Det finns möjlighet att skicka SMS från ett flertal ställen i Rebus-systemet, detta dokument går igenom alla ställen där det fungerar.

Transkript

1 Rebus SMS-modul : Nytt sändningsförfarande, via Internet : SMS sparas i Dokumentloggen : SMS i Norge : Ny SMS-leverantör: Weblink IP Phone Om SMS ska skickas från Sverige måste ett avtal slutas med någon av SMS-operatörerna som Rebus kan kommunicera med. Antingen Communication Dynamics, Eniro Norge eller Weblink IP Phone. Vi rekommenderar Weblink IP Phone som är den leverantör vi nyss har integrerat mot. De har bra priser på sina abonnemang. Därefter måste Rebus SMS-modul öppnas för användning. Det görs genom att lägga en beställning på SMS-modulen hos oss och att vi därefter skickar en Rebus kodfil som öppnar SMS-modulen. Det finns möjlighet att skicka SMS från ett flertal ställen i Rebus-systemet, detta dokument går igenom alla ställen där det fungerar. Inställning Starta Rebus Grund-modul och gå in på menypunkten Inställningar och rutinen SMS Grunddata. Här ska man ange de uppgifter man fått från leverantören. De SMS man vill skicka sänds via en internetanslutning till deras server och då behöver man ha olika uppgifter registrerade. Weblink IP Phone (vi rekommenderar denna leverantör) 1

2 Communication Dynamics: Eniro Norge: 2

3 Använder man Weblink IP Phone ska man ange en kodsträng som kallas för ett token. Det identifierar er som kund och är allt som behövs för att kunna skicka SMS via Rebus. Registrera även avsändande mobilnummer. Det kan vara ett mobilnummer eller ett företagsnamn. Skriver man ett företagsnamn kan kunden tyvärr inte svara på meddelandet men det kan vara bra ibland. Använder man Communication Dynamics ska man ange användarnamn, lösenord och ett sender alias som identifierar vem som är avsändaren. Befinner man sig i Norge ska man ange de uppgifter man fått från Eniro Norge. De SMS man vill skicka sänds via internet till deras server och då behöver man ha användarnamn, lösenord och ett sender alias som identifierar vem som är avsändaren. Denna information får ni från den leverantör ni sluter abonnemang med. I Grund-modulens rutin SMS Grunddata kan man utöver dessa identifikationsuppgifter även skriva in en starttext och en sluttext som används som hjälp när man vill skapa och sända ett SMS. Om företaget har flera filialer och man vill att vissa SMS ska ha andra avsändare än huvudföretaget kan man på fältet Filial välja bland de filialer som finns registrerade i Rebus. Ange de grunduppgifter som krävs. Spara och avsluta. 3

4 Kundregistret I kundregistret kan man skicka SMS direkt till kunden. När man har en kund framme och den har ett mobilnummer, och att det på flik 2 inte är markerad att den inte vill ha SMS-utskick, kan man klicka på SMS-knappen som i bilden är inringad i rött. Här kan man ändra på både avsändaren och mottagaren innan man skriver texten och klickar på knappen för Skicka SMS. Det visas om det gick bra eller dåligt att sända samt att det också loggas. 4

5 Skicka SMS I Grund-modulens menyval Skicka kan man skicka SMS till många samtidigt. Urvalet kan göras på kunder, leverantörer, användare, agenter, reseledare och chaufförer samt vissa kundkategorier eller kombinationer av kundkategorier. Välj en i taget, en kund, en leverantör, en användare etc. Skriv SMS-texten och klicka på Spara. Mottagaren och den text man vill skicka läggs upp i det översta urvalsfönstret. Inga SMS skickas förrän man gjort klart sina urval och lagt dem i fönstret och man därefter klickar på Sänd -knappen. Det går att radera från urvalet innan man sänder. Markera en eller flera mottagare i urvalsfönstret, högerklicka och välj radera. Man kan även dubbelklicka fram t.ex. en kund och klicka på Radera - knappen. 5

6 Vill man skicka SMS till alla kunder som tillhör en viss kundkategori väljer man urval nr 7. Här kan man välja ut kunder som tillhör en viss kundkategori. Skriv SMS-texten och klicka på Sök/Spara. Då läser Rebus alla kunder som tillhör den valda kundkategorin och lägger upp dem i det övre urvalsfönstret. Kunden måste ha ett registrerat mobilnummer för att kunna väljas och får inte heller ha markerat Ej SMS i kundregistret. Vill man göra mer avancerade kategorisökningar kan knappen Avancerad kategorisering användas. 6

7 I det vänstra fönstret markerar man alla kategorier som kunderna ska tillhöra för att kunna väljas ut. För att välja flera kategorier håller man ner Ctrl-tangenten och klickar på en kategori med musen. Vill man att de kunder som ska väljas ut måste tillhöra samtliga valda kategorier måste fältet Tillhör alla markeras. Om fältet inte markeras räcker det med att en kund tillhör någon av de valda kategorierna för att väljas ut. I det högra fönstret kan man markera eventuella kategorier som kunden inte får tillhöra. Så om en kund tillhör kategorin GG och P så kommer den inte att väljas ut eftersom man i exemplet har markerat att kunden inte får tillhöra kategori P (Privatkunder). Har man gjort avancerade urval som inte längre ska gälla kan man klicka på knapparna Rensa för både det vänstra och högra urvalsfönstren. Klicka på Spara-knappen för att återgå till SMS-fönstret. 7

8 När man har gjort ett avancerat urval ser man på texten i knappen att man har gjort en avancerad kategorisering. Texten (vald) står där. För att ta bort tidigare avancerad kategorisering måste man gå in i den rutinen igen och trycka på Rensa -knapparna. För att få upp kunderna som matchar urvalet till urvalsfönstret måsta man klicka på Sök/Spara. Se först till att den text man vill skicka i SMS-meddelandet är korrekt. Vill man ändra på telefonnummer eller SMS-text för några kunder som redan finns i resultatfönstret kan man dubbelklicka på dem, ändra och sedan spara igen. Vill man radera någon eller några kunder kan dessa markeras i resultatfönstret. Högerklicka sedan och välj att radera alla som är markerade. Fortsätt att söka fram kund, leverantör, användare m.m. tills allt är klart och informationen i resultatfönstret är korrekt. Klicka därefter på Sänd -knappen. 8

9 Svara Ja på frågan om SMS ska sändas. Då skickas SMS till de kunder som ligger i urvalsfönstret. Går det inte bra att sända får man ett meddelande om det och röda kryss visas till vänster om varje kund i urvalsfönstret. Gick det bra att skicka SMS visas istället en grön bock. Det skrivs även i en loggfil om det gick bra eller dåligt att sända SMS. 9

10 SMS Loggfil Längst ner i Grund-modulens menypunkt Utskrifter finns rutinen SMS Loggfil. Här kan man välja att skriva ut alla, endast sända eller endast ej sända. Därefter anger man vilken datumperiod man är intresserad av. Man kan även klicka på en knapp för att endast visa antal sända och ej sända samt att det finns en knapp för att radera loggfilen inom det valda intervallet. Från Weblink IP Phone kan logglistan se ut så här: 10

11 Från Communication Dynamics kan logglistan se ut så här: 11

12 Res-Front: SMS I Resebyrå-modulens beställningsbild finns det en knapp som heter SMS. Den är aktiverad när man har köpt Rebus SMS-modul och öppnat den via de kodfiler vi skickat ut. Med hjälp av formuläret som kommer upp då man trycker på SMS-knappen kan man skicka SMS direkt till en viss beställnings kund, dess resenärer eller kundens fasta resenärer och avdelningar. Detta fungerar förutsatt att mobilnumret är registrerat och att kunden inte avsagt sig SMS-kontakt. Det finns en markering för detta i kundregistret. 12

13 Har man sänt SMS tidigare från denna beställning visas historiken på tidigare sända SMS i den övre rutan. Vill man att SMS-avsändaren ska vara någon annan än den förinställda kan man byta filial och då byts även avsändaren till den valda filialens förinställda värde. Den filial som är förinställd då man kommer in i den här rutinen är den inloggade användarens filialtillhörighet. I den högra rutan visas beställningens alla registrerade resenärer och kundens fasta resenärer och avdelningar som har registrerade mobiltelefonnummer. Det är bara att dubbelklicka på någon av dem för att välja. Sedan skriver man meddelandetexten som vanligt och klickar på Sänd. De SMS som skickas från den här rutinen kommer att arkiveras som tidigare sänt SMS för den här beställningen samt att den hamnar i SMS Loggfil som kan skrivas ut från Grund-modulen. Har man aktiverat Dokumentloggen i systemet kommer alla sända SMS även att skrivas där och kommer alltså att synas i beställningens Dokumentlogg på flik 6 och i Grund-modulens utskrift av Dokumentloggen (finns under Arkiv-menyn). 13

14 Antal tecken i ett SMS Ett SMS kan innehålla 160 tecken och till höger i varje SMS-fönster finns en inställning som talar om hur man vill hantera SMS med mer än 160 tecken. Standardvärdet är Klipp texten. Det innebär att om man skriver in över 160 tecken kommer bara de första 160 tecknen att skickas. Väljer man Dela upp på fler SMS kommer all text att fördelas på fler SMS. Var och en med max 160 tecken. Väljer man Godkänn inte går det inte att sända SMS som har mer tecken än 160. Antal tecken som skrivits i meddelandet och hur många som finns kvar att utnyttja visas hela tiden med blå färg. 14

15 Res-Back: Rutiner / Hem/Avrese-meddelande I Resebyrå-Back finns det en rutin där man kan leta efter kunder antingen på avresedatum eller hemresedatum för att skicka ett välkommen hem-meddelande eller ett avresemeddelande. Av de beställningar/kunder man hittar kan man välja att antingen skriva ut dem på en lista, spara som en kategori och sedan skriva ut kundetiketter, skicka e-post eller skicka SMS. I detta fall fokuserar vi på SMS-funktionen. Som vanligt kan man välja filial som avsändare och sedan skriva textmeddelandet. Därefter klickar man på knappen Skicka SMS. 15

16 Det visas information om hur många SMS som skickades OK och hur många som eventuellt inte gick att skicka. I det underliggande formuläret ser man gröna bockar om det gick bra eller röda kryss om det inte gick bra att sända. Gick det bra att skicka SMS så har den informationen sparats under varje beställning så att man kan se SMS-historiken för aktuell beställning i Res-Front, samt att det även sparats i Dokumentloggen för beställningen (om den är aktiverad). Om det inte gick att skicka SMS till någon kund kan det finnas flera anledningar till det, t.ex. att de i kundregistret kan vara markerade att de inte vill ha SMS-utskick. De är alltså spärrade för SMS. Kunden kan även sakna mobilnummer. En annan orsak kan vara att det är fel uppgifter i SMS Grunddata. Har allt gått bra att sända finns det gröna bockar framför varje beställning och att de SMS som har sänts har hamnat i SMS Loggfil som kan skrivas ut från Grund-modulen. 16

17 Arr-Back: Övriga rutiner: SMS/Epost-meddelande I Arr-modulen kan man via Arr-Back, menypunkten Övriga rutiner och rutinen SMS/E-post meddelande skicka SMS eller e-post till alla kunder som finns på ett visst paket inom valda avresedatum. 17

18 Dokumentlogg Har man aktiverat dokumentloggen kommer sända SMS även att sparas där. I Res-modulen kan man se detta i dokumentloggen på flik 6 för varje beställning. I Grund-modulens rutin Arkiv / Dokumentlogg kan man se utskrifter, skickad e-post och skickade SMS från hela Rebus-systemet för en viss datumperiod. För att dokumentloggen ska fungera måste den vara aktiverad. Aktivera den i Grund-modulens rutin Generella data. Läs mer om Dokumentloggningen i dess egen manual som finns på vår hemsida. 18