ENTRÉ KUNDREGISTER...

Transkript

1 Entré INNEHÅLLSFÖRTECKNING ENTRÉ KUNDREGISTER Innehåll i Entré Kundregister Översikt av menysystemet FÖRBEREDANDE ARBETE Sammanfattning - kundhantering Viktigt att tänka på SKAPA/ÄNDRA KUND Kundnummer Att skapa en ny kund Prissättning Prissättning Rabatter och påslag Reskontrauppgifter Statistik Reskontravillkor / Omvänd skattskyldighet Fakturering / Utskrifter Att skapa en ny kund via söktjänsten Kundunika priser Kontakter Kategorier Leveransadresser Överföring Koppla registreringsmall till kundbilden Dokument Sökning och sortering SÖK I KUNDREGISTRET Funktioner i sök i kundregistret Bearbetningsfunktioner Markering med urval Söka i kontaktregistret SIDOREGISTER OCH KUNDINSTÄLLNINGAR Kundrabattabeller Kundrabattabell med artikelgruppskoppling Kundrabattabell med faktor på lev.rabatt Leverantörsrabatt * Faktor = Kundrabatt Kundgrupper Kundkategorier Outlook Export / Import Utskrifter kunder Exempel på kundlista: GRUNDINSTÄLLNINGAR Kundregistrets grundinställningar Import/Export Kundinställningar Mallinställningar Rapporter

2 Entré Kundregister Kundregistret är ett centralt register i Entré och används bl.a vid registrering av order (och därmed fakturor), i kassa/butik, som leveransadress vid beställningar, i kalkyl och projektstyrning. Det är därför viktigt att du tänker igenom ditt upplägg av kundregistret noga innan du sätter igång. Kundregistret kan du även använda i din marknadsföring då det finns mycket bra funktioner för att kategorisera dina kunder och att göra utskrifter baserade på detta från Entré Windows. Det finns också många möjligheter att göra specifika inställningar på kundnivå. Tänk på att du inte måste fylla i alla inställningar på varje kund. De inställningar du inte anger på kundnivå hämtas från grundinställningarna när du registrerar en ny kund. Andra rutiner som generella funktioner för sökning, meny och skrivbordshantering, layouthantering osv beskrivs i sin helhet i separata handböcker och tas inte upp i denna handbok. Innehåll i Entré Kundregister Kundregister med avancerad prissättning och rabattsättning för din bransch Kontaktregister och leveransadressregister Kategoriregister för kund och kontakter Avancerad dokumenthantering med koppling till bl.a MS Office Överföringsfunktion av kunder till huvudkontor/filial via e-post (kräver tillkommande licens) Import / Export av kontakter och kunder till MS Outlook (kräver tillkommande licens) Flexibla bearbetningsfunktioner för ändring av många kunder samtidigt Rapporter och etikettutskrifter Full integration med övriga moduler i Entré Översikt av menysystemet I Skapa / ändra kund ändrar och skapar du nya kunder. Allt du kan göra i Skapa / ändra kund kan du även göra i Sök i kundregistret. Du ser alla dina kunder i en överskådlig lista och kan tex Bearbeta och ändra många kunder samtidigt. I Skapa / ändra kontaktperson skapar och kopplar du en eller flera kontakter till din kund. I Sök i kontaktregistret har du överblick över alla kontaktpersoner. I kundregistrets Sidoregister finns inställningar och register för: o Rabattabell kund per artikelgrupp o Rabattabell med faktor o Skapa / ändra kundgrupp o Skapa / ändra kategorier o Outlook Export/import Kundlistor med telefonlistor, etikettutskrifter mm

3 Förberedande arbete Innan du påbörjar registrering av dina kunder är det viktigt att tänka igenom vilka pris, rabatt och reskontravillkor som skall gälla för standardkunden. Genom att förbereda detta så blir registrering av nya kunder korrekt och mycket enkelt för alla på ditt företag. Prislistor. Skapa de prislistor som du kommer att använda vid debitering av dina kunder. Se separat artikelbeskrivning. Grundregister. Du måste se till att register för betalningsvillkor, avgiftskoder, valutor, betalningssätt mm finns innan du startar registreringen av nya kunder. Gå in i menysystemets System-mapp, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister och komplettera med de uppgifter du saknar. Kundkategorier och kundgrupper. Vi rekommenderar att du använder dig av kategorier istället för kundgrupper. Detta eftersom en kund kan tillhöra flera kategorier men endast en kundgrupp. Även kundens kontaktpersoner kan indelas i kategorier. Vid utskrifter av listor kan kategorier användas tex vid utskick av reklamerbjudanden od. Skapa registreringsmallar. Registreringsmallarna hjälper och leder dig vid registrering av nya kunder. Du kan själv styra vilka uppgifter som är viktiga och obligatoriska att registrera på kunden i en registreringsmall. På så sätt blir uppgifterna på kunderna alltid kompletta oavsett vem som registrerar. Grundinställningar. Gå igenom de grundinställningar som finns för kunder. Detta för att få rätt grundförslag avseende prislista, betalningsvillkor och registreringsmallar när nya kunder skapas. Löpnummer inställningar. I löpnummerinställningarna anger du vilket kundnummer som ditt kundregister skall börja på. Där kan du också ange att kundnummer endast får förekomma inom ett visst intervall. Sammanfattning - kundhantering Viktigt att tänka på Kontrollera att nummer, namn- och adressuppgifterna är korrekta. Lägg in en kontaktperson och telefonnummer så att alla på företaget vet vem de ska kontakta. Ange vilken prislista kunden ska debiteras efter och eventuell rabatt, om dessa uppgifter ska vara specifika för kunden (avvika från systeminställningarna). Det är smart att skapa en registreringsmall för den viktigaste informationen så att ingen kan missa att registrera detta. I kundens Kundunika priser har du möjlighet att ge din kund unika priser på vissa artiklar eller grupper. Om du använder kategori, läs avsnittet om kategorier först. Du kan alltid dela in dina kunder i olika kategorier senare. Etikettmärkning kan du utföra senare när det är dags att skriva ut etiketter för t ex ett reklamblad eller en inbjudan. Det är lättare att se vilka kunder som ska märkas när du har ett helt kundregister. Etiketter kan också skrivas ut och sorteras på andra sätt, t ex med hjälp av kategorier

4 Skapa/ändra kund I registreringsbilden Kundinformation, kan du lägga upp nya kunder, och se eller ändra alla uppgifter om en kund, utom kundnummer. Kundinformationsbilden är uppdelad i 3 olika delar: 1. Kunduppgifter som är övergripande information avseende fakturaadress mm. 2. Kontaktinformation visar standardkontakten hos kunden. 3. I Extra information kan du skriva in valfri, kundunik information. För att skapa en ny kund väljer du knappen Skapa ny. Obs! Koppla in en s.k registreringsmall (inst.283) för detta så att kunden skapas med rätt uppgifter från början. Lägg även in samma mall i inställning 1294 så kan mallen kopplas till en knapp i denna bild (knappen Kundmall). Här visas typ av kund. Du anger vad det är för typ under knappen Reskontra. På flera ställen och på olika rapporter kan du välja typ som ett urval. Etikettmärkning kan du använda för att skriva ut listor, eller etiketter på kunder som endast har det gemensamt att de är etikettmärkta. Annars sker sådana utskrifter med urval på kundgrupp, eller ett kundnummerintervall

5 I registreringsbilden Kundinformation finns följande knappar till höger, där du kan registrera ytterligare information på kunderna. Vi kommer i följande avsnitt att gå igenom varje knapp var för sig. Nedan en kort beskrivning. Du kan ha många kontakter till varje kund. Dina kontakter kan även användas som leveransadresser. Entré s kraftfulla rabatt- och prishantering uppfyller alla krav din bransch kan kräva. Som leveransadress kan du använda både kontakter och andra kunder. Unik prissättning, kontering och rabatthantering av artiklar som endast gäller för denna kund. Dela in dina kunder i olika kategorier. Du kan sedan ta ut listor och dokument för specifika kategorier. Ange de villkor för fakturering och reskontra som kunden skall ha. Du kan även se utestående fakturor här. I Extra information skriver du allt det där som kan kallas för mjuk information om kunden. Med Överföring kan dina kunduppgifter på ett smidigt sätt e-postas till exempelvis en filial. Här kan du koppla och skriva ut viktiga dokument som relaterar till din kund. Här finns det plats att koppla 2 st registreringsmallar till din kundbild. Du kan då samla viktig info på ett ställe. Vill du koppla detta så gör du det i grundinställningarna

6 Kundnummer Du kan själv bestämma vilket nummer en kund ska få. När du väljer Skapa ny, föreslår Entré alltid det första lediga kundnumret, vilket du kan ställa in i löpnummerinställningarna. Du kan ange ett annat ledigt kundnummer om du vill. Tänk på att kundnummer används vid sortering i listor och vid sökning, det är därför ibland olämpligt att använda t ex telefonnummer som kundnummer. Du kan inte byta nummer på en befintlig kund, vill du ge kunden ett nytt nummer, måste du först ta bort den och sedan lägga upp kunden på nytt, med det nya numret. Att skapa en ny kund När du skapar en ny kund visas nedanstående dialog där du skall skriva in det nummer och namn som kunden skall ha. Om du använder dig av knappen Söktjänst, kan du få hjälp med att både hämta kundens alla uppgifter samt kontrollera kundens kreditvärdighet. Ser mer om detta i nästa avsnitt. När du har klickat Ok i föregående bild visas den registreringsmall du har valt. Registreringsmallen hjälper dig att fylla i viktiga fält så att du inte glömmer något. I mallhanteringen kan du själv styra vilka fält som skall ingå och vara obligatoriska att fylla i

7 När du har fyllt i uppgifterna i mallen är det dags att komplettera med att fylla i Prissättning och Reskontra så att din kund får rätt faktureringsvillkor. Se nedanstående sidor. Fyll i så många uppgifter som möjligt, observera även Extra information där du kan skriva in obegränsat med intern kundinformation

8 Prissättning Här anger du primärt vilka pris- och, rabattvillkor din kund skall få när du skapar en order på kunden. Du kan också ange om kunden skall särkonteras, vanligaste ordertyp mm Ange den prislista som kunden skall få. Prislistan föreslås på alla nya order till kunden. De olika rabatt- och påslagsfälten förklaras på nästa sida. Kontering anger du bara om denna kund skall avvika från grundinställningarna. Under Övrigt anger du vanligaste momstyp, ev Avgiftskod (vilken faktureringsavgift som ska gälla för kunden), Ordertyp som automatiskt ska föreslås när du skapar en order till kunden (anger du ingen ordertyp, föreslås automatiskt typen Arbetsorder) samt aktivitetstyp (anläggningar). Denna speciella rabatthantering förklaras på nästa sida

9 Prissättning Rabatter och påslag Det vanligaste upplägget är att man skapar generella prislistor som gäller för alla kunder. Då behöver man inte ange någon rabatt på kundnivå. För vissa kunder vill man dock ofta ange speciella inställningar. Du kan ange en rabatt för kunden som kommer att gälla generellt som kundrabatt i order/faktura och kassa. Detsamma gäller för Dolt påslag. Det dolda påslaget visas aldrig som ett påslag, utan priset på artikeln förändras direkt då artikeln registreras. Dolt påslag kan också kombineras med vanlig rabatt. Ex: grundpris 100 kr, påslag 10%, rabatt 10% ger formeln 100 kr x 1.1= 110 kr, 110 *0,9 =99 kr. I slutändan endast 1% rabatt alltså. För Kundtab.faktor, Kundrabattabell och Kundpåslagstabell gäller att dessa skapas separat och sedan anger man här vilken tabell som ska gälla. I en kundrabattabell lägger du upp de rabattsatser som ska gälla för en viss artikelgrupp. Artikelgruppen finns angiven på artikeln. Detta är inte samma sak som rabattgrupp. (En artikelgrupp kan endast förekomma en gång per artikel medan en rabattgrupp kan förekomma en gång per artikel per grossist.) Kundpåslagstabellen fungerar på motsvarande sätt, du lägger påslagssatser som ska gälla för en viss artikelgrupp. Detta kan exempelvis vara användbart då kunden har en nettoprislista som du vill göra påslag på. Kundtab.faktor är ett sätt att skapa en kundrabattabell som baserar sig på de rabatter du har i leverantörsrabattabellerna. Här arbetar man med rabattsatser kopplade till rabattgruppsnivå (även kallat varugrupp eller materialgrupp). I en Kundtab.faktor-tabell kan man lägga upp en faktor i procent, som räknar om leverantörsrabatten till en kundrabatt med faktor. Ex: Du har 50% rabatt på vissa artiklar från en grossist och vill att kunden skall tillgodogöras hälften av detta. Grundpris=100 kr, din rabatt 50%, kundens rab.tab.faktor 50% ger priset 75 kr till kunden eftersom kunden får 50% av din rabatt alltså 25% på grundpriset. Om du anger kombinationer av ovanstående på kunden, gäller rabatterna i följande prioritetsordning: 1. Om en kundtab.faktor tabell finns gäller denna 2. I andra hand gäller kundrabattabellen 3. I tredje hand gäller den generella rabatten som anges i Rabatt-fältet. Mer om hur du skapar kundrabattabeller finner du i senare avsnitt. När det gäller rabatt enligt 4. Rabatt vid betalning före ff.datum så gäller denna som en villkorad rabatt, rabatten utgår alltså bara om kunden betalar fakturan i tid. Man kan välja mellan Radrabatt och Fast rabatt där angiven Radrabatt utgår enligt kundens vanliga rabatt angivet i fältet Rabatt under 1. Prissättning och Fast rabatt enligt vad du anger i fältet Rabattsats. På fakturan skrivs alla summor exklusive denna rabatt, men en separat upplysningsrad talar om för kunden vilka belopp som skall betalas om betalning görs innan förfallodatum

10 Reskontrauppgifter I Reskontra-bilden hanterar du främst kundens fakturerings- och reskontravillkor. Detta är uppgifter som normalt inte skall vara tillgängliga för samtliga användare i systemet. Den systemansvarige kan då öka rättighetskravet för att kunna välja denna rutin så att endast ansvariga personer kommer in i den. Se detaljerad beskrivning på nästkommande sida. Här kan du utföra och se tidigare gjorda kreditupplysningar. Visar aktuell statistik de senaste 3 åren. Se nedan. Statistik Klicka på någon av sök-knapparna för att visa kundens förfallna fakturor mm

11 Reskontravillkor / Omvänd skattskyldighet Betalningsvillkor: Kundens betalningsvillkor för fakturor. Kan vara avvikande för räntefakturor. Kreditgräns: Ange belopp. Du får då en varning i order om utestående fakturor samt ordervärde överstiger detta belopp. Ränta: Ange avvikande räntesats för kunden. Lämna detta tomt om grundinställningar skall gälla. Påminnelseavgift: Avgift som tas ut på nästa räntefaktura om påminnelse har skickats till kunden. Faktureras till: Om fakturan skall gå till exempelvis ett huvudkontor. Valuta: Ange valuta om kunden skall ha fakturor i egen valuta och språk. Språk: Ange språk såvida inte valutans språk skall gälla. Typ av kund: Här kan du tex ange att kunden är en strökund. Används som selektering i listor mm. Tillåt ränta: Kryssa bort om kunden aldrig skall få räntefakturor. Detta kan även anges på en unik faktura i fakturaregistret. Tillåt krav: Kryssa bort om kunden aldrig skall få krav/påminnelser. Detta kan även anges på en unik faktura i fakturaregistret. Inga kampanjer. Kryssas i om kunden inte skall ha pris på artiklar som ingår i en kampanj. Tillämpas oftast då kunden har normal rabatt som understiger kampanjpriserna. Omvänd skattskyldighet. Normalt sett bör omvänd skattskyldighet vara inställt på Ej satt, då man normalt sett bara kan avgöra om omvänd skattskyldighet skall gälla, då orderns innehåll styr detta. Med Ej satt kan kundens villkor för detta överridas av projektets inställning. Anger du något annat alternativ gäller detta då order skapas till kunden. Används omvänd skattskyldighet på kunden skall även kundens VAT nummer registreras. Observera att texterna för de olika alternativen kan ändras i grundinställning Fastighetsbeteckning. Ange kundens eventuella fastighetsbeteckning på kunden. Denna beteckning ges som förslag då du skapar en ny ROT-rad i order

12 Fakturering / Utskrifter Status: Om du vill kan du välja som Status att kunden ej ska kunna faktureras, genom att markera Ej faktura. Detta kan vara bra om man vill att en kund som finns i kundregistret och som handlar i tex butiken, inte automatiskt ska kunna handla på faktura bara för att denne finns i kundregistret. Om en kund inte betalar i tid, kan t ex ekonomiavdelningen göra denna inställning så att butikspersonalen hindras från att ge kunden mer kredit. En order kan med denna inställning på kunden endast kontantfaktureras. En Spärrad kund kan du inte skapa order för. I butiken kan du skapa vanliga kvitton men inte flytta kvittot till order eller fakturera. Faktureringstyp: Används vid samlingsfakturering. Ange om samlingsfakturan skall innehålla alla rader från ingående orders eller endast en sammanfattande rad för varje order. Med alternativet Normal fakturering styr grundinställning 648 vilken faktureringstyp som gäller. Fakturera normtid: Inställning för hur fakturering med normtid skall hanteras vid utskrift på fakturan. Används främst i glasbranschen. Organisationsnummer: När du anger organisationsnummer, kontrollerar systemet att det är ett korrekt nummer samt föreslår automatiskt detta nummer i VAT nummerfältet nedan med SE som prefix och 01 som suffix. VAT nummer: Se beskrivning ovan. Alternativ adress: Här kan du ange en alternativ adress som kommer att användas vid olika blankettutskrifter. Hur detta hanteras kan styras med villkor i blankettexterna. Som standard hanteras kundens adress på blanketter enligt nedan: Med denna inställning PÅ, visas adresser i följande prioritet: 1. Fakturakundens alternativa adress om sådan finns 2. Fakturakundens adress 3. Kundens alternativa adress om sådan finns 4. Kundens adress Med denna inställning Av, visas adresser i följande prioritet: 1. Fakturakundens adress 2. Kundens adress Obs! Denna inställning är som standard På för Faktura och Krav men Av för Order

13 Tidsunderlag/Slutkontroller: Med dessa inställningar kan du styra om Tidrapport och Kontrollista skall skrivas ut på fakturor samt vissa orderblanketter. Anger du inget på kunden gäller grundinställningarna (2411, 2414). Tidrapport och kontrollista skrivs ut som separata dokument och kan bifogas fakturan. Visa artikelnummer: Med denna inställning satt till Ja, skrivs inte artikelnummer ut på fakturor. Artikelns beskrivning vänsterställs då på utskriften. Anger du inget gäller grundinställning Exportblankett/Exportschema: Här kan du ange att systemet skall skapa en kundunik fil av varje faktura som skrivs ut (förutom fakturautskriften). Beroende på krav angående filtyp och transportsätt (internet/ftp mm) så skall olika alternativ och mallar användas. Kontakta Hantverksdata säljavdelning för mer info kring detta

14 Att skapa en ny kund via söktjänsten Du kan även skapa nya kunder genom att använda Söktjänsten. Detta är en funktionalitet som du måste teckna ett separat avtal om med Hantverksdata. I tjänsten ingår att kunna hämta adressuppgifter på Sveriges alla företag och privatpersoner. Detta betyder att dessas adressuppgifter automatiskt hämtas in till systemet. I tillägg till detta kan du även ta ut anmärkningskontroller, kreditvärdighetskontroller och en utökad s.k. webbrapport på nya och befintliga kunder. Kreditupplysningsmodulen kan även användas för kontroll av leverantörer och anställda. Alla uppgifter tillhandahålls via Business Check. När dialogen för att skapa en ny kund visas, klickar du på knappen Söktjänst. I dialogen nedan fyller du i de uppgifter du känner till om bolaget eller personen (kryssa i Sök privatpersoner om du ej skall söka företag). Klicka sedan på knappen Sök för att lista de bolag som motsvarar ditt urval. Observera att sökningen kostar 1 krona

15 När systemet har hämtat de bolag som finns, listas dessa i sektionen 2. Resultat av sökning. Nu kan du ta en kreditupplysning på bolaget och/eller lägga till bolaget som en kund. Kreditupplysning. Kreditupplysningen öppnas med valt bolags organisationsnummer som urval. Första gången du gör detta måste licensvillkoren godkännas. Detta gör du med knappen Licensvillkor och prislista

16 o Anmärkningskontroll. Denna ger en enkel rapport med bolagets eventuella betalningsanmärkningar. Klicka på knappen Utskrift för en kopia på skrivaren. o Kreditvärdighet. Denna rapport ger dig en mängd uppgifter på bolaget. Kundens kreditvärdighet visas direkt med trafikljuset. Vi rekommenderar dock att du skriver ut upplysningen på skärm eller skrivare för att se alla uppgifter. o Webbrapport. Med denna funktion vidarebefordras du till en sida på internet (businesscheck.se) där du snyggt presenteras en komplett företagsrapport. Lägg till i Entré. När du har tagit din kreditupplysning och sett att den är ok, kan du lugnt lägga till kunden i Entré. Tryck på knappen Lägg till i Entré för att skapa kunden

17 med adressuppgifter från kreditupplysningsfunktionen. Efter att du klickat Ok fortsätter du med att fylla i den vanliga registreringsmallen för kunder. Komplettera eventuellt sedan kundens övriga uppgifter. Observera att alla gjorda upplysningar sparas och kan visas eller skrivas ut i kundbildens Reskontra. Nedan visas ett exempel på en utskriven kreditupplysning

18 Kundunika priser Under Prissättning kan du bestämma vilken prislista som ska gälla för en specifik kund. Där kan du också välja vilka rabatter som ska gälla på kundnivå. Om du vill att en kund ska ha ett unikt pris på vissa speciella artiklar, kan du göra det under Kundunika priser. Detta används oftast för olika tjänsteartiklar som arbete och resor. Detta pris gäller före (överrider) alla andra prisinställningar som kan göras i Entré. För ytterligare beskrivning, se handboken för Artikelhantering. För att lägga upp ett unikt pris på en artikel för den aktuella kunden, väljer du Ny i formuläret nedan: För att skapa ett kundunikt pris på en artikel väljer du Ny. I dialogrutan anger du artikelnummer, klickar på Ok och går vidare till flik 2.Inställning

19 När du har valt Ok kommer du automatiskt till flik 2. Inställning. Här anger du det kundspecifika priset på den artikel du har valt. Istället för ett fast pris kan en rabattsats anges. Denna rabatt överrider då kundens vanliga rabatt på just denna artikel. Ange även om artikelns skall ha en avvikande momssats och om den ej skall kunna rabatteras. Ej rabatt gäller oftast tjänsteartiklar. Du kan även ange om artikeln ska konteras på något särskilt sätt. Detta kommer då att överrida grundinställningarnas kontering. I samband med att du skapar ett nytt unikt pris kan du välja att priset ska vara generellt. Detta innebär att alla kunder får det pris på artikeln som du anger här. Detta kan vara bra om du vill att en artikel alltid ska ha samma pris till alla kunder, oavsett vilken prislista du har angett på kunden, eller den order du registrerar. Priset kan också gälla endast för ett specifikt Projekt. Det gäller då endast för detta projekt

20 Kontakter Du skapar en ny kontakt genom att välja Skapa ny i nedanstående registreringsbild. I samband med att du skapar en ny kontakt får du frågan om kundens adressuppgifter skall kopieras till den kontakt du just skapar. Du kan även hämta denna adress senare genom att trycka på knappen Kundadress. En Ej aktiv kontakt kommer ej att visas när du söker kontakter att koppla till exempelvis en order. Om du kryssar för rutan med Leveransadress, kommer kontakten att kunna väljas som leveransadress vid registrering av kundens order. Du kan låta dina kontakter ingå i en eller flera kategorier. Du kan då skriva ut listor eller dokument till kontakter i en viss kategori. Klicka på knappen Kategori för att koppla och skapa nya kategorier. Observera att du ej kan ta bort kontakter som använts i order eller faktura. Markera då dessa som Ej aktiva istället, så visas dom ej vid sökning. Se även avsnittet Sök i kontaktregistret senare i denna handbok

21 Kategorier Du kan skapa egna kategorier, som du sedan lägger upp på de kunder eller kontakter som ska ingå i kategorin. T ex kan du lägga upp en kategori som heter Julklapp. De kontakter (eller kunder)som ingår i kategorin kommer då med när du t ex skriver ut en lista med etiketter som är utvald enligt kategorin Julklapp. Du väljer helt själv vilka kategorier som ska finnas. Detta är en utökad funktionalitet jämfört med kundgrupp, där ett företag endast kan ingå i en kundgrupp. I rutinen Sök i kundregistret hittar du fler möjligheter att hantera kategori på kunder. Du kan tex märka alla kunder i en kategori för att sedan ändra tex prislista eller utskrift av reklamerbjudande. I exemplet ovan har Tore på Boliden KraffT AB markerats som medlem i kategorierna Julklapp och VD. När man sedan vill ta ut en lista över kontakter som skall ha julklapp kommer han med på den listan enligt nedan exempel. För att göra urval på kategorier till en lista eller etikettutskrift använder du knappen Kategorier och kommer till denna lista där du markerar vilka kategorier som skall skrivas ut. Exempel på utskrift av alla kontakter som skall ha Julklapp

22 Leveransadresser Om du vill att en annan kund ska fungera som leveransadress till den kund du arbetar med använder du Leveransadresser. Du kan även lägga upp Kontakter som leveransadresser. Den kopplingen gör du på kontakten. Här lägger du upp en leveransadress till genom att välja en annan kund i kundregistret. Denna måste finnas i kundregistret innan den kan läggas till här. När du skapar en order till en kund som har olika leveransadresser, får du upp en lista där du kan välja leveransadress för ordern. Förutom kundens vanliga adress, visas de andra kundadresser du kopplat samt de kontakter du har angett som leveransadresser. Markera den leveransadress som ordern skall ha och klicka på Ok. Klicka på Avbryt om ingen leveransadress skall väljas. Observera att även kontakter kan vara leveransadresser. Detta anger du på kontakten

23 Överföring Överföring av kund ingår som en del i modulen överföring av order via e-post. Tanken med orderöverföringsfunktionen är att en filial skall kunna skicka sina färdiga order till huvudkontoret på enklaste sätt. I samband med att man överför ordern till huvudkontoret, så kommer naturligtvis även kunduppgifterna med till huvudkontoret. Överföring av kund, som separat funktion, kan användas av huvudkontoret för överföring av nya kunder till filialerna. Detta för att man vill ha samma kundnummer överallt i koncernen. Om du är intresserad av överföringsfunktionerna i Entré, kontakta vår konsultavdelning för planering och uppsättning av denna funktionalitet

24 Koppla registreringsmall till kundbilden I kundbilden kan max 2 st olika registreringsmallar kopplas. Registreringsmallen används främst vid nyregistrering av kund, men kan vara behändig att få fram i samband med kontroll eller ändring av kunden eftersom du i mallen kan koppla all relevant information till ett ställe. I grundinställningarna (1294/1295) anger du vilken eller vilka mallar som skall visas i kundbilden

25 Dokument I Entré finns en generell dokumenthantering. Tanken med detta är att kunna samla alla dokument som är viktiga för ditt företag på ett ställe. Du får då en mycket bättre kontroll på dina och andra kollegers dokument än om dessa ligger sparade lite här och där i nätverket. Dokumenten kan dessutom knytas till en viss kund, order eller projekt. I dokumentkatalogen kan du skapa olika mappar (Skapa ny) så att du smidigt kan sortera in de olika kundkopplade dokumenten. För att koppla ett dokument till kunden använder du knappen Kopiera hit. Markerar du ett dokument och klickar på knappen Öppna dokument, startar dokumentets associerade program och visar dokumentet. Se även de generella grundinställningarna för dokumentkatalog innan du kör igång med detta

26 Sökning och sortering Du kan söka på de flesta fälten i kundregistreringen. Därför bör du vara konsekvent med hur du använder gemener och versaler. Tänk på att företagsnamnet är det som används oftast vid sökning efter kunder. Därför kan det vara olämpligt att börja företagsnamnet med AB eller HB, eftersom det försvårar sökningen efter kunden. I sökhänseende är det bättre med Lindgren, Leif AB än AB Leif Lindgren. När du registrerar en kund bör du försöka få med så många uppgifter som möjligt, förutom namn och adress, även telefonnummer, organisationsnummer, kontaktpersoner, fax, mobil, e- postadress. På alla fält med söksymbolen kan du söka efter kunder med automatisk sortering på fältet. I söklistan som kommer upp kan du bläddra, söka vidare, sortera listan (klicka på en rubrik) och sedan välja kund med Enter, eller dubbelklick med musen. I sökrutan för kunder kan du göra urval på både Typ av kund och Status. Denna typ av filtrering gör det lättare för dig att hitta rätt kund. Sökning kan också göras genom att du klickar på ett fält (tex Scandinavia AB i namnfältet) och direkt skriver in det du söker efter. Listan kommer då att sorteras och flytta fokus till den post som stämmer bäst med din sökning. Sökning med * kan också användas, tex ger *fastigheter AB träff på första kund som slutar på fastigheter AB. Du kan också skriva en text i de övre tomma rutorna för ytterligare filtrering. Klicka på knappen Uppdatera efter att du angivit din filtrering. Se även avsnittet för generell sökhantering i handboken för Allmänt/System

27 Sök i Kundregistret I Sök i kundregistret kan du snabbt och enkelt hitta den kund du söker. Du kan med enkla medel sortera, filtrera och söka i registret så att du snabbt kan se och hantera endast de kunder du är intresserad av. Dessutom kan du markera och ändra på flera kunders uppgifter samtidigt eller skapa nya kunder. Anpassning av listan. Följ instruktionerna nedan så att kundlistan innehåller de kolumner som du har användning för. Alla ändringar sparas endast för ditt användarnamn. Inga andra användare påverkas alltså av de inställningar du gör här. Du kan göra urval dels på kundens Status och Typ av kund, dels via knappen Lägg till och ändra urval. Dock kommer du att klara dig väldigt långt med de sorterings- och sökfunktioner som finns (se tidigare avsnitt) tillgängliga. Med vänster musknapp sorterar du listan. Du kan sortera i fallande eller stigande ordning. I kolumnrubriken visas +,- beroende på sortering. Genom att ta tag och dra i en kolumns kant, kan du själv välja hur bred kolumnen ska vara. Med höger musknapp kan du välja vilka kolumner (fält) som ska visas i söklistan. Dra i hörnet på rutan så att den passar din bildskärm

28 Funktioner i sök i kundregistret Uppdaterar kundlistan enligt dina gjorda urval. Ändrar på kunden. Du kan direkt skapa nya kunder. Tar bort kunden om det ej finns order eller faktura kvar. Visar kundens kontakter. Du kan direkt koppla kategorier på markerad kund. Öppnar aktuell kunds dokumentkatalog. Generella markeringsfunktioner. Klicka på symbolen. Funktion för att skicka SMS till kunden. Generella funktioner för Export och Import av kunder. Kontakta våra konsulter om du behöver hjälp med detta. Bearbetningsfunktioner. Se separat beskrivning nedan. Startar funktion för att se och göra nya kreditupplysningar. Överföring av markerade kunder till filial/huvudkontor. Dessa 2 knappar är kopplade till s.k registreringsmallar. Klicka för att öppna mallen

29 Bearbetningsfunktioner I Sök i kundregistret finns ett antal möjligheter att snabbt ändra eller bearbeta dina kunder. Det kan exempelvis vara att du behöver ändra betalningsvillkor eller prislista på alla strökunder eller att du vill skicka en inbjudan till öppet hus till en viss kategori av kunder. När du startar bearbetningen kan dialogen se ut som någon av nedanstående beroende på om du har markerat några kunder eller ej innan du trycker på knappen Bearbeta. Dialog när inga kunder finns markerade. Systemet låter dig då markera med urval. Dialog då det redan finns markerade kunder i listan. Du får då möjlighet att utföra olika bearbetningar på markerade kunder

30 Markering med urval Markering med urval använder du när du behöver markera ett stort antal kunder på en gång där alla kunder, som skall bearbetas, uppfyller ett visst kriterium. Du kan naturligtvis kombinera detta med manuell markering eller markering via knappen Markera. Nedan visas en lista på alla de fält i kundregistret som kan användas som urval då markering skall göras. Om vi exempelvis har bestämt oss för att alla strökunder skall få ändrade betalningsvillkor till 10 dagar kan vi göra följande efter att vi klickat på knappen Bearbeta och valt Markera med urval: 1. Markera fältet Typ av kund och tryck Ok. 2. I nästa dialog väljer du Strökund. Samtliga strökunder kommer då att markeras i listan. 3. Tryck Bearbeta igen varvid denna dialog visas. Välj att Ändra vald uppgift för markerade kunder

31 4. Markera Betalningskod och tryck Ok. 5. Välj det nya betalningsvillkor de markerade kunderna skall ha och tryck Ok. Samtliga bearbetade kunder har nu fått ändrat betalningsvillkor. Markeringarna ligger kvar så att du kan utföra flera bearbetningar på samma urval. Vill du ta bort markeringarna kan du Avsluta eller trycka på symbolen på knappen Markera och välja Markera inga. Ett annat sätt att göra urval inför bearbetning på kan vara att filtrera kundlistan med F3 (se generell beskrivning avseende Avancerad sökning). Du kan då göra ännu mer avancerade urval som att tex bearbeta alla kunder som har VVS i namnet med Postadress som börjar på

32 Söka i kontaktregistret Sök i kontaktregistret använder du för att hantera alla dina kontakter. Se även tidigare avsnitt för att skapa och ändra på dina kontakter. I denna rutin kan du dessutom bearbeta dina kontakter. Genom att klicka med höger musknapp i den grå rubriklisten kan du anpassa och välja vilka fält som ska visas i kontaktlistan. Med vänster musknapp ändrar du sorteringen i listan från tex kundnamn till kontaktnamn. Om du trycker Enter, eller dubbelklickar på den aktiva kontakten får du upp hela registreringsbilden för den aktuella kontakten. För att söka i det aktiva fältet börjar du skriva namnet på den person du söker. Bearbetningsfunktionerna liknar de i Sök i kundregistret. Dialog när inga kontakter finns markerade. Systemet låter dig då markera med urval. Dialog när kontakter finns markerade. Du kan då även redigera kategorier för valda kontakter eller ändra uppgifter för alla valda på en gång

33 Sidoregister och kundinställningar Kundrabattabeller Det finns två olika typer kundrabattabeller. Med den ena arbetar du med rabatter på artikelgrupper. Med den andra jobbar du med rabatter/påslag på rabattgrupper. OBS! Det är skillnad på artikelgrupp och rabattgrupp. En artikel kan endast ingå i en artikelgrupp, medan rabattgrupperna används vid uppbyggnaden av prislistor. Se mer om dessa begrepp i handboken för artikelhantering. Du anger på kunden (Prissättning/Rabatter) att kunden ska få rabatter enligt den kundrabattabell som du väljer. 1. Den enkla varianten där du sätter en rabattsats (eller påslag) som ska gälla för de artikelgrupper du vill ge kundrabatter på. 2. Kundrabattabeller som bygger på och automatiskt uppdateras av leverantörsrabattabellerna. Dessa bygger på att du via en procentuell faktor skapar en kundrabatt som står i relation till den rabatt du får från din leverantör. 1. Kundrabattabell med artikelgruppskoppling Skapa en ny kundrabattabell genom att välja knappen Ny. Ge tabellen en beteckning och ett namn. Välj sedanflik 2. Ändra i tabell för att börja lägga upp kundrabatter

34 För att börja lägga upp enstaka artikelgrupper väljer du Skapa ny. Du får upp en dialog där du anger artikelgrupp och rabattsats och/eller påslag. Funktioner Ökar eller minskar aktuell procentsats i den kolumn markören befinner sig i. Ändra procentsatsen i den kolumn markören befinner sig i. Ändrar procentsatsen för markerade poster. Tar bort aktuell post. Raderar markerade poster ur tabellen. Du kan hämta artikelgrupper från ex en leverantörstabell, eller en annan kundrabattabell. Du kan också hämta artikelgrupper från ett prisregister. Om du har flera företag i Entré kan du även välja från vilket företag du vill hämta artikelgrupper. Visar en lista på de artiklar som ingår i artikelgruppen. Skriver ut rabattabellen

35 Ändra markerade Du kan ändra rabatt-och/eller påslagssatser på flera artikelgrupper åt gången. T ex kan du minska rabatten med 5 procentenheter på de markerade artikelgrupperna. Markera först de grupper du vill ändra. Välj sedan Ändra markerade. Ange om du avser att ändra rabatt eller addera till befintlig rabattsats. Vi väljer att Addera till rabatt och anger -5 %. Välj Ok så uppdateras rabattsatserna på de valda grupperna. Observera att du måste skriva ett minus framför femman för att minska rabattsatsen. Om gruppen 01A hade 45 % som rabatt tidigare, så får den nu 40 %. Obs, viktigt! Om du inte kryssar i Ersätt rabatt eller Addera till rabatt så kommer systemet att utföra en rabatt på rabatt funktion. Det betyder tex att en tidigare rabatt som var 10% kommer att bli 19% om du anger ytterligare 10% i fältet rabatt. På liknande sätt ändrar du påslagssatserna. När du har skapat din kundrabattabell, anger du, på kunden, under prissättning, att kunden ska få sina kundrabatter enligt denna tabell. Kundrabatter i order När du registrerar en order och väljer en kund som har en kundrabattabell kommer rabatten att synas på varje artikelrad. Detta gäller oavsett vilken typ av kundrabattabell du arbetar med. Denna rabatt kommer även med vid utskrift av order och fakturor. Den rabatt som automatiskt genereras via kundrabattabeller på detta sätt kan du ändra manuellt rad för rad vid registrering av order. När du registrerar en order, eller tittar på en äldre order, kan du se vilken prissättning som är inställd via knappen Priser

36 2. Kundrabattabell med faktor på lev.rabatt Om du vill låta din rabatt hos din leverantör bestämma hur mycket rabatt du, i din tur, kan ge till din kund, så kan du använda Kundrabattabell med faktor på lev.rabatt. Du kan importera rabattgrupper från en annan kund- eller leverantörsrabattabell. Fördelen med denna rabattmetod är att kundrabatterna uppdateras automatiskt när du läser in nya rabattdisketter från dina leverantörer. Du behöver dock lägga upp de faktorer som ska gälla för respektive rabattgrupp och grossist. Faktorn anges i procent och beräknas på följande sätt: Leverantörsrabatt * Faktor = Kundrabatt Ovan ser du t ex att Grupp 1AA har 50 % rabatt från leverantören. Vi har angivit en faktor på 50 %. 50 % * 50 % blir 25 % rabatt till din kund. Om du läser in en rabattdiskett från den grossist som vi refererar till som 01 ovan och gruppen 1AAA har ändrats till 36 % rabatt vid inläsningen, kommer kundrabatten automatiskt att räknas om till (36 % * 50 % =) 18 %

37 Kundrabatter i order När du registrerar en order och väljer en kund som har en kundrabattabell kommer rabatten att synas på varje artikelrad. Detta gäller oavsett vilken typ av kundrabattabell du arbetar med. Denna rabatt kommer även med vid utskrift av order och fakturor. Den rabatt som automatiskt genereras via kundrabattabeller på detta sätt kan du ändra manuellt rad för rad vid registrering av order. När du registrerar en order, eller tittar på en äldre order, kan du se vilken prissättning som är inställd via knappen Priser

38 Kundgrupper Varje kund kan vara knuten till en kundgrupp. Gruppen kan användas som sök- och sorteringsbegrepp för bearbetning och utskrifter. Du bör därför vara mycket noga med att strukturera och planera för hur du ska använda gruppbegreppet. Ett handelsföretag kanske delar upp kunderna efter bransch de tillhör, ett tillverkningsföretag efter vilka produkter som säljs till kunderna, eller om de är företags- eller privatkunder. Du söker bland de grupper som finns med sökknappen (eller F3). Om du vill lägga upp en ny grupp skriver du in gruppens namn. Systemet känner av om den inte finns sedan tidigare och frågar om du vill lägga upp en ny. Du kan använda kategori för samma syfte. En kund kan ingå i flera kategorier, men endast en grupp. Kategorier kan inte användas i söklistor, men det kan kundgrupper. Skapa en ny kundgrupp genom att välja Ny. Ange sedan en beteckning och namnet på gruppen. När du skapar en ny kund söker du i den lista av kundgrupper som du har lagt upp (F3)

39 Kundkategorier Med kundkategorier kommer vi ytterligare ett steg längre än vad kundgrupperna kan erbjuda. Skillnaden mellan kundgrupp och kategori är att en kund kan endast tillhöra en kundgrupp, men kan ingå i många kategorier. Exempelvis kan en kund samtidigt vara både Reklamutskick och Storkund. Dessutom kan du använda kategorier även för dina kontaktpersoner. I Skapa / ändra kund, Sök i kundregistret och vid utskrifter kan du använda kategorihanteringen för att bearbeta information och skriva ut rapporter. I denna rutin kan du administrera alla dina kategorier oavsett om de tillhör kunder, kontakter, leverantörer eller leverantörskontakter. Välj vilken kategorityp som du vill administrera. Se även tidigare avsnitt avseende hantering av kategorier på kund och kontakt

40 Outlook Export / Import För dig som använder dig av MS Outlook finns det möjlighet att både exportera kontakter till Outlook såväl som att importera kontakter till Entré från Outlook. Du kan hämta både kundregister som kontaktregister. Markera sedan de kunder/kontakter som skall exporteras till Outlook och tryck på Till Outlook. Du kan också hämta från Outlook för att sedan markera och lägga in dessa Till kunder eller Till kontakter. Observera att när kunder eller kontakter hämtas från Outlook till Entré så måste du själv komplettera alla viktiga uppgifter på kunden. På grund av säkerhetsskäl och version av Outlook kan nedan dialog (eller liknande) komma upp när Entré begär att hämta kontakter från Outlook. Du måste själv tillåta detta för att kontakterna skall kunna hämtas

41 Utskrifter kunder Här hittar du ett antal listor för utskrift av etiketter och listor, av kunder och kundkontakter. Alla utskrifter är skapade med rapportgeneratorn Crystal Report vilket ger dig möjligheter att skapa egna rapporter anpassade till ditt företag. Du kan, vid behov, beställa fler rapporter av Hantverksdata. Du har dessutom möjligheten att bestämma vilka urval och vilken sortering utskrifterna ska använda. Markera den rapport du vill skriva ut och välj sedan flik 2. Urval. Ange ditt urval. Anger du inget, kommer alla kunder att skrivas ut. Kontakta vår kundsupport om du vill förändra dina urval. Du kan också klicka på knappen Kategorier för att endast välja vissa kategorier av kunder. Du kan välja hur rapporten skall sorteras eller grupperas under sektion 4. När du har gjort ditt urval och eventuell sortering, välj skrivare och knappen Skriv ut, eller knappen Visa på skärmen

42 Exempel på kundlista: Så här kan listan se ut när du tar ut den på skärmen. Listan kan sedan skrivas ut eller exporteras till andra program exempelvis som Adobe PDF, MS Excel eller MS Word. Vill du ha in din logo i alla rapporter, kontakta vår support för hjälp med detta. Nedan förklaras de olika funktioner som finns i rapportfönstret. Visar ev. gruppering i rapporten. Skriver ut rapporten på skrivaren. Exporterar rapporten till ex MS Word eller som PDF. Bläddringsknappar. Tar dig en sida framåt/bakåt alternativt till första/sista sida. Här ändrar du zoomnivå på rapporten. Här kan du söka efter viss text i rapporten. Här begär du omladdning av rapporten. Det gör du om rapporten innehåller en parameterfråga/urval och du vill göra om detta utan att begära utskrift av listan igen

43 Grundinställningar Det finns en mängd grundinställningar avseende kundregistret som ser till att du får korrekt grundvärden och inställningar för ditt kundregister. Förutom kundregistrets egna grundinställningar finns det även en hel del generella grundinställningar som bl.a. påverkar hur kundfakturor konteras och prissätts i de fall du inte angivit kundunika villkor. Dessa inställningar finns beskrivna i en separat handbok. Alla grundinställningar finner du i menyträdet under System, Allmänna sidoregister. Observera att åtkomsten till dessa grundinställningar ofta är rättighetsskyddad av ditt företag. Kundregistrets grundinställningar I grundinställningarna för kundhanteringen finns flera undermenyer där vi samlat inställningar som hör ihop med varandra. Markera den meny du vill arbeta med och de olika inställningarna visas till höger med Inställningsrubriken, aktuellt värde och inställningens nummer. I denna handbok refererar vi ofta till olika inställningsnummer. Du kan därför också söka efter inställningsnummer med knappen Sök. För att ändra på en inställning så dubbelklickar du på inställningen under inställningsrubrik

44 Import/Export Här kan du ange mallar för export och import av kundregister till eller från andra system. Detta kan utföras från menyvalet Sök i kundregistret. Kontakta våra konsulter om du behöver hjälp med detta. Kundinställningar I denna inställning kan du ange den färg som kunder med status Ej faktura skall ha när du visar kunder i en söklista. Dubbelklicka på inställningar för att välja färg Denna inställning låter dig välja en annan färg för spärrade kunder Om du vill att alla kontakter som skapas även skall kunna användas som leveransadresser (när du skapar order) så ändrar du denna till På. Mallinställningar 421. Ange det betalningsvillkor som skall gälla när du skapar nya kunder Koppling av registreringsmall som skall visas som knappar i rutinerna Skapa / Ändra kund och Sök i kundregistret Koppling av registreringsmall som skall visas som knappar i rutinerna Skapa / Ändra kund och Sök i kundregistret Ange vilken mall som skall användas när nya kontaktpersoner skapas Ange vilken mall som skall användas när nya kunder skapas Ange vilken prislista som skall föreslås när du skapar nya kunder

45 Rapporter Här kan du ange egna, unika, rapportkopplingar till ovan rapporter. Anger du inget, kommer systemets standardrapporter att användas