Frågor och svar om reservantagning

Transkript

1 Frågor och svar om reservantagning 1. Frågor om tekniska problem (att saker inte syns eller att man inte kommer åt vissa funktioner) Frågor som gäller strykningar och återbud Frågor som gäller antagning av en reserv Frågor om informationen på antagning.se Frågor som vi fick under utbildningspassen Frågor om tekniska problem (att saker inte syns eller att man inte kommer åt vissa funktioner) Jag kan inte välja funktionen Reserver/Antagna på NyA-webben. Vad är det som är fel? Om du inte kan välja funktionen Reserver/Antagna längst upp till vänster, så beror det här på att du saknar korrekt behörighet till NyA-webben. I dessa fall behöver du fylla i och skicka in en behörighetsblankett till. Du hittar blanketten längst ner på den här sidan: Jag kan välja funktionen Reserver/Antagna, men när jag försöker att välja en institution/antagningsomgång/utbildning så finns den inte den med i listan. Vad är det som är fel? Om du inte kan välja en viss institution eller utbildning kan det här bero på att du saknar rätt behörighet. Om du är osäker på vilka institutioner/utbildningar du har behörighet för, kontakta. Om du inte kan välja en viss antagningsomgång kan det här bero på att omgången inte är i rätt tillstånd. Det går bara att välja antagningsomgångar som: 1) har passerat det sista urvalet och 2) inte är avslutade. Observera att vissa program i NyA-webben är angivna som att de tillhör fakulteten, istället för den institution som du arbetar på. Det här betyder att man exempelvis måste välja Fakulteten för utbildningsvetenskaper för att komma åt Ämneslärarprogrammet, trots att det är institutionen som hanterar reservantagningen.

2 Jag kan välja funktionen Reserver/Antagna, men när jag har valt en utbildning så laddas inte sidan och jag kan inte se några uppgifter. Vad är det som är fel? Att sidor inte laddas korrekt är ett problem som tyvärr ibland kan inträffa på NyA-webben. I dessa situationer rekommenderar vi att man provar att göra något av följande: 1) ladda om NyA-webben genom att trycka F5, 2) starta om webbläsaren, 3) rensa historiken i webbläsaren eller 4) byt webbläsare. Om du upplever det här problemet upprepade gånger är det bra om du meddelar. Jag kan välja funktionen Reserver/Antagna och jag kan se alla uppgifter, men jag kommer inte åt själva knapparna för reservantagning. Vad är det som är fel? Om du kommer åt att se uppgifter, men däremot inte kan lägga in några beslut, beror det här sannolikt på att du har tilldelats fel behörighet på NyA-webben. Om du är osäker på vilka institutioner/utbildningar du har behörighet för, kontakta. Jag har antagit en reserv i NyA-webben, men personen syns inte i Uppdok. Varför inte? Det här kan bero på två saker. För det första finns det alltid en fördröjning mellan NyAwebben och Uppdok som gör att det tyvärr kan ta en viss tid innan en reservantagning förs över till Uppdok. Vi hoppas att den här fördröjningen maximalt ska uppgå till en (1) timme, men vi ber er att ha överseende med att det eventuellt kan uppstå enstaka längre fördröjningar. För det andra kan fördröjningen bero på att du har reservantagit en sökande med så kallat F- nummer. De här personerna måste manuellt tilldelas ett så kallat T-nummer av Universitetsoch högskolerådet, vilket gör att fördröjningen kan uppgå till ett (1) dygn. Om du upplever längre fördröjningar än så, eller om det av någon anledning är mycket bråttom att få över personen till Uppdok, ber vi dig att kontakta. 2. Frågor som gäller strykningar och återbud Jag lade in Uteblev/Återbud på flera personer efter urval 2. En av dem hörde av sig och vill läsa utbildningen. Kan jag registrera personen trots att den är struken? Nej, i normala fall ska personen inte registreras. Personen borde istället hänvisas till att göra en återanmälan på antagning.se, för att på så vis kunna bli antagen på nytt med en sen anmälan. Du ska bara lägga in Uteblev/Återbud på personer som faktiskt har förlorat sin utbildningsplats (exempelvis genom att inte registrera sig i tid). Om det fortfarande är okej för personerna att höra av sig och påbörja utbildningen bör de inte strykas.

3 Jag skulle behöva kalla reserver före det att sista registreringsdag har passerat. Därför vet jag inte vilka personer som jag kan stryka med Uteblev än. Kan jag kalla reserver utan att stryka någon? Ja, det går bra att kalla reserver även utan att stryka någon person. Däremot ska man försäkra sig om varför man vill göra på det viset, eftersom det påverkar vilka reserver som blir erbjudna en plats. Anledningen till att man vill kalla reserver brukar vara att det faller bort personer alltså att det finns några personer som inte längre är aktuella att läsa utbildningen. Och om man med säkerhet vet om att en person inte ska läsa utbildningen så bör den personen också strykas, eftersom det säkerställer att det verkligen är rätt reserv som kallas. Om man väljer att kalla reserver utan att stryka någon blir det på sätt och vis som att man (åtminstone för tillfället) väljer att höja antagningstalet till den aktuella utbildningen. Detta eftersom alla personer som tidigare blev antagna fortfarande är erbjudna en plats, samt att man dessutom väljer att erbjudna en plats till ett visst antal reserver. Kontakta om du vill diskutera om ni tänker rätt gällande strykningar. Vad är det för skillnad på Återbud och Uteblev? Kan jag ändra mig om jag råkar välja fel? "Återbud" ska läggas in om någon har förlorat sin plats p.g.a. en aktiv handling, d.v.s. meddelat att man inte vill läsa kursen. "Uteblev" ska läggas in om någon har förlorat sin plats p.g.a. en passiv handling, d.v.s. inte dykt upp på upprop eller inte registrerat sig i tid. Den enda skillnaden är egentligen att personerna får annan information på antagning.se gällande varför de har blivit strukna. Om du lägger in fel uppgifter är det här någonting som bara kan åtgärda, och det är tyvärr inte helt oproblematiskt. Kontakta för att se om uppgifterna behöver korrigeras och om det är möjligt att åtgärda.

4 Jag fick idag en anmälan om att göra avbrott på en kurs som började för flera veckor sedan. Reservantagning är avslutad och jag har lagt in ett avbrott på kursen i Uppdok. Måste jag dessutom lägga in ett återbud i NyA-webben på studenten? Nej, det behöver du inte göra. Det är inte felaktigt att lägga in ett återbud även i NyA-webben (eftersom det ju är fint om uppgifterna överensstämmer med det som finns i Uppdok), men däremot är det inte något krav eller rekommendation (eftersom det innebär extraarbete). Om det däremot pågår reservantagning till den aktuella kursen, så behöver man även lägga in ett återbud i NyA. Det här beror på att NyA vid reservantagning måste känna till vilka personer som verkligen är aktuella att läsa kursen, så att den sedan kan föreslå rätt reserver som ska kallas. 3. Frågor som gäller antagning av en reserv Hur räknar systemet ut vilka reserver som blir erbjudna en plats? Systemet använder samma principer som gäller i urval 1 och urval 2 för att avgöra vilka reserver som ska bli erbjudna en plats. I korthet kan man säga att systemet kontrollerar vilka personer som fortfarande är antagna och reserver, och utifrån detta beräknar vilka urvalsgrupper där det först borde antas ytterligare en person (baserat på urvalsreglerna). Utifrån denna beräkning plockar systemet därefter de personer som står först i reservlistan i respektive urvalsgrupper. Om en person hör av sig till institutionen med frågor om urvalsreglerna går det bra att hänvisa personen till. Är det okej att manuellt välja vilka reserver som ska bli kallade, istället för att låta systemet föreslå? Nej, det här är i regel inte någonting vi rekommenderar. Systemet är byggt på så vis att det kallar reserver enligt de urvalsregler som gäller, och därför finns det i normala fall inte någon anledning att manuellt frångå dessa regler. Om du upplever att du har en situation där man manuellt behöver välja en reserv, ber vi dig kontakta för att säkerställa vad som gäller.

5 Jag vill kalla en reserv som redan finns i Uppdok sedan tidigare. Är det okej att direktregistrera personen, utan att lägga in en antagning på NyA-webben? Nej, i normala fall ska personen inte registreras på det här sättet. För att en person ska registreras ska det i regel också finnas ett beslut om antagning, och detta beslut tas genom funktionen i NyA-webben. Det kan finnas enstaka situationer där det är okej att direktregistrera en person, exempelvis när det gäller programstudenter, men kontakta gärna för att säkerställa vad som gäller. 4. Frågor om informationen på antagning.se Jag har noterat att man kan ange Reservantagning startar tidigast och Reservantagning avslutad på NyA-webben. Hur kommuniceras de här uppgifterna ut till studenterna? Informationen kommuniceras enbart ut på så vis att den syns på antagning.se/universityadmissions.se. Studenterna kan få fram informationen om de går till sin anmälan-flik och klickar i att de vill få fram mer information om sin reservplats (man måste vara reservplacerad för att kunna se informationen). När måste jag senast ha angivit uppgifter för att de ska kunna kommuniceras till studenterna? Det finns inget senast datum för när uppgifterna kan anges, utan informationen dyker upp direkt på antagning.se/universityadmissions.se när man anger en uppgift. Ett lämpligt tillfälle att försöka ha angivit uppgifter är i samband med att antagningsbesked 2 publiceras. Antagligen är det vid det här tillfället som studenter går in på antagning.se och tittar närmre på sin reservplats (och har frågor om när det kan bli aktuellt med reservantagning).

6 5. Frågor som vi fick under utbildningspassen Jag vill gärna ha en beskrivning av hur urvalsreglerna fungerar. Vi får ofta frågor om det här på institutionen, och det är svårt för oss att förklara hur reservplatserna egentligen fördelas. Kan ni ge oss någon sådan beskrivning? Urvalsreglerna är i många fall komplicerade och det är därför svårt att ta fram en enkel förklaring som beskriver allt. I det material som finns på medarbetarportalen (och i det här dokumentet) kan man hitta svar på några frågor om hur reservantagningen går till, men i övrigt rekommenderar vi att man hänvisar personer med specifika frågor till. har även tagit med sig frågan om att sammanställa något sorts beskrivningsdokument som stöd för institutionspersonal vid den här typen av frågor. Jag undrar vilket ansvar som en student har att se till att sina kontaktuppgifter på antagning.se är korrekta och uppdaterade. Vad står det på antagning.se om detta? Det är den sökandes ansvar att kontaktuppgifterna på antagning.se stämmer. På antagning.se finns information om hur den sökande själv kan uppdatera sina uppgifter om telefonnummer, e-postadress och tillfällig adress. Jag undrar hur man kan se skillnad på ett återbud som en sökande lämnat och ett som en handläggare lagt in? Den här informationen framgår i fliken "Strukna" på NyA-webben, där man kan se om det är just den sökande själv eller en handläggare som har lagt in återbudet. Jag tycker att det vore önskvärt med ett slutdatum för återbuden på antagning.se, t ex kopplat till start- slutdatum på kursen. Det är inte bra om studenter kan lämna återbud hur sent som helst in på terminen. Är det här möjligt att ordna? Det här önskemålet har framförts till UHR och det är numera (sedan maj 2016) möjligt att lägga in ett slutdatum för återbuden på antagning.se. Det här betyder att ni på institutionen själva kan spärra möjligheten för studenter att lämna återbud genom antagning.se.

7 Jag tycker att det vore bra om man kunde filtrera bland institutionens kurser, så att man bara kan se sina egna kurser istället för hela institutionens. Är det här möjligt att ordna? Det här önskemålet har framförts till UHR. I nuläget fungerar NyA-webben på så vis att man ser alla utbildningar som tillhör den institution man arbetar på. Det vi känner till är att man har pratat om att funktionen Mina sidor skulle få en mer central roll i framtiden, på så vis att valen man gör där även skulle slå igenom i de övriga funktionerna. Exakt när det här skulle kunna bli aktuellt vet vi tyvärr inte. Jag tycker att det vore bra om det går att filtrera filtrera på tjänsteanteckningar och noteringar. Är det här möjligt att ordna? Det går redan idag att sortera på noteringar, det vill säga de arbetsanteckningar som man skriver på NyA-webben. Om det är flera andra som upplever behovet av att sortera även på tjänsteanteckningar vill vi gärna att man hör av sig till. Jag tycker att det vore önskvärt att slippa välja institution och antagningsomgång varje gång man går in och ska jobba. Är det här möjligt att ordna? Vi har framfört önskemålet till UHR, men vet tyvärr inte när det skulle kunna bli aktuellt med någon förändring av det här. Jag skulle vilja få någon ping, t ex via e-post, när det händer något med reserverna/de antagna. T ex om någon lämnar återbud så att man har koll på sin lista. Är det här möjligt att ordna? I nuläget skickas det ut e-postmeddelanden när en antagen student lämnar ett återbud på antagning.se. För att bli mottagare av dessa e-postmeddelanden måste man höra av sig till Uppdok-enheten. Om det är flera andra som upplever behovet av att få e-postmeddelanden även när en reserv lämnar återbud vill vi gärna att man hör av sig till. Jag undrar om systemet skulle kunna föreslå antal reserver som ska kallas till en utbildning, t ex utifrån antal strukna? Systemet kan väl fylla upp antalet platser utifrån antagningstalet eller planeringstalet? Nej, vi ser inte riktigt hur det här skulle kunna genomföras.

8 I dagsläget används planeringstal och antagningstal på varierande sätt. Dels skiljer det sig mellan olika lärosäten, dels skiljer det sig mellan institutioner. Sannolikt är det också helt olika hur många reserver man vill kalla till vissa specifika utbildningar och i många fall spelar antagningstalet och planeringstalet inte någon större roll. Tillsvidare behöver man i alla fall själv ta beslut om hur många reserver som ska kallas. Jag tycker det vore önskvärt att studenternas reservnummer ändrades under reservantagningen. Om det är tio reserver som har tackat nej så borde ju alla andra flyttas fram i listan. Varför fungerar det inte så? Under utvecklingen av systemstödet har två varianter av det här diskuterats: 1) Den sökandes reservnummer förändras beroende på vad som händer med antagna och bättre placerade reserver. 2) Den sökande behåller hela tiden sitt ursprungliga reservnummer, men kan löpande se hur många reserver från motsvarande urvalsgrupp som erbjudits en plats. I nuläget sker inget av det här, men om det visar sig att det finns ett stort behov kan det sannolikt bli aktuellt att göra någon ändring i framtiden. Jag tycker att det vore önskvärt om registrering på kurs skulle spärra möjligheten att lämna återbud på antagning.se. Är det här möjligt att genomföra? Vad vi förstått är en sådan vidareutveckling inte möjlig att genomföra förrän Nya Ladok kommer. Däremot går det indirekt att få till det här beteendet genom att institutionen själv spärrar möjligheten att lämna återbud på antagning.se före det att någon student har blivit registrerad i Uppdok. Jag skulle vilja att man kan se vilka som är registrerade i Uppdok på NyA-webben. Är det här möjligt att ordna? Vad vi förstått är en sådan vidareutveckling inte möjlig att genomföra förrän Nya Ladok kommer. Ett alternativ för att få in den här uppgiften i NyA-webben är att ta ut registreringslistor ur Uppdok, och sedan använda funktionen Hantera flera på NyA-webben. I den funktionen kan man klistra in personnummer från en registreringslista, vilket gör att man snabbt kan skriva en notering på flera personer. Exempelvis kan man skriva en notering om att en person är/inte är registrerad i Uppdok.

9 Jag undrar hur återbud som har lämnats på antagning.se visas upp i Uppdok? Återbud visas i Uppdok på precis samma sätt som det görs idag. Här ska det alltså inte vara någon förändring.