Listägarhandledning för listtjänst vid Uppsala universitet

Transkript

1 Listägarhandledning för listtjänst vid Uppsala universitet Listägarskap Privilegierad ägare Vanlig ägare Logga in i listhanteraren Skapa en e-postlista Administrera lista Redigera prenumeranter Redigera listkonfiguration Listdefinition Ämnet för listan Synlighet för listan Ägare och moderator Ämnen för listan Lägga till en listägare/administratör Konfiguration för sändning/mottagning Vem kan skicka meddelanden Leveranstid Samlingsbrevfrekvens Tillgängliga prenumerationsinställningar Svarsadress Privilegier Vem kan prenumerera på listan Arkiv Webbarkiv Anpassning Speciallistor Listor med underlistor Katalog- / allalistor vid Uppsala universitet Migrering från Listserv

2 Listägarskap En listägare är normalt den som sköter en e-postlista - bestämmer hur den ska fungera, vilka som får skicka till den och liknande saker. I vissa fall sköter också listägaren hanteringen av prenumeranter (exempelvis lägga till/ta bort medlemmar på listor för grupper). I den listhanterare som används vid Uppsala universitet (Sympa) finns det två typer av listägare: Privilegierad ägare En privilegierad listägare har lite fler rättigheter än vanliga listägare. Rent praktiskt kan en privilegierad ägare lägga till/ta bort andra ägare. Det kan även finnas viss annan konfiguration som man bara kommer åt som privilegierad ägare. Vanlig ägare En vanlig ägare kan konfigurera listan, hantera prenumeranter och utföra andra administrativa sysslor. Sympa har även en del konfiguration som varken vanliga eller privilegierade listägare kommer åt, exempel på sådan är inkludering av prenumeranter från andra källor (en annan lista, en katalog eller databas). Sådan konfiguration sköts av listmästarna.

3 Logga in i listhanteraren I övre högra hörnet finns möjlighet att logga in i Sympa Har du ett AKKA-konto vid Uppsala universitet kan du logga in med den gemensamma webbinloggningen genom att klicka på knappen Gemensam webbinloggning. Har du inte AKKA-konto kan du välja Första inloggningen för att få skapa ett listkonto. Du får då möjlighet att ange din e-postadress och får då ett brev som ger dig möjlighet att sätta ett lösenord. Har du redan registrerat dig på detta sätt anger du bara din e-postadress och lösenord i dessa rutor och klickar därefter på knappen Inloggning. Skapa en e-postlista Innan du skapar en lista måste denna godkännas av prefekt/motsvarande. Detta kontrolleras inte i normalfallet men listor som inte är godkända kan försvinna utan förvarning. För att börja skapa en lista använder du knappen Skapa lista Du får då upp ett formulär där du kan namnge listan och välja mellan olika mallar

4 Det är viktigt att veta att de inställningar man väljer bara är förval och det går att anpassa listans konfiguration senare. Vad gäller listans namn är tillåtna tecken främst bokstäver, siffor och bindestreck och man skiljer inte på stora och små bokstäver. Lämpliga namn inleds med domänen följt av något/några beskrivande ord med bindestreck emellan. Om det gäller avdelningar är det ofta lämpligt att lägga in dem efter domänen, exempel: it-dvk-programrad ekonomikum-doktorander medfak-professorer uadm-its-akka-utvecklare uu-katalogadm Längre ner på sidan skriver du en kortare sammanfattning och en längre beskrivning av listan samt väljer ämneskategori för listan.

5 När du är klar skickar du in begäran om att få listan skapad. Den läggs då i kö för godkännande hos listmästarna. Under tiden kan du justera listan, men den fungerar inte förrän den godkänts av listmästarna. Administrera lista När du är ägare till en lista visas det i menyn till vänster med en knapp för administrationsåtgärder. Går du till listan får du upp en utökad listmeny

6 med knappen Administration kommer du åt det administrativa gränssnittet och dess huvudmeny.

7 Redigera prenumeranter I det administrativa gränssnittet väljer du Hantera prenumeranter och får då upp prenumerantsidan. För att lägga till en prenumerant, skriv adressen i rutan efter Lägg till en användare: och välj Lägg till. Vill du inte att prenumeranten ska få brev om saken, markera rutan tyst innan du väljer Lägg till. Längre ner på sidan finns befintliga prenumeranter. För att ta bort en eller flera prenumeranter, markera dessa och välj Ta bort valda e-postadresser. Vill du inte att prenumeranten ska få brev om saken, markera rutan tyst innan du väljer Ta bort valda e-postadresser. Redigera listkonfiguration Med knappen Administration och fliken Redgiera listkonfiguration kan du bestämma hur listan ska fungera. Listkonfigurationen har ett par underavdelningar. Nedan följer en genomgång av några av de mer intressanta inställningarna. Listdefinition En del grundläggande konfiguration finns här, särskilt en kortfattad beskrivning. Ämnet för listan Kortfattad beskrivning av listan.

8 Synlighet för listan Bestämmer om och för vilka listan visas Ägare och moderator Bestämmer vilka som har listägar- och moderator-rättigheter. En moderator kan typiskt posta/godkänna brev till listan. Ämnen för listan De kategorier som passar in på listan. Lägga till en listägare/administratör För att lägga till en listägare för en lista ser du till att välja listan. Du kan sedan i menyn i vänsterkanten välja Administration, därefter Redigera listkonfiguration, Listdefinition. Därefter kan du fylla i den nya administratören i den tomma rutan för e-postadress under Ägare. När man sedan väljer Uppdatera läggs den nya administratören till och underrättas. Konfiguration för sändning/mottagning Låter dig hantera inställningar som rör sändning och mottagning. Vem kan skicka meddelanden Låter dig välja hur listhanteraren bestämmer om brev får gå ut till listan eller inte. Ett förhållandevis vanligt önskemål är att bara några ska få skicka till listan. Detta går normalt att ordna genom att de som ska få skicka sätts som moderator, men i allmänhet avråder vi från det eftersom okynnespostande inte brukar vara ett stort problem. Upplever man problem med skräppost vill man förmodligen inte ha en helt publik lista, men valet privateorpublickey ( Privat, bekräftelse krävs för ickeprenumeranter ) skyddar effektivt mot skräppost utan att hindra de som vill posta som inte är med på listan. Leveranstid Ger möjlighet att låta brev gå vidare vid en viss tid på dagen (och ligga på kö i Sympa fram till dess). Du vill förmodligen lämna denna tom. Samlingsbrevfrekvens Bestämmer när samlingsbrev skickas till listdeltagare som har något prenumereringsalternativ av digest -typ.

9 Tillgängliga prenumerationsinställningar Här kan du välja vilka olika brevtyper användare kan välja på. Har du ingen riktigt god anledning att ta bort en given typ rekommenderar vi att alla får vara kvar. Svarsadress Svarsadressen bestämmer var svar på brev till listan ska skickas om inte den som svarar aktivt ändrar. Att låta svar gå till avsändaren är att rekommendera om det inte finns starka skäl för annat. Privilegier Privilegier hanterar rättigheter för olika funktioner som att se listkonfiguration, prenumerera på listan och så vidare. Vem kan prenumerera på listan Arkiv Vill man ha en sluten lista kan det vara lämpligt att använda kräver autentisering sedan ägarens godkännande (auth_owner) eller det är inte möjligt att prenumerera (closed) Webbarkiv Här bestämmer du vilka som kommer åt listans eventuella arkiv. Notera att även om du stänger arkivet så fortsätter Sympa att arkivera brev om listan har arkivering påslaget (även om ingen kan se dem). Vill du stänga av så brev inte arkiveras, kontakta listmästarna. Anpassning Under fliken Anpassning kan du redigera webbsidor och brevmallar. Dessa kan se lite kryptiska ut och innehålla saker som [% FILTER qencode %] [% loc(list.name)%], men behöver man inte skapa generella mallar kan man strunta i det mesta sådant. Kontakata listmästarna om du är osäker. Speciallistor

10 Listor med underlistor Behöver du ha en lista där breven även går till deltagare på andra listor går det inte att ställa in i det normala gränssnittet. Kontakta listmästarna för att få hjälp att konfigurera listan. Katalog- / allalistor vid Uppsala universitet Då Sympa har möjlighet att hantera listprenumeranter från en så kallad LDAPkatalog går det att sätta upp listor som automatiskt synkas mot katalogen (AKKA) utifrån den information från AKKA som publiceras via LDAP.

11 Kontakta listmästarna för att få hjälp att konfigurera listan. Det underlättar om det kommer så mycket information vid första kontakten att listan kan slutföras. Förutom namnet behöver man också veta vad som ska ingå. Gäller det en lista för alla vid en viss organisatorisk enhet underlättar det med enhetens id, gärna genom en länk till rätt sida i katalogen, exempelvis Migrering från Listserv Det finns ett enkelt verktyg för migrering av listor som är åtkomligt från menyn i vänsterkanten på För att använda verktyget måste du veta vad din lista heter i Listserv samt ditt användarnamn (e-post) och lösenord. Alla som har ett giltigt listserv-lösenord kan inleda en migrering av en existerande lista, men för att gå vidare så att migreringen får effekt krävs att man har vissa rättigheter på listan i Listserv.