FÖRBEREDANDE ARBETE...

Transkript

1 Entré INNEHÅLLSFÖRTECKNING ORDERHANTERING Innehåll i Entré Orderhantering FÖRBEREDANDE ARBETE Viktiga register och inställningar Ordertyper Registreringsmallar ORDERREGISTRET Sök i orderregistret Anpassning av arbetsytan i Sök i orderregistret Att göra urval i Sök i orderregistret Val av kolumner i Sök i orderregistret Funktionsknappar i Sök i orderregistret Beskrivning av radsektionen ATT SKAPA NY ORDER Registrering av order Beskrivning av arbetsytan i orderregistreringen Anpassning av layout i orderregistrering Funktioner på radnivå i orderregistrering Registrering av artiklar Textrader Manuell artikel Delsummering Andra sökfunktioner Plockning av flera artiklar i samband med sökning i artikelregistret Begränsa artikelsöklistan Artikelsökning med högerklick Övriga funktioner i radregistreringen Viktiga tangenter vid radregistrering Bearbetningsfunktioner order översikt Klipp och klistra Sök på flik Anbud Bearbetningsfunktioner order detaljerad beskrivning Bearbeta Markera Visa Dokument Ändra alla rader Extra radinformation Nettovärde Kontroll och status Beskrivning av knappar och funktioner i nederkant ÖVRIGA FUNKTIONER I ENTRÉ ORDERREGISTRERING Tilläggsdialoger i samband med orderregistrering Utskriftskoder Att skapa ny Utskriftskod

2 Delfakturering Statushantering Status på ordern Kontrollista Omvänd skattskyldighet i byggsektorn Omvänd skattskyldighet på kund Omvänd skattskyldighet på order Fakturering omvänd skattskyldighet Övrig kundfakturering ROT-AVDRAG I ENTRÉ Förberedande uppgifter och inställningar: Tillvägagångssätt: ANBUD/ACONTO Inställningar på ordertypen: Grundinställningar: Olika modeller/arbetssätt med aconto/anbud i order LAGERUTTAG PÅ ORDER Funktioner i lageruttag på order Grundinställningar för Uttag ur lager FAKTURERA ORDER Funktioner i Fakturera order SAMLINGSFAKTURERING Beskrivning av Samlingsfaktureringsrutinen Funktioner i Samlingsfaktureringen Grundinställningar samlingsfakturering SPÅRNING AV ORDER / KVITTO Urval av underlag i orderspårning Funktioner i orderspårning TIDPLANERING Förutsättningar Komma igång Grundinställningar Beskrivning av Tidplaneringens funktioner Boka arbetsschema och semester Boka arbetsorder Skapa en bokning för en ny order SERVICE / KUNDSTÖD Beskrivning av arbetsytan Funktioner i Order / Kundstöd Att arbeta i Service / Kundstöd Funktioner i Aktivitetslista kundstöd Kundstöd - Sidoregister och grundinställningar PLANGLAS MED NORMTID Beskrivning av funktioner i Normtidsfakturering Redigering / Registrering av reparationsglas

3 Fakturering av normtidsorder Sidoregister och grundinställningar för planglashantering Artikelregister Artikelstrukturer Sidoregister för Planglas Grundinställningar för Planglas IMPORT / EXPORT AV ORDER Beskrivning av menyval i Entré Import / Export Handdatorkoppling Registrering av order i Entré Åtgärd av importerad order Importlogg från Handdator Exportera grundregister Intern överföring Överföringsloggen för intern överföring Läs in överföringar manuellt Grundinställningar Export/Import av order Inställningar för Handdatorkoppling Inställningar för Intern överföring SIDOREGISTER OCH ORDERINSTÄLLNINGAR Skapa / ändra ordertyper Flik 1. Ordertyper Flik 2. Inställning Flik 3. Mallar för att skapa / spara Flik 4. Slutkontroll Skapa / ändra Radberäkningsmallar Registreringsmallar Funktioner i Registreringsmallar Status och systemhändelser UTSKRIFTER ORDER GRUNDINSTÄLLNINGAR Orderhanteringens grundinställningar Anbudsfakturering Debitering av tid Mallinställningar Orderlista Rapporter Registrering Grundinställningar samlingsfakturering Skapa Slutkontroller Tidplanering Grundinställningar för Planglas Grundinställningar för Lager Grundinställningar för Uttag ur lager Grundinställningar Export/Import av order Inställningar för Handdatorkoppling Inställningar för Intern överföring

4 Orderhantering Entré Orderhantering är knutpunkten i Entrésystemet. Med denna rutin kan du göra verkligt stora effektivitetsvinster. Om du utnyttjar Entré order på rätt sätt kommer du att tjäna mycket tid och få en enklare och effektivare arbetsorderhantering med snabbare fakturering som följd. I ordersystemet bygger du arbetsflöden med hjälp av ordertyper. Du kan själv definiera de affärsregler som skall gälla för de olika ordertyper som du och ditt företag skall arbeta med. Dessutom kan ordertypen kopplas med unika registreringsmallar, nummerserier, kvalitetskontroller och dokument, allt för att få ett så smidigt flöde som möjligt. Entré Orderhantering är utvecklat för och tillsammans med service och entreprenadbranschen och erbjuder marknadens mest flexibla och lättarbetade orderhantering. Innehåll i Entré Orderhantering Marknadens bästa sök- och plockfunktioner av artiklar. Hantering av kreditfaktura, kontantfaktura och delfakturering. Acontofaktura och anbud med eller utan takbelopp. (Kräver tilläggslicens). Hantering av kampanjpriser. Kontroll av om priser understiger inköpspris. Hanterar obegränsat antal prislistor samt kund och projektunika priser. Flexibla inställningar för om kontroll mot lager skall utföras. Koppling till inköp, materialplanering och butik. Lageruttagsrutin mot order anpassad för att montörerna själva skall ta ut material. Spårning av alla order som fakturerats, raderats, samlingsfakturerats mm. Full integration med övriga moduler i Entré, exempelvis reskontra, redovisning, projektstyrning, tidsregistrering och lönesystemet. All debiterbar tid kopplas automatiskt in i ordern, på projektet samt till montörens lön. Radberäkningsmallar som automatiskt kan infoga och beräkna rader och priser i ordern (Kräver tilläggslicens). Överföring av order (via e-post) till filial/huvudkontor. (Kräver tilläggslicens). Samlingsfakturering. (Kräver tilläggslicens). Service och kundstödsmodul. (Kräver tilläggslicens). Serviceanläggningar. (Kräver tilläggslicens). Entré Mobil, komplett orderhantering på handdatorer. (Kräver tilläggslicens). Rapporter och utskrifter av olika blanketter, bla arbetsorder, orderbekräftelse, följesedel, offert mm

5 Förberedande arbete Innan du kan påbörja registrering av order så finns det en hel del grund- och sidoregister som bör vara i ordning innan. Du bör tex ha både kund- och artikelregister i ordning samt gått igenom de grundinställningar, registreringsmallar och ordertyper som finns för orderhanteringen. Sök i orderregistret är det ställe där du skapar och underhåller ditt orderregister. I rutinen Lageruttag på order kan dina anställda på ett smidigt sätt plocka ut material på order. I Fakturera order kan du fakturera många order på en gång. I Samlingsfaktureringen kan du slå ihop flera order till en faktura. Med Spårning av order/kvitto kan du spåra orders som fakturerats, tagits bort eller flyttats till butik. I Tidplaneringen kan du se och planera order på dina anställda i en kalender. Med Service / Kundstöd har du full överblick på dina kundaktiviteter, order och fakturor. Serviceanläggningar håller reda på dina anläggningar för tex larm, hiss, kyla osv. Med Planglashantering kan enkelt du fakturera glasarbeten inklusive normtid och olika tillägg. I Import / Export av order har du din central för utgående och inkommande order till Entré Mobil. I Sidoregister och orderinställningar har vi samlat alla viktiga inställningar och register för ordersystemet. En mängd rapporter finns tillgängliga för dig i menyvalet Utskrifter order. Orderhanteringen innehåller en mängd funktioner där vissa kan kräva tillkommande licens. Kontakta Hantverksdatas försäljningsavdelning för mer information. På kommande sidor går vi igenom de viktigaste grundförutsättningarna för Entré Orderhantering. Entré levereras med en mängd färdiga register och inställningar

6 Viktiga register och inställningar Förutom kundregister och artikelregister, måste du gå igenom vissa grundregister och se till att dessa är inställda på ett sätt som passar just ditt företag. Nedan går vi igenom hanteringen av ordertyper och registreringsmallar. Du bör också gå igenom ordersystemets grundinställningar för att utnyttja Entré Orderhantering maximalt. Ordertyper När du registrerar order anger du alltid en ordertyp. Dessa förenklar rutinerna på ditt företag genom att du kan styra arbetssätt och skilja på olika typer av order. Servicearbeten skall troligen följa ett annorlunda arbetsflöde än en garantiorder eller offert. Du kan ställa in olika egenskaper för varje ordertyp så att de hanteras av Entré på det sätt du vill. Entré levereras med ett antal fördefinierade ordertyper. Inställningarna på ordertypen styr hur ordern hanteras i systemet. Det kan tex handla om lagerhantering, mobilorder, tid- och projekthantering, kreditering mm. Till varje ordertyp kan du dessutom koppla en eller flera registreringsmallar som kan visas beroende på om du tex skapar en ny eller ändrar en gammal order. Du kan också lägga upp egna ordertyper med de egenskaper som du väljer. Gå in i Orderhantering, Sidoregister och orderinställningar. Registreringsmallar Registreringsmallar är ett unikt och smart sätt för dig och ditt företag att styra användaren till att lägga upp riktiga och adekvata uppgifter i olika register i Entré. I registreringsmallen anger du vilka uppgifter, på exempelvis dina kunder eller order, som användaren måste registrera. Du kan också ange att systemet skall föreslå olika grundvärden i registreringsmallen. Detta kan exempelvis vara att betalningsvillkor oftast skall vara 15 dagar eller att en speciell prislista skall användas för en viss ordertyp. För ordersystemet är mallarna mycket viktiga då det är en av grunderna för att kunna skapa ett bra orderflöde. Funktionen Registreringsmallar finner du i menyträdet enligt nedan. Hur du arbetar i detalj med ordertyper och registreringsmallar gås igenom i separata avsnitt i denna handbok. Entré levereras med en hel del färdiga ordertyper och registreringsmallar som är anpassade för hantverksbranscherna vilket gör att du direkt kan börja arbeta i ordersystemet

7 Orderregistret För att skapa nya order skall du använda Sök i orderregistret. Där får du en mycket bra överblick över befintliga order. Layouten i Sök i orderregistret kan dessutom anpassas individuellt för varje användare. Sök i orderregistret Nedan visas bilden Sök i orderregistret. Under de kommande sidorna går vi i detalj igenom hur du anpassar denna bild till att passa dig själv och andra på ditt företag. Vi går också igenom alla de olika funktioner du kan använda i denna rutin. Anpassning av arbetsytan i Sök i orderregistret Denna rutin är uppdelad i 5 olika sektioner. Nedan går vi kortfattat igenom dessa. 1.Urval. Överst i denna rutin finner du sektionen för urval. Urvalet är till för att begränsa vilka order som skall visas. Du kan tex göra urval på kund, projekt, ordertyp eller datumintervall. 2. Order enligt urval. Här visas alla order som matchar ditt urval. Till höger i denna sektion hittar du knappar för en mängd olika funktioner. 3. Rader. I denna sektion/flik visas aktuell orders ingående rader. 4. Tid. I denna flik visas all registrerad tid på denna order. 5. Beställda artiklar. Om du har kopplat din kundorder till en beställning så visas vilka artiklar som finns beställda i denna flik. På kommande sidor går vi, i detalj, igenom de olika sektionerna med tillhörande funktioner och knappar

8 Att göra urval i Sök i orderregistret Många serviceinriktade företag i hantverksbranscherna har ofta pågående arbeten. För att snabbt kunna hitta rätt order erbjuder Entré mycket bra funktioner för att filtrera i orderregistret så att du snabbt kan hitta den order du söker efter. Nedan går vi igenom de fält som kan kräva ytterligare förtydliganden. - Kund, ordertyp mm. Ange värde eller sök med F3 för att hämta ett värde. Alla fält med söksymbolen visar värde från underliggande register när du söker. Listan med order uppdateras för att visa endast de order som har det värde du valt. - Status. Visar endast order med angiven status. Fyller du i kryssrutan Aktuell, visas endast de order där vald status är nu aktuell status. - Huvudansvarig och deltagare. Välj att visa order med vald huvudansvarig. Kryssar du i fältet Deltagare, visas istället alla order där vald person är deltagare. - Ej Offert/Intern/Avtal. Kryssa i dessa om du inte vill att order med dessa egenskaper skall visas. Obs! Se även inställning 2417 där du kan ange om och hur urval skall sparas i denna rutin. Du kan också använda inställning 2705 om du vill kunna styra att olika användares (Vår referens) användarkod automatiskt skall anges som filter i denna rutin. Avancerat urval och sökning Du kan också göra ett mer avancerat urval bland de order som visas i orderregistret. Urval kan göras på alla kolumner som visas. - Sökning. Sökning kan ske på flera olika sätt. o 1. Ställ markören i något fält och skriv in det du söker efter, tex Ek. Programmet sorterar då listan i bokstavsordning och placerar markören på den första post som stämmer med din sökning. o 2. Ställ markören i något fält och skriv in det du söker efter med s.k. wildcardsökning. Som wildcard används en asterisk (*). Skriver du tex nils* hoppar systemet till första post som BÖRJAR på nils Skriver du tex *nils hoppar systemet till första post som SLUTAR på nils Skriver du tex *nils* hoppar systemet till första post som INNEHÅLLER nils Obs! För att hoppa till nästa post, tryck plustecken (+) - Avancerat urval. Du kan också trycka på tangenten F3 för att göra ett mer avancerat urval i listan av order

9 Nedan visas sökfilterdialogen som du kallar fram genom att trycka F3 i listan av order. Nedan visas ett exempel där vi i fältet 5.Värde har angivit nils som kundnamn. I fältet 4. Villkor har vi angivit Innehåller. När vi sedan klickar på knappen ok, kommer orderlistan endast att innehålla order där nils finns i kundnamnet. Resultatet av ovan filtrering visas nedan. Observera även att du kan kombinera flera urval med varandra. Klicka på en kolumn om du vill sortera denna i stigande ordning, ytterligare ett klick sorterar i fallande ordning

10 Val av kolumner i Sök i orderregistret Genom att högerklicka på en kolumn kan du bestämma vilka kolumner som skall visas och vilken position varje kolumn skall ha. Detta sparas unikt på ditt användarid. På så sätt kan du själv bestämma din egna layout. Högerklicka på kolumnrubriken för att aktivera kolumnväljaren nedan. Till vänster i detta fönster visas alla de kolumner som är valda i orderlistan och till höger visas övriga kolumner som är möjliga att lägga till. Markera en kolumn i listan och klicka på knappen Lägg till. Med knapparna Flytta upp respektive Flytta ner kan du sedan ändra ordning på kolumnerna som visas. Du kan också flytta kolumner genom att hålla ned vänster musknapp och dra i rubriken. Vill du ändra storlek på en kolumn, drar du i avgränsningen mellan kolumnrubrikerna

11 Funktionsknappar i Sök i orderregistret Nedan går vi igenom alla de funktioner som döljer sig bakom de knappar som visas i denna rutin. Vissa knappar kan skifta funktion, beroende på dina grundinställningar och/eller inställningarna på aktuell ordertyp. De allra flesta funktioner du kan göra i detta fönster kan du även göra när du redigerar orderns rader. - Ändra. Denna knapp öppnar ordern, som är markerad i listan, för redigering. - Skapa Ny. Med denna knapp skapar du en ny order. Se separat beskrivning längre ned i detta dokument. - Annullera. Med denna funktion kan du ta bort eller makulera en order. Grundinställning 1846 styr om ordern skall tas bort direkt eller bara makuleras. Makulerade order visas endast då du är inloggad som s.k. systemadministratör och kan redigeras, tas bort definitivt eller återställas. Du kan också aktivera inställning 1776 om man skall tvingas ange en anledning vid annullering av order. - Utskrift. Skriver ut aktuell order. När du skriver ut kan du bl.a. välja typ av utskrift (tex order eller följesedel), destination och antal exemplar. Obs! Du kan även skriva ut flera order på en gång. Lägg då till kolumnen Skriv ut i Sök i orderregistret, markera alla order, i kolumnen Skriv ut, som skall skrivas och tryck på knappen Utskrift. Se även separat beskrivning längre ned i detta dokument. Högerklickar du på knappen skrivs ordern ut direkt, med standardvalet för skrivare och dokument. - Rapport. Här skriver du ut en lista på alla order som visas i listan enligt dina gjorda urval. - Fakturera. Du kan närsomhelst fakturera en order i denna rutin. Se även separat beskrivning längre ned i detta dokument. - Huvud. Öppnar ett fönster med orderns alla huvuduppgifter. Observera att denna knapp kan ersättas av en registreringsmall. Detta kan göras antingen med grundinställning 331 eller med separat inställning på ordertypen. Med knapparna till höger kan du komma åt övriga uppgifter på ordern. Dessa beskrivs mer

12 utförligt längre ned i detta dokument. o o o o o o o o o o o Ordernummer föreslås enligt inställningarna på ordertypen. Olika ordertyper kan ha olika nummerserier. Märke är ett viktigt fält där du skall ange en kort beskrivning av orderarbetet. Detta fält skrivs ut på olika dokument och blanketter samt används ofta för sökning när man letar efter en order. Kund på ordern. Du kan byta kund på ordern här men vi rekommenderar dig att endast byta kund på ordern från orderns radregistrering då det är lättare för dig att överblicka de eventuella förändringar av prisvillkor som kan ske när du byter kund. Orderns Projekt. Du kan byta projekt på ordern här men vi rekommenderar dig att endast byta detta på ordern från orderns radregistrering då det är lättare för dig att överblicka de eventuella förändringar av prisvillkor som kan ske när du byter projekt. I Status visas orderns aktuella status. Status kan ändras manuellt här eller ändras automatiskt av systemet när en specifik systemhändelse inträffar, tex delfakturering. Datum sparas när ordern skapas men kan ändras här. Ordertyp kan ändras i denna rutin, men vi rekommenderar att du byter ordertyp från radregistreringen då ett byte kan/skall påverka alla rader i ordern. Avtalsnummer kan kopplas mot en specifik order. Det vanliga är dock att ett, eller flera, avtal kopplas mot order i Avtalsfaktureringen. Se även handboken för faktureringen för mer info kring avtal. Anläggning/Anläggningsdel visas här om ordern kopplats till en anläggning alternativt att ordern skapats från anläggningsregistret. Ange vem som skall vara Vår referens. Detta skrivs ut på order- och fakturadokument. Du kan koppla en säljare till ordern och därmed kunna ta ut statistik per säljare

13 o o o o o o o o Kundens ordernr skrivs ut på order- och fakturadokument. Lagerkod kan anges om uttag av material i ordern skall plockas ut mot denna lagerkod. Anbudsordernr. Detta fält är endast aktivt på ordertyper med Aconto aktiverat. Denna typ av order kan därmed kopplas samman med ordertyper som har Anbud aktiverat. Om en Aconto -order kopplas samman med en anbudsorder, så dras Acontoorderns belopp av i Anbudsordern när acontoordern faktureras. Huvudansvarig. Här kan du lägga till huvudansvarig person samt deltagare. Arbetskontakt. Ange en eventuell kontakt på arbetsplatsen. Arbetsdatum. Ange datum som arbetet skall utföras. Prioritet. Du kan ange en prioritet på ordern. Detta används bla vid export av order till mobila system, tex Handyman. Exportstatus. Här visas aktuell exportstatus. Du kan byta status här, tex om en order skall exporteras igen. - Kontroll. Om ordertypen har kopplade slutkontrollpunkter kan dessa bockas av med denna funktion. Se även separat beskrivning avseende ordertyper i denna handbok. - Nettovärde. Med denna funktion kan du se orderns nettovärde att jämföra mot ordervärdet. Rutan visar priser och täckningsbidrag per artikel och totalt för ordern. I totalsummeringen visas arbets- och materialkostnader separat. Du kan även se hur många arbetstimmar som är nedlagda samt täckningsbidraget per timme. Om du kryssar i rutan Visa allt från ordernumret.. så inkluderas även tidigare delfakturerade artiklar i nettovärdet. Kryssar du i rutan beräkna kostnaden för arbete från kontering av registrerad tid så beräknas kostnaden för arbetet från lönesystemets beräkning istället för från arbetsartikelns nettovärde (observera att du måste fylla i kontointervall för lönekostnader i inställning 3215 för detta). Du kan även skriva ut en nettovärdesrapport. - Arbete. Öppnar ett fönster med orderns Arbetsbeskrivning och Internt meddelande. I dessa fält kan du skriva information som är viktiga för orderns utförande. Observera att denna knapp kan ersättas av en registreringsmall. Detta kan göras antingen med

14 grundinställning 326 eller med separat inställning på ordertypen. - Kundinfo. Visar rutan med kundinformation och leveransadressinformation. Du kan skriva in leveransadress manuellt eller hämta från kundens kopplade leveransadresser via knappen leveransadresser. Om du klickar på knappen Alla adresser, kan du hämta leveransadress från en annan kund i kundregistret. Kryssar du i Faktureras till annan kund kan du välja att ordern skall faktureras till den kund du väljer i fältet till kund. I fältet Lev.sätt kan du koppla ett leveranssätt med tillhörande kostnad som kommer att debiteras då ordern faktureras

15 Observera att denna knapp (Kundinfo & Kund/Leverans) kan ersättas av en registreringsmall. Se grundinställning Priser. Denna knapp visar orderns prissättning och övriga villkor. Observera att denna knapp kan ersättas av en registreringsmall. Detta kan göras antingen med grundinställning 330 eller med separat inställning på ordertypen. Nedan går vi igenom de olika fälten i denna bild. Sektion 1. Order: o o o o Ordernummer och Serie är fasta och kommer från inställningarna på ordertypen. Olika ordertyper kan hamna i olika serier när de faktureras. Märke är ett viktigt fält där du skall ange en kort beskrivning av orderarbetet. Detta fält skrivs ut på olika dokument och blanketter samt används ofta för sökning när man letar efter en order. Kund på ordern. Du kan byta kund på ordern här men vi rekommenderar dig att endast byta kund på ordern från orderns radregistrering då det är lättare för dig att överblicka de eventuella förändringar av prisvillkor som kan ske när du byter kund. Orderns Projekt. Du kan byta projekt på ordern här men vi rekommenderar dig att endast byta detta på ordern från orderns radregistrering då det är lättare för dig att överblicka de eventuella förändringar av prisvillkor och konteringar som kan ske när du byter projekt. Sektion 2. Prissättning:

16 o o o o o o o o o o o o o Betalningsvillkoret kommer från kunden eller projektet, men kan ändras unikt för ordern. Observera att ett betalningsvillkor med 0 dagars villkor genererar en kontantnota vid fakturering. Prislistorna styr vilket ut- och inpris som skall gälla för ordern. Observera att en ändring av prisvillkor i denna rutin inte ändrar på befintliga rader i ordern, utan endast tillkommande rader. För att ändra alla raders villkor skall du använda funktionen Ändra alla i radregistreringen. Kundtab.faktor. Med denna hantering styrs din kunds rabatter med förhållande till dina inköpsrabatter. För en komplett beskrivning av hur detta hanteras, se separat beskrivning i handboken för kundregistret. Kundrabattabell. Denna rabattfunktion kan du använda om du skall ge din kund differentierade rabatter (per artikelgrupp). Kundpåslagstabell. Denna rabattfunktion kan du använda om du skall ge din kund differentierade påslag (per artikelgrupp). Valuta kan anges om kunden skall faktureras i en egen valuta. Order- och fakturablanketter kan då skrivas i kundens valuta och språk. Moms. Ange moms som skall gälla för ordern. Obs! Om ordern avser Omvänd skattskyldighet skall du inte ändra momssats här. Ändra istället detta i radregistreringen med funktionen Ändra alla. Leveranssätt som skall gälla för ordern. Leveranssättet kan innehålla en kostnad som debiteras kunden när ordern faktureras. Fraktkostnad som skall gälla för ordern. Avgiftskod är en administrativ kostnad som påförs ordern när denna faktureras. Denna kostnad kan vara olika beroende på fakturabeloppet. Ange Resväg för ordern om detta är en normtidsorder. Idag används detta oftast i glasbranschen. Även antal Deltagare kan anges i samband med normtidsfakturering. Fakturera Normtid. Ange vilket förfaringssätt som skall användas vid normtidsfakturering. Se även separat beskrivning avseende Planglashantering i denna handbok. o Dokument. Med dokumentknappen kan du koppla olika dokument till din order. Detta kan vara alla olika typer av dokument och filer som din dator har en association med, tex Word, Excel, Adobe Acrobat osv. Det finns 2 olika hanteringar av dokument i Entré, vilket styrs med hjälp av inställning 2498 (Dokumentkatalog På/Av). Vi rekommenderar att du använder Dokumentkatalog=På då denna oftast upplevs som enklare att använda. Nedan går vi igenom hanteringen för Dokumentkatalog. När du klickar på knappen Dokument visas nedan dialog där du kan välja att öppna dokumenten för antingen orderns projekt, kund eller endast orderrelaterade dokument. Om ordern inte har ett projekt (eller anläggning) är dessa alternativ gråmarkerade. Finns det ingen dokumentkatalog för vald typ (se ovan) föreslår systemet att skapa en ny mapp enligt grundinställning 2495 samt

17 I detta läge kan du hämta och lägga till dokument eller öppna befintliga dokument för redigering eller utskrift. Nedan går vi igenom de olika funktionerna. o o o o o o Öppna dokument. Markera ett dokument och klicka på knappen Öppna dokument. Obs, du kan även dubbelklicka på dokumentet för att öppna det. Kopiera hit. Använd denna knapp när du skall hämta in dokument till denna order. Observera att dokumentet kopieras från sin ordinarie plats till Entré s lagringsplats. Skapa ny. Har du många dokument är det en bra ide att skapa olika mappar för en bättre struktur. Se även grundinställningarna för hur du kan skapa mallkataloger med ett grundinnehåll. Ta bort. Tar bort dokumentet eller mappen. Byt namn. Vill du byta namn på ett dokument eller en mapp så går det bra. Uppdatera. Tryck på knappen för att systemet skall läsa om mappstrukturen. Observera att även manuellt kopierade filer i denna mapp (Order_10010) visas här. o Med knapparna kan du expandera eller minimera mappstrukturen, med knappen kan du söka efter dokument eller mapp. - Tidplanera. Med denna knapp öppnar du Entré Tidplanering. Läs mer om hur du arbetar i Entré Tidplanering i separat avsnitt i denna handbok. - Skicka SMS. Du kan skicka SMS till orderns kund, kontaktperson eller huvudansvarig. Detta kräver dock att du har ett avtal med Hantverksdata om detta. Du skapar ett nytt SMS genom att klicka på knappen Skapa ny där du fyller i mobilnummer samt ett

18 meddelande. Klicka därefter på knappen Skicka. - Visa. Med denna knapp kan du visa underlag från övriga Entrésystemet som är kopplat till denna order. När du klickar på den svarta nedåtpilen i knappen, visas en lista där du kan välja att se underlag från Registrerad tid, Lev.fakturor, Kundfakturor, Projektets tid, Konteringar eller Uttaget material. o Registrerad tid. I nedan bild visas all registrerad tid på ordern (även tid som tidigare delfakturerats). I sektion 1 visas de artikelrader som genererats från registrerad tid och i sektion 2 visas alla tidrader. Med knapparna till höger i bilden kan du visa tidradens alla information samt eventuell information från ditt handdatorsystem. Du kan även skriva ut en lista på all tid till denna order. o Lev.fakturor. Denna funktion visar alla leverantörsfakturor som har kopplats till denna order. För övrig funktionalitet i denna rutin hänvisar vi till handboken för Entré

19 Leverantörreskontra. o Kundfakturor. Funktionen visar alla fakturor med koppling till detta ordernr. Du kan i denna rutin se fakturans rader, skriva ut fakturan igen, ändra förfallodatum mm. Se även separat beskrivning av funktionaliteten i denna rutin i handboken för fakturering. Obs! En order kan delfaktureras, därför kan det finnas flera fakturor som kopplar till samma ordernr. o Projektets tid. Med denna funktion kan du snabbt se all tid som har belastat orderns projekt, alltså inte endast denna order. o Visa Konteringar. Här visas alla konteringar som matchar orderns konteringsbegrepp (projekt, objekt och resultatenhet). Observera att orderns måste ha

20 projekt. o Vidaredebiteringar. Öppnar listan med vidaredebiteringar kopplade till aktuell order. För en fullständig beskrivning av vidaredebiteringsfunktionerna, refererar vi till handboken för Entré Leverantörreskontra. o Uttaget material. I denna lista visas allt material på ordern som är bokat som uttaget. Antal avser alltså uttaget antal. Orderns antal kan alltså vara ett annat antal

21 Beskrivning av radsektionen I den nedre delen av fönstret Sök i orderregistret visas underlag från markerad order i listan. Denna del är uppdelad i 3 olika sektioner där sektion 3. Rader visar orderns alla inneliggande artikelrader, sektion 4.Tid visar alla registrerad tid på ordern och sektion 5. Beställda artiklar visar de beställningsrader som finns kopplade på ordern. Funktioner i Sektion 3. Rader. - Se hela. Klicka på knappen för att se all information på artikelraden. - Inköpsorder. Denna knapp innehåller 2 funktioner. o Om orderraden inte redan har en koppling till inköpsorder så visas en dialog där du kan välja att koppla raden till en befintlig inköpsorder eller skapa en helt ny inköpsorder med koppling till denna rad. o Finns orderraden redan kopplad till en inköpsorder visas inköpsregistret med aktuell inköpsorder markerad. Sektion 4. Tid. I denna sektion visas nedlagd tid på ordern. Sektion 5. Beställda artiklar. - Se hela. Klicka på knappen för att se all information på artikelraden. - Inköpsorder. Visar inköpsregistret med aktuell inköpsorder markerad

22 Att skapa ny order I detta avsnitt går vi igenom ett generellt flöde för att skapa en ny order. Innan du börjar skapa nya order bör du ha gått igenom registren för ordertyper och registreringsmallar samt de generella grundinställningar som finns för ordersystemet. Instruktioner för detta hittar du i separata avsnitt i denna handbok. Du skapar nya order i rutinen Sök i orderregistret. Klicka på knappen Skapa ny varvid nedan dialog visas. I rutan för att skapa ny order visas de fält som, normalt sett, måste anges för att en ny order skall kunna skapas. Som standard visas projektnummer som första fält men arbetar du inte med projekt, kan du, via inställning 3351, ställa in att projekt skall byta plats med kundnummer. Använder du däremot Entré Projektstyrning så hämtas projektets kundnummer samt ordertyp automatiskt när du anger projekt. Du kan naturligtvis byta både kund och ordertyp i denna dialog. Byter du ordertyp så kan ordertypen styra vilken nästa dialog i orderflödet som skall visas. Obs! När du skapar en ny order så kan du skapa både ny kund och nytt projekt i samma svep utan att avsluta denna funktion. Klicka på respektive knapp för att skapa kund eller projekt om du behöver detta. Du kan också skapa order från Entré Serviceanläggningar eller ställa in så att anläggning kan anges när du skapar order. Aktivera då inställning Se även separat avsnitt i denna handbok. När du har fyllt i alla uppgifter så klickar du på knappen Ok för att gå vidare. Om ordertypen har en registreringsmall kopplad för Skapa ny order kommer denna att visas. Se nästa sida

23 Nedan visas standard registreringsmall för ordertyp 10. Olika ordertyper kan ha olika mallar, allt för att passa ditt företags arbetsflöde. Denna mall är uppdelad i 2 flikar, klicka på fliken eller knappen Bläddra för att byta flik. Obs! En asterisk (*) efter fältet betyder att detta fält inte får lämnas tomt. Systemet låter dig inte gå vidare förrän fältet är ifyllt. Du kan själv, i registreringsmallen, ange vilka fält som måste fyllas i. När du är klar med mallen klickar du på knappen Ok. Se även separat avsnitt kring registreringsmallar för hur du själv kan anpassa dessa för ditt företags behov

24 Registrering av order I detta avsnitt tar vi upp hur du manuellt registrerar artiklar i en order. En order kan fyllas på med rader även på andra sätt, tex via handdator, import av order från filial via e-post, inköpsorder, vidaredebitering av leverantörsfaktura, och lageruttag. Beskrivning av arbetsytan i orderregistreringen När du är färdig med ordermallen visas nedanstående registreringsbild där du fyller på ordern med artikelrader. Obs! Om kunden har obetalda fakturor eller överskriden kreditgräns, kan det komma varningar om detta. Se även separat avsnitt om olika dialoger i samband med att ny order skapas. Vi går först igenom registreringsbildens uppbyggnad: - I den övre delen av fönstret visas valda delar av orderhuvudet såsom ordernummer, projekt, märke, kund, ordertyp samt orderns totala summa och moms. Använd sökknappen eller tangenten F3 för att byta värden i dessa fält. - I sektion 1. Rader visas orderns inneliggande rader. Du använder T som artikelid när du vill skriva en text. Du skriver i artikelid och trycker Enter eller söker efter artiklar med F3-tangenten. Priserna i ordern kan också visas inklusive moms. Aktivera då grundinställning 1922 och I sektion 2. Extra info visas aktuell rads detaljinformation. Radens information är dessutom uppdelad i olika flikar; Extra information, lagerinformation, Ytberäkning samt debiteringsunderlag. För att inte visa Extra info (så att fler rader kan visas) klicka på knappen Extra info till höger i bilden. - Knappar i högerkant. Dessa knappar avser funktioner som påverkar orderns rader eller orderns generella villkor. Se detaljerad genomgång av dessa längre ned i detta dokument. - Knappar i underkant. Här visas knappar för funktioner som visar orderhuvudets information samt knappar för att skapa ny order, annullera, spara osv. Se detaljerad genomgång av dessa längre ned i detta dokument

25 Anpassning av layout i orderregistrering Registreringsfönstret för order kan ändras helt efter dig och ditt företags behov. Förutom att du kan ändra på fönstrets storlek (du drar helt enkelt i fönstrets kanter) så kan du också påverka hur markören skall stanna i radregistreringen samt vilka funktioner och knappar som skall vara åtkomliga för olika personer. För att komma till inställningen av radhantering så dubbelklickar du på det grå fältet. Se detaljerad info nedan. Dra i dessa fältavskiljare för att ändra storleken på varje fält på raden. - Radernas placering, bredd och villkor. Dubbelklicka på det gråa fältet till vänster om artikelrubriken så visas en ny dialog där du individuellt kan anpassa radens layout och villkor. o Flytta ordning. Markera aktuellt fält och använd knapparna Flytta höger/vänster för att byta plats på fälten. Obs! Fältet Artikel kan ej flyttas utan måste ligga först. o Ändra storlek. Dra i de mörka staplarna mellan fälten för att ändra den storlek fältet skall ha. Dessa fälts storlek ändras även automatiskt när du ändrar fönstrets storlek. o Ändra villkor för att markören skall stanna i fältet. Högerklicka på det fält du vill ändra och välja något av alternativen. På varje fält visas sedan en färg där grönt betyder Stanna alltid, gult betyder Endast om fältet är tomt och rött Stanna o aldrig. När du är färdig med dina inställningar sparar du dessa (endast för dig själv) med knappen Spar för mig. Ångrar du dig, kan du återställa till originalinställningar med knappen Nollställ. Endast om du är inloggad som systemadministratör är knappen Spar för alla aktiv. - Visning av radernas Extra info. Genom att klicka på knappen Extra info kan orderradens övriga information (tex kontering, lagersaldo mm) visas i den nedre delen av registreringsbilden. Du klickar på knappen Extra info igen om informationen skall döljas. - Ändring av vissa knappars funktion i nederkant. Via grundinställningarna 326, 329, 330, 331 kan du ersätta funktionalitet på vissa knappar med en registreringsmall. Vissa knappar kan även ersättas beroende på vilken ordertyp som används. Se även separat beskrivning av ordertyper i denna handbok

26 - Rättigheter på knappar och fält. Genom Entrés generella funktionalitet för rättigheter, kan knappar och fält döljas eller skyddas för obehöriga ändringar. Se beskrivning i Entrés generella handbok. Funktioner på radnivå i orderregistrering För att börja registrera artiklar som orderrader kan du söka med F3, eller skriva in artikelnummer direkt. Om du vill skriva en textrad, med information innan du börjar registreringen av artiklar, skriver du T och trycker Enter. Sedan är det bara att börja skriva en text. Det finns ingen begränsning på hur mycket text du kan skriva. Registrering av artiklar Du kan stå i Artnr eller Text -fältet när du ska registrera artiklar. Sök artiklar med F3, eller skriv in artikelnummer eller text direkt. Anger du ett artikelnummer som inte finns, får du möjlighet att direkt skapa en ny artikel

27 När du trycker F3 får du upp artikelregistret som en söklista, där du kan söka vidare på vilken kolumn du vill. Markören hamnar automatiskt i artikelnummerfältet respektive textfältet beroende på i vilket fält markören stod när du tryckte F3. I söklistan väljer du den artikel du vill ha med Enter, så infogas artikeln på din order. Läs mer om sökfunktionerna längre ned i detta dokument. Ändra rader När du har lagt in artiklar så kan du fritt vandra mellan alla artiklar med piltangenterna (eller mus och tab-tangenten) och ändra alla uppgifter på artikeln som du behöver ändra på. Detta kan tex vara artikelns text, antal, rabatt eller summa. Ändrar du texten, sparas detta endast på denna order, artikelns text ändras alltså inte permanent. Behöver du ändra på radens kontering mpåste du aktivera visning av denna genom att klicka på knappen Extra info. Sedan kan du gå mellan flikarna i Extra info och se eller ändra på radens uppgifter. Ta bort och infoga rader Du tar bort den rad som är markerad genom att välja knappen Ta bort rad. Du kan även använda Delete-tangenten, F9-tangenten eller högerklicka med musen på raden och välja Ta bort rad. Med knappen Infoga rad lägger du till en rad ovanför den rad som är markerad. Insert -tangenten och högerklick med musen fungerar på samma sätt. Textrader Du kan skriva textrader som t ex beskriver vad ordern innehåller, eller referera till ett avtal med kunden. Du anger T som artikelnummer, markören stannar i textfältet och du kan skriva en fri text. Texten kan vara flera rader lång. Vid orderutskrift radbryts texten efter hela ord, men exakt var i texten radbrytningen sker beror på hur utskriftsblanketten är inställd. Textrader kan även användas om du vill skapa en orderrad utan att söka i artikelregistret. Ett exempel kan vara: När du har skrivit texten använder du TAB -tangenten för att gå vidare till summa fältet. Enter ger en ny rad i textfältet

28 Manuell artikel Om du vill registrera en artikel som inte finns i artikelregistret, och fritt vill kunna ange pris på denna artikel kan du använda artikelnumret M. (Om inte denna finns kan du lägga upp den i artikelregistret, utan text eller andra uppgifter). Det är en ännu bättre idé att lägga upp artikeln i artikelregistret först, och sedan använda den i din order. Nackdelen med manuell artikel är främst att statistiken på denna artikel blir missvisande eftersom artikeln ofta används som diverseartikel. Delsummering Med en delsummering i ordern gör du ordern mer lättläst för dig själv och kunden eftersom tex material och arbete då kan summeras var för sig i ordern. När du registrerar en delsumma skall du använda DS i artikelnummerfältet (Se även grundinställningarna 1126 där du kan ange vilket/vilka tecken som skall utlösa en delsummering). (Du kan även infoga en delsumma genom att högerklicka med musen på aktuell rad och välja Infoga delsumma eller genom att välja knappen Infoga rad och funktionen Delsumma.) Observera att om du gör en ändring i raderna, räknas delsumman automatiskt om. När du har registrerat dina artiklar som orderrader kan du skriva ut ordern genom att välja Utskrift. I dialogrutan som följer kan du välja hur din order ska skrivas ut. Om du vill avsluta orderregistreringen väljer du Spara och sedan Avsluta. Du har fler möjligheter att bearbeta dina orderrader (artiklar på ordern) innan du t ex skriver ut den, med funktionsknapparna till höger i orderregistreringen

29 Andra sökfunktioner Vi har tidigare visat att sökning efter artiklar i order sker när man trycker F3 i artikelnr- eller textfältet. Du kan förfina sökningen ytterligare genom att ange en del av artikelnummer eller artikeltext innan du trycker F3. Genom att ange en del av artikelnumret innan du trycker F3 snabbar du upp sökningen efter den artikel du skall ha. Registret sorteras då också automatiskt i artikelnummerordning. Genom att ange en del av artikeltexten, i artikeltextfältet, innan du trycker F3 snabbar du upp sökningen efter den artikel du skall ha. Registret sorteras då också automatiskt i alfabetisk ordning

30 Plockning av flera artiklar i samband med sökning i artikelregistret För att slippa att hoppa mellan raderna och söklistan kan du använda dig av Entré s unika plockfunktion. Klicka på knappen Plocka i söklistan för artiklar så kan du kvarstå i artikellistan samtidigt som du plockar artikelrader till Plocklistan nedanför. 1. Aktivera plockningen genom att klicka på Plocka. 2. Ange antal och tryck Ok. Artikeln läggs i Plocklistan nedanför. 3. Gå till nästa artikel i söklistan och tryck Enter för att upprepa plockning. 4. Tryck Ok när du är klar med plockningen. Alla artiklar i plocklistan infogas då i ordern. Begränsa artikelsöklistan Ibland kan man inte se skogen för alla träden, brukar man säga när man har för mycket att välja på. I Entré kan du i alla söklistor begränsa listan till att endast visa de artiklar, eller annat, som du har intresse av. I exemplet nedan behöver vår kund en spis på 230 volt. När vi skriver i ordet spis i textfältet och trycker F3 visas alla artiklar med text som börjar på spis. Flera hundra artiklar börjar med spis. Att bläddra bland alla dessa artiklar tar för lång tid. Det är nu vi bestämmer oss för att förfina sökningen ytterligare. Tryck tangenten F3 för att öppna den avancerade sökfilterfunktionen

31 När du trycker F3 i söklistan visas sökfilterrutan där du kan redigera ditt urval. Du kan göra urval på alla de fältkolumner som visas i söklistan. I exemplet nedan har vi gjort ett urval på alla artiklar som innehåller texten spis samt texten 230v. 1. Markera fält i 2.Fältlista som urvalet skall ske på. 2. Ange villkor. 3. Ange värde och klicka på Lägg till urval. 4. Klicka sedan Ok. Listan nedan visas med alla de artiklar som matchar urvalet. I listans huvud visas vårt urval samt hur många poster som listan innehåller. Nu kan du enklare välja den artikel som du skall ha. Obs! Eftersom vi valde ett urval där text innehåller spis, fångar vi också upp de artiklar som innehåller spis mitt i texten, inte bara de som börjar på spis. Observera att du också kan söka efter artiklar även med wildcard-tecknet * (asterisk). Genom att skriva spis* listas alla artiklar som börjar med spis, *spis ger alla artiklar som slutar med spis och *spis* ger alla artiklar som innehåller spis

32 Artikelsökning med högerklick Förutom att trycka F3, kan du också använda dig av höger musknapp för att söka efter artiklar. Dialogen ser något olika ut beroende på om du högerklickar på en tom rad eller en rad med en befintlig artikel på. Övriga funktioner i radregistreringen Vid högerklick på artikelnummer eller artikeltext visas en lista med funktioner. Listan ser lite olika ut beroende på om du högerklickar på en befintlig orderrad eller på tom rad (se även ovan). Nedan går vi kort igenom samtliga funktioner. - Sök. Öppnar sökfönstret för artiklar. Står du på en befintlig artikelrad, byts denna ut mot den du hämtar. - Ta bort rad. Raderar aktuell rad, samma som att trycka på knappen Delete. - Infoga textrad. Infogar en textrad före aktuell artikel, samma som att trycka på knappen Insert. - Infoga delsumma. Infogar en delsummering före aktuell artikel. - Klipp ut. Klipper ut aktuell, eller markerade artiklar till ditt personliga radarkiv. - Kopiera. Kopierar aktuell, eller markerade artiklar till ditt personliga radarkiv. - Klistra in. Klistrar in kopierade artiklar från ditt personliga radarkiv. - Markera. Funktioner för att markera aktuell artikel, alla artiklar tom denna artikel samt alla artiklar i ordern. Efter att markering gjorts kan diverse bearbetningar ske, tex kopiering, borttag eller utskrift av markerade. - Bearbeta. Du kan bearbeta artikeln på olika sätt. Se utförlig beskrivning nedan. - Ändra artikel. Öppnar artikelregistreringsbilden

33 - Sök på flik. Startar sökning i Entré fliksystem. Du kan också trycka Ctrl+Shift+F3 för att aktivera denna funktion direkt i raderna. Se även grundinställningarna 655, 1560, 1561 för vilken flikhantering som skall användas. - Plocka artikel. Startar sökning med plockfunktionen aktiverad. - Boka uthyrning. Öppnar bokningsregistret och visar ev. gjorda bokningar på artikeln. - Sökreferenser. Öppnar registret med sökreferenser. Viktiga tangenter vid radregistrering F3 Söker artiklar. Om du trycker F3 i artikelnummerfältet söks och sorteras artiklarna i nummerordning. Trycker du F3 i artikeltextfältet sker sökning och sortering automatiskt på artikeltext. Ctrl+F3 Söker efter artiklar via flik och prisregister. Ctrl+Shift+F3 Söker efter artiklar via fliksystemet. Tab Med Tab och Shift+Tab hoppar du framåt/bakåt mellan orderradens alla fält. Detta för att tex ändra rabatt och radsumma. Enter Med Entertangenten hoppar du mellan de fält som grundinställningen för Stanna i ifylld kolumn med Entre, angivit. Pil upp/ned, Hö/vä Med piltangenterna kan du fritt ta dig mellan alla rader uppåt, nedåt, framåt och bakåt. Kan också användas för att växla mellan Ja/Nej frågor. Insert Infogar en ny rad i ordern. Delete Tar bort aktuell rad i ordern. F5 Markerar aktuell rad inför bearbetning, borttag mm. F6 Markerar att aktuell rad skall kostnadsföras. F7 Markerar att aktuell rad redan är kostnadsförd. F8 Markerar att aktuell rad ej skall tas från lager eller materialkonteras. Observera att funktionerna F6-F8 bara är aktiva då markören står i artikelfältet och att artiklar som ej lager/materialkonteras inte berörs. I radens flik Lagerinformation visas aktuell rads status. F9 Sparar och stänger ordern. Alt+ understruken bokstav Alla knappar och fält har en ledtext där någon av bokstäverna är understruken. Genom att trycka på tex kombinationen Alt+h så öppnas orderhuvudet

34 Bearbetningsfunktioner order översikt Ta bort och Infoga rad. Förutom att använda dig av dessa knappar, kan du trycka på tangenterna Delete och Insert. Du kan också använda dig av tangentkombinationerna Alt+T respektive Alt+G för samma funktion. Ändra artikel använder du om du vill ändra någon uppgift för den artikel som är markerad. Du kommer in i formuläret Artikeluppgifter. Med funktionerna Klipp ut, Kopiera och Klistra in kan du kopiera och klistra in rader mellan olika order. Raderna lagras i ditt personliga radarkiv. Genom att högerklicka på någon av knapparna kan du administrera och skapa nya radarkiv. Du kan också markera raderna innan du tex kopierar. Om du har delat upp dina artiklar i olika flikar kan du enkelt söka i flikregistret. I grundinställningarna anger du vilken typ av flikindelning du vill använda. Du kan också söka efter flikar genom att högerklicka i orderraderna. Funktion för att registrera anbud på order. Se separat beskrivning. Med Bearbeta kan du ta bort, flytta, sortera, ackumulera samt kopiera artikelrader till inköp och materialplanering. Se detaljerad beskrivning nedan. Du kan välja vilka artiklar som ska bearbetas genom att först markera dem. Du kan markera enstaka artikelrader med F5-tangenten eller genom att klicka till vänster om artikelnumret eller med Shift+pil i raderna. Här kan du visa olika underlag som relaterar till ordern. Se beskrivning på detta i tidigare avsnitt i denna handbok. Funktion för att registrera tid på ordern. Med dokumenthanteraren kan du koppla dokument till ordern, kunden eller projektet. Ändra alla använder du om du t ex vill ändra prissättning på alla rader i en order. Du kanske vill byta prislista eller ändra rabatt på alla rader. Med knappen Extra info kan du se fler uppgifter om aktuell orderrad. Denna information är uppdelad på två flikar. Den första fliken 1. Extra information, visar moms och konteringar på raden. Den andra fliken 2. Lager information, visar bl a inköpspris. Om du använder lagerfunktionen i Entré kan du även göra lageruttag här. Med Nettovärde kan du se det totala täckningsbidraget för ordern. Visar slutkontroll och orderns status

35 Klipp och klistra Entré s funktionalitet för att klippa ut, kopiera och klistra in orderrader är mycket användbar och smidig. Det vanligaste är att man först markerar vissa rader och sedan kopierar eller klipper ut dessa för att sedan gå in i en annan order och klistra in raderna. (Raderna mellanlagras i ett personligt register som du kan återanvända flera ggr.) Detta kan göras via knapparna eller genom att högerklicka i raderna. Markera de rader som skall kopiera eller klippas ut. Klicka därefter på någon av knapparna Klipp ut eller Kopiera. Nu kan du gå in i en annan order och klistra in raderna. Obs! Du kan också klistra in rader från en kundorder i en inköpsorder och tvärtom. Förutom detta kan du också skapa egna arkiv med kopierade rader som du enkelt kan hämta fram när du behöver. Det kan tex vara standardiserade texter eller rader med artiklar som förekommer väldigt ofta. Tillvägagångssättet för detta är exakt lika som ovan med den skillnaden att du nu skall högerklicka på knapparna för Klipp ut, Kopiera och Klistra in. Markera de artiklar som skall kopieras och Högerklicka på knappen Kopiera. Dialogen till vänster visas. Ange sedan en beskrivning för de rader du vill spara i arkivet och klicka Ok. Du kan ha hur många radarkiv du vill. Genom att Högerklicka på Klistra in i en annan order kan du välja vilket arkiv som skall klistras in i ordern

36 Sök på flik I artikelhanteringen kan du skapa flikar som delar in artiklarna i olika kategorier. Dessa flikar kan du använda när du söker artiklar vid radregistreringen (orderrader). Det finns 3 olika sätt att visa flikar i orderhanteringen. Vilken fliksökning du föredrar, ställer du in i grundinställningarna med inställning Du kan välja mellan: 1. Standard, alla flikar visas i övre listan och varje fliks artiklar visas i listan under. 2. Med flik och prisregister, ger lista på alla artiklar enligt flikurval och lista på alla råpriser till varje artikel. Välj först flik, markera sedan den artikel du vill ha och sedan på pris i listan nedan. Klicka på Välj eller Välj med pris för att infoga artikeln i din order

37 3. Med fliksystem. Eget trädsystem med flikar. Anbud Välj först flik. Ingående artiklar visas då i ruta 2. Markera den artikel som skall hämtas och klicka på knappen Åter vald eller tryck Enter så infogas aktuell artikel i din order. Observera också att du kan skapa flikträd som kopplas till en specifik kund. När du då söker på flik, visas primärt kundens flikträd. Se även separat beskrivning av fliksystemet i avsnittet kring artiklar. Grundfunktionaliteten innebär att systemet fakturerar anbudssumman och eventuellt registrerat material, arbetskostnader i ordern internfaktureras. Du kan också skicka acontofakturor som dras av från anbudssumman. Se också separat beskrivning längre ned i denna handbok för de olika sätten som finns för att hantera Anbud och Aconto

38 Bearbetningsfunktioner order detaljerad beskrivning Bearbeta När du klickar på Bearbeta -knappens nedåtpil visas alternativen nedan. Om det redan finns rader i ordern som är markerade, bearbetas normalt sett endast dessa. Om inga rader är markerade påverkas alla rader eller, i vissa fall, endast aktuell artikel. Sortera. Med sorteringsfunktionen kan du själv välja hur artiklarna i ordern skall sorteras. I denna hantering kan systemet även ta hänsyn till artiklarnas sorteringskod när sortering görs. Använder du sorteringskod så betyder det att systemet först sorterar enligt sorteringskoden och sedan efter artikelnummer inom varje sorteringskod. Exempel: en artikel med artikelnummer 9999 och sorteringskod 01 kommer att sorteras före en artikel med artikelnummer 1111 och sorteringskod 02. Denna ruta visa om det finns markerade rader i ordern. I rutinen Bearbeta artiklar, kan du markera och bearbeta in olika sorteringskoder på dina artiklar. Flytta. Välj hur dina artiklar skall flyttas. Har du inte markerat vilka artiklar som skall påverkas innan, så flyttas endast aktuell/senast registrerade artikel. Kopiera. Välj hur dina artiklar skall kopieras. Har du inte markerat vilka artiklar som skall påverkas innan, så kopieras endast aktuell/senast registrerade artikel

39 Ackumulera. Med denna funktion ackumuleras alla artiklar antalsmässigt där text, artikelnummer, prissättning och kontering överensstämmer. Obs! Textrader ackumuleras ej. Ackumulering av orderrader, avancerat Med inställning 3308 (obs, kan endast ändras av systemadministratör) påslagen sker ackumulering av artiklar vid bearbetning endast baserat på artikelnummer. Första raden kvarstår och får det högsta priset och antalet uppdateras med antalet av samma artikel av de rader som bearbetas. Observera att detta är ett högst oönskat beteende i de allra flesta fall eftersom inställningar avseende lagerföring, beställningar, lagerkoder, materialkonteringar etc. inte går att styra utan blir slumpmässiga mellan raderna. Beteendet som automatiseras av systemet med denna inställning motsvarar att man i orderregistreringen manuellt skulle ta bort alla rader på ordern utom den första för en viss artikel och sedan anger totala antalet på den första raden samt sätter det högsta priset på den raden av samtliga rader. Slå inte på denna inställning utan mycket noggrant övervägande. Ta bort. Om du har markerat artikelrader innan du använder denna funktion, frågar systemet om endast märkta artiklar skall tas bort. Annars tas alla artiklar i ordern bort. Kopiera till inköpsorder. Här kan du antingen välja en befintlig inköpsorder att kopiera orderraderna till eller helt enkelt skapa en ny inköpsorder. Du kan också välja om endast ej levererade artiklar skall beställas. Raderna i inköpsordern och kundordern kopplas samman så att inleverans av inköpsordern också kan påminna dig om att uttag och leverans kan ske på kundordern

40 Kopiera till materialplanering. Här kan du antingen välja en befintlig materialplanering att kopiera orderraderna till eller helt enkelt skapa en ny planering. Om materialplaneringen utmynnar i en inköpsorder så kopplas denna och kundordern samman så att inleverans av inköpsordern också kan påminna dig om att uttag och leverans kan ske på kundordern. (Du kan läsa mer om denna funktionalitet i handboken för Beställningar och Lager.) Observera att rutinerna för inköpsorder och materialplanering kan kräva tillkommande licens i Entré. Markera Det finns flera smidiga sätt att markera artiklar i ordern. Förutom att använda dig av knappen Markera som ger dig flera alternativ för att markera eller avmarkera flera rader samtidigt så kan du också markera raderna direkt i radregistreringen. Genom att helt enkelt klicka med musen till vänster om artikelnumret så markeras (eller avmarkeras) aktuell artikel. Du kan även använda tangenten F5 eller tangentkombinationen Shift+ Pil upp/ner för samma funktionalitet. Om du använder knappen Markera till höger i bilden, kan du markera många rader på en gång. Denna funktionalitet kommer du även åt när du högerklickar med musen på en rads artikelnummer. Visa Med denna knapp kan du visa underlag från övriga Entrésystemet som är kopplat till denna order. När du klickar på den svarta nedåtpilen i knappen Visa, visas en lista där du kan välja att se underlag från Registrerad tid, Lev.fakturor, Kundfakturor, Projektets tid, Konteringar, Uttaget

41 material eller vidaredebiteringar. Se även detaljerad beskrivning i tidigare avsnitt i denna handbok. Registrera tid Orderhanteringen i Entré är fullt integrerad med övriga delar i Entré. Detta innebär att tid som registreras som underlag till lön med automatik också kan debiteras på order. Det är enkelt att registrera tid på ordern. Registrering av tid kan dessutom ske på flera olika sätt; via nedan rutin, Entré Mobil, Webbtidsregistrering eller Entré Tidsregistrering. All tid som registreras i denna rutin kopplas automatiskt till denna order. Välj person som tiden skall registreras på och ange tidkod och antal. Du kan registrera tid på flera personer genom att byta anställningsid (F6). När du avslutar, journalförs tiden och kan ligga som underlag även för personens lön. Om och hur debitering av tid skall ske på order avgörs av inställningarna på ordertypen samt inställningar på de olika lönearterna. Se separat beskrivning av ordertyper i denna handbok samt inställningar för lön och tidsregistrering i handboken för lönesystemet. Entré Tidsregistrering, Entré Lön och Entré Mobil är separata moduler som kräver tillkommande licens. Kontakta din säljare för mer information. I ordern kan du se tiden genom att klicka på knappen Visa och välja Registrerad tid. I sektion 1 debiteringen på order och i sektion 2 de tidrader som är underlaget. Observera att inställningen på ordertypen kan avgöra om du, på raden i order, kan ändra det antal som skall debiteras

42 Dokument Med dokumentknappen kan du koppla olika dokument till din order. Detta kan vara alla olika typer av dokument och filer som din dator har en association med, tex Word, Excel, Adobe Acrobat osv. Det finns 2 olika hanteringar av dokument i Entré, vilket styrs med hjälp av inställning 2498 (Dokumentkatalog På/Av). Vi rekommenderar att du använder Dokumentkatalog=På då denna oftast upplevs som enklare att använda. Se även separat beskrivning av dokumenthanteringen i tidigare avsnitt i denna handbok. Ändra alla rader Med knappen Ändra alla kan du ändra en mängd uppgifter på raderna i ordern i ett svep. Observera att en ändring av prisvillkor som inte sker via denna rutin utan i orderhuvudets prissättning inte påverkar befintliga rader, utan endast tillkommande. Endast denna rutin kan påverka alla rader i ett svep. Dock, om det finns markerade rader i ordern, föreslår rutinen att endast ändra dessa markerade rader. Nya rader i ordern påverkas då ej. Beskrivning av funktionalitet: 1. Vilka rader uppdateras. - Alla rader och orderhuvud. Här väljer du om alla rader samt uppgifterna för prissättning och orderhuvud skall uppdateras med de nya värden du anger

43 - Endast markerade. Du kan också välja om du vill att endast markerade rader skall påverkas. Nya rader i ordern påverkas då ej. - Ersätt priser med noll. Kryssa för om du vill att de nya utpriserna skall bli noll med de nya villkoren. Annars behålls de ursprungliga priserna i de fall då det nya priset skulle bli noll. - Ersätt inköpspriser med noll. Kryssa för om det du vill att de nya inpriserna skall bli noll med de nya villkoren. Annars behålls de ursprungliga priserna i de fall då det nya priset skulle bli noll. 2. Välj vad som uppdateras. - Prislista. Inköpsprislista, kontering mm. Ange det nya villkoret eller värdet som alla rader skall beräknas med. - Rabatt och Påslag. Ange ny rabatt eller påslag som skall gälla för alla rader. Observera att artiklar som ingår i rabattfria grupper inte påverkas. Det finns även en möjlighet att ange att rabatter och påslag skall nollställas. Kryssar du i detta villkor nollas rabatt/påslag på alla rader. - Kolumnen Från huvud. Här kan du ange att raderna istället skall räknas om med de värden som står i orderhuvud och prissättning. Detta är vanligt då ändring av tex prissättning skett i orderhuvudet och man vill att det skall slå igenom på alla rader. - Omvänd skattskyldighet. Det är endast med denna funktion du skall ändra villkor för omvänd skattskyldighet. Villkoret för omvänd skattskyldighet kan ärvas från kunden, projektet ordern är kopplad till eller anges i en registreringsmall i samband med att ordern skapas. Se även separat beskrivning för omvänd skattskyldighet i handboken för Redovisning. Obs! Om du vill att befintliga rader skall behålla sina priser och endast nya rader skall ha andra prisvillkor skall du använda dig av knappen Prissättning istället. Extra radinformation Knappen Extra info till höger i nedre delen av bilden visar respektive döljer visning av flikarna längst ned i orderregistreringen. Varannan gång du väljer knappen Extra info, visas dessa flikar, varannan gång döljs visningen

44 Beskrivning av de olika flikarna i Extra info Extra information. I denna flik visas kontering samt eventuell koppling till leverantör och inköpsorder. Dessa uppgifter kan även ändras och sparas då för aktuell rad. I lagerinformationen visas alla artikelns lageruppgifter, tex inköpspris, antal i lager/order/beställda osv. Rest, uttag och inpris kan även ändras och sparas då för aktuell rad. Längst till höger visas artikelns lager/kostnadsföringsstatus. Du kan också se statistik på artikeln. Klickar du på: - Antal i order: Visar en lista på vilka andra order som artikeln finns. - Antal i lager: Visar en lista på vilka fakturor som artikeln har sålts. - Beställda: Visar en lista på vilka inköpsorder som artikeln finns beställd. - Best.punkt: Visar en lista på tidigare inköp av artikeln. - Sis.faktura: Visar en lista på vilka fakturor artikeln har förekommit. I Ytberäkning visas information om artikelns eventuella koppling till ytberäkning. Ytberäkning används ofta i samband med beräkning av yta i glasbranschen. Se även separat avsnitt avseende normtidsfakturering i denna handbok. Debiteringsunderlag visas endast på de order där ordertypens inställning för tidshantering= Låst till raderna. Det betyder att antal timmar registrerade i tidsregistreringen styr hur många timmar som debiteras på ordern

45 Nettovärde När du väljer knappen Nettovärde kan du snabbt och enkelt se täckningsbidraget för din aktuella order. På så sätt kan du direkt se om du har marginal nog att ge eventuella ytterligare rabatter eller om ordern är felaktigt prissatt. Du kan även se hur många arbetstimmar som är nedlagda samt täckningsbidraget per timme. Om du kryssar i rutan Visa allt från ordernumret.. så inkluderas även tidigare delfakturerade artiklar i nettovärdet. Kryssar du i rutan Beräkna kostnaden för arbete.. så beräknas kostnaden för arbetet från lönesystemets beräkning istället för från arbetsartikelns nettovärde (observera att du måste fylla i kontointervall för lönekostnader i inställning 3215 för detta). Denna information kan du även se, efter det att ordern har fakturerats, i Sök i fakturaregistret. Kontroll och status Slutkontrollen kan utföras både ifrån orderns radregistrering och från Sök i orderregistret. Har du Entré Mobil uppdateras orderns slutkontroll automatiskt ifrån montörens order på handdatorn. Vissa punkter i slutkontrollen kan uppdateras automatiskt då du utför en viss uppgift, tex utskrift eller delfakturering, andra punkter måste du själv utföra. Se även avsnitten Förberedande arbete och Status och systemhändelser om hur du hanterar slutkontroller och status på order

46 Beskrivning av knappar och funktioner i nederkant - Ny. Med denna knapp skapar du en ny order. Genvägen Alt+N kan även användas om du hellre arbetar med tangentbordet. - Annullera. En order kan naturligtvis ta bort. Om ordern direkt tas bort eller endast makuleras avgörs av inställning En makulerad order kan återaktiveras (eller definitivt tas bort) när du är inloggad som systemadministratör. Du kan också aktivera inställning 1776 om man skall tvingas att ange en anledning när man annullerar order. Observera att borttag av order loggas i Entré s systemlogg och att du kan söka efter borttagna order i rutinen Spårning av order/kvitto. Naturligtvis kan du även helt ta bort möjligheten för vissa användare att ta bort order genom att, via rättighetssättning, dölja denna knapp. - Spar (F9). Ordern sparas och avslutas när du trycker denna knapp. Du kan använda tangenten F9 som genväg. - Överföring. Denna knapp är endast aktiv om du har fyllt i inställning 660. Med överföringsfunktionen kan en order e-postas till en annan Entré-installation där ordern kan importeras. Ordern kan även sparas som en fil för import i annan Entréinstallation. Läs mer om överföringsfunktionen i separat avsnitt i denna handbok. - Fakturera. Fakturering av order kan ske på flera olika sätt vilka redovisas nedan. o o o Markera att ordern är klar att fakturera. Med denna funktion markeras ordern som Klar att fakturera. Använd denna funktion om ditt företag har en rutin där en särskild person skriver ut, postar och bokför fakturorna eller om någon skall slutligt skall kontrollera orderna innan fakturering sker. Alla klarmarkerade ordern kan faktureras och skrivas ut i rutinerna Fakturera order eller Skriv ut fakturor. Observera också att Entré, i standardutförande, visar alla klarmarkerade order med grön färg i Sök i orderregistret. Avmarkera klar att fakturera. Kan bara användas då ordern redan är märkt som klar att fakturera. Fakturera hela ordern direkt. Med detta alternativ skapas en faktura direkt. Har du kryssat i alternativet Skriv ut direkt, kan fakturan direkt skrivas ut, annars hamnar fakturan för utskrift i rutinen Skriv ut fakturor i Entré fakturering. I samband med fakturering av ordern visas en dialog (se nedan) där du kan välja fakturadatum samt datum att beräkna förfallodatum från. Anledningen till detta kan tex vara att du kan vilja att förfallodatum skall beräknas from måndag om du tex fakturerar en fredag. Kundens betalningsvillkor flyttas då framåt motsvarande antal dagar

47 Om du har angivit en text i fältet Fast text att infoga på fakturor till denna ordertyp på ordertypen så visas denna text i fältet Infoga inledande text på fakturan. I detta fall visas orderns arbetsbeskrivning som ett förslag. Fält från ordern skall infogas enligt syntax {order.fälthamn}. exempelvis arbetsbeskrivning kan infogas med texten: Arbetsbeskrivning:{order.ordinfo}. Du kan även kontakta Hantverksdata support för hjälp med att infoga texter från ordern som fakturatext. När ordern fakturerats visar en dialog vilket fakturanummer ordern fick. o o o o o Delfakturera. Med denna rutin kan du fakturera valda delar av en order. Se separat beskrivning av detta förfarande i denna handbok. Internfakturera. Detta alternativ är endast aktivt på ordertyper med egenskapen internfakturera. Detta används tex på projektorder där projektet faktureras med anbud/aconto och där förbrukning av material endast skall kostnadsföras projektet. Detta material registreras då på en projektorder och internfaktureras när projektet avslutas. Kontantnota. Skall kunden betala direkt, kan ordern kontantfaktureras. Fakturan bokas, i samband med utskrift, i kundreskontran som betald. Normtidsfakturera. Detta alternativ är endast tillgängligt om din order innehåller ytberäkning. Se även separat handledning avseende Entré Planglashantering. Acontofakturera. Med denna funktion kan du acontofakturera en befintlig order. Acontotext och summa faktureras på en separat faktura. Motsvarande summa dras av på den order du fakturerar aconto ifrån. Se även grundinställningarna 3306, 3309,

48 - Utskrift. Skriver ut aktuell order. När du skriver ut kan du bl.a. välja typ av utskriftsblankett (tex order eller följesedel), destination och antal exemplar. Om du högerklickar på knappen Utskrift, skrivs ordern ut med aktuella standardinställningar utan att nedan dialog visas. Obs! Du kan även skriva ut flera order på en gång. Lägg då till kolumnen Skriv ut i Sök i orderregistret, markera alla order, i kolumnen Skriv ut, som skall skrivas och tryck på knappen Utskrift. o o o o 1. Typ av utskrift. Här väljer du utskriftssätt. Du kan välja mellan: Direktutskrift. Utskrift sker enligt inställningarna i bilden ovan. Enligt vald utskriftskod. En utskriftskod kan bestå utav flera stycken utskriftsinställningar och används då du vill kunna skriva flera dokument på en gång, detta kan tex vara på 2 ex av orderbekräftelse på färgskrivaren och 1 följesedel på skrivaren som står på lagret. Se även separat beskrivning av utskriftskoder. Officeutskrift. Med Officeutskrift kan tex ett Worddokument skrivas ut där vissa uppgifter från ordern infogas (med Word fältreferenser) automatiskt. Dokumenten lägger du in i Entré dokumenthanterare. Se även separat beskrivning kring detta. E-post. Du kan e-posta ordern (som en pdf-fil) om du vill. Har du MS Outlook kan e-posten skickas via detta program. Observera dock att säkerhetsinställningarna i Outlook kan hindra detta, alternativt kan s.k. SMTP-mail användas. 2. Inställningar. Här ställer du in: Dokument. Välj vilken dokumentlayout som skall användas. Blankett. Med denna inställning kan du bl.a. välja order eller följesedel. En följesedel skrivs normalt ut utan priser. Skrivare/Enhet. Här väljer du vilken skrivare som skall användas när du skriver ut. Händelse. I samband med utskrift kan en händelse aktiveras som loggas på ordern. 3. Övrigt. Här anger du: Antal exemplar som skall skrivas ut. Exemplar utöver det första benämns som kopia på utskriften. Endast markerade rader kan skrivas ut om du markerar denna kryssruta. Detta förutsätter att du först har markerat de rader som skall skrivas ut. Endast ej utskrivna rader skrivs ut. Knappar i nederkant

49 Återställ. Knappen är aktiv om du tidigare har sparat egna inställningar för utskrift från denna utskriftsplats. Återställer till standardinställningar. Spara som standard. Sparar de ändringar avseende dokument, Antal exemplar mm som du gjort som standardförslag vid utskrift. Observera att du kan spara unika inställningar för utskrift på varje ställe där utskrift kan göras. Inställning. Inställning kan göras avseende utskriftsformat och skrivare på vissa typer av dokument. Observera att inställningar för crystalblanketter inte kan göras med denna knapp utan måste göras i granskningsläget. Granska. Visar utskriften på bildskärmen. I granskningsläget kan du skriva ut, byta skrivare eller exportera utskriften till exempelvis Adobe eller MS Word mm. Skriv ut. Skriver ut ordern med gjorda val och inställningar. - Arbetsbesk. Denna knapp visar orderns arbetsbeskrivning samt internt meddelande. Observera att denna knapp, kan ersättas med en registreringsmall från inställningarna på ordertypen eller med grundinställning Kund/Leverans. Denna knapp visar orderns kunduppgifter samt leveransadressuppgifter enligt nedan. Observera att denna knapp, kan ersättas med en registreringsmall från inställningarna på ordertypen eller med grundinställning 329. Vill du ändra kundens uppgifter permanent, skall du göra detta i kundregistret. - Priser. Denna knapp visar orderns prissättning. Observera att denna knapp, kan ersättas med en registreringsmall från inställningarna på ordertypen eller med

50 grundinställning Orderhuvud. Denna knapp visar orderhuvudets inställningar. Observera att denna knapp, kan ersättas med en registreringsmall från inställningarna på ordertypen eller med grundinställning 331. Se även tidigare avsnitt som detaljerat går igenom alla fält och dess funktioner avseende Orderhuvud, Prissättning och Kundinformation

51 Övriga funktioner i Entré Orderregistrering Nedan följer ett antal separata beskrivningar på olika funktioner och flöden som förekommer i Entré Order. Tilläggsdialoger i samband med orderregistrering I samband med att en ny order skapas eller en befintlig order öppnas kan en eller flera dialoger visas när ordern öppnas. Om ordern kopplas till ett projekt, kan systemet fråga om projektets villkor skall hämtas och användas på ordern. Detta är främst pris-, kontakt- och konteringsuppgifter. Vad som skall/skall ej hämtas kan även anges på projekttypen. Som standard är denna fråga avstängd. Se även grundinställning Om du byter kund på en befintlig order, frågar systemet om ordern skall uppdateras med den nya kundens villkor avseende prissättning, kontering och betalningsvillkor. Observera att orderns inneliggande rader inte uppdateras. Använd funktionen Ändra alla för detta. Om du byter projekt på en befintlig order, frågar systemet om lagerkontering på ordern skall uppdateras med det nya projektet. Föregående lagerkonteringar krediteras och debiteras det nya projektet. Om kunden har en kreditgräns angiven och denna är överskriden får du nedan dialog. Vill du inte få denna varning i ordern något mer under denna registrering, svarar du Ja på nedan fråga

52 Om orderns kund har en leveransadress eller om kundens kontakter finns angivna som leveransadresser, visas dessa i en lista. Du markerar den som skall gälla som orderns leveransadress och klickar ok för att hämta adressen till ordern. Se även grundinställning Om kunden har obetalda fakturor, visas en dialog där du kan se utestående belopp samt vilka fakturor (och order) som finns på kunden genom att trycka på knappen Obetalda fakturor. Se även grundinställning Obetalda fakturor:

53 Om orderns typ har egenskapen Kan exporteras, ej tidigare har exporterats samt en huvudansvarig med handdator angiven i orderhuvudet, visas nedanstående fråga om export av ordern till mobilt system skall ske. Observera att hanteringen med export till ett externt mobilt system kräver en separat konfiguration och uppsättning. Kontakta din säljare på Hantverksdata om du är intresserad av detta. Saknar ordern en huvudansvarig kan ordern ändå exporteras, då som en förfrågan där samtliga personer med handdator kan ta ordern. När någon har tagit ordern, försvinner ordern på övriga personers handdatorer vid nästa synkronisering. När du öppnar en order som tidigare exporterats visas nedanstående varning. Om du ändrar i ordern, måste du exportera ordern igen om du vill ha ut ändringarna på handdatorn. Var försiktig och se till att systemen är synkroniserade innan du gör detta. I samband med att du skapar en ny order, kan denna dialog visas där du hindras att skapa order med en viss ordertyp på vissa projekt. Detta beror på att projektets projekttyp inte tillåter att order

54 skapas med vissa ordertyper. Denna varning visas även då du byter ordertyp till en typ som ej tillåts. Se även handboken för projektstyrning avseende denna funktionalitet

55 Utskriftskoder När du väljer att skriva ut en order, visas nedanstående dialog. I detta avsnitt skall vi gå igenom hur man kan använda utskriftskoder för att skriva ut flera dokument samtidigt. I utskriftskoden kan du alltså definiera flera samtidiga utskrifter. En utskriftskod kan skapas och administreras under menyvalet Utskriftscentral och blanketter eller när du väljer att skriva ut. Klicka på knappen för att se vilka utskriftskoder som finns tillgängliga. Att skapa ny Utskriftskod Klicka på knappen Ändra kod för att ändra eller skapa en ny kod. Nedan dialog visas. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny kod. Efter att du klickat ok på dialogen ovan visas nedan bild där du skapar en eller flera utskrifter. Exempelvis kan en utskriftskod bestå av en följesedelutskrift på lagerskrivaren samt en arbetsorderutskrift på kontoret. Man kan dessutom ange antal kopior samt koppla en händelse till varje utskrift. Orderns status uppdateras då med händelsen så att man enkelt kan se på ordern att den har skrivits ut på lagret

56 Klicka på knappen Ny för att skapa nya utskrifter till denna utskriftskod. När du är klar, sparar du den nya utskriftsdialogen. Den kan nu väljas vid utskrift av order. Obs! Då skrivarnas namn på olika datorer i ett nätverk kan vara olika är det viktigt att alla som skall använda utskriftskoden använder exakt samma namn på skrivarna

57 Delfakturering Med delfaktureringsfunktionen kan en order löpande delfaktureras. Du kan delfakturera ordern så många gånger du vill och många använder denna rutin för att regelmässigt tömma en order med jämna mellanrum. I listan (och i fältet Antal att fakturera ) föreslås automatiskt det antal att fakturera som går att fakturera enligt lagerantal. När det gäller textrader, föreslår systemet att 2 st skall faktureras. Detta innebär att textraden går med på fakturan, men sparas även på ordern. Det vanligaste är att man antingen väljer knappen Fakturera alla för att fakturera så mycket som finns i lager eller att man väljer knappen Fakturera inga för att sedan ange Antal att fakturera på en eller flera rader. Du kan också använda knapparna Allt eller Inget för aktuell rad. När du har valt vilka rader som skall faktureras, klickar du på knappen Ok varvid ordern delfaktureras. När det gäller textrader så kan dessa hanteras på 3 olika sätt: 1. Om båda kryssrutorna ( Behåll texten i order och Flytta med texten till fakturan ) är ifyllda (antal=2) så kommer textraden både att kvarstå i ordern OCH skrivas ut på fakturan. Detta används ofta då man vill tömma en order på fakturerbara rader men ändå behålla texterna på ordern. 2. Om endast kryssrutan Behåll texten.. (antal=1) är ikryssad kommer texten ej visas på fakturan. Om alla andra rader faktureras kvarstår ordern endast med aktuell textrad. 3. Om endast kryssrutan Flytta med texten.. (antal=0) är ikryssad kommer texten flyttas bort från ordern till fakturan

58 Statushantering Status används för att kunna se vilka åtgärder som tagits avseende en order eller för att man vill se orderns position i ett leveransflöde. En order kan tex genomleva faserna offert, bekräftelse, planering, genomförande osv. På så sätt kan du enkelt se var i flödet en order befinner sig. Du kan även ta ut listor på order med en viss status eller enkelt välja att endast arbeta med order med viss status. Entré levereras med ett antal upplagda systemstatuskoder. Du kan också lägga upp egna statusar själv. Systemstatus kan också samverka med s.k. Systemhändelser. En systemhändelse är en händelse i systemet som utförs i bakgrunden av programmet, ett exempel på detta är tex när en order skapas eller tas bort. När en systemhändelse inträffar kan alltså en order ändra status. Ett exempel: I listan nedan visas att systemhändelse 25 sätter status= 10, Beställt av kund. Systemhändelse 25 är en fast händelse i systemet och aktiveras automatiskt när en ny order skapas i systemet. När nästa viktiga systemhändelse inträffar (12, Export av order till handdator) byter ordern automatiskt status till 20, personal bokad. Status på ordern Nedan visa rutinen Sök i orderregistret. På Systemstatusen kan man koppla en färg som skall visas när order har uppnått en viss status. På så sätt blir det mycket tydligt vilka order som kräver uppmärksamhet och i vilket flöde en order befinner sig i. Genom att ange en status i detta fält kan listan visa endast order som har angiven status. Kryssar du i Aktuell visas endast order som nu har denna status, annars visas alla order som någon gång har haft denna status. Lägg med fördel till status som en kolumn i orderregistret. Du kan även ändra status på en order manuellt för att flytta fram en order i sitt flöde. Du kan tex klicka på knappen Huvud för att manuellt byta status på en order. I rutinen Utskrifter Order kan du använda status som ett urval för att skriva ut listor på order. Se även separat beskrivning i denna handbok kring hur du skapar och underhåller systemstatus

59 Kontrollista Kontrollistan är ett verktyg till ordern som främst används för att kontrollera att alla moment i ett arbetsflöde är utförda. På så sätt kan du öka den interna kvaliteten i företaget samtidigt som du kan visa för dina kunder att ni alltid genomför en egenkontroll av alla arbeten. Kontrollpunkterna skapas som systemhändelser och kopplas med fördel sedan till ordertypen. Obs! Har du ett handdatorsystem (tex Handyman) kan detta systems checklista integreras med Entrés kontrollista. I exemplet nedan har vi skapat ett flöde avseende garantiorder (Status ). Ange på systemstatusen att den skall kunna kopplas till slutkontroll. Om du vill kan du ange att varje status skall ha en egen färg i orderregistret (Flik 2. Inställning). Se även separat beskrivning i denna handbok kring hur du skapar och underhåller systemstatus. På ordertypens flik för slutkontroll aktiverar du sedan systemstatusarna som kontrollpunkter i ordern. Du kan också ange att punkten skall vara obligatorisk och att användaren skall ange en kompletterande text för kontrollpunkten. Punkter som är obligatoriska måste genomföras innan fakturering av ordern kan ske. Punkter med kompletterande text kan ignoreras när ordern faktureras, systemet varnar dock att sådana punkter finns. Om du har ett integrerat handdatorsystem (tex Handyman) utförs kontrollpunkterna normalt sett i handdatorn och blir då automatiskt utförda när ordern importeras i Entré. När du utför eller kontrollerar punkterna på ordern kan detta göras med knappen Kontroll i antingen Sök i orderregistret eller direkt inne i ordern. Nedan visas ett exempel i ordern

60 När du klickar på knappen Kontroll visas en dialog som visar de kontrollpunkter som är kopplade till ordern, i sektion 3. Slutkontroller, samt vilka slutkontroller (och andra statushändelser) som har utförts på ordern, i sektion 2. Statuslogg. Vill du utföra en punkt så klickar du på knappen Utför. Skall punkten ha kompletterande info, visas nedan dialog där du kan ange en kompletterande text samt ett eventuellt mätvärde. Utförda punkter hamnar som en loggning i sektion 2. Statuslogg. När ordern faktureras, följer slutkontrollerna med och kan skrivas ut som ett följedokument när fakturan skrivs ut. Om så skall ske styr du antingen med inställning på kunden och/eller grundinställning

61 Omvänd skattskyldighet i byggsektorn Omvänd skattskyldighet i byggsektorn gäller fr.o.m. 1 juli Detta innebär en ny hantering av moms på utgående och inkommande fakturor. I denna handbok tar vi främst upp hanteringen avseende utgående fakturor. Vi hänvisar till handböckerna för Redovisning och Leverantörreskontra när det gäller momsdeklaration och inkommande fakturor. För information om omvänd skattskyldighet, övergångsregler m.m. hänvisar vi till Skatteverket. Du bör också rådgöra med din revisor om hur du bör lösa frågeställningar kring när och om omvänd skattskyldighet skall gälla. Omvänd skattskyldighet omfattar: Utgående fakturor Inkommande fakturor Momsdeklarationen Du kan ange att omvänd skattskyldighet skall gälla: Alltid för en viss kund. Inställning görs i kundregistret i Reskontrauppgifterna. Kan anges på ordern samt föreslås via registrerings mall på order/projekt/kund. Har kunden omvänd skattskyldighet, föreslås detta automatiskt på ordern. För att visst projekt. Inställning på projektet (förutsätter att du har Projektstyrningsmodulen) föreslås på ordern. För ett visst lyft. Kan anges på lyftfakturan i lyftplanen (förutsätter att du har Projektstyrningsmodulen). För en viss leverantör. Inställning görs i leverantörsregistret. På en leverantörsfaktura. Ärvs från leverantören men kan anges avvikande på fakturan. På ett avtal i avtalsfaktureringen (förutsätter att du har Avtalsmodulen). På ett kvitto som faktureras eller förs över till order (förutsätter att du har Butiksmodulen). Du kan inte ange att omvänd skattskyldighet skall gälla: På kvitton som betalas i kassan. På order som hämtas in i kassan och betalas där. Vid fakturering kommer följande information infogas i fakturan: Informationsrad avseende kundens momsregistreringsnummer. Inställning görs i grundinställningarna. (Se 2853, 2862, 2863) Informationsrad på fakturan att omvänd skattskyldighet tillämpats. Fakturor med omvänd skattskyldighet som bokförs i journal får automatiskt en tilläggskontering i bokföringen. Varje rad i fakturan som har ett belopp bokförs först på registrerat försäljningskonto, sedan skapas en tilläggskontering där beloppet krediteras och debiteras så att momsdeklarationen kan uppfyllas på ett korrekt sätt. Omvänd skattskyldighet har fyra alternativ som förklaras nedan: Ej satt. Ej angivet, vilket leder till normal momshantering

62 Ingen. Inte omvänd skattskyldighet, dvs normal momshantering. För tjänster. Omvänd skattskyldighet inom byggsektorn avseende försäljning och inköp. Du konterar dina in- och utgående fakturor på vanligt sätt. Inte förrän fakturajournalerna körs sker tilläggskontering i syfte att uppfylla myndigheternas krav på momsdeklaration. Observera att arbete måste ingå i fakturan för att omvänd skattskyldighet skall tillämpas. För varor. Vissa speciella fall där omvänd skattskyldighet gäller vid försäljning och inköp av varor. Detta alternativ gås ej igenom i detta dokument då det normalt inte är tillämpligt för byggbranschen. Se även Skatteverkets momsbroschyr. Via inställning 3243, kan du själv ange egna texter för ovan alternativ. Observera att funktionaliteten för alternativen kvarstår. Omvänd skattskyldighet på kund Om du vill att kunden alltid skall föreslås att omvänd skattskyldighet skall gälla så kan du ange detta i kundens reskontravillkor under sektion 2. Fast hantering av omvänd skattskyldighet. Du skall också fylla i kundens organisationsnummer och VAT nummer då VAT nummer alltid skall skrivas ut på fakturan. Vi rekommenderar dock att du inte anger en fast hantering av omvänd skattskyldighet på kunden, utan att du anger detta när ordern skapas eller när du vet att arbete kommer att ingå i arbetet. DU kan också koppla valet av omvänd skattskyldighet på din orderregistreringsmall, vilket är den metod vi rekommenderar. Se separat avsnitt avseende registreringsmallar i denna handbok. Du kan också ange fasta inställningar för omvänd skattskyldighet på ett projekt vilket då kommer att föreslås på ordern när ordern kopplas till projektet. Tips! Lägg till kolumn för VAT-nummer (lägg även dit Omvänd skattskyldighet ) i bilden Sök i kundregistret, då ser du snabbt vilka kunder du behöver komplettera med VAT-nummer

63 Omvänd skattskyldighet på order Du kan byta hantering av omvänd skattskyldighet på en befintlig order. Du skall då göra detta inne i ordern via knappen Ändra alla. Välj knappen Ändra alla för att ändra hantering av omvänd skattskyldighet. För byggbranschen gäller normalt alternativet För tjänster när arbete ingår. Tips! Lägg till kolumn för Omvänd skattskyldighet i bilden Sök i orderregistret, då ser du snabbt vilka order som har omvänd skattskyldighet. Fakturering omvänd skattskyldighet När fakturan skrivs ut kommer den att kompletteras med 2 textrader (enligt grundinställningar 2853, 2862, 2863) som anger kundens momsregistreringsnummer och den obligatoriska texten att omvänd skattskyldighet gäller enligt nedan: Exempel på faktura: Dessa textrader infogas automatiskt på fakturan vid omvänd skattskyldighet om du: 1. Har angivit momsregistreringsnummer på kunden. 2. Angivit i grundinställningarna att kundens momsregistreringsnummer och upplysningstext skall infogas

64 Övrig kundfakturering Samlingsfakturering Då en samlingsfaktura inte kan innehålla order både med och utan omvänd skattskyldighet så kommer programmet dela upp en kund med sådana order så att det blir 2 fakturor till den kunden. En faktura med order där omvänd skattskyldighet gäller och en för order med normal momshantering. Sådana kunder får två rader i samlingsfaktureringen. Avtalsfakturering I avtalsfakturering finns ett fält för omvänd skattskyldighet som du sätter direkt på avtalet. Du kan även lägga till det fältet i registreringsmallen för nya avtal. Butik Vid flytt av kvitto till order eller fakturering av kvitto tas villkor för omvänd skattskyldighet från kunden alternativt order/faktureringsmallen. Observera att omvänd skattskyldighet inte kan användas för kvitton eller order som hämtas in i kassan och betalas i kassan. Du kan även kontakta Hantverksdata support för en komplett handledning avseende omvänd skattskyldighet som går igenom alla delar i systemet som berörs av detta

65 ROT-avdrag i Entré Enligt lagbeslut skall utföraren kunna dra av kundens ROT-avdrag direkt på fakturan. När kunden har betalat sin faktura, kan utföraren begära ersättning av Skatteverket för den avdragna delen. Max avdrag per person och år är :-. Obs! Läs också noga igenom övriga villkor i Skatteverkets dokumentation på: Förberedande uppgifter och inställningar: Skapa artikel ROT med Används för =ROT-avdrag och ev. en egen artikelgrupp. (För tex eget intäktskonto.) Det är inte viktigt att artikeln heter just ROT, du kan kalla den vad du vill. (Entré levereras med artikeln ROT, men kontrollera gärna att inställningarna nedan stämmer). Välj ROT-avdrag. Kontrollera att de artiklar du använder för arbete och som därmed skall ligga som grund för beräkningen av ROT-avdrag har inställningen Används för = Arbete/Tjänst. Skapa Skattekontoret i Västervik som ny kund om kunden redan inte finns. Adress: Skattekontoret, Västervik På de kunder som är föremål för ROT-avdrag kan du lägga in kundens fastighetsbeteckning så att denna föreslås till nästa order med ROT-avdrag. Detta gör du på kundens reskontra -uppgifter. Gå igenom inställningarna nedan. o Eget fordringskonto. Om du i bokföringen separat vill hålla reda på din fordran avseende ROT-avdrag. Fyller du inte i något, används standard fordringskonto. Baskontogruppen rekommenderar att du använder konto 1513 till detta

66 o Om du inte vill att programmet skall skapa en faktura till Skatteverket (kund enligt inställning 3181) så kan du låta systemet skapa en order istället. Observera att du då manuellt måste fakturera denna order, möjligen först när kunden betalat sin faktura. Vi rekommenderar dock att faktura skapas till Skatteverket direkt, detta enligt Skatteverkets regler, samt att denna inställning är På. o Här kan du ange att fakturor med ROT-avdrag skall ha ett förkortat betalningsvillkor. De antal dagar du anger här dras då av på kundens normala betalningsvillkor. o Här anger du vilket kundnummer Skatteverket har i din Entréinstallation. Adressen skall vara; Skatteverket, Västervik. o Den extra faktura som skapas till Skatteverket markeras som att den redan skrivits ut, om denna inställning är aktiv. o 3198, Max avdrag. Om du inte fyller i denna inställning, drar systemet av max per person, helt enligt Skatteverkets nuvarande regler. o Om inställning 3180 är På, kan du här ange en speciell ordertyp som ROTfakturor till Skatteverket skall få. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom. o Om du inte fyller i denna inställning, drar systemet av max 50% av arbetet per faktura, helt enligt Skatteverkets nuvarande regler. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom. o o o o o o Avtalstext behöver ej anges om du accepterar standardtexten Då en acontoorder med ROT avdrag faktureras så dras total ROT summa och moms bort från anbudsordern. Behöver ej anges om du accepterar standardtexten Text på faktura med total moms. På ROT-fakturor måste framgå den totala momsen och momsunderlaget. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom så skrivs standardtexten Då en anbudsfaktura med ROT avdrag skapas så dras total summa för ROT av från anbudssumman. Denna text infogas för att redovisa avdraget. Behöver ej anges om du accepterar standardtexten Text som föreslås på nya ROT-avdrag. Denna inställning behöver ej anges om du accepterar standardtexten Text som föreslås på nya ROT-avdrag i projektlyftplanen. Denna inställning behöver ej anges om du accepterar standardtexten

67 Tillvägagångssätt: När du vill göra ROT-avdrag kan några olika arbetssätt tillämpas, allt beroende på hur du vill fakturera din kund. Detta kan tex vara att fler personer skall ha rot-avdrag på en och samma faktura eller att du vill aconto- eller anbudsfakturera din kund när du har lämnat ett fast pris. Nedan beskrivs några olika typfall: 1. Enkel ROT-faktura till en person 2. Fakturering av ROT till flera personer 3. Acontofakturering med ROT-avdrag 4. Anbudsfaktura med ROT-avdrag 5. Lyftplansfaktura med ROT-avdrag 1. Skapa en order, som vanligt, med material och arbete. Som sista åtgärd i ordern anger du artikeln ROT. När markören passerat priskolumnen visas en dialog där du skall fylla i kundens personnummer, fastighetsbeteckning samt eventuellt bostadsrättsföreningens organisationsnummer. I fältet Text på ROT-ansökan föreslås text och belopp enligt orderns högsta möjliga avdrag. Obs! Skall inte kunden ha högsta avdrag bör du manuellt ändra belopp i ROT-radens pris (med minus och ex moms) innan dialogen visas. Alternativt kan du ange Automatisk andel av orderns totala ROT-avdrag istället. Systemet kommer då att dra angiven andel istället för de vanliga 100% av underlaget. När du har fyllt i ovan uppgifter, skapas raden med avdraget till kunden samt en tilläggstext ovanför ROT-raden (enligt inställning 3213). Vid fakturering av ordern infogas även texten på ROT-ansökan på kundens faktura (texten i rutan ovan). 2. Är det ytterligare en person som skall ha ROT-avdrag så kan du dela upp avdraget på 2 rader genom att lägga till ytterligare en ROT-rad i ordern. Kom ihåg att du då manuellt

68 bör fylla i Automatisk andel av orderns totala avdrag för varje rot-avdrag. När du anger en andel så kommer det totala underlaget för ROT att fördelas procentuellt mellan de olika ROT-raderna i order. OBS! En annan viktig fördel med att använda Automatisk andel.. är att ROT-avdraget i ordern då automatiskt uppdateras om arbetskostnaden förändras i order. Det betyder att du kan lägga in ROT-artikeln i ordern redan från början varvid avdraget automatiskt uppdateras då du lägger in mer arbetskostnad eller tidsregistrerar på ordern. Obs! När Automatisk andel.. används, visas inte belopp och antal timmar i klartext i textrutan ovan, detta måste vara så för att en uppdatering av timmar skall kunna förändra rot-avdraget löpande. Detta kommer att visas korrekt när ordern faktureras och skrivs ut

69 3. Acontofaktura med ROT-avdrag och koppling till Anbudsorder. I din acontoorder kan du använda artiklar och arbetsrader precis som på en vanlig order med ROT. Om det dock är så att du på acontofakturan inte vill ange arbetsartiklar utan bara acontot så kan du ändå använda ROT-avdrag. För att systemet skall kunna beräkna korrekta ROTavdragssummor måste du dock dela upp acontot i material och arbete (Det är också ett krav från Skatteverket att arbetssumman specificeras). Observera att du måste se till att artikeln för acontots arbetsdel ( i exemplet artikel ACOA) är av typen Arbete/tjänst. ROTavdraget kommer då att beräknas mot den acontorad som avser arbete. Texten kan du redigera så att tex antalet timmar inte specificeras. Vill du aldrig speca timmar kan du också ändra inställning När du sedan fakturerar denna acontoorder, så skapas en faktura till kunden och en till Skatteverket. Dessutom kommer både dessa fakturor att dras av och visas i anbudsordern. Anbudsordern fakturerar du sedan som vanligt. 4. Anbudsorder med ROT-avdrag. Du kan också använda dig av ROT-avdrag direkt i en anbudsorder. Du registrerar tid och material samt ROT-avdrag precis som vanligt i anbudsordern. När du sedan fakturerar anbudsordern så dras rot-avdraget av på anbudsordern och debiteras på Skatteverkets faktura. Allt registrerat material och arbete hamnar som vanligt på en internfaktura. Obs! tänk på att om du anger automatisk andel på rotavdraget i en anbudsfaktura kommer denna rad att automatiskt uppdateras med verklig registrerad tid på ordern vilket kanske inte stämmer med det ROT-avdrag ni överenskommit med kunden

70 5. Lyftplansfaktura i projektstyrningen med ROT-avdrag. Även i Projektstyrningen kan du skapa faktura med ROT-avdrag. När ett lyft faktureras måste man ange hur stor del av lyftet som avser arbete. Detta gör du med en procentsats i fältet Andel av summan som är arbete. Exempel: Om acontot är på kr, varav arbetskostnad kr, ska du ange andelen av summan som är arbete till 50 %. Om flera personer har rot-avdrag, måste du skapa ett aconto för varje person. Genom att markera att dessa aconton ska samlingsfaktureras kan du ändå skapa en enda faktura för dessa. När det gäller lyft med ROT, måste du ange hur stor del av lyftet som avser arbete. Vid fakturering. Om du har valt att skapa faktura till Skatteverket samtidigt som till kunden (vår rekommendation) så skapas alltså 2 olika fakturor (3 st inkl internfakturan vid anbud). Det är dock bara den ena (till slutkund) som kommer att föreslås vid utskrift eftersom du normalt sett inte kan skicka en faktura till Skatteverket. Skatteverkets faktura märks, normalt sett, som redan utskriven (Se även grundinställning 3343)

71 Exempel på faktura till slutkund med 2 ROT-avdrag: På en ROT-faktura skall alltid moms och momsunderlag specificeras exklusive gjorda avdrag. Först när kunden betalt kan du skicka en begäran/deklaration till Skatteverket. När detta sker kan du enkelt leta fram alla betalda ROT-fakturor som skall skickas till Skatteverket i en speciell deklaration. Du hittar funktionen för detta i Sök i fakturaregistret. I denna rutin klickar du på den nya knappen Se ROT varvid nedan dialog visas. Där kan du göra urval på intervall av betalningsdatum, Typ av ROT och att

72 visa endast betalda fakturor. När du sedan klickar på Ok, visas alla fakturor enligt ditt urval. Nästa steg är att skriva ut deklarationen som du skall skicka till Skatteverket. Markera de fakturor som skall ingå i underlaget till Skatteverket och välj Utskrift. När du har gjort ett urval via knappen Se ROT så kommer först nedanstående dialog då systemet automatiskt kan flagga dessa fakturor som skickade till Skatteverket. På så sätt minimeras risken för att du skickar underlag till Skatteverket 2 ggr på en och samma faktura. Obs! markeringen utförs ej när du granskar utskriften, markering sker endast då utskriften går till skrivare. I nästa dialog byter du Dokument till Husavdrag Skatteverket och väljer Skriv ut. Nedan visas ett exempel på deklaration/underlag till Skatteverket. Du får en ansökan per faktura, dock kan en ansökan innehålla uppgifter om flera ägare

73 När du får pengarna för ROT-avdraget av Skatteverket så måste du boka av den faktura som avdraget avser i kundreskontran för att din fordran mot Skatteverket skall nollställas. Detta gör du på vanligt sätt i kundinbetalningsrutinen

74 Du kan löpande också kontrollera dina ROT-avdrag med en enkel fakturalista. Lämpliga urval du kan göra är tex Period, Status och ROT-avdrag

75 Anbud/Aconto I Entré orderhantering kan flera olika modeller avseende hantering av anbud och acontofakturering användas. Nedan går vi genom de olika förfaringssätt som finns i Entré ordersystem. Observera att vissa av funktionerna för anbud/aconto kräver tilläggslicens i Entré. Observera också att en mer avancerad hantering av anbud och aconto kan användas i Entré Projektstyrning. Innan du påbörjar fakturering av anbud/aconto bör du gå igenom grundinställningarna för detta samt inställningarna på dina ordertyper. Inställningar på ordertypen: På ordertypen kan anges att ordertypen skall kunna hantera aconto eller anbud. Nedan en kort beskrivning av vad som händer om inställningen är aktiverad. Aconto. Om denna inställning är aktiverad så kommer systemet att visa en extra dialog där du kan knyta aktuell order (aconto) till en anbudsorder. När acontoordern faktureras dras motsvarande summa av i anbudsordern. Anbud. En order som har denna egenskap och en angiven anbudssumma, kommer att skapa 2 fakturor. Dels en internfaktura med orderns registrerade rader och en kundfaktura med anbudsbeloppet. Internfakturan nollas ut och ingående material kostnadskonteras (förutsatt att inställning för kostnadskontering är aktiverad). Grundinställningar: Acontotext för faktura. Den text du anger här används vid fakturering i order med knappen "Fakturera", och ger denna text som förslag varje gång man gör ett aconto på detta sätt. Det kan sedan redigeras för varje fakturering du gör Anbudstext för anbudsfaktura. Den text du anger här blir den text som beskriver anbudets summa på fakturan när ordern faktureras Artikelnummer för aconto. Ange vilken artikel som ska användas vid acontofakturering från order med knappen "Fakturera". Denna artikel kan du lägga med i en artikelgrupp för att styra konteringen Avdrag för takpris.. Om ordern inte är av typen "Anbud" utan tex en vanlig arbetsorder, så kan du ändå ange en "anbudssumma" på ordern. Denna hanteras då som ett "takpris" eller som "vägledande pris". I denna inställning kan du ange om orderns belopp skall minskas till "takpriset" vid fakturering (om ordersumman är högre) eller om den

76 angivna summan endast är "vägledande". På: Fakturans belopp begränsas till takpriset om ordersumman överstiger takpriset. Av: Takpriset används endast som en upplysning för orderregistreraren Ordertyp för acontoorder. Den ordertyp som anges här används om den faktura man gör en acontofaktura ifrån är en anbudsorder Ta med anbudstext från order till fakturan. Här kan du ange om anbudstexten (som du angivit i anbudet på ordern) skall med som en text på fakturan Text för avdrag. En anbudsfaktura som faktureras med t ex uttagna artiklar nollas alltid på alla andra belopp än det givna fasta priset enligt anbudet. Avdraget sker genom att en ny rad läggs till sist i fakturan så att det totala beloppet endast uppgår till det angivna fasta priset. Texten du skriver här används på den raden. Exempelvis: Avgår enligt anbud Text för avdrag från acontofaktura i order. Ange vilken text som ska visas på avdragsraden i ordern vid koppling till acontofakturan. Exempel: Avdrag från anbudsorder: {faktura.serie}-{faktura.faktnr}, den: {faktura.fdatum} Olika modeller/arbetssätt med aconto/anbud i order 1. Anbudsorder med fast summa Anbudsorder med anbudssumma används då man har gett ett fast pris på ett arbete, men där varken tid eller material skall specificeras på fakturan till kunden. Du registrerar tid och material löpande på ordern och när anbudsordern faktureras så skapar systemet 2 st fakturor, en till kunden med anbudssumman och en s.k. internfaktura. Internfakturan innehåller allt registrerat material vilket, i fakturan, nollas ut så att internfakturan inte skapar en fordran. Det material som ingår i internfakturan materialkonteras som vanligt för att belasta ordern/projektet med uttaget material. Nedan följer ett exempel: Knappen Anbud. Du anger den summa som anbudet avser (det belopp som slutligen skall faktureras) och eventuellt en anbudstext. Summan och texten skapar en faktura till kunden, material och tid internfaktureras på separat internfaktura. När du fakturerar ordern, visas nedan dialog. Svara Ja för att fortsätta

77 I denna dialog bör du välja att Fakturera hela ordern direkt alternativt Markera att ordern är klar att fakturera. 2. Acontofaktura med avdrag i anbudsorder Om du har en anbudsorder som du behöver delfakturera, skall detta göras med hjälp av en acontoorder (egenskapen aconto på ordertypen). När du skapar acontoordern visas en dialog där du kan välja vilken anbudsorder som acontot skall dras av emot. När du fakturerar acontoordern, dras motsvarande summa samtidigt av i anbudsordern. När anbudsordern faktureras minskas anbudsbeloppet med summan av skickade aconton. I övrigt hanteras anbudsordern som i alternativ 1 ovan. Nedan följer ett exempel: När du skapar en order, med egenskapen aconto, visas nedan dialog. I denna anger du ordernumret på den anbudsorder som detta aconto skall dras emot. Vill du ha dina aconton konterade på ett specifikt konto bör du använda en egen artikel för detta som i exemplet nedan, annars går även det bra att använda textrad med summa. När du har fakturerat acontoordern skapas ett motsvarande avdrag i din kopplade anbudsorder enligt exemplet nedan. Texten på avdraget kan du styra via inställning

78 3. Anbudsumma på vanlig order - takpris Du kan också ange en anbudssumma på en order som inte har egenskapen anbud. Då kan anbudssumman antingen användas endast som ett vägledande pris, alternativt som ett s.k. takpris. Om du sätter grundinställning 676 till På kommer systemet att anse att anbudssumman skall användas som ett takpris och minska den fakturerade summan till anbudssumman i de fall där ordersumman överstiger anbudssumman. Nedan följer exempel: Med inställning 676=På och ordersumma under anbud: Med inställning 676=På och ordersumma över anbud: Om grundinställning 676= Av anses anbudet alltid endast vara vägledande. 4. Acontofakturering med avdrag i samma order Ett mycket snabbt och smidigt sätt att skicka en acontofaktura på en order är att använda acontofaktureringsfunktionen som finns i orderns faktureringsalternativ. Denna funktion kräver ingen angiven anbudssumma på ordern och visar, vid fakturering, en dialog där du kan ange en text och en summa som skall faktureras. Programmet skapar en faktura med angiven summa samtidigt som motsvarande summa dras av i ordern

79 När du väljer att acontofakturera en order enligt ovan visas denna dialog där du anger en upplysande text samt vilket belopp som skall faktureras. En faktura på, i detta fall 3.000:- skapas och motsvarande belopp dras av i kundens order. 5. Anbud till order Det finns ytterligare en funktion för hantering av anbud där du kan välja att din anbudsorder inte direkt skall faktureras utan att systemet istället skapar en order med eventuella avdrag och anbudssumman så att du kan redigera innehållet innan du fakturerar ordern. När du väljer att fakturera en order med ovan inställning skapas, som vanligt, en internfaktura med orderns material. Dock skapas, i detta läge, inte någon faktura till kunden med anbudet. Istället skapas ordern om och innehåller, efter detta, tidigare avdrag samt en rad med

80 anbudet, se nedan. Du kan alltså redigera orderns innehåll och eventuellt summor innan du slutligen fakturerar ordern på vanligt sätt. Ovan visas ett exempel på orderinnehåll efter val av Manuellt anbud som redigeras före fakturering

81 Lageruttag på order Lageruttag på order är en funktion som har strömlinjeformats för att olika anställda själva skall kunna ta ut på order och lager. Många av de funktioner som finns i orderrutinen för att fakturera, ändra priser, annullera osv är borttagna för att göra hanteringen så enkel och snabb som möjligt. Montören kan enkelt välja att ta ut på en enstaka order, välja bland en kunds alla orderrader eller ett projekts alla orderrader. I samband med att uttaget är klart kan utskrift automatiskt skrivas på alla orderns rader eller endast förändrade och nya rader. Det första du måste göra när du kommer in i denna rutin är att logga in med din användarkod. Därefter kan du välja att arbeta med en enstaka order eller enligt nedan urval. Obs! Väljer du istället för ordernr, kund, projekt osv som urval, visas alla orderrader för valt urval. Funktioner i lageruttag på order Hela registreringsförfarandet är mycket likt den vanliga orderregistreringen. Du registrerar rader på vanligt sätt. Du anger antal på ordern och hur många som tas ut vid detta tillfälle. Med knapparna till höger kan du enkelt ta ut allt i ordern eller ta ut/återta aktuell rad. När du är klar med dina lageruttag, sparar du ordern med F9. Systemet kan då skriva ut dina uttag på en följesedel. Se även grundinställningarna för detta nedan. Observera! Rutinen Uttag på lager kan även användas i samband med att dina artiklar inlevereras i beställningsmodulen. Se separat handbok för en beskrivning av detta förfarande

82 Grundinställningar för Uttag ur lager Alla inställningar för denna rutin finner du i grundinställningsträdet under Beställningar/Lager nedan Automatisk blankettutskrift vid avslut: Inställning för om automatiskt utskrift skall ske efter utfört uttag då ordern sparas. Utskrift sker med vald blankett i inställning Automatisk utskrift av endast ändrade rader: Vid automatisk utskrift kan man här välja om blanketten ska innehålla alla rader i aktuell order, eller om endast ändrade rader ska skrivas Automatiskt uttag i order vid inleverans: Om beställda artiklar är kopplade till en kundorder, via materialplanering eller kopiering till beställning från order, kan man välja att starta "uttag ur lager" direkt vid avslut av inleverans. Samtliga artiklar som då är kopplade och inte än har levererats till kund kommer då att visas i uttagsrutinen Blankett för utskrift: Förvald blankett för automatisk utskrift samt standardblankettval för utskriftsknappen Kontrollera obetalda fakturor före redigering: Om systemet skall visa dialog med kundens ev obetalda fakturor Visa textrader: I "Uttag ur lager" visas normalt bara artiklar som lagerförs. Om rutinen ska användas från en lagerplats, där montörer själva hämtar och registrerar lageruttag, så underlättar det om de kan se textrader på ordern. Alternativt kan arbetsbeskrivningen användas som man kan komma åt via en knapp Rättighetsnivå för att lägga till artiklar: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få lägga till nya artiklar. Rättighetsnivå anges i intervallet 0-5, där 0 inaktiverar rättighetskontroll Rättighetsnivå för att se och ändra inköpspris: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att se och ändra inköpspris. Rättighetsnivå anges i intervallet Rättighetsnivå för att ta bort artiklar: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få ta bort artiklar. Rättighetsnivå anges i intervallet Rättighetsnivå för att ändra antal: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få ändra registrerat antal. Användare som inte kan ändra antal kan endast ändra antal uttagna ur lager upp till registrerat antal. Rättighetsnivå anges i intervallet

83 Fakturera order Förutom möjligheten att fakturera en order från rutinen Sök i orderregistret eller när du är inne i orderns radregistrering så kan du även fakturera en eller många order från denna rutin. Rutinen är uppdelad i 2 flikar där flik 1. Order att fakturera, normalt visar de order som är klarmarkerade för fakturering och flik 2. Ej utskrivna fakturor, visar de fakturerade order som ej har skrivits ut. I stora drag är arbetsflödet att du först märker vilka order som skall faktureras i flik 1 och sedan skriver ut dessa under flik 2. Under sektionerna Rader och Tid visas aktuell orders artikelrader samt eventuell registrerad tid. Funktioner i Fakturera order Genom att kryssa i kolumnen Vald, längst till vänster i listan, märker du de order som du vill skall faktureras. När du sedan klickar på knappen Fakturera valda visas den vanliga faktureringsdialogen där du anger fakturadatum. De order som faktureras får ett fakturanummer och flyttas till flik 2. Ej utskrivna fakturor. Om den order som du vill fakturera inte syns kan du använda knappen Lägg till för att hämta order att fakturera. När du klickar på knappen visas en lista med alla order. Den order som är markerad när du sedan klickar på Ok-knappen läggs till i listan under flik 1. Med knappen Eget urval kan du ange ett helt eget urval för vilka order som skall visas under flik 1. Viktigt! Om du ändrar det första urvalet Markerade klara att fakturera så sparas detta som ett grundurval till nästa gång du går in i denna rutin

84 Knappen Byt sida växlar till flik2. Samma som att direkt klicka på flik 2. Skriv aktuell. Skriver ut aktuell order. Skriv valda. Är endast aktiv i flik 2 och skriver ut markerade fakturor. Delfakt. aktuell. Med denna knapp kan du delfakturera en enstaka order. I övrigt samma funktionalitet som när du delfakturerar direkt i ordern. Fakturera valda. Visar dialog med faktureringsdatum, fakturerar valda order och visar sedan fakturorna på flik 2. Enligt nedan. I flik 2 visas alla fakturor som ännu inte har skrivits ut på skrivaren. Observera att även fakturor som fakturerats på annat sätt kan visas här. Markera, i kolumnen vald eller via knappen Markera, de fakturor som skall skrivas ut och klicka sedan på knappen Skriv valda. Via knappen Journal kan du sedan skapa en fakturajournal på alla fakturor

85 Samlingsfakturering Om du vill att flera order till en och samma kund ska slås ihop till en enda faktura kan dessa order samlingsfaktureras. För att kunna göra detta måste du ha en ordertyp som tillåter samlingsfakturering. Du kan själv ange denna egenskap på de ordertyper som du vill skall kunna samlingsfaktureras i rutinen Skapa / ändra ordertyper. Se även separat beskrivning av ordertyperna i denna handbok. Innan du börjar samlingsfakturera bör du också gå igenom de grundinställningar som finns för detta. Se avsnittet med grundinställningar för samlingsfakturering längre ned i denna handbok. Beskrivning av Samlingsfaktureringsrutinen Rutinen för samlingsfakturering är uppdelad i 3 olika sektioner. I sektion 1. Välj orderuppgifter kan du ange ett antal olika uppgifter som fungerar som ett urval för vad som skall visas i sektion 2 och 3. Sektion 2. Kunder med order att samlingsfakturera visar alla kunder som har order som kan samlingsfaktureras. Observera att samma kund i denna sektion kan förekomma flera gånger om det finns order till kunden som har olika valuta, olika modell för omvänd skatt eller har grupperats på ett sätt med grupperingsfunktionen nedan. Grupperingsfunktionen. Obs! Om du väljer en gruppering med denna så kan du tex få separata fakturor per projekt och kund. I sektion 3. Order att samlingsfakturera visas alla order som tillhör vald kund under sektion 2. Det är bra att lägga till kolumnen Fel så att du kan se vilka order (och varför) som inte kommer att gå med i en samlingsfakturering. Detta kan tex vara order som saknar rader, rader som saknar pris eller kund som är spärrad. Funktioner i Samlingsfaktureringen Sektion 1 Välj orderuppgifter innehåller främst fält för att göra urval på. När det gäller Gruppering så används denna för att byta gruppering i sektion 2. Om du tex väljer projekt som gruppering så samfaktureras inte alla kundens order utan det blir istället en samlingsfaktura per kund och projekt. När det gäller fältet Kund från order så betyder det att order samlingsfaktureras antingen per orderkund eller per kund som faktureras. Då man, på kund- och ordernivå, kan ha en

86 faktureringskund som avviker från orderns kund så vill man ofta att fakturan skall gå till huvudkontoret istället för arbetsplatsen. I sektion 2. Kunder med order att samlingsfakturera visas alla order som tillhör en ordertyp som kan samlingsfaktureras. Om du vill att en samlingsfaktura skall ha specifika uppgifter avseende vår referens, er referens och märka så kan du ändra detta med knappen Ändra. Annars tas detta från första orderna alternativt enligt grundinställning 1324 (vår referens). För att fakturera dina samlingsorder så kryssar du i fältet Vald och klickar sedan på knappen Samlingsfakturera. De order som av någon anledning inte kan faktureras kommer ej att markeras under flik 3.Order att samlingsfakturera. Du kan då välja att avbryta och korrigera dessa eller fortsätta med att fakturera endast de som kryssats för. Du kan naturligtvis manuellt kryssa för/av enstaka order under flik 3. Behöver du ändra en specifik order innan du fakturerar kan du klicka på knappen Ändra order

87 Nedan visas ett exempel på en utskriven samlingsfaktura. Varje ingående order specificeras separat enligt de grundinställningar som du kan göra i systemet. Grundinställningar samlingsfakturering o 654. Beskrivande text för avdraget på internfakturan. Denna inställning används endast om inställning 648=2. Om 648=2 specificeras inte varje orderrad på samlingsfakturan endast en rad per order visas och varje orders ingående rader hamnar på en egen internfaktura för eventuell materialkontering. o 647. Ordertyp. Här anger du vilken ordertyp som skall hanteras som tillfällig bärare då samlingsfakturan skapas. Normalt din ordertyp för vanliga order. o Sätt aktuell användare som vår referens. Sätt denna inställning till På om aktuell användare skall hanteras som Vår referens när du samlingsfakturerar. Detta överrider ingående orders befintliga referenser som kan vara olika för varje order

88 o Text för inledning av ny order med alla rader. Ange en inledande text för varje ny order på samlingsfakturan. Tex Ordernummer, då orderns nummer automatiskt infogas efter denna text. o 652. Text för summa på rubriker. Denna inställning används endast om inställning 648=2. Om 648=2, kan du ange en inledande text för orderns summa, tex Ordersumma: o 648. Typ av samlingsfakturering. Med denna inställning väljer du om samlingsfakturan skall innehålla varje orders alla artikelrader eller om varje order endast skall representeras av en rad med orderns summa. Ingående artiklar hanteras på en separat s.k. internfaktura. I inställningarna för rubriktexter finns ett stort antal inställningar för att styra ledtexternas namn samt vilka ledtexter som skall visas för varje ingående order i samlingsfakturan. Vi går inte igenom varje inställning för sig. Nedan följer några exempel. o Märke på samlingsfakturan. Här kan du ange ett fast märke som visas på alla samlingsfakturor. Detta värde kan även ändras innan du fakturerar. o Här kan du ange tecken för avskiljare mellan varje order på samlingsfakturan. o Rubriktext att lägga före orderinformation. Denna text macro-hanteras och kan därmed innehålla valfri information. Observera att denna text infogas före övriga rubriktexter, vi rekommenderar därför att du också går igenom övriga inställningar så att dubbla texter inte går med på fakturan. Ett exempel:"märke : {alltrim(lohamta_infotext_osamorder.marke)}, Kund : {Kunder.Namn}". o Rubriktext för adress2 från leveransadress. Ange alternativ text för rubriken, lämnas fältet tomt plockas texten från systemets fältbeskrivning. Rubriktexterna innehåller även en rad inställningar för om rubriktexten skall visas eller ej. Du måste alltså ange vilka rubriktexter som skall visas genom att ändra aktuell inställning till På

89 Spårning av order / kvitto Denna rutin är mycket smidig att använda då du behöver leta efter vad som har hänt med en order eller ett kvitto. I sektion 1. Urval kan du selektera ut vilka underlag som skall visas och i sektion 2. Underlag visas underlagen vilka kan härstamma från order, faktura eller kvitto. När du står på ett underlag i sektion 2, visas underlagets artikelrader samt eventuell tid och lagertransaktioner i de övriga sektionerna. Urval av underlag i orderspårning Genom att göra urval i något av fälten ordernummer, kund eller datum, begränsas listans omfattning givetvis till detta urval. I kombination till dessa kan även ett antal specifika urval kryssas i, tex: Urvalen till vänster avser endast underlag från order och fungerar endast i kombination med urvalet Endast order. Det betyder att endast order visas som uppfyller ALLA gjorda urval. Med ovan bild som exempel så betyder detta urval att endast makulerade order som härstammar från butikssystemet kommer att visas. Tittar vi på urvalen till höger så betyder dessa att underlag skall visas från order OCH från faktura OCH från kvitto. Med ovan bild som exempel så betyder detta urval att endast makulerade order som kommer från butikssystemet kommer att visas OCH alla fakturor OCH alla kvitton

90 Funktioner i orderspårning När du har funnit det underlag du letar efter, finns en rad funktioner du kan utföra för att kontrollera underlaget i denna rutin. - Gå till. Med denna knapp kan du hoppa direkt till ordern, fakturan eller kvittot. Är det en faktura eller kvitto kan du granska och skriva ut dessa, är det en aktiv order kan du ändra ordern som vanligt. Om ordern är makulerad kan den inte ändras och du får ett meddelande om att ordern inte kan redigeras (såvida inte din systemansvarige aktiverar den igen). Om ordern makuleras eller direkt raderas när du väljer att annullera den styrs av grundinställning Systemlogg. Systemloggen öppnas med aktuellt ordernr eller kvitto som urval och visar vilka händelser som systemet har loggat. Nedan ett exempel där vi kan följa orderns liv från att den har skapats till att den tagits bort i samband med att den samlingsfakturerats. Manuellt borttag av order kan loggas med krav på att användaren fyller i en anledning. - Nettovärde. Du kan se underlagets nettovärde på samma sätt som i order eller fakturaregistret

91 - Rapport. Du kan även skriva ut en rapport på dina underlag. Rapporten kan grupperas på flera olika sätt. - Flik 3, 4 och 5. Här visas underlag för artikelrader tid och lager. När det gäller artiklarna kan du klicka på knapparna till höger för att se mer artikeldata. I Tid visas registrerad tid på ordern och i Lager de lageruttag som har skett

92 Tidplanering Entré är speciellt utvecklat för att användas av företag med verksamhet som drivs av arbetade timmar. Övrig omsättning, som t.ex. materialförsäljning, följer av utförda arbetstimmar. I en sådan verksamhet är det speciellt viktigt att göra rätt sak vid rätt tillfälle. En bra planering leder till ökad lönsamhet och nöjdare kunder och anställda. Entrés tidplanering är ett verktyg för att underlätta planering, inte bara för en anställd utan för alla anställda som en grupp. All typer av tid planeras, inte bara arbete för kunder. För att få en fungerande planering måste all tid av planerade aktiviteter visas i planeringen, exempelvis semester, frånvaro, avvikande arbetsscheman m.fl. Förutsättningar Bäst nytta av Entrés tidplanering får man då man fullt ut använder order-, tids-, projekt, och löneregistrering i Entré. Tidplaneringen hämtar order, visar anställda enligt deras arbetsschema, sammanställer projektarbeten och skapar underlag för att registrera tid. Avsikten med tidplanering är inte att ersätta de anställdas kalendrar, för det syftet finns kopplingar till Microsoft Outlook. Målet är att skapa en grov översikt som enkelt går att ändra då planeringen möter verkligheten. Därför använder man inte timmar och minuter i Tidplaneringen. En planerad tid visas på den dag den ska utföras, i den ordning som man valt. Normalt styr omständigheterna och den anställde själv den exakta tidpunkten. Verkligheten kommer i de flesta fall att förändra planeringen under tiden från det att man la in den till dess att den utförs. Arbeten läggs till, flyttas, tas bort och ändras i omfattning. Då är det viktigt att man inte måste jaga runt i alla planerade bokningar och justera den exakta tiden då de ska utföras. Komma igång Inför driftstart av Tidplanering måste man förbereda vilka order och vilka anställda som ska planeras. Anställda kanske ska delas upp i olika grupper som planeras av olika arbetsledare. Vissa typer av arbetsorder kanske inte ska planeras. Anställda I listan på anställda från Söka i personregistret anger vi de uppgifter vi behöver för att skapa en effektiv planering

93 E-postadress E-postadress används för att skicka bokningar i Tidplaneringen till Microsoft Outlook. Det finns en egen e-postadress för detta ändamål om den ordinarie adressen används till annat (skicka lönespecifikationer t.ex.). Avdelning Avdelning används för att filtrera de personer man ser i min tidplanering. Tidplaneringen kommer ihåg mina urval från förra gången så jag kan enkelt skapa en rutin där jag ser mina personer som jag planerar. Planeras Ett kryss i planeras avgör om personen ska synas i Tidplaneringen. Det måste finnas personer med denna vald för att Tidplaneringen ska fungera. Handdator Tidplaneringen har en direkt koppling till Entré Mobil. Planerade arbetsorder kan skickas direkt från planeringen till deltagare. Registrera tid via webb Tidsregistrering i mobiltelefon och på webben underlättas av tidplanering. Planering synkas med Outlook De anställda som har mobiltelefoner med e-post och kalender kan med fördel integreras med Tidplaneringen. Bokningar skickas via en intern kalender i Outlook till respektive anställd via e-post. Se ovan för att ange e-postadress. Markera Uppdatera Genom att markera de personer som ska uppdateras kan uppgifterna ovan ändra samtidigt. Det går också att markera via Bearbeta på gemensamma uppgifter. Uppdatera Då valda personer är markerade kan vald uppgift ändras på alla samtidigt. Klicka på knappen Bearbeta och välj sedan vilket fält som skall uppdateras för alla markerade. Vad ska planeras En viktig del av Tidplaneringen är att koppla arbetsorder till planerad tid. För att underlätta detta ska dessa order få ordertypen markerad för tidplanering enligt nedan. Ordertyper ändras manuellt en och en, det finns ingen bearbetning

94 Tidplaneringstyper Tidplaneringen innehåller som sagt olika typer av planerad tid. För att skapa bra översikt bör olika typer av planerad tid visas med olika färger. Detta styr man från Tidplaneringstyper. Det går att skapa typer direkt i planeringen men gör man det från början så ger det förmodligen en bättre översikt. Starta funktionen Skapa / ändra Tidplaneringstyp från trädet under System, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister. Skapa de typer av tid som ditt företag använder i verksamheten. Det får inte vara för många så man inte kan lära sig att skilja på dem genom färg, men inte heller så få att man blandar ihop bokningar som bör behandlas unikt. Man kan t.ex. inte enkelt flytta på en planerad tid för en anställd som är föräldraledig, medan andra typer av tid är mera flexibel. Förutom färgen kan typ av tid också avgöra vilken rättighet en användare måste ha för att kunna ändra på den i Tidplaneringen. Exporteras till Handdator/Outlook gör så att man enkelt kan avgöra vilken tid som den anställde ska få till sin kalender

95 Grundinställningar Det finns beteenden som kan styras så att Tidplaneringen passar just ditt företags behov. Gå noga igenom grundinställningarna nedan. Aktivera "Drag&Drop" av bokade tider Med denna inställning aktiv kan bokade tider flyttas på skärmen. Genom att placera markören ovanför aktuell tid och hålla vänster musknapp nere i 1 sekund, ändras musmarkören till en pil som pekar i alla väderstreck. Sedan kan bokningen dras, fortfarande med vänster musknapp nertryckt, till det datum och den person som önskas. Det går också att ändra längden, genom att först markera bokningen genom att klicka på den, och sedan placera markören på höger eller vänster kant, så att musmarkören visar en pil som pekar öster-väster, och sedan trycka ner vänster musknapp och dra bokningen till önskat storlek Antal timmar som visas för en dag då timmar planeras. Då skalan att planera är satt till timmar så kan man här ange hur många timmar som ska visas per dag. Minsta antal är 8 timmar och högsta är 24 per dag. Om inget anges används 10 timmar per dag. Bredd på kolumn med namn till vänster. Har du anställda med långa namn kan du här ändra hur stor bredd av planeringen (i pixels) som namnet skall kunna uppta. Anges inget används 125. Exportera även tid som ligger före detta datum. Aktiveras denna inställning exporteras även tid som ligger före dagens datum Fyll ut alla dagens timmar om bokad tid är lika med arbetstid. När man visar planering i timmar så visas normalt en dag med flera timmar än den normala arbetstiden. Detta för att man ska kunna boka övertid och använda avvikande arbetstider. Dessutom innehåller ju en arbetsdag raster som inte bokas. Med denna inställning aktiv så fylls hela dagen om den bokade tiden är samma som arbetstiden. Det gör att stapeln blir lite längre än den tid den representerar men man ser att det inte finns ledig tid. Intervall för uppdatering Då flera personer arbetar samtidigt med Tidplanering uppdateras skärmen regelbundet med nya bokningar. Denna inställning bestämmer hur ofta en sådan uppdatering ska ske. Bokningar som utförs i Outlook skickas som en mötesförfrågan till den bokades e- postadress. Då den bokade svarar uppdateras kalendern med svaret. För att uppdatera bokad tid med aktuell bokningsstatus kontrolleras aktuell kalender med angivet intervall. Anges inget uppdateras planeringen var 5 e sekund. Minsta arbetstid för en order För att planera en order måste det finnas en uppskattning om total arbetstid som order kräver. Då ingen order kan utföras utan att det går åt tid kan man här ange den minsta tid

96 en order kan ha då den planeras. Därmed behöver det inte finnas en uppskattning av tiden på alla order, tiden som anges här används som standard. Om inget anges används 2 timmar som minsta tidsåtgång för en order. Normal tid för en arbetsdag inklusive restid Bokning sker med underlag från timmar. För att visa detta som rätt antal dagar används denna grundfaktor för hur lång en arbetsdag är inklusive restid. Anges inget sätts denna till 8 timmar. Registreringsmall för order En knapp i tidplaneringen visas arbetsbeskrivning för aktuell bokning. Här kan en registreringsmall kopplas för att ersätta dialogen i knappen. Samma registreringsmall visas från menyn i högerklick på en bokning, såvida inte bokningen har en order kopplad med en unik mall för tidplanering angiven på ordertypen. Registreringsmall i plocklistan Här kan en registreringsmall kopplas för att visas i plocklistan. Rättighetsnivå för att använda Drag & Drop. Denna inställning styr vilka användare som får använda "Drag&Drop" i tidplaneringen. Nivå noll ger alla rätt att använda "Drag&Drop". Standard ordertyp för nya order Inställning för vilken ordertyp som systemet ska ge förslag på då ny order skapas. Standard tidplaneringstyp för order Då man drar och släpper en order i Tidplaneringen så skapas automatiskt en bokning med denna typ av tid. Synkronisera tidprognos i order Med denna inställning aktiv synkroniseras all tid som bokas mot order i tidplaneringen med "Timprognos" i order. Timprognos kan visas som kolumn i orderlistan. Tidpunkt på dagen för första bokning. Om ingen tidpunkt finns angiven skapas första bokning på dagen med denna tidpunkt. Flera bokningar samma dag får automatiskt tid efter föregående. Om inget anges används "08:00" som standard. Visa bokat tid Med denna inställning aktiv visas en siffra den totala tiden för varje bokning längst till vänster i varje ruta på skärmen om bokningen är längre en dag. Hjälptexter Egen hjälptext för bokningar Egen hjälptext som visas då man håller muspekaren över en bokning. Hjälptexten består ofta av en referens till ett datafält i bokningarna. Dessa anges inom måsvingar {}, t.ex. "Ordernummer {Ordernr}", Egen hjälptext för bokningar med order Egen hjälptext som visas då man håller muspekaren över en bokning. Hjälptexten består ofta av en referens till ett datafält i bokningarna. Dessa anges inom måsvingar {}, t.ex. "Ordernummer {Ordernr}". Ersätt hjälptext för bokningar Normalt adderas text till befintlig hjälptexten för bokningar. Med denna aktiv ersätts hela av den text som anges här under "Egen hjälptext för bokningar". Ersätt hjälptext för bokningar med order Normalt adderas text till befintlig hjälptexten för bokningar. Med denna aktiv ersätts den text som anges här under "Egen hjälptext för bokningar med order". Prioritetsfärger Standardfärg I tidplaneringen visas varje bokning som en stapel. Färgen på stapeln bestäms av vilken typ av tid bokning har. Här anges färg för bokningar som inte har en typ av tid angiven. Anges ingen färg sätts den automatiskt till ljusgrön

97 Synkronisera med Outlook Aktivera påminnelse för bokningar Med denna inställning aktiv får bokningar som skapas i Outlook påminnelser. Tidpunkt för påminnelse sätts inställning "Antal minuter för bokning som påminnelse ska ske" Antal minuter för bokning som påminnelse ska ske Med inställning "Aktivera påminnelse för bokningar" aktiv får bokningar som skapas i Outlook påminnelser. Tidpunkt för påminnelse sätts enligt denna inställning. Anges inget sätt påminnelse automatiskt till 30 minuter. Kalender för bokning i Outlook För att boka planerade tider i Outlook måste en, helst gemensam, kalender anges här. Denna kalender kommer att innehålla alla bokningar som utförs. Varje bokning kommer sedan att skickas som en mötesförfrågan till den bokades e-postadress. Observera att gemensam kalender kan kräva Microsoft Exchange. Text för beskrivning av bokning Adress och arbetsbeskrivning som infogas i bokningen i Outlook. Med hjälp av makrotext så kan du själva välja vilken information som ska visa för den anställde. Tidplanera Tidplanering kan användas av många samtidiga användare. När du väljer att ändra en bokning låses den för alla andra. Då du ändrar en bokning uppdateras planeringen automatiskt för alla andra som visas samma personer. Innan vi börja planera inneliggande arbetsorder ska vi förbereda med lite grundläggande planeringar som ger bättre överblick. Kalender Se till att kalendern i Entré är uppdaterad med alla helgdagar och andra gemensamma arbetsfria dagar. Då visas dessa som icke bokningsbara dagar i Tidplaneringen. Helgmarkera de dagar i kalendern som är arbetsfria dagar. För att uppdatera kalendern i Entré måste du vara systemadministratör. Du måste ha ett separat lösenord för att bli systemadministratör

98 Urval Du kan filtrera det du ser i Tidplaneringen genom att ange olika urval. Datum måste alltid anges. Det styr första dag som visas längst till vänster i planeringen. Urvalen består av två typer av filter. De som begränsar vilka anställda som visas och resten som resten bara gråar de bokningar som inte ingår i urvalet. Om du som arbetsledare inte har ansvar för eller inte är inblandad i en anställds planering, finns det ingen anledning att visa denna i din planering. Om du däremot filtrerar på Vår referens, som normalt visar vilken arbetsledare bokningen tillhör, så kan denna bokning inte bara försvinna. Då skulle du luras att tro att tiden finns tillgänglig på den anställde för en ny bokning. Därför visas denna typ av bokningar fast de inte ingår i aktuellt urval, de går dock inte att ändra och all visas i samma gråa färg. Filter på anställda o Avdelning, en eller flera plockade avdelningar som beskriver olika verksamhetsområden i företaget. o Utbildningskod, används ofta för att kategorisera de anställda efter lämplig kompetens. o Person, använd med fördel Plocka om de anställda du vill se inte tillhör en specifik avdelning eller utbildningskod. Övriga filter o Ordertyp, se endast en viss typ av arbetsorder. o Status, visar hur långt arbetet i arbetsorder framskridit. o Vår referens, visa arbetsledare. o Projekt, bokningar för arbetsorder till samma projekt. o Objekt, bokningar för arbetsorder till samma objekt. Om du inte vill se alla urval, tex för att du behöver få rum att se fler bokningar på din bildskärm så kan du ta bort krysset till vänster om 1.Urval, så ryms fler personer i kalendern När du avslutar Tidplaneringen får du en fråga om du vill spara angivet urval för dig som användare. På så vis kan du skapa ditt eget utseende och arbetsrutin

99 Beskrivning av Tidplaneringens funktioner Det är en fördel att ha en bildskärm med en stor yta så att du kan se dina anställda och alla bokningar på ett överskådligt sätt. Nedan går vi igenom de funktioner som finns i tidplaneringen, Uppdatera. Klicka på denna för att se alla senaste ändringar i tidplaneringen. Används oftast då fler arbetar i tidplaneringen samtidigt. Skriv order. Skriver ut markerad bokning med order kopplad. Rapport. Skriver ut en rapport på dina bokningar. Observera att rapporten grupperas enligt den vy-gruppering du valt (under knappen Rapport) Timmar, dagar, Veckor...Välj vy-gruppering. Exportera. Om du har ett handdatorsystem som är anpassat till Entré, kan export ske enligt nedan. o o o o Endast bokningar under denna session..: Exporterar de bokningar och ändringar du gjort i denna session. Alla ej exporterade..: Exporterar de bokningar som ej tidigare exporterats OCH som du ändrat i denna session. Alla markerade: Alla bokningar du markerat som tidigare inte exporterats. Alla bokningar: Alla bokningar som tidigare inte exporterats. Endast bokningar med kopplade order: Bara bokningar som har order exporteras. Exportera till handdator: Exporterar bokningar med order till handdatorsystem. Exportera till webb: Exporterar bokningar med order till Entré Webbtid. Exportera till Outlook: Exporterar bokningar med order till Microsoft Outlook

100 Plocka order. Funktion för att hämta order till tidplaneringen. Ordermall. Visar aktuell orderboknings registreringsmall. Se även inställning Orderlista. Öppnar rutinen Sök i orderregistret. Om du har markerat en bokning med kopplad kund, filtreras rutinen på bokningens kund. Boka arbetsschema och semester För en anställd som arbetar deltid registrerar du en återkommande tid. Börja med att dubbelklicka på en dag som ska bokas. Ange antal timmar som gäller för dagen. I nedan exempel tänker vi oss en person som arbetar 75% fram tom Under Typ av bokning anger du sedan med hur ofta bokningen återkommer. Semester bokas på samma sätt, fast som Bokad tid och inte som återkommande. Ovanstående bokningar visas i Tidplaneringen på detta vis

101 Boka arbetsorder När fasta tider och semester är upplagda är det dags att börja boka arbetsorder. Tidplaneringen visar nu vilka resurser som finns tillgängliga samt aktuella arbetsdagar. Plocka order Det finns flera sätt att boka en arbetsorder i planeringen. Plocka är att föredra men du kan också skapa en ny bokning genom att högerklicka eller dubbelklicka på en ledig tidpunkt i kalendern. Nedan går vi igenom funktionen för plockning. När du klickar på knappen Plocka order visas en lista på order som tillhör ordertyper som har

102 egenskapen Kan Tidplaneras. Observera att redan bokade order inte syns, vill du se även dessa så kryssar du i Se bokade Listan med order kan du som vanligt anpassa med de kolumner som hjälper dig att identifiera arbetsorder på bästa sätt. Högerklicka då i rubriken på listan för att välja kolumner. Här visas som exempel ordernummer, kundens namn, märke och prioritet osv. Eftersom listan på order ska visas samtidigt som planeringen och du använder Dra och släpp för att boka en order så bör listan vara så smal som möjligt. Listan visas också alltid ovanför alla andra fönster på skärmen då att den inte försvinner efter man släppt en order i planeringen. Drag och släpp Sök upp en order som ska bokas. Det går som vanligt att skriva direkt i kolumnen om du vill söka. När du står på raden med order som ska bokas klickar du på ikonen längst till vänster. Håll ner vänster musknapp tills att du får en ny musmarkör, en ring med ett streck över. Flytta sedan markören över till Tidplaneringen, fortfarande med vänster musknapp nedtryckt, till den person och dag som du vill boka ordern för. När musmarkören kommer in över bokningsbart område i Tidplaneringen får den en ny bild. Tänk på att placera spetsen på pilen där bokningen ska landa. Sikta gärna mitt i rutan för personen och dagen. Bokningen landar ändå i början av dagen. Tips! Om du för muspekaren över en bokning och stannar en sekund, visas mer av bokningen i en gul ruta. En bokning skapas där du släpper ordern. Längden på bokning sätts från Timprognos i order. Om det inte finns en Timprognos så sätt tiden enligt den grundinställning som du angav för Minsta arbetstid för en order under inledningen av denna beskrivning

103 När order finns bokad i Tidplaneringen försvinner den från listan med order att boka. Skapa en bokning för en ny order Om du sitter i en ordermottagning och ska bekräfta med kunden direkt så kan du skapa bokning och order samtidigt. Denna dialog visas när du högerklickar på en ledig plats i kalendern. Dubbelklicka på ett ledigtdatum för en person, eller högerklicka och välj Skapa ny, så får du upp en dialog för att skapa bokning. Person och datum kommer från platsen du valde. Du skall sedan välja typ av tid, antal timmar samt ange en beskrivning. Klicka därefter på knappen för att skapa en ny order. Fyll i nödvändiga uppgifter på vanligt sätt och bekräfta sedan bokningen med Ok. Dela upp en bokning En bokat arbete som t.ex. inte hinner bli klart till helgen, det saknas några timmar, vill man kanske ta in en extra deltagare till. Inför en helg, vill man inte gärna lämna ett par timmar till nästa vecka. Då kan man ta in en deltagare till genom att:

104 1. Högerklicka och Välj en ny deltagare Du får en dialog med samma uppgifter samt hälften av tiden för arbetet. Ange Anställd och den tid som du vill att denna nya deltagare ska bidra med. I detta exempel kanske räcker det med en knapp dags arbete. Den ursprungliga bokningen minskas med det antal timmar som den nya deltagaren fick. Resultatet innebär att arbetet ser ut att kunna slutföras inför helgen. 2. Kopiera bokningen från högerklick och klistra sedan in den som ny deltagare Den markerade bokningen kopieras från menyn i högerklick

105 Denna klistras sedan in som deltagare med högerklick på en ledig ruta. Återigen får du en dialog för ny deltagare, denna gång med personen förvald från den plats du högerklickade på. Här har Arbetstid ändrat från grundförslaget på hälften av tiden, till 10 timmar. När du spar skapas en ny bokning på samma order med det antal timmar du angav och den kopierade bokningen minskar med motsvarande tid. Infoga ny bokning En fullbokad dag måste ibland planeras om, en ny bokning måste kanske prioriteras framför en befintlig. Högerklicka då på den bokning som ska flyttas fram och välj Infoga ny bokning framför denna. Fyll i den vanliga dialogen för att skapa ny bokning och spara. Den nya bokningen infogades framför den bokning som du högerklickade på. Bokningarna framför flyttades framåt. Lägg märke till den sista. Den kommer nu att påbörjas på en annan dag än vad som ursprungligt var planerat. Därmed visas den som streckad. Du måste nu ta ett beslut. Om arbetet som flyttats inte kan utföras på den nya dagen måste bokningen flyttas. Alternativt kan en av de andra bokningarna mellan flyttas. Markera bokning som ska flyttas och håll ner vänster musknapp till markören ändras till ett kors. Dra bokningen till en ledig person och dag

106 Service / Kundstöd Entré Service / Kundstöd riktar sig till företag med olika typer av serviceverksamhet. Rutinen är en central för ditt serviceåtagande mot kunden och kombinerar den operativa delen med kundöversikter, serviceorder, aktivitetshantering, servicelistor, historik m.m. samt den ekonomiska delen med möjlighet att koppla aktiviteter till avtalsfakturering för serviceavtal. Beskrivning av arbetsytan I kundstödsmodulen kan användaren se all information om kunden. Bilden delas upp i fyra olika sektioner. Sektion 1. Kunder är ett sökfönster där man söker upp gällande kund. På varje kund kan kopplas ett antal fria fält för information om t.ex. panna, anläggning e.d., där varje fält har en datumkoppling. Sektion 2. Aktiviteter visar vald kunds bokade aktiviteter. Sektion 3. Aktuella kunduppgifter visar fakturerat och obetalt för aktuell kund. Sektion 4. Aktuella order visar kundens inneliggande arbetsorder med text- och artikelrader och sektion 6. Fakturor till kunden visar kundens fakturor med alla text- och artikelrader. Alla fönster kan justeras, per användare, i storlek och kolumnindelning. Du kan även ändra storlek på varje sektion individuellt genom att, med musen, dra i linjerna som skiljer varje sektion. Då rutinen innehåller en stor mängd information, rekommenderar vi att du arbetar vid en stor bildskärm med hög upplösning. Tips! Du kan dra i linjerna som separerar sektionerna för att ändra storleken på varje sektion. Från samma bild kan användaren se all historik på kunden för att bilda sig en uppfattning om kundens installerade centraler, pannor, anläggningar samt övriga order och fakturor. Naturligtvis kan användaren direkt skapa nya aktiviteter, order och fakturera via denna rutin

107 Funktioner i Order / Kundstöd Sektion 1 fungerar som en vanlig söklista där du kan söka efter kunder på alla kolumner som visas. Du kan naturligtvis lägga till de kolumner du vill skall synas genom att högerklicka på en kolumnrubrik. Med knapparna till höger kan du ändra eller skapa ny kund. Du kan även skapa eller ändra eventuellt avtal för avtalsfakturering. I grundinställningarna 1470 och 1471 kan du koppla kundmallar som visas som knappar längst bort till höger, i detta exempel mallen kundmall. I sektion 2 visas de aktiviteter som finns kopplade till kunden. En aktivitet kan tex vara återkommande underhåll av en anläggning eller byte av en defekt maskindel. Till höger, i sektion 3 visas hur mycket fakturerat respektive obetalt kunden har. I sektion 2 kan du även skapa, ändra, ta bort eller bearbeta aktiviteter. I sektion 4 (och 5) visas aktuell kunds alla order med tillhörande orderrader. Använd knapparna i mitten för att skapa eller ändra order. Det finns även knappar för att visa olika delar av orderns generella uppgifter, tex prissättning och arbetsbeskrivning. I sektion 6 (och 7) visas aktuell kunds alla fakturor med tillhörande rader. Med knappen Visa öppnas aktuell faktura i rutinen Sök i fakturaregistret där du kan se ytterligare information på fakturan och exempelvis utföra kreditering, fakturautskrift mm. Om du har modulen Serviceanläggning kan du trycka på knappen Anläggning för att öppna anläggningsregistret. Du kan även skriva ut aktuell kunds aktiviteter, order och fakturor genom att klicka på knappen Utskrift

108 Att arbeta i Service / Kundstöd Kundstödsrutinen går alldeles utmärkt att använda för alla som utför service och entreprenadarbeten då du får en mycket bra överblick över dina kunders pågående arbeten och tidigare fakturering i en och samma bild. För att utnyttja Service / Kundstöd till fullo så kan du använda funktionaliteten där du skapar olika aktiviteter. Aktiviteterna ger dig kontroll på vad som utförts och vad som skall utföras i framtiden till en kund eller anläggning. Aktiviteten kan generera en arbetsorder till montören och kan dessutom kopplas till ett avtal i de fall som din kund skall betala, tex underhåll, en fast summa i periodiska intervall, tex var 3:e månad. Skapa Ny aktivitet Nedan dialog visas när du skapar en ny aktivitet. Du anger en beskrivning och aktivitetstyp (se även avsnittet om aktivitetstyper) samt eventuellt en mall (mall kopplas normalt på aktivitetstypen) för denna aktivitet. När du klickar Ok i dialogen ovan visas den mall som har kopplats till aktiviteten. Fyll i de fält som tillämpliga för denna aktivitet. Observera att du kan ha olika mallar för olika aktiviteter och att mallen kan anpassas så att den passar ditt företags arbetssätt. Detta gör du lämpligast tillsammans med en av våra konsulter vid driftsättning av denna modul

109 Ändra aktivitet Klicka på knappen Ändra om du behöver se eller ändra något på aktiviteten. Nedan en förklaring av ingående fält. Beskrivning: Ange din beskrivning. Startdatum: Ange datum då aktiviteten skall påbörjas. Typ av aktivitet: Ange vilken typ av aktivitet detta är Kundnummer: Vilken kund är kopplad till denna aktivitet. Ordernummer för mallorder. Den order du kopplar här används som mall när du bearbetar aktiviteten för att skapa ny order. Innehåll och rader kopieras automatiskt till den nya ordern. Projekt, Objekt, resultatenhet. Koppla de bokföringsbegrepp du vill använda. Kopplat till avtal. Om kunden skall debiteras en fast kostnad löpande kan du skapa ett avtal (modulen Avtalsfakturering) som kopplas här. Kopplat till anläggning. Aktiviteten kan kopplas till anläggning och del i modulen Serviceanläggning. Referens. Ange vem som skall användas som vår referens. Status. Ange vilken status som aktiviteten skall ha. Kan även ändras i samband med att du bearbetar aktiviteten och skapa order. Prioritet. Ange aktivitetens prioritet. Automatiskt återkommande. Du kan ange om aktiviteten skall vara periodiskt återkommande i dagar eller månader

110 Bearbeta aktivitet De aktiviteter som är kopplade till order kan också bearbetas. Du bearbetar en aktivitet i taget. När du bearbetar en aktivitet, skapas en ny order till aktiviteten. Svara du Ja på nedan fråga skapas en ny order som du får fylla i och hantera på sedvanligt sätt. Ordern som skapats visas sedan under sektion 4. I samband med att ordern skapas får du också ange vilken status aktiviteten skall få. Observera att du kan skapa flera order på samma aktivitet, även vid olika tillfällen, detta kan tex vara underhåll av en anläggning som utförs varje månad. Om aktiviteten är kopplad till ett avtal, infogas automatiskt en upplysningsrad om detta på ordern. Om aktiviteten är kopplad till en order som mall infogas mallorderns rader automatiskt i varje order som kopplas till aktiviteten

111 Du kan också arbeta med aktiviteter via rutinen Aktivitetslista kundstöd som återfinns i menyträdet. I denna rutin utgår du från aktiviteterna och kan skapa flera order i ett svep. Funktioner i Aktivitetslista kundstöd I sektion 1. Urval anger du ett urval för vilka aktiviteter som skall visas i sektion 2. Aktiviteter. Exempelvis kan du välja datum och aktivitetsstatus= Ska utföras som urval för att se alla aktiviteter som behöver uppmärksamhet. Klicka sedan på knappen Uppdatera för att visa matchande aktiviteter. I denna rutin kan du även skapa nya, ta bort eller ändra aktiviteter precis som i rutinen Order / Kundstöd. Det som främst skiljer denna rutin mot Order / Kundstöd är att du i denna rutin kan bearbeta flera aktiviteter samtidigt. Bearbeta. Med denna funktion kan flera aktiviteter bearbetas samtidigt. Markera de aktiviteter (kolumnen Vald) som skall bearbetas och klicka på knappen Bearbeta. Har du inte markerat några aktiviteter innan du trycker på denna knapp, kan markering/avmarkering ske enligt de 4 första alternativen nedan där du kan göra markering med urval på aktiviteter eller kunder. När du har utfört dina markeringar på aktiviteterna kan du antingen välja att skapa order

112 för markerade aktiviteter eller ändra en vald uppgift på markerade aktiviteter. De uppgifter du då kan ändra är Startdatum, Status eller Aktivitetstyp. Utskrift. Du kan skriva ut en lista på dina aktiviteter eller kunder enligt nedan alternativ. I samband med att listan skrivs ut kan du byta status på ingående aktiviteter. Avsluta aktivitet. Med denna funktion avslutar du vald aktivitet. Kunder till aktivitet Du kan koppla flera kunder till samma aktivitet. Det gör du med knappen Lägg till i sektion 3. Kunder till aktivitet. Om du sedan bearbetar och skapar order till aktiviteten så skapar systemet automatiskt en order till varje kund

113 Kundstöd - Sidoregister och grundinställningar Nedan går vi igenom övriga register och grundinställningar som har betydelse i modulen för kundstöd. Aktivitetstyper Dessa kopplas på aktiviteten för att du skall få vissa uppgifter kopplade till aktiviteten per automatik. Kopplade order upplöser balanserade avtalsintäkter. Kryssa i denna om alla order till aktiviteter som kopplas till denna typ skall lösa upp balanserade intäkter fakturerade via avtalsfaktureringen. Prioritet för nya aktiviteter. Ange vilken prioritet som aktiviteter till denna typ skall få. Ange den registreringsmall som skall föreslås när aktiviteter till denna typ skapas. Kundstöd - Grundinställningar Aktiviteter kan endast kopplas till kundens egna avtal. Ange På om nya aktiviteter endast skall kunna kopplas till avtal som är markerade med samma kund

114 Behåll filial från mallorder. Normalt sätts filialnummer från kunden som kopplas till mallorder från aktiviteten. Med denna inställning aktiv så behålls mallorderns ursprungliga filial om inte orderns projekt har filial kopplad till sig. Ordertyp för skapade ordrar. Ange vilken ordertyp som skall användas till de order som skapas vid bearbetning av avtal. Detta har betydelse för bl.a. vilken serie du vill att dina avtalsfakturor skall ha. Du kan därmed låta dina avtalsfakturor hamna i en annan serie för att lättare kunna skilja på dessa och vanliga fakturor vid olika utskrifter och listor. Registreringsmall. Inställning för registreringsmall som systemet kommer att föreslå då du skapar nya Aktiviteter. Detta underlättar din registrering, eftersom denna kan ärva inställningar från mallen. Observera att mall också kan kopplas på aktivitetstypen och att denna mall då överrider denna inställning. Skapa inte order för kunder med obetalda fakturor. Om aktiviteten innehåller en mallorder som ska skapas i samband med att aktiviteten inträffar kan man utesluta order till sådana aktiviteter som är kopplade till kunder som har obetalda fakturor. Aktiviteter med order som inte skapas kommer fortsätta vara aktiva och kommer att inkluderas i nästa bearbetning om kunden då betalat sina fakturor. Standardstatus för aktivitet efter bearbetning. Ange den status som systemet skall föreslå att aktiviteter skall få efter bearbetning av order. Standardstatus för aktivitet efter utskrift. Ange den status som systemet skall föreslå att aktiviteter skall få efter utskrift av aktivitetslista. Status för överhoppad aktivitet. Ange status som ska föreslås för aktiviteter som inte kommer med i bearbetning p.g.a. t.ex. obetalda fakturor eller spärrad kund. Mall i kundstödsbilden. Ange de registreringsmallar som skall visas som knappar i kundstödsbilden. I grundinställningarnas Interna inställningar kan du i inställning 1040 ändra texterna för de olika statusar som aktiviteterna kan ha. För att ändra denna inställning måste du vara inloggad som s.k. systemadministratör

115 Planglas med Normtid Normtidsbaserad planglashantering med ytberäkning kan utföras i Entré. Principen är att en montering av en viss yta glas med tillbehör tillsammans med en s.k. normtid snabbt och enkelt skall generera en arbetsorder samt färdigt underlag för fakturering. Systemet levereras med färdiga normtider, restider, materialklasser samt tabeller för reparationsglasning. Funktioner och menyval för Planglashantering återfinns som en undermeny i Orderhantering. Du arbetar löpande med menyvalet Normtidsfakturering. Orderregistret för Planglas I menyvalet Normtidsfakturering visas alla dina aktiva Planglasorder. Det är lätt att få en överblick över det totala värdet av material och arbete samt estimerad normtid då detta visas i det övre högra hörnet. På varje order kan du dessutom se information såsom antal deltagare, resväg, normtid, arbetskostnad samt etablering- och restid. Tillvägagångssätt för registrering är mycket likt den vanliga orderregistreringen

116 Beskrivning av funktioner i Normtidsfakturering Ändra. För att ändra resväg, antal deltagare samt hur normtiden skall faktureras och visas på fakturan till kund så skall du klicka på knappen Ändra varvid nedan dialog visas: Vilken faktureringsmodell som skall föreslås som standard, när du skapar en ny order, anger du i grundinställning Redigera. Vill du redigera i en order, klickar du på redigera så kan du lägga till eller ändra på orderns rader. Redigering av planglasorder sker på samma sätt som en vanlig order. Se även beskrivning av registrering längre ned i detta avsnitt. Skapa ny. Klicka på knappen Skapa ny för att skapa en ny order. Förfarandet är lika som en vanlig order, dock bör din registreringsmall, se nedan, innehålla lämpliga fält för normtidsfakturering

117 Utskrift. Skriv ut ordern när den anställde skall utföra arbetet. Nedan visas ett exempel på arbetsorder med Återrapportering och Egenkontroll. Observera att glasets bredd och höjd automatiskt infogas på utskriften. Orderhuvud. Öppnar och visar orderns huvuduppgifter. Priser. Öppnar och visar orderns prissättning. Planglas. Knapp för att visa registreringsmallen för denna ordertyp. Ställs in på ordertypen. Markera. Knapp för att markera en eller flera order samtidigt. Om du markerar flera order på samma kund, kan dessa samlingsfaktureras med knappen Fakturera. Fakturera. Knapp för att fakturera aktuell order eller markerade

118 Ändra. Du kan ändra enstaka rader med denna knapp istället för att gå in i ordern. Se hela. Funktion för att se radens kompletta information. Redigering / Registrering av reparationsglas Registrering och funktioner i order förklaras inte närmare i denna del av handboken. Se tidigare avsnitt kring denna hantering. När en glasartikel används, lanseras en dialog där du kan ange bredd och höjd i mm. Systemet räknar då ut förenade meter och normtid. Du kan också välja att addera artiklar från listan med tillägg. Fyll i Bredd och Höjd i millimeter. Kryssa i om du behöver välja ett tillägg. Klicka sedan på knappen Välj aktuell med tillägg

119 I sektion 2.Extra info under fliken Ytberäkning visas aktuell artikel yta och normtid. Du kan ändra värdena för raden i denna flik. När du sparar order uppdateras den automatiskt med beräknad arbetstid vilket direkt visas i rutinen Normtidsfakturering. Fakturering av normtidsorder Klicka på knappen fakturera för att fakturera aktuell order. Om du, innan du trycker på denna knapp, har markerat flera order till samma kund kan flera order samlingsfaktureras till en faktura

120 Sidoregister och grundinställningar för planglashantering Entré Planglashantering kommer levererat till dig med ett antal färdiga register. Nedan kommer vi därför kortfattat att gå igenom de olika grundregister som finns. Artikelregister Artikelregistret levereras med en stor mängd färdiga artiklar. Läs den separata handboken för artikelregistret om hur du skapar och underhåller dina artiklar. Artikelstrukturer Alla tilläggsrutor för isolerrutor är upplagda som s.k. artikelstrukturer av typen merförsäljning. Det betyder att när en artikel (tex D4 nedan) används i registreringen av order så visas en lista av tillbehör till aktuell artikel. Alla tillbehör kopplar du i sektion 3. Innehåll i struktur

121 Sidoregister för Planglas Du hittar alla övriga sidoregister för planglashantering i menyvalet Orderhantering enligt nedan bild. Installationsdelar Systemet levereras med ett antal olika s.k. installationsdelar (material). Varje installationsdel kan vara kopplad till en eller flera s.k arbetsförhållanden. Arbetsförhållandet är i sin tur kopplad till diverse tillägg och normtider som används för att beräkna arbetskostnad på ordern. Materialklasser Systemet levereras med ett antal färdiga materialklasser

122 Objektstyper Objektstyper för både GPD och Bilanco levereras. Objektstyperna innehåller koppling till förvald installationsdel och kan kopplas till dina normtider. Normtider I normtidsregistret kopplar du samman arbete, material och tid. Systemet levereras med färdigt register. Du kan naturligtvis skapa nya normtider eller bearbeta många på en gång om du tex vill uppdatera tider på markerade rader

123 Etablering och restider Detta register innehåller etableringstider för en-, två- eller tremansarbeten. Tidsättning av material Detta är en hantering där du kan tidsätta ditt material. Det finns funktioner för att markera och bearbeta stora mängder av artiklar i ett svep

124 Grundinställningar för Planglas Artikel för att fakturera/prissätta normtid. Ange en artikel som ska användas för att fakturera normtid till kund. Samma artikel används även för att prissätta normtid som adderas till materialpriset i faktura. Om inget anges används artikel "ARB" som standard. Etablering för inlämnad båge. Ange standard normtid för inlämnad båge. Standardmodell för fakturering av normtid. Ange ett utav nedan alternativ standardvärde. Zongräns. Zon i antal kilometer för fri etablering

125 Import / Export av order I Entré kan export och import av order till handdatorsystem utföras på flera olika sätt. Hantverksdata hanterar för närvarande detta till 2 externa parter (Handyman och AddMobile) samt en hantering som främst används vid överföring mellan en extern filial till huvudkontor där båda parter använder Entré. I detta avsnitt går vi endast igenom de delar som rör direkt import och export av order i Entré. För teknisk konfiguration samt arbetssätt och hantering i Handyman och AddMobile refererar vi till dessas respektive handledningar. Arbetsgång: 1. För handdatorkopplad import/export (Handyman och AddMobile) är den normala arbetsgången att en order skapas i Entré eller på handdatorn. Material, tid och checklista fylls i av montören varvid synkning av färdig order sker från handdatorn till Entré där den gås igenom av arbetsledaren och faktureras. 2. Vid överföring av order mellan två, eller flera, Entré-installationer är gången att filialen skapar och registrerar på ordern varvid man sedan, när ordern är klar, överför denna till huvudkontoret för fakturering. Transsportsätt kan vara via e-post (MS Outlook) eller filhantering. Uppsättning och konfiguration av den lösning du väljer måste utföras av Hantverksdatas konsulter för att en tillfyllest lösning, både tekniskt och administrativt, skall kunna uppnås. För att nyttja Import / Export av order krävs dessutom tillkommande licens. Kontakta därför vår säljavdelning för mer information om du är intresserad. Beskrivning av menyval i Entré Import / Export Entré mobil o Import och Export. I denna rutin kan du följa alla importer som skett ifrån externt handdatorsystem. Du kan även korrigera de importer som kräver en åtgärd, tex att angiven kund inte finns. o Exportera register till handdator. Här exporterar du grundregister från Entré till ditt handdatorsystem. Det kan tex vara kunder, artikelregister osv. Detta görs normalt sett när du kör igång med handdatorsystemet, men kan vara bra att göra efter tex en artikeluppdatering. Överföring via Outlook / Fil o Överföringslogg. I loggen visas en mängd olika typer av överföringar förutom intern överföring av order. För att endast se överförda order väljer du Överföringstyp=Order. o Läs in överföringar manuellt. Om överföringen inte sker via Outlook kan filer läsas in via vanlig filhantering

126 Handdatorkoppling För att export av order skall kunna ske från Entré krävs att ordertypen tillåter export av ordern (Se separat avsnitt avseende ordertyper nedan). Det bör dessutom finnas en huvudansvarig kopplad på ordern. Finns ingen ansvarig på ordern, kan ordern ändå exporteras som en förfrågan till alla med handdator. När du sparar ordern, frågar Entré automatiskt om ordern skall exporteras vid nyregistrering av order. Registrering av order i Entré Nedan visas ett exempel på registreringsmall i samband med att en ny order skapas i Entré. Mallen innehåller bl.a. fält för huvudansvarig och deltagare. Fyll i de fält som skall gälla för just denna handdatororder. Alla fält som markerats med ett (M) kan användas i det mobila handdatorsystemet. När du sparar och avslutar den nya ordern visas nedan fråga. Svarar du nej, återkommer samma fråga igen nästa gång du redigerar och sparar order. Svarar du ja på frågan ovan exporteras ordern med tillhörande kunduppgifter och eventuella orderrader. Samtidigt ändras orderns exportstatus till Exporterad varvid systemet inte längre frågar om export skall ske för denna order. När den importeras, ändras status automatiskt till

127 Importerad. För att kunna exportera en order igen kan du, i orderns huvud, byta status till Skall exporteras. När den anställde är klar med ordern på handdatorn importeras ordern som importerad och klar. Med inställning 483 kan du dessutom styra om ordern skall märkas som Klar att fakturera. Exportstatusen kan också ge olika färg på ordern i orderlistan, tex grön för klar order. Se exempel nedan i Sök i orderregistret. Åtgärd av importerad order I ett system där du har många anställda med handdatorer kommer det alltid att ske registrering av felaktiga eller okända data. Du kan därför ställa in systemet hur det skall reagera när det tex kommer in en okänd kund eller projekt från en anställds handdator. Se även grundinställningar nedan. Vid inloggning i Entré visas nedan meddelande för de användare som hanterar systemfrågor (inställning på användaren). Detta betyder att det finns importer som kräver någon form av åtgärd innan de kan importeras i Entré. Svarar du ja på frågan ovan, visas importloggen med de importer som kräver åtgärd

128 Importlogg från Handdator Importloggen innehåller all import som skett från ditt handdatorsystem. Du bör främst fokusera på de poster som har status Åtgärder krävs eftersom ordern inte kan importeras förrän problemet är löst. Har din anställde avslutat och synkroniserat en order men du inte kan se detta i Sök i orderregistret kan alltså svaret vara att det behövs en åtgärd för orderimporten. Beskrivning av Importloggen Sektion 1.Urval: Med urvalen kan du filtrera vad som skall visas i loggen. Viktigast är Åtgärder krävs, men du kan även följa en orders all import genom att tex välja alternativ Alla och ange ett ordernummer som urval. Knappen Exportera grundregister används för att exportera olika grundregister till det mottagande handdatorsystemet. Se även separat beskrivning nedan. Sektion 2.Importunderlag enligt urval: Här visas alla importer som stämmer överens med det urval du gjort. Med knappen Åtgärda kan du åtgärda importer som kräver en åtgärd. Vad som behöver åtgärdas visas i klartext i importens beskrivning. I exemplet ovan finns inte det projekt som den anställde angivit. När du åtgärdar kan du välja att skapa detta projekt i Entré eller byta till ett befintligt i de fall den anställde har angivit fel projekt. Efter åtgärd importeras ordern till Entré. Med knappen Utskrift kan du dessutom skriva ut en importavstämning för aktuell session. Sektion 3.Aktuella order i importunderlaget. Här visas alla de order som ingår i aktuell importsession. Med knappen Genomför kan en order importeras igen. Gör du detta så var helt klar på att du gör rätt, annars finns risk för dubblering av orderdata i systemet. Sektion 4 och 5. I dessa sektioner visas artiklar och tid för den order som är markerad i sektion

129 Exportera grundregister Med knappen Exportera grundregister eller menyvalet Exportera register till handdator kan du exportera de register som behövs i det externa handdatorsystemet. Vilka register som skall exporteras kan skilja sig mellan olika mottagarsystem. Normalt sett sker export av grundregister endast i samband med att systemet driftsätts då alla nödvändiga uppgifter avseende kunder mm följer med varje gång en order exporteras. Innehållet för varje typ av export styrs av Entré s XMLscheman. Vilket schema som skall användas för varje export styrs av de inställningar du gör under grundinställningarnas menyval XML-server och Mallar. Beskrivning av funktioner i exportera grundregister Du väljer typ av export genom att markera något av alternativen i listan som visas till höger i bilden nedan. Markera sedan (eller använd knappen Markera) de poster som skall exporteras och klicka därefter på knappen Exportera. Överföringen till det mottagande systemet tas om hand av Entré XML Server, vilket måste vara startat på lämplig dator. Väljer du att exportera något av alternativen Lagerartiklar eller Artiklar kan du även kryssa i alternativet Exportera priser om du vill att den anställde skall kunna se artiklarnas priser (prislista enligt inställning 1321). Om du använder dig av Handyman kan du exportera Kunder, Personer, Lagerartiklar, Artiklar, Tidkoder och Företag. Andra kopplingar kan kräva att andra registerexporter görs

130 Intern överföring Överföring av order kan ske mellan en eller flera Entréinstallationer där en installation agerar huvudkontor och övriga filialer. Detta kan lämpligast användas när man har ett, eller flera, mindre lokalkontor som självständigt utför orderarbeten på egna lokala datorer men där fakturering, reskontra och redovisning måste ske på huvudkontoret då alla kontor tillhör samma juridiska enhet. Detta skall inte förväxlas med Entré filialhantering där all registrering utförs i samma Entréinstallation. Arbetsgången är att filialen registrerar och färdigställer en order varvid filialen sedan överför ordern till huvudkontoret. Överföringen sker lämpligast via e-post där MS Outlook (Ej Outlook Express) måste användas. Observera att säkerhetsinställningar i Outlook och brandväggar kan hindra denna typ av överföring varvid teknisk kompetens kan krävas för att överföringen skall fungera korrekt. Överföring kan även ske via filhantering, men kräver då manuell insats medan överföring via e-post är mer automatiserad. När du klickar på knappen Överföring i order visas en dialog där du kan välja överföringsmodell. Överför till huvudkontoret. Skickar ordern. Ordern finns kvar i ditt orderregister. Överför och markera som klar att fakturera. Skickar ordern. Ordern finns kvar i ditt orderregister som klarmarkerad. Överför och fakturera hela ordern. Skickar ordern. Ordern faktureras och sparas i ditt lokala fakturaregister. Du skall ej skriva ut eller bevaka denna faktura lokalt då detta sker på huvudkontoret. Att ha en lokal fakturakopia kan dock vara bra om kunden ringer och undrar över något. Observera dock att det inte blir samma fakturanummer på denna som på huvudkontoret. Överför och delfakturera. Skickar ordern. Ordern delfaktureras och sparas i ditt lokala fakturaregister. Överför och internfakturera. Skickar ordern. Ordern internfaktureras och sparas i ditt lokala fakturaregister. Alternativet är endast aktivt om ordertypen tillåter internfakturering. Överför och annullera. Skickar ordern och annullerar den sedan från ditt orderregister. Använd detta alternativ om du inte behöver ha kvar ordern i ditt register. Normalt sett är detta alternativ det mest lämpliga att använda. Innehåller ordern en ny kund, projekt osv., överförs även denna information samtidigt

131 Överföringsloggen för intern överföring Loggen är generell för Entré och loggar många olika typer av överföringar. För att se endast överföringar av order anger du Order i fältet Överföringstyp. Överförda/inlästa order visas då enligt det datumintervall som angivits. Funktioner i överföringsloggen Visa fil. Visar innehållet för markerad post. Hämta ny. Funktion för att hämta in en ny överföring från fil. När du hämtar kan du också välja mellan olika överföringstyper. Denna funktion används om orderöverföring ej kan ske via e-post. Läs in. Funktion för att läsa in aktuell post i Entré Kopiera. Här kan du skapa en kopia av aktuell eller markerade posters filer. Läs katalog. Funktion för att visa och läsa in alla filer som finns i importmappen i Entré som inte tidigare importerats. E-posta. Funktion för att e-posta aktuell post. Ta bort. Tar bort logg och tillhörande fil på aktuell eller markerade poster. Läs in överföringar manuellt Använder du ej e-post så kan du också lägga filer som skall importeras i Entré s importmapp (inställning 664) så kommer dom att visas här för import. Klicka på knappen Läs in för inläsning

132 Grundinställningar Export/Import av order Nedan går vi igenom de grundinställningar som finns avseende export och import av order och tillhörande data till och från Entré. Beroende på typ av koppling så kan enskilda inställningar och kopplingar behöva kundspecifika inställningar. Här går vi igenom de vanligaste alternativen som återfinns i grundinställningsträdet nedan. - Import / Export. Generella inställningar för automatiserad import och export. - AddMobile. Datakoppling till AddMobile. Dessa inställningar används endast vid koppling till AddMobile. - Handdator. Inställningar och regler för orderimport och export via AddMobile och Handyman. - Intern överföring. Inställningar för intern överföring av order mellan filial och huvudkontor. - XML-Server. Inställningar och registermallkopplingar för handdatorkoppling. Inställningar för Handdatorkoppling Användarnamn. Ange den användare som har rättighet att ansluta till AddMobile s databas. Databas. Ange AddMobiles databasnamn. Lösenord. Ange lösenord för användarnamn ovan vid inloggning till databasen. URL till Webservice. Ange URL till AddMobiles Webservice. Exportera alla kunders kontakter. Normalt exporteras endast aktuell orders kontakt. Med denna inställning aktiv exporteras samtliga kontakter som finns kopplade till orderns kund. Exportera inköpspriser. Om du fyller i detta alternativ kommer även artikelns inköpspris att exporteras till handdatorn synligt för varje deltagare. Exportera tidsartiklar. Om artiklar som är markerade som debitering av arbete, t.ex. ARB och RES ska exporteras till handdator

133 Handdatortyp. Ange vilken typ av handdatorkoppling du har. Du kan välja mellan Ingen, Entré Mobil 6 (Handyman) och AddMobile. Standardmall för import av artikel. Förvald registreringsmall vid upplägg av ny artikel i samband med import från handdator. Standardmall för import av kund. Förvald registreringsmall vid upplägg av ny kund i samband med import från handdator. Sökväg för signaturfiler. Katalog där signaturfiler finns lagrade. Förvald sökväg är mappen Bilder. Märkestext. Text som skrivs som prefix i orderfältet märke framför anställningsid och orderns nummer på handdatorn. Om inget anges används som standard: "Entré Mobil:". Prioriteringstexter. Texter till prioritering av order som skall exporteras. Anges inget används Ingen, Låg, Viktig, Högsta, Bokad. Rubrik för okända kunder m. fl. Om inget anges tas som standard "Okänd: ". Text för exportstatus. Orderns exportstatus i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer följande standardvärden att användas: Skall exporteras, Exporterad, Importerad, Exporterad till dos. Text för importstatus. Orderns importstatus i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer följande standardvärden att användas: Import pågår, Åtgärder krävs, Genomförd, Exporterad till dos, Annullerad, Order uppdateras. Text för åtgärder i samband med import. Åtgärder i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer standardvärden att användas. Använd kundgrupper. Aktivera detta tillval för att tillåta kunderna ingå i olika kundkategorier i epocket administratorn. Fördelen med detta låter dig välja vilka kategorier som skall ingå i en specifik avdelning. Du kan även söka på kunder av en viss kundkategori. Nackdelen är att det blir mer administrativt arbetet för att välja vilka kategorier som skall exporteras. Använd leverantörsgrupper. Aktivera detta tillval för att tillåta artiklarna att ingå i olika grossistlistor i Handyman. Fördelen med detta låter dig välja vilka grossister som skall ingå i en specifik avdelning. Du kan även söka på artiklar i en viss grossistlista. Nackdelen är att det blir mer administrativt arbete för att välja vilka grossister som skall exporteras. Inköpsprislista att använda vid export av artiklar. Handdatorn i Handyman klarar att visa inköpspriser. Om du vill visa inköpspriset, ange vilken lista som skall användas. Om ingen lista anges, använder systemet standard inköpslistan. För att inköpspriser ska exporteras måste du även ange inställningen Exportera inköpspriser (inställning 1870)

134 Rubriktext för kommentar till slutkontroll. Om användaren fyller i en slutkommentar läggs denna rubrik innan texten i fältet Intern information. Om inget anges använder systemet texten Kommentar: Rubriktext för återrapportering. Om användaren fyller i en återrapportering läggs denna rubrik innan texten i fältet Intern information. Om inget anges används texten Återrapportering från:. Skicka ut alla kunder till alla handdatorer. Normalt skickas en ny kund endast ut till den handdator som tar emot ordern. Om denna inställning aktiveras kommer alla kunder som skickas ut med order att markeras för att skickas ut till alla handdatorer. Då man skickar ut kundregistret manuellt från "Exportera register till handdator" så kan man manuellt välja vilka kunder som ska skickas till alla handdatorer. Alternativen är: o Skicka inte till andra handdatorer än de som deltar i en order med kunden. o o Skicka till alla handdatorer. Behåll aktuell inställning om kunden finns i handdatorn, nya kunder får "Skicka till alla handdatorer". Förvald artikel för arbete. Vid import av tidsrader används denna artikel för debitering av arbete om ingen annan artikel är kopplad på tidkoden. Förvald artikel för okänd artiklar från handdator. Förvalt artikelnummer som skall användas vid import av okända artiklar. Om denna inställning lämnas tom sker en manuell hantering av nya/okända artiklar. Prislista att använda vid export av artiklar. Om du vill använda en speciell prislista för artiklar exporterade till handdatorn, fyll i den här, annars kommer systemets standard prislista att användas (inställning 16). Detta gäller priser på handdatorn, när artikeln importeras tillbaka, kommer prisberäkningen att utgå från kundens villkor. Skriv inte ut rapport vid synkning. OBS: Denna inställning stänger av utskrift av avstämning. Normalt skrivs alltid en rapport ut efter avslutad import av order från handdator. Spara inte datum från beskrivning på handdator i Entré. Beskrivningar skapas i handdatorn, rad för rad, med datum. Denna beskrivning kan kopplas till Entré som textrader eller som arbetsbeskrivning. Om du inte vill att datumet från handdatorn ska sparas i Entré ska du aktivera denna inställning. Standard ordertyp. Förvald ordertyp vid import av order från handdatorn. Här har du möjlighet att ange egna inställningar för avstämningsrapport och exportlistor. Anger du inget används Entré standardrapporter

135 Hantering av beskrivning i handdator. Anger hur man skall spara arbetsbeskrivningen från handdatorn. Giltiga alternativ är: o Koppla till arbetsbeskrivningen i order. Arbetsbeskrivningen i handdatorn sparas i Entrés fält för arbetsbeskrivning. o Koppla till textrader i order. Arbetsbeskrivningen i handdatorn sparas som textrader i ordern. o Skicka ut textrader och spara i arbetsbeskrivning. Textrader i ordern i Entré skickas ut som rader till handdatorn samt sparas i Entrés arbetsbeskrivning. Hantering av fältet märke. Hur fältet, "märke" ska hanteras i import från handdator. Giltiga alternativ är: o Lämna märke i Entré ograverat o Ersätt alltid märke med ordernummer från handdator o Ersätt märke med märke från handdatorn om märke är tomt i Entré o Ersätt alltid märke med märke från handdator Hantering av okända artiklar. Hur okända artiklar från handdatorn ska hanteras. Giltiga alternativ är: o Skapa automatiskt i Entré o Stoppa importen med "Åtgärd krävs" för manuell hantering av artikel o Ersätt med "Förvald artikel för okända artiklar från handdator" Hantering av okända kunder. Hur ska nya/okända kunder hanteras? Giltiga alternativ är: o Manuell hantering o Skapa ny kund o Skapa ny strökund Hantering av okända projekt, objekt och enheter. Anger hur okända projekt, objekt och resultatenheter ska hanteras. Giltiga alternativ är: o Manuell hantering o Skapa ny automatiskt Radlängd på textrader som exporteras. Textrader i Entré har obegränsad längd. Vissa system måste ha begränsad längd på varje rad. Genom att ange en radlängd delas text från Entré upp i flera rader med max denna längd. Om inget anges kommer raderna automatiskt att delas upp i 100 tecken per rad. Skapa kontaktperson till kund från handdator. Om kontaktperson har ändrats eller angivits som ny på handdatorn, kan man här välja att den ska skapas i Kontaktregistret till kunden. Om man väljer att inte skapa kontakter som inte finns, kommer texten man skriver att sparas under namnet av leveransadressen på ordern. Åtgärd vid import av klarmarkerad order från handdatorn. Åtgärd vid import av klarmarkerad order från handdator. Giltiga alternativ är: o Ingen åtgärd o Märk ordern "Klar att fakturera"

136 Förvald användare i XML-Servern. När XML-servern körs i COM läge (ex från Handyman) kan du här ange vilken användare som skall användas. Kontrollera om Com-objekt har data ett exportera. Normalt ska COM objekt skapa en händelse då det finns data att importera till Entré. Skulle det inte vara aktivt så kan denna inställning aktiveras. Då kontrolleras regelbundet om det finns data att hämta från COM objekt. Namn på dll med COM objekt. Entré XML-Server abonnerar på ett COM objekt från externt order/handdatorsystem. Om inget anges här ska detta publika objekt kunna infogas som "ehminterface.xml". Gäller Handyman. Rapportera felaktig import via denna e-post adress. Vid misslyckad import/expost använd denna adress. Om fältet lämnas tomt kommer ingen rapportering att utföras. Tidsfönster för säkerhetskopiering. Här kan man ange ett tidsintervall för Xmlservern att pausera alla aktiviteter. Detta kan användas för t.ex. att säkerhetskopiera register exklusivt. Ange ett tidsintervall i format: ttmm-ttmm. Exempel: Om säkerhetskopiering sker med start klockan 21:00. Den börjar med att kopiera katalogen med Entré, och det tar normalt maximalt en timme, så kan man ange ett intervall från 21 till 23 som: " ". " " ger uppehåll mellan klockan 22 på kvällen till klockan 4 på morgonen dagen efter. Programmet Xmlserver kommer att vara igång men kommer att logga ut ur Entré, stänga alla register och inte att utföra några aktiviteter. Tidsintervall för automatisk export. Om exportmallar markeras för "Automatisk export via XMLServer" utförs dessa med detta intervall som standard. Sedan kan unika mallar ha egna intervall, detta är bara ett grundvärde. Anges inget värde här eller på exportmallen så utförs export automatiskt var sekund (en gång per dygn). Kortaste tidsintervall är 60 sekunder. Kontroll sker inte oftare. Första gången en exportmall körs så exporteras inga data. Då skapas endast en första post i loggen som håller reda på vad som har exporterats. Nästa gång export inträffar exporteras nya samt ändrade poster sedan förra exporttillfället. Därför måste en grundexport ske manuellt om man önskar full synkronisering mot externa register. Tidsintervall för automatisk import. Om exportmallar markeras för "Importera via Web Services i XMLServer" utförs dessa med detta intervall som standard. Sedan kan unika mallar ha egna intervall, detta är bara ett grundvärde. Anges inget värde här eller på exportmallen så utförs import automatiskt var sekund (en gång per dygn). Kortaste tidsintervall är 60 sekunder. Kontroll sker inte oftare. Första gången en importmall körs så importeras inga data. Då skapas endast en första post i loggen som håller reda på vad som har importerats. Nästa gång import inträffar importeras det som webservicen levererar. Ämne i e-posthuvudet. Ange rubrik för e-postmeddelande

137 I inställningarna för mallar skall du ange vilka xml-scheman som skall användas för respektive export. Dessa kan vara olika beroende på vilket handdatorsystem som du skall koppla mot. Gå igenom alla export/import kopplingar noga. Scheman för export skapas och underhålls i menyvalet Import/Exportmallar under System, Import / Exporthantering. I textinställningarna kan du ange egna texter för olika felmeddelanden samt exportstatus och exporttyper. Lämnas dessa inställningar tomma används standardvärden. Inställningar för Intern överföring E-postadress för utgående överföringar. Ange den e-postadress som order skall överföras till. Mottagarens MS Outlook kommer att automatiskt importera de överförda orderna till mottagarens Entréinstallation. Se även grundinställningar 665 och 471 som måste aktiveras. Katalog för inkommande överföringar. Ange i vilken katalog överföringar skall lagras, normalt Import. Katalog för utgående överföringar. Ange i vilken katalog utgående överföringar skall lagras, normalt Export. Unikt id för överföring. Ange överförings-id. Ett unikt ID måste anges för varje Entréinstallation som ingår i överföring. Detta används för att mottagaren skall kunna identifiera "sina" order. Det går inte att importera från samma ID som skickat. Överförs till. Textinställning för vart överföringen skall skickas. Denna text visas i samband med att du utför överföringen inne i order. Från en filial kan en lämplig text vara Huvudkontoret

138 Här har du möjlighet att ange egna texter för olika felmeddelanden. Anger du inget används standartexter. Ersätt alla kunduppgifter med importerat data. Normalt sparas endast importerat data som är ifyllt. Med denna inställning aktiv så ersätts alla kunduppgifter i det mottagande systemet med data från importen. Detta innebär att uppgifter som är ifyllda töms om de inte finns med i importen. Register för xxx. Normalt sett skall dessa inställningar lämnas med värden enligt ovan för att överföring mellan olika Entréinstallationer skall fungera. Befintlig tid lämnas kvar på order vid ny import utan att krediteras. Lämnas inställningen tom så skapar systemet nya rader som vänder bort alla gamla tidsrader som är kopplade till ordern. Hämta grunddata från kund då order skapas. Med denna inställning aktiv hämtas grunddata från kundregistret för varje ny order som skapas. Ovanpå grunddata från kunden sparas data från de fält som finns med i importen. Ordertyp för nya order. Inställning för vilken ordertyp som systemet ska ge förslag på då ny order skapas. Prissätt order vid import. Med denna inställning aktiv beräknas priset om för alla importerade orderrader. Om prisberäkning i importerande systemet inte ger något pris behålls eventuellt importerat pris. Register till xxx. Normalt lämnas dessa inställningar enligt grundförslag ovan. Uppdatera kunduppgifter med importerat data. Normalt uppdateras inte kunduppgifter från import av order. Det finns en egen typ av import för att uppdatera kunder. Men med denna inställning aktiv så kommer kunduppgifter som skickas med i import av order att uppdatera befintliga kunder. När kunden uppdateras kommer inställning 2839 att styra om tomma data får ersätta befintliga ifyllda data

139 Sidoregister och orderinställningar För att ordersystemet skall fungera på ett sätt som passar ditt företag på bästa sätt är det viktigt att du går igenom alla grundregister och grundinställningar som används i ordersystemet. På följande sidor går vi först igenom de viktigaste registren och sedan en komplett genomgång av alla grundinställningar. Skapa / ändra ordertyper När du registrerar order anger du alltid en ordertyp. Dessa förenklar rutinerna på ditt företag genom att du kan styra arbetssätt och skilja på olika typer av order. Servicearbeten skall troligen följa ett annorlunda arbetsflöde än en garantiorder eller offert. Du kan ställa in olika egenskaper för varje ordertyp så att de hanteras av Entré på det sätt du vill. Entré levereras med ett antal fördefinierade ordertyper. Inställningarna på ordertypen styr hur ordern hanteras i systemet. Det kan tex handla om lagerhantering, mobilorder, nummer för nästa order, kredithantering mm. Till varje ordertyp kan du dessutom koppla en eller flera registreringsmallar som kan visas beroende på om du tex skapar en ny eller ändrar en gammal order. Du kan också lägga upp egna ordertyper med de egenskaper som du väljer. Gå in i Orderhantering, Sidoregister och orderinställningar. Flik 1. Ordertyper Här visas alla olika ordertyper. I denna bild kan du även lägga till fler kolumner så att viktiga egenskaper för ordertypen kan visas redan i den första fliken. Du högerklickar på en kolumnrubrik för att aktivera kolumnväljaren. Högerklicka på en kolumn för att välja till eller ta bort kolumner Har du behov av flera ordertyper kan du enkelt skapa nya genom att klicka på knappen Ny. Observera också att du inte kan ta bort ordertyper om det finns order med aktuell ordertyp. På

140 både kund och projekt kan du ange vilken ordertyp som skall föreslås som standard. Se även grundinställning 142 för vilken ordertyp som skall gälla som standard i systemet. Flik 2. Inställning Bilden är uppbyggd i olika sektioner där information som hör ihop är samlad. På följande sidor går vi igenom de olika sektionerna med dess innehåll. 5. Typ. I denna sektion anger du en eller flera typegenskaper för som gäller för alla order med denna ordertyp. - Kredit. Används för kreditfakturor (ordertyp Kreditorder). Observera att du inte skall ange summor eller antal med negativa tecken när du registrerar rader i en kredit. Systemet tar hand om detta automatiskt. Vid kreditering av en befintlig faktura föreslås alltid en kreditordertyp. Ordertyp för returer i butik kan ställas in med inställning Ränta. Räntefakturor skapas normalt sett i rutinen Räntefakturering i kundreskontran. Du skall bara använda en ordertyp med ränta om du behöver göra en manuell räntefaktura

141 - Aconto. En ordertyp med denna typ används för acontofakturering. När du skapar en order med denna typ visas automatiskt en dialog där du kan välja vilken anbudsorder som acontot skall dras av i när acontoordern faktureras. Se även inställning Avtal. Om du har avtalsfakturering eller anläggningsregister kan du behöva skicka periodvisa avtalsfakturor. När du skapar avtal kan avtalen endast knytas mot ordertyper med denna egenskap. Se även inställningar 841, 843 och Anbud. En ordertyp med denna typ kan anbudshanteras. Om ordern innehåller en anbudssumma så kommer anbudssumman att faktureras och befintliga rader med material och arbete kommer att internfaktureras och nollas ut på en separat faktura. Se även inställning Internfaktura. Ordertyp med denna typ används ofta för att hålla reda på och kostnadsföra materialåtgång på projekt från eget lager. Ordern kan ej faktureras till kund utan skall internfaktureras, oftast vid projektets slut. Se även inställning Samlingsfaktura. Alla ordertyper med denna typ kan samlingsfaktureras. Se även separat avsnitt om samlingsfakturering. Se även inställning Offert. Märk dina offerter med denna typ. Du kan då enkelt selektera ut dina offerter i olika listor samt i rutinen Sök i orderregistret. - Tillkommande. Används oftast för ändrings- och tilläggsarbeten i anbudsprojekt. Sådana arbeten kan redovisas separat i Entré projektstyrning. 6. Egenskaper. - Material tas ut direkt. Allt material som registreras i ordern tas ut direkt från lager. Kontrollera också dina grundinställningar för lager så att uttag och eventuell materialkontering sker korrekt. - Ej lager: Används på order som ej skall lagerhanteras, lagerantal mm uppdateras ej, används på tex offerter och avtalsorder. - Materialkonteras inte. Inget materiel som registreras/tas ut på denna ordertyp kommer att kostnadskonteras. Används på tex Avtalsorder. - Kan inte faktureras. Används tex för offerter så att dessa inte faktureras av misstag. - Ingen kontering av försäljning. Order med denna inställning aktiv skapar ingen intäktskontering av orderns faktura vid fakturajournal. - Tas inte med i underlag till kreditgräns. Om ordern har denna inställning på sker ingen kontroll om orderns värde överstiger kundens kreditgräns. Order med denna inställning räknas inte heller med i ordervärde då kreditgränsberäkning sker. Detta kan användas på tex offerter och avtal. - Kan kopplas till inköp. Kryssa i om koppling till inköps/materialplanering skall kunna ske. Du kan då hämta orderrader, från order med denna inställning på, till beställningen eller materialplaneringen. - Kontanthantering av moms. Om ordern (oftast på projekt) skall kontanthanteras tas speciella momskonton från grundinställningarna 1674 och Kan exporteras. Om ordern skall kunna exporteras, till exempelvis Entré Mobil. Se även inställning 469, Ej vidaredebitering. Används på ordertyper på vilka vidaredebitering ej skall kunna ske. Se även inställning Internfaktura motkonterar försäljning. Det betyder att man får en motkontering på internfakturor med exakt samma konton som orderns rader. Det skapas alltså en motkonteringsrad för varje intäktskonto som förekommer på orderns rader. 7. Inställningar. - Tidshantering: Här styrs hur tid från tidsregistreringen och mobilsystemet skall hanteras på ordern; o Tidsrader genereras inte: Tiden måste hämtas in manuellt för att debitering på ordern skall ske. o Tiden är låst till raderna: Tiden hämtas in och kan ej redigeras. Antal registrerade timmar = antal timmar som debiteras

142 o Tidsrader genereras men är inte låsta: Tiden hämtas in till ordern men antalet kan redigeras. Underlaget till lön påverkas dock ej vid redigering. - Typ av tidplanering: Om order med denna ordertyp skall kunna planeras i Tidplaneringen och Webbtid. Se även inställning Möjliga val är: o Ingen tidplanering o Kan tidplaneras o Kan tidplaneras, generell i webbtid o Generell i webbtid - Mall för beräkning. Här kan du koppla en s.k. radberäkningsmall. Denna kan automatiskt generera och infoga rader i ordern i samband med att ordern skapas. Se mer om Radberäkningsmallar i denna handbok. - Nästa ordernummer: Varje ordertyp kan ha sin egen nummerserie. - Ev. kopplad blankett: Du kan koppla en specifik blankett som föreslås vid utskrift av denna ordertyp. Anger du ingenting används grundinställningarnas förslag (inst ). - Fakturaserie: Här kan du ange att olika ordertyper hamnar i olika serier när ordern faktureras. Används oftast för att skilja debet- och kreditfakturor åt. - Skapa systemhändelse: När ordern skapas kan du ange att en Systemhändelse skall lagras på ordern. En systemhändelse kan exempelvis vara att ordern Skall utföras, är Utskriven eller dylikt. - Kopplad till statustyp: Du kan även koppla ordern till en statustyp i samband med att order skapas. Statustyp kan användas för att begränsa de statusar som kan anges på en viss ordertyp. Bara de statusar som ingår i denna statustyp kan alltså användas på denna ordertyp. - Hantering av projekt. Med denna egenskap styr du hur projekt skall användas på alla order med denna ordertyp. Alternativen är: Ingen. Användning av projekt är fritt att använda eller ej använda. Skapa projekt av ordernummer. När ordern skapas, skapas samtidigt ett projekt med samma nummer som identitet. Får ej ange projekt. Ordertyper med denna inställning får ej kopplas till projekt. Måste ange projekt. Ordertyper med denna inställning måste kopplas till projekt. Observera också inställningarna för projekttyper där du kan ange vilka ordertyper som INTE får förekomma tillsammans med en viss projekttyp. Se separat avsnitt om detta i handboken för projektstyrning. - Sorteringskod för lagerplatser. Här kan du ange en sorteringskod som styr i vilken ordning artiklar skall plockas ut eller in från olika lagerkoder. Detta är bara tillämpligt vid flerlager. - Installationsdel. Använder du Entré Planglashantering kan du ange vilken installationsdel som främsta skall tillämpas på sådana order. - Information. Här kan du skriva en intern hjälptext som förklarar när en ordertyp skall användas

143 Flik 3. Mallar för att skapa / spara I denna flik anger du vilka registreringsmallar som skall visas då olika aktiviteter sker på ordern. Du kan även koppla mallar att ersätta befintliga knappar samt även koppla dokumentutskrift till flera orderhändelser. Registreringsmallar skapar du i rutinen Registreringsmallar under System, Allmänna sidoregister och inställningar. - Välj mallar till denna ordertyp. Här kan du ange vilka mallar som skall lanseras när order med denna ordertyp skapas, sparas eller öppnas på nytt. Du kan också ange att innehållet i en mall skall visas för knapparna Huvud, Priser eller Arbete istället för knappens vanliga innehåll. Detta gäller i alla rutiner där order hanteras. Du kan även ange om en registreringsmall skall visas då ordern faktureras och vilken mall som skall visas då du högerklickar på en order i Tidplaneringen. - Välj dokument som kan skrivas ut när. (Se även separat avsnitt för dokumenthantering.) - Ny order sparas: Här kan du ange vilket dokument som skall skrivas ut när en ny order sparas. - Befintlig order sparas: Här kan du ange vilket dokument som skall skrivas ut när en befintlig order sparas. - Order exporteras: Här kan du ange vilket dokument som skall skrivas ut när en order exporteras. - Fast text att infoga på fakturor till denna ordertyp. Här kan du skriva i en fri text som kommer att infogas högts upp bland raderna i kundens faktura när ordern faktureras. I texten kan du även koppla data från Entré. Detta görs med sk klammerparenteser. Skriver du tex texten: Uppdrag utfört enligt arbetsbeskrivning:{order.ordinfo}, så kommer denna text samt orderns arbetsbeskrivning att infogas som inledande textrad i fakturan. När ordern faktureras visas denna text så att du kan ändra den innan fakturering sker. Exempel på dialog vid fakturering av order med fast text på

144 ordertypen: Exempel på faktura:

145 Flik 4. Slutkontroll I denna flik anger du om och i så fall vilka slutkontrollpunkter som skall vara aktiva för denna ordertyp. Slutkontrollpunkter kan skapas i rutinen Skapa / ändra systemstatus men kan också komma från Entré Mobil. Om kontrollpunkten har kryss för Obligatorisk så måste punkten klarmarkeras innan ordern kan faktureras. Är krysset för Kompl.text i, måste en text anges när punkten utförs. Med pilarna kan du aktivera eller avaktivera punkten för denna ordertyp. Klicka på dessa knappar för att sätta punkten som obligatorisk respektive att kompletterande text måste anges när punkten utförs

146 Skapa / ändra Radberäkningsmallar Allmänt Med radberäkningsmallar kan ett antal artikelrader automatiskt infogas i en order i samband med att ordern skapas. Raderna som infogas kan också beräknas från andra rader i ordern eller från grupperingar av artiklar. Dessutom kan text- och delsummeringar ingå i en radberäkningsmall. Syftet med funktionaliteten är främst att skapa automatiska påslag på arbetsmoment, men kan också användas för att infoga textblock mm. När man anger ett antal timmar för arbete kan radberäkningsmallen läggas upp så att den automatiskt skapar prissättning/påslag för tex semester, administration och annat. Radberäkningsmallen kan kopplas till en specifik ordertyp och/eller kopplas till en s.k. registreringsmall. Kopplas radberäkningsmallen till en registreringsmall kan användaren själv välja om, och vilken mall som skall användas i aktuell order. Samma artikel kan ingå i flera olika mallar och där ha olika beräkning i olika mallar. Beskrivning av funktionalitet I bilden nedan visas registreringsbilden för att skapa och underhålla radberäkningsmallarna. Du kan skapa valfritt antal beräkningsmallar. Överst i bilden visas de beräkningsmallar som finns och i den undre delen visas ingående artikelrader för aktuell beräkningsmall

147 Skapa ny mall Om du kryssar i denna, tas rader som ej använts i mallen bort när ordern faktureras, Skapa ny artikelrad i mall Ange om den rad som skall infogas i mallen skall vara en artikel, textrad eller delsumma. Anger du textrad eller delsumma kan du bla inte ange typ av beräkning eller vad som skall summeras. Ange artikelnr eller sök efter artikel. Om artikeln skall ha en speciell text i ordern (inte artikelns vanliga text), kan du ange text här. Obs! Du måste även kryssa i Infoga angiven text som artikeltext... Här anger du en kod om raden skall beräknas eller vara underlag för beräkning. Om artikeln skall vara underlag för beräkning skall Typ av beräkning vara Koppla till kod. Se även exemplen nedan. Här anger du vad summering skall ske på. Text och delsumma kan ej användas i kombination med denna. Med en faktor kan du tex styra att x % av en annan rad skall summeras till denna rad. Du kan även ange att antal och/eller pris skall vara fast. Då överrids artikelns normala pris med det pris du anger här. Följande beräkningar finns: 1. Koppla till kod Denna är endast till för att koppla artikeln till en kod som används för att räkna med av andra rader i samma mall. 2. Summera alla utan kod Här hämtas underlaget för beräkning från alla andra artiklar i samma order som inte är kopplade till en kod, d.v.s. inte finns med i denna mall med en kod ifylld. 3. Summera samma kod En artikel som har denna beräkning hämtar underlaget för sin beräkning från summan av alla andra artiklar i samma order med samma kod. 4. Orderns totalsumma En artikel som kopplas till denna summering hämtar underlaget för sin beräkning från orderns totalsumma. 5. Hämta föregående delsumma En artikel som kopplas till denna letar reda på närmaste föregående delsumma och hämtar sitt underlag för beräkning från dess värde. 6. Summera alla utom tjänsteartiklar Summerar alla artiklar som INTE är märkta som Tjänst/Arbete 7. Summera alla tjänsteartiklar Summerar alla artiklar som ÄR märkta som Tjänst/Arbete 8. Total summa till aktuell rad Summerar alla rader fram till aktuell rad

148 Exempel: Nedan visas ett exempel på en radmall som skall infogas i order. Tanken i detta fall är att systemet automatiskt skall debitera vissa påslag och avgifter på utförda tjänster, i detta exempel semesterpåslag, mätningsavgift, sociala avgifter och ett administrativt påslag på ett antal timmars utfört arbete. Observera också att beräknade rader i ordern är låsta för manuella ändringar. Detta ger nedanstående resultat i order: När antal timmar ändras, ändras även samtliga summor och påslag: När prissättningen på arbetsraden påverkas ändras alla kopplade rader också. I slutet på varje rads text visas vilket belopp som radens värde beräknas ifrån

149 Detaljerad beskrivning av radberäkningsmallen: Den första raden är en inledande textrad. Om du kryssar i rutan Infoga angiven text.. så föreslås Beskrivning som text på raden. I detta fall har vi valt bort detta och anger texten själva i ordern. Denna rad är motorn i radmallen. Då denna rad är av typen Koppla till kod kan andra raders värde beräknas i förhållande till denna rads värde. Viktigt att ange Kod att koppla till samt Inget i Vad summeras

150 Denna rad har samma kod som arbetsraden innan. Detta och att Typ av beräkning är Summera samma kod gör att raderna kopplas ihop. Observera att Infoga angiven text är ikryssad för att angiven Beskrivning skall gälla som radtext. Arbetsradens Summa hämtas och beräknas enligt faktorn. I detta fall 0,128 eller 12,8%. Här används en enkel delsumma med en fast text

151 Här är ytterligare en rad som skall beräknas på koden ARB, fast nu med 4.1% påslag. Denna rad hämtar föregående delsumma med faktorn 0,45. Därvid skapas en summa som avser påslag för arbete och semester

152 Denna rad hämtar hela Orderns totalsumma med faktorn 0,20. Därvid skapas ett administrativt påslag på 20%

153 Registreringsmallar Registreringsmallar är ett sätt för dig och ditt företag att styra användaren till att lägga upp riktiga och adekvata uppgifter i olika register i Entré. I registreringsmallen anger du vilka uppgifter, på exempelvis dina kunder eller order, som användaren måste registrera. Du kan också ange att systemet skall föreslå olika grundvärden i registreringsmallen. Detta kan exempelvis vara att betalningsvillkor oftast skall vara 15 dagar eller att en speciell prislista skall användas för en viss ordertyp. Du kan också styra om fältet skall vara obligatoriskt att fylla i eller ej. För ordersystemet är mallarna mycket viktiga då det är en av grunderna för att kunna skapa ett bra orderflöde. Funktionen Registreringsmallar finner du i menyträdet enligt nedan. Nedan visas bilden för att skapa och administrera registreringsmallar. Observera att det är gjort ett urval, i den övre delen av bilden, där vi valt att visa mallar endast för order

154 Funktioner i Registreringsmallar I den övre delen av registreringsbilden finner vi flik 1.Mallar och flik 2.Inställningar. Dessutom kan vi filtrera vad som visas på flik 1 genom att välja ett urval i fältet Visa mallar för samt välja något av alternativen för Registrering eller Rapporturval. Nedan har vi valt att endast visa mallar som hör till order och endast s.k. registreringsmallar. Man kan använda mallar även som rapporturval i Entré Rapportserver, men det är inte tillämpligt för vad vi skall gå igenom nu. I registreringsbilden finns ett antal knappar med tillhörande funktioner. Nedan följer en kort beskrivning av dessa. Vi börjar med att skapa ny. Ny. Klicka på knappen Ny för att skapa en helt ny registreringsmall. När detta är gjort skall du gå till flik 2.Inställningar och där ange vilka fält som skall användas i mallen. Dialog när ny mall skall skapas. Ange vilket delsystem mallen tillhör. Rapporturval skall ej anges för registreringsmallar. Redigeringen i mallen är uppdelad i olika sektioner. I sektion 3. Fält i mallen visas alla fält som kan kopplas i en registreringsmall. Markera det fält du vill skall vara med i mallen och börja sedan med att fylla i inställningarna i sektion 5. Inställningar : - Hanteras i denna mall skall du kryssa i om fältet skall vara med i denna mall. - Användaren skall fylla i detta fält skall du kryssa i om fältet skall synas för användaren när mallen används. Om det lämnas tomt, kan du ändå ange ett fast grundvärde i sektion 8. Grundvärde. Då kommer grundvärdet att sparas på ordern även fast det inte visas för användaren. - Fältet får inte lämnas tomt skall kryssas i om fältet skall vara obligatoriskt att fylla i. - Du kan också ange en rättighetsnivå som användaren måste ha för att se och ändra i

155 fältet. Kryssar du i denna visas varje fält med tabellens fältnamn, längd och fälttyp. Du kan ange vilken rättighetsnivå som krävs för att användarens skall kunna se eller ändra fältet i mallen. - I sektion 6. Dialog kan du ange en annan ledtext för fältet i denna mall. - Sektion 7. Egen rubrik före används för att göra en skiljelinje mellan 2 fält i mallen. Rubriken du skriver visas på skiljelinjen. - I 8. Grundvärde kan du ange ett värde som skall gälla som förslag i mallen. Nedan visas ett exempel när man granskar mallen. Om du behöver ändra ordning på fälten eller har behov att endast visa de fält som förekommer i mallen så kryssar du i fältet hanteras i denna mall längs ned till vänster i bilden

156 Du kan ändra ordningsföljd på fälten i mallen genom att dra i de grå fyrkanterna uppåt och nedåt. Utskrift. Ger dig en lista på alla registreringsmallar i listan. Listan visar vilka fält som finns kopplade i mallen. Grupper. Med grupper kan du samla flera mallar till en registreringsmall på ett logiskt sätt så att varje delmall får en egen sida. Det gör att registreringen blir mer logisk och lättare att överblicka. Klickar du på knappen grupper, visas nedan dialog. Observera också att en mall kan återanvändas och ingå i flera grupper

157 På flik 2. Inställning visas de registreringsmallar som ingår i gruppen OM. Det är gruppen som sedan kopplas till ordertypen. Nedan visas ett exempel på gruppregistreringsmall i order där flera mallar grupperats och varje mall får då en egen flik. Klicka på fliken eller knappen Bläddra för att hoppa mellan flikarna

158 Kopiera. Skall du göra flera mallar som är snarlika, kan det vara en bra ide att kopiera en mall till en ny mall och utgå från denna. Ta bort. Var noga med att se till att registreringsmallen inte används innan du tar bort mallen. Export och Import. Med denna funktion kan du exportera och importera mallar mellan exempelvis olika bolag i din installation. Det kan spara dig en hel del tid. Regler. Med regler kan du styra om fälten i en mall skall fyllas i. Det kan exempelvis gälla en mall där endast ett fält får fyllas av 2 olika regelsatta fält. Reglerna gäller inte alla fält i mallen utan endast de fält du specificerar. När du skapar en ny regel, anger du vilken mall den skall kopplas till samt vilken Typ av villkor som skall gälla för regeln. Därefter skall du lägga till de fält som regeln skall gälla för. Det gör du med knappen Lägg till i den nedre delen. Följande typ av villkor finns: o Ej aktiv. Regeln är för tillfället inte aktiv. Enkelt sätt att stänga av regeln tillfälligt. o Alla måste fyllas i. Alla fält som ingår i regeln måste fyllas i. o Minst en måste fyllas i. Åtminstone ett regelsatt fält måste fyllas i. o Endast en får fyllas i. Detta betyder att endast en av de regelsatta fälten får fyllas i. Du kan dock spara utan att fylla i någon. o Måste fylla i endast en. En utav de regelsatta fälten MÅSTE fyllas i. Det kan tex vara att du angivit 2 valfält (kryssrutor) där bara en får vara ifylld

159 Om du försöker att spara en mallregistrering utan att fylla i de fält som regelsatts, varnar och fetmarkerar systemet de fält som berörs. Granska. Det är smidigt att granska mallens utseende så att du ser att ledtexter och fält hamnar där du vill ha dem. Denna text anger du i knappen Rubriker. Skriv upplysningar om mallen som är viktiga för den som registrerar. Observera att fält i mallen med en asterisk (*) efter ledtexten är obligatoriska fält där man fyllt i fältet Användaren skall fylla i detta fält. Denna skiljelinje visas eftersom man fyllt i fältet 7. Egen rubrik före på fältet kontaktperson. Byt sida. Används för att byta till flik 2.Inställningar för aktuell mall. I denna flik anger du vilka fält som skall användas i mallen samt vilka ledtexter och övriga villkor som skall gälla för varje fält. Se ytterligare information längre ned i detta dokument. Rubriker. Du kan ange en rubriktext för att underlätta registrering i mallen. Texten visas med blå text (se ovan) i mallregistreringen. I texten kan fältreferenser användas. Du kan

160 också ange en rubrik på knapp om mallen kopplas till knapp i ordertypen

161 Status och systemhändelser I Entré kan en order under sin livslängd genomgå olika faser, något vi kallar för status. En orders status kan ändras manuellt av någon användare eller sättas automatiskt när en viss händelse inträffar på ordern. En händelse kan exempelvis vara att man skriver ut ordern eller att den delfaktureras. Exempel på olika statusar på en order kan vara Offert accepterad, Arbetsorder utskriven, Arbetet påbörjat, Arbetet klart och så vidare. När en status byts på en order kan dessutom vissa funktioner träda in som påverkar ordern eller utför vissa automatiska händelser. Detta kan exempelvis vara att ordern byter färg i Sök i orderregistret, att ett SMS skickas till någon eller att ordern exporteras eller skrivs ut. Exempel på hur olika status kan åskådliggöras med olika färger. Observera också att du kan välja att visa endast order med en viss status genom att ange en status i urvalet. En status kan bytas på en order genom att du manuellt byter denna i orderhuvudet eller att du utför en systemhändelse som i sin tur triggar byte av status på ordern. Du byter status genom att klicka på knappen Huvud i ovan rutin eller knappen Orderhuvud när du är inne i orderns radregistrering. Statusen kan bytas genom att du manuellt ändrar status på ordern eller genom att en kopplad systemhändelse inträffar. I detta fall har händelsen utskrift satt en ny status på ordern

162 Skapa / ändra Systemstatus Du hittar menyvalet för att skapa och ändra systemstatusar i menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister, Skapa / ändra systemstatus. Som standard levereras Entré med systemstatus 10-95, men du kan naturligtvis skapa egna statusar som passar ditt företags behov. Skapa ny systemstatus Klicka på knappen Skapa ny för att skapa en ny status och fyll i statusid samt en beskrivande benämning. Klicka sedan på Ok för att spara den nya statusen. Därefter skall du klicka på flik 2. Inställning alternativt på knappen Byt sida för att färdigställa statusen

163 Fyll i de uppgifter som skall gälla för statusen. Nedan går vi igenom samtliga inställningar. - Prioritering. Detta sätter du för att kunna styra om en status skall kunna ersätta en tidigare statushändelse eller ej. Status med lägre prio (nummer) kan ej ersätta högre. - Kan manuellt ersätta högre. Kryssar du i denna kan en status med lägre prioritering ersätta en status med högre prioritering. Dock bara när du ändrar status på ordern manuellt. - Kan endast sättas av systemhändelse. Kryssa i denna om statusen endast skall kunna sättas på ordern av en systemhändelse. - Kan kopplas till slutkontroll. Om statusen skall kunna användas som en slutkontrollpunkt, så kryssar du i denna ruta. Slutkontrollpunkter kopplar du på ordertypen. Se även avsnittet om ordertyper. - Sätts av systemhändelse. Här anger du om statusen skall sättas då en systemhändelse inträffar. En systemhändelse är en händelse som inträffar på en order. Detta kan exempelvis vara en utskrift, delfakturering, uttag av material osv. I detta fall kommer denna status att automatsikt uppdatera ordern när utskrift sker. Systemet skapar automatiskt systemhändelser vartefter de inträffar, men du kan också skapa egna systemhändelser. Du hittar menyvalet för att skapa och ändra systemhändelser i menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister, Skapa / ändra systemhändelser. - Tillhör statustyp. Komplettera - Visa färg i orderlista. Ange den färg som ordern i Sök i orderregistret skall få när statusen inträffar. - Automatisk rapport då status sätts på order. Med dessa inställningar kan ytterligare händelser styras i samband med att statusen inträffar på ordern

164 o o o o o Skicka SMS. Här kan du koppla ett SMS-meddelande som automatiskt skickas till angiven mottagare när händelsen inträffar. Exportschema. Du kan koppla att ett exportschema skall användas när händelsen inträffar. Detta kan exempelvis vara att fakturan skall exporteras till en extern part för utskrift och kuvertering till slutkund när ordern faktureras. Filnamn. Ange rapportens (crystal) filnamn om händelsen skall generera fil eller utskrift (Se nedan). Destination. Här anger du destination för angivet filnamn i fältet ovan. Skrivare. Utskrift sker till den skrivare du anger samt antal kopior. Till fil. Kryssar du i denna skall du även ange Typ av fil (PDF används oftast) samt ett filnamn i Filnamn eller e-postadress. E-post. Kryssar du i denna skall du även ange Typ av fil (PDF används oftast) samt en e-postadress i Filnamn eller e-postadress. Exportera till Entré Mobil. Kryssar du i denna skall du även ange Typ av fil (PDF används oftast) samt ett filnamn i Filnamn eller e-postadress. Kan bara användas tillsammans med Entré Mobil. Generera underlag från faktura om händelsen sker i fakturering. Kryssa i denna om statusen avser en status som inträffar i fakturering, exempelvis Fakturerad. Då kommer rapporten att innehålla fakturainformationen

165 Utskrifter Order Ordersystemet levereras med ett antal olika listor och rapporter som alla syftar till att ge dig en bra kontroll och uppföljning av din försäljning. Alla listor är skapade med rapportverktyget Crystal Report vilket ger dig möjligheter att skapa egna företagsanpassade rapporter. Du kan också kontakta Hantverksdata för hjälp med rapportanpassningar. Det finns 2 olika typer av utskrifter. Orderlistor innehåller övergripande uppgifter avseende order medan Orderlistor med rader innehåller orderrader. Markera den rapport du vill skriva ut. Klicka sedan på fliken 2.Urval eller knappen 4.Välj för att göra urval för utskriften. Här visas en beskrivning av vad utskriften innehåller

166 Innan du skriver ut bör du göra ett urval av de order du är intresserad av. I sektion 3. Urval kan du kombinera olika urval för att kunna få ut rätt information på utskriften, i sektion 4. Sortering kan du välja hur rapporten skall sorteras alternativt grupperas och i sektion 5. Destination talar du om vart utskriften skall skickas. Vill du se hur resultatet blir innan du skriver ut, kan du klicka på knappen Visa på skärmen. På nästa sida ser du några exempel på orderutskrifter

167 Orderlista grupperad per ordertyp. Gruppering kan även ske på projekt, säljare, datum, kund osv. Orderlista med restnoterade artiklar grupperat per ordernummer

168 Grundinställningar I grundinställningarna anger du de grundvärden som skall gälla för orderhanteringen som helhet. Här samlas inställningar för registreringsmallar, tidplanering, samlingsfakturering, anbudsfakturering, registreringsvillkor mm. Inställningarna är ifyllda med grundvärden med de mest förekommande alternativen. Nedan går vi igenom alla inställningar i detalj. Alla grundinställningar samlas under menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar. Förutom orderhanteringens egna grundinställningar finns det även en hel del generella grundinställningar som påverkar hur order hanteras och påverkas i övriga systemet. Dessa inställningar finns beskrivna i varje delsystems handbok. Alla grundinställningar finner du i menyträdet under System, Allmänna sidoregister. Observera att åtkomsten till grundinställningarna ofta är rättighetsskyddad av ditt företag. Orderhanteringens grundinställningar I grundinställningarna för orderhanteringen finns flera undermenyer där vi samlat inställningar som hör ihop med varandra. Markera den meny du vill arbeta med och de olika inställningarna visas till höger med Inställningsrubriken, aktuellt värde och inställningens nummer. I denna handbok refererar vi ofta till olika inställningsnummer. Du kan därför också söka efter inställningsnummer med knappen Sök. För att ändra på en inställning så markerar du inställningen och klickar på knappen Ändra

169 Anbudsfakturering Acontotext för faktura. Den text du anger här används vid fakturering i order med knappen "Fakturera", och ger denna text som förslag varje gång man gör ett aconto på detta sätt. Det kan sedan redigeras för varje fakturering du gör Anbudstext för anbudsfaktura. Den text du anger här blir den text som beskriver anbudets summa på fakturan när ordern faktureras Artikelnummer för aconto. Ange vilken artikel som ska användas vid acontofakturering från order med knappen "Fakturera". Denna artikel kan du lägga med i en artikelgrupp för att styra konteringen Avdrag för takpris.. Om ordern inte är av typen "Anbud" utan tex en vanlig arbetsorder, så kan du ändå ange en "anbudssumma" på ordern. Denna hanteras då som ett "takpris" eller som "vägledande pris". I denna inställning kan du ange om orderns belopp skall minskas till "takpriset" vid fakturering (om ordersumman är högre) eller om den angivna summan endast är "vägledande". På: Fakturans belopp begränsas till takpriset om ordersumman överstiger takpriset. Av: Takpriset används endast som en upplysning för orderregistreraren Ordertyp för acontoorder. Den ordertyp som anges här används om den faktura man gör en acontofaktura ifrån är en anbudsorder Ta med anbudstext från order till fakturan. Här kan du ange om anbudstexten (som du angivit i anbudet på ordern) skall med som en text på fakturan Text för avdrag. En anbudsfaktura som faktureras med t ex uttagna artiklar nollas alltid på alla andra belopp än det givna fasta priset enligt anbudet. Avdraget sker genom att en ny rad läggs till sist i fakturan så att det totala beloppet endast uppgår till det angivna fasta priset. Texten du skriver här används på den raden. Exempelvis: Avgår enligt anbud Text för avdrag från acontofaktura i order. Ange vilken text som ska visas på avdragsraden i ordern vid koppling till acontofakturan. Exempel: Avdrag från anbudsorder: {faktura.serie}-{faktura.faktnr}, den: {faktura.fdatum} Debitering av tid Här kan du ange hantering av tidsrader där summan av flera rader blir noll. Gäller när tidhantering på ordertypen är inställd på "tidsrader genereras inte". o 1. Rader med totalt antal lika med 0 skapas inte på ordern. o 0. Rader med totalt antal lika med 0 skapas på ordern

170 Mallinställningar Med mallinställningar kan du byta ut vissa standardknappar i orderregistreringen mot olika registreringsmallar. Observera också att dessa inställningar kan anges unikt för varje ordertyp Koppla egen registreringsmall till knapp "Arbetsbeskrivning". Rubriken på knappen blir samma som mallens namn Koppla egen registreringsmall till knapp "Kund/Leverans". Rubriken på knappen blir samma som mallens namn Koppla egen registreringsmall till knapp "Orderhuvud". Rubriken på knappen blir samma som mallens namn Koppla egen registreringsmall till knapp "Priser". Rubriken på knappen blir samma som mallens namn Inställning för registreringsmall som systemet kommer att ge förslag på när du skapar ny order. Detta underlättar din registrering, eftersom denna kan ärva inställningar från mallen. Orderlista Anger man en rättighetsnivå så kommer alla användare som har lägre nivå automatiskt få aktuellt användarid låst som fast angiven "Vår referens" i orderlistan. Därmed kommer användaren endast att se de order som denne är ansvarig för Orderlistan visar aktuella order enligt urval. Man kan välja kund, datumintervall, vår referens, mfl, olika urval. Normalt sparas alla urval då man lämnar listan, så att samma urval visas nästa gång orderlistan öppnas. Om man inte önskar att urval ska sparas, eller om man vill ha en fråga om urval ska sparas, så ska man använda denna inställning. Man kan välja på: o Alla urval sparas automatiskt o o Fråga om det ska sparas Spara aldrig Där första valet "Alla urval sparas automatiskt" är standard om inget anges

171 Rapporter 1297, 636, 2634, 2033, Med dessa inställningar kan du koppla en egen rapport till dessa olika utskrifter. Anger du inget, används Entré standardrapporter Inställning för om Crystalblanketter ska visa artikelnummer eller inte på utskriften. Denna inställning kan också anges unikt per kund i kundens reskontrauppgifter Inställning för om Crystalblanketter ska visa sektion för att redovisa orderns slutkontroller. Observera att detta gäller endast för de Crystalblanketter som har inbyggd hantering för att visa registrerade slutkontroller. Denna inställning kan också anges unikt per kund i kundens reskontrauppgifter Inställning för om Crystalblanketter ska visa sektion för att redovisa orderns tidsunderlag. Observera att detta gäller endast för de Crystalblanketter som har inbyggd hantering för att visa registrerade tid. Denna inställning kan också anges unikt per kund i kundens reskontrauppgifter. Registrering Alla order som tas bort loggas i den interna systemloggen. Om du aktiverar denna inställning, kan inga order tas bort om inte användaren anger en anledning Ange ett artikelnummer, som inte finns i artikelregistret, som ska ge en delsumma på den aktuella nya raden. OBS! Om du anger ett artikelnummer, eller en del av ett artikelnummer, som finns i artikelregistret, kan du inte längre använda den/dessa artiklar genom att ange artikelnummer. Delsumma kommer alltid att tas först! Normalt föreslås "Markera order som klar för fakturering" då man väljer att fakturera en order. Den här inställningen sätter istället "Fakturera direkt" som standardförslag Inställning för om systemet ska varna och fråga efter inköpspriset då registrerad artikel i order har noll i inköpspriset

172 2461. För att förhindra att ett inköpspris råkar skannas in från streckkod, då frågan efter inköpspris oväntat dyker upp, kan man här ange ett belopp för högsta tillåtna inköpspris som får anges Om samma artikelnummer finns i aktuell order kan systemet föreslå att markören flyttas till denna rad om denna inställning är På Om man önskar konvertera antal till kvadratmeter för artiklar som är lagrade i artikelregistret med angiven bredd så ska denna inställning aktiveras. När man anger antal kommer man automatiskt att få en separat dialog som hjälper till att visa och konvertera till kvadratmeter. Kan exempelvis användas för golvläggning od Om denna inställning är aktiv tas inte ordern bort från registret, den markeras endast som makulerad. I rutinen Spårning av order/kvitto kan du hitta makulerade order. Endast som systemadministratör kan makulerade order visas i orderlistan. Obs! Som systemadministratör kan makulerade order definitivt tas bort, eller återaktiveras, från orderlistan Textrader använder normalt hela bredden fram till priset. Med denna inställning kan man begränsa detta utrymme. Begränsningen ska anges i procent av den totala bredden i orderregistreringen. Anges inget (noll) visas 100% Textrader som innehåller fler än en rad visas normalt så stor som den behövs. Om antal rader är fler än vad som får plats används hela utrymmet. Med denna inställning kan man begränsa detta utrymme. Begränsningen ska anges i procent av den totala höjden. Anges inget (noll) visas 100% Ange ifall minustangenten till höger bland de numeriska tangenterna byter tecken +/- på registrerat belopp samt går vidare till nästa inmatningsfält. (Plustangenten betyder då endast Enter) Inställning, för vilken ordertyp som systemet ska ge förslag på, då ny order skapas Inställning för vilken status som systemet ska ge förslag på då ny order skapas Här kan du ställa in att även artikelns informationstext skrivs ut i ordern i samband med registrering av artikeln Vid registrering av order kan man välja hur en rad ska kostnadsföras. Om grundinställning för lager och kostnadsföring är aktiv kan individuella artiklar undantas. Detta gäller endast för artiklar som inte är "Tjänst" eller som ingår i artikelgrupper som inte lagerförs. Här kan man välja vilken typ av kostnadsföring en lagerartikel ska få som standard. o Kostnadsförs via lager o Redan kostnadsförd o Ej från lager Då tid inte kopplas direkt till order, utan debiteras från "Visa tid" i registreringen, visas normalt tid från orderns projekt om det inte finns tid registrerad som kopplats mot aktuell order. När så sker, visas "Från projekt" ikryssad i nedre högra hörnet. Detta förutsätter även att det finns ett projekt på ordern, att tid finns registrerad på projektet och att projektet inte är av typ "Rullande". Om denna inställning aktiveras så sker inte automatiskt koppling till projektet. Det går däremot alltid att manuellt kryssa i "Från projekt" då det finns tid registrerad på orderns projekt. Tänk på att om du lämnar funktionen med "Från projekt" ikryssad så kommer den att vara ikryssad även nästa gång funktionen startas

173 Registrering, färger Med dessa inställningar kan du ange olika bakgrundsfärger för antal och pris i orderregistreringen. Observera att färghanteringen kan inverka något på hus snabbt raderna visas när du bläddrar i en order med många rader eller klistrar in rader från radarkivet. Registrering, Sökning 655. Sökning i artikelregistret i order kan ske på 2 olika sätt. Antingen i en vanlig artikellista eller i en artikellista som visar alla prisregister för artikeln Aktiverar sökning i eget fliksystem. Sökningen visas i meny från högerklick i registreringen av artiklar. Fliksystem skapas och underhålls unikt för varje Entré installation Knapp "Sök på flik" har 3 olika sökutseenden. Du kan välja mellan: 1=Standard, alla flikar i en lista och varje fliks artiklar visas i underliggande lista, 2=Med flik och prisregister, ger lista på alla artiklar enligt flikurval och lista på alla råpriser till varje artikel eller 3=Med fliksystem. Eget trädsystem med flikar Med denna inställning aktiv visas inga lagerantal på artiklar då sökning sker i order. Sätt denna inställning till På om du upplever att sökning i artikelregistret i order går långsamt Med denna inställning aktiv visas inga priser på artiklar enligt orderns prislist då sökning sker i order. Sätt denna inställning till På om du upplever att sökning i artikelregistret i order går långsamt. Registrering, Texter Om lagerhantering är aktiv och man försöker att ändra en retur som redan är inlevererad så visas denna varningstext. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext

174 2282. Om lagerhantering är aktiv och det inte finns tillräckligt i lager för att leverera aktuell artikel så visas denna varningstext. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext Om systemet är inställt för att varna om artiklar i order (med färger) eller på kvitto har för låg täckningsgrad så visas denna varningstext för den aktuella artikeln då man håller musmarkören över priset Om artikeln ingår i en aktiv kampanj visas denna varningstext. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext Om inställning 1737, "Varna för om försäljningspriset är lika med eller lägre än inköpspriset", är aktiv så visas denna varningstext för en artikel som får ett lägre försäljningspris än inköpspris. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext Om inställning 1737, Varna för om försäljningspriset är lika med eller lägre än inköpspriset", är aktiv så visas denna varningstext för en artikel som får samma försäljningspris som inköpspris. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext Om lagerhantering är aktiv och det inte finns artiklar i lager för att leverera aktuell artikel så visas denna varningstext. Texten visas också då man håller musmarkören över priset om man valt att ändra bakgrundsfärgen istället för att visa varningstext Då delsumma infogas i order innehåller den normalt ingen förklarande text. Vill du alltid få en standardtext ska du ange den här. Du kan naturligtvis ändra texten i ordern genom att gå till raden och ändra Anger man en text här måste användare som vill signera, eller ångra en signering, först kvittera denna text. Lämnas texten tom utförs signering direkt. Registrering, Varningar När du öppnar eller skapar en order till en kund som har obetalda fakturor, som är äldre än det antal dagar som du anger här, får du en varning samt möjlighet att se alla obetalda fakturor och inneliggande order till kunden. Anger du ett negativt tal här, kommer aldrig varningen att visas Om denna inställning aktiveras visas en varnande text i övre högra hörnet varje gång en artikel används i order som hämtar ett pris från en kampanj Aktivera denna inställning för att kontrollera om det finns registrerad tid som inte är attesterad. Finns sådan tid visas en varning Om denna inställning aktiveras, visas en varnande text i övre högra hörnet varje gång en artikel läggs till i order som får ett pris som är lika med eller lägre än inköpspriset Om denna inställning aktiveras visas en bakgrundsfärg för priset i orderregistreringen om täckningsgraden är lägre än det angivna talet. Siffran anges i procent. Notera att ingen varning visas om inte grundinställningen för bakgrundsfärg för låg täckningsgrad har angivits (inställning 2557). Denna siffra används även för motsvarande varning i Butik

175 Registrering, Visa Med denna inställning påslagen visas artikelns enhet (St, M, Frp etc.) i orderregistreringen En order som har en prislista inklusive moms visar slutsumman inklusive moms. Med denna inställning kan du välja att dölja summan av orderns moms för sådana order. Detta gäller endast om någon av inställningarna för att visa pris inklusive moms i orderrader är aktiverad Normalt redovisas inte prisets moms per rad i orderregistrering. Om denna inställning aktiveras tillkommer en extra kolumn i registreringen för radens pris inklusive moms Normalt redovisas inte moms per rad i orderregistrering. Om denna inställning aktiveras tillkommer en extra kolumn i registreringen för radens summa inklusive moms Under "Extra info." finns en flik med information om aktuell artikel i orderraderna. Där finns ett datum som visar när artikeln senaste fakturerades. Den informationen är normalt bra för de som vill veta om en artikel kan vara inaktuell. Om samma artikel har fakturerats många gånger under många år kan beräkning av senaste datum ta lång tid. Om informationen om senaste fakturadatum används ofta i denna installation kan man aktivera denna inställning. Grundinställningar samlingsfakturering 654. Beskrivande text för avdraget på internfakturan. Denna inställning används endast om inställning 648=2. Om 648=2 specificeras inte varje orderrad på samlingsfakturan endast en rad per order visas och varje orders ingående rader hamnar på en egen internfaktura för eventuell materialkontering Ordertyp. Här anger du vilken ordertyp som skall hanteras som tillfällig bärare då samlingsfakturan skapas. Normalt din ordertyp för vanliga order Sätt aktuell användare som vår referens. Sätt denna inställning till På om aktuell användare skall hanteras som Vår referens när du samlingsfakturerar. Detta överrider ingående orders befintliga referenser som kan vara olika för varje order Text för inledning av ny order med alla rader. Ange en inledande text för varje ny order på samlingsfakturan. Tex Ordernummer, då orderns nummer automatiskt infogas efter denna text Text för summa på rubriker. Denna inställning används endast om inställning 648=2. Om 648=2, kan du ange en inledande text för orderns summa, tex Ordersumma:

176 648. Typ av samlingsfakturering. Med denna inställning väljer du om samlingsfakturan skall innehålla varje orders alla artikelrader eller om varje order endast skall representeras av en rad med orderns summa. Ingående artiklar hanteras på en separat s.k. internfaktura. I inställningarna för rubriktexter finns ett stort antal inställningar för att styra ledtexternas namn samt vilka ledtexter som skall visas för varje ingående order i samlingsfakturan. Vi går inte igenom varje inställning för sig. Nedan följer några exempel Märke på samlingsfakturan. Här kan du ange ett fast märke som visas på alla samlingsfakturor. Detta värde kan även ändras innan du fakturerar Här kan du ange tecken för avskiljare mellan varje order på samlingsfakturan Rubriktext att lägga före orderinformation. Denna text macro-hanteras och kan därmed innehålla valfri information. Observera att denna text infogas före övriga rubriktexter, vi rekommenderar därför att du också går igenom övriga inställningar så att dubbla texter inte går med på fakturan. Ett exempel:"märke : {alltrim(lohamta_infotext_osamorder.marke)}, Kund : {Kunder.Namn}" Rubriktext för adress2 från leveransadress. Ange alternativ text för rubriken, lämnas fältet tomt plockas texten från systemets fältbeskrivning. Rubriktexterna innehåller även en rad inställningar för om rubriktexten skall visas eller ej. Du måste alltså ange vilka rubriktexter som skall visas genom att ändra aktuell inställning till På. Skapa

177 2487. Ange På om dialogen för att skapa ny order även skall inkludera anläggning och anläggningsdel När ny order skapas börjar man normalt med att ange kundnummer, sedan projekt. Med denna inställning aktiv placeras projekt före kundnummer Order som skapas med en kopplad anläggningsdel kan med denna inställning aktiv automatiskt få en anläggningslogg skapad. Loggen skapas efter att en eventuell registreringsmall har genomförts. Inställningen gäller även för registreringsmallar som kopplas till mallgrupper som används på order. Om ordern inte har anläggningslogg kopplad skapas en sådan automatiskt. Anger dessutom gruppen att registreringsmallen kan kopplas till orderns projekt så kan flera order komma att dela på samma anläggningslogg Då en order skapas, eller om man byter projekt på en befintlig order, kan man hämta uppgifter från projektet. Dessa består av prissättningar och andra villkor som påverkar orderns beteende. Här anger du om man ska kunna välja att föra över "Fakturainformation" från anbudsinställningarna på projektet till textrader i ordern Då en order skapas kan man hämta uppgifter från projektet. Dessa består av prissättningar och andra villkor som påverkar orderns beteende. Här kan man välja om "Projektbeskrivningen" ska överföras till ordern. Projektbeskrivning är en löpande text som kan anges på projektet. Det finns tre olika val: o Nej o Till "Internt meddelande" o Till "Arbetsbeskrivning" Ange vilket Kontaktpersons-fältnummer i anläggningsregistert som innehåller leveransadresser Då en order faktureras så får den ett unikt fakturanummer i fakturaregistret. Dessutom sparas vilket ordernummer den kom från. Eftersom en order kan delfaktureras flera gånger så kan det förekomma samma ordernummer på flera fakturor i fakturaregistret. Ordernummer kan också väljas manuellt, så de som vill komplettera en faktura med tillkommande uppgifter kan välja att skapa en ny order med samma ordernummer, förutsatt att det inte redan finns en order med det numret, och fakturera den. Då man söker i fakturaregistret på ordernummer får man upp alla fakturor som fakturerats från samma ordernummer. Med denna inställning = På så aktiveras en kontroll att nya order inte skapas med samma ordernummer som redan finns i fakturaregistret. Det går fortfarande att manuellt välja ett ordernummer som finns som faktura, men den automatiska rutinen kontrollerar alltid att numret är unikt för nya order Normalt får endast order som ska faktureras till annan kund leveranskundens adress i leveransadress. Om denna inställning aktiveras kommer kundens adress alltid att sparas i leveransadress, om inte leveransadress väljs via kundens kontakter Normalt får endast order som ska faktureras till annan kund leveranskundens adress i leveransadress. Om denna inställning aktiveras kommer leveransadress att hämtas från den kontakt som är kopplad som orderns anläggnings leveransadress. För att adress ska hämtas från anläggningens kontakt krävs: o Denna grundinställning är påslagen. o Ordern är kopplad till en anläggning. o Anläggningen har en leveransadress kopplad till ett kontaktfält. o Grundinställningen för "Kontaktpersons-fältnummer i anläggningsregistret som innehåller leveransadresser" pekar på kontakten ovan. Är inte samtliga punkter ovan uppfyllda hämtas leveransadressen enligt övriga inställningar. Denna inställning överrider inställningen för att "Ny order får alltid kundens adress i leveransadress"

178 Skapa, Filial I en koncerninstallation med flera filialer kan nya order få nummer som börjar med avdelningsnummer. Avdelningsnummer kan anges i rutinen "Skapa / Ta bort företag". Observera att samtliga inställningar 3076, 3078 och 2363 bör kontrolleras vid uppsättning eftersom dessa tillsammans styr funktionaliteten Lägsta nummer att använda då order skapas med avdelning från filial som prefix. Observera att inställningarna 3076, 3078 och 2363 bör kontrolleras vid uppsättning eftersom dessa tillsammans styr funktionaliteten. Slutkontroller Då en slutkontroll genomförs har användaren normalt tre alternativa svar på varje delfråga i kontrollen. Här anger man dessa alternativ. Det går att ange upp till 9 stycken alternativ. Varje alternativ anges på en egen rad. Om inget anges används följande som standardval: o Ej utförd o Utförd o Ej aktuell Tidplanering Med denna inställning aktiv kan bokade tider flyttas genom att markören placeras ovan aktuell tid och vänster musknapp hålls nere i 1 sekund, tills dess att musmarkören ändras till en pil som pekar i alla väderstreck. Sedan kan bokningen dras, fortfarande med vänster musknapp nertryckt, till det datum och den person som önskas. Med denna aktiv går det också att ändra längden, genom att först markera bokningen genom att klicka på den, och sedan placera markören på höger eller vänster kant, så att musmarkören visar en

179 pil som pekar vänster - höger, och sedan trycka ner vänster musknapp och dra bokningen till önskat storlek Då skalan att planera är satt till timmar så kan man här ange hur många timmar som ska visas per dag. Minsta antal är 8 timmar och högsta är 24 per dag. Om inget anges används 10 timmar per dag Med denna inställning kan du justera bredden på kolumnen med anställdas namn. Om inget anges sätts bredden till 125 pixlars storlek Aktiveras denna inställning exportera även tid som ligger före dagens datum När man visar planering i timmar så visas normalt en dag med fler timmar än den normala arbetstiden. Detta för att man ska kunna boka övertid och använda avvikande arbetstider. Dessutom innehåller ju en arbetsdag raster som inte bokas. Med denna inställning aktiv så fylls hela dagen ut om den bokade tiden är samma som arbetstiden. Det gör att stapeln blir lite längre än den tid den representerar men man ser att det inte finns ledig tid Då flera personer arbetar samtidigt med Tidplaneringen uppdateras skärmen regelbundet med nya bokningar. Denna inställning bestämmer hur ofta en sådan uppdatering ska ske. Bokningar som utförs i Outlook skickas som en mötesförfrågan till den bokades e-postadress. Då den bokade svarar uppdateras kalendern med svaret. För att uppdatera bokad tid med aktuell bokningsstatus kontrolleras aktuell kalender med angivet intervall. Anges inget uppdateras planeringen var 5'e sekund För att planera en order måste det finnas en uppskattning om total arbetstid som ordern kräver. Då ingen order kan utföras utan att det går åt tid kan man här ange den minsta tid en order kan ha då den planeras. Därmed behöver det inte finnas en tidsuppskattning på alla order, tiden som anges här används som standard. Om antal sätts till lägre än 2 timmar bör man lägga till order i visningsläge med "Timmar". För dagar, veckor och månader syns knappt en order med mindre tid än 2 timmer. Det går alltid att justera tiden efteråt i planeringen. Om inget anges används 2 timmar som minsta tidsåtgång för en order. OBS! denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla Bokning sker med underlag från timmar. För att visa detta som rätt antal dagar används denna grundfaktor för hur lång en arbetsdag är inklusive restid. Anges inget sätts arbetsdag till 8 timmar. OBS! denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla En knapp i tidplaneringen visas arbetsbeskrivning för aktuell bokning. Här kan en registreringsmall kopplas för att ersätta dialogen i denna knapp. Samma registreringsmall visas under högerklick på en bokning, såvida inte bokningen har en order kopplad med en unik mall för tidplanering angiven på ordertypen Ange en registreringsmall som ska visas i plocklistan för order Denna inställning styr vilka användare som får använda "Drag&Drop" i tidplaneringen. Nivå noll ger alla rätt att använda "Drag&Drop" (om detta är påslaget med inställning 2585) Inställning för vilken ordertyp som systemet ska ge förslag på då ny order skapas Då man drar och släpper en order i Tidplaneringen så skapas automatiskt en bokning med denna typ av tid Med denna inställning aktiv synkroniseras all tid som bokas mot order i tidsplaneringen mot "Timprognos" och "Arbetsdatum" i order. Timprognos och arbetsdatum kan visas som kolumner i Sök i orderregistret Om ingen tidpunkt finns angiven skapas första bokning på dagen med denna tidpunkt. Flera bokningar samma dag får automatiskt tid efter föregående. Om inget anges används "08:00" som standard Med denna inställning aktiv visas en siffra för den totala tiden för varje bokning längst till vänster i varje ruta på skärmen såvida bokningen är längre en dag

180 Tidplanering, Hjälptexter Egen hjälptext som visas då man håller muspekaren över en bokning. Hjälptexten består ofta av en referens till ett datafält i bokningarna. Dessa anges inom måsvingar {} Egen hjälptext som visas då man håller muspekaren över en bokning. Hjälptexten består ofta av en referens till ett datafält i bokningarna. Dessa anges inom måsvingar {} o Exempel: Ordernummer: {Order.Ordernr} Märke: {Order.Text} Projektbeskrivning: {Order.ProjektText} Normalt adderas egen hjälptext (inställning 2629) till befintlig hjälptext för bokningar. Med denna aktiv ersätts hela hjälptexten med text i inställning Normalt adderas egen hjälptext (inställning 2627) till befintlig hjälptext för bokningar. Med denna aktiv ersätts hela hjälptexten med text i inställning Tidplanering, Prioritetsfärger I tidsplaneringen visas varje bokning som en stapel. Färgen på stapeln bestäms av vilken typ av bokning det är. Här anges färg för bokningar som inte har en typ angiven. Anges ingen färg sätts den automatiskt till ljusgrön. Tidplanering, Synkronisera med Outlook Med denna inställning aktiv får bokningar som skapas i Outlook påminnelser. Tidpunkt för påminnelse anges med inställning Med inställning 2614 aktiv får bokningar som skapas i Outlook påminnelser. Tidpunkt för påminnelse sätts enligt denna inställning. Anges inget sätt påminnelse automatiskt till 30 minuter För att boka planerade tider i Outlook måste en, helst gemensam, kalender anges här. Denna kalender kommer att innehålla alla bokningar som utförs. Varje bokning kommer sedan att skickas som en mötesförfrågan till den bokades e-postadress Text i bokning som skapas i kalender i Outlook. Om inget anges används följande som standard: Ordernummer: {Order.Faktnr} Märke: {Order.Marke}

181 Företag: {Order.LevForetag} Adress: {Order.LevAdr} Adress1: {Order.LevAdr1} Postadress: {Order.LevPostAdr} Postnummer: {Order.LevPostNr} Telefon: {Order.LevTele} Telefon: {Order.ArbTele} Kontakt: {Kontakt.Namn} Kunduppgifter: Kund: {Kunder.Namn} Adress: {Kunder.Adress} Adress1: {Kunder.Adress1} Postadress: {Kunder.PostAdr} Postnummer: {Kunder.PostNr} Telefon: {Kunder.Tele} Telefon: {Kunder.Tele2} E-post: {Kunder. }

182 Grundinställningar för Planglas Artikel för att fakturera/prissätta normtid. Ange en artikel som ska användas för att fakturera normtid till kund. Samma artikel används även för att prissätta normtid som adderas till materialpriset i faktura. Om inget anges används artikel "ARB" som standard. Etablering för inlämnad båge. Ange standard normtid för inlämnad båge. Standardmodell för fakturering av normtid. Ange ett utav nedan alternativ standardvärde. Zongräns. Zon i antal kilometer för fri etablering. Grundinställningar för Lager Alla inställningar för denna rutin finner du i grundinställningsträdet under Beställningar/Lager nedan. Nedan går vi igenom de inställningar i lagermodulen som har betydelse för order och fakturering. 21. Automatiskt uttag vid fakturering. Med denna inställning på så kommer ej uttaget material att tas ut från order i samband med faktureringen. Detta leder till att kostnadskonteringen för materialet som då tas ut hamnar i samma period som fakturan. 15. Fakturering av restnoterat material. När denna inställning är satt till Av kan artiklar som restnoterats i order inte faktureras. Denna inställning är normalt satt till På för att göra det möjligt att kostnadskontera även restnoterat material Hantera flera lagerplatser per artikel. För att köra Entrés flerlagermodul så måste dels denna inställning slås på samt en licensfil för flerlager installeras. Se Appendix 1 i handboken för Beställningar / Lager för en närmare genomgång av flerlagerhanteringen Hantera negativa lagersaldon i artikelstruktur. Med denna inställning påslagen kommer försäljning tillåtas även fast antal i lager är negativt

183 2402. Hantera negativa lagersaldon i order. Med denna inställning påslagen kommer försäljning tillåtas av en sammansatt artikel även fast någon del av den sammansatta artikeln har ett negativt lagerantal. 19. Lagerhantering. Via denna inställning styr man hur Entré ska hantera lager. Det finns tre nivåer. o På. Lagerhantering gäller i alla delar av Entré. o o Ingen lagerhantering utförs. Endast i Uttag ur lager. I Entré finns en rutin för att från order ta ut material. Väljer man denna inställning kommer endast material som tas ut via rutinen Uttag ur Lager att lagerredovisas Stäng av automatiskt uttag från handdatorer. Antal att försöka ta ut ur lager sätts normalt automatiskt till samma som antal registrerade för allt material som importeras från handdatorer. Med denna inställning påslagen sätts förslag till antal att ta ut till noll. Därmed styrs antal som tas ut ur lager av den order som materialet importeras till Ta hänsyn till antal i order vid inköp. Då föreslaget inköpsantal ska beräknas i en beställning kan du här bestämma om de antal som ligger i order men ej levererats skall tas med i beräkningen Täckningsgrad för artiklar utan inköpspris. Här kan du ange en procentuell täckningsgrad för de artiklar som inte har ett inpris. Täckningsgraden används för att beräkna inköpspris för artikeln då artikeln saknar ett inköpspris. Inköpspriset = Försäljningspris * Täckningsgraden Obs! I "Inställning för Artikelgrupper" kan du ange en täckningsgrad per artikelgrupp. Denna kommer då att användas före denna inställning vid beräkning av inköpspris Vägt inköpspris. Vägt inköpspris kan beräknas för de artiklar som finns i lager. Vägt inköpspris uppdateras löpande vid inleverans av beställningar. För de artiklar som inte finns kvar i lager används nettopris enligt PRIO ordning i prisinställning. Exempel: Vägt pris = Inköpspris * 2st + Lagerpris * 5st / 7st Denna inställning förutsätter att du har Lagerhantering (PÅ). Vid utskrift av lagerlistor kan man välja att beräkna lagervärdet utifrån det vägda inköpspriset. Kostnadskontering Exkludera projekt, resultatenhet och objekt på motkonto. Motkonto i materialkontering, som kommer från projekt, artikelgrupp eller grundinställning, får normalt projekt, resultatenhet och objekt på samma sätt som kostnadskonto när materialkonteringen körs. Om denna inställning är "På" så konteras motkonto alltid utan dessa Kontera inte då motkonto och konto är samma. Material som kostnadsförs via materialkontering kan få motkonto från projekt, artikelgrupp eller grundinställning. Normalt så konteras allt material, även om de har samma konto som motkonto (för att t.ex. flytta mellan resultatenheter). Om denna inställning är "På" kommer sådana artiklar inte att konteras i materialkonteringen. 7. Kostnadskontering av material. Utförs Ej

184 Utförs alltid Endast i Uttag ur lager. I Entré finns en rutin för att från order ta ut material. Väljer man denna inställning kommer endast material som tas ut via rutinen Uttag ur Lager att kostnadsföras via materialkonteringen Kostnadskontering balanseras före fakturering. I försystem (order) kan man via denna inställning balansera kostnader på konto "Motkonto för uttagna ej fakturerade artiklar" från kontoinställningar (Inställning 770). Vid fakturering motkonteras balanseringen och kostnaden konteras på artikelns kostnadskonto Ta alltid kostnadskonto från projekt i materialkontering. Material som kostnadsförs via materialkontering hämtar normalt motkonto från artikelgrupp eller grundinställning. Det finns även möjlighet att ange motkonto på projekt. Om du aktiverar denna inställning kommer detta motkonto istället att användas som kostnadskonto och materialets befintliga kostnadskonto sättas som motkonto. Exempel: En artikel har "4010" som kostnadskonto, "1410" är lagerkontot som normalt används som motkonto vid kostnadskontering av material. Konto "1479" anges på projektet som "Motkonto" för material. Utan denna inställning konteras då material: Utan projekt: Konto Debet Kredit Med projekt: Konto Debet Kredit Med projekt och denna inställning aktiv: Konto Debet Kredit Grundinställningar för Uttag ur lager Alla inställningar för denna rutin finner du i grundinställningsträdet under Beställningar/Lager nedan Automatisk blankettutskrift vid avslut: Inställning för om automatiskt utskrift skall ske efter utfört uttag då ordern sparas. Utskrift sker med vald blankett i inställning Automatisk utskrift av endast ändrade rader: Vid automatisk utskrift kan man här välja om blanketten ska innehålla alla rader i aktuell order, eller om endast ändrade rader ska skrivas

185 1734. Automatiskt uttag i order vid inleverans: Om beställda artiklar är kopplade till en kundorder, via materialplanering eller kopiering till beställning från order, kan man välja att starta "uttag ur lager" direkt vid avslut av inleverans. Samtliga artiklar som då är kopplade och inte än har levererats till kund kommer då att visas i uttagsrutinen Blankett för utskrift: Förvald blankett för automatisk utskrift samt standardblankettval för utskriftsknappen Kontrollera obetalda fakturor före redigering: Om systemet skall visa dialog med kundens eventuella obetalda fakturor Visa textrader: I "Uttag ur lager" visas normalt bara artiklar som lagerförs. Om rutinen ska användas från en lagerplats, där montörer själva hämtar och registrerar lageruttag, så underlättar det om de kan se textrader på ordern. Alternativt kan arbetsbeskrivningen användas som man kan komma åt via en knapp Rättighetsnivå för att lägga till artiklar: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få lägga till nya artiklar. Rättighetsnivå anges i intervallet 0-5, där 0 inaktiverar rättighetskontroll Rättighetsnivå för att se och ändra inköpspris: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att se och ändra inköpspris. Rättighetsnivå anges i intervallet Rättighetsnivå för att ta bort artiklar: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få ta bort artiklar. Rättighetsnivå anges i intervallet Rättighetsnivå för att ändra antal: Ange den rättighetsnivå som användare måste ha för att få ändra registrerat antal. Användare som inte kan ändra antal kan endast ändra antal uttagna ur lager upp till registrerat antal. Rättighetsnivå anges i intervallet

186 Grundinställningar Export/Import av order Nedan går vi igenom de grundinställningar som finns avseende export och import av order och tillhörande data till och från Entré. Beroende på typ av koppling så kan enskilda inställningar och kopplingar behöva kundspecifika inställningar. Här går vi igenom de vanligaste alternativen som återfinns i grundinställningsträdet nedan. - Import / Export. Generella inställningar för automatiserad import och export. - AddMobile. Datakoppling till AddMobile. Dessa inställningar används endast vid koppling till AddMobile. - Handdator. Inställningar och regler för orderimport och export via AddMobile och Handyman. - Intern överföring. Inställningar för intern överföring av order mellan filial och huvudkontor. - XML-Server. Inställningar och registermallkopplingar för handdatorkoppling. Inställningar för Handdatorkoppling Användarnamn. Ange den användare som har rättighet att ansluta till AddMobile s databas. Databas. Ange AddMobiles databasnamn. Lösenord. Ange lösenord för användarnamn ovan vid inloggning till databasen. URL till Webservice. Ange URL till AddMobiles Webservice. Exportera alla kunders kontakter. Normalt exporteras endast aktuell orders kontakt. Med denna inställning aktiv exporteras samtliga kontakter som finns kopplade till orderns kund. Exportera inköpspriser. Om du fyller i detta alternativ kommer även artikelns inköpspris att exporteras till handdatorn synligt för varje deltagare. Exportera tidsartiklar. Om artiklar som är markerade som debitering av arbete, t.ex. ARB och RES ska exporteras till handdator

187 Handdatortyp. Ange vilken typ av handdatorkoppling du har. Du kan välja mellan Ingen, Entré Mobil 6 (Handyman) och AddMobile. Standardmall för import av artikel. Förvald registreringsmall vid upplägg av ny artikel i samband med import från handdator. Standardmall för import av kund. Förvald registreringsmall vid upplägg av ny kund i samband med import från handdator. Sökväg för signaturfiler. Katalog där signaturfiler finns lagrade. Förvald sökväg är mappen Bilder. Märkestext. Text som skrivs som prefix i orderfältet märke framför anställningsid och orderns nummer på handdatorn. Om inget anges används som standard: "Entré Mobil:". Prioriteringstexter. Texter till prioritering av order som skall exporteras. Anges inget används Ingen, Låg, Viktig, Högsta, Bokad. Rubrik för okända kunder m. fl. Om inget anges tas som standard "Okänd: ". Text för exportstatus. Orderns exportstatus i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer följande standardvärden att användas: Skall exporteras, Exporterad, Importerad, Exporterad till dos. Text för importstatus. Orderns importstatus i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer följande standardvärden att användas: Import pågår, Åtgärder krävs, Genomförd, Exporterad till dos, Annullerad, Order uppdateras. Text för åtgärder i samband med import. Åtgärder i klartext. Om inställningen lämnas tom kommer standardvärden att användas. Använd kundgrupper. Aktivera detta tillval för att tillåta kunderna ingå i olika kundkategorier i epocket administratorn. Fördelen med detta låter dig välja vilka kategorier som skall ingå i en specifik avdelning. Du kan även söka på kunder av en viss kundkategori. Nackdelen är att det blir mer administrativt arbetet för att välja vilka kategorier som skall exporteras. Använd leverantörsgrupper. Aktivera detta tillval för att tillåta artiklarna att ingå i olika grossistlistor i Handyman. Fördelen med detta låter dig välja vilka grossister som skall ingå i en specifik avdelning. Du kan även söka på artiklar i en viss grossistlista. Nackdelen är att det blir mer administrativt arbete för att välja vilka grossister som skall exporteras. Inköpsprislista att använda vid export av artiklar. Handdatorn i Handyman klarar att visa inköpspriser. Om du vill visa inköpspriset, ange vilken lista som skall användas. Om ingen lista anges, använder systemet standard inköpslistan. För att inköpspriser ska exporteras måste du även ange inställningen Exportera inköpspriser (inställning 1870)

188 Rubriktext för kommentar till slutkontroll. Om användaren fyller i en slutkommentar läggs denna rubrik innan texten i fältet Intern information. Om inget anges använder systemet texten Kommentar: Rubriktext för återrapportering. Om användaren fyller i en återrapportering läggs denna rubrik innan texten i fältet Intern information. Om inget anges används texten Återrapportering från:. Skicka ut alla kunder till alla handdatorer. Normalt skickas en ny kund endast ut till den handdator som tar emot ordern. Om denna inställning aktiveras kommer alla kunder som skickas ut med order att markeras för att skickas ut till alla handdatorer. Då man skickar ut kundregistret manuellt från "Exportera register till handdator" så kan man manuellt välja vilka kunder som ska skickas till alla handdatorer. Alternativen är: o Skicka inte till andra handdatorer än de som deltar i en order med kunden. o o Skicka till alla handdatorer. Behåll aktuell inställning om kunden finns i handdatorn, nya kunder får "Skicka till alla handdatorer". Förvald artikel för arbete. Vid import av tidsrader används denna artikel för debitering av arbete om ingen annan artikel är kopplad på tidkoden. Förvald artikel för okänd artiklar från handdator. Förvalt artikelnummer som skall användas vid import av okända artiklar. Om denna inställning lämnas tom sker en manuell hantering av nya/okända artiklar. Prislista att använda vid export av artiklar. Om du vill använda en speciell prislista för artiklar exporterade till handdatorn, fyll i den här, annars kommer systemets standard prislista att användas (inställning 16). Detta gäller priser på handdatorn, när artikeln importeras tillbaka, kommer prisberäkningen att utgå från kundens villkor. Skriv inte ut rapport vid synkning. OBS: Denna inställning stänger av utskrift av avstämning. Normalt skrivs alltid en rapport ut efter avslutad import av order från handdator. Spara inte datum från beskrivning på handdator i Entré. Beskrivningar skapas i handdatorn, rad för rad, med datum. Denna beskrivning kan kopplas till Entré som textrader eller som arbetsbeskrivning. Om du inte vill att datumet från handdatorn ska sparas i Entré ska du aktivera denna inställning. Standard ordertyp. Förvald ordertyp vid import av order från handdatorn. Här har du möjlighet att ange egna inställningar för avstämningsrapport och exportlistor. Anger du inget används Entré standardrapporter

189 Hantering av beskrivning i handdator. Anger hur man skall spara arbetsbeskrivningen från handdatorn. Giltiga alternativ är: o Koppla till arbetsbeskrivningen i order. Arbetsbeskrivningen i handdatorn sparas i Entrés fält för arbetsbeskrivning. o Koppla till textrader i order. Arbetsbeskrivningen i handdatorn sparas som textrader i ordern. o Skicka ut textrader och spara i arbetsbeskrivning. Textrader i ordern i Entré skickas ut som rader till handdatorn samt sparas i Entrés arbetsbeskrivning. Hantering av fältet märke. Hur fältet, "märke" ska hanteras i import från handdator. Giltiga alternativ är: o Lämna märke i Entré ograverat o Ersätt alltid märke med ordernummer från handdator o Ersätt märke med märke från handdatorn om märke är tomt i Entré o Ersätt alltid märke med märke från handdator Hantering av okända artiklar. Hur okända artiklar från handdatorn ska hanteras. Giltiga alternativ är: o Skapa automatiskt i Entré o Stoppa importen med "Åtgärd krävs" för manuell hantering av artikel o Ersätt med "Förvald artikel för okända artiklar från handdator" Hantering av okända kunder. Hur ska nya/okända kunder hanteras? Giltiga alternativ är: o Manuell hantering o Skapa ny kund o Skapa ny strökund Hantering av okända projekt, objekt och enheter. Anger hur okända projekt, objekt och resultatenheter ska hanteras. Giltiga alternativ är: o Manuell hantering o Skapa ny automatiskt Radlängd på textrader som exporteras. Textrader i Entré har obegränsad längd. Vissa system måste ha begränsad längd på varje rad. Genom att ange en radlängd delas text från Entré upp i flera rader med max denna längd. Om inget anges kommer raderna automatiskt att delas upp i 100 tecken per rad. Skapa kontaktperson till kund från handdator. Om kontaktperson har ändrats eller angivits som ny på handdatorn, kan man här välja att den ska skapas i Kontaktregistret till kunden. Om man väljer att inte skapa kontakter som inte finns, kommer texten man skriver att sparas under namnet av leveransadressen på ordern. Åtgärd vid import av klarmarkerad order från handdatorn. Åtgärd vid import av klarmarkerad order från handdator. Giltiga alternativ är: o Ingen åtgärd o Märk ordern "Klar att fakturera"

190 Förvald användare i XML-Servern. När XML-servern körs i COM läge (ex från Handyman) kan du här ange vilken användare som skall användas. Kontrollera om Com-objekt har data ett exportera. Normalt ska COM objekt skapa en händelse då det finns data att importera till Entré. Skulle det inte vara aktivt så kan denna inställning aktiveras. Då kontrolleras regelbundet om det finns data att hämta från COM objekt. Namn på dll med COM objekt. Entré XML-Server abonnerar på ett COM objekt från externt order/handdatorsystem. Om inget anges här ska detta publika objekt kunna infogas som "ehminterface.xml". Gäller Handyman. Rapportera felaktig import via denna e-post adress. Vid misslyckad import/expost använd denna adress. Om fältet lämnas tomt kommer ingen rapportering att utföras. Tidsfönster för säkerhetskopiering. Här kan man ange ett tidsintervall för Xmlservern att pausera alla aktiviteter. Detta kan användas för t.ex. att säkerhetskopiera register exklusivt. Ange ett tidsintervall i format: ttmm-ttmm. Exempel: Om säkerhetskopiering sker med start klockan 21:00. Den börjar med att kopiera katalogen med Entré, och det tar normalt maximalt en timme, så kan man ange ett intervall från 21 till 23 som: " ". " " ger uppehåll mellan klockan 22 på kvällen till klockan 4 på morgonen dagen efter. Programmet Xmlserver kommer att vara igång men kommer att logga ut ur Entré, stänga alla register och inte att utföra några aktiviteter. Tidsintervall för automatisk export. Om exportmallar markeras för "Automatisk export via XMLServer" utförs dessa med detta intervall som standard. Sedan kan unika mallar ha egna intervall, detta är bara ett grundvärde. Anges inget värde här eller på exportmallen så utförs export automatiskt var sekund (en gång per dygn). Kortaste tidsintervall är 60 sekunder. Kontroll sker inte oftare. Första gången en exportmall körs så exporteras inga data. Då skapas endast en första post i loggen som håller reda på vad som har exporterats. Nästa gång export inträffar exporteras nya samt ändrade poster sedan förra exporttillfället. Därför måste en grundexport ske manuellt om man önskar full synkronisering mot externa register. Tidsintervall för automatisk import. Om exportmallar markeras för "Importera via Web Services i XMLServer" utförs dessa med detta intervall som standard. Sedan kan unika mallar ha egna intervall, detta är bara ett grundvärde. Anges inget värde här eller på exportmallen så utförs import automatiskt var sekund (en gång per dygn). Kortaste tidsintervall är 60 sekunder. Kontroll sker inte oftare. Första gången en importmall körs så importeras inga data. Då skapas endast en första post i loggen som håller reda på vad som har importerats. Nästa gång import inträffar importeras det som webservicen levererar. Ämne i e-posthuvudet. Ange rubrik för e-postmeddelande

191 I inställningarna för mallar skall du ange vilka xml-scheman som skall användas för respektive export. Dessa kan vara olika beroende på vilket handdatorsystem som du skall koppla mot. Gå igenom alla export/import kopplingar noga. Scheman för export skapas och underhålls i menyvalet Import/Exportmallar under System, Import / Exporthantering. I textinställningarna kan du ange egna texter för olika felmeddelanden samt exportstatus och exporttyper. Lämnas dessa inställningar tomma används standardvärden. Inställningar för Intern överföring E-postadress för utgående överföringar. Ange den e-postadress som order skall överföras till. Mottagarens MS Outlook kommer att automatiskt importera de överförda orderna till mottagarens Entréinstallation. Se även grundinställningar 665 och 471 som måste aktiveras. Katalog för inkommande överföringar. Ange i vilken katalog överföringar skall lagras, normalt Import. Katalog för utgående överföringar. Ange i vilken katalog utgående överföringar skall lagras, normalt Export. Unikt id för överföring. Ange överförings-id. Ett unikt ID måste anges för varje Entréinstallation som ingår i överföring. Detta används för att mottagaren skall kunna identifiera "sina" order. Det går inte att importera från samma ID som skickat. Överförs till. Textinställning för vart överföringen skall skickas. Denna text visas i samband med att du utför överföringen inne i order. Från en filial kan en lämplig text vara Huvudkontoret

192 Här har du möjlighet att ange egna texter för olika felmeddelanden. Anger du inget används standartexter. Ersätt alla kunduppgifter med importerat data. Normalt sparas endast importerat data som är ifyllt. Med denna inställning aktiv så ersätts alla kunduppgifter i det mottagande systemet med data från importen. Detta innebär att uppgifter som är ifyllda töms om de inte finns med i importen. Register för xxx. Normalt sett skall dessa inställningar lämnas med värden enligt ovan för att överföring mellan olika Entréinstallationer skall fungera. Befintlig tid lämnas kvar på order vid ny import utan att krediteras. Lämnas inställningen tom så skapar systemet nya rader som vänder bort alla gamla tidsrader som är kopplade till ordern. Hämta grunddata från kund då order skapas. Med denna inställning aktiv hämtas grunddata från kundregistret för varje ny order som skapas. Ovanpå grunddata från kunden sparas data från de fält som finns med i importen. Ordertyp för nya order. Inställning för vilken ordertyp som systemet ska ge förslag på då ny order skapas. Prissätt order vid import. Med denna inställning aktiv beräknas priset om för alla importerade orderrader. Om prisberäkning i importerande systemet inte ger något pris behålls eventuellt importerat pris. Register till xxx. Normalt lämnas dessa inställningar enligt grundförslag ovan. Uppdatera kunduppgifter med importerat data. Normalt uppdateras inte kunduppgifter från import av order. Det finns en egen typ av import för att uppdatera kunder. Men med denna inställning aktiv så kommer kunduppgifter som skickas med i import av order att uppdatera befintliga kunder. När kunden uppdateras kommer inställning 2839 att styra om tomma data får ersätta befintliga ifyllda data