Åbergs DataSystem AB. Box 341 Oppundavägen KATRINEHOLM Tel Fax E-post. Webb.

Transkript

1 Användarmanual för VISA The Card Åbergs DataSystem AB Box 341 Oppundavägen KATRINEHOLM Tel Fax E-post. Webb.

2 VISA The Card Resekonto i Rebus Resebyrå-modul : Första versionen : Revision 1: Skärmbilder för versionssläpp i september : Revision 2: Internetbetalning : Revision 3: Paketeringsposter (TAP) : Revision 4: Internetkonto: Eget kort per filial : Revision 5: Flygkonto : Revision 6: Flygkonto-förändringar. Funktionen för VISA The Card i Rebus består av tre delar 1. RESEKONTO: Resebyråns kunder har ett VISA The Card som de betalar med hos resebyrån. 2. INTERNETKONTO: Resebyrån har ett eget VISA The Card som de betalar alla resor som de bokar på Internet med, oberoende av på vilket sätt kunden betalar. Om resebyrån arbetar med olika filialer i Rebus kan de ha olika kort. Beskrivning börjar på sida FLYGKONTO: Resebyrån har ett VISA The Card Flygkonto som de betalar sina bokade flygresor med i flygbolagens bokningssystem (Amadeus), oavsett hur kunden betalar till resebyrån. Dessa biljetter redovisas via fil till VISA The Card istället för mot BSP. Beskrivning börjar på sida 34. 2

3 Inställningar som måste göras för att få VISA The Card resekonto att fungera Grund: Inställningar/Kortföretag Lägg upp ett kortföretag som heter TC (VISA The Card). Kortföretagsnamn: Egen ID: Egen referens: Transaktionsnr: Senaste sändning: Skriv kortföretagets namn. Resebyråns ID-kod, fås från VISA The Card. Används inte. Löpnummer som talar om sekvensen på sändfilerna. Information om när den senaste filen sändes. 3

4 Lägg sedan upp kortprefix för resekontot genom att trycka på knappen "Kortprefix" (eller Alt+X): Lägg upp följande kortprefix: VISA The Card VISA The Card Alla kort som börjar på är utan undantag resekonton. Däremot kan de som börjar på vara antingen resekonton eller normala betalkort som kan debiteras på normalt sätt via BABSterminaler eller online via Alphyra. Se skillnaden på dessa kortnummer: Den sista siffran i kortnumret är en checksiffra men de tre näst sista siffrorna indikerar 000 om det är ett resekonto annars är det ett vanligt betalkort. I det nedre fallet betyder det kort nummer 31. Om kunden har ett vanligt betalkort för VISA The Card (ej resekonto) med prefixet och INTE betalar det online så kan man tro att det ska kunna gå via resekontot. Men om det inte står 000 i slutet av kortnumret (före checksiffran) så är det inget resekontokort och det skapas ingen transaktion. Rebus säger då till att kortet inte är ett resekonto och transaktionen går inte att genomföra. Likadant är det om man tvärtom försöker betala ett resekonto online, Rebus säger att resekonton inte kan debiteras online. 4

5 Grunder: Inställningar/Kontoplan Lägg upp ett nytt betalningssätt som heter "VISA The Card" och bocka för valet "Kreditkort". Detta betalsätt hanteras exakt som det normala betalsättet "Kreditkort", men för att säljarna inte ska tveka om att det är just ett VISA The Card resekonto man använder så kan det vara bra att ha ett eget betalsätt med ett eget namn. Man kan även tänka sig att göra ett betalsätt som heter "Resekonton" som kan användas till VISA The Card, Diners TAC och andra kort. Kontot man registrerar på betalsättet kreditkort spelar ingen roll eftersom det ändå ersätts med kontot man sätter in på kortföretaget och korttypen (se föregående sida). Bocka för valen "Kreditkort" och "Transfer-faktura". Valet "Kvittoutskrift" kan bockas för om man vill ha ett separat kvitto vid betalningen och inte bara en utskrift av bekräftelse/följesedel. Grunder: Rutiner/Artikelgrupper Grunder: Rutiner/Artikelregister Rebus artiklar och/eller artikelgrupper ska knytas mot VISA The Cards artikelkoder. T.ex. kan Rebusartikeln "FLI" (Flyg inrikes) tillhöra artikelgruppen "FLY" (Flyg). Denna grupp ska då vara kopplad mot VISA The Cards artikel 1000 (Flyg). Är grupperna kopplade korrekt så får VISA The Card ett bättre underlag för att göra korrekt statistik till kunderna. 5

6 Artikelregistret / Statistikkoder I artikelregistret tar man fram en artikel och klickar på knappen "Statistik resekonton". I det fönstret ser man hur artikeln är kopplad mot artikelgruppen och är man inte nöjd med det så sätter man in en specifik koppling för artikeln. Bläddra bland artiklarna här och ändra kopplingen där det behövs. Följande artiklar finns för VISA The Card: 1000 Flyg 1001 Flyg utrikes 1005 Helikopter utrikes 1010 Seriebiljetter utrikes 1050 Flyg inrikes 1055 Helikopter inrikes 1060 Seriebiljetter inrikes 2000 Tåg 2001 Tåg utrikes 2050 Tåg inrikes 2500 Båt 2501 Båt utrikes 2550 Båt inrikes 2600 Kryssning 2601 Kryssning utrikes 2650 Kryssning inrikes 3000 Hyrbil 3001 Hyrbil utrikes 3050 Hyrbil inrikes 3100 Buss 3101 Buss utrikes 3150 Buss inrikes 3160 Marktransport inrikes 3500 Hotell 3501 Hotell utrikes 3550 Hotell inrikes 3601 Kongress utrikes 3605 Mässa utrikes 3650 Kongress inrikes 3655 Mässa inrikes 4001 Arrangemang 4005 Gruppresa utrikes 6

7 4010 Incentive utrikes 4015 Paketresa utrikes 4050 Arrangemang inrikes 4055 Gruppresa inrikes 4060 Incentive inrikes 4065 Paketresa inrikes 4500 Försäkring 4600 Rabatt 4601 Provision åter 4700 Skatt 4710 Kommunikationsavgift 4711 Arvode (transaktionsavgift) 4712 Arvode (återlämnad provision) 4713 Administrationsavgift 4750 Moms 9000 Övrigt 7

8 Artikellista för att granska kopplingarna För att se om det finns statistikkopplingar till samtliga artiklar, och även att de är rätt kopplade, finns det en artikellista som specifikt visar kopplingarna mot VISA The Cards statistikkoder. Gå in i Grundmodulen, utskrifter och artikellista. Finns inte alla valbara utskriftsalternativ i ert system så måste de läggas upp. Det görs via rutinen Listformat eller via knappen med två pappersark i utskriftsfönstret. 8

9 Resebyrå Back-office: Rutiner/ Generella Data Kontrollera att följande fält innehåller rätt uppgifter: Namnet på VISA The Card-filen. Lämnas det tomt blir namnet "TC.dat". VISA The Card kan ha önskemål om annat namn. Internet-adressen till VISA The Cards uppladdningssida om man väljer att sända filerna via Internet. Klicka på knappen Standard för att få fram den aktuella adressen. Eget kort: Används då resebyrån har ett eget resekonto hos VISA The Card som används till att betala resor som bokas via Internet. Observera att om flera företag arbetar i samma Rebus-databas via filialhanteringen kan varje filial ha ett eget kortnummer. De matas in i filialregistret. Flygkonto: Används då resebyrån vill debitera biljetter på sitt eget konto så att de kan använda VISA The Cards Flygkonto. Resebyråns IATA-nummer. (Finns på fliken Inställningar 1 ) 9

10 Så här fungerar resekontohanteringen av kundens kort Kunden/företaget kan ha ett specifikt kort för hela företaget. Avdelningar hos företaget kan ha ett kort för hela avdelningen. Det överrider företagets specifika kort. Fasta resenärer kan knytas mot avdelning och därmed använda avdelningens specifika kort. Knyts inte resenären mot avdelning kan varje resenär ha ett eget kort som överrider företagets specifika kort. Kundregistrets tredje flik Här registreras kundens/företagets generella kortnummer och eventuellt expiredate. Man markerar också om extrainfo 1, extrainfo 2 och extrainfo 3 måste fyllas i vid bokningen, d.v.s. om dessa fält är obligatoriska för kunden. Extrainfo 1 är resenärens "kostnadsställe/projekt". Extrainfo 2 är resenärens "anställningsnummer". Extrainfo 3 är resenärens "avdelning". 10

11 Klicka på knappen "Avdelning" för att lägga upp en kunds avdelning Klicka på knappen "Resenärer" för att lägga upp kundens fasta resenärer På första fliken registrerar man resenärens namn och adressuppgifter. Om resenären även är en kund i egen rätt hos resebyrån kan man koppla ihop resenären med kundregistret via sin egen Kund-ID så används de adressuppgifterna istället. Man talar också om ifall resenären är referens, resenär eller både och eftersom man i bokningsbilden kan få hjälp med det också. 11

12 På den andra fliken Övriga inställningar talar man om vilken avdelning resenären tillhör, eventuellt anställningsnummer, kostnadsställe och om resenären har ett eget resekonto/kortnummer samt dess utgångsdatum (expiredate). Tänk på Det som är bra att tänka på när man registrerar en fast resenär är att om man hämtar in order via t.ex. Amadeus så matchar Rebus det resenärsnamn man slagit in där med de fasta resenärer som finns för kunden. Hittar Rebus ett namn som är identiskt (små eller stora bokstäver spelar ingen roll) så används fasta resenärens data om eventuellt anställningsnr, avdelning, kostnadsställe/projekt och kortnummer. Det som kan vara trixigt är om resenären har å, ä eller ö i namnet. I exemplet ovan finns "Gustafsson Göran" som fast resenär och den kommer inte att hittas om man i Amadeus har slagit in namnet som "Gustafsson Goran" eller "Gustafsson Goeran". Man kan däremot senare i ordern enkelt komplettera dess avdelning och andra data, men det bästa vore i så fall att lägga upp den fasta resenären med de olika stavningar som man kan tänkas använda vid bokning i Amadeus. 12

13 Kundregister / Förvalt betalningssätt För kunder som alltid betalar sina resor på samma sätt, resekontokunder är typexempel på sådana kunder, kan det vara bra att förbestämma vilket betalningssätt som betalrutinerna ska vara inställt på. En VISA The Card-kund ska alltså alltid ha betalsättet VISA The Card förvalt. Inställningen görs för varje kund på kundregistrets andra flik. 13

14 Beställningen / Begränsningar Begränsningar som finns idag när man gjort en beställning är: I dagsläget kan endast ett resekonto per beställning hanteras, d.v.s. endast ett kortnummer. Ska flera resenärer med på resan och betalning ska ske med olika kort måste flera olika beställningar läggas upp. Endast slutbetalningar mot VISA The Card hanteras. Gör man manuella delbetalningar på en order blir det fel vid överföringen. Det finns en spärr som gör att man inte kan delbetala BSP-markerade leverantörer om ordern skall betalas med kort/resekonto, men det finns inte någon spärr för delbetalning på egen avgift. Det är dock planerat att göras. Om man har två leverantörer på en beställning där den ena är en BSP -biljett och den andra är övrig-försäljning och man av någon anledning väljer att själv fakturera övrig-beloppet kommer inte heller BSP -beloppet att skickas till VISA The Card. Det blir däremot rätt om man gör ett slutkvitto via betalsättet VISA The Card Resekonto och sedan godkänner kvittot. Principen är alltså att om kunden har ett resekonto ska ALLT gå via resekontot. Betalningar i andra rutiner än beställningsrutinen klarar inte av resekonton, t.ex. betalning av fakturor och presentkort. I Rebus finns det ju också andra bokningsmoduler för bl.a bussbolag och researrangörer och där finns inte resekonton alls. Här finns det spärrar som säger ifrån. Provisionsavdrag Resebyrån kan ge sina kunder provisionsavdrag, d.v.s. en rabatt på t.ex. flygresorna. Det är numera ganska vanligt bland affärsresebyråer eftersom de ofta sluter specifika avtal med sina kunder. Man sätter t.ex. in 1,5 % rabatt/provision i kundregistret (eller via en rabatt/provisions-grupp) och väljer att den ska redovisas på en egen provisionsrad via en bock i det fältet på den tredje fliken. När man bokar en flygresa så skapas då två rader, den ena med det totala priset för flygresan och den andra blir en egen rad med provisionsavdraget. När man sedan ska skapa en transaktionsfil till kortföretaget så måste hela resans belopp (exkl. avdraget) redovisas i filen eftersom avtalet bara är mellan kunden och resebyrån, flygbolaget vet ju inget om denna rabatt och ska ha sina pengar. Vad gör man då av provisionsavdraget? Tidigare fick man dubblera leverantören och lägga avdraget där och den dubblerade leverantören skulle inte vara markerad med "kort via BSP", då hamnade det som en övrigförsäljning. Detta var lite krångligt så numera kan avdraget ligga på den BSP-leverantör där raden ursprungligen automatiskt skapas och avdraget kommer ändå att hamna på övrig-försäljning. Ett exempel: Resan kostar 10,000 och kunden har 5% provision. Dessa två rader skapas då på ordern under den aktuella leverantören som är markerad som en BSP-leverantör: FLI Flyg inrikes 10, FLI- Provisionsavdrag 5% Vid sändning till kortföretaget skapas en flygförsäljningsrad på 10,000 kronor och en övrig-försäljning på -500 kronor. 14

15 Bokning i Rebus Bokningsbilderna i Rebus ser ut så här. Det kan vara bra för personalen på VISA The Card att ha ett litet hum om hur det ser ut och vad som matas in. Bokningsbilden delas in i flera flikar där man registrerar olika saker. Flik 1 har dock en summering av det mesta för att man snabbt ska få en snabb överblick då man tar fram en tidigare order. Flik 2 innehåller bl.a. information om destination och resenärer: 15

16 Flik 3 innehåller information om bokade leverantörer och priser: Flik 4 innehåller mest anteckningar, fria texter och övrig textinformation: 16

17 Flik 5 innehåller bevakningsdatum och information om delbetalningar, slutbetalningar och fakturor. Här finns också två extrafält som sänds över i filen (TAB-raderna) om det finns data i dem. Det är Rekvisition och Projektnr. Dessa extrauppgifter finns på ordernivå till skillnad från de flesta andra uppgifter som finns på resenärs/artikel-nivå. Om en order innehåller endast flygbiljetter som betalas via BSP så får man följande fråga då man sparar ordern: Om ordern är klar svarar man Ja, då markeras den för att skickas vid nästa överföring. Svarar man nej så kanske man vill fortsätta att ändra på ordern innan man vill skicka den och då kommer den inte med i nästa transaktion. 17

18 För att hålla koll på det finns det en lista som visar aktuell sänd/kö-status på order. Den finns i Resebyrå Backoffice / Korttransaktioner / Avstämningslista biljetter och kan se ut så här. Best.nr 1211 har jag svarat nej på och därför står det "Saknas i kön" på den. Om ordern, förutom BSP-leverantörer, även innehåller övrig-försäljning (t.ex. arvoden som resebyrån ska ha pengar för) så måste det beloppet betalas in med kundens kort/resekonto för att ordern ska hamna i transaktionskön. Gör man inte det så hamnar den även då i avstämningslistan med status "Saknas i kön". I exemplet nedan finns det, förutom en flygbiljett som betalas via BSP, även en avgift på 500 kronor som måste betalas med rätt betalningssätt. 18

19 Välj rätt betalkort i följande fönster. Kundens möjliga kort visas i valrutan. När betalningen är gjord och eventuell bekräftelse/följesedel är utskriven frågar Rebus om det är klart att godkänna slutbetalningen. Om allt är ok svarar man Ja och då hamnar ordern i transaktionskön med dessa 500 kronor i övrig-försäljning och biljetterna för BSP-leverantörerna i flyg-försäljningen. 19

20 Överföring av transaktionsfil till VISA The Card Överföring kan ske en gång per minut om man vill eftersom varje sänd fil sparas med datum, timme och minut, exempel: "TheCard txt". Den fil som sänds heter dock det namn man ställer in i Generella Data i Resebyrå Back-office. Omdöpning av filen sker efter sändning. Lagring av både sänd och osänd fil sker på företagets angivna data-bibliotek. Filen bör föras över via Internet och VISA The Cards hemsida. Rebus startar upp web-läsaren mot rätt adress om man väljer sådan överföring. I samband med att transaktionsfilen skapas skriver programmet ut en lista där alla transaktioner är listade samt summerat flygförsäljning respektive övrigförsäljning. 20

21 När listan är utskriven kan man även välja att skriva ut följesedlar som kan skickas till kunderna för att visa vad som redovisats till VISA The Card och vad som kommer att komma på deras nästa faktura. 21

22 Därefter visas följande fönster: I fönstret visas en sammanfattning över beloppen i filen och klickar man på knappen "Se fil" så kan man även se innehållet i filen om man tycker att det är intressant. Tryck på knappen Avbryt transaktion om du genast ångrar dig och inte vill sända iväg något till VISA The Card. Du kan ha fått felmeddelanden, t.ex. att vissa resenärers avdelning saknas och att du därför måste justera vissa beställningar innan du sänder. Allting rullas tillbaka och du kan försöka sända igen vid ett annat tillfälle. Tryck på knappen Godkänn transaktion om du vill sända transaktionsfilen. Ett web-fönster startas med adressen till VISA The Card: Samtidigt visar Rebus den här rutan: 22

23 Logga in på VISA The Cards hemsida och sänd över filen. Har allt gått bra med sändningen klickar du Ja på Rebus-frågan så uppdateras alla order som sända. Har det inte gått bra att sända så svarar du Nej så rullas allt tillbaks och nedanstående bild visas. Du kan göra om sändningsförsöket senare när du åtgärdat de felmeddelanden du fick från VISA The Card som gjorde att överföringen inte gick bra. Så det är ytterst viktigt att INTE godkänna transaktionen förrän man får OK från sändningsformuläret att filen har tagits emot korrekt av VISA The Card. 23

24 Internetkonto: Resebyrån bokar och betalar flygresa via Internet Numera finns det många flygleverantörer som bara kan bokas utanför de normala CRS-systemen, de är alltså inte representerade hos t.ex. Amadeus eller Galileo. Dessa flygbolag, t.ex. RyanAir, kan bara bokas och betalas via deras egna sidor på Internet. Det är ett problem för de flesta resekontoföretag eftersom det inte går att betala med ett resekonto på en sådan bokningssida. Eftersom VISA The Card även har VISA kopplat mot sina resekonton så är det med deras lösning däremot fullt möjligt. I det här dokumentet kommer vi att hänvisa till RyanAir som exempel på en Internet-bokning trots att det naturligtvis i praktiken även handlar om andra flygleverantörer. Det en resebyrå kan göra med VISA The Cards lösning är att boka och betala en resa med RyanAir för en kunds räkning som t.ex. alltid vill betala med resekontot Diners TAC. Resebyrån betalar RyanAir online med sitt eget VISA The Card, ställer ut en vanlig Rebus-order på resan tillsammans med de avgifter de vill ha och debiterar kundens Diners TAC. Resebyrån får en faktura från VISA The Card på RyanAir-betalningen och här uppkommer då resebyråns normala problem, vilka belopp på fakturan hör ihop med vilken Rebus-order? RyanAir har ju ingen aning om det data som resebyråsäljaren skriver in i Rebus-ordern. Det finns alltså för lite uppgifter från RyanAir för att det ska bli enkelt att stämma av för resebyrån. Här har VISA The Card en lösning som fungerar ihop med Rebus. Det spelar heller ingen roll på vilket sätt kunden betalar, det kan vara med kontanter, presentkort, resebyråfakturor eller med andra resekonton som Diners TAC, First Card eller American Express. Se en skiss på bokningsflödet på nästa sida. 24

25 1. En kund kommer in på resebyrån och vill köpa t.ex. en resa till Paris via RyanAir för att kunden tycker att de är så billiga men orkar/vill inte inte göra bokningen själv. 2. Resebyrån bokar resan via RyanAirs bokningssida på Internet och betalar resan online med sitt eget VISA The Card. 3. Resebyrån skapar en Rebus-order med det som är bokat och lägger på lite egna avgifter. Kunden betalar i det här exemplet med resekontot Diners TAC men det kan vara vilket betalsätt som helst, t.ex. kontant. Resebyrån skriver ut och ger/skickar bekräftelsen till kunden. 4. Betalningskravet från RyanAir på resebyrån hamnar hos VISA The Card. 5. Resebyrån skapar transaktioner på sina egna krav och skickar till Diners TAC. Samtidigt ska resebyrån också skapa transaktioner och skicka till VISA The Card. Det datat kommer att innehålla information från Rebus-ordern som säljaren har matat in angående Internet-ordern som t.ex. resenärsnamn och biljett/bokningsnummer. 6. Diners skickar en faktura till slutkunden som bygger på resebyråns uppgifter om ordern. Fakturan innehåller flygpriset, avgifterna och vad mer som var debiterat på ordern. 7. Diners skickar pengar till resebyrån för kundens köp. 8. VISA The Card sammanställer datat från resebyråns kortköp hos RyanAir med det kompletterande informationsdata som resebyrån skickat och skapar en informationsrik faktura som skickas till resebyrån. Med hjälp av informationen på fakturan blir det mycket lättare för resebyrån att stämma av betalningarna mot rätt order. 25

26 Förutsättningar Resebyrån måste ha ett eget VISA The Card kort. Kortnumret registreras i rutinen Generella data i modulen Resebyrå Backoffice och det är det kortnumret som betalning på Internet ska ske med. Har man flera företag i samma Rebus-databas och arbetar med filialer kan varje filial ha ett eget VISA The Card kort. I Rebus artikelregister måste nya flygartiklar registreras som är markerade som VISA The Card. Det är dessa artiklar som säljaren måste använda då en Rebus-order görs för att Rebus ska veta att transaktionen alltid ska skickas till VISA The Card som kompletteringsdata. 26

27 En leverantör som heter RyanAir måste finnas i Rebus leverantörsregister. Gå till flik 2. För att säljarna inte ska missa att använda rätt flygartikel då de registrerar en biljett i Rebus så ska de VISA The Card -knutna Internet-artiklarna knytas mot leverantören. Det görs genom att välja val 2 Specifika artiklar på fältet Generella art.koder och sedan klicka på knappen med tre punkter efter fältet. Man kommer då till den här bilden: 27

28 Här ska man koppla ihop vilka artiklar som biljettrutan ska föreslå som förvalda då biljettartiklar ska skapas för den valda leverantören (RyanAir). Lägg upp val för flyg inrikes och utrikes genom att välja momsfritt eller momspliktigt i fältet Artikeltyp. När det är gjort så har vi skapat förutsättningen för att kunna använda leverantören RyanAir i bokningen och att de nya Internet-artiklarna används som ser till att en transaktion kommer att gå iväg till VISA The Card. Det här momentet måste göras för varje leverantör som man vill kunna boka via Internet och hantera på det här sättet. 28

29 Bokningen Då du ska lägga in biljetten och priset som har bokats på leverantörens bokningssida går du till flik 3 precis som vid en vanlig Rebus-bokning. Välj leverantören RyanAir och klicka sedan på Biljett - knappen. OBS: Markera INTE att leverantören ska betalas med BSP/Kort eftersom den ju inte ska det, resebyrån ska ju ta emot betalningen. Skärmbilden visar hur det ser ut efter att biljetten har registrerats, artiklar har skapats samt att man lagt till ett eget bokningsarvode. Biljettrutan då biljetten registreras ser ut så här. Den artikel som kopplats mot RyanAir visas som förvald artikel-id. 29

30 Bekräftelsen som skrivs ut kan då se ut så här (exemplet är lite förkortat): Betala ordern med kundens val, t.ex. med presentkort, kontant betalning, annat resekonto eller ställ ut en egen faktura. När bekräftelsen/betalningen/fakturan godkänns så skapar programmet en post i databasen som talar om att data från den här beställningen ska skickas till VISA The Card vid nästa transaktionssändning via rutinen för sändning till VISA The Card i Resebyrå Backoffice. Det här fungerar oavsett hur och var betalning sker: 1. Man kan slutbetala eller fakturera i Resebyrå Front. 2. Man kan batchfakturera i Resebyrå Back. 3. Man kan samlingsfakturera i Resebyrå Back. 4. Man kan slutbetala med valfritt betalsätt i Resebyrå Back. 5. Man kan skriva ut och godkänna outskriven faktura i modulen för fristående kundfaktura. 30

31 Korttransaktioner / Avstämningslista biljetter För att se sänd/kö-status på biljetter till resekontoföretag kan man gå in på den här rutinen och välja kortföretaget VISA The Card. Kontrollistan som kommer ut visar status på alla biljetter inom det angivna datumintervallet som är markerade att sändas till VISA The Card. Status på Internet-bokningarna bör vara I kö före sändningen. De två biljetterna i listan som är bokade på RyanAirs bokningssite är betalda med resebyråns eget kort. I exemplet är resebyråns kortnummer och biljetterna är betalda via resebyrån, INTE via BSP. Däremot när de sänds till VISA The Card så kommer RyanAirbiljetterna att skickas som BSP-markerad (UCCCF) eftersom VISA The Card internt vill ha den markeringen för att kunna matcha ihop datat med transaktionen från RyanAir. 31

32 Korttransaktioner / VISA The Card För att få iväg transaktionerna enligt ordern i det här exemplet måste sändning till Diners TAC göras, eftersom kunden betalade med ett Diners-kort. Filen till Diners TAC kommer att innehålla båda flygbiljetterna samt övrig-försäljning som de egna avgifterna och den hotellbokning som exemplet innehåller. Har debitering av kunden inte skett med Diners TAC utan det har skett kontant, med presentkort eller fakturerats av resebyrån, så behövs naturligtvis ingen transaktion till Diners skickas. Det som däremot måste göras är att skicka transaktioner till VISA The Card för att de ska kunna använda underlaget för orderns flygbiljetter vid sin fakturaframställning till resebyrån. Data från RyanAir ska kompletteras med data från resebyrån. Gå in på rutinen Korttransaktioner / VISA The Card. Välj Skriv ut så kommer en fil att skapas och följande transaktionslista att skrivas ut: 32

33 Beställningsnr 1132 och 1163 är de order vi gjorde som Internetbokningar (alla andra order är vanliga VISA The Card resekontotransaktioner). På beställning 1132 debiterades två biljetter á 1200 kronor, de skickas till VISA The Card som en BSP-transaktion trots att det inte är det. Markeringen Internet finns på listan för att förtydliga att det är en betald Internet-order med resebyråns eget kort. VISA The Card håller koll på det här och matchar transaktionen med den som kommer från RyanAir för att förbättra uppgifterna på den faktura som skickas till resebyrån. Egna avgifter och eventuella hotellpriser som har bokats på samma order skickas INTE till VISA The Card eftersom det endast är en sak mellan resebyrån och kunden och eventuellt annat kortföretag beroende på hur kunden har valt att betala. Kreditering Efter att filen sänts till VISA The Card så går vi in i beställningsbilden igen, tar fram order 1132 på nytt och makulerar den ena RyanAir-biljetten. Återbetalningen läggs återigen på Diners TAC och nu finns det en kredit på biljetten som ska skickas till båda kortföretagen. Programmet hanterar alltså krediteringar på Internet-bokningar också, oavsett betalsätt. Se sändningslista nummer 2 på krediteringen: 33

34 Flygkonto IATA som administrerar flygbolagens ekonomiska clearing BSP har ju under de senaste åren förkortat sina kredittider från en gång per månad, till två gånger per månad och nu senast till en gång per vecka. Det här gör att många resebyråer får problem med likviditeten eftersom man inte hinner få in pengar från kunderna innan flygbiljetterna ska vara betalda. Det är här VISA The Cards Flygkonto kommer in i bilden. De vill genom längre kredittider erbjuda ett alternativ till BSP-redovisningen genom att agera betalleverantör till flygbolagen. Detta kan fungera genom att Rebus kan hantera sådana biljetter och redovisa dem på ett särskilt sätt till VISA The Card. I Resebyrå Backoffice, rutinen Generella data, skriver man in vilket flygkontonummer man har. Om man bokar via Amadeus, Sabre eller Worldspan och har satt Form of Payment till sitt eget kortnummer markeras flygkonto automatiskt på ordern. Sabre har en specialare i och med att de inte skickar kortnumret i sin helhet i trailern utan endast ett maskat kortnummer. Skriv därför in det också så att Rebus kan matcha det. 34

35 I Amadeus/Sabre/Worldspan anger man Form of Payment CCVI + Flygkontonumret på leverantörens biljetter. Rebus läser in trailern och om flygkontonumret i Form of Payment stämmer med det som är registrerat i Rebus markeras inte den leverantören som en BSP-leverantör som det normalt skulle ha gjorts. Leverantören och dess biljetter kommer istället att hanteras som övrigförsäljning och resebyrån ställer över kravet till VISA The Card. När bokningen kommer in i Rebus via trailern, och Form of Payment har matchat resebyråns flygkontonummer, ser man på flik 3 att leverantören inte är markerad med Kort/BSP men att en ny markering som heter Flygkonto har markerats. Kunden kan därefter debiteras hur man vill, kontant, presentkort, via ett valfritt resekonto eller faktureras av resebyrån. Rebus känner tack vare Flygkonto -markeringen av att det här ska skickas via transaktionsfilerna till VISA The Card. Det måste göras för att de ska kunna matcha de här biljetterna mot flygbolagen och kunna ställa ut en faktura till resebyrån eftersom VISA The Card kommer att betala flygbolagen för biljetterna. Biljetterna hamnar i sändkön direkt och man måste alltså inte betala ordern först för att det ska gå iväg. 35

36 Försöker man ändå markera leverantören som betalt via Kort/BSP, trots att man har markerat att den ska hanteras som Flygkonto, får man ett felmeddelande om detta och ändringen utförs inte. Samma kontroll görs om man försöker byta leverantörens avprickningssätt till 4 (direktleverantör). Ett felmeddelande visas och ändringen utförs inte. 36

37 I vårt exempel har vi även lagt till några resebyråavgifter. Vi betalar allt detta kontant. Betalningen godkänns och därefter går vi in i Resebyrå-Back. Via menyn Korttransaktioner startar vi rutinen Avstämningslista biljetter och kör lista 3 VISA The Card. Biljetter som är debiterade via flygkontot visas i kolumnen Kortnummer med texten * Flygkonto * istället för en kunds kortnummer. Beloppen visas i Övrigt -kolumnen och inte i BSP-kolumnen. 37

38 Skapa och sänd filen i Resebyrå-Back via menyn Korttransaktioner och rutinen VISA The Card. På sändlistan ser man vilka beställningar som är markerade som Flygkonto och att det vid sändningen ser ut att gå via BSP trots att de i Rebus är markerade som Övrig-försäljning. VISA The Card behöver ha in transaktionerna på det här sättet för att kunna göra sina avstämningar på rätt sätt. De ser vilka transaktioner som debiterats via Flygkontot på grund av att Rebus skriver in resebyråns flygkontonummer i transaktionsposterna. Resten av sändningen ska hanteras på vanligt sätt, det beskrivs på sida 20 i denna manual. För att kunna stämma av de här biljetterna på ett enkelt sätt kan man då man skapar en BSPavprickningslista markera om man endast vill ta med Flygkonto-markerade order på listan. 38