Automatisk avgiftshantering i Rebus

Transkript

1 Automatisk avgiftshantering i Rebus : Åbergs DataSystem AB Bakgrund Att kunna debitera fasta avgifter till kunder är viktigt, bl.a. för att man inte får provision från många leverantörer nu för tiden och att man bör ta betalt för sina tjänster. Automatiska avgifter kan då användas, man kan ofta inte förlita sig på att säljarna kommer ihåg att debitera avgifter och även storleken på avgifterna. Har man lagt upp modeller för automatiska avgifter slipper säljarna tänka på både avgiftens storlek, vilken avgiftsartikel som ska användas, vilken avgift som ska användas vid försäljning av vilken produkt och om man har olika avgifter beroende på vart kunden reser. Avgifterna kan ju dessutom vara olika för olika kunder. Dessutom har Skatteverket från januari 2010 bestämt att arvoden med 25% moms ska användas vid resor inom EU och momsfria arvoden vid resor utanför EU. Eftersom t.ex. USA är utanför EU men även Norge, som är vårt närmaste grannland, och man förmodligen vill ha olika avgifter vid resa till de olika länderna men båda ska vara momsfria måste Rebus kunna skilja på detta. Momsen på avgiften beror på om resan sker inom eller utom EU och om köparen är en privatperson eller en näringsidkare (företag). Hör mer om detta hos Svenska Resebyråföreningen, men generellt är deras tolkning av lagen så här: Privatkund som reser inom Sverige: Arvoden med 25% moms. Privatkund som reser inom EU: Arvoden med 0% moms. Privatkund som reser utanför EU: Arvoden med 0% moms. Affärskund som reser inom Sverige: Arvoden med 25% moms. Affärskund som reser inom EU: Arvoden med 25% moms. Affärskund som reser utanför EU: Arvoden med 0% moms. Från version 177 av Rebus (februari 2010) har Rebus ortsregister förbättrats och därmed även den automatiska avgiftshanteringen. Till den versionen finns det ett nytt ortsregister att läsa in via en textfil orter finns och de är kopplade mot land och en grupp/kontinent. Hur inläsningen av importfilen görs finns i ett eget dokument. Har ni inte gjort den uppdateringen bör den göras snarast eftersom avgiftsgrupp-hanteringen förlitar sig på att det är gjort. För Rebus-kunder som tillkommit efter denna versions release är det redan med i den levererade databasen. Från version 187 av Rebus (augusti 2011) finns det möjlighet att samla ihop de automatiska avgifterna för att titta igenom dem och lägga in dem på beställningen först när man är klar med bokningen. Från och med den versionen kan man också välja om en beställning ska arbeta med Moms ingår eller Moms tillkommer och då är avgiftsgrupperna också förändrade så att man kan välja avgiftsartiklar som har samma momstyp som beställningen. 1

2 Ortgruppering/Kontinenter Varje ort i ortsregistret är kopplad både mot ett land och en grupp/kontinent. För att kunna avgöra vilka avgifter som ska användas vid resor till olika platser i världen har vi valt att göra följande grupperingar som syns i skärmbilden. Genom dessa grupperingar kan man enkelt skilja på resor till olika platser i världen, beroende på geografisk närhet och eventuell EU-tillhörighet, t.ex. följande: Inrikes Norden EU Norden ej EU Europa EU Europa ej EU Övriga världen Alla orter i Sverige t.ex. Köpenhamn och Helsingfors t.ex. Oslo och Reykjavik t.ex. Prag och London t.ex. Zürich och Lausanne t.ex. New York och Toronto 2

3 Koppla ort/grupp Om det skulle finnas orter i ortsregistret som saknar grupp/kontinent-koppling kan dessa kopplas genom att klicka på knappen Koppla ort/grupp. De orter som saknar en grupp/kontinent-koppling visas i den vänstra rutan. Välj vilken grupp/kontinent den ska flyttas till i valrutan ovanför den högra rutan. I detta fall är BPU en ort i Japan och ska kopplas till gruppen Övriga världen. Ogrupperade orter flyttas från den vänstra rutan till den högra rutan genom att markera orten och klicka på den översta pilknappen. Alternativt dubbelklicka på den ort som ska flyttas. Spara ändringarna och fortsätt med nästa grupp/kontinent tills alla orter är grupperade och det är tomt i den vänstra rutan. 3

4 Ortsförkortningar I ortsregistret kan man direkt se vilket land varje ort tillhör och hur den är grupperad samt att man kan ändra på dessa inställningar om man vill. Naturligtvis kan även nya orter registreras om man saknar några. Om man hämtar data från ett CRS-system, som t.ex. Amadeus, och Rebus märker att en ort man får in saknas i Rebus ortsdatabas kommer en valruta för gruppering av orten att visas. Även i den här rutan kan man koppla ort mot grupp genom att klicka på knappen Koppla ort/grupp. Man kan också läsa in det ortsregister som skickas med Rebus-installationer från Rebus-version 177 (februari 2010). De filerna innehåller 6500 IATA-koder samt SJ:s svenska stationer som innehåller 3000 koder. Läs mer om hur det läses in i en separat manual. 4

5 Avgifter: Kundgrupp För att automatisera avgiftshanteringen beroende på vart man reser måste man lägga upp avgiftsgrupper. Dessa kan skräddarsys så att man får det exakt som man vill ha det för resebyrån eller för vissa typer av kunder. Man kan lägga upp många olika avgiftsgrupper med olika hanteringar av avgifter beroende på leverantör, vilken produkt man använder, vart kunden ska resa och möjlighet till prisstegar. Varje urval kan hantera två avgifter, t.ex. en fast avgift som ska visas för köparen och en procentuell avgift som man vill dölja, d.v.s. avgiften ska inkluderas i den produkt som triggade avgiften. Man kan lägga upp två avgifter för moms ingår och två andra avgifter för moms tillkommer. Vilka som används beror på om den beställning man skapar är markerad som moms ingår eller moms tillkommer. Man kan specificera följande val, beroende på hur djup nivå man vill definiera sina avgifter: Grupp-ID / Benämning Ange en ID och en benämning på avgiftsgruppen. När man har definierat en avgiftsgrupp med de urval och avgifter man vill ha kan den kopplas och användas på vilka kunder eller kundkategorier man vill. Se hur kopplingen mot kunderna görs längre fram i dokumentet. Lev-ID Välj vilken leverantör som måste bokas för att avgiften ska användas. Blank leverantör betyder alla. 5

6 Artikel-ID Välj vilken artikel som måste bokas för att avgiften ska användas. Blank artikel betyder alla. Vill man t.ex. att artikeln flyg utrikes FLU alltid ska trigga en avgift kan man lämna Lev.ID tomt för alla flygbolag eftersom det bara är flygbolag som bokas med artikeln FLU. Det innebär att alla flygbolag där man använder artikeln FLU kommer att trigga den här avgiften. Vill man ha en annan avgift för FLU för något specifikt flygbolag måste en egen avgiftsdefinition läggas upp med det flygbolaget som Lev-ID. Land-ID Välj vilket land som är resans resmål för att avgiften ska användas. Blankt land betyder att urvalet inte bryr sig om land. Ort-ID Välj vilken ort som är resans resmål för att avgiften ska användas. Blank ort betyder att urvalet inte bryr sig om orten. Grupp/Kontinent Välj vilken grupp/kontinent som är resans resmål för att avgiften ska användas. Väljs 0 (ingen grupp) betyder det att antingen land eller ort ska styra. Om alla tre valen är tomma betyder det att denna avgift ska användas oavsett vart man reser, bara rätt leverantör och artikel har använts. Prisstege Om man väljer ett belopp i prisstegen kan man få en avgift upp till det angivna beloppet för resan. Detta kombineras med en annan avgift med en prisstege med ett högre belopp. På detta sätt kan man ta högre avgifter beroende på hur dyr resan är. Följande fält finns i två uppsättningar var för moms ingår och moms tillkommer : Avgift SEK Här skriver man in ett eventuellt fast belopp för avgiften. Avgift % Här skriver man in en eventuell procentsats. Avgiften beräknas då på värdet på artikelraden som bokas. Detta kan kombineras med den fasta avgiften om man vill. Minsta avgift Om man enbart arbetar med procentuell avgift kan man här bestämma vad den minsta avgiften ska vara om den procentuellt uträknade avgiften blir för låg. Avrundning Om man arbetar med procentuellt beräknade avgifter kan man här bestämma om avgiften ska avrundas. 0=Ingen avrundning, 1, 5 eller 10 avrundar avgiften till motsvarande krona. 6

7 Avgiftsartikel Ange den artikelkod som ska användas för avgiften. Här är det viktigt att välja rätt avgiftsartikel beroende på om resan är inom eller utom EU. Enligt svenska Skatteverket bör avgifter/arvoden vara 25% moms på resor inom EU och momsfria utanför EU, inklusive Norge och Island. Därför bör ni ha registrerat minst två olika avgifts/arvodes-artiklar i Rebus artikelregister, en med 0% moms och en med 25% moms. Se också till att avgiftsartikeln har rätt momstyp, moms ingår eller moms tillkommer. Inkludera Markera detta om avgiften ska inkluderas/döljas i den bokade artikeln. Markerar man inte fältet kommer avgiften att visas för kunden. 7

8 Prioritering av ort, land och grupp/kontinent När det gäller land, ort och grupp/kontinent gäller följande regel: Har man angivit en ort så överrider det land och grupp/kontinent. Har man angivit ett land så överrider det grupp/kontinent. Har man inte angivit någon ort eller något land så gäller grupp/kontinent. Har man även lämnat grupp/kontinent tomt (värde 0) så kommer den avgiften alltid att gälla för den valda leverantören och artikeln. 1. Ort 2. Land 3. Grupp/Kontinent Exemplet från skärmbilden: I exemplets skärmbild på föregående sidor ser man att reser man inom Sverige med SAS debiteras en avgift på 100 kronor + 5% av den bokade artikelns värde. Denna avgift avrundas till jämna krontal och inkluderas/döljs för kunden i den bokade artikeln. Dessutom debiteras en fast avgift på 200 kronor som visas för kunden. Åker man till Frankrike (landkod FR) debiteras en avgift på 410 kronor. Åker man däremot specifikt till Paris (ortkod PAR) debiteras en avgift på 425 kronor. Åker man till Norge (landkod NO) debiteras en avgift på 300 kronor. Åker man däremot specifikt till Oslo (ortkod OSL) debiteras en avgift på 330 kronor. Åker man till London (ortkod LON) debiteras en avgift på 100 kronor om resan kostar max 2,000 kronor tack vare att vi i London-fallet använt prisstegen. Avgiften blir 125 kronor + 2% av det bokade värdet upp till max 4,000 kronor och 150 kronor + 2% av det bokade värdet upp till max 6,000 kronor. Avgiften blir 300 kronor + 1% av det bokade värdet vid resor därutöver upp till max 99,000 kronor. Resor till London som kostar mer än 99,000 kronor kommer inte att generera någon avgift, därför är det en bra idé när man använder prisstegar att sätta upp ett mycket högt belopp på den sista prisstegen. Vill man ha en avgift för övriga Europa sätter man upp en specifik avgift för det via fältet Grupp/Kontinent. De länder och orter som vi nyss har beskrivit angående Frankrike, Norge och London överrider alltid denna generella inställning eftersom land och ort har högre prioritet än grupp/kontinent. Det här får ni modellera själva efter era egna behov. När ni är klara med avgiftsupplägget kan man testa för att se att man får de avgifter man vill ha. Läs mer om testfunktionen på nästkommande sidor. 8

9 Koppla kunder till avgiftsgrupp När man har gjort klart en avgiftsgrupp ska den kopplas mot kunder så att den kan användas. Varje kund har ju en inställning på flik 2 i kundregistret vilken avgiftsgrupp de tillhör. Antingen går man in i kundregistret och ställer in gruppen direkt på kunden eller också kan man i avgiftshanterings-rutinen klicka på knappen Koppla kunder. Då kommer följande ruta fram. Här kan man välja att koppla den valda avgiftsgruppen mot en viss kund-id, från/till kund-id eller en viss kategori av kunder, t.ex. företagskunder eller privatkunder. Vill man göra lite krångliga val av kundkategorier kan knappen Avancerad kategorisering användas. I exemplets vänstra ruta markerar man att kunderna som ska väljas ut ska tillhöra kategorierna Föreningar eller Privatkunder. Om man vill att kunden måste tillhöra båda kategorierna måste man markera fältet Tillhör alla. Kunderna måste då tillhöra kategorierna Föreningar och Privatkunder för att bli valda. I den högra rutan markerar man vilka kategorier kunderna inte får tillhöra, i detta fall får de inte tillhöra kundkategorin Vandringsresa

10 Klicka på Spara för att kategoriurvalen ska gälla. Den avancerade kundkategoriseringen kan användas även på andra ställen i Rebus där kunder ska väljas ut, t.ex. följande rutiner i Grund-modulen: Kategorisering, Skicka e-post, Skicka SMS, Kundlista, Kundtopplista och Kundetiketter. När man kommer tillbaka till avgiftsgruppens kopplingsruta ser man att den avancerade kategoriseringen är vald. Innan man klickar på Spara för att sätta avgiftsgruppen på de valda kunderna kan man klicka på knappen Visa antal för att se hur många kunder som kommer att beröras av uppdateringen. Klickar man på Spara så sätts den valda avgiftsgruppen på de utvalda kunderna. I exemplet gäller detta 228 stycken kunder. 10

11 Testa avgiftsgrupp När man har lagt upp en mängd beskrivningar för avgifterna bör man testa ifall det fungerar som man tänkt innan man börjar boka. Därför finns knappen och funktionen Testa avgiftsgrupp. Här kan man ange en viss kund eller enbart koden för en viss avgiftsgrupp. Välj önskad leverantör, artikel och land eller ort. Ange ett fiktivt bokat belopp och tryck Enter så visar Rebus upp vilken regel i avgiftsgruppen som matchar dina val och vad avgiften blev. Bokningen i Res-Front kommer att fungera exakt likadant. I ovanstående exempel blev avgiften 410 kronor för en resa till Frankrike om beställningen arbetar med moms ingår (standard). Arbetar man på en beställning med moms tillkommer blir det istället en avgift exklusive moms på 113 kronor. 11

12 Enligt motsvarande exempel som vi redan beskrivit då resan gick specifikt till orten Paris i Frankrike blev arvodet 425 kronor. Arbetar man på en beställning med moms tillkommer blir det istället en avgift exklusive moms på 114 kronor. 12

13 Det sista exemplet på test av avgiftsgruppen gäller exemplet London där vi hade angivit en prisstege. Vi reser till London (IATA-kod LON) och resan kostar 3,900 kronor. Rebus följer den angivna prisstegen (resan kostar mellan 2,001 och 4,000 kronor) och får fram ett arvode på 203 kronor. Avgiften bygger enligt exemplet på 125 kronor i fast avgift + 2 % av det bokade värdet. Arbetar man på en beställning med moms tillkommer blir det istället en avgift exklusive moms på 110 kronor. Skapa textfil Om man har skapat en bra avgiftsgrupp t.ex. inom en resebyråkedja, och vill att alla resebyråer inom den kedjan ska använda samma avgiftshantering kan avgiftsgruppen skrivas ner till en textfil för export till annat Rebus-system. Det här förutsätter att den resebyrå som vill importera och använda samma avgiftsgrupp har samma kodupplägg för leverantörer och artiklar. Land, ort och grupp/kontinent är redan samma. Läs in textfil Den här rutinen ska användas av den resebyrå som vill importera en avgiftsgrupp från en annan resebyrå. Se ovanstående punkt. Rutinerna skapa/läs in textfil kan även användas internt på en resebyrå för att skapa en backup av en avgiftsgrupp innan man börjar mixtra med den. Blir något fel kan man radera hela gruppen och importera det sparade originalet igen. 13

14 Avgifter: Kundspecial Den här rutinen som man kommer åt från Res-Back används om man vill ange kundspecifika avgifter kopplade mot viss leverantör, viss artikel, ort, land och grupp/kontinent med eller utan prisstege. För att använda det här behöver man inte lägga upp någon avgiftsgrupp alls. Kunden kan i och för sig tillhöra en avgiftsgrupp men kan via den här rutinen styra om vissa produkters avgifter som bara gäller specifikt för den här kunden och det överrider de generella inställningarna. I följande exempel har vi lagt upp att om just den här kunden reser med flygbolaget OA utrikes med artikeln FLU debiteras en avgift på 15%. Reser kunden däremot till Australien med samma flygbolag debiteras en fast avgift på 400 kronor + en avgift på 3% av det bokade beloppet. Avrundning kommer att ske till närmaste 5-krona och avgiften kommer att inkluderas/döljas för kunden i den bokade produkten. Om man vill lägga upp vissa avgifter specifikt för en kund på detta sätt behöver kunden inte kopplas mot någon avgiftsgrupp alls. Men gör man det så gäller dessa inställningar före avgiftsgruppen. 14

15 Om man i den vanliga rutinen för avgiftsgrupper väljer att testa avgifterna med hjälp av knappen Testa avgiftsgrupp ser man följande om man väljer den kunden och väljer att resan ska gå till Sydney i Australien till ett värde av 8,900 kronor. 3% av 8,900 kronor = 267 kronor + en fast avgift på 400 kronor. Summan är 667 kronor. Med avrundningen till närmaste 5-krona blir den totala avgiften 670 kronor. Om man arbetar med moms tillkommer blir avgiften en annan enligt det inlägg som är gjort. 15

16 Utskrifter: Avgiftsgruppslista När man är klar med upplägget av avgiftsgrupperna kanske man vill ha en utskrift på dem och dess inställningar. Om inte annat kan det vara bra att se på ett överskådligt sätt att man har lagt upp alla avgifter korrekt och att rätt avgiftsartiklar har använts. Listan finns i Res-Back under rutinen Utskrifter/Avgiftsgruppslista. Man kan välja att skriva ut alla eller en viss avgiftsgrupp samt om man vill se avgifter för Moms ingår eller Moms tillkommer. 16

17 När används avgiftsgrupperna? Avgiftsgrupperna används när man skapar artiklar på en beställning i Res-Front, antingen via: 1. Beställningens prisruta 2. Beställningens biljettruta 3. Import från ett CRS-system (Amadeus, Sabre m.fl.) Hur används avgiften? Den avgift som systemet räknar fram från de angivna mallarna skapas på beställningen under den egna leverantören med den artikel som angivits i avgiftsgruppen. Den nya avgiftsartikeln markeras också om avgiftsbeloppet ska inkluderas/döljas i den bokade artikelns belopp eller inte, d.v.s. om avgiften ska visas för kunden på bekräftelser och fakturor eller inte. Om man makulerar en biljett via biljettrutan och låter Rebus skapa automatiska kreditartiklar så kan det också komma att skapas kreditartiklar på avgiften. Antalet sätts till minus och beloppet till plus, det blir bäst så i statistiken om man vill ha reda på antalet debiterade avgifter. Det finns en styrning i Generella data där man per resebyrå kan avgöra om man vill kreditera endast dolda avgifter och behålla de avgifter som är synliga. Se flik 2 i Generella data, fältet Kreditera endast dolda avg. Det här med automatiska avgifter gäller endast vid nyregistrering av priser, vid manuell förändring av befintliga priser måste man tänka på eventuella avgiftsförändringar själv. 17

18 Samla automatiska avgifter Normalt när man använder en kund och en artikel som man lagt upp automatiska avgifter på så läggs de direkt (automatiskt) in på beställningen. Säljaren kan då inte missa att lägga på några avgifter. Men vissa resebyråer skulle hellre vilja samla alla dessa avgifter utanför bokningen och vid tillfälle, t.ex. när bokningen är klar, ta ställning till vilka av dessa avgifter som ska läggas in på beställningen. Det går att göra en markering i Rebus om att man vill arbeta på detta sätt. Gå in i Res-Back: Grunduppgifter / Generella data. Markera fältet Samla automatiska avgifter. Spara och stäng fönstret. Den nya markeringen slår igenom först när Res-Front startar nästa gång, så se till att alla startar om sina bokningsprogram. 18

19 Beställningsfönstret: Oanvända avgifter Automatiska avgifter kan skapas genom att man tar in data från en CRS-trailer (Amadeus, Sabre m.fl.) eller att man manuellt på flik 3 lägger in ett pris eller en biljett. Om markeringen i Generella Data är inställd på att Rebus ska samla automatiska avgifter istället för att direkt lägga in dem i beställningen kan det se ut så här på flik 1. Se den inringade markeringen i det gula informationsfältet: På flik 3 finns en ny knapp som också visar hur många oanvända avgifter man har på den här beställningen. Man kan klicka på någon av dessa markeringar(flik 1 eller flik 3) så kommer man in i ett nytt formulär där man kan jobba med de avgifter som har samlats upp. 19

20 I avgiftsfönstret visas alla avgifter som har samlats och väntar på att något ska göras med dem. I detta fall ser man vilken avgift som väntas (Arvode 25%) och vilken resenär som avgiften ska belastas samt om avgiften ska inkluderas/döljas i den artikel som triggade avgiften. Är det ingen röd bock i fältet Inkludera betyder det att det är en synlig avgift. Längst ner till höger ser man hela tiden beloppen på hur mycket som är inkluderade/dolda avgifter och hur mycket som är öppna avgifter som visas för kunden. Man kan själv gå in och ändra på antal och avgiftsbelopp för varje avgift. Skriver man 0 i antal eller på avgiftsbeloppet så kommer avgiften inte att användas eftersom totalen för avgiften är 0. Vill man inte ha några avgifter alls kan man klicka på knappen Nollställ antal. Då blir alla avgifter 0 och ingen kommer att användas. Vill man omstrukturera de synliga avgifter som visas för kunden finns det möjlighet att göra det. Klicka på knappen Omstrukturera avgifter så öppnas följande fönster. 20

21 I det här fönstret ser man längst upp vilka synliga avgifter som finns. I exemplet är det 4 stycken avgiftsrader med vardera 200 kronor. Det Rebus kan göra är att hjälpa till med att slå ihop alla dessa till en enda avgift på 4 * 200 kronor. Det visas i den nedre rutan. Om man tycker att Rebus förslag till omstrukturering är ok klickar man på knappen Uppdatera. Är det inte bra stänger man fönstret och så får man göra omstruktureringen manuellt. Var det ok med de automatiska omstruktureringarna så kan det se ut så här när man kommer tillbaka. Alla synliga avgifter är utbytta mot en enda synlig avgift. Belastas har bytts ut till 0 = Fördelas eftersom avgifterna gäller flera personer. Klicka på Skapa för att lägga in avgifterna på beställningen. Klicka på Avbryt om du ännu inte är färdig med avgifterna och vill behålla dem ännu en tid som oanvända. 21

22 Har man klickat på Skapa och kommer tillbaka till beställningens flik 3 ser man att avgifterna har skapats under den egna leverantören. Har man glömt något med avgifterna får man manuellt redigera, lägga till eller radera, precis som vanligt. Har man t.ex. glömt att omstrukturera de synliga avgifterna kan de omstruktureras även när de redan ligger på en beställning. På flik 3 finns det en knapp som heter Omstrukt.avg. Den fungerar precis likadant som förklarades på föregående sida. Med den funktionen kan man alltid få hjälp med att byta ut många rader med synliga avgifter till en enda med en klumpsumma. Så länge man inte har använt de samlade oanvända avgifterna så byggs de på antalsmässigt varefter man bokar in eller bokar av saker på beställningen som triggar automatiska avgifter. Man kan alltså vänta med att bestämma avgifter tills hela beställningen är klar. Man ser hela tiden hur många avgifter som ligger och väntar. Om man avslutar en beställning (Spara/Q), påbörjar en ny beställning, byter beställning eller avslutar programmet utan att man har använt de oanvända avgifter som finns på den beställning man för tillfället arbetar i kommer avgiftsfönstret att komma upp för att påminna om att allt inte är klart. Antingen gör man då klart avgifterna och skapar dem eller också klickar man på Avbryt. Avbryter man och avslutar fönstret utan att skapa avgifterna får man följande fråga. 22

23 Svara Ja (förvalt) om de oanvända avgifterna ska behållas för att använda dem vid ett senare tillfälle. Svara Nej om du helt vill radera de oanvända avgifterna. Svara Nej endast om du är helt säker på att avgifterna inte ska användas, det går inte att återställa dem efter att de är raderade. Sök beställningar med oanvända avgifter Vill man veta vilka beställningar som har oanvända avgifter kvar finns det ett nytt söksätt när man väljer att söka beställningar via sökkikaren på beställningsfönstrets flik 1. Det nya söksättet, nr 16, visar alla beställningar som har oanvända avgifter. Man kan välja samma urval som söksätt 5 (Beställningsdatum). Detta för att kunna göra urval från/till best.datum och kanske välja en viss signatur/säljare. De beställningar som kommer upp i urvalsfönstret har en eller flera oanvända avgifter att ta ställning till. Ta fram beställningarna en i taget och använd eller radera avgifterna. 23

24 Överkurs Hur är avgifterna uträknade? Fönstret där man tittar och ändrar på oanvända avgifter har en extra sida med mer information om varje avgiftsrad. Man kommer till den genom att dra i den vågräta stapeln längst ner i visningsrutan. På varje avgiftsrad ser man vilken leverantör och artikel som triggade avgiften, vilket antal och belopp den artikeln har samt vilken resenär den belastar. Uniknr används internt av Rebus och är inte intressant för användaren. Däremot kan det vara intressant att se hur avgiften beräknats. Det visas i fältet Fast avg och Proc.avg. I fallet med den översta raden beräknas avgiften på 100 kronor fast avgift + 5% av artikelns belopp. (100 kronor + 5% av 3873 = 294 kronor). 24

25 Tidigare sätt att debitera avgifter Innan avgiftsgrupphanteringen lades till i Rebus år 2003, och stora förbättringar gjordes under 2004, fanns följande två sätt att ge avgifter. De finns naturligtvis kvar men har båda ganska stora begränsningar: - Rabatt/provision kan anges direkt på kunden i procent, via en provisionsgrupp eller en kundspecifik rabatt/provision samt att man naturligtvis kan ange rabatt/tillägg direkt på ordern. Anger man 5 så betyder det 5% avdrag och via en inställning på kundens tredje flik Egen prov.rad kan man avgöra om avdraget ska dras direkt från den bokade artikeln (rabatt) eller om en ny artikelrad ska skapas med endast avdraget (provisionsavdrag). Anger man däremot 5 så betyder det ett tillägg på artikeln med 5% och samma styrning med tillägg direkt på artikeln eller på egen artikelrad kan göras. Nackdelen med det här förfaringssättet vid tillägg är att man inte samtidigt kan kombinera avdrag med tillägg samt att tilläggsartikeln hamnar under den bokade leverantören och inte under den egna leverantören som man egentligen vill. Om man gör ett tillägg på detta sätt så kan man inte heller differentiera momsen, den får alltid samma momssats som huvudartikeln. Dessutom fungerar inte resekonton som t.ex. Diners TAC med rabatter och tillägg angivet på detta sätt om man inte på den aktuella kunden har inställningen att provisionsavdrag/tillägg ska hanteras på egen rad. - Tillägg på en order kan även skapas med hjälp av de s.k. extraartiklarna. I artikelregistret kan man på alla artiklar knyta andra artiklar som ska adderas till ordern då huvudartikeln bokas. På dessa artiklar kan man avgöra vilken leverantör de skulle läggas in på, om antalet ska vara 1 eller följa den bokade huvudartikelns antal samt om de ska läggas in på ordern via hård eller mjuk styrning. Vid hård styrning skapas artiklarna automatiskt och vid mjuk styrning frågar programmet om extraartikeln ska adderas till ordern. Nackdelen med det här sättet att lägga till avgifter är att man inte kan styra vid vilken kund och leverantör de ska användas och inte heller något procentuellt belopp. Däremot för fasta avgifter är det enkelt och bra att använda. Historik avgiftsgruppshanteringen : Ny rutin för avgiftsgrupper. Fördelar jämfört med extraartiklar m.m : Avgiftsgrupp med destination/kontinent/prisstege och minsta avgift : Möjlighet till avrundning av procentberäknad avgift till 1, 5, 10 kronor : Avgift kan använda både fast belopp och procent samtidigt : Nu har även orternas länder tillkommit + att man skiljer på EU och ej EU-länder : Möjlighet till avgifter med Moms tillkommer : Nu kan man samla ihop, granska och ändra avgifter innan de läggs på en beställning. 25