Underlag vid utbildning för Systemadministratörer

Transkript

1 Underlag vid utbildning för Systemadministratörer Registervård och grundinställningar 1. Modulen Grunder A. Företagsdata Innehåller bl.a. information om resebyråns namn och adressuppgifter. Namn- och adressuppgifterna skrivs även ut längst ner i blanketternas adressfot. OBS! Man måste ange organisationsnummer för att systemet ska fungera. Organisationsnumret måste vara samma som Åbergs DataSystem AB bygger licenskoderna på. B. Generella data En rutin med vissa generella inställningar som exempelvis styr e-posthanteringen och giltighetstiden på presentkort. C. Användare De användare som ska nyttja systemet ska läggas in i ett användarregister med bl a inloggningskoder och lösen. Här styr man även avdelningskonteringen på försäljning och kassa och ska användaren tillhöra en filial, så lägger man även in det. OBS! Lösenordet lägger man in på användare genom att klicka på knappen till höger om inmatningsfältet. D. Rutinrättigheter Bestäm vilka rutiner och register resp. användare ska ha tillgång till. Bygg mallar som kan användas på olika användarkategorier (administratörer, säljare, ekonomiavdelning, etc). OBS! Denna rutin är viktig för att användarna ska kunna få tillgång till de olika rutinerna och modulerna i systemet. Sida: 1 (av 5)

2 E. Kontoplanen Lägg in de bokföringskonton som används i systemet. Dessa hamnar sedan på ett underlag för vidare inkörning i bokföringsprogrammet. F. Momsgrunder Koppla bokföringskonton till aktuella momssatser. G. Artikelgrupp Dela in artiklarna i olika artikelgrupper. Kan sedan användas vid sökning av artikel och statistik på sålda artiklar. I systemet finns redan ett standardregister. Komplettera vid behov. H. Artiklar Lägg in de produkter som ska säljas och knyt dem till grupp, bokföringskonton, momssatser, etc. Glöm inte produkterna för påslag (serviceavgifter, arvoden, etc.) och att du kan få dem kopplade med automatik till huvudprodukterna. OBS! Systemet använder Moms ingår som momstyp. I. Blankettval Denna inställning gäller utskrifterna. Vilka utskrifter ska skrivas ut? Ska de skrivas ut samtidigt? Hur många exemplar? Den snabbaste inställningen av skrivare är att lägga in den vanligaste skrivaren som ska användas via Standard-knappen längst ner på sidan. Sida: 2 (av 5)

3 2. Modulen RESEBYRÅ - BACK J. Platstyper Detta register innehåller olika typer av boende, hyrbilar, etc. Koder för exempelvis Dubbelrum inkl. frukost, Enkelrum med havsutsikt, etc. K. Textmallar Använd detta register till att göra färdiga textmallar som du hämtar in i beställningen. Som standardtexter eller sådana som bara används vid speciella tillfällen. L. Beställningstyper Genom olika inställningar kan du få beställningsmallar som styr vilka rubriker som ska skrivas ut, om anmälningsavgifter och slutlikvider ska användas tillsammans med PG- eller BG-avier, vilka textmallar som ska skrivas ut som standard, etc. M. Generella data Ett litet nav i systemet. Här bestämmer du förutsättningar och viktiga standardinställningar som ska användas för att systemet ska fungera enligt företagets sätt att jobba. OBS! Denna rutin används första gången tillsammans med Åbergs DataSystem AB. N. Leverantörskategorier Du kan lägga in olika kategorier av leverantörer. O. Leverantörer Förutom artiklarna så är även leverantörerna en av hörnstenarna. Kopplingar till flygbolagskoder, voucherutseende är bara några av de inställningar som ska göras. Glöm inte att lägga upp din resebyrå som en egen leverantör (kod öö). Sida: 3 (av 5)

4 Viktiga inställningar läggs även in på sidan 2 i leverantörsregistret (resebyrå-data). P. Kundkategorier Dela in dina kunder i olika kategorier och du får en väldig hjälp vid selektering av kunder och vid utskrifter från systemets olika utskriftsrutiner. Framför allt vid direktriktade utskick då etiketter ska skrivas ut. Q. Kunder Vad vore ett ekonomi- och bokningssystem utan ett kundregister. OBS! Glöm inte att göra inställningar på sidorna 2 och 3 också. Sida: 4 (av 5)

5 3. Modulen KUNDFAKTURA R. Generella kundfakturadata (kundfakturamodulen) Inställningar som är viktiga för att faktureringsfunktionen ska fungera. S. Generella kundfakturatexter (kundfakturamodulen) Andra inställningar är viktiga för att rätt text ska skrivas ut vid påminnelser och att kontrollen av aktuella påminnelser ska kunna ske, etc. 4. Modulen LEV.RESKONTRA T. Generella data (leverantörsmodulen) Ska man betala leverantörsfakturorna via fil, så är det viktigt att inställningarna är rätt. Sida: 5 (av 5)