Rebus e-postinställningar

Transkript

1 Rebus e-postinställningar : Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson E-post konfiguration Alla listor, blanketter och rapporter som kan skrivas ut från Rebus kan även skickas via e-post i en mängd olika format där PDF och Excel är vanligast. Dessutom kan man t.ex. göra massutskick via e- post till kunder eller kategorier av kunder samt e-posta fakturor. För att kunna skicka e-post från Rebus måste några inställningar göras och det kan göras i olika nivåer där Företaget är först och sedan Filialer och till sist Användare. Alla inställningar görs i Grund-modulen. Gör första inställningen i rutinen: Arkiv/Generella data. E-postserver Ange namn eller IP-adress till servern. E-post port Ange port i nätverket för e-post. Standard är port 25 men för e-post via Google eller Office 365 gäller andra portar. Se mer om det i beskrivningen för fältet Auktorisation. Domän Om e-postservern kräver verifikation och även windows-auktorisation kan man ange domännamnet till nätverket här. 1

2 Auktorisation Ange något av följande auktorisationsmetoder. Detta beror på mailserverns inställning. E-post via Google och Office365 Om man använder e-post server via Google (smtp.gmail.com eller smtp.google.com) kan det hända att de vill att man kommunicerar via en säker krypterad förbindelse. Då bör man välja e-post auktorisation nummer 6 (SSL) samt port 465. Om man vill e-posta via Office 365 (smtp.office365.com) bör man använda auktorisation nummer 7 (TLS) samt att man oftast använder port 587. Anv.namn Om e-postservern kräver verifikation, ange användarnamnet här. Lösen Om e-postservern kräver verifikation, ange användarens lösen här. Dessa två uppgifter kan överridas av inställningar på filial och användare. Man kan dessutom ställa in flera andra saker som har med e-post att göra: Logga sändning Om man vill att all sändning via e-post ska skrivas i en loggfil ska man markera det här. Det kan vara bra om man vill se allt som skickats och även eventuella fel som uppkommit vid sändning. Loggfilen kan raderas fram till vissa datum när man vill. Läskvitto Om avsändaren vill ha ett läskvitto på en skickad e-post kan man markera det här. Om man på filialnivå eller användarnivå har angivit en egen e-postadress kan man även där sätta en egen inställning för läskvitto. Observera att massutskick av e-post aldrig kan kräva läskvitto, det skulle bli för ohanterligt. Blindkopia Det här valet ska markeras om man vill skicka en blindkopia av all skickad e-post till en särskild e- postadress. Det kan vara bra att använda om man t.ex. vill spara all skickad e-post i Outlook hos någon användare för arkivering. Observera att massutskick aldrig skickar blindkopior. E-post Ange e-postadressen till den som ska få blindkopian. Till avs Om man väljer att skicka blindkopia till en viss e-postadress kan man också markera det här valet så skickas det en kopia av e-posten även till avsändaren. 2

3 Vid massutskick kan några fler inställningar behöva göras på grund av att e-postleverantören kan ha begränsningar för hur många e-post som kan skickas inom ett visst tidsintervall. Många leverantörer har sådana begränsningar för att förhindra spamutskick. Max e-post Om e-postservern har sådana begränsningar, t.ex. max 100 sända e-post på 10 minuter ska det ställas in här. Skriv i så fall in värdet 100 här. Väntetid (min) Om begränsningen är 10 minuter ska värdet 10 skrivas här. Vänta automatiskt Markera detta fält om Rebus efter att ha skickat 100 e-postmeddelanden ska stå och vänta och räkna ner i tio minuter innan den fortsätter automatiskt med nästa 100. Markeras inte fältet får man själv klicka på en knapp när man vill att sändningen ska återupptas. För att testa om kontakt finns med e-postservern finns det en knapp som heter Kontakt. Klicka på den så visas följande formulär. Normalt går det säkert bra, både med kontakt och login, men just i detta fall finns kontakt med e- postservern men login gick inte bra. I det här exemplet är det så att den aktuella användaren inte använder den här e-postservern utan har en egen. Mer om det lite längre fram. 3

4 Företagsdata I Grund-modulens rutin Arkiv/Företagsdata ställer man in vilken e-postadress som kommer att användas som standardavsändare av all e-post. Denna kan sedan överridas av inställningarna på filialer och användare. För övrigt är alla dessa inställningar uppgifter om företaget som används på fakturor, bekräftelser, voucher, resebevis, presentkort m.m. och när man gör leverantörsutbetalningar. 4

5 Filialer I Rebus kan man även ha filialer. Dessa filialer kan ha sina egna adressuppgifter på fakturor, egen logotyp samt egen e-postserver och e-postavsändare och krav på läskvitto. Välj rutinen Inställningar/Filialer. När det gäller e-postserver så kan varje filial använda en egen e-postserver. Gör i så fall samma inställningar här som i Generella data så överrider det de generella uppgifterna om en användare som är kopplad mot filialen vill e-posta något. Lämnas e-postserver tomt så används de inställningar som är gjorda i Generella data. Om man lämnar e-postserver tomt men sätter in ett anv.namn och lösen så används de uppgifterna för att logga in på e-postservern för att skicka e-post. Varje filial kan ju använda samma e-postserver som ställts in i Generella data men ha olika inloggningskoder. Dessa koder anges då här. Avsändaradressen kan också ändras genom att skriva in en e-postadress på filialen. Den överrider då företagets standard avsändaradress som angivits i rutinen Företagsdata. 5

6 Användare I rutinen Inställningar/Användare kan man för varje användare ställa in en egen e-postserver som, om det är angivet, överrider inställningarna för både företaget i Generella data och eventuella filialer. I vissa fall är det här bra att ha om en användare sitter på annan ort och vill ha en egen e-postserver som inte är samma som företagets eller filialens. Lämnas fältet tomt så används i första hand filialens inställning om användaren är kopplad mot en filial. Om filialen saknar e-postserver eller om användaren inte tillhör någon filial så används företagets inställning som gjorts i Generella data. Exempel 1 Användaren använder alla generella uppgifter eftersom den inte har egen e-postadress, tillhör ingen filial och har ingen egen e-postserver. Det enda som bestäms på användaren är om den vill ha ett läskvitto. Klickar man på knappen Testa sändning av e-post ser man att den här användaren kommer att använda alla inställningar från Generella data och Företagsdata. 6

7 Exempel 2 En användare tillhör en filial och ska alltid använda filialens uppgifter för e-postserver och e- postavsändare. Den här användaren är kopplad mot filial 2 (Konrads privatresor) och har varken egen e-postadress eller e-postserver. Klickar man på knappen Testa sändning av e-post ser man att användaren 7

8 kommer att använda företagets e-postserver från Generella data eftersom filialen inte hade någon egen e-postserver. Användare och lösen för inloggning mot e-postservern tas från filialen och avsändande e-postadress tas från filialen. Detta eftersom användaren saknar egen e-postadress. Exempel 3 En användare har en egen e-postserver och egen avsändare för e-post. 8

9 Användaren har en egen avsändande e-postadress, markerat läskvitto och en egen e-postserver som överrider både företagets inställning och eventuell filial. Klickar man på knappen Kontakt ser man om man får kontakt med e-postservern. För att testa sändning och se vilka uppgifter som används för just den här användaren klickar man på knappen Testa sändning av e-post. Här ser man exakt vilka uppgifter som kommer att användas. I det här fallet är det mesta inställt på användaren. 9