sex aktörer med ytterligare vardera kr. 15

16 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Externa aktörer Tidigt i projektet blev det tydligt att det fanns flera aktörer, ofta från det civila samhället, 7 som kunde komplettera det arbete som projektet utförde. Styrgruppen diskuterade bland annat möjligheten att bjuda in lokala aktörer för att utvidga samarbetet på några av orterna. Detta föll dock på omöjligheten att kunna inkludera alla som skulle kunna vara intresserade av ett samarbete. Styrgruppen beslutade därför att hålla projektet intakt med endast projektdeltagande aktörer Gemensamma fjärrskrivbord och övrig teknik Försäkringskassans IT-avdelning visade under våren ett intresse för att utreda möjligheten till gemensamma fjärrskrivbord inom projektet. Gemensamma fjärrskrivbord används idag av servicekontoren och innebär att servicehandläggaren kan nå Försäkringskassans, Skatteverkets och Pensionsmyndighetens interna datasystem via en och samma dator med ett och samma behörighetskort. Arbetet skulle dock kräva en förstudie med deltagande av IT-personal från respektive projektaktör och en budget för att driva förstudien. Styrgruppen bedömde att arbetet skulle vara alldeles för omfattande och kostsamt för att drivas inom projektet. Alla aktörer utom servicekontoret och den aktör som servicekontoret eventuellt är samlokaliserad med, har själva fått arbeta fram lösningar gällande skrivare och uppkoppling via internet till sina interna datasystem. Detta för att servicekontorens nät är slutna, både för internet och för skrivare. Vid kundmöten där telefontolk har använts har det även visat sig vara viktigt med tillgång till en extern högtalare som medarbetarna kan koppla in till mobiltelefonen. Slutligen har det funnits begränsningar i att kunna kommunicera aktörer emellan via videomöten, eftersom alla aktörer inte använder samma system eller, om man använder samma system, inte använder dem på samma sätt Handläggning av invandringsärenden För den nyanlända är nyckeln till det svenska samhället, förutom att beviljas uppehållstillstånd, att få ett personnummer. Redan i början av projektet kom förfrågningar om att få låta servicehandläggare handlägga anmälan om flytt till Sverige (ansökan om personnummer), alternativt låta en folkbokföringshandläggare med inriktning på invandring handlägga anmälningarna back office för att underlätta för kunden. Frågan togs upp av styrgruppen, där man kom fram till att servicehandläggare inte kan få den behörighet som krävs. Det fanns heller inte folkbokföringskompetens inom 7 Med det civila samhället avses en arena, skild från staten, marknaden och det enskilda hushållet, där människor organiserar sig och agerar tillsammans i gemensamma intressen. Regeringskansliet, 16

17 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information området invandring på någon av pilotorterna att tillgå. Styrgruppen bedömde därför att denna åtgärd inte var genomförbar under projekttiden Dokumentation För att projektets dokumentation skulle vara tillgänglig för samtliga aktörer, valde projektledningen att använda sig av ett samarbetesverktyg som heter Projectplace. Egentligen används detta verktyg för projektledning och projektstyrning, men erbjuder även förvaring av dokumentation. Kostnaden för att använda verktyget är kopplad till antalet användare och alla användare behöver en licens för att kunna använda verktyget. Projektet lånade utrymme till sin dokumentation från ett annat projekts plattform på Projectplace. På grund av detta kunde projektet bara tillgå ett begränsat antal licenser och därför hade endast styrgruppsmedlemmarna och en person från respektive aktör på varje pilotort direkt tillgång till dokumentationen på Projectplace. Handlingar som har behövt diarieföras har skrivits ut från Projectplace och diarieförts inom respektive organisation Sekretess Statlig och kommunal verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen som beskrivs i tryckfrihetsförordningen. Offentlighetsprincipen gör det möjligt för allmänheten att få insyn i dessa verksamheter och ta del av information som lagras där. Detta ställs dock mot sekretesslagstiftningen som bland annat innebär att statliga och kommunala verksamheter inte får lämna ut uppgifter om sina kunder, varken muntligt eller skriftligt, om individen kan antas ta skada av det. Sekretessen regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och huvudregeln är att den gäller mot både enskilda personer och myndigheter. Individen har dock i allmänhet rätt att ta del av all information om sig själv som finns lagrad inom statlig och kommunal verksamhet. För projektet har sekretessfrågan varit en oerhört viktig och central del i mycket av arbetet. Dock medförde den en hel del begränsningar för samverkan mellan statliga och kommunala myndigheter. De flesta aktörerna i projektet hade samma tolkning av sekretesslagstiftningen, men för Migrationsverket utökades sekretessbestämmelserna i och med 37 kap. i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) som gäller bland annat sekretess till skydd för enskilda vid utlänningskontroller Omvärldens effekt på projektet Under sommaren och hösten 2015 ökade antalet asylsökande i Sverige drastiskt: från ungefär personer per vecka under årets första sju månader, till ungefär personer under hösten. För Migrationsverket innebar detta att större delen av deras verksamhet allokerades till att registrera 17

18 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information asylansökningar och hitta anläggningsboenden. Detta har haft viss påverkan på projektets arbetsgruppsmöten eftersom Migrationsverket inte har haft möjlighet att delta i samma utsträckning som tidigare. Mot slutet av projektet påverkade detta även Migrationsverkets medarbetares möjligheter att närvara på servicekontoret på åtminstone en ort. 18

19 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 3 Arbetssätt I den ordinarie verksamheten sitter respektive aktör i egna lokaler, förutom på de orter där samlokalisering förekommer av praktiska skäl. Samlokalisering innebär dock inte nödvändigtvis att aktörerna samverkar. För den nyanlända medför arbetssättet i den ordinarie verksamheten att hon eller han kallas till underrättelsesamtal hos Migrationsverket i deras lokaler. Under samtalet får personen bland annat information om vilka myndigheter hon eller han måste vända sig till härnäst för att få hjälp med att påbörja sin etableringsprocess. Första steget är vanligtvis att personen vänder sig till servicekontoret för att anmäla flytten till Sverige. Det varierar hur lång tid det tar att ta detta första steg. Vissa besöker servicekontoret samma dag som de har varit hos Migrationsverket, medan det för andra kanske tar dagar eller veckor innan de, av olika anledningar, vänder sig dit. Sedan får personen vänta på att bli kallad till Arbetsförmedlingen och sitt inskrivningssamtal där. Steget därefter är att Arbetsförmedlingen upprättar en etableringsplan med aktiviteter som personen ska delta i. Denna process tar i ordinarie verksamhet ungefär två till fyra veckor. Kunden får parallellt med detta ta kontakt med kommunen för att till exempel ansöka om barnomsorg till sina barn eller få ekonomisk hjälp under glappet. Dessutom kan hon eller han behöva ta ytterligare kontakt med servicekontoret för att till exempel ansöka om förmåner eller id-kort. Beskrivningen av den ordinarie verksamheten innehåller bara det minsta antalet besök som den nyanlända måste göra. För utförligare beskrivning av kundens steg inom etableringsprocessen och vad respektive aktör gör, se bilaga 1 Flödeskartläggning. Varje pilotort fick genom workshopparna arbeta fram arbetssätt utifrån de lokala verksamheternas förutsättningar. Flera av arbetssätten är därför väldigt lika, med ytterst små skillnader. Arbetssätten har främst tagits fram under workshop 2 på respektive ort, men vissa har utvecklats längs vägen för att kunna optimera resultatet. Vissa av arbetssätten benämns nedan som spår. 3.1 Spår 1:1 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Efter underrättelsesamtalet kan personen direkt anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren på 19

20 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information servicekontoret och därefter ha ett manuellt inskrivningssamtal 8 med en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen på servicekontoret. Personen kan även möta medarbetare från kommunen på servicekontoret, som ger viss information och stöd vid bland annat ansökan om ekonomiskt bistånd kopplat till glappet och barnomsorg. 3.2 Spår 1:2 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Direkt efteråt kan hon eller han anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren på servicekontoret. På servicekontoret får personen även möta en arbetsförmedlare och få en kallelse för inskrivningssamtal i Arbetsförmedlingens lokaler inom de närmaste veckorna. Slutligen får personen träffa en medarbetare från kommunen som vid behov överlämnar en kallelse till ett möte där personen kan få hjälp med att bland annat ansöka om ekonomiskt bistånd under perioden för glappet. 3.3 Spår 1:3 Den nyanlända kallas till trepartssamtal med Migrationsverket och Arbetsförmedlingen på servicekontoret, där hon eller han får underrättelse om sitt uppehållstillstånd och samtidigt ett manuellt inskrivningssamtal. Därefter får personen anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren från servicekontoret. Vid behov får hon eller han även träffa en handläggare från kommunen på servicekontoret för att få hjälp med glappet. 3.4 Spår 1:4 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Efter samtalet kan personen direkt anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren från servicekontoret. Därefter kan hon eller han möta en medarbetare från kommunen på servicekontoret. Personen kallas separat till inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen i deras egna lokaler. 3.5 Spår 2 Den nyanlända, som blivit underrättad sitt uppehållstillstånd utanför projektets verksamhet, kallas till inskrivningssamtal av en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen till servicekontoret. Efter samtalet kan personen vända sig både till servicehandläggare och till medarbetare på kommunen på servicekontoret för att få hjälp med sina ärenden. 8 Manuellt inskrivningssamtal används istället för det vanliga inskrivningssamtalet när kunden ännu inte fått sitt personnummer. Manuellt syftar till att arbetsförmedlaren inte kan föra in uppgifterna i systemet innan kunden fått sitt personnummer. 20

21 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 3.6 Trepartssamtal Medarbetare från två olika aktörer träffar den nyanlända i ett gemensamt möte på servicekontoret för att tillsammans lösa problem eller frågor som gäller hennes eller hans situation. 3.7 Drop-in Alla myndigheter finns närvarande på servicekontoret för att gemensamt kunna hjälpa den nyanlända. Här kan även olika funktioner från respektive aktör delta, till exempel en studie- och yrkesvägledare från vuxenutbildningen tillsammans med en ekonomisk biståndshandläggare från kommunen eller en etableringsresurs tillsammans med en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen. 3.8 Checklista En gemensam checklista för den nyanlända gör det lätt för henne eller honom att se vad som är färdigt och vad som finns kvar att göra i etableringsprocessen. Checklistan underlättar också för personen i mötet med aktörerna eftersom varje aktör fyller på med all nödvändig information. På så vis är all information samlad på ett och samma ställe och blir lätt för personen att presentera för nästa aktör. Den är även ett stöd för medarbetaren när hon eller han ska hjälpa den nyanlända. 3.9 Gruppinformation För att underlätta för de nyanlända anordnades gruppinformationstillfällen som framförallt gällde information från Försäkringskassan Tolkar Med hänsyn till att aktörerna har olika upphandlingsavtal 10 för tolkar, fick varje ort välja hur de skulle arbeta med tolkfrågan. Detta resulterade i att man delade upp ansvaret för tolkar på olika sätt, där de flesta aktörer tog ansvar för någon del av tolkkostnaden, framförallt genom att alternera bokningsansvaret Lokala överenskommelser Som tidigare beskrivits tog de lokala cheferna tillsammans fram överenskommelser om ansvar för medarbetarna, arbetsmiljö och säkerhet som skulle gälla under de dagar då de tvärprofessionella teamen vistades i servicekontorets lokaler. Dessa överenskommelser var på två pilotorter 9 Denna gruppinformation ska inte förväxlas med den gruppinformation som Migrationsverket erbjuder. 10 Försäkringskassan, Skatteverket och Pensionsmyndigheten har genom servicesamverkan på servicekontoren ett gemensamt tolkavtal. 21

22 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information skriftliga och på två pilotorter muntliga. Anledningen till att två orter endast hade en muntlig överenskommelse var att alla chefer hade samma rutiner internt och därför inte såg någon anledning att upprätta ett skriftligt avtal. Eftersom projektverksamheten funnits i servicekontorets lokaler, var det naturligt för alla fyra överenskommelser att det största ansvaret föll på chefen för servicekontoret. 22

23 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 4 Medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland Eftersom projektet inte har haft några medel att förfoga över har det sedan start varit styrgruppens avsikt att ansöka om medel från samordningsförbundet på någon av, eller alla, pilotorterna. Ansökan om finansiering från Samordningsförbundet Östra Östergötland gjordes i maj 2015 och gällde möjligheten att få göra en kundundersökning, anställa personal och vidareutveckla checklistan. I juni 2015 beviljades projektet kronor till att genomföra dessa aktiviteter. För redovisning av intäkter och utgifter, se bilaga 5 Ekonomisk redovisning. 4.1 Kundersökning och utvärdering Företaget Augur som Försäkringskassan har ramavtal med anlitades för att göra en kundundersökning. Styrgruppen hade vid denna tidpunkt även bestämt sig för att anlita företaget Payoff för en samhällsekonomisk utvärdering av projektet, och därför fördelades kronor till kundundersökningen och kronor till den samhällsekonomiska utvärderingen. Detta gjordes med samordningsförbundets godkännande Augur I avvägningen av vilka orter som skulle delta i kundundersökningen, diskuterades flera alternativ. Å ena sidan fanns anledning att endast genomföra kundundersökningen i Norrköping, eftersom medel beviljats från samordningsförbundet där. Å andra sidan skulle kundundersökningen kunna genomföras på alla fyra pilotorter för att få en bredare analys. Valet föll slutligen på Ljusdal och Norrköping. Beslutet att välja Norrköping föll sig ganska naturligt eftersom medel beviljats från Samordningsförbundet Östra Östergötland. Ljusdal valdes eftersom man bedömde att det behövdes en kontrollort som motvikt till Norrköping. Dessutom hade Alingsås och Borlänge haft ett för litet underlag av nyanlända för att ge ett konkret urval till undersökningen. Augur fick därmed i uppdrag dels att utvärdera arbetssätten inom projektet och dels att utvärdera checklistan, genom att göra djupintervjuer med sammanlagt femton personer i Ljusdal och Norrköping Payoff Payoff fick i september 2015 uppdraget att genomföra en samhällsekonomisk utvärdering av projektet på alla fyra pilotorter. Initialt föreslogs det att man endast skulle utföra utvärderingen på två orter för att hålla kostnaden nere, men styrgruppen ville utvärdera alla fyra orter för att få ett så bra underlag som 23

24 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information möjligt. Alla aktörer i styrgruppen bidrog därför med vardera kronor till utvärderingen. 4.2 Vidareutveckling av checklistan Det fanns ett behov av att utveckla checklistan så att den skulle passa för olika typer av orter och inom olika typer av samverkan. Med medel från samordningsförbundet blev det möjligt att utvärdera checklistan på alla fyra pilotorter och två orter utanför projektet: Eskilstuna och Helsingborg. 4.3 Medarbetare Två personer anställdes på deltid för att bistå projektledaren med vissa arbetsuppgifter. Med hjälp av dessa medarbetare kunde följande arbete genomföras: Checklistan utvärderades av alla fyra pilotorter, samt två orter utanför projektet, och sammanställdes till en slutlig version. Den trycktes upp av ett tryckeri och färdigställdes för användande utanför projektet om detta skulle bli aktuellt. Flödeskartläggningen från workshopparna på alla fyra pilotorter sammanställdes till en gemensam kartläggning för projektet. Ett utvärderingsverktyg togs fram för medarbetarna som deltog i projektet, vilket gjorde det möjligt för projektledningen att sammanställa även medarbetarnas syn på projektet. 24

25 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 5 Mätningar och resultat Projektets önskade effekter på ett övergripande plan är minskad påfrestning på individen ökad effektivitet för aktörerna förkortad tid fram till etablering för den nyanlända. I början av projektet, när det saknades medel för att skapa en egen form av utvärdering, behövde projektledningen använda redan framtagna interna mätpunkter hos vissa av aktörerna utan möjlighet att anpassa dem för projektets typ av arbete. När medel beviljades från Samordningsförbundet Östra Östergötland blev det möjligt dels att göra en kundundersökning och en samhällsekonomisk utvärdering och dels att ta fram ett utvärderingsverktyg som anpassades efter projektets verksamhet. De interna mätpunkter som projektet var hänvisade till i början av projektet presenteras därför inte i denna rapport. 5.1 Aktivitetslogg och utvärderingsverktyg Från mitten av mars till mitten av oktober, så använde medarbetarna på pilotorterna ett enkelt utvärderingsdokument för att genom fritext dokumentera arbetet inom projektet. Detta dokument förvarades i Projectplace och fylldes på varje vecka av en medarbetare på varje pilotort. Förutom att dokumentera arbetet, lyftes även förbättringsförslag från medarbetarna till den lokala arbetsgruppen via detta dokument. Under augusti och september utvecklades ett internetbaserat utvärderingsverktyg i Webropol som alla medarbetare fick tillgång till. Verktyget hade både styrande frågor och frågor som skulle besvaras med fritext. Medarbetaren kunde själv välja om utvärderingen skulle fyllas i efter varje kundbesök/möte eller i slutet av dagen eller veckan. En gång i veckan skickades en rapport till projektledaren med en sammanställning av alla svar. 5.2 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen I ett försök att få veta om projektet haft någon effekt på den enskildes etableringsplan gjorde Arbetsförmedlingen en kvalitativ studie på de fyra pilotorterna. Urvalet bestod av tio olika kvinnor och tio olika män på respektive pilotort vid varje mättillfälle. Mättillfällena ägde rum i januari, juni och november, då en medarbetare på Arbetsförmedlingen använde parametrar så som matchningsunderlag och aktiviteter dels för att bedöma om det fanns en röd tråd i ärendet och dels för att kunna jämföra utvecklingen över tid. 25

26 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 5.3 Kundundersökning med Augur Initialt var tanken att urvalet till kundundersökningen skulle hämtas ur antingen Arbetsförmedlingens eller Försäkringskassans system, men tyvärr fick projektet inte juridiskt stöd för detta. Att rekrytera intervjupersonerna delegerades därför till arbetsförmedlare i Ljusdal och Norrköping. Rekryteringen skedde enligt en rekryteringsmall som Augur hade tagit fram och kunderna fick information på arabiska, engelska, somaliska och tigrinja. Resultatet blev totalt sju personer som omfattades av projektet och åtta personer i en kontrollgrupp. De som ingick i kontrollgruppen fick en del hypotetiska frågor. Könsfördelningen bland intervjupersonerna var nio män och sex kvinnor. Vid alla intervjuer fanns tolk på hemspråken med på plats. Kundundersökningen gav fem huvudinsikter: Tiden innan uppehållstillståndet beviljas präglas av väntan och inaktivitet. När man väl underrättas om att man fått uppehållstillstånd, upplever man glädje och viljan att uträtta saker är stark. Både de som omfattats av projektet och kontrollgruppen ser därför positivt på samverkan mellan myndigheterna den första tiden efter beviljandet av uppehållstillstånd. 2. Projektets arbetssätt gör att den nyanlända känner sig trygg, eftersom hon eller han upplever en känsla av kontroll över sin situation. Denna känsla är större än hos kontrollgruppen, som har sin egen upplevelse av icke-kontroll att jämföra med. 3. Syfte och innehåll i checklistan är oklart för intervjupersonerna. Vid genomgång av checklistan menar de dock att den skulle minimera risken för att glömma bort något på vägen och hjälpa till att säkerställa att processen flyter som den ska. 4. Servicekontoret fyller en viktig funktion i den nyanländas vardag. Där kan man få svar på sina frågor och slipper bli slussad vidare. Däremot ser man helst att det finns tolkar på plats. 5. Regler och bestämmelser i svenska samhället upplevs som stelbenta och försvårande för att nyanlända ska kunna etablera sig. Hur man tar till sig information om samhället är väldigt olika och därför är projektets arbetssätt med individen i fokus en bit på vägen till att möta individens behov. 5.4 Samhällsekonomisk utvärdering med Payoff Utvärderingen gjordes genom möten med medarbetare på respektive pilotort, samt med enkäter till samtliga medarbetare och styrgruppsmedlemmar. Alla lokala chefer och projektägaren fyllde dessutom i en kostnadsmall och processer/rutiner samlades in både från respektive aktör på central nivå och från kommunerna på lokal nivå. 11 Se sidorna i bilaga 3 Augurs rapport. 26

27 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Sammanfattningsvis visade Payoffs rapport följande resultat: Projektet var mycket lönsamt och hade en återbetalningstid på två månader. Med detta menas att kostnaden för projektet skulle vara återbetald till samhället efter två månader. För ett genomsnittsärende sparar samhället ungefär kronor. Detta baseras på skillnaden mellan faktiska kostnader för projektet och de ekonomiska vinsterna både på organisations- och individnivå. Rapporten visade på ett antal framgångsfaktorer inom projektet. För nyanlända innebar projektet ökad egenmakt, ett värdigt mottagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen har ökat. 12 För aktörerna medförde det kvalitetsmässigt bättre möten med de nyanlända, bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få svar på frågor som rör en annan myndighet. 13 På pilotorterna menade man att framgångarna var att medarbetarna lärt känna de andra myndigheterna bättre, att det är bra både för medarbetarna och kunderna att samverka på en gemensam plats och att man tillsammans agerade som en enhet gentemot kunden genom att se till att man aldrig släppte taget om individen. Styrgruppen kunde se att det fanns en ökad kunskap om övriga aktörer, att man nu hade känslan av ett gemensamt uppdrag och en delad problembild samt att det fanns ett större fokus på helheten i etableringsprocessen. Vidare beskriver rapporten följande: Om projektets arbetssätt och samverkan kan tillämpas på flera orter med servicekontor finns det en stor potential till ytterligare effektivisering och besparing. En annan aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaderna skulle, enligt vår bedömning, försvinna vid en eventuell implementering av projektet. Kan den kompetens, samverkan och arbetsmetoder som byggts upp under projekttiden överföras till det vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi ser det, en mycket stor samhällsekonomisk potential i det förändrade arbetssättet. 14 Rapporten lyfte även fram viss förbättringspotential för eventuell fortsatt projektverksamhet eller om arbetssätten ska drivas i ordinarie verksamhet. Detta inkluderade bland annat bättre lokal styrning av pilotorterna, bredare deltagande av kommunernas olika förvaltningar och möjligheten till uppföljning och statistik direkt kopplad till projektet. 12 Sidan 5 i bilaga 4 Payoffs rapport. 13 Sidan 5 i bilaga 4 Payoffs rapport.. 14 Sidan 4 i bilaga 4 Payoffs rapport. 27

28 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 6 Analys 6.1 Pilotorterna På alla pilotorterna lades det ner en del förberedande arbete innan projektet kunde starta upp sin verksamhet. Detta var allt från att införskaffa rätt teknik för att kunna koppla upp sig mot den egna verksamhetens interna system och installera rätt skrivare, till ronder av säkerhetsansvariga och att skaffa möbler som skulle passa i kundytan Alingsås I Alingsås genomfördes workshopparna den 19 och 26 februari, med efterföljande uppstart av verksamheten den 25 mars. Initialt valde man att använda sig av spår 1:1 på onsdag förmiddag och gemensam drop-in på onsdag eftermiddag. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen bestämde sig för att medlyssna på varandras samtal med en kund för att utkristallisera vilken information som båda aktörer lämnade till kunden. I och med denna medlyssning så insåg medarbetarna att det skulle underlätta för kunden om man hade ett trepartssamtal istället för två skilda samtal. På så sätt utvecklade man och satte i drift spår 1:3, som användes förutom vid tillfällen då det inte var lämpligt för kunden eller för medarbetarna. Under oktober månad kom det förslag på att medarbetarna skulle ha ett gemensamt uppstartsmöte varje onsdag innan man började arbeta med drop-in, vilket blev uppskattat och föll väl ut. På drop-in-verksamheten på eftermiddagen deltog medarbetare från alla aktörer, vilket visade sig vara till nytta för både kunden och medarbetarna. Under en längre period utsattes drop-in-verksamheten för ett väldigt högt tryck, som framförallt drabbade Arbetsförmedlingen och servicekontoret. Under hösten blev det känt att kunderna uppfattat det som att det var en aktivitet inom etableringsplanen att besöka drop-in på onsdagar. Så snart denna informationsbrist var åtgärdad, minskade antalet besök. Kommunen hade under drop-in-verksamheten medarbetare från integrationsavdelningen och en studie-och yrkesvägledare från Alingsås vuxenutbildning på plats. Kommunens egna medarbetare i projektet, övriga aktörer och kunder efterfrågade sakkunniga inom fortsatt ekonomiskt bistånd vid ett flertal tillfällen, eftersom integrationsavdelningen endast handlägger det initiala glappet. Socialförvaltningen klargjorde däremot att det var integrationsavdelningen som skulle representera kommunen i projektet och önskan om att utöka projektkonceptet fick därför inte något gehör. Tyvärr har detta resulterat i att projektet inte har fått testa sin fulla potential i Alingsås. 28

29 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Ett annat bakslag för pilotprojektet i Alingsås var att endast ett fåtal boende på anläggningsboendet Höglunda beviljades uppehållstillstånd, vilket innebar att det var få kunder som var i behov av att använda spår 1:1 och 1:3. Detta förbättrades något under hösten, då fler personer beviljades uppehållstillstånd. 15 Alingsås testade också att erbjuda informationsträffar för de nyanlända med hjälp av en generalist (informatör) från Försäkringskassan. Informationsträffen hölls en gång i månaden och hade tolkar på olika språk närvarande. I början var det endast de kunder som passerade spår 1:1 eller 1:3 som bjöds in till informationsträffen, men eftersom det var så få boende på Höglunda som beviljades uppehållstillstånd var det endast en eller två personer på informationsträffarna. Arbetsgruppen fattade därför beslutet att låta alla aktörer bjuda in personer med behov av information om Försäkringskassan till informationsträffarna. I ungefär samma veva började också antalet beviljade uppehållstillstånd för de boende på Höglunda att öka, vilket innebar att det också bjöds in fler nyanlända till infoträffarna genom spår 1. De personer som kom på informationsträffarna var framförallt ensamstående unga män, men även barnfamiljer. Generalisten visade Försäkringskassans informationsfilm för den som är ny i Sverige, förklarade hur man kommer i kontakt med Försäkringskassan på sitt hemspråk, visade vilka förmåner som kan vara aktuella för kundgruppen och vilka rättigheter och skyldigheter man har som kund hos Försäkringskassan. Det hände att personer direkt efter informationsträffen vände sig till en servicehandläggare för att ansöka om förmåner som de fått information om vid informationsträffen. I Alingsås har det funnits en stor vilja att driva projektet och alla aktörer har varit positivt inställda. Däremot har projektets utveckling starkt påverkats av att det funnits för få personer som beviljats uppehållstillstånd Borlänge Borlänges workshoppar genomfördes två dagar efter varandra den 9 och 10 februari. Verksamheten startade först den 6 maj, vilket berodde på att det tog tid att skriva en lokal överenskommelse mellan parterna om samverkan i servicekontorets lokaler. Bidragande till detta var även servicekontorets önskan om att starta upp först efter deklarationsperioden var över. Man utsåg tre arbetsledare från Migrationsverket, kommunen och servicekontoret. Dessa tre hade i huvudsak ansvar för att se till att det inte vistades för många personer i lokalen, men också för att all information spreds till respektive organisation. Arbetsledarna träffades för möten kontinuerligt och konceptet med arbetsledare föll ut väldigt väl. För att få det att fungera optimalt hade det dock även krävts att Arbetsförmedlingen bidrog med en arbetsledare. 15 Varje vecka har som mest två beslut om uppehållstillstånd underrättats, vissa veckor har det varit inga alls. 29

30 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Initialt fokuserade man i Borlänge på drop-in-verksamhet på onsdag och torsdag eftermiddagar. En av anledningarna till detta var att det, precis som i Alingsås, var för få personer som beviljades uppehållstillstånd i kommunen. Den andra anledningen var att Arbetsförmedlingen inte såg vinsten för sin verksamhet att arbeta med spår 1. Istället valde arbetsgruppen att flytta Arbetsförmedlingens direktservice inom etableringsverksamheten till servicekontorets lokaler och där samverka kring dessa kunders behov. Denna samverkan visade sig inte fungera optimalt, bland annat eftersom Arbetsförmedlingens medarbetare endast tog emot kunder inne på besöksrum, men även för att de övriga aktörerna inte fick tillräckligt med besök för att rättfärdiga samverkan. Arbetet med drop-in testades i lite olika varianter, där skillnaden var vem som tog emot, sorterade och hänvisade kunderna till rätt aktör. Vid första varianten var det en servicehandläggare, därefter en arbetsförmedlare och sist en etableringsresurs från Arbetsförmedlingen. Ingen av dessa ändringar resulterade dock i ökad samverkan med kunden i fokus. Arbetsgruppen bestämde därför den 7 juli att byta arbetssätt till spår 1:1 och trepartssamtal. Den 9 juli valde Arbetsförmedlingen i Borlänge att lämna projektet. Anledningen var att man inte kunde se vinsten med samarbetet kring spår 1:1 och trepartssamtal. Övriga aktörer valde dock att gå vidare med spår 1:4 och trepartssamtal i den utsträckning det fanns underlag och behov av detta. Sedan juli månad har Migrationsverket inom piloten i Borlänge underrättat mellan ett och tre beslut om uppehållstillstånd per vecka och tillsammans har aktörerna då använt spår 1:4. Borlänge kommuns mottagningsenhet Sopranen uttryckte tidigt ett behov av ett utbyte med Migrationsverket för att hjälpa sina kunder med frågor om anhöriginvandring. Eftersom Migrationsverket redan i början av året påbörjade arbetet med en eventuell flytt av sin verksamhet kring processen Att söka skydd från Hedemora till Borlänge, samt med en utökning av processen Att komma till Sverige, valde man att avvakta med detta samarbete tills Migrationsverkets personal fått utbildning i frågorna som rör processen Att komma till Sverige. Under sensommaren togs därför diskussionen upp igen, men det visade sig svårt att skapa rutiner som inte bröt sekretessen. I Borlänge har det funnits en stark vilja att driva projektet, men resultatet har påverkats av det lilla antalet beviljade uppehållstillstånd och Arbetsförmedlingens lokala beslut att lämna projektet. För att ett projekt av denna sort ska fungera är det viktigt att alla aktörer är intresserade av att jobba med samverkan och att de kan se inte bara sin egen vinst genom att delta, utan vinsten för kunden och processen som helhet. 30

31 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information Ljusdal Arbetsgruppen i Ljusdal hade redan kommit en bra bit på väg i sin planering gällande projektet innan projektledaren kom på plats. Arbetet i Ljusdal fick därför börja med att ta några steg bakåt för att, precis som de andra pilotorterna, genomföra workshopparna. Detta gjordes den 17 och 24 februari och när projektverksamheten startade upp den 11 mars var den väldigt efterlängtad. I Ljusdal bestämde sig arbetsgruppen för att driva spår 1:2 på onsdag eftermiddag och drop-in-verksamhet på både onsdag och torsdag eftermiddagar. Anledningen till att man valde spår 1:2 och inte spår 1:1 var att Arbetsförmedlingen inte såg vinsten med manuella inskrivningssamtal. Migrationsverket hade redan en form av mobil verksamhet där de nådde ut med information till sina kunder, och de bedömde därför att de bara hade resurser till att medverka på onsdagar. Det visade sig också att antalet underrättelser om uppehållstillstånd i Ljusdal var tillräckligt för att kunna hanteras på en dag. Totalt har projektet genererat mellan 35 och 80 besök per vecka. 16 Man har genomfört mellan två och fem spår 1:2 per vecka, ibland med gruppunderrättelse av beslut om uppehållstillstånd. En vecka innan varje arbetsgruppsmöte hade medarbetare från alla aktörer ett handläggarmöte där de framförallt diskuterade förbättringsförslag. Minnesanteckningarna från dessa möten fungerade sedan som underlag för arbetsgruppens möte veckan efter. Vid behov fattades beslut om nya arbetssätt, vilket sedan meddelades arbetsgruppen. Handläggarmötena spelade en viktig roll för utvecklingen av projektet i Ljusdal. Även i Ljusdal var ansatsen att starta upp gemensamma informationsmöten. Tanken var att man skulle börja med information från Arbetsförmedlingen, sedan Försäkringskassan och avsluta med kommunens boskola. Även om man hade ett bra koncept, bestämde man sig för att skjuta upp det eftersom det inte fanns någon lokal för informationsträffarna. I och med branden i förvaltningshuset sköts det ytterligare på framtiden. Branden som drabbade förvaltningshuset i Ljusdal innebar att projektet tillfälligt fick läggas på is. Alla aktörer var dock noga med att påpeka att man ville driva igång projektverksamheten så snart som möjligt och uppehållet sträckte sig därför bara till lite mer än en månad. Den lokala överenskommelse som skrevs i Ljusdal vid projektstarten visade sig komma till nytta i samband med branden. Arbetsförmedlingen i Ljusdal vittnar om att de tack vare det korta mötet med den nyanlända i samband med spår 1:2, när de lämnar över en kallelse till 16 Eftersom varje aktör loggar sina egna besök och kunden ofta besöker mer än en aktör, kan siffran vara missvisande då det inte är unika besök. 31

32 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information inskrivningssamtalet, har i stort sätt 100 procents närvaro på dessa inskrivningssamtalsmöten. De tror att detta beror dels på att de nyanlända får information vid den första träffen på servicekontoret om att de måste avboka vid förhinder eller flytt, och dels på att de får kallelsen direkt av en arbetsförmedlare istället för att få den hem i brevlådan. Medarbetarna i Ljusdalspiloten har visat vilja att driva projektet och tagit stort ansvar. Det vinnande konceptet i Ljusdal var att man var mån om att ta hand om sin gemensamma kund och sätta henne eller honom i centrum Norrköping Norrköping var först ut av pilotorterna med att genomföra workshopparna den 8 respektive 13 januari. Därmed blev de även först av de fyra pilotorterna att starta upp sin verksamhet den 10 februari. Verksamheten bestod vid starten av spår 1:1, som genomfördes på tisdagar, och spår 2, som genomfördes på onsdagar. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen tog endast emot bokade besök, medan kommunen hade drop-in-verksamhet. Migrationsverket fanns bara på plats på tisdagar när projektet använde spår 1:1. Under genomförandeperioden av projektet testade Norrköping flera olika kombinationer av sina arbetssätt. Under en period använde de spår 1:1 både tisdagar och onsdagar, vilket innebar att spår 2 då endast användes för att fylla upp eventuella luckor under dessa två dagar. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen testade också trepartssamtal för att se om det skulle falla väl ut. De kom dock fram till att det varken gynnade kunderna eller aktörerna. Migrationsverket underrättade i snitt 25 personer om beslut om uppehållstillstånd per månad. 17 Under perioden då de använde sig av spår 1:1 både tisdagar och onsdagar ökade antalet till det dubbla, för att sjunka något då de återgick till att bara använda spår 1:1 på tisdagar på grund av den rådande situationen med ökat antal asylsökande under hösten. Kommunen bestämde ganska tidigt att de ville satsa på en koordinator som skulle representera alla de förvaltningar som nyanlända berörs av. Koordinatorns roll skulle framförallt vara att informera. Idén med koordinator testades under en kort period, men kom av sig på grund av personalbyte. Istället fanns en handläggare från arbetsmarknadskontoret på plats både tisdagar och onsdagar, medan en medarbetare från utbildningskontoret initialt fanns på plats onsdag eftermiddag. Utbildningskontoret utökade under hösten sin närvaro med tisdag förmiddag. Redan innan workshopparna hade servicehandläggarna i Norrköping börjat skissa på en checklista som den nyanlända skulle kunna bära med sig genom 17 Vilket var ungefär en fjärdedel av alla beslut som fattades i Norrköping. 32

33 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information hela sin etableringsprocess. Checklistan baserades först på den information som servicehandläggarna behöver för att kunna stötta kunden. I arbetet under workshop två förfinades dock checklistan till att inkludera både kundens och de övriga aktörernas behov. Checklistan har sedan dess fortsatt att utvecklas utifrån kundens och aktörernas behov. Även i Norrköping hade handläggarna möten veckan innan arbetsgruppen hade sitt möte. Precis som i Ljusdal lyftes då frågor från medarbetarna som de själv inte hade mandat att fatta beslut i. I Norrköping hade man även en medarbetare från varje aktör som hade ansvar att föra vidare information mellan projektet och den egna organisationen, vilket underlättade både för chefer och för projektledningen. Elva av de tolv studiebesöken inom projektet genomfördes i Norrköping (ett genomfördes i Alingsås), vilket berodde dels på att orten är lätt att resa till och dels på att verksamheten där har varit så mycket större än på de andra pilotorterna. Studiebesöken gjordes bland annat av socialförsäkringsminister Annika Strandhäll och riksdagsledamot Johanna Jönsson, men även av kommuner och ledningsgrupper inom projektmedverkande organisationer. Efter Annika Strandhälls besök, som genomfördes som ett rollspel, bad medarbetarna att få se hur varje aktör genomförde sitt möte med den nyanlända. Man planerade och genomförde därför fyra informationsträffar (en för varje aktör: Arbetsförmedlingen, kommunen, Migrationsverket och servicekontoret) där man inför övriga medarbetare visade ett rollspel. Konceptet var väldigt uppskattat av medarbetarna. I Norrköping har det funnits ett driv från både medarbetare och chefer. Man har velat testa väldigt mycket, och om något inte har fungerat så har man justerat arbetssättet relativt snabbt. Arbetsgruppen har däremot lagt mycket mer ansvar på enhetschefen för servicekontoret än vad som varit fallet på de andra orterna, troligtvis för att de flesta studiebesöken förlagts i Norrköping. 6.2 Checklistan Efter att checklistan under våren hade justerats för att passa kundens behov ännu bättre, så skickades den till respektive organisation för juridisk granskning. Nästan alla aktörer på central nivå, inklusive de fyra kommunerna, godkände checklistan med smärre ändringar. Man diskuterade om checklistan berördes av sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det bedömdes dock att lagen inte var tillämplig i det här fallet, eftersom aktören lämnar uppgifterna till individen själv och det är individen som bär vidare informationen till nästa aktör. För Migrationsverket, som har en högre form av sekretess, tog den juridiska beredningen längre tid än för de övriga. Slutligen bestämdes det att Migrationsverkets sida i checklistan istället skulle läggas som en bilaga, eftersom det fanns farhågor om att information 33

34 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information från Migrationsverket skulle riskera att läsas av medarbetare som inte hade behov av informationen. Den andra stora ändringen var att justera checklistan utifrån Augurs rapport. I den framgick det bland annat att kunderna först inte förstod vad checklistan skulle användas till. När de däremot fick den presenterad för sig under intervjun tyckte de att den skulle vara en trygghet så att de inte missade något och att den dessutom skulle underlätta deras etableringsprocess. Redan från början hade projektledningen bestämt att kunderna inte skulle få checklistan utan att någon först gått igenom introduktionssidan med dem med hjälp av tolk. Därför förvånades man över att kunderna inte hade förstått hur checklistan skulle användas. Projektledningen tolkade detta som att kunderna inte hade registrerat informationen om checklistan eftersom de bara en stund tidigare fått veta att de beviljats uppehållstillstånd i Sverige. För att lösa informationsproblemet översattes introduktionssidan till de fem vanligaste språken för nyanlända (arabiska, dari, engelska, somaliska och tigrinja) så att kunderna, utöver den information de fått med hjälp av tolken, i lugn och ro själva skulle kunna läsa om syftet med checklistan. Migrationsverkets rättsavdelning granskade i oktober checklistan på alla fyra pilotorter. Granskningen innebar i sig inga krav på ändringar av checklistans utformning eller rutinerna kring checklistan. Snarare såg man vikten av att samverka kring kundens behov. I samma veva genomfördes även workshoppen med pensionshandläggare och servicehandläggare. Den resulterade bland annat i att informationsrutan om äldreförsörjningsstöd i checklistan uppdaterades. 18 Checklistan testades även utanför projektet på två orter: i Eskilstuna och i Helsingborg. Projektet ville testa listan för att se hur väl den fungerade om aktörerna inte fanns under samma tak som de gjorde på pilotorterna. Migrationsverkets bilaga var dock inte med i den version som testades på dessa orter och inte heller deltog Migrationsverkets lokala kontor i själva testandet av checklistan. Detta berodde dels på det höga arbetstryck som Migrationsverket utsattes för under hösten och dels på att Migrationsverkets rättsavdelning bara godkänt att checklistan användes inom projektet. Både Eskilstuna och Helsingborg fick en genomgång av checklistan på orten och gavs möjlighet att testa checklistan under fyra veckor. Av diverse anledningar dröjde det innan orterna kom igång med att använda checklistan och det var därför få kunder med checklistor som hann passera alla aktörerna. Detta försvårade möjligheten att sammanfatta hur checklistan faktiskt fungerade på orter där aktörerna inte sitter under ett och samma tak. Trots detta kunde 18 Workshoppen resulterade också i att Pensionsmyndigheten kommer att se över hur man arbetar med en bosättningsblankett och möjligheten till förenklingar av hantering inom de olika förmånerna. 34

35 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information vissa slutsatser dras, bland annat att det är svårt att koordinera arbetet och få en samsyn med checklistan både mellan aktörer och inom den egna arbetsgruppen när det inte finns samverkan i övrigt, men även att syftet med checklistan till viss del faller om inte Migrationsverkets sida finns med i checklistan eller som bilaga. 6.3 Tolkar Det visade sig vara problematiskt att hitta bra tillvägagångssätt när det gällde tolkar. Framförallt berodde detta på att aktörernas respektive upphandling satte stopp för att använda varandras tolkar, men även på att det finns olika bestämmelser om när man ska och får använda tolk. Även inom samma organisation fanns det lokala skillnader på hur man använder tolkar. Helst av allt hade medarbetarna sett att en och samma tolk användes genom till exempel spår 1 för att skapa en bra kedja och trygghet för kunden. Detta styrktes ytterligare genom Augurs kundundersökning, där kunderna önskade att samma tolk hade följt dem under hela processen. 6.4 Teknik Vid eventuell fortsatt samverkan mellan aktörerna bör tekniken ses över för att underlätta samarbetet. Till exempel skulle det vara smidigare och mer pålitligt om alla aktörer kunde använda samma nätverk och skrivare. 19 Möjligheten för alla att använda samma program för videomöten och på samma sätt, skulle underlätta utbytet mellan orterna och minska kostnaden för resor för projektledning och arbetsgrupper. 6.5 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen Projektet hade inte som mål att förbättra kvaliteten i etableringsplanerna för de kunder som ingick i projektet, men självklart fanns det en önskan om att indirekt kunna påverka etableringsplanerna. Den kvalitativa studie som Arbetsförmedlingen gjorde visade att etableringsplanerna hade en något bättre kvalitet för både män och kvinnor i Alingsås, Borlänge och Ljusdal under perioden januari till november. I Norrköping kunde man till och med se en högre kvalitet på etableringsplanerna från januari till november både för män och för kvinnor, men särskilt för män. Inga större slutsatser kan dock dras av resultatet. Det beror dels på att ingen kontrollmätning på andra orter har gjorts och dels på att Borlänge visar samma resultat som två andra pilotorter, trots att Arbetsförmedlingen drog sig ur projektet där. Det som däremot kan vara intressant att påpeka är att man i Norrköping, där kvaliteten har ökat mer än på de tre övriga orterna, har full samverkan i form av spår 1:1, det vill säga att Arbetsförmedlingen använder sig av manuella inskrivningssamtal på 19 Förutom Migrationsverket som använder speciella sekretesskrivare som raderar allt innehåll efter utskrift. 35

36 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information servicekontoren, och att man använder checklistan fullt ut. Utöver detta så har Arbetsförmedlingen i Norrköping deltagit i projektet med flertalet arbetsförmedlare på ett rullande schema. Det kan därför förmodas att projektets anda om att sätta kundens behov i centrum har spridits lättare i Arbetsförmedlingens arbetsgrupp i Norrköping och på så sätt påverkat kundernas etableringsplaner positivt. 6.6 Augurs rapport Augurs rapport om kundernas syn på projektets nya arbetssätt styrkte ytterligare de insikter som medarbetarna i projektet tidigt förmedlade: att de ser positivt på samverkan och upplever en trygghet i att bli omhändertagna av flera myndigheter under samma tak. De nyanlända såg positivt på samverkan mellan myndigheterna den första tiden efter att de beviljats uppehållstillstånd, eftersom det underlättade för dem efter en lång tids inaktivitet som asylsökande. Regler och bestämmelser i svenska samhället upplevdes också som stelbenta och försvårande för att de skulle kunna etablera sig i det svenska samhället. Projektets arbetssätt med individen i centrum ansågs därför vara ett viktigt steg mot att möta individens behov. Servicekontoret fyllde en viktig funktion i de nyanländas vardag. Där kunde de få svar på sina frågor och slapp bli slussade vidare. Kunderna kände sig trygga genom de nya arbetssätten eftersom de upplevde en känsla av kontroll över sin egen situation. Denna känsla var till och med större hos kontrollgruppen, som hade sin egen upplevelse av icke-kontroll att jämföra med. 6.7 Payoffs rapport Payoffs rapport visade att projektets samverkan, även i de enklaste former, ger resultat för samhället. Det gäller inte bara ekonomiska resultat, utan även påverkan på det personliga planet för kunderna och i arbetet för medarbetarna. Den samhällsekonomiska utvärderingen visade att den totala samhällsekonomiska lönsamheten med projektets arbetssätt, både på individoch organisationsnivå, är ungefär kronor per genomsnittsärende. Resultat pekade också på att återbetalningstiden för projektet är så låg som två månader. Självklart fanns det, precis som Payoff nämner, områden som skulle kunna förbättras för att öka projektverksamhetens potential. Ett av dessa områden var möjligheten till att föra statistik i projektet på ett tillförlitligt sätt, vilket skulle göra det lättare att påvisa vikten av projektet. Ett annat skulle vara att utöka projektet till att omfatta även effektivisering av den fortsatta etableringsprocessen efter att personerna skrivits in hos Arbetsförmedlingen. Här kan man hävda, utifrån den kvalitativa mätningen som Arbetsförmedlingen har gjort, att det redan finns en påverkan på kvaliteten av projektdeltagarnas 36

37 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information etableringsplaner. Vidare menade Payoff även att ledtiderna innan uppehållstillstånd beviljas bör kunna minimeras med hjälp av samverkan mellan aktörer. Detta får dock anses ligga utanför projektets ramar. 6.8 Slutsatser Utifrån alla mätningar, resultat och upplevelser i projektet har projektledningen dragit vissa slutledningar kring val av pilotorter och arbetssätt, men även om hur en framtida verksamhet skulle kunna se ut Val av orter Projektledningen tog fram ett urvalskoncept för att välja ut de fyra orter som varit piloter under Utifrån detta urval och resultatet på de fyra orterna, kan följande slutsatser dras. För att samverkan ska vara lönsam för aktörerna är det viktigt att orten har ett högt antal asylsökande som potentiellt kommer att beviljas uppehållstillstånd och som även bedöms stanna kvar på orten efter beviljandet av uppehållstillstånd. Man kan säkert argumentera att det är en vinst för den enskilda kunden oavsett hur många personer som passerar en mötesplats för samverkan, men för att medarbetarna effektivt ska kunna möta kunden i samverkan behöver de vara samspelta, vilket de bara blir genom att möta så många kunder som möjligt. Dessutom blir vinsten betydligt större för kunden om hon eller han bor kvar på samma ort som under asylprövningstiden och kan besöka en mötesplats under hela sin etableringsprocess. För att vara så bra rustad som möjligt för samverkan är det också nödvändigt med lokala överenskommelser och att det är tydligt att aktörerna binder sig för samverkan under en viss tidsperiod och med en viss prioritering av det gemensamma arbetet. Syftet med det är att undvika avhopp från aktörer eller nedprioritering av arbetet i samverkan till fördel för annat internt arbete. Nästa steg är att lokalen som samverkan drivs på bör vara anpassad för ett högre antal kunder och medarbetare än enbart för servicekontorets verksamhet. Det krävs extra besöksrum och större ytor för att husera ytterligare tre aktörer i servicekontorets lokal. Till detta hör även samverkan kring teknik så som internetåtkomst, skrivare och högtalare till telefoner. Det har även visat sig falla väl ut när aktörerna utsett arbetsledare eller samordnare på pilotorterna, eftersom det varit lätt att nå medarbetare hos alla aktörerna, speciellt om man har haft roterande schema i samverkan. Det är dock viktigt att poängtera att alla aktörer måste delta med en arbetsledare/samordnare för att kontaktnätet ska fungera optimalt. För att arbetet på pilotorterna skulle ha fungerat optimalt hade även delprojektledare på respektive pilotort varit att föredra. De hade kunnat tydliggöra ledarskapet och avlasta framförallt cheferna 37

38 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information på servicekontoren. I det arbete som bedrivits utan delprojektledare under 2015 har handläggarmötena varit absolut nödvändiga för att få projektet att fungera Arbetssätt Pilotorterna har själva tagit fram de arbetssätt som de lokalt ville jobba med för att få störst effekt för kunderna och aktörerna. Alingsås och Borlänge har haft betydligt lägre antal nyanlända att arbeta med, och därför är det svårt att dra några generella slutsatser utifrån deras specifika arbetssätt (spår 1:3, spår 1:4, trepartssamtal och gruppinformation) eftersom de inte har testats tillräckligt mycket. De bästa arbetssätten bedöms vara spår 1:1 och spår 2, kombinerat med checklistan och en gemensam drop-in för alla aktörer. Detta baseras på att kunden i spår 1:1 träffar och genomför möten med alla aktörerna på en samma dag, i jämförelse med spår 1:2 där kunden visserligen träffar Arbetsförmedlingen och kommunen på servicekontoret, men blir kallad till möte först en eller två veckor senare. I Ljusdal, som använder spår 1:2, menar Arbetsförmedlingen att man inte gör några tidsvinster genom att träffa kunden samma dag som hon eller han underrättas om uppehållstillstånd, medan Arbetsförmedlingen i Norrköping, som använder spår 1:1, menar att både kunden och själva etableringsprocessen vinner tid på det. Spår 2 innebär att även de personer som inte underrättats uppehållstillstånd inom projektetkan, kan dra nytta av samverkan. Det innebär också att alla aktörer koncentrerar sin verksamhet kring nyanlända på ett och samma ställe. Det blir lättare för kunden om hon eller han ska vända sig till samma ställe under hela sin etableringsprocess. Annars kan det vara svårt för både kunden och medarbetarna att veta var gränsen för samverkan går. Samma argument gäller för drop-in-verksamheten, där det är viktigt att alla aktörer deltar för att bäst kunna möta kunden tillsammans. Checklistan bedöms vara ett nödvändigt verktyg för kunden under etableringsprocessen. Men för att den ska fungera optimalt är det viktigt att alla aktörer är delaktiga i den, oavsett om de tillhör själva checklistan eller ligger som en bilaga. Det är också viktigt att listan kontinuerligt ses över och revideras så att den är så aktuell som möjligt. Förslaget är därför att checklistan hanteras centralt av aktörerna så att förvaltingen av den inte prioriteras bort. Checklistan i sin nuvarande form bedöms dock inte vara lämplig att använda i linjearbetet. Det beror på att det är nödvändigt med den typ av samverkan som projektet bedriver, med fysisk närhet mellan aktörerna, för att listan ska fungera optimalt. För kundens bästa och för att optimera samverkan är det även viktigt att ta fram ett gemensamt tolkavtal för denna typ av samverkan. Både kunderna och medarbetarna har uttryckt vikten av att samma tolk följer kunden under spår 1 38

39 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information och 2. Detta ökar tryggheten för kunden och underlättar även i mötet med medarbetaren. Det har även visat sig vara viktigt att ha tolkar på plats under den gemensamma drop-in-verksamheten, något som Arbetsförmedlingen använder sig av i stor utsträckning i sin ordinarie verksamhet Generella slutsatser De extraordinära omständigheter som Sverige nu befinner sig i, med ett mottagande av ett stort antal människor på flykt, innebär att etableringsprocessen måste förändras, både inom statliga myndigheter och inom den kommunala verksamheten. Vi kommer att se fler och fler orter i Sverige som stiger till Norrköpings storlek i fråga om etablering och invandring. Bara under projektets tid kan man se att tre av pilotorterna har haft en ökning eller dubblering av antalet asylsökande, samt en mindre eller rejäl ökning av inskrivna i etableringsprogrammet hos Arbetsförmedlingen. Samverkan kommer att vara nödvändig för att ge människor på flykt den bästa starten i Sverige och i slutändan skapa tryggare medborgare. Ännu viktigare kommer det att bli att man tillsammans sätter kunden i centrum och ser den långsiktiga vinsten för samhället och inte bara vinsten för den egna verksamheten (både centralt och lokalt). Flera av de vinster som medarbetarna i projektet ser har det inte funnits möjlighet att mäta. Framförallt gäller det den tidsvinst som kunden gör initialt i sin etableringsprocess genom spår 1:1, men även den tidsvinst som sker när ett ärende är komplett för handläggning inom en myndighet eller kommun. Den första av dessa vinster har Payoff på sätt och vis lyckats beskriva, men det bör ändå tilläggas att medarbetarna generellt upplever detta som en rejäl tidsvinst för kunden. Det som tidigare tog kunden ungefär tre till fyra veckor att utföra (underrättelse om beslut hos Migrationsverket, anmälan om flytt till Sverige på servicekontoret, inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen och eventuell ansökan om ekonomiskt bistånd/glappet hos kommunen), tar ungefär fyra timmar om man använder projektets spår 1:1. Medarbetarna upplever dessutom att samverkan under ett och samma tak ger en stor tidsvinst, både för kunden och för deras eget arbete, eftersom medarbetarna förstår etableringsprocessen mycket bättre. De upplever också att deras medarbetargrupp utökats till att omfatta även medarbetarna från övriga aktörer, vilket minskat känslan av vi och dem mellan aktörerna. Som exempel kan nämnas att en nyanländ vände sig till servicekontoret i Ljusdal utanför projektverksamheten för att ställa frågor om att ansöka om främlingspass. 20 Servicehandläggaren kunde då hjälpa kunden att boka en tid för ansökan hos Migrationsverket i Sundsvall, eftersom hon fått information från sin 20 Främlingspass utfärdas av Migrationsverket till de personer som inte kan få ett hemlandspass på grund av skyddsskäl gentemot hemlandets myndigheter. 39

40 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information medarbetare på Migrationsverket att det var dit kunderna skulle vända sig för ansökan om främlingspass. Innan projektet startade hade servicehandläggaren istället skickat kunden till Migrationsverkets kontor i Söderhamn där de handlägger asylärenden för kunder bosatta i Ljusdals kommun. Först där hade kunden då fått information om att en tid måste bokas i Sundsvall. Den andra tidsvinsten är svårare att redovisa eftersom projektet faktiskt inte följt specifika ärenden genom handläggningsprocessen, men känslan hos medarbetarna är att fler ärenden är kompletta när en ansökan eller anmälan lämnas in till någon av aktörerna. Detta borde innebära att handläggningen back office går snabbare eftersom man slipper begära in kompletteringar från kunden eller tredje part. Att driva ett projekt i linjearbete utan budget har både för- och nackdelar. En fördel är de korta kontaktvägarna, eftersom medarbetarna jobbar i verksamheten och projektet samtidigt. En annan fördel är att det blir lättare att föra över de nya arbetssätten till verksamheten vid projektavslut. Nackdelarna är den tajta budgeten och att kostnader som uppkommer kan belasta linjearbetets budget. Det kan också vara svårt för projektledningen att styra upp arbetet när projektdeltagarna/medarbetarna inte har specifik tid avsatt att jobba med projektet. En mer direkt styrning av projektdeltagarnas arbetstid i projektet skulle därför ha varit önskvärd, tillsammans med en ekonomisk möjlighet att föra bättre statistik inom projektet. Om projektets arbetssätt och samverkan tillämpas på fler orter finns det en stor potential till effektivisering och besparing även på dessa orter, både för kunderna och för aktörerna Fler möjliga effektiviseringar Det finns självklart förbättringspotential inom projektet när det gäller arbetssätt och hur samverkan ska fungera. Men även inom respektive aktör finns det specifika frågor att fundera över. För Arbetsförmedlingen skulle det vara aktuellt att fundera på om det finns en vinst eller förlust i det som beskrivs som manuella inskrivningssamtal, eftersom medarbetarna verkar vara oense i frågan. Vissa medarbetare ser vinsten i att kunden blir inskriven manuellt samma dag som uppehållstillståndet underrättas, medan andra menar att detta inte är en vinst, varken för kunden eller för Arbetsförmedlingen. Skulle processen kunna effektiviseras genom att ha ett gemensamt möte för inskrivning och upprättande av etableringsplan? Skatteverket bör se över möjligheten att handlägga anmälan om flytt till Sverige i anslutning till lokalen där samverkan sker. På samma sätt behöver Försäkringskassan se över den möjligheten när det gäller registrering av försäkringstillhörighet hos myndigheten. Detta skulle skynda på 40

41 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information etableringsprocessen ytterligare, samt eventuellt lösa frågan kring Arbetsförmedlingens inskrivningssamtal och upprättande av etableringsplan. Pensionsmyndigheten föreslås titta vidare på rutinändringar och lagändringsförslag kring äldreförsörjningsstöd. De kommuner som idag inte bedriver någon samlad organisation kring nyanlända, bör fundera på att göra det eller åtminstone tillsätta en koordinator som kan hjälpa de nyanlända med alla sorters frågor inom kommunen. Detta för att undvika att ytterligare ledtider skapas för de nyanlända mellan kommunens egna förvaltningar. Slutligen skulle det även vara önskvärt att Migrationsverket deltog i samverkan inte bara med medarbetare från processen Att söka skydd, utan även från processen Att komma till Sverige, dit anhöriginvandringen tillhör. För en nyanländ som har sin familj i ett annat land kan det vara svårt att fokusera på etableringsprocessen innan hon eller han är återförenad med sin familj. Därför borde det vara naturligt att även inkludera processen Att komma till Sverige i projektets typ av samverkan. 41

42 En väg in rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information 7 Slutord Under projektets gång har situationen i Sverige förändrats avsevärt när det gäller antalet asylsökande i Sverige. Regeringen har under november månad annonserat att man kommer införa en tillfällig lagstiftning som inte ger omedelbar rätt till permanent uppehållstillstånd för asylsökanden, utan istället tidsbegränsade uppehållstillstånd på ett eller tre år. Hur detta kommer att påverka nyanländas möjlighet till att ta del av etableringsformen återstår att se. Att få sex olika aktörer att samverka kring en gemensam kund är inte en lätt uppgift. Lösningen i detta projekt har varit dels att hela tiden sätta kunden i centrum och dels att få medarbetarna från de olika aktörerna att svetsas samman till en gemensam arbetsgrupp med gemensamma mål. Projektet har dessutom från första början haft engagerade medarbetare och chefer på lokal nivå, samt en lyhörd styrgrupp på central nivå. Idéer om nya arbetssätt har diskuterats, stötts och blötts, för att sedan användas eller förkastas. Tack vare detta driv och engagemang har projektet inte bara blivit lyckat ur kundens, projektets och aktörernas perspektiv, utan har även utsetts som en av mottagarna av ett Best Practice Certificate från European Institute of Public Administration (EIPA). 21 Utmärkelsen är ett bevis på ett fantastiskt samarbete och har, om möjligt, sporrat arbetsgruppen att prestera ännu bättre. Ett stort tack till alla medarbetare, chefer och styrgruppsmedlemmar som har gjort detta projekt möjligt. Tillsammans har vi lyckats skapa en väg in för våra gemensamma kunder. 21 I bilaga 6 Evaluation Summary Notes från EIPA beskrivs anledningarna till varför Mötesplatser och information tilldelats certifikatet. Mer information om utmärkelsen finns på Projektet heter Venue and Information på engelska. 42

43 Teckenförklaring Migrationsverket (MIV) Fas Aktivitet som leder processen framåt Aktivitet som stannar av Impuls till kommunen (utbildningsförv altningen) om asylsökande barn Beslut om UT registreras Kat. 1b Bosättningsfunktionen i Norrköping tar emot info från kommunen och placerar ut x antal kvotflyktingar 1 dag/1-2 veckor Beställer orgnialhandlingar från Verifieringsförvaring (VEFÖ) Mailar AF om UT Kat. 3 Allmän information om anknytningsärenden genom hela processen, hänvisas till tillståndsenheten Förfrågan från AF, omfattas personen av etableringen Frågor om beslutet Underrättelsesamtal inom 30 dagar 1-2h Kat 2 Får UTkort,originalhandlingar och kopia på pass. Bor kvar på anläggningen, erhåller dagersättning, inväntar kommunplats Underrättar om beslutet, upprättar bosättningsunderlag till kommunen, lämnar ut UT-kort, lämnar ut busskort, informerar om etableringsprocessen och meddelar tid för samtal hos AF Utskrift av LMA ersättningsbesked (fr.o.m.- t.o.m.) Kallelse till UTsamtal Bosättningsunderlag till kommunen 30 dagar/40-60 dagar Förfrågan från Kommun ang sista dag med LMAersättning Kat 2. Frågor ang. skola och SFI Dagsersättning upphör en månad efter beslut. EBO - Kommunplacerad, skrivs ut 30+1 dag efter beslut Förfrågan från AF, omfattas personen av etableringen Frågor om t.o.m. för dagersättning Förfrågan från FK om sista dag med LMA ersättning Kat. 2 Frågor om när man får flytta (återkommande) Kat. 2 Mail från FK, AF ang. dagersättning (under hela pro-cessen) Förfrågan från SKV till MIV gällande IDhandlingar Kat 2 Flyttsamtal erhållit kommunplats Kat. 2 EBO-adress lämnas in av den nyanlände Kat. 2 Informerar AF om EBO Kat. 2 Bosättningsunderlag skickas till kommunen Kat. 2 AF eller kommunen efterfrågar hjälp med flytten Kat. 2 Den nyanlände efterfrågar hjälp med flytten Kat2. Har fått bostad och skrivs ut från ABO Fråga om familjeanknytning återkommande Kat3 (P ) Lämnar in ansökan på utlandsmyndighet och utreds. Anhörig ges möjlighet att lämna DNA i vissa fall, (Somalia) Kat3 (P ) Utl myndighet skickar ansökan till Migrationsverket via kurirpost 3-4 veckor Kat3 (P ) Migrationsverket tar emot kurirpost Kat3 (P ) Den nyanlände får ett brev med ett formulär att fylla i. Skickas åter till MIV inom 4 veckor. (Det finns ca 10 olika formulär att tillgå beroende på familjeförhållande mm) Kat3 (P ) Migrationsverket tar emot besvarat formulär och ärendet hamnar i kön Kat3 (P ) Ärende delas ut för prövning Kat3 (P ) Eventuell kompl eller kontakt med anhörig eller den nyankända Kat3 (P ) Eventuell utredning med nyanländ Anhörig ges möjlighet att lämna DNA i vissa fall, (Somalia) Kat3 (P ) Beslut om uppehållstillstånd (ca 18 mån efter ansökan) Kat3 (P ) Främlingspass beviljas (Somalia) Kat3 (P ) UT-kort skickas till utl myndighet. Kan hämtas ut 3-4 veckor efter beslutet) Impuls från en myndighet till en annan Kat3 (P)appersansökan Anhörig bokar tid på utlandsmyndigheten Kat3 E-ansökan Anhörig registrerar konto på migrationsverket.se och lämnar in ansökan om anknytning Kat3 E Den nyanlända får ett att hen måste registrera sig och fylla ett formulär. 2-8 månader Kat3 (E ) Migrationsverket, kontrollerar ansökan och skickar begäran till utlandsmyndighet Kat3 (E ) Anhörig blir uppmanad att ta kontakt med utlandsmyndigheten och boka möte Kat3 (E ) Anhörig bokar tid på utlandsmyndigheten Kat3 Frågor om status i ärendet 6 månader 2-8 månader Kat3 Kund vill begära förtur av sitt anknytningsärende Kat3 (E ) Utredning på Utl myndigheten Kat3 (E ) Migrationsverket får tillbaka ansökan från Utl myndighet Kat3 (E ) Eventuell kompl eller kontakt med anhörig eller den nyankända Kat3 (E ) Eventuell utredning med nyanländ Kat3 (E ) Beslut om uppehållstillstånd (ca 14 mån efter ansökan) Kat3 (E ) UT/ PUT-kort skickas till utl myndighet. Kan hämtas ut 3-4 veckor efter beslutet) Servicekontor (SK) Försäkringskassan (FK) Skatteverket (SKV) Pensionsmyndigheten (PM) Beslut inom respektive myndighet Fas Förfrågan från en myndighet till annan SKATTEVERKET Den nyanlända vill ansöka om pnr innan beslut om uppehållstillstånd SKATTEVERKET Den nyanlända vill ansöka om pnr innan hen fått UT-kort SKATTEVERKET Fråga om personnummret är klart. Handläggningstider SKVATTEVERKET Personbevis UT-kort Pass Ansökan id-kort SKV SKATTEVERKET Kontrollerar: - ID-handlingar - Identitet - Uppgifter hos Migrationsverket -Relation till eventuell intygsgivare 2 veckor Aviseringsbrev Eventuellt beställa nytt aviseringsbrev SKATTEVERKET Ytterligare besök av kund vars ID-kort är skickat på fördjupad granskning - informerar om det pågående ärendet - tar emot eventuell komplettering SKATTEVERKET Hämtar ID-kort - Kontrollerar aviseringsbrev och identitet Aviseringsbrev SKATTEVERKET Hämtar ID-kort - Kontrollerar aviseringsbrev och identitet Frågor om utbetalningar och handläggningsprocess (SKV och FK) Återkommande SKATTEVERKET Kat 3 Komplettera ansökan om registrering av relation SKATTEVERKET Kat 3 Frågor om relationer i folkbokföringen/begäran om personbevis FÖRSÄKRINGSKASSAN Frågor om utbetalning av etableringsersättning återkommande SKATTEVERKET Kat 3 Frågor om varför relation ej kunnat registrerats Fysiskt besök initierat av myndigheten Fysiskt besök initierat av kunden Skriftlig information UT-kort, pass, intyg som styrker relation SKATTEVERKET Anmälan om flyttning till Sverige Anmälan flyttning till Sverige SKV 7610 SKATTEVERKET Stöttar vid ifyllande av anmälan. Kontrollerar dokument och handlingar UT-kort, pass, vigselintyg, födelsebevis Eventuellt bokning av telefontolk SKV/FK/PM Informerar om nästa steg i processen; ID-kort Socialförsäkringen SKATTEVERKET Den nyanlända vill ansöka om sammordningsnr pga av jobb Besök för komplettering SKATTEVERKET Stöttar vid ifyllnad av ansökan, kontrollerar handlingar och identitet. 1-4 veckor SKATTEVERKET Beslut om sammordningsnr SKATTEVERKET Beslut om pnr/flytt till Sverige Frågor om hur person med sammordningsnr ska få sin lön utbetald, pga ej möjlighet att öppna bankkonto Beslut om uppehållstillstånd Ansökan om förmåner PM PENSIONSMYNDIGHETEN - Stöttar vid ifyllnad av ansökan - Allmän pension - Barnpension/ Efterlevandestöd -Bostadstillägg/Äldre försörjningsstöd - Informerar om krav och skyldigheter - anmälan konto Ansökan om förmåner FK FÖRSÄKRINGKASSAN Stöttar vi ifyllnad av ansökan - Allmänt barnbidrag (ABB)FK Bostadsbidrag (BoB) FK Bostadsersättning (BE) FK Etableringstillägg (ET) FK Föräldrapenning (FP) FK Försäkringstillhörighet (FTH) FK Underhållsstöd (US) FK månader Beslut FTH Förfrågan till MIV om sista LMA utbetalning 2 månader 30 dagar 30 dagar 30 dagar Beslut ABB Beslut BoB Beslut FP 1-3 månader Avslagsbeslut om Allmän pension Beslut US 1-10 veckor 6-12 månader Beslut BTP/ÄFS Beslut Barnpension Efterlevandestöd SKV/FK/PM Vad händer nu? Servicekontoret hänvisar vidare kunden till rätt myndighet/ enhet inom kommun SKATTEVERKET Familjebevis för familjeanknytning SKATTEVERKET Kat 3 Registrering av relationer FÖRSÄKRINGSKASSAN Kontoanmälan (FK5605) 2-3 veckor 4-8 veckor SKATTEVERKET Beslut om registrering av relation SKATTEVERKET: adressändring vid flytt SKATTEVERKET Kat 3 Ändring av relation, impuls till FK FÖRSÄKRINGSKASSAN Kat 3 Ändring av bidrag, impuls till kommunen FÖRSÄKRINGSKASSAN Kat 3 Frågor om ersättning/ bidrag när nya relationer registrerats. FÖRSÄKRINGSKASSAN/ PENSIONSMYNDIGHETEN Stöttar vi ifyllnad av ny ansökan pga flytt - Bostadsersättning (BE) FK Bostadsbidrag (BoB) FK Bostadstillägg/Äldre FS Ansökan om förmåner FK FÖRSÄKRINGSKASSAN Stöttar vi ifyllnad av ansökan - Försäkringstillhörighet (FTH) FK Barnbidrag (ABB)FK Underhållsstöd (US) FK Etableringstillägg (ETA) FK Bostadsersättning (BE) FK Bostadsbidrag (BoB) FK Föräldrapenning (FP) FK 7480 SKATTEVERKET Vill ha slutskattebesked (044 Bild TP) som ska lämnas till kommunen (försörjningsstöd) FÖRSÄKRINGSKASSAN Avsluta eller på börja Föräldrapenning och påbörja eller avsluta etablering. FÖRSÄKRINGSKASSAN Eventuellt påbörja aktivitetsstöd 30/45 dagar 30/45 dagar Beslut ET Beslut BE FÖRSÄKRINGSKASSAN Utbetalningsbesked för att öppna bankkonto Arbetsförmedlingen (AF) Fas Frågor per telefon Dagsanteckningar vid varje besök (AIS) Beslut om Etableringsplan) Lämnar in månadsredovis ning i slutet av varje månad Avisering till FK Anmälan om ledighet Anteckning i AIS Frågor om planering, kontrollerar planeringen och svarar på frågor Ansökan om anställningsstöd Blankett för ansökan/anmälan Handlingar som den nyanlände tar med sig mellan myndigheterna Impuls från Migrationsverket angående person beviljats UT 7-14 dagar 1-10 dagar Kallelse till etableringshandläggare Kat. 2 Kallelse till gruppinfo om bosättnings processen Besök Etableringssamtal -Kartläggning av arbetslivserfarenhet och utbildningsbakgrund Avbrott bosättnings -ärendet Ansökan om etableringsersättning - Kontroll ID/UT-kort - Kopia på skriftligt beslut om UT - Kontrollera omfattning av etabl. med MIV -Samtycke till informationsutbyte Glappbrev Inskrivningssamtal Norrköping Anmälan till IKSE (Interkulturella språkenheten) Hänvisar den nyanlände till Servicekontoret/ Försäkringskassan för ansökan om föräldrapenning Anmälan till SFI/SO Basinformation vid 4 tillfällen 1+2: info om uppdraget och AF 3: SKV och FK 4: månadsredovisning 8-14 dagar Lämnar in personbevis, meddelar personnummer Beslut om etableringsersättning under medverkan Info till MIV om utflyttning Kat. 2 ID- och UT-kort Kopia av beslut om UT Kat. 2 Upprättar bosättnings underlag 2-4 veckor/2-8 veckor Kartläggning 1-2 möten AIS Kat. 1: 30-60/30-90 dagar Kat. 3: 1-60/1-90 dagar Beslut om Etableringslots Bosatt utanför Norrköping, Beslut om Etableringssamtalsresa Uppföljningssamtal, ev. revidering av plan (ungefär var tredje månad) Val av Lots Tar emot info om lägenhet, familjen tackar ja eller nej Beslut i AIS Kat2. Intyg att visa för hyresvärden Avisering till kommunen om placering Kat. 1 och 3 Skriver ut beslutsmeddelande (behövs för att öppna bankkonto, skaffa lght etc.) Kat 2 Info om bosättningsprocessen Kat 2 Meddelar egen adress Uppdaterar i AIS: övergår till Kat1 Kat. 2 Info om kommun, bostad, flytt Beslut om Etableringsersättning Anvisningsbeslut Kat. 2 Impuls till MIV Byte av Lots Praktikunderlag och anställningsstöd Skriver ut info & ansökan Vill boka tid med sin handläggare Beslut om lotsbyte Vill byta aktivitet Adressändring, uppdatering i AIS Bevaka att tiden inte överskrider ett år från folkbokföringsdatum Borlänge Aviserings till kommunen att det finns barn som är 8 månader Uppföljning - arbete - studier Kat 2 Inom 12 mån från folkbokföringsdatumet övergår personen till Kat 1 och påbörjar etableringen oavsett om personen har bostad eller inte Avslutningssamtal Nekad anvisning i handen att lämna till kommunen för att kunna få försörjningsstöd Utskrivning (trepartssamtal) Eventuellt in i jobb- och utvecklingsgaranti (JOB) eller ungdomsgaranti (UGA) Kommunen Fas Förkortningar Kategori 1 (Kat 1)- Beviljats uppehållstillstånd, omfattas av etableringsuppdraget och är kommunplacerade. Kategori 1b (Kat 1b)- Kvotflyktingar Kategori 2- Beviljats uppehållstillstånd, omfattas av etableringsuppdraget och bor kvar på anläggningsboende. Ej kommunplacerad. Kategori 3- Omfattar anhöriginvandring som kommer till följd av bosättning i Sverige. Arbetsförmedlingen (AF) AIS- Arbetsförmedlingens informationssystem JOB- Jobb och utvecklingsgarantin SFI- Svenska för invandrare SO- Samhällsorientering UGA- Ungdomsgarantin Impuls från Migrationsverket (utbildningsförvaltningen) om asylsökande barn Mottar bosättningsunderlag från MIgrationsverket Förfrågan till Migrationsverket ang sista dag med LMA-ersättning Alingsås Den nyanlände söker själv upp kommunen Information om samhälle, myndig-heter, stadsvandring, kontraktskrivning på lägenheten 3-4 möten Besök ekonomi Ansökan Försörjningsstöd Ansökan hemutrustningslån CSN Informationsmöte lagar och regler Anmälan till SFI Beslut om försörjningsstöd Beslut om försörjningsstöd Fortsatt behov av försörjningsstöd Fortsatt behov av försörjningsstöd Alingsås Motar avisering från Arbetsfömedlingen om kommunplacering Kommunen aviserar förskola/skola Inskrivningssamtal med förskola/skola bokas Återkommande aktiviteter/ utflykter med flyktingpedagoger Samtliga kommuner Den nyanlända kontaktar ibland SFI/ SO på eget initiativ Alingsås SFI-anmälan lämnas in av den nyanlände när denne fått personnummer och är folkbokförd i kommunen Alingsås Tar emot anmälan om SO från Arbetsförmedlingen Kursstart (2-6 veckor efter anmälan) Betalar till Gölteborgs region och stämmer av SO Under SFI erbjuds språkpraktik, studie- och yrkesvägledning 15 h/vecka + 6 h studiehall (kvällskurs 3 h/vecka) Påskrift av SFIlärare på månadsredovisningen Alingsås Samtalsgrupper Mänskliga rättigheter Kat3 Den nyanlända aviserar kommunen att anhöriga har fått uppehålls-tillstånd, samt trolig ankomst till kommunen. Försäkringskassan (FK) ABB- Allmänt barnbidrag BE- Bostadsersättning BOB- Bostadsbidrag FP- Föräldrapenning FTH- Försäkringstillhörighet ET- Etableringstillägg ETA- Etableringsersättning US- Underhållsstöd Kommunen COP- Cultural orientation program, en första informationsinsats om det svenska samhället för kvotflyktingar. SSBTEK- Sammansatt bastjänst, info från AF, FK, SKV, CSN, A-kassa IKSE- Interkulturella språkenheten Glappet- Den nyanlände står ofta utan ersättning från det att Migrationsverket betalar ut sista dagersättningen (i förskott) till dess att Arbetsförmedlingen beviljar etableringsersättning (i efterskott). Under denna period, som kallas glappet, kan kommunen bevilja ekonomiskt bistånd till den nyanlände. Migrationsverket (MIV) ABO- Anläggningsboende EBO- Eget boende LMA-ersättning - Dagersättning från Migrationsverket (Lag om mottagande för asylsökande) UT- Uppehållstillståndskort Ljusdal Kat 1b. Flyktingenheten kontaktas av MIV potentiella nyanlända med UT Kat. 1b Informerar MIV om att kommunen kan ta emot kvotflyktingar Ljusdal Kat 1b. COP eventuell infoinsats innan de nyanlända kommer till Sverige Kat. 1b Dagarna innan ankomst: möblerar boende och fyller kyl/frys Kat. 1b Handläggare hämtar familjen på flygplats/ tågstation och tar dem till boendet Borlänge Kat3 Hjälp med ansökan om uppehållstillstånd. -ta fram blankett -telefonkontakter Ifyllnad av blankett Info till handläggare Hjälp med bifogade handlingar Alingsås Kat. 1b Ger info om Alingsås, boende och framtida möten Kat. 1b Handläggare följer med familjen till myndigheter, skaffa ID-kort, hälsoundersökning Borlänge Spontan besök i reception NY REGISTERING -Kopia UT-Kort -Kopia skriftliga beslut. Kopia AF beslut Gruppinformation: Ekonomi Besök barn och familj -Kartläggning hälsa, utbildning och familjeförhållan den Besök vuxna -Kartläggning Hälsotillstånd, arbete och utbildning Gruppinformation: välkommen till Brolänge. Anpassat efter språk och behov Aviseringar ex Barnomsorg, skola, sjukvård och övrigt enl individs behov. Beslut om glappersättning Borlänge Besök barn och familj -Kartläggning hälsa, utbildning och familjeförhållanden Aviseringar ex Barnomsorg, skola, sjukvård och övrigt enl individs behov. Borlänge Tar emot avisering från Arbetsförmedlingen om barn i behov av barnomsorg Ställer barnet i barnomsorgskö Eventuella besök hos mottagningsenhet en och skola Borlänge Registrering av SFI-ansökan 4-5 mån Eventuella besök hos folkhögskola och studieförbund Anntagnig till SFI (fyra antagningar per år) Skatteverket (SKV) Anmälan om flyttning till Sverige- Ansökan för att bli folkbokförd i Sverige och tilldelas personnummer. Pensionsmyndigheten (PM) AP- Allmän pension BTP- Bostadstillägg ÄFS- Äldreförsörjningsstöd Ljusdal Inskrivning på flyktingenheten Ansökan om hemutrustningslån till CSN Hälsosamtal Bovårdsinsatser Underrättelse till diverse avdelningar inom kommunen beroende på behov (handikapp, hemtjänst etc.) Fortsatt behov av försörjningsstöd Ljusdal Utbildningsförvaltningen tar emot impuls från MIV Grundskolan får information om barnen Skolan skickar lärare för möte med föräldrar och inskrivning av eleven Barnet börjar förberedande klass (allmän förskola 3-5 år eller grundskola 6-15 år) Elev erbjuds modersmålsundervisning 1 år Barnet börjar vanlig skola (inom 1 år) Ljusdal Beslut om personnummer - lämnar in ansökan om SFI Antagningssamtal med studie- och yrkesvägledare (eventuellt trepartssamtal med AF) Antagningsmöte varje måndag Inskrivning och individuell studieplan Den nyanlände placeras i grupp utefter tidigare skolgång Introduktionsgrupp i 4 veckor Placeras i grupp A, B, C eller D Vägledningssamtal för vidare studier Slutprov grupp D skrivs ut Skrivs in på Komvux för vidare studier Följer med (överlämnar) till andra aktörer Placering förskola (barnomsorgskö 4 mån) Norrköping Försörjningsstöd (innehåller även ansökan om tandvård) - Begär in beslut om UT - T.o.m. för LMA - Kopia pass/id - Kontobevis/fullmakt - Beslut om Etableringsersättning från AF Tillfälliga nummer för de som saknar pnr Kontroll SSBTEK, bl.a. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Tandvårdsansökan handläggs av speciell handläggare 10 dagar från komplett ansökan Beslut om försörjningsstöd Fortsatt behov av försörjningsstöd Norrköping Mottar impuls från Migrationsverket Norrköping IKSE Barnomsorg/ Skola - Barnets ålder 2-4 månader 2-4 veckor F- och 1-klass (placeras i ordinarie klass) Hälsosamtal Norrköping Placeringshandläggare Mottagningssamtal Mottagningssamtal 2-4 veckor 2-4 veckor Beslut om placering Beslut om placering Information från Skolverket Grundskola Gymnasiet, språk intro Norrköping SFI/SO 2 veckor Skickar kallelse samt genomför kartläggning Kat. 1: 1 månad/2 månader Kat. 2: 3 månader/4 månader Skickar kallelse till kursstart SFI kursen börjar

44 Pilot Mötesplatser Kvalitétsgranskning etableringsplaner januari, juni och november 2015 kontoren: Borlänge Ljusdal Alingsås Norrköping

45 Allmänt om granskningen Urval Personer som är aktuella i etableringen och har haft etableringsplan 0-6 månader vid tid för granskning. Ej sjukskrivna eller föräldralediga. 10 kvinnor och 10 män per kontor (kvinnorna kommer först i trasmattorna. För kontoret Alingsås är antalet kvinnor i granskningen januari, juni och november mindre än 10. För kontoret Ljusdal är antalet kvinnor i granskningen januari mindre än 10. Genomförande Granskningen är genomförd av kvalificerad handläggare Yvonne Thorsson, Etableringssamordnare i MO Södra Mälardalen Östergötland och har tidigare genomfört granskning för Avdelning Integration och Etablering.

46 Antal personer tillhörande etableringsuppdraget januari och juni 2015: Sverige: januari ca juni ca november ca Kontoren: Borlänge januari ca 460 -juni ca november ca 502 Ljusdal januari ca 170 -juni ca november ca 216 Alingsås januari ca 120 -juni ca november ca 199 Norrköping januari ca juni ca november ca Färgkodning i trasmattan Rött = Avgörande delar saknas. Orange = Vissa delar uppfyllda och genomförda men det saknas delar för att vara uppfyllt. Grönt = Alla delar uppfyllda.

47 Borlänge november 2015:

48 Borlänge - januari, juni november 2015:

49 Kommentarer Borlänge 2015: Matchningsunderlagen generellt har inte förbättrats i denna granskning. Ingen påtaglig skillnad mellan män och kvinnor. 75% av ärendena är inte matchningsbara. Ingen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd i denna granskning. Arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) har fortsatt utvecklingspotential genom att koppla ihop med arbetsmarknadens behov och val av lämplig av insats. För kvinnorna har AMP förbättrats något sedan tidigare granskningar i januari och juni. Aktiviteterna i etableringsplanen kopplade till AMP har inte förändrats till det bättre över tid. Uppvisar liknande resultat i januari som denna granskning i november. Inget förbättring över tid kan noteras. Låg grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats, särskilt männen uppvisar något sämre resultat i denna granskning än tidigare. Den röda tråden i både männens och kvinnornas ärenden är tydligare i denna granskning än tidigare, särskilt för kvinnorna. Fortfarande hög grad av aktiviteter kopplat till myndighetsutövning, ekonomi, bostad, periodiska rapporter m.m Sammanfattningsvis kan en svag förbättring skönjas av kvalitén i etableringsplanerna även om den är liten, både för kvinnor och män.

50 Ljusdal november 2015:

51 Ljusdal januari, juni och november 2015:

52 Kommentarer Ljusdal 2015: Kvalitén i matchningsunderlagen är i princip oförändrad för både kvinnor och män i jämförelse med granskningen i januari. 25% av ärendena är matchningsbara. Ingen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd. Resultatet av den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) är i princip oförändrad för både män och kvinnorna. Kan fortsätta att utvecklas genom att koppla ihop arbetsmarknadens behov av arbetskraft och val av lämplig insats. Aktiviteterna i etableringsplanen kopplade till AMP har förbättrats avsevärt både för kvinnorna och för männen. I princip oförändrad grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats, gäller både kvinnor och män, kan bero på den korta tid som personerna har haft tillgång till etableringsinsatser (2-7 månader). Den röda tråden är fortsatt tydligare i männens ärenden även om kvinnornas resultat förbättrats i denna granskning. Fortsatt hög grad av myndighetsutövning, mindre del av framåtsyftande samtal och uppföljningar av pågående aktiviteter. Sammantaget uppvisar granskningen en något bättre kvalité i etableringsplanerna för både männen och kvinnorna sedan granskningen i januari.

53 Alingsås november 2015:

54 Alingsås januari - juni november 2015:

55 Kommentarer Alingsås juni 2015: Matchningsunderlagen har förbättras både för kvinnorna och männen i granskningen sedan januari. Fler män än kvinnor är matchningsbara trots att kvalitén i matchningsunderlagen har förbättrats både för kvinnorna och männen. Ingen i granskningen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskomptensbedömd. Den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) är i stort sett oförändrad både för kvinnor och män jämfört med tidigare granskning. AMP kan fortsätta att utvecklas, både för kvinnor och män, koppla ihop med arbetsmarknadens behov av arbetskraft och lämplig insats. Aktiviteter i etableringsplanen som har bäring på den arbetsmarknadspolitiska bedömningen har förbättrats avsevärt för männen i granskningen. För kvinnorna är resultatet något bättre än tidigare mätningar men inte på samma nivå som männen i denna granskning. Fortsatt låg grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats. Den röda tråden för kvinnor och män är i princip oförändrat sedan mätningen i januari. Lite fokus på arbetet och arbetsplatsnära aktiviteter. Sammantaget visar granskningen en aningen bättre kvalité i etableringsplanerna för både kvinnorna och männen sedan granskningen i januari.

56 Norrköping november 2015:

57 Norrköping januari juni november 2015:

58 . Kommentarer Norrköping: Kvalitén i matchningsunderlagen har förbättras överlag både för männen och för kvinnorna sedan första granskningen. Trots att matchningsunderlagen har förbättrats är antalet matchningsbara personer färre, särskilt bland kvinnorna i denna granskning. Fler män än kvinnor har mer än ett sökt yrke. Ingen har i denna avslutande granskning fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd. Den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) håller i princip samma kvalité i samtliga tre mätningar både för kvinnor och män. AMP kan fortsätta att utvecklas ytterligare genom att koppla ihop arbetsmarknadens behov av arbetskraft med lämplig insats. Aktiviteternas innehåll i etableringsplanerna kopplade till AMP har förbättrats för männen i denna granskning. Sett till samtliga tre granskningarna har aktiviteterna kopplade till AMP varken förbättrats eller försämrats. Aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats har ökat för männen i denna granskning, för kvinnorna är resultatet i princip oförändrat sedan granskningen i januari. Endast 15 % av ärenden i granskningen saknar en röd tråd i handläggningen. En förbättring har skett både för kvinnor och män sedan första granskningen då 45 % saknade en röd tråd. Sammantaget visar granskningen en högre kvalité i etableringsplanerna för kvinnor och män jämförelsevis med granskningen i januari, särskilt för männen i denna granskning. Mötesplatser kan ha haft en positiv inverkan på den förbättrade kvalitén i etableringsplanen både för männen och kvinnorna.

59 Nyanländas syn på ett nytt arbetssätt Resultatet från en kvalitativ undersökning Lotta Tunved & Moa Sandström

60 Innehåll

61 Inledning

62 Inledning Bakgrund: Nya arbetssätt för att effektivisera etableringsprocessen för nyanlända Migrationsverket startade under hösten 2013 ett upprop till de aktörer som ingår i processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande, kallat Samverkansuppdraget. En gemensam målsättning i samverkansuppdraget var att hitta vägar som skulle göra det enklare och smidigare för den enskilde individen. Uppdraget utmynnade i 6 olika förslag: Initialprocessen, Mötesplatser och information, Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer, Sysselsättning samt Gemensamt ersättningssystem För uppdrag Mötesplatser och information sattes, under våren 2014, samman en arbetsgrupp med Migrationsverket och Försäkringskassan som initiativtagare. Arbetsgruppen, med deltagare från Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, SKL och Arbetsförmedlingen bildade därefter en styrgrupp. Till projektstarten hade även Pensionsmyndigheten anslutit till styrgruppen. Fyra orter valdes ut till piloter i projektet: Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Fokus i projektet var att ta fram nya arbetssätt för att förbättra etableringsprocessen, både för den nyanlände och för aktörerna. De fyra servicekontor som ingår i projektet tjänar som en plattform för samarbetet mellan myndigheterna och kommunen. Det är servicekontorens lokaler som används för Migrationsverkets delgivningssamtal, Arbetsförmedlingens inskrivningssamtal, gemensam dropin och andra bokade möten. Varje ort har fått möjlighet att utveckla egna arbetssätt till förbättrat samarbete och förenklad etableringsprocess. I projektet har det även tagits fram en checklista. Denna är till för att ge de nyanlända kontroll över processen samt underlätta för myndigheter och kommuner. Dessa nya arbetssätt och checklistan har nu styrgruppen utvärderat genom kvalitativa djupintervjuer med nyanlända på servicekontoren i Ljusdal och Norrköping

63 Inledning Uppdraget: Utvärdera ett nytt arbetssätt med syfte att förenkla för nyanlända i kontakterna med myndigheterna Huvudsyfte Kartlägga vad de nyanlända anser om det nya arbetssättet och den checklista som tagits fram inom projektet samt se om det finns förbättringsmöjligheter som underlättar ytterligare för nyanlända. Fältarbete 15 djupintervjuer genomfördes på servicekontoren i Ljusdal och Norrköping. Intervjupersonerna var rekryterade av Arbetsförmedlingen. Intervjuerna genomfördes med tolk och varje intervju tog cirka 2 timmar

64 Inledning Studiens målgrupp: Nyanlända till Sverige inom och utanför projektet Målgruppen var nyanlända till Sverige och den var uppdelad i två olika grupper. PROJEKTGRUPP En grupp nyanlända som ingått i projektet och som nyligen fått sitt uppehållstillstånd totalt 7 personer Totalt medverkade 15 personer: 9 män 6 kvinnor Intervjuer genomfördes på två orter: 6 intervjuer i Ljusdal 9 intervjuer i Norrköping KONTROLLGRUPP En grupp nyanlända som inte ingått i projektet och som fungerat som kontrollgrupp. Kontrollgruppen hade fått sina uppehållstillstånd tidigare men omfattades fortfarande av etableringsprocessen totalt 8 personer Av de medverkande kom: 4 personer från Eritrea 11 personer från Syrien

65 Inledning Målgruppen delar sig i två grupper utifrån bakgrund Bland deltagarna utkristalliserar det sig två olika grupper av nyanlända. Framförallt skiljer de sig åt när det gäller utbildningsbakgrund, där en grupp är högutbildad och den andra lågutbildad. Detta får stor betydelse för deras möjligheter att ta till sig och tillgodogöra sig information. Det är viktigt att myndigheterna i mötet vet vem de har framför sig så att informationen kan anpassa efter varje individs möjligheter och behov

66 Inledning Gruppen lågutbildade Flash utvecklas i positiv riktning och har väldigt lojala kärnkunder. Dessa är relativt få till antalet och står för en stor del av omsättningen, vilket gör att varje kund är extremt viktig. Ledningen upplever olika myndigheter. dock en risk i en åldrande kundstock om den inte fylls på genom yngre konsumenter. De lojala kundernas medelålder är i nuläget 56 år och ambitionen är en måttlig föryngring mot en snittålder närmare 50 år. Flash behöver generera fördjupad kunskap om sina kunder (ofta och sällanköpare) för att kunna utveckla kundbasen och varumärket i önskvärd riktning. Flertalet av deltagarna har flytt från hemlandet på grund av fattigdom. De vill hitta en ny framtid i Sverige. Samtliga har som mest gått 8 år i skolan. Arbeten som nämns är bonde, soldat, hemmafru och byggarbetare. Deltagarna har inte någon omfattande erfarenhet av att söka information på egen hand och de har ingen större datavana. De förlitar sig i hög utsträckning på den information de får från släkt och vänner. Detta medför att de inte alltid är uppdaterade kring vad det är som gäller bl a i förhållande till Deltagarna försöker ta ett steg i taget och är inte uppdaterade framåt, detta t ex när det gäller etableringsprocessen eller olika myndigheters ansvarsområden. De uttrycker en stor tacksamhet i förhållande till det svenska samhället och har svårt för att ifrågasätta och ställa krav

67 Inledning Gruppen högutbildade Flash utvecklas i positiv riktning och har väldigt lojala kärnkunder. Dessa är relativt få till antalet och står för en stor del av omsättningen, vilket gör att varje kund är extremt viktig. Ledningen upplever dock en risk i en åldrande kundstock om den inte fylls på genom yngre konsumenter. De lojala kundernas medelålder är i nuläget 56 år och ambitionen är en måttlig föryngring mot en snittålder närmare 50 år. Flash behöver generera fördjupad kunskap om sina kunder (ofta och sällanköpare) för att kunna fungerar. utveckla kundbasen och varumärket i önskvärd riktning. Jag går ofta tillbaka och frågar mig själv varför Sverige? Men det är ju för krigets skull och för att göra någonting bra för min familj så de klara sig. Man, 39 år, projektgruppen Flertalet av deltagarna i denna gruppen har flytt hemlandet på grund av krig och de ser inte att de haft något annat val. Samtliga har haft högavlönade arbeten i hemlandet. Yrken som nämns är advokat, lärare, arkeolog, ingenjör, guldsmed, och journalist. De har en stor vana vid att själva söka information och de har en stor datavana. Det är viktigt för dem att vara informerade och de vill förstå vad som händer runtomkring dem. De nöjer sig inte med den information de får från släkt och vänner utan de vill söka information från källan för att känna sig trygga med att den information de får stämmer. Detta medför att de är något mer uppdaterade kring etableringsprocessen och olika myndigheters ansvarsområden. De uttrycker en tacksamhet för att de fått möjlighet att bygga upp ett nytt liv i Sverige men har inte samma problem med att kritisera och ifrågasätta hur etableringen av nyanlända

68 Tiden före beviljat uppehållstillstånd

69 Tiden före beviljat uppehållstillstånd Viktigt med förståelse för perioden fram till uppehållstillståndet En lång och svår period Det är viktigt att det finns en förståelse för hur perioden sett ut för många av deltagarna fram till delgivningen av uppehållstillståndet. Detta för att kunna förstå hur de upplever själva delgivningen och det som sker i nära anslutning till denna, samt mötet med olika myndigheter Mår dåligt psykiskt av att behöva vänta Många blir helt psykiskt nedbrutna av den långa sysslolösheten och den långa väntan. Dagarna bara går utan mening och innehåll och vardagen är enbart en enda lång väntan. Från mörker till ljus I och med uppehållstillståndet upplever deltagarna att de får sina liv tillbaka. De kan äntligen börja leva igen. Oavsett om de upplevt det nya eller gamla arbetssättet, så går de i och med beslutet om uppehållstillstånd från mörker till ljus Väntan på uppehållstillståndet har varit ett borttappat år då jag inte gjort någonting vettigt. Istället har jag bara blivit mer och mer deprimerad. Man, 39 år, projektgruppen Tiden i förläggningen var en enda lång ångestfylld väntan som skapade tankar om självmord. Till slut kändes det som om de som tog emot oss bara ville förnedra oss. Man, 48 år, kontrollgruppen

70 Tiden före beviljat uppehållstillstånd Varför tar processen från ansökan till beslut så lång tid? Varför måste processen ta så lång tid? Många ifrågasätter hela asylprocessen och uttrycker att de inte kan förstå varför den ska behöva ta så lång tid. Väntetiden på uppehållstillståndet har för flera varit upp till 12 månader och ibland längre. De som fått vänta allra längst har aldrig fått någon förklaring till varför det har tagit så lång tid. Flera av deltagarna har dagligen varit inne på Migrationsverkets hemsida för att se om beslut om uppehållstillstånd tagits. Så en vacker dag finns det där till deltagarnas stora glädje. Upplever ingen logik i systemet Flera förstår inte hur systemet fungerar och ställer sig mycket frågande till om det överhuvudtaget finns någon uttalad och fastställd process när det gäller asylansökningarna. Deltagarna menar att de sett hur många personer i deras omgivning, och som är i samma situation som dem, få uppehållstillstånd trots kortare tid i Sverige. Det skapar stor oro och gör att de börjar fundera över om de överhuvudtaget ska få uppehållstillstånd. Väntan blir då ännu svårare. Jag fick aldrig någon förklaring till varför det tog sån tid att få mitt ärende utrett. Det känns som att allting sker via slumpen, den känslan är väldigt jobbig. Man, 30, kontrollgruppen

71 Tiden före beviljat uppehållstillstånd Tiden fram till beviljande av uppehållstillstånd en enda lång ångestfylld väntan Väntan på besked tär hårt på det psykiska välbefinnandet Väntan på beslut upplevs som svår. Sysslolösheten har tärt psykiskt på deltagarna. Det finns all tid i världen att tänka på det som varit och på de som är kvar i hemlandet. Många av deltagarna har familj och barn kvar och så länge de inte har ett uppehållstillstånd kan de inte heller ansöka för familjen om att få komma till Sverige. Oron för familjen är stor. Att inte finnas där för dem tär. De vet i vilken utsatt situation de befinner sig, både ekonomiskt och psykiskt, och att då inte kunna bistå dem känns svårt. Svåra förhållanden på förläggningsboendet Förhållandena i förläggningsboendet beskrivs som mer eller mindre outhärdlig. Där finns alldeles för många människor på för liten yta och det är svårt att överhuvudtaget få någon avskildhet. Kön till toaletter och duschrum är för det mesta lång och det blir svårt att hålla sin hygien. Kvinnor upplever sig som mer utsatta De berättar hur de under en längre tid kände sig rädda för sin säkerhet och hur de därför inte har kunnat slappna av. Få möjligheter till sysselsättning skapar tristess På förläggningen finns det få möjligheter till sysselsättning och förströelse. Dagarna delas in utifrån mattiderna som är de enda hållpunkterna under dagen. Flera beskriver att det varken finns tillgång till Tv och Internet. Avskildheten och tristessen medför konflikter och bråken blir många mellan de olika grupper som bor tillsammans. Förläggningarna ligger många gånger en bit från samhället. Ekonomin är begränsad och omöjliggör många gånger för dem att ta sig bort från förläggningen under några timmar

72 Tiden före beviljat uppehållstillstånd Tiden fram till beviljande av uppehållstillstånd en enda lång ångestfylld väntan Inte vana vid att göra ingenting Deltagarna har arbetat hårt i sina hemländer och de är vana vid att göra rätt för sig. Sysslolösheten tillsammans med all oro känns svår. Det finns de som försöker ta egna initiativ, t ex att lära svenska. Men lite stöd fås från personalen, som inte heller alltid talar deras språk. De med eget boende har klarat sig bättre De deltagare som redan från början har kunnat lösa boendet genom att bo inneboende eller hyra svart har klarat sig psykiskt något bättre. De beskriver en större möjligheter till avskildhet och integritet. Det svåraste under det här året har varit väntan på att allt ska bli klart. Man har inte haft några aktiviteter och ingen sysselsättning alls. Man lämnar hemlandet där man är van vid att vara aktiv och göra saker. Det blir en stor förändring som drabbar hårt. Man, 39 år, projektgruppen

73 Tiden före beviljat uppehållstillstånd Varför kan man inte få lära sig svenska då man väntar? Bortkastad och förlorad tid fram till uppehållstillståndet Flertalet deltagare ställer sig helt frågande till varför inte tiden fram till beviljat uppehållstillstånd kan få användas till någonting nyttigt för dem. Det de allra helst vill är att få börja lära sig språket. De beskriver språket som nyckeln till det svenska samhället och gemenskapen med det svenska folket. Hela vistelsen på förläggning upplevs som bortkastad och förlorad tid. Spar pengar för samhället och skapar trygghet för de nyanlända Att kunna påbörja svenskundervisning redan när de kommer till Sverige menar deltagarna skulle spara pengar för samhället. När uppehållstillståndet kommer skulle de vara mer eller mindre färdiga att ge sig ut i det svenska samhället. De skulle vara förberedda på ett helt annat sätt än idag inför att påbörja sitt liv och de skulle känna en mycket större trygghet. Väntan på uppehållstillståndet har varit ett borttappat år då jag inte gjort någonting vettigt. Istället har jag bara blivit mer och mer deprimerad. Man 39 år projektgruppen

74 Känslor kopplade till beviljat uppehållstillstånd

75 Känslor kopplade till beviljat uppehållstillstånd Beviljat uppehållstillstånd skapar starka känslor Uppehållstillståndet ger frihet och delaktighet Flera av deltagarna känner till att de blivit beviljade uppehållstillstånd innan delgivningen. När beskedet kommer uppstår en stark glädje. Det är nu det riktiga livet kan börja i Sverige och det är nu de är fria att börja läsa svenska, resa och hälsa på anhöriga, ansöka om att få hit sin familj, skaffa lägenhet, skaffa arbete o s v. Genom uppehållstillståndet blir de en del av det svenska samhället och de menar att de nu blir en vanlig svensk medborgare. men är också förknippat med oro och osäkerhet Uppehållstillståndet är inte enbart förknippat med positiva känslor. Det väcker också oro och rädsla inför framtiden, som är helt okänd för dem. Allt händer på en gång Efter en lång tids sysslolöshet ska helt plötsligt allt hända och många beslut fattas. Det svenska samhället är helt okänt för dem och det är mycket att sätta sig in i. Det upplevs som svårt att samla kraft och att komma igång med allt som behövs, även om det är det enda de vill. Kan jag förlora mitt uppehållstillstånd? Det finns också en viss oro över om någonting kan rubba uppehållstillståndet eller kan de nu andas ut? Rädslan att förlora det de nu vunnit finns där. Nu kan jag äntligen börja lära mig saker, utbilda mig och komma in i samhället. Det här är friheten jag har längtat efter och kämpat för i hela mitt liv! Man, 24 år, projektgruppen

76 Känslor kopplade till beviljat uppehållstillstånd Utgångsläget i kontakten med de aktuella myndigheterna är positiv Tacksamhet och glädje präglar inställningen Det finns inte mycket som kan rubba deltagarnas positiva känslor i samband med uppehållstillståndet. Det upplevs som oerhört befriande att det de längtat efter plötsligt händer och att den långa väntetiden är över. Inne i systemet I mötet med myndigheterna, i direkt anslutning till delgivningen, finns mest tacksamhet och glädje hos deltagarna. Nu är de inne i systemet och allt är helt plötsligt möjligt för dem. Det finns också nu ett intresse för dem som personer och de upplever sig inte bara vara en i den stora mängd av flyktingar som kommer till Sverige. Positiva till både det nya och det gammal arbetssättet Oavsett om deltagarna tillhör kontrollgruppen eller projektgruppen så är de övervägande positiva till den process de genomgått i anslutning till delgivningen. Jag blev så glad när jag fick uppehållstillståndet. Jag saknade ord. Det banar vägen för min fru och mina barn som nu finns i Sudan. Nu tror jag att allt blir bra. Jag läser svenska och efter det ska jag skaffa mig ett yrke för att få fast jobb så jag kan försörja mig själv. Man, 51 år, Kontrollgruppen

77 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet

78 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Beskriver en snabb och smidig process Man är isolerad, ny här och har ingen utbildning. Det måste vara enkelt. Allt blir lättare när det är på samma ställe. Annars är det lätt att gå fel och att missa tider. Kvinna, 39 år, projektgruppen Allt viktigt under en dag ger kontroll och trygghet Deltagarna ser det som mycket positivt att de får träffa de allra viktigaste myndigheterna under en och samma dag. Det innebär att de inte tappar tid utan direkt kommer igång med sin etableringsprocess. Ger en viss ordning i kaoset För deltagarna är det en rörig och intensiv tid då allt ska ske. Det nya arbetssättet skapar en viss ordning i kaoset genom att de får en kontroll över vad som ska hända redan från allra första början. Deltagarna inom projektet upplever att det mesta fungerat smidigt och enkelt i samband med delgivningen av uppehållstillståndet och i kontakten med Migrationsverket, Skatteverket och Arbetsförmedlingen Tolk en förutsättning Deltagarna upplevde att de blev lyssnade på och att de gavs möjlighet att ställa frågor. En tolk fanns med under hela dagen vilket upplevs som ett måste. Det möjliggjorde att de kunde ta till sig viktig information och det minimerade risken för att missa viktig information. Omslutna av systemet Deltagarna upplever att de blir omhändertagna. Myndigheterna tar hand om och ser till att de gör det som de ska. De behöver inte agera själva. Känslan var att det fanns ett intresse från myndigheternas sida och att de ville deras bästa. Bra och respektfullt bemötande Deltagarna upplever de personer de mötte som serviceinriktade och hjälpsamma. Ett par av deltagarna beskriver den positiva känsla de fick av träffa en handläggare som förmedlar att hen förstod hur det känns att vara i den situation nyanlända befinner sig i. 20

79 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Deltagarnas beskrivning av processen

80 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Kallad till Migrationsverket för delgivning av beslut 1 MIGRATIONSVERKET Kallelse till Servicekontoret för delgivning av beslut. Information om typ av asyl, humanitär eller politisk, och innebörden av denna Information om vad som kan äventyra uppehållstillståndet Information om resten av dagen Flera har följt sitt ärende via Migrationsverkets hemsida Redan innan de får sitt beslutsbrev och blir kallade till Migrationsverket för delgivning så känner de till att de fått sitt uppehållstillstånd beviljat. De har dagligen under en lång tid gått in på Migrationsverkets hemsida för att se om någonting hänt Många sätter punkt för kontakten, för andra kvarstår den I och med delgivningen så är det många av deltagarna som nu avslutar sin kontakt med Migrationsverket. Den perioden i deras liv är nu avklarad, vilket känns skönt. För de som inte har familjen i Sverige så kvarstår kontakten i och med att de ska ansöka om anhöriginvandring. Upplever ett starkt fokus på vad som kan äventyra uppehållstillståndet Starkaste minnet av Migrationsverkets information är att de hade ett fokus på vad som kan medföra att uppehållstillståndet förloras. Detta var information som fastnade och som levde kvar hos deltagarna. Skatteverket tar vid

81 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Skatteverket för att ansöka om de fyra siffrorna 2 SKATTEVERKET Efter Migrationsverket följer ett möte med Skatteverket för att ansöka om personnummer. Hjälp med ifyllnad av blankett Deltagarna beskriver ett oproblematiskt möte. De fick hjälp med att fylla i ansökan och information om att ansökan kunde ta lite tid. Lång väntan på att få personnummer Flera tar också upp den långa väntetiden för att få sitt personnummer. Väntetiden upplevdes som svår då den ytterligare förlänger väntetiden på att få starta etableringsprocessen. Flertalet förstår inte varför det ska ta så lång tid och precis som med uppehållstillståndet så upplever deltagarna att det saknas en logik i behandlingen av ansökningarna. Även här ser de personer i omgivningen som det går snabbare för att få sitt personnummer, och de undrar varför? Skatteverket för övrigt okända Få vet vad Skatteverket gör förutom att hantera personnummer. Några tror att de kommer att ha fortsatt kontakt med myndigheten då de får arbete

82 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Arbetsförmedlingen för att starta upp etableringsprocessen 3 ARBETSFÖRMEDLINGEN Möte med Arbetsförmedlingen redan samma dag eller ett par dagar senare Deltagarna skrev in sig på Arbetsförmedlingen och fick information om etableringsprocessen Deltagarna informerades om att de kommer att få en egen handläggare Processen skiljer sig åt mellan Norrköping och Ljusdal I Norrköping träffar deltagarna Arbetsförmedlingen på samma dag som övriga myndigheter medan deltagarna i Ljusdal får en kallelse några dagar senare till Arbetsförmedlingens egna lokaler. Ingen av deltagarna i Ljusdal ser dock några problem med detta. Det finns stora förväntningar på etableringsprocessen Flertalet har hört talas om etableringsprocessen och att det är genom den allt kommer att sätta igång. De upplever att de nu kommer att få ta del av en process som kommer att leda dem framåt. Genom det första mötet får de en viss kontroll över vad som kommer att hända framåt. Processen startar upp med informationsträffar och SFI Positivt möte med Arbetsförmedlingens handläggare Arbetsförmedlingens handläggare upplevs som proffsiga och engagerade. De talar till dem på ett sätt som engagerade och motiverade vilket medförde att de såg alla de möjligheter som nu fanns för dem. De informeras om att de skulle få en egen handläggare vilket för deltagarna kändes tryggt. Ingen adress, ingen etableringsprocess Flera av deltagarna har ingen egen adress och i mötet får de reda på att etableringsprocessen då inte kan starta upp. Detta blir en stor besvikelse och från att ha känt glädje och framtidstro känner de bara hopplöshet och frustration

83 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Boendet är i fokus! Varför får man ingen hjälp med boendet? 4 KOMMUNEN ARBETSFÖRMEDLINGEN Inskrivning? och information om etableringsprocessen som startar upp med informationsträffar och SFI Information om att de kommer att få en egen handläggare Boendet är ett stort problem Längtan efter ett eget boende är stor. Flera bor kvar på förläggningen också efter att de fått uppehållstillstånd p g a svårigheterna med att få en egen bostad. Har de ingen egen bostadsadress kan de inte heller börja sin etableringsprocess. Beviljat uppehållstillstånd räcker därmed inte utan även en adress behövs för att de ska kunna börja sin integrering i det svenska samhället. Svårast beskrivs det vara i Ljusdal där fler fortfarande är kvar på förläggningen p g a brist på lägenheter. Stort behov av hjälp och stöd Flera behöver hjälp med att hitta bostad. Deltagarna beskriver det som svårt att navigera i bostadsjunglen. De känner sig också osäkra på viken myndighet som har ansvaret. Arbetsförmedlingen hänvisar till kommunen som sedan säger att de inte kan hjälpa till

84 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Attityder till checklistan

85 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Har fått checklistan men vet inte hur den är tänkt att användas Har fått checklistan men förstår inte användningsområdet Flertalet av de som är med i projektet vet med sig att de fått checklistan. Men flera av dem vet inte hur den är tänkt att användas då ingen har tagit sig tid att gå igenom och förklara syftet och nyttan med denna. Den enda instruktionen spar den och ta med den! Flertalet har i princip enbart fått instruktionen att spara den och ta med till de myndigheter de besöker, utan att egentligen veta varför. Flera har också tagit med den till olika möten. Men det finns också de som inte fått någon förklaring alls utan enbart fått den i sin hand att ta med hem. Risken är att den blir liggande kvar hemma till ingen nytta. Vill ha checklistan på hemspråket Flertalet efterfrågar en översatt variant. De förstår att tanken med att enbart ha en svensk version är att de ska få träna språket och lära sig de olika myndigheternas namn. Kanske kan de klara checklistan enbart på svenska om de får en ordentlig genomgång, alternativt att det i checklistan finns en förklarande sida på hemspråket. Jag har den hemma men ingen har berättat vad den är till för. Jag har försökt förstå och att läsa den men det gick inte. Nu ligger den hemma i en mapp. Det är en stort problem att den inte är på svenska. Man, 39 år, projektgruppen

86 Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet Checklistan kräver en förklarande genomgång för att den ska användas Viktigt med genomgång tillsammans med tolk Många upplever det som viktigt att de får sitta ned med tolk och få en genomgång av innehåll och användningsområde. De har svårt att se att de själva skulle ta sig tid för att översätta denna till hemspråket. Någon har försökt men gav upp då det var för svårt. Reaktionerna på checklistan blir mer positiva efter en genomgång Upplevs som en bra vägledning för att förstå de olika stegen i processen och vad som behöver göras i anslutning till varje steg Ger svar på frågor kring olika myndigheters ansvarsområden Visar vilka papper som behöver fyllas i för att de ska få det som de har rätt till Minskar beroendet av andra för information Minimerar risken för att missa någonting under processens gång Jag tror att checklistan är bra, men jag kan inte veta. Det är en trygghet att ha med den, men samtidigt är jag inte säker på vilket sätt den hjälper mig. Det kanske är mer för myndighetspersonerna. Man, 24 år, projektgruppen

87 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet

88 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Ser bristerna i det gamla arbetssättet först då det nya arbetssättet presenteras Positivt utgångsläge i kontakten med myndigheter Kontrollgruppen, som inte tagit del av det nya arbetssättet, ser positivt på den process de genomgick i samband med uppehållstillståndet. De reflekterade inte så mycket utan var bara glada över att den långa väntan var slut och att livet kunde börja. Ser inte spontant brister i det gamla arbetssättet. Det är bara när de får det nya arbetssättet förklarat för sig som de ser bristerna med den gamla processen och de förstår hur mycket jobbigare de hade det än de som är med i projektet. Den stora fördelen är att slippa vara beroende av andra. Blir allt gjort på samma dag behöver man inte hjälp med att hitta till olika adresser eller be en kompis tolka, vilket inte alltid är optimalt. Man, 30 år, kontrollgruppen Att få mitt uppehållstillstånd var såklart en underbar känsla. Efter mötet på migrationsverket sprang jag så fort jag bara kunde jag till servicekontoret för att hinna dit innan de stängde så att jag kunde ansöka om mina fyra sista siffror. Jag hann! Men sen kunde jag ändå inte ansöka för migrationsverket hade fortfarande mitt pass. Hur som helst så var det en bra dag. Kvinna, 29, kontrollgruppen

89 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Det nya arbetssättet hade underlättat Kände redan till det förändrade arbetssättet Flera av deltagarna hade redan innan intervjun hört att arbetssättet förändrats i anslutning till delgivningen av uppehållstillståndet. Detta har de hört från dem som nyligen fått sina uppehållstillstånd. Det pratas överlag mycket sinsemellan, inom den egna gruppen, och man delger varandra positiva och negativa erfarenheter från bl a myndigheter. Med det nya arbetssättet hade de hade sluppit förvirring och oro Samtliga ser positivt på det nya arbetssättet då de får det beskrivet för sig. Med det nya arbetssättet tror de att de hade sluppit den förvirring som de upplevde inledningsvis i processen. De menar att de hade känt sig tryggare med vad som förväntades av dem. Skillnaden mellan det gamla och nya arbetssättet upplevs som stora. Deltagarna identifierar flera fördelar med det nya arbetssättet Underlättar processen då alla kontakter kan ske på ett ställe vid ett och samma tillfälle Kommer snabbare igång med etableringsprocessen då tiden för olika kontakter minskar Slipper vara beroende av sin omgivning för att få nödvändig information och slipper då också den desinformation som ibland sprids och som försvårar Spar tid både för dem själva och i förhållande till myndigheterna Behöver inte leta information själv Missar inte viktig information

90 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Beskriver en långdragen process präglad av oro och osäkerhet Mycket av det som redovisas nedan framkommer i en jämförelse med det nya arbetssättet Man märker med tiden att det är mycket man har missat. Ja, som vilka myndigheter man skulle haft kontakt med, vad man kan göra under asylperioden. Man, 47 år, kontrollgruppen Okunskapen var stor om vad som behövde göras När kontrollgruppen delger sina erfarenheter av den process som startas i samband med att de blir delgivna sitt uppehållstillstånd så beskriver de en långdragen stegvis procedur. Allt var nytt och det upplevde det som svårt att ta sig igenom processen och att ta till sig all information som gavs. Mycket måste göras samtidigt och detta utan att de egentligen visste vad. De visste inte vilka myndigheter som hade ansvar för vad, de hittade inte på orten, de förstod inte språket o s v. I bästa fall så lotsade en myndighet dem till en annan som i sin tur lotsade dem till en tredje o s v. Ett par beskriver att de fått olika besked från olika myndigheter. Information främst från släkt och vänner Flertalet deltagare var tvungna att förlita sig på information från släkt och vänner. För många var denna information förknippad med en viss osäkerhet och den information som gavs från flera personer överensstämde inte alltid. Det var svårt att veta vem de egentligen kunde lita på och vilken information som var tillförlitlig. Ville inte vara till besvär och ställde därför inte frågor Deltagarna är glada och tacksamma för att de får stanna i Sverige och vill därför inte vara till besvär eller upplevas som krävande. Därför ställer de inte så många frågor. Oron för att förlora sitt uppehållstillstånd finns där också hos några och det skapar en rädsla för att ställa frågor och kräva svar. De vill inte framstå som besvärliga och därmed få ögonen på sig

91 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Beskriver en långdragen process präglad av oro och osäkerhet Ständigt behov av att ha någon med som kan tolka I mötet med myndigheterna fanns sällan möjlighet till tolk. Detta skapade en stor osäkerhet i de olika mötena. Ansvaret låg hos dem själva att se till att det fanns någon närvarande som kunde tolka. Att ständigt se till att de hade en släkting eller vän med sig upplevdes som både jobbigt och osäkert. Många gånger var dessa personer inte helt bekväma med svenskan vilket skapade en oro kring den information deltagarna fick. Hade de ingen tolk med sig fick de många gånger söka hjälp hos övriga besökare hos myndigheten för att se om någon där kunde hjälpa till. Har missat viktig information Flera beskriver hur de har missat viktig information under denna tiden. Bland annat att de missat information om möjlighet till försörjningsstöd i det glapp som uppstår mellan ersättning från Migrationsverket och etableringsersättningen. Detta har inneburit att de fått låna pengar och nu har skulder som är svåra att betala tillbaka. Men kanske har de fått informationen och helt enkelt inte förstått den. Ytterligare information som de inte fått eller inte förstått är information om hemutrustningslånet. När väl etableringsprocessen påbörjas löser sig mycket I Norrköping var det flera som genom Arbetsförmedlingen fick en lots som informerade dem om de olika stegen i processen och genom Arbetsförmedlingen fick de också en viss samhällsinformation på sina hemspråk. Detta löste mycket av problematiken med att få rätt information till sig

92 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Deltagarnas beskrivning av processen

93 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Kallad till Migrationsverket för delgivning av beslut 1 MIGRATIONSVERKET Blev kallade till Migrationsverkets lokaler för att delges beslutet I bästa fall så informerade Migrationsverket om vikten av att kontakta Skatteverket för att skriva sig i Sverige och för att få sitt personnummer Brev om beslut kommer för flera inte som någon överraskning Precis som i projektgruppen så var det flera som redan innan de får sitt beslutsbrev och blir kallade till Migrationsverket för delgivning som kände till att de fått sitt uppehållstillstånd beviljat. De har dagligen under en lång tid gått in på Migrationsverkets hemsida för att se om någonting hänt Att ta sig till Migrationsverkets lokaler inte alltid helt enkelt Den nyanlända blev sedan kallad till Migrationsverkets lokaler för att delges beslutet. I Ljusdal tvingades deltagarna åka till Söderhamn för att få sin delgivning. Information av släkt och vänner snarare än från Migrationsverket Vanligt är att deltagarna blivit informerade av släkt och vänner om vikten av att skaffa ett personnummer genom Skatteverket. Detta var någonting de hörde talas om redan när de anlände till Sverige. Dessa siffror är det allra viktigaste menar de, näst efter uppehållstillståndet. Utan personnummer kan de inte göra någonting

94 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Släkt och vänner informerade om vikten av att gå till Skatteverket 2 SKATTETVERKET Till Skatteverket för att anmäla flytt till Sverige och för att fylla i en ansökan om personnummer. Besök på Skatteverket dröjde Besöket på Skatteverket genomfördes 1-3 dagar efter delgivningen. För några tog det ännu längre tid innan de tog sig dit. Ingen tolk under besöket Flertalet har inte haft tillgång till tolk i mötet, vilket försvårat. I bästa fall så har de haft någon släkting eller bekant med sig eller träffat på andra kunder som kunnat tolka. Lång väntan på personnummer Sedan följde en lång väntan på att få sitt personnummer, id-handlingar och nytt pass. För flera tog det upp till en månad att få detta personnummer och väntetiden på att få börja sitt nya liv förlängdes ytterligare

95 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Tog lång tid innan kontakt med Arbetsförmedlingen 3 ARBETSFÖRMEDLINGEN Blev kallade till, eller tog själva kontakt med Arbetsförmedlingen för att skriva in sig och för att få information om etableringsprocessens olika steg. Blev i nästa steg kallad till ett gruppträff för att få samhällsinformation. Ytterligare en kallelse för att få träffa sin egen handläggare. Kontakt på eget initiativ Några av deltagarna fick en kallelse till Arbetsförmedlingen någon/några veckor efter besöket på Skatteverket. Men flertalet tog själva, på inrådan av släkt och vänner, kontakt med Arbetsförmedlingen en kort tid efter sitt besök på Skatteverket. Det kändes angeläget att snabbt komma igång med etableringsprocessen då de visste att denna måste påbörjas för att de skulle få läsa SFI. Fokus i mötet låg på måsten Deltagarna upplevde att fokus i den första kontakten framförallt låg på måsten och inte möjligheter. Handläggaren gick igenom alla krav som måste uppfyllas för att etableringsersättning skulle betalas ut och allt som kunde äventyra detsamma. För deltagarna handlade etableringsprocessen framförallt om att ges möjligheter att få påbörja sitt liv i Sverige. Lång väntan på att få sin handläggare Vid första mötet med Arbetsförmedlingen så fick deltagarna också information att de skulle få en egen handläggare och att en kallelse skulle skickas ut till det mötet. Att få en egen handläggare upplevdes som tryggt. Flera kommenterar dock att det tog lång tid innan kallelsen kom

96 Attityder till checklistan

97 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet Checklistan skapar trygghet Checklistan gås igen tillsammans med tolk och intervjuperson Ett bra hjälpmedel den första tiden Deltagarna uttrycker spontant positiva kommentarer i förhållande till checklistan. När deltagarna ser tillbaka på hur de kände den första tiden efter det att uppehållstillstånd beviljats är de övertygade om att checklistan hade hjälpt dem. Samlar alla väsentliga dokument Deltagarna känner igen många av de dokument som återfinns i checklistan men ser det som jättebra att få dem samlade i ett och samma dokument. Hela Sverige är fullt av viktiga papper. Jag hade nog varit noga med att hålla reda på den här men jag vet inte riktigt om den hade hjälpt mig. Kvinna, 32, kontrollgruppen Skapar förståelse för processen och undanröjer risken för missar Checklistan beskrivs som ett bra hjälpmedel när det gäller att förstå de olika steg som de måste ta i samband med att de fått sitt uppehållstillstånd. Den tydliggör både rättigheter och skyldigheter och erbjuder en möjlighet att se vad som är gjort och inte gjort i förhållande till olika myndigheter. Checklistan undanröjer därmed risken för att missa viktiga saker i anslutning till uppehållstillståndet. Missar vad gäller t ex ansökningar, inlämnande av olika typer av papper o s v skapar enbart problem och tar upp värdefull tid. Bra med kontaktinformation Kontaktinformationen uppskattas. Det underlättar att ha alla kontaktuppgifter samlade så de själva slipper att leta runt för att veta vem de ska ta kontakt med

98 Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet men kräver en genomgång för att det ska upplevas som tryggt Kräver en genomgång Deltagarna trycker på vikten av att få en gedigen genomgång av checklistan tillsammans med en tolk. Detta för att kunna förstå syfte och nyttan med checklistan. Utan förklarande genomgång menar de att checklistan snarare skapar oro och osäkerhet. Saknas adresser till myndigheterna Kontaktuppgifter uppskattas med flera undrar varför det inte finns några adresser med till respektive ställe. Flera undrar också över varför det inte finns kontaktuppgifter till servicekontoret. Tanken med checklistan är jättebra. Men jag tror att den hade skapat en del oro för mig. Jag vill förstå allting och den här hade nog varit svår att förstå om inte en tolk hade gått igenom den med mig. Den är säkert bra men kan nog skapa oro för vissa. Man vill ju inte missa något viktigt. Kvinna, 29 år, kontrollgruppen

99 Attityden till myndigheter rent generellt

100 Attityden till myndigheter rent generellt Attityden till myndigheter är generellt positiv Myndigheterna finns där för dem Bilden av myndigheter är hos flertalet deltagare positiv. Uppfattningen är att de finns där för att hjälpa och organisera livet för dem initialt. Är i behov av myndigheternas stöd och hjälp Deltagarna har initialt kontakt med flera olika myndigheter. Men, enligt deltagarna, så tar behovet av information, stöd och hjälp inte slut bara för att de fått uppehållstillstånd. De är beroende av olika myndigheter för att kunna leva sitt liv i Sverige. Sverige är ett okänt land för dem och de upplever sig behöva en instruktion för hur de på bästa sätt ska kunna klara sig här. Tillhör i olika faser olika myndigheter När deltagarna ska försöka erinra sig de olika myndigheter de stött på så utgår de ifrån vilken myndighet de har tillhört och vilken myndighet de tillhör just nu. Initialt var det Migrationsverket som var den viktigaste myndigheten och nu är det för flertalet Arbetsförmedlingen. Låg kunskap om olika myndigheters roll och ansvar De myndigheter deltagarna känner till är främst de som de har haft kontakt med i det egna ärendet. Utöver den hjälp de fått så känner de inte till myndigheternas övriga ansvar i samhället och gentemot dem. Kunskapen växer dock med tiden, menar man. I takt med att frågorna blir fler och ju mer integrerade deltagarna blir i det svenska samhället desto mer kunskap får de

101 Attityden till myndigheter rent generellt Attityden till myndigheter är generellt positiv Efter det att jag fick mitt uppehållstillstånd upplever jag att alla jag möter vill att det ska gå bra för mig, men det är en massa regelverk som står i vägen. Man, 32, kontrollgruppen Migrationsverket mest känd och Försäkringskassan minst bland de myndigheter deltagarna har haft kontakt med Den mest kända myndigheten är Migrationsverket då denna myndighet är den som ansvarat för att de fått sitt uppehållstillstånd. Det är en myndighet som de varit mycket beroende av under en längre tid. För de som har familj kvar i hemlandet kvarstår kontakten om anhöriga ansöker om anhöriginvandring till Sverige. Skatteverket är okända så länge det inte handlar om att bli skriven i Sverige och att få sitt personnummer. För övrigt vet deltagarna inte riktigt vad de gör. Några menar att Skatteverket kommer att bli viktigare då de får ett arbete och ska börja betala skatt. Kommunens ansvarsområden är diffusa. För flera är det starkt kopplade till bostadsfrågan och för de med barn till skolan. Någon nämner också att de ansvarar för försörjningsstöd. Försäkringskassan är i princip helt okända för flertalet på grund av att många ärenden hanteras genom Arbetsförmedlingen. Ett par känner till dem eftersom de ansökt om barnbidrag och bostadsbidrag. Pensionsmyndigheten upplevs överhuvudtaget inte aktuell för deltagarna och det finns vare sig intresse eller engagemang för myndigheten och dess ansvarsområde

102 Attityden till myndigheter rent generellt Svårt att se hur olika myndigheter samverkar med varandra Utgår från att myndigheterna samverkar Deltagarna har överlag svårt att se exakt hur myndigheterna samverkar med varandra kring dem och deras situation. Men de utgår från att de gör det. Får indikation om samverkan på flera olika sätt Ett bevis på samverkan, menar deltagarna, är att de skrivit på ett samtycke till att myndigheter får dela information kring dem med varandra. De märker också att personuppgifter uppdateras mellan olika myndigheter vilket de också tar som bevis på att en viss kontakt sker myndigheter emellan. Ytterligare ett bevis för samverkan är att servicekontoret representerar alla myndigheter. På servicekontoret blir det uppenbart att det pågår ett samarbete då en och samma handläggare representerar en eller flera myndigheter. Trygga i relationen Oavsett om myndigheterna samverkar eller inte så känner sig deltagarna trygga med att myndigheterna gör vad de kan för att hjälpa dem. Jag upplever att myndigheterna samverkar på så vis att mina uppgifter finns överallt. Annars vet jag inte riktigt hur de jobbar. Man, 42 år, projektgruppen

103 Attityden till servicekontoret

104 Attityden till servicekontoret Servicekontoret är enbart förknippat med positiva känslor En självklar plats att gå till för många Deltagarna har i olika utsträckning varit i kontakt med servicekontoret. Flera har varit där många gånger medan andra mer sällan. För de som deltagit i projektet så har servicekontoret, redan från början, blivit en självklar plats att gå till för att få information beträffande olika frågor. För de i kontrollgruppen känns det inte alltid lika naturligt. De har fått höra av vänner och bekanta att de kan vända sig dit i olika frågor. Vilken typ av frågor är dock inte alltid helt tydligt och alla är inte på det klara med vad ett servicekontor är, vad de gör och vilka myndigheter de kan möta där. Finns där för dem Överlag så finns det finns hos deltagarna en positiv känsla i relation till servicekontoret. Att ha en enhet som servar dem med information sparar kraft och tid för dem. Deltagarna beskriver att servicekontoret finns där för att underlätta för dem. Här kan alla problem tas om hand och de blir inte hänvisade vidare, som på så många andra ställen, utan en fråga löses på plats där och då Handläggarna hjälper och stöttar och de är engagerade och ödmjuka i sin framtoning Det är så bra att de finns under samma tak så man slipper gå till flera olika ställen. Det förenklar för oss som bor långt bort. Jag vet ju inte riktigt vilka jag kan träffa där men jag vet att alla myndigheter finns där för att hjälpa mig. Man, 51 år, projektgruppen

105 Attityden till servicekontoret Servicekontoret är enbart förknippat med positiva känslor Oväsentligt vilken myndighet de talar med så länge de får hjälp Många deltagare har svårt att urskilja vilken myndighet de har kontakt med när de är på servicekontoret för att få hjälp i olika frågor. De pratar med en handläggare och inte en myndighet. De olika myndigheternas ansvarsområde blir därmed ointressant och kan försvåra när deltagarna ska koppla ihop ett visst ansvarsområde med en specifik myndighet. Alla myndigheter flyter ihop och för deltagarna är det oväsentligt att veta vilken myndighet som har ansvar för vad så länge de får den hjälp de behöver. Upplevs som ett stort problem att tolkar inte finns tillgängliga Flertalet deltagare upplever problem med att det inte finns tillräckligt med tolkar kopplade till servicekontoret. Då de går dit för att få hjälp är de ofta beroende av andra besökare för hjälp med att göra sig förstådda. Eller så måste de ha med sig en person som kan tolka åt dem

106 Huvudinsikte r

107 Huvudinsikter Studiens huvudinsikter Tiden innan uppehållstillståndet präglas av oro och ångest. När uppehållstillståndet väl kommer infinner sig en enorm glädje och lättnad. Det blir startskottet för det nya livet. Från att ha varit utanför systemet är man nu helt plötsligt inne. Denna glädje fortplantar sig till mötet med myndigheterna och utgångsläget i kontakten är därför positiv. Deltagarna vill så mycket och helst av allt ska det gå snabbt att komma igång med etableringsprocessen,. Det nya arbetssättet möter behovet av effektivitet och snabbhet både hos projekt- och kontrollgruppen och den positiva känslan förstärks. Det nya arbetssättet tas emot positivt både av kontroll- och projektgruppen. Deltagarna har svårt att se att någonting skulle kunna göras bättre. Kontrollgruppen är än mer positiva då de fått uppleva svårigheterna i det gamla arbetssättet. I jämförelse med den processen framstår den nya som så mycket bättre. Det nya arbetssättet hade underlättat väsentligt för dem. Arbetssättet ger trygghet i den bemärkelsen att det ger en känsla av kontroll. Ingenting kommer att missas utan man blir lotsad genom processen på ett snabbt och effektivt sätt. Nyttan med checklistan är oklar för många av deltagarna. Ingen har gått igenom och förklarat den för dem. De känner varken till innehåll eller syfte. På uppmaning har flera haft den med sig i mötet med olika myndigheter, men de vet egentligen inte varför. Checklistan kräver en genomgång tillsammans med tolk för att nyttan tydligt ska framgå. Den blir då ett viktigt verktyg för att få kontroll och trygghet i en annars kaotisk värld. Checklistan minimerar risken för att någonting glöms bort på vägen och säkerställer att processen flyter

108 Huvudinsikter Studiens huvudinsikter 4 5 Servicekontoret fyller överlag en viktig funktion för deltagarna. Det har blivit ett självklart ställe att gå till när de behöver svar på frågor. Här hanteras alla typer av frågor på ett snabbt och effektivt sätt och deltagarna slipper bli lotsade vidare. Ett starkt önskemål från deltagarna är dock att det ska finnas tillgång till tolkar på servicekontoret. Som det fungerar idag är deltagarna beroende av att själva hitta någon som tolkar åt dem, vilket inte är optimalt. En konsekvens av servicekontorets organisation är att kunskapen om olika myndigheter uteblir. Servicekontoret blir som en enda stor myndighet och gränserna suddas ut. Om projektet har som ambition att öka kunskapen om myndigheternas olika ansvarsområden krävs information. Trots ett effektivt och smidigt arbetssätt så räcker det inte alltid. Möjligheterna att ta till sig och förstå information är olika mellan människor. Varje individ måste få ett individuellt bemötande anpassat efter sina specifika behov. Med det nya arbetssättet har man dock kommit en bit på väg vad gäller att se till de nyanländas behov. Det övergripande samhällsystemet upplevs dock överhuvudtaget inte ta hänsyn till individen och reglerna upplevs som både stelbenta och försvårande för deltagarnas etablering i Sverige

109 FÖR FRÅGOR KONTAKTA: Lotta Tunved Mob:

110 Utvärdering av sociala investeringar Samhällsekonomisk utvärdering Projekt Mötesplatser och information Rapport Claes Malmquist, Jonas Huldt och Sven Vikberg payoff kunskapens väg 6, östersund telefon

111 Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Inledning... 7 Etableringsprocessen... 7 Bakgrund... 9 Utvärdering projekt Mötesplatser och information... 9 Några utgångspunkter för utvärderingen... 9 Projekt Mötesplatser och information Målgrupp Projektets syfte och mål Förväntade effekter Mer information Metod Underlag och arbetsgång Avgränsningar och antaganden för utvärderingen Samhällsekonomisk utvärdering Samverkans ekonomi en modell Samhällsekonomisk nytta ur ett organisationsperspektiv Samhällsekonomisk nytta ur ett individperspektiv Samhällsekonomisk lönsamhet Etableringsuppdraget en fas i integrationsprocessen Resultat av samhällsekonomiska beräkningar på organisations- och individnivå ) Intäkt på organisationsnivå - total handläggningstid minskas ) Intäkt på Individnivå - minskad ledtid för handläggnings- processen minskar tiden till egen försörjning ) Intäkt på Individnivå - tid för kunden att nå egenförsörjning Lönsamhet Intäkt Kostnad Lönsamhet Redovisning av styrgruppens synpunkter Förutsättningar och resultat Långsiktiga effekter Framgångsfaktorer och förbättringsområden Implementering ett nästa steg? Redovisning av pilotorterna synpunkter Förutsättningar och resultat Arbetssätt och arbetsmetoder Framgångsfaktorer och utvecklingsmöjligheter Slutsatser och analys Samhällsekonomisk effekt av projektet Vad visar egentligen de ekonomiska beräkningarna?

112 Övriga värden av projektet Möjliga strategiska och strukturella effekter av projektet Frågor att diskutera vidare Ytterligare frågor att diskutera vidare Bilagor

113 Sammanfattning Projektets samhällsekonomiska nytta i korthet Payoff har haft i uppdrag att genomföra en samhällsekonomisk utvärdering av pilotprojektet Mötesplatser och information. Projektet syftar till att - med servicekontoren som bas - utveckla servicen till nyanlända för att de snabbare skall nå en etablering. Projektet är ett samarbete mellan Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndigheten, Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och SKL. Utvärderingen visar att det ligger stora värden i en ökad myndighetssamverkan kring etableringsprocessen för nyanlända i arbetsför ålder. Det resultat som kan skapas genom att arbeta på det sätt som projekt Mötesplatser och information har gjort består av tre delar; 1) Intäkt på organisationsnivå - total resursanvändning minskas, 2) Intäkt på individnivå - kortare ledtid för handläggningsprocessen minskar tiden till arbetsmarknaden och egenförsörjning 3) Intäkt på individnivå effektivare rustad individ minskar tiden för att nå egenförsörjning. Resultatet av Payoff s utvärdering fokuserar på intäkter skapade på individnivå (del 2 och 3). För att kunna genomföra beräkningar på organisationsnivå krävs kompletterande underlag. Vi kan konstatera att det med mycket stor sannolikhet har skett en tidsbesparing i resursanvändningen på organisationsnivå, vilket i så fall ytterligare skulle förbättra det samhällsekonomiska resultatet för projektet. Summerar vi de samhällsekonomiska intäkterna för del 2) och del 3) för projekt Mötesplatser och information visar det sig att projektet är mycket lönsamt. Projektkostnaden på 3,75 mkr är återbetald till samhället på två månader. Om projektets arbetssätt och samverkan kan tillämpas på flera orter med servicekontor finns det en stor potential till ytterligare effektivisering och besparing. En annan aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaderna skulle, enligt vår bedömning, försvinna vid en eventuell implementering av projektet. Kan den kompetens, samverkan och arbetsmetoder som byggts upp under projekttiden överföras till det vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi ser det, en mycket stor samhällsekonomisk potential i det förändrade arbetssättet. Vi anser att en effektivare etableringsprocess mot utbildning och arbete är en mycket lönsam investering i vår gemensamma välfärd. Genom att förkorta nyanländas utanförskap kan den tid då den nyanlända förbrukar samhällets resurser förkortas. Istället skapas samhällsekonomiska intäkter när dessa individer klarar av att försörja sig själva och sina familjer genom arbete. Utvecklingen under hösten 2015 med det stora antalet asylsökande gör att frågan är ännu angelägnare. De sekundära vinsterna av en snabbare och smidigare etableringsprocess i form av ökad livskvalitet, förbättrad social- och hälsosituation i en vidare mening gagnar också ett mer solidariskt och hållbart samhälle. 4

114 Övriga värden av projektet På individnivå (för de nyanlända) upplever deltagande aktörer att det genom projektet har skett en förbättring gällande ett flertal kvalitetsaspekter, t.ex. ökad egenmakt, ett värdigt mottagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen har ökat. På organisatorisk nivå nämns främst kvalitetsmässigt bättre möten med de nyanlända, bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få svar på frågor som rör en annan myndighet eller myndigheter i samverkan. Både från personalen på pilotorterna samt hos styrgruppen lyfts ett antal framgångsfaktorer i det genomförda arbetet. Pilotorternas identifierade framgångsfaktorer Att bättre lära känna övriga myndigheters processer och förutsättningar samt att bygga upp ett kontaktnät på andra myndigheter. Närhet - att både handläggare och nyanlända kan få information och tillgång till samtliga myndigheter på en och samma plats och dag. Myndigheterna agerar flexibelt, släpper aldrig den nyanlände helt och agerar som en enhet mot de nyanlända. Handläggare har en bättre helhetssyn på etableringsprocessen. Samarbetet och det nya arbetssättet sätter den nyanlände i fokus där myndigheterna kan samarbeta eller hjälpa varandra och lösa problem för de nyanlända i processen. Tillgång till tolkar i en större del av processen. Tolkar finns tillgängliga vid fler möten och för fler myndighetsaktörer vilket ökar kvalitet, trygghet och rättsäkerhet för båda parter. Styrgruppens identifierade framgångsfaktorer Ökad kunskap om övriga myndigheter. o Den större kunskapen om respektive myndighets processer och förutsättningar underlättar samverkan mellan myndigheterna och den bidrar även till att öka kundfokus i processen. Samtliga myndigheter har en gemensam utgångspunkt, problembild och uppdrag. o Genom att ha ett tydligt myndighetsgemensamt uppdrag och gemensamma mål görs samverkan till ett medel i stället för ett mål. Större fokus på helheten, dvs. individens process hos samtliga myndigheter, i etableringsprocessen. o Den ökade samverkan, via ett nytt arbetssätt, bidrar till att respektive myndighet och dess personal har lättare att se och förstå hela processen för en nyanländ helheten. 5

115 Möjliga strategiska värden av projektet Projektet har i huvudsak genomförts med ordinarie resurser i de reguljära verksamheterna. Detta är en styrka jämfört med om projektet hade genomförts med särskilt utsedda handläggare och ledningspersonal. Genomförandet med ordinarie resurser i den reguljära verksamheten underlättar för berörda myndigheter att tillämpa arbetsformer, samverkan och lärandet från projektet på ytterligare orter. De nya arbetssätten som prövats i projektet har i flera delar utvecklat samverkan i migrations- och etableringsprocessen, vilket lett till en förbättring och effektivisering. Om en implementering eller fortsatt pilotverksamhet diskuteras i fortsättningen finns det dessutom ytterligare en potential till att fortsätta utveckla etableringsprocessen. Största möjligheten att snabba på etableringsprocessen ligger inte inom ramen för projektet utan kräver politiska beslut. Regeringen har i budgeten för 2016 ett flertal förslag som skall stärka och underlätta migrations- och etableringsprocessen för nyanlända. Flera av förslagen kommer, om de beslutas, att direkt påverka de resurser som avsätts för att nyanlända snabbare skall komma i egenförsörjning. En fortsatt samverkan, som prövats i projektet, är därför en viktig del för etableringsprocessen. Några frågor att diskutera vidare Utmaningen för Sverige är att hantera flyktingfrågan på ett nytt sätt och försöka ta fram en övergripande strategi som ser till helheten och inte suboptimerar handläggningen i respektive myndighet. Det finns ett flertal exempel på att rådande strukturer är oförmögna att lösa de akuta krissituationerna som uppstått. Kostnaderna skenar iväg för berörda myndigheter och långa ledtider skapar onödigt lidande för berörda individer, vilket i sin tur riskerar att förlänga utanförskapsfasen. En samordnad lösning av flyktingsituationen kommer att kräva nya grepp, kreativitet och politiskt mod. Kostnaderna för hanteringen av flyktingarna är idag betydligt högre än tidigare och kommer att öka ytterligare om inte något görs. Ta kostnaderna idag och se dem som en investering för att rusta Sverige för en människovärdigare integration av alla nyanlända! I förlängningen betyder också en snabbare etablering för den nyanlände minskade kostnader för utanförskapet. Några frågor med koppling till utvärderingen som bör diskuteras ytterligare av projektledningen och berörda myndigheter: Vad är ett bra resultat av den totala etableringsprocessen; på kort sikt (två år) och på längre sikt? Vem ansvarar och hur följs detta upp? Hur ska mätbara mål, specificerade och om möjligt monetära, kunna tas fram för vad den totala etableringsprocessen ska uppnå? Hur skall projektets lärande, mervärden och erfarenheter tas tillvara för att leda till en utveckling och implementering av ledning, styrning och samverkan i de reguljära verksamheterna? 6

116 Inledning Aldrig tidigare har integration och flyktingfrågor varit så i fokus i massmedia och i den politiska hetluften som för närvarande. Bokstavligen är detta ett ämne som förekommer dagligen i olika nyhetsinslag såväl inom som utanför Sveriges gränser. Samtidigt har regeringen i budgeten för 2016 påpekat vikten av att nyanlända med uppehållstillstånd kommer snabbare i ett arbete och egenförsörjning 1. Under hösten 2015 har antalet flyktinga ökat dramatiskt och genom detta har långt fler nyanlända behov av olika offentliga tjänster än tidigare för att integreras i det svenska samhället. Detta kommer att ställa mycket stora krav på att samlade resurserna används på ett effektivare sätt så att fler nyanlända integreras i det svenska samhället på kortare tid. Samtidigt kommer handläggningen av integration att ställa större och helt nya krav på resurser, processer, kompetenser och förmåga till omfördelning av befintlig kapacitet hos berörda myndigheter. Denna utvärdering har följt upp en mycket central del i integrationen av nyanlända, nämligen etableringsprocessen, som i den bästa av världar skall leda till att den nyanlända i arbetsför ålder kommer i egenförsörjning inom två år. Etableringsprocessen Sedan december 2010 ansvarar Arbetsförmedlingen för att samordna etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare. Myndighetens uppdrag är att underlätta och påskynda vägen till arbete eller högre studier och ge förutsättningar för egenförsörjning genom stadigvarande förankring i arbetslivet. Arbetsförmedlingen ska tillsammans med personen i etableringsuppdraget upprätta en individuell etableringsplan som ska innehålla arbetsförberedande aktiviteter, undervisning i svenska och samhällsorientering. Enligt regeringens budget för 2016 är dess mål att fler nyanlända ska komma i arbete eller utbildning under sin tid i etableringsuppdraget, det vill säga inom två år. För att nå detta mål måste nyanländas kunskaper och färdigheter tas tillvara på ett bättre sätt. Möjligheten att få sin tidigare utbildning bedömd, sin kompetens validerad samt att vid behov kunna ta del av ytterligare utbildning är avgörande för att snabbt kunna få ett jobb. Etableringsinsatserna behöver bli effektivare genom ökad kvalitet och individanpassning för att kunna bidra till en kortare etableringstid. Många nyanlända har både utbildning och erfarenhet i yrken där det råder brist på utbildad och erfaren arbetskraft på den svenska arbetsmarknaden., t ex. inom sjukvården och inom IT-branschen. Dessa personers kunskap och färdigheter behöver tas tillvara snabbare och effektivare. Regeringen har därför tillsammans med arbetsmarknadens parter, Arbetsförmedlingen och andra berörda myndigheter fört samtal om åtgärder för att inom ramen för etableringsuppdraget skapa snabbare vägar, så kallade snabbspår, in på arbetsmarknaden för nyanlända som har utbildning eller yrkeserfarenhet som efterfrågas i Sverige. 1 Arbetsmarknadspolitiska satsningar i budgetpropositionen för

117 Idag är processerna inom alla dessa områden så utdragna att det skapar problem för både individer, näringslivet och samhället. I dagsläget tar det mellan fem till tio år att etablera sig på den svenska arbetsmarknaden för en nyanländ, samtidigt som vi har ett växande behov av kompetens på orter som avfolkas med stora utmaningar för näringsliv, offentlig och privat service osv. Företag som hittat sin efterfrågade kompetens utanför EU signalerar att väntetiden är lång och kostsam för dem. 8

118 Bakgrund Utvärdering projekt Mötesplatser och information Projekt Mötesplatser och information är ett projekt som syftar till att - med servicekontoren som bas - utveckla servicen till nyanlända för att de snabbare skall nå en etablering. Projektet är ett samarbete mellan Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndigheten, Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och SKL. Projektet startade under 2014 och skall avslutas En projektledare från Försäkringskassan har utsetts att leda projektet och en central styrgrupp med samtliga parter har bildats. Projektet genomförs på fyra orter; Norrköping, Alingsås, Ljusdal och Borlänge. Uppdragets syfte är att göra en utvärdering av projektets genomförande dels med fokus på resultatet av insatsen för målgruppen nyanlända i arbetsför ålder, dels för medverkande myndigheter. Den ekonomiska nyttan för samhället, parterna/myndigheterna och deltagarna skall så långt det är möjligt beskrivas och beräknas på såväl kort sikt (resultat) som på längre sikt (möjliga effekter). Med utgångspunkt från de underlag vi får fram i utvärderingen och de beräkningar som är möjliga att genomföra av den ekonomiska nyttan för samhället, parterna/myndigheterna och deltagarna gör vi en analys av resultatet, redovisar slutsatser och rekommendationer hur parterna i projektet kan jobba vidare. I analysen har de mer långsiktiga effekterna och helheten en central plats för att visa på projektets strategiska värde. Målet med utvärderingen är att den skall kunna ligga till grund för en diskussion om projektets lärande, mervärde, effektivitet och ekonomiska nytta samt utgöra ett beslutsunderlag för hur etableringsinsatserna till nyanlända i arbetsför ålder skall bedrivas i fortsättningen. Några utgångspunkter för utvärderingen Vi anser att satsningar inom välfärden skall fokusera på att nyttja samhällets resurser så effektivt som möjligt på ett långsiktigt och hållbart sätt. En vanligt citerad utgångspunkt för en hållbar utveckling på ett övergripande plan är Brundtlandskommisionens rapport från 1987 som fastslog att nuvarande generationens behov uppfylls utan att de kommande generationernas förmåga att tillgodose sina behov äventyras. Hållbar utveckling handlar om att säkerställa frihet och livschanser över generationer. Det innebär att resurserna ur ett ekonomiskt perspektiv måste användas så att det mänskliga välbefinnandet och den sociala rättvisan ökar samtidigt som miljörisker och användandet av ändliga naturresurser kraftigt reduceras. Projekt Mötesplatser och information har en målsättning som ligger väl i linje med detta synsätt genom att fokusera dels på att effektivisera och minska kostnaderna för handläggningen, dels på att förenkla och effektivisera processen för nyanlända i arbetsförålder för att de snabbare skall komma i egenförsörjning. 9

119 Vi har i våra enkäter fokuserat på att kartlägga och beskriva hur pilotorterna genomfört etableringsprocessen för de nyanlända i arbetsför ålder. Genom att analysera dessa enkäter samt övrigt underlag och information från projektet kan vi i ett nästa steg beräkna faktisk och möjlig samhällsekonomisk nytta av insatsen. Den ekonomiska nyttan kommer att beräknas både ur ett individ- och ett organisationsperspektiv. Att på detta sätt synliggöra nyttan utifrån två olika perspektiv ger en bra helhetsbild för hur projektet har nyttjat samhällets resurser. I analysen har de möjliga långsiktiga effekterna och helheten en central plats för att visa på projektets strategiska värde och vilka erfarenheter som kan tas tillvara för att utveckla ordinarie verksamheters insatser såväl internt som i samverkan. Detta redovisas i våra slutsatser och i frågeställningar/rekommendationer som projektledning och ansvariga kan arbeta vidare med. Projekt Mötesplatser och information Projekt Mötesplatser och information är ett av flera förslag för att utveckla processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande som togs fram genom Samverkansuppdraget. En gemensam målsättning för de berörda aktörerna är att hitta vägar som skall göra det enklare och smidigare för den enskilda individen i etableringsprocessen. Detta skall åstadkommas genom att analysera de gemensamma processerna för att hitta möjligheter till förbättringar som skall öka kvaliteten, servicen och effektiviteten. Mötesplatser och information är en av flera insatser som syftar till att utveckla verksamheterna för nyanlända. För uppdraget Mötesplatser och information har Migrationsverket och Försäkringskassan varit initiativtagare och efter att Arbetsförmedlingen, Skatteverket, SKL och Pensionsmyndigheten tillkommit bildades en styrgrupp. Insatsen startade centralt under 2014 och genomförs på fyra pilotorter, Norrköping, Alingsås, Ljusdal och Borlänge. Projektet avslutas Målgrupp Projektets målgrupp är nyanlända som beviljats uppehållstillstånd och som omfattas av etableringsuppdraget. I målgruppen ingår även anhöriginvandringen, inklusive de familjemedlemmar som fyllt 65 år. I denna utvärdering är uppdraget avgränsat till målgruppen nyanlända i arbetsför ålder. Projektets syfte och mål Uppdraget Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta aktörer. Därigenom kan mötesplatsen utvecklas mot en mer individanpassad hjälp och information till nyanlända, så att de snabbare kan nå etablering. Målet med projektet är att utveckla en förenklad process för den nyanlända och en ökad effektivitet för de involverade aktörerna. 10

120 Förväntade effekter Den förväntade effekten av insatsen på ett övergripande plan är minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad tid fram till etablering. En förutsättning för att nå denna effekt är bättre samverkan mellan aktörerna. Effekterna mäts genom kundupplevelse, beskrivning av etableringsprocessens effektivisering och beräkning av den ekonomiska nyttan för samhället. Mer information Ytterligare information avseende projekt Mötesplatser och information finns i bilaga 1 Uppdragsbeskrivning - Mötesplatser och information. Projektledare Louise Andersson, louise.andersson@forsakringskassan.se För ytterligare information avseende utvärderingen av projekt Mötesplatser och information, kontakta ansvarig konsult, Sven Vikberg, sven@payoff.se 11

121 Metod Underlag och arbetsgång För att genomföra denna utvärdering har vi tagit del av en omfattande dokumentation från projektledning, styrgrupp och pilotorterna: Uppdragsbeskrivning projekt Mötesplatser och information. Beslut i styrgruppen och minnesanteckningar. Beskrivning av myndighetsvisa och lokala processer innan projektet. Kvalitetsgranskning etableringsplaner på pilotorterna i projekt Mötesplatser och information, genomförd i januari och juni 2015 av Arbetsförmedlingen (rapport ). Nyanländas syn på ett nytt arbetssätt, resultat från en kvalitativ undersökning av projekt Mötesplatser och information genomförd av Augur (rapport ). Checklista, som skall användas som ett hjälpmedel för den nyanlände på pilotorterna från delgivningen av uppehållstillståndet till dess att etableringsplanen avslutats. Utvärderingen inleddes med en träff där projektledaren, delar av styrgruppen och representanter från samtliga pilotorter deltog. Därefter har vi träffat handläggarna på samtliga pilotorter för att närmare gå igenom utvärderingens genomförande och de underlag som behövs för utvärderingen. Vi har genomfört en enkät till projektledaren, styrgruppen och de fyra pilotorterna. Enkäterna finns redovisad i bilaga 2 och 3. Enkäterna har kompletterats med intervjuer med kontaktpersonerna på respektive pilotort och vi har stämt av Arbetsförmedlingens del i projektet i Borlänge med ansvarig chef. Utvärderingen har genomförts i nära samarbete med projektledaren. Kostnaderna och finansieringen av insatsen har redovisats både för den centrala delen för projektet och pilotorterna. Dessa underlag skall ligga till grund för de samhällsekonomiska lönsamhetsberäkningarna. Underlaget till de samhällsekonomiska beräkningarna har inhämtats genom en enkät som gått ut till projektledaren och till de fyra pilotorterna. Alla berörda myndigheter har besvarat enkäten. Enkäten finns redovisad i bilaga 4. Uppdragsgivaren har haft möjlighet att granska och ha synpunkter på utvärderingen. Slutgiltig version av rapporten redovisas först efter presentationen för styrgruppen. Avgränsningar och antaganden för utvärderingen I denna typ av uppdrag är det viktigt att vara tydlig med vilka avgränsningar och antaganden som gäller för utvärderingens genomförande. Sammanfattningsvis är det viktigt i denna del att: 12

122 Målgruppen som följs upp är nyanlända i arbetsför ålder. Vi har utgått ifrån att vi studerat ett genomsnittsärende avseende en nyanländ vilket innebär att det kan finnas familjemedlemmar i arbetsför ålder för vissa av de nyanlända. Det ingår inte i uppdraget att göra ekonomiska beräkningar av projektets effekter på individernas behov av sjukvård eller andra offentliga stödåtgärder. En sådan beräkning kräver andra typer av beräkningsunderlag. Det ingår inte i uppdraget att göra några ekonomiska beräkningar av projektets effekter på individernas trygghet, livskvalitet och sociala situation. Utvärderingen är avgränsad till etableringsperioden. Vi har inte varit i direkt kontakt med de nyanlända utan alla uppgifter kopplade till målgruppen kommer från enkäter och den dokumentation vi haft tillgång till via projektledningen, bl.a. Augurs kvalitativa undersökning av projekt Mötesplatser och information. 13

123 Samhällsekonomisk utvärdering Den samhällsekonomiska utvärderingens fokus är att redovisa och synliggöra lönsamheten för samhället som helhet, men också för samhällets olika aktörer och för de berörda individerna. Främst används denna typ av utvärdering för att följa upp sociala insatser inom välfärden med koppling till arbetsmarknad, arbetsliv och utbildning. Ett relativt nytt användningsområde för samhällsekonomisk utvärdering är att synliggöra verksamhetsnytta med koppling till förändrade arbetsformer och utvecklad samverkan. För denna typ av utvärdering finns idag, vad vi vet, inga etablerade modeller eller koncept. I denna rapport presenterar vi ett utkast till en sådan modell som vi hoppas kan bli användbar vid flera uppdrag än detta. Läs mer nedan under rubriken Samverkans ekonomi en modell. Samhällsekonomisk utvärdering underlättar: En helhetssyn både på individ-, organisations- och samhällsnivå - kostnadsfixering och kortsiktighet kan då undvikas. Bedömning av resultat och möjliga effekter av en satsning jämfört med kostnaderna och hur nyttan fördelas mellan finansiärerna. Synliggöra skillnader i kostnader och intäkter mellan aktiva insatser och att göra som vanligt eller att inte göra något alls för individer i utanförskap eller indieiver som riskerar att hamna i utanförskap. Den samhällsekonomiska utvärderingen skapar bättre förutsättningar för vidare diskussioner och beslut om hur en insats har lett till faktiska förändringar för målgruppen och hur aktörerna kunnat utvecklas. Samverkans ekonomi en modell Den potentiella ekonomiska effekten av ett samverkansprojekt ligger normalt på två plan jämfört med en traditionell process, dvs. en utan samverkan. För det första kan själva processens resursförbrukning påverkas, dvs. genomföras med totalt sett ökad eller minskad mötestid/resursåtgång (organisationsperspektivet). För det andra kan processens output påverkas, dvs. bli mer lönsam alternativt mindre lönsam jämfört med den traditionella metoden (individperspektivet). Tabell 1. Olika potentiella utfall vid insatser som syftar till effektivare processer. Organisationsperspektivet är det vertikala och individperspektivet är det horisontella. Process med minskad resursåtgång Process med ökad resursåtgång Lönsammare output Utfall 1 Utfall 3 Olönsammare output Utfall 2 Utfall 4 I tabellen ovan illustreras de potentiella utfallen där de nedan beskrivna fyra alternativen är möjliga. Jämförelser görs i samtliga fall med insatser som arbetat med en traditionell process utan samverkan. 14

124 Utfall 1. Resursåtgången vid samverkan är mindre och leder till en output som är större. I detta fall är det helt klart att samverkan är samhällsekonomiskt lönsamt. Omsatt till projekt Mötesplatser och information ska detta tolkas som att myndigheternas handläggningstid är reducerad i kombination med att individen kommer tidigare i arbete. Utfall 2. Resursåtgången vid samverkan är mindre och leder till en output som är mindre. I detta fall är det mest sannolika 2 att nettoeffekten av processen är negativ trots att kostnaden för själva samverkan är lägre jämfört med ett traditionellt förfarande. Brasklappen är om kostnadsbesparingen på organisationsnivå är större än resultatförsämringen på individnivå, nettot blir då positivt för samhället. Detta ska tolkas som att myndigheternas handläggningstid är reducerad i kombination med att individen kommer senare i arbete. Utfall 3. Resursåtgången vid samverkan är högre och leder till en output som är större. I detta fall är det mest sannolika att nettoeffekten av processen är positiv trots att kostnaden för samverkan är högre jämfört med ett traditionellt förfarande. Undantaget här är om kostnadsökningen på organisationsnivå är större än resultatförbättringen på individnivå, nettot blir då negativt för samhället. Detta ska tolkas som att myndigheternas handläggningstid är längre i kombination med att individen kommer tidigare i arbete. Utfall 4. Resursåtgången vid samverkan är högre och leder till en output som är mindre. I detta fall är det helt klart att processen inte är samhällsekonomiskt lönsamt eftersom kostnaden för samverkan är högre jämfört med ett traditionellt förfarande i kombination med att output är mindre. Detta ska tolkas som att myndigheternas handläggningstid är längre i kombination med att individen kommer senare i arbete. Samhällsekonomisk nytta ur ett organisationsperspektiv Tanken med att synliggöra och värdera samverkansprocessen och förändrade arbetssätt mellan olika myndigheter är att påvisa resultat och effekter ur ett organisatoriskt perspektiv. De potentiella intäkterna utgörs såsom vi beskrivit i tidigare avsnitt dels av ett bättre hushållande av myndigheternas totala resurser. Med ett bättre hushållande av myndigheternas totala resurser avses att samverkan och handläggning inom och mellan myndigheterna sker med totalt kortare mötestid, dvs. till lägre kostnad jämfört med traditionell handläggning/(icke-)samverkan utan att processens kvalité försämras. På organisationsnivå ligger den potentiella nyttan i att samverkansprocessen kan förkortas genom att samverkan sker på ett smartare sätt än tidigare. I detta fall består nyttan t.ex. av färre, men även av kortare möten myndigheterna sinsemellan, minskat dubbelarbete och gemensam styrning och ledning. 2 Normalt sett ligger en betydligt större positiv potential på individnivån än i organisationsnivån. 15

125 Samhällsekonomisk nytta ur ett individperspektiv Ett årligt utanförskap kostar samhället i genomsnitt cirka kr per person. Det är ett av resultaten av de 58 olika sociala projekt, som Payoff utvärderat sedan 2007 på uppdrag av olika Samordningsförbund. Se närmare Föreningen NNS 3 rapportserie 2015:1. Kostnaderna och uteblivna intäkter för samhället beror dels på värdet av produktionsbortfall när individen inte arbetar, dels på överförbrukning av vård- och handläggningsresurser. Den potentiella nyttan på individnivå i projekt Mötesplatser och information ligger således primärt i att processen in i arbetslivet kan förkortas och att etableringen i arbetslivet kan bli mer stadigvarande genom att samverkan mellan myndigheterna fungerar effektivare. Denna potentiella nytta kan delas upp i två separata delar. Den första kan uttryckas som individens förkortade ledtid till arbetsmarknaden och den andra som att individen är bättre rustad att matcha arbetsmarknadens olika krav. Det potentiella värdet av de båda nyttorna ligger dels i ett snabbare inträde på arbetsmarknaden, dels i att inträdet kan leda till en varaktig anställning. För varje månad som processen in i arbetslivet förkortas, alternativt förlängs inne i arbetslivet, skapas en samhällsekonomisk intäkt på cirka kr per individ förutsatt att personen kommer in i ett osubventionerats heltidsarbete med normallön. En sekundär intäktskälla är att individen kan minska sitt behov av olika stödinsatser, vanligtvis sjukvård. Samhällsekonomisk lönsamhet Genom att ställa den totalt erhållna nyttan som skapas av projektet mot de kostnader som projektet krävt för att kunna genomföras kan den ekonomiska lönsamheten beräknas. Projektkostnaden består av den arbetstid som lagts ner på de olika möten som genomförts av projektledningen, styrgruppen och av myndighetspersonerna ute på de fyra orterna. Till detta kommer vissa utgifter för div. omkostnader som resor, datorer etc. Etableringsuppdraget en fas i integrationsprocessen Etableringsuppdraget kan ses som en av de tre faser som utgör individens väg mot integration i det svenska samhället, dvs. att uppnå en fast och varaktig förankring på den svenska arbetsmarknaden. I figuren nedan beskriver vi kortfattat hur denna process ser ut. Som framgår av figuren utgör etableringsuppdraget oftast en mindre del av hela denna process som kan sträckas över en tidsperiod på upp till, och ibland till och med över, tio år. Med tanke på att det för varje år som denna totala process kan kortas skapar samhället en intäkt på cirka kr 4 är det givetvis viktigt att såväl processen före etableringsfasen asylfasen - som processen efter etableringsfasen - utanförskapsfasen - blir 3 NNS, Nationella nätverket för samordningsförbund 4 Intäktens värde påverkas dels av vilket arbete som individen kan erhålla, dels av ev. subventionsnivå samt av den ev. resursförbrukning, t ex. sjukvård, som är kopplad till individen. 16

126 så kort som möjligt. Det långsiktiga målet med integrationsprocessen måste vara att skapa så stort bidrag som möjligt till landets BNP. Kronor Påverkan på samhällsekonomin PUT Asylfasen Etableringsfasen Utanförskapsfasen Kommer till Sverige Den röda linjen beskriver påverkan på den svenska samhällsekonomin av att en person kommer till Sverige och som efter viss tid erhåller PUT. Ända fram till att individen kommer i arbete utgör individen en kostnad för samhället. Kostnaden består främst av de olika åtgärder som denne är föremål för; boende, utbildning, olika möten med div. myndigheter, men kan i många fall även bestå av olika typer av vård- och övrig resurskonsumtion. Att kostnadslinjen inte är helt rät förklaras av att de olika samhälleliga insatserna dels kan variera i kostnad, dels variera över tiden. Observera att de finansiella flöden som uppstår, t ex. etableringsstöd och liknande, inte utgör en samhällsekonomisk kostnad. Det är enbart handläggningen av dessa åtgärder som utgör en kostnad för samhället. De finansiella strömmarna utgör enbart en överföring mellan olika aktörer i samhället och blir därmed en kostnad på aktörsnivå. Genom att korta asylfasen och effektivisera etableringsfasen uppstår, såvitt vi ser det, två potentiella intäktskällor. Dels kan tiden för individen att komma in i varaktigt arbete reduceras, dels tappar inte individen lika mycket av sin totala kompetens 5 om tiden till att söka arbete kortas. 5 Med individens kompetens menar vi dennes kunskap, skicklighet, hälsa, social förmåga och värderingsuppsättning. 17

127 Resultat av samhällsekonomiska beräkningar på organisations- och individnivå Det resultat som kan skapas genom att arbeta på det sätt som projekt Mötesplatser och information har gjort består av tre delar; 1) Intäkt på organisationsnivå - total mötestid minskas, 2) Intäkt på individnivå - minskad ledtid för handläggningsprocessen minskar tiden till arbetsmarknaden och egenförsörjning 3) Intäkt på individnivå effektivare rustad individ minskar tiden för att nå egenförsörjning. Underlaget till de samhällsekonomiska kalkylerna på organisations- och individnivå har erhållits genom enkäter dels till projektledningen och projektets styrgrupp, dels till de olika myndighetsföreträdarna på de fyra orterna. Enkäterna har fokuserat på vilka vinster/intäkter som uppstått inom ramen för processen i projektet jämfört med ordinarie verksamhet. De har också identifierat resursförbrukningen i de olika processerna. Enkäterna finns redovisade i rapportens bilaga. 1) Intäkt på organisationsnivå - total handläggningstid minskas Utvärderingen visar tydligt att den totalt faktiska mötestiden har minskat genom att arbeta enligt den nya handläggningsprocessen som har utvecklats inom projekt Mötesplatser och information. Tio av de totalt 14 respondenterna uppger sålunda att den totala tidsåtgången av myndigheternas mötestid varit kortare för ett genomsnittsärende i projektet jämfört med den ordinarie verksamheten. Övriga fyra svarar att tiden är oförändrad, dvs. ingen har svarat att mötestiden är längre i projektet. När vi studerar svaren från de fyra orterna kan vi konstatera att fördelningen är i stort sett identisk, en myndighet på varje ort har angivet att den totala tiden är oförändrad. Ett typiskt svar från en av de många som angett att tiden förkortas är följande; Det inledande mottagandet förkortas eftersom alla myndigheter finns i samma lokal samtidigt. Jag kan också tänka mig att vi kan underlätta och förkorta handläggningen eftersom vi kan använda checklistan och därigenom undvika dubbelarbete. Upparbetade kontakter mellan handläggare i de olika myndigheterna och kommunen gör troligen också att handläggningen går smidigare och därmed kan tiden förkortas. På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet på alla lämnade svar är 84 på en skala mellan noll och 100. På de tio som svarat kortare är nivån 89. Vid sammanställningen av svaren på frågan om ev. tidsbesparing avseende den förändrade tidsåtgången har det framkommit att det varit komplext för respondenterna att tolka vad vi avsåg. Obeaktat denna semantiska problematik har det visat sig, via kompletterande samtal efter genomförd enkät, att det varit mycket svårt för respon- 18

128 denterna att bedöma projektets effekter på den faktiska resursanvändningen i form av möten, handläggning och samverkan i projektet relativt ordinarie verksamhet. Svaren på frågan hur stor förändringen i den totala resursanvändningen varit räknat i timmar eller dagar varierade därför kraftigt. Efter kompletterande frågor och telefonmöten kan vi konstatera att det gick bra att verbalt beskriva VAD tidsvinsterna bestod av men att det varit näst intill omöjligt att ange en konkret tidsbesparing. En av de många kommentarer vi fått säger sålunda följande; Jag anser att tidsåtgången för ett genomsnittsärende förkortas. Viktig är att belysa att ett besök på servicekontor som genererar ett komplett ärende/ansökan bidrar till en oförändrad eller förkortad handläggning längre in i myndigheten. Alltså kan kundens genomsnittsärende på servicekontoret vara oförändrat i tidsåtgång men ändå generera en kortare process i det långa loppet. Besöken för ett genomsnitts ärende på servicekontoren anser jag ändå har förkortats på grund av piloten. Detta tror jag beror på flera saker, checklistan, tolktillgång, samarbetet mellan de olika aktörerna, samt ökad kunskap hos medarbetarna. Med ovanstående skäl som bakgrund avstår vi från att göra en preciserad bedömning av tidsbesparingen på resursanvändningen. Vår bedömning är dock att det är mycket sannolikt att samverkan i projektet lett till minskad resursanvändning. Hur stor den samhällsekonomiska effekten de facto är beror givetvis på hur mycket av den totala resursanvändningen som kunnat kortas; ju större besparing, desto större effekt och vice versa. OM vi som ett exempel antar att tidsbesparingen består av tio färre möten, avseende onödig efterfrågan, omfattande 30 minuter med en myndighetsperson och en sökande är besparingen totalt fem timmar. Med ett timpris på 550 kr ger detta en samhällsekonomisk besparing på kr. 2) Intäkt på Individnivå - minskad ledtid för handläggningsprocessen minskar tiden till egen försörjning Utvärderingen visar tydligt att ledtiden för individen minskar, vilket i förlängningen minskar tiden till att individen kommer i egen försörjning. Nio av de totalt 14 respondenterna svarar att den totala tidsåtgången av kundens egen process varit kortare i projektet jämfört med situationen före. Övriga fem svarar att tiden är oförändrad, dvs. ingen har angett längre tid. Strukturen på svaren från de fyra orterna avviker något från svaren på handläggningstiden så till vida att det är en större spridning bland myndigheterna på alternativet oförändrad. På två av orterna, Borlänge och Alingsås uppger Migrationsverket att tiden för kundens egen process är oförändrad. Ett svar som kommenterar att den egna tiden förkortats är följande; Kunden kommer igång med processen 1-3 veckor tidigare än de kunder som inte ingår i projektet. Därefter menar jag att kunden med hjälp av checklistan och det arbetssätt som används i projektet får sina ärenden handlagda och beslutade snabbare en än genomsnittskund, då de kunder som inte ingår i projektet ofta behöver komplettera sina 19

129 ärenden eller missar att skicka in ansökningar för förmåner/bidrag som de är berättigade till. På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet på alla lämnade svar är 89. På de nio som svarat kortare är nivån 84. På frågan om hur mycket individens egen process påverkats uttryckt i tid varierar svaren mellan oförändrad och tre veckor. Även vad gäller dessa svar har många respondenter uppgett att varit svårt att ange en konkret tidsbesparing. Ett ganska typiskt svar har varit följande; Jättesvårt att svara på men det tar i alla fall flera dagar att först besöka annan myndighet och sedan få ny tid hos dem. Vår sammanfattade bedömning pekar på att individen kan korta sin egen process med cirka tio dagar allt annat lika. Med allt annat lika avses att alla andra faktorer som spelar in, t ex. kö till förskola, SFI etc. inte sinkar processen. Bedömningens innebörd är att individen kan ställa sig till arbetsmarknadens förfogande tio dagar tidigare vilket innebär att denne, allt annat lika, kan komma i arbete tio dagar tidigare än vid en traditionell process. Det samhällsekonomiska värdet av den kortade egenprocessen är cirka kr per individ. 3) Intäkt på Individnivå - tid för kunden att nå egenförsörjning Utvärderingen visar att individen får ett bättre stöd och klarar av att nå egenförsörjning på kortare tid genom den etableringsprocess som har utvecklats inom projekt Mötesplatser och information. Fem av de tio respondenter har besvarat frågan att förutsättningarna har påverkats till det bättre för att individen ska nå egenförsörjning genom arbete. Övriga anger att förutsättningarna inte påverkats, ingen svarar att det blivit sämre. På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet 86. De få som anger hur stor den potentiella tidsbesparingen är i tid svarar minst 1-3 veckor. Vår bedömning är att kunden kortar tiden till egenförsörjning med minst två veckor. Detta ger ett potentiell samhällsekonomiskt värde på cirka kr per individ 6. Lönsamhet Den samhällsekonomiska lönsamheten beräknas genom att summera de totala intäkterna och minska dessa med projektkostnaderna. Lönsamhet = Intäkt projektkostnad. Intäkt Den totala samhällsekonomiska intäkten som vi beräknar består av kortad egenprocess och kortad tid till egenförsörjning; kr kr = kr per utred- 6 Se sid 16 20

130 ningsärende. Till detta kommer värdet av minskad resursanvändning i organisationerna vilket behöver utredas vidare. Kostnad Projektets kostnad fram till sista augusti 2015 har totalt varit 2,5 mkr, varav kr utgör utgifter för resor, datorer, internet etc. Kostnaden består huvudsakligen arbetstid på olika möten, totalt antal nedlagda timmar är Den genomsnittliga kostnaden per timme är 627 kr 7. Om kostnaden fram till sista augusti omsätts till ett helår blir kostnaden för hela ,75 mkr 8. Efter kontakt med pilotorterna och projektledaren är vår bedömning att under 2015 kommer totalt minst nyanlända att hanteras i processen. Kostnaden per individ blir då kr (3,75 mkr/1 000). Lönsamhet Lönsamheten per individ uttryckt i kronor blir = kr. Såväl kostnaden som intäkterna är engångsposter. Ett annat sätt att beräkna lönsamhet är att beräkna projektets återbetalningstid, dvs. hur lång tid det tar att återbetala den uppkomna kostnaden för samhället. Återbetalningstid = (Kostnad/Intäkt) * 12 (avrundas alltid uppåt till närmaste hela månader) Återbetalningstiden för de kostnader som har satsats i projekt Mötesplatser och information är högst (3 750/31 000) * 12 = två månader 9. Lönsamheten kan även beräknas utifrån frågan hur stor del av den totala intäkten som måste realiseras för att återbetalning ska ske inom ett år? Svaret är att det räcker att enbart tolv procent 10 realiseras och då är värdet av minskad mötestid inte inräknat.. 7 2,5 mkr/4 047 = 627 kr. 8 2,5/8 = kr x 12 = 3,75 mkr / = 0,12 x 12 = 1,45 vilket avrundat uppåt är 2 månader / = 0,12. 21

131 Redovisning av styrgruppens synpunkter Detta kapitel sammanfattar styrgruppens syn på projektets förutsättningar, resultat och möjligheter till effekter på sikt. Sammanfattningen bygger på den enkät som deltagarna i styrgruppen har besvarat, se bilaga. Förutsättningar och resultat Styrgruppens upplevelser är att pilotorterna har haft en gemensam utgångspunkt men att det varit tydliga lokala skillnader gällande förutsättningar och arbetssätt hos de fyra pilotorterna. Den största skillnaden har varit att kundunderlaget varierar stort mellan orterna. Andra skillnader är t.ex. lokaler och teknisk utrustning, typer av boenden på orten samt chefers och medarbetares inställning. Det lyfts också att kommunerna är väldigt olika organiserade på respektive ort. Styrgruppens anser att ett bra resultat av projektet är att deltagarna via projektets arbetssätt får en ökad egenmakt i etableringsprocessen genom en snabb och enkel handläggning där den nyanlände står i centrum. De nyanlända ska få ett värdigt och sammanhållet mottagande. Myndigheterna ska ha ökat sitt förtroende hos kunder/målgruppen och hos samverkansparter men också fått en bättre förståelse för hela (den komplexa) etableringsprocessen, både ur de nyanländas och myndigheternas perspektiv. Nya effektivare metoder ska ha utvecklats som tillsammans med färre återkommande besök tack vare effektivare förstabesök som frigör tid och resurser. Förväntningar är vidare att synergieffekter hos respektive myndighet, kostnadseffektivitet och gemensamt utnyttjande av lokaler och utrustning, tolkar o.s.v. ska tas tillvara. För samhället ska detta bidra till en snabbare etablering för individen. En trygg och enkel etableringsprocess, vilket på sikt ska ge kostnadseffektivitet i de olika uppdrag som myndigheterna enskilt har, men även stora förenklingar för de enskilda individerna. De nyanlända ska få ett ökat förtroende för myndigheter i Sverige. Detta uppdrag kan även ge input till hur myndigheterna behöver organisera sin samverkan i den fortsatta etableringsprocessen. Styrgruppens uppfattning är att projektet idag har nått ett flertal resultat. Konkreta resultat som lyfts fram är att många praktiska frågor avklaras redan vid så kallade Mötesplatser, vilket sparar tid i processen samt bidrar till att fokus tidigare hamnar på planering för arbete och studier för den nyanlände. Projektet upplevs ge en ökad egenmakt för individen och mindre rundgång mellan myndigheterna. Myndigheterna upplever det generellt som ett bättre arbetssätt jämfört med ordinarie verksamhet. Fokus har flyttats från myndighetsprocessen till individen. De upplever att projektet har gett en ökad trygghet hos individerna där de kan fokusera på sin etableringsprocess och vet vad som förväntas av dem och därmed inte behöver planera för vilken myndighet de ska träffa härnäst etc., vilket ger en förkortad och förenklad process för de nyanlända. 22

132 Projektet har belyst och tydliggjort problem hos det ordinarie arbetssättet och visat på en förändrad hantering. Detta har bidragit till att förtydliga riktlinjer för övriga servicekontor. Personalen på de respektive myndigheterna har fått större kunskap om övriga myndigheters respektive verksamheter, ansvar och roller samt en ökad förståelse för betydelsen den egna handläggningen har för kunden igenom hela etableringsprocessen. Samverkansklimatet har förbättrats där smidiga och enkla kontakter mellan (personer på) myndigheterna har skapats som inte fanns i ordinarie arbetssätt och samverkan. Styrgruppen anser att projektet bidrar till att myndigheterna ger en bättre samordnad service för de nyanlända. Fler ärenden inom är kompletta vid ansökan, jämfört med vid ordinarie arbetssätt, vilket innebär att färre ärenden kräver komplettering och färre återbesök sker. Styrgruppen upplever att arbetssättet är tidsbesparande både för nyanlända och för myndigheterna. Långsiktiga effekter På längre sikt förväntar sig styrgruppen att projektet ska bidra till en större förståelse hos myndigheterna av vikten av myndighetssamverkan i arbetet med att förbättra och effektivisera etableringsprocessen för nyanlända. Kunskapen om målgruppen är bättre hos myndigheterna och därigenom skapas en bättre helhetssyn för de nyanlända i etableringsprocessen. Personalen på respektive myndighet får fler medarbetare från andra myndigheter inom sitt område och det sker en tätare lokal samverkan vilket kan öppna för myndighetssamverkan inom andra områden. Projektets arbetssätt bör fortsätta att bidra till färre spontanbesök från nyanlända samt ökad kvalitet och säkerhet i etableringsprocessen då alla nyanlända får tillgång till sina rättigheter. Framgångsfaktorer och förbättringsområden Framgångsfaktorer som styrgruppen lyfter fram är att myndigheterna som en utgångspunkt i projektet haft en gemensam problembild och ett gemensamt uppdrag. Andra framgångsfaktorer i projektet som styrgruppen lyfter fram är den större förståelsen och kunskapen som de respektive myndigheterna har fått om varandras verksamhet samt att de har ett större fokus på en fungerande helhet avseende etableringsprocessen istället för att optimera varje myndighets interna processer. Förmågan att tänka-om när problem uppstår nämns också tillsammans med perspektivet att de som är närmast kunden har den bästa kunskapen om kunden och arbetssättet idag. Förbättringsområden som lyfts fram är dels konkreta delar som tolkavtal och bättre anpassade lokaler för projektets (ett nytt) arbetssätt. Andra delar är en ökad tydlighet mellan centrala och lokala beslut och förbättring gällande ansvar och engagemang i styrgrupper och lokala projektgrupper. Prioritering av projektet gentemot annan verksamhet och samarbetet mellan pilotorterna kan stärkas. Förslag kring framtida utveckling nämns också, t.ex. att bredda uppdraget att gälla under hela etableringen och för andra målgrupper som är i kontakt med myndigheterna. Vidare tas det upp gemensamma IT-lösningar samt en översyn av juridiska frågor och sekretess i etableringsprocessen i ett utökat samarbete över myndighetsgränser. 23

133 Implementering ett nästa steg? När styrgruppen tittar framåt mot en möjlig implementering tydliggörs behovet av ett gemensamt och väl förankrat myndighetsbeslut och en överenskommelse för att ge mandat för införandet. Det bör finnas en plan och en (eller flera) projektledare som leder genomförandet. Det är en fördel om beslut tas fort så det inte blir ett glapp mellan projektet och implementeringen och att processen parallellt informeras till berörda aktörer. För att samverkan ska bli långsiktigt hållbar bör det klargöras och avgränsas vilken verksamhet där samverkan gynnar de nyanlända och vilken verksamhet som även fortsättningsvis bör skötas av den enskilda myndigheten. Ett lokalt ansvar för drift och hur stor del som lokala förhållanden ska påverka utformningen måste vara tydligt. Styrgruppen upplever att det finns god kompetens för en implementering och att det till största delen också finns tillräckliga resurser lokalt. Att befintlig styrgrupp sitter kvar över implementeringen ses som en fördel och även vikten av att den nya verksamheten följs upp tillsammans med övrig verksamhet och inte som en egen isolerad del. Avslutningsvis lyfter man mer praktiska frågor kring HR, ekonomi, IT, lokaler, juridik och dylikt. 24

134 Redovisning av pilotorterna synpunkter Projektet har genomförts på fyra pilotorter. I detta kapitel sammanfattas pilotorternas synpunkter och reflektioner av projektet. Underlaget till sammanfattningen är den enkät som deltagande myndigheterna på respektive ort har besvarat. Förutsättningar och resultat De fyra pilotorterna upplever sig både haft likartade förutsättningar men också tydliga skillnader i projektet. Det är därför naturligt att de uppvisar liknande erfarenheter inom vissa områden men också att de skiljer sig åt inom vissa områden. Genomgående visar arbetet i projektet att samtliga pilotorter ser stor potential i det nya arbetssättet och för flera av de nya arbetsmetoderna och verktygen. Framför allt är det två konkreta resultat som förväntas bidra till en effektivare etablering. Det ena är en bättre kunskap och relation till övriga myndigheter i processen och det andra är en bättre bild och en större förståelse för hela de nyanländas etableringsprocess och ett synsätt där varje myndighet/handläggare ser sig som en del av en processkedja och inte som en isolerad händelse. Med dessa två resultat i centrum är förväntningarna på kort sikt att det blir bättre, effektivare och säkrare möten med de nyanlända samt att de nyanlända blir mer delaktiga samt styr och äger sin egen process. På lång sikt bör detta bidra till en effektivare etableringsprocess men också att till mervärden som ett ökat förtroende för myndigheterna hos dessa individer och minskad risk för återbesök och återbetalningskrav till nyanlända. Delar som skiljer pilotorterna åt är t.ex. upplevelsen av en ökad tillgång till tolk och i vilken omfattning det har nämnts som en framgångsfaktor. Samtliga orter lyfter fram checklistan som ett bra och viktigt verktyg med stor potential men där vissa upplever att den behöver förbättras. Många lyfter fram att processen blir smidigare, enklare och säkrare. Varje enskilt möte behöver dock inte bli kortare mätt i tid. Däremot är bedömningen att antalet onödiga återbesök kan minskas markant. Detta besparar både myndigheterna och de nyanlända tid. För de nyanlända minskas även risken för återbetalningskrav från dubbelfinansiering och risken att stå utan finansiering i det s.k. glappet. Generellt så är upplevelsen att den lokala ledningen och styrningen av pilotprojekten borde varit bättre. Detta anses ha påverkat verksamheten. Det har på samtliga orter, som i de allra flesta projekt, varit saker som inte har fungerat tillräckligt bra. Detta har t.ex. varit teknik, lokaler och tid för projektets aktiviteter. På samtliga orter lyfts lärandet och kunskapsöverföringen mellan de olika myndigheterna fram men samtidigt framstår en avsaknad av rutiner och avsatt tid för en mer strukturerad kompetensöverföring inom respektive myndighet samt avseende en eventuell implementering av framgångsrika arbetssätt och aktiviteter. 25

135 Arbetssätt och arbetsmetoder Samverkan och att myndigheterna finns tillgängliga på samma plats där de nyanlända steg för steg genomför processen och där varje handläggare/myndighet kan göra en konkret överlämning till nästa myndighet är ett fundament i projektets arbetsmetod. Internt har olika arbetsmetoder använts för att öka den generella kunskapen om övriga myndigheters roll och förutsättningar i etableringsprocessen, t.ex. genom informationsmöten eller medlyssning. I projektet får de nyanlända tilldelat en checklista. Den nyanlände kan genom checklistan ha kontroll på sin process och sitt nästa steg samt att den visar för handläggarna var i processen den nyanlände befinner sig. Ökad tillgång till tolkar i hela processen och i samspel med checklistan ger en utvecklad arbetsmetod. Även drop-in (med förtur) har använts i olika omfattning på pilotorterna. Framgångsfaktorer och utvecklingsmöjligheter Pilotorterna uttrycker samtliga att en framgångsfaktor har varit ökad kunskap och en bättre relation mellan myndigheterna. Även samlokaliseringen är central för att förenkla processen. Andra delar är att kunden får tillgång till tolk under hela flödet och att myndigheten konkret kan lämna över till nästa myndighet i processen samt att myndighetssamarbetet har satt kunden i centrum. Under projektet har en mängd möjliga förbättringar och utvecklingsmöjligheter identifierats. T.ex. så händer det i processen att olika myndigheter ställer samma frågor men där svaren på frågorna inte delas mellan myndigheterna. Det sker med andra ord ett dubbelarbete. Tydligare syfte och mål samt styrning i samverkansprocessen vid en eventuell implementering efterfrågas tillsammans med bättre kommunikation mellan chefer inom projektet. Ansvar och rutiner samt avsatt tid för (intern) kunskapsöverföring samt ett större fokus på implementering av lyckade arbetsmetoder är också efterfrågat. Kommunernas roller lyfts upp, de har en bred och omfångsrik verksamhet jämfört med flera av de övriga myndigheterna. Det skulle vara till nytta om fler förvaltningar från kommunen var delaktiga men med en bibehållen samordning mot övriga myndigheter. Mer konkreta delar som lyfts är bättre tolkavtal, anpassade lokaler, uppdatering av ordinarie mötesforum och att checklistan kan utvecklas och få ett bredare användningsområde. I detta kapitel som redovisar pilotorternas synpunkter var ambitionen att beskriva ett (ortsövergripande) typfall för handläggarnas process i ordinarie verksamhet respektive i projektet. Detta har inte varit möjligt med de beskrivningar vi fått in via våra enkäter. Skillnader i arbetssätt och resultat för ordinarie verksamhet kontra projektet beskrivs utförligt i övriga delar i rapporten. 26

136 Slutsatser och analys Samhällsekonomisk effekt av projektet Denna utvärdering visar att projektet har en stor samhällsekonomisk potential. Detta gäller såväl ur ett organisations- som ur ett individperspektiv. Utgångspunkten för denna slutsats är att vi visat att projektet varit lönsamt ur de båda perspektiven även om beräkningar inte genomförts på organisationsperspektivet pga. osäkra beräkningsunderlag. Den samhällsekonomiska potentialen ligger i att den kompetens i form av arbetsmetoder, samverkan etc. som byggts upp under projekttiden kan överföras till många andra orter runt om i landet. En mycket enkel demonstration av projektets potential är att den potentiella intäkten för samhället baserat på nyanländas ärenden är minst 31 mkr, oräknat värdet på organisationsnivå. Vi ser det som en fördel att kunna beskriva den samhällsekonomiska lönsamheten utifrån de två ovan nämnda perspektiven även om värdet av organisationsperspektivet enbart beskrivs verbalt. Genom att de samhällsekonomiska effekterna synliggörs ur två olika perspektiv underlättas de fortsatta diskussionerna om projektet faktiskt har kunnat nå projektets övergripande målsättning: Minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad tid fram till etablering. Summerar vi intäkterna är projektet Mötesplatser och information mycket lönsamt, återbetalningstiden är så kort som två månader. Detta går även att uttrycka som att det räcker med att tolv procent av de beräknade intäkterna realiseras för att projektkostnaden ska vara återbetalda till samhället på ett år. Vi utgår i våra beräkningar från att projekt Mötesplatser och information har klarat av att hantera ärenden. Det ligger i sakens natur att om beräkningarna i stället baserats på flera ärenden hade lönsamheten varit ännu större och vice versa, dvs. minskad lönsamhet om de baserats på färre ärenden. Som exempel kan nämnas att kostnaden per ärende minskar från kr till 375 kr om antal ärenden ökar till från Intäkten är däremot oförändrad. Det betyder att om den process och det arbetssätt som har utvecklats i projekt Mötesplatser och information kan implementeras i större skala ökar den samhällsekonomiska effekten. Applicerar vi en riskanalys på vårt underlag finns givetvis en risk att de bedömda tidsbesparingarna är överdrivna. För att förebygga glädjekalkyler har vi dels vägt in respondenterna svarssäkerhet, dels lagt oss i mitten av den ganska stora spridning i de svarsuppgifter som respondenterna lämnat. En ytterligare aspekt på robustheten i vår slutsats är att projektet har en återbetalningstid på två månader trots att beräkningarna enbart baseras på individperspektivet. Projekt Mötesplatser och information har inte specificerat närmare i mätbara termer vad som skall uppnås vad gäller den samhällsekonomiska nyttan. Det är ytterst få projekt av denna typ som genomfört någon form av förkalkyl för att ta fram mål som är uttryckta monetärt. Det blir därför projektledningens uppgift att följa upp utvärde- 27

137 ringen och dess samhällsekonomiska nytta samt vilken potential som finns att förändra ordinarie verksamheter till gagn för individerna. En annan aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaden utgörs av aktiviteter som enligt vår bedömning successivt skulle försvinna vid en eventuell implementering av projektet. Kan den kompetens, samverkan och arbetsmetoder som byggts upp under projekttiden överföras till det vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi ser det, en mycket stor samhällsekonomisk potential i det förändrade arbetssättet. En ytterligare synpunkt på denna utvärderings resultat är att en faktor som ofta påverkat lönsamheten positivt i många av de projekt vi utvärderat men som inte ingår i vårt uppdrag denna gång är individernas vård- och omsorgskonsumtion. Vi bedömer det som troligt att en effektivare och därmed humanare etableringsprocess även till viss del påverkar individernas hälsa såväl fysiskt som psykiskt. Med beaktande av ett läkarbesök kostar cirka kr och ett enda vårddygn på sjukhus cirka kr är det lätt att förstå att en process som både är snabbare och mindre krävande för individer som kan vara sköra kan spara både lidande och samhällsekonomiska resurser! Vid en studie som Payoff genomförde i Västerviks kommun år 2013 visade resultatet att antalet besök per länsinvånare under halva året 2012 i genomsnitt var 2,4 medan de nyanlända hade 3,6 besök i genomsnitt. Skillnaden mellan män och kvinnor var ganska markant såväl för länsinvånarna som för vårt urval där kvinnorna hade fler besök i genomsnitt än männen. Vad visar egentligen de ekonomiska beräkningarna? De ekonomiska beräkningarna visar att samverkan skapar en effektivare verksamhet och en förenklad process för den nyanlände. Eftersom projektet genomförts i huvudsak med ordinarie resurser i myndigheter som är verksamma i etableringsprocessen har kostnaderna varit relativt låga jämfört med att projektet skulle genomförts med särskilt avsatta resurser. Detta är en styrka inför de fortsatta diskussionerna om hur projektets mervärden, arbetsformer och lärande skall tas tillvara. Givetvis sker redan idag en viss samverkan mellan olika myndigheter. Tyvärr är dock exemplen otaliga på brister i samverkan som lett till att individer hamnat i kläm. Liknelser som stup- och sugrör och bristen på hängrännor brukas lyftas fram för att illustrera detta. I många fall gäller samma brister för samverkan mellan olika myndigheter oavsett nivåer i organisationerna. En samhällsekonomisk utvärdering som denna kan lyfta fram effekter av samverkan för att visa på den potential som faktisk finns i att styra upp samordning och samverkan. För att främja samverkan finns både lagmässiga krav, överenskommelser och ekonomiska medel avsatta för att underlätta och stärka samverkan. Samordningsförbunden är ett tydligt exempel på ett försök från statsmakterna samverkan är viktig och måste prioriteras för målgrupper i utanförskap med behov av samordnade insatser för att öka arbetskraftsdeltagandet. För detta projekt finns det sedan tidigare överenskommelser som ligger till grund för driften av Servicekontoren mellan Försäkringskassan, Skatteverket och Pensionsmyndigheten. Det finns även ett utökat samarbete med Arbetsförmedlingen som medverkar på flera av Servicekontoren. Dessutom tillkommer 28

138 organiserade former för trepartssamtal mellan ett par av myndigheterna och den nyanlände. I andra typer av samverkansprojekt har det var mer tydligt att projektet genomförts för att underlätta samverkan och minska effekter av gråzoner, stuprörstänk och t.o.m. sugrör i den egna organisationen. Genom att det offentliga Sverige är så uppdelat vad gäller olika myndigheter dels vad gäller statligt, regionalt och kommunalt, dels att ansvaret för välfärden och insatser har delats upp/sektoriserats mellan olika myndigheter krävs det en omfattande samordning och samverkan för att verksamheterna skall kunna bedrivas effektivt. Ett exempel är kommunerna där t.ex. målgruppen unga vuxna hanteras av flera olika enheter inom kommunen, vilket kräver en samordning i sig. Vi tror att det är viktigt när det gäller samverkan i denna typ av projekt, att dels se vilka värden som skapas operativt, dels vilka strategiska och strukturella avvägningar och beslut som måste tas för att samverkan skall fungera på ett bra sätt. Vi är övertygade om att kostnaderna för de nyanländas i många fall mycket långa utanförskap ställs mot möjliga intäkter för att snabba på etableringsprocessen mot ett arbete eller utbildning, är det en av de mest lönsamma satsningar eller som vi gärna uttrycker oss - investeringar som kan göras i Sverige. Utvecklingen under hösten 2015 med den stora ökningen av nyanlända gör att frågan är ännu viktigare att lösa. De sekundära vinsterna av en snabbare och smidigare etableringsprocess i form av ökad livskvalitet, förbättrad social- och hälsosituation i en vidare mening gagnar också ett mer solidariskt och hållbart samhälle. Övriga värden av projektet Om vi ser till övriga värden av projektet, som ligger utanför utvärderingens huvudfokus, framkommer ett antal områden från styrgruppen och pilotorterna. Dessa värden kan ses som kvalitetsaspekter i etableringsprocessen. På individnivå (för de nyanlända) upplever man att det genom projektet har skett en förbättring gällande ett flertal kvalitetsaspekter, t.ex. ökad egenmakt, ett värdigt mottagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen har ökat. På organisatorisk nivå nämns främst kvalitetsmässigt bättre möten med de nyanlända, bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få svar på frågor som rör en annan myndighet eller myndigheter i samverkan. Tack vare t.ex. checklistan och att de nyanlända i mindre utsträckning bollas runt mellan myndigheterna ökar tryggheten för de nyanlända i processen. De kan på ett enkelt och tydligt sätt kontrollera att alla steg i processen genomförs och att de vid varje träff med en/flera myndigheter få svar på sina frågor. Förhoppningen från handläggarna är att denna ökade trygghet bidrar till att de nyanlända tidigare och i ökad utsträckning kan fokusera på att komma in och etablera sig på arbetsmarknaden. Den ökade rättssäkerheten i etableringsprocessen som nämns är t.ex. en minskad risk att de nyanlända inte får alla sina rättigheter tillgodosedda - att man inte missar något bidrag. Att färre av de nyanländas blir felaktigt ifyllda samt att det sker färre dubbelansökningar (där den nyanlände enbart är berättigad till en (1) typ av stöd av två parallellt sökta stöd). 29

139 På handläggarnivå sker en förbättrad kvalitet vid mötena med de nyanlända och i handläggningsprocessen. Varje handläggare har t.ex. bättre kunskap om vem/vilken myndighet som kan svara och möta de nyanländas frågor och behov. De nyanlända (eller deras frågor) skickas därmed direkt till rätt handläggare och myndighet. Också kvaliteten på enskilda möten med de nyanlända upplevs att bli bättre. Varje handläggare har nu lättare att på bästa sätt kommunicera sin del till den nyanlände i processen. Handläggarna ger korrekt information, rätt mängd (relevant) information och låter övriga aktörer informera den nyanlände om sina delar. Detta minskar mängden information som den nyanlände ska ta till sig vid varje tillfälle vilket bör leda till att de från varje möte verkligen får med sig den viktigaste informationen. Ökad kvalitet på en organisatorisk nivå är att de respektive myndigheterna har bättre förståelse för de andra myndigheternas arbetssätt. Detta är viktigt i aktiviteter som ska öka öppenheten och tillgängligheten men som också innefattar områden med sekretess. Handläggarna bedömer att detta kan bidra till att de nyanlända får ett högt förtroende för de samhällets myndigheter och att de står bättre rustade i samhället efter etableringsperioden. Både från personalen på pilotorterna samt hos styrgruppen lyfts ett antal framgångsfaktorer i det genomförda arbetet. Pilotorternas identifierade framgångsfaktorer Att bättre lära känna övriga myndigheters processer och förutsättningar samt att bygga upp ett kontaktnät på andra myndigheter. Närhet - Att både handläggare och nyanlända kan få information och tillgång till samtliga myndigheter på en och samma plats och dag. Myndigheterna agerar flexibelt, släpper aldrig den nyanlände helt och agerar som en enhet mot de nyanlända. Handläggare har en bättre helhetssyn på etableringsprocessen. Samarbetet och det nya arbetssättet sätter den nyanlände i fokus där myndigheterna t.ex. tillsammans kan samarbeta eller hjälpa varandra och lösa problem för de nyanlända i processen. Tillgång till tolkar i en större del av processen. Tolkar finns tillgängliga vid fler möten och för fler myndighetsaktörer vilket ökar kvalitet, trygghet och kvalitet för båda parter. Styrgruppens identifierade framgångsfaktorer Ökad kunskap om övriga myndigheter. o Den större kunskapen om respektive myndighets processer och förutsättningar underlättar samverkan mellan myndigheterna och den bidrar även till att öka kundfokus i processen. Samtliga myndigheter har en gemensam utgångspunkt, problembild och uppdrag. o Genom att ha ett tydligt myndighetsgemensamt uppdrag och gemensamma mål görs samverkan till ett medel i stället för ett mål. 30

140 Större fokus på helheten, dvs. individens process hos samtliga myndigheter, i etableringsprocessen. o Den ökade samverkan, via ett nytt arbetssätt, bidrar till att respektive myndighet och dess personal har lättare att se och förstå hela processen för en nyanländ helheten. Möjliga strategiska och strukturella effekter av projektet En mycket viktig fråga i denna typ av projekt är hur erfarenheter, lärande och mervärden skall leda till faktiska förändringar i de reguljära verksamheterna. Av styrgruppens svar på enkäterna framgår det tydligt att det finns en vilja att gå vidare och fortsätta eller utöka samverkan mellan berörda myndigheter. Vi ser av projektuppdraget att denna fråga citat Större förändringar, som organisations- eller regelförändringar ligger inte inom detta uppdrag, men bör noteras för att ges möjlighet till utvärdering vid ett senare tillfälle inte ingår som en särskild målsättning i projektet. Vår erfarenhet är dock att om en insats skall leda till faktiska förändringar är det av största vikt att frågan kring implementering finns med från första spadtaget i projektet, konkret från planeringen och under hela genomförandet. Om inte denna del omfattas av en målbild av vad som skall uppnås eller kommer in i ett senare skede kan projektet sällan leda till några faktiska förändringar av arbetssätt, strategiska och strukturella förändringar. Några frågor som kan underlätta diskussionerna kring en implementering av projektet är: Vilka resultat i projektet bör vara uppfyllda för att samverkan och arbetsmetoder skall implementeras? Hur många servicekontor eller kanske Medborgarkontor skall omfattas av implementeringen eller kanske ett förlängt projekt? Vem vilka har mandat att fatta beslut och hur skall implementeringsprocessen genomföras? Samverkan leder inte med automatik till en bättre verksamhet. Det finns många fallgropar och utmaningar för att få samverkan att fungera på ett bra sätt. Vi ser följande viktiga delar för att samverkan skall fungera på ett bra sätt: En styrgrupp med chefer som har mandat att fatta beslut. Multikompetenta team. Gemensamma synsätt och värderingar. En helhetssyn på både den egna verksamheten och de samlade behoven för individen. En stor fördel om insatsen bedrivs så långt det är möjligt med ordinarie resurser. Gemensam och väl förankrad målbild av vad den totala myndighetsprocessen ska skapa. Pilotorterna har relativt skilda förutsättningar för att jobba med integrationen, både vad gäller myndigheterna och antalet nyanlända. Den samhällsekonomiska utvärderingen visar på vilken potential det finns i att samverka mellan parterna i projektet och att detta kan leda till en effektivisering av etableringsprocessen. 31

141 Under projektet har det framkommit att målbilden inte varit helt självklar genom att vi med projektledningen diskuterat vad som faktiskt skall uppnås vad gäller målgruppen nyanlända i projektet. Frågan har gällt om målet handlar om att kunderna snabbbare skall nå etablering eller att den nyanlände skall komma i egenförsörjning. Eftersom den nyanlände i arbetsför ålder om möjligt skall nå egenförsörjning måste detta mål vara centralt och tydligt för alla parter, även om myndigheten inte deltar aktivt i denna del. Vi saknar också mätbara och specificerade mål både för berörda myndigheter och målgruppen i projektet. Samtidigt har vi också förstått att det saknas uppföljning och statistik på hur många nyanlända som varit aktuella i projektet och vad etableringsprocessen resulterat i. Det senare beror också på att vad vi förstår att ingen nyanländ hunnit delta under två år i etableringsplanen. Vår uppfattning är att tydliga och mätbara mål underlättar för parterna att ta vara på projektets strategiska värde för att utveckla ordinarie verksamheter. 32

142 Frågor att diskutera vidare I denna avslutande del har vi tagit oss friheten att gå lite utanför ramarna för vårt uppdrag, dels för att vidga perspektiven, dels för att arbetet med utvärderingen kopplat till situationen för nyanlända gett oss så många intryck. Viktigast är dock att projektägare, medverkande myndigheter centralt och på pilotorterna kan använda denna utvärdering för att jobba vidare och utveckla verksamheterna för effektivare insatser för nyanlända i första hand i arbetsför ålder. För att underlätta denna del kommer vi att avsluta utvärderingen med några konkreta frågeställningar som berörda myndigheter och projektägare kan diskutera vidare. Etablering en lång och krokig väg som föregåtts av stora umbäranden för de flesta nyanlända. Eftersom många av de nyanlända varit på flykt under flera år innan de kommer till Sverige har både deras hälsa, mående och förutsättningar till att snabbt komma i ett arbete påverkats negativt. Det är därför av största vikt att korta ledtider inte bara i den del av integrationen som ingår i projektet utan även tiden före PUT. Genom att effektivisera denna process ökar också chanserna för individerna att snabbbare få adekvat hjälp och vara bättre rustade inför etableringsprocessen. Utmaningen för Sverige är att hantera flyktingfrågan på ett nytt sätt och försöka ta fram en övergripande strategi som ser till helheten och inte suboptimerar handläggningen i stuprören/myndigheterna med ansvar för sin respektive del av etableringen och integrationen av de nyanlända. Det finns ett flertal exempel på att rådande strukturer är oförmögna att lösa de akuta krissituationerna som uppstått på flera håll samtidigt som kostnaderna skenar iväg och skapar onödigt lidande för berörda individer. En samordnad lösning av flyktingsituationen kommer att kräva nya grepp, kreativitet och politiskt mod. Kostnaderna för hanteringen av flyktingarna är idag betydligt högre än tidigare och kommer att skena ytterligare om inte något görs. Ta kostnaderna idag och se dem som en investering för att rusta Sverige för en människovärdigare integration av alla nyanlända. Av utvärderingen framgår det att det finns stora möjligheter att korta ledtider i etableringsprocessen för de nyanlända genom att berörda myndigheter samverkar. Vi ser tre delar i etableringsprocessen; 1) PUT Formalia efter PUT 2) Uppstart av Etableringsplan och 3) Arbetsförmedlingen och kommunen i samverkan. Vi har i våra ekonomiska beräkningar i första hand fångat tidsvinsterna fram till att etableringsplanen kommit igång. Förutom att snabba på processen före PUT, tror vi därför att den största potentialen för att den nyanlände skall komma i egenförsörjning på kortare tid finns i genomförandet av etableringsplanen. Erfarenheterna i projektet visar bl.a. på vikten av att insatserna från Af och kommunens SFI och samhällsorientering synkas och ligger rätt i fas. Detta förutsätter givetvis att de två första delarna fungerar optimalt. Det finns ett tydligt fokus från regeringen på att fler nyanlända skall komma i arbete eller utbildning under sin tid i etableringsuppdraget, dvs. i normalfallet under två år. Därför ligger den största potentialen till att fler kommer i jobb eller utbildning kopplat till politiska beslut. I budgetpropositionen för 2016 finns därför flera förslag för att effektivisera allt från mottagandet till en snabbare etablering av nyanlända. 33

143 I tidigare projekt vi utvärderat med koppling till integration har vi sett värdet av att det finns medicinsk kompetens kopplade till insatserna. Detta har oftast varit en framgångsfaktor då det för många nyanlända finns både fysisk och särskilt psykisk ohälsa som inte behandlats på ett adekvat sätt. Vi tycker därför att landstinget/regionen både på lednings- och utförarnivå bör vara med i projektet på pilotorterna för att på sikt öka de nyanländas chanser att snabbare komma i ett arbete. Om vi fritt skulle få önska skulle i den bästa av världar eller med god vilja skulle kunna se ut så här vad gäller hanteringen av nyanlända: En väg in med samlad kompetens för att lösa asylsökandet, PUT och etableringen på bästa sätt oavsett myndighet ett Migrationsverk med företrädare från berörda myndigheter med mandat, delegation och handläggarresurser kanske kan vara en lösning? Samla styrning och ledning av etableringsprocessen från ax till limpa i ett samordningsförbund liknande organisation med adekvata resurser, dvs. En väg in för att nyanlända i arbetsför ålder snabbare skall komma i egenförsörjning. Etableringsprocessen är mycket beroende av kommunernas resurser och möjligheter till eget boende, välfungerande insatser i form av SFI och samhällsorientering. Hur kan denna del av etableringsprocessen utvecklas och samordnas bättre med Arbetsförmedlingens uppdrag? Ytterligare frågor att diskutera vidare Vad är ett bra resultat av den totala etableringsprocessen; på kort sikt (två år) och på längre sikt? Vem ansvarar och hur följs detta upp? Hur ska mätbara mål, specificerade och om möjligt monetära, kunna tas fram för vad den totala etableringsprocessen ska uppnå? Hur skall projektets lärande, mervärden och erfarenheter tas tillvara för att leda till en utveckling och implementering av ledning, styrning och samverkan i de reguljära verksamheterna? Payoff utvärdering och analys AB Kontaktperson Payoff: Sven Vikberg. E-post: sven@payoff.se Kontaktperson för projekt Mötesplatser och information: Louise Andersson. E-post: louise.andersson@forsakringskassan.se 34

144 Bilagor Bilaga 1; Uppdragsbeskrivning projekt Mötesplatser och information. Bilaga 2; Enkät projektledare och styrgrupp. Bilaga 3; Enkät pilotorterna. Bilaga 4; Frågor till pilotorterna för beräkning av samhällsekonomiska effekter. 35

145 Uppdragsbeskrivning Mötesplatser och information Bakgrund Med anledning av ökad oro i omvärlden och därmed höjda prognoser för migration, startade Migrationsverket ett upprop under hösten 2013 till de aktörer som ingår i processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande, kallat Samverkansuppdraget. En gemensam målsättning för de berörda aktörerna var att hitta vägar som skulle göra det enklare och smidigare för den enskilda individen. Detta skulle åstadkommas genom att analysera de gemensamma processerna för att hitta möjligheter till förbättringar som skulle öka kvaliteten, servicen och effektiviteten. Deltagande aktörer var Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, SKL, Socialstyrelsen, Skolverket, Rikspolisstyrelsen, Kriminalvården och Länsstyrelserna. Ansvarig för uppdraget var Caroline Henjered från Migrationsverket. Uppdraget utmynnade i 6 olika förslag: Initialprocessen, Mötesplatser och information, Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer, Sysselsättning samt Gemensamt ersättningssystem. Ansvarig för uppdraget Mötesplatser och information var Annika Berthold från Försäkringskassan. Samtliga uppdrag presenterades den 18 februari 2014 för berörda generaldirektör. Arbetet med de olika uppdragen påbörjades därefter. För uppdrag Mötesplatser och information togs under våren 2014 kontakter med berörda aktörer. Initiativtagare var Migrationsverket och Försäkringskassan och en arbetsgrupp sattes samman. Arbetsgruppen, med deltagare från Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, SKL och Arbetsförmedlingen bildade därefter en styrgrupp. Till projektstarten har även Pensionsmyndigheten anslutit till styrgruppen. Syfte Uppdraget Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta aktörer. Syftet är att utveckla mötesplatsen för individanpassad hjälp och information till nyanlända utifrån servicebehov, för att de snabbare ska nå etablering. Mål En förenklad process för den nyanlända och ökad effektivitet för de involverade aktörerna. Effekter Önskad effekt på ett övergripande plan är minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad tid fram till etablering. En förutsättning för att nå denna effekt är bättre samverkan mellan aktörerna. Effekterna mäts genom kundupplevelse, effektivisering av etableringsprocessen och ekonomiska nyttan för samhället.

146 Kundgrupp De kunder som omfattas av projektet benämns som nyanlända. Med nyanländ avses de som beviljats uppehållstillstånd enligt 5 kap. 1, 2, 4 eller 6, 12 kap. 18, 21 kap. eller 22 kap. utlänningslagen (2005:716), som omfattas av etableringsuppdraget och som är kommunplacerade, eller som bor kvar i anläggningsboende eftersom de ännu inte har kommunplacerats. Det omfattar även den anhöriginvandring som kommer till följd av denna bosättning i Sverige, inklusive de anhöriga inom kärnfamiljen som har fyllt 65 år. Pilotprojektet Servicekontoren ska tjäna som mötesplats för tvärprofessionella team. För att ges möjlighet att utveckla nya arbetssätt är försök på ett antal pilotkontor en förutsättning. Krav på pilotkontoren har varit att de ligger i en kommun med engagemang i dessa frågor och att de finns i närheten av Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Samtidigt ska de erbjuda en blandning mellan små och stora orter, samt ha en viss geografisk spridning. Arbetsgruppen har valt att gå vidare med fyra pilotkontor; två större och två mindre för att få möjlighet att utveckla arbetssätt på orter med helt olika förutsättningar. Utifrån ovan nämnda kriterier valdes Norrköping och Ljusdal, med Försäkringskassan som huvudman, samt Alingsås och Borlänge, med Skatteverket som huvudman. Fokus kommer framförallt att ligga på att utveckla nya arbetssätt. De lokala arbetsgrupperna på respektive ort ansvarar för att identifiera moment i migrations- och etableringsprocessen där det finns möjligheter till förbättring och effektivisering genom förändrade arbetssätt och/eller nya samarbeten aktörerna emellan. Större förändringar, som organisations- eller regelförändringar ligger inte inom detta uppdrag, men bör noteras för att ges möjlighet till utvärdering vid ett senare tillfälle. Befintliga resurser ska användas i största möjliga utsträckning. I de tvärprofessionella teamen kommer servicehandläggare och deras chefer att delta tillsammans med liknande representanter från de övriga aktörerna. Även ärendehandläggare inom deltagande aktörer kan bli aktuellt att involvera. Projektet kommer att drivas av en gemensam projektledare som har i uppdrag att hålla samman arbetet på de fyra pilotorterna, sköta all extern kommunikation och driva projektet framåt. Projektledaren rapporterar till styrgruppen vid månatliga avstämningsmöten. Deltagare Styrgrupp: Migrationsverket: Ann-Catrin Nyberg, Nicholas Smidhagen och Anna Surén Försäkringskassan: Louise Andersson, Per Aronsson och David Bergström

147 Skatteverket: Maria Sköld och Johannes Hummerdal Arbetsförmedlingen: Niclas Josephsson SKL: Lotta Dahlerus Pensionsmyndigheten: Sara Smedberg och Helena Jäfvert Delprojekt, pilotkontor Norrköping: Migrationsverket: Eva Sowa Försäkringskassan: Gunilla Arvidsson Larsson Arbetsförmedlingen: Håkan Lind och Getoar Abrashi Kommunen: Margareta Rosell och Tina Mathsson Delprojekt, pilotkontor Borlänge: Migrationsverket: Peter Fredriksson Skatteverket: Bo Tigerstrand Arbetsförmedlingen: Antonis Kassitas Kommunen: Torunn Ohlsson Delprojekt, pilotkontor Ljusdal: Migrationsverket: Lars Ulander Försäkringskassan: Per Andersson Arbetsförmedlingen: Gabriella Persson Turdell Kommunen: Kenneth Forsell Delprojekt, pilotkontor Alingsås: Migrationsverket: Michael Westberg Skatteverket: Anette Dahl Arbetsförmedlingen: Pia Falck Kommunen: Ulrika Alestig och AnnaLena Hansdotter

148 Tidplan September december 2014 Involvering av utvalda servicekontor Identifiering av prioriterade samarbetsområden December 2014 Årsskiftet 2014/15 Januari december 2015 Oktober-december 2015 Projektledare på plats Arbetet med pilotkontoren startar Piloten pågår Utvärdering av piloten Bilagor Bilaga 1: lokala beroenden