Manual för kopplingen mellan Specter Business Management och Nordisk e-handel webbutiksystem.

Transkript

1 Version 2.5 Manual för kopplingen mellan Specter Business Management och Nordisk e-handel webbutiksystem. Nyheter i version 2.5 : # Realtidssync # Koder för betalsätt # Inställningar för Fraktsätten # Skapa Specterfaktura direkt från webbutiken. # Referensnummer från Dibs och Klarna följer med till Specterorder Generell information För att kunna använda Nordisk e-handels koppling till Specter affärssystem så behöver du följande produkter: Från Nordisk e-handel: 1) Ett av Nordisk e-handels webbutikspaket (läs mer) 2) En prenumeration på Specterkopplingen (aktiveras på mina sidor) Från Specter affärssystem: (läs mer för priser) 1) Tjänsten Order/Faktura med kundreskontra 2) Tjänsten Webbshopskoppling 3) Kontouppgifter: Sbmid, Md5 Key 1, Md5 Key 2, från Specter opt. 3) Lagerhantering 4) Bokföring 5) Butikskassa m.fl produkter 1

2 Vad kan man göra med kopplingen, olika scenario. Det fins möjligheter till flera olika typer av syncningar beroende på hur man arbetar med de olika systemen och vad man börjar med, webbutiken eller Specter. Brun pil => all ny information Gul pil => endast ändrad information Begrepp: R-Sync. S1 = Realtidssync initierad av Specter, nya artiklar. R-Sync. S3 = Realtidssync initierad av Specter, gäller ändringar av befintliga artiklarna R-Sync. S4 = Realtidssync initierad av Specter, inläsning av nytt lagerstatus M-Sync. A1 = Manuell sync initierad av Webbutiken, export av artiklar till Specter som inte finns i Specter M-Sync. A1b = Manuell sync initierad av Webbutiken, uppdatering av artiklar som redan finns i Specter, ej lager. M-Sync. A2 = Manuell sync initierad av Webbutiken, gäller ändringar av befintliga artiklar. M-Sync. L3 = Manuell sync initierad av Webbutiken, Import av lagerstatus ändringar från Specter M-Sync. O4 = Realtidssync initierad av Webbutiken, Skicka godkända orders i realtid, inkl ev. ny kund till Specter M-Sync. O5 = Manuell sync initierad av Webbutiken, skicka utvalda orders till Specter om order av någon anledning inte blivit skickad till Specter vid realtidsyncen. M-Sync. K6 = Manuell sync initierad av Webbutiken, Skickar alla nya och ändrade kunder till Specter 2

3 Artiklar/Varugrupper/Undergrupper. Generellt Eftersom strukturen mellan olika artiklar, inte syncas mellan webbutiken och Specter (samt vice versa), så är det som regel enklare att börja lägga upp artiklarna (varor/varugrupper) i webbutiken först, eftersom den strukturen är viktigt för webbutikens användarvänlighet. Det är normalt mer information om produkterna som skall in i webbutiken, t.ex texterna om produkterna, bilder, dokument etc. än som skall in i Specter. Större delar av denna information som läggs in i webbutiken kan inte syncas mellan de olika systemen. Webbutiken först Om du redan har din artiklarna/produkter i webbutiken eller börjar med att lägga in dem i webbutiken så kan du göra så här: A) M-Sync. A1 Nya artiklar I webbutiken flyttas över genom knappen Första gången, (om inte art.nr redan finns i Specter) så flyttas; Art.nr. Art. benämning Kundpris (prislista 1) disp. Lager Tillv. Artnr Streckkod Andra gången, så uppdateras ändringar i ovanstående utom Disp. Lager (Lager syncas inte andra gången du använder knappen) 3

4 Om du sedan löpande skapar artiklarna i webbutiken så bör du tänka på att artiklar som skapas i webbutiken inte automatiskt skickas till Specter. Du måste manuellt skicka över dina artiklar om du skapar nya. Tänk då på att lagersaldo alltid styrs av Specter så om du ändrar lagersaldot i butiken så kommer detta inte att uppdateras i Specter. Ändringar i Specters lagersaldo kommer däremot alltid att läsas in i webbutiken. Klicka på knappen nedan för att skicka över information om nya / ändrade artiklar till Specter Specter först. Om du redan har eller vill börja med att föra in artiklar i Specter först så går det också bra. Tänk då på att Specter och webbutiken har olika strukturer på sina artikelrelationer. I webbutiken använder vi namnet Vara (produkt) och den kan innehålla en eller flera artiklar. Om du i Specter använder Huvudartikel, så måste du slå ihop dessa igen i webbutiken till en Vara (produkt) Flytten av nya artiklar från Specter till webbutiken fungerar då på detta sätt: * Flytt av 1 artikel ger 1 vara (produkt) + 1 artikel i webbutiken. * I steg 2 så slår därför man ihop flera varor i webbutiken till 1 vara. Då får du 1 vara med flera artiklar i webbutiken. * De tomma varorna ( som inte innehåller artiklar) tas sedan bort webbutiken Hantering av artiklar i Specter som inte skall synas i webbutiken. Om du för över nya artiklar från Specter till webbutiken så läggs dessa i en gömd varugrupp tills du placerat dem var de bör vara i webbutiken. Om du har artiklar i Specter som aldrig skall visas/säljas i webbutiken så så kan du flytta dem genom en bulkflytt till en gömd Arkivgrupp (du måste skapa den som varugrupp i webbutiken, gör den gömd), när du nästa gång för över nya artiklar från Specter så slipper du förhålla dig till de gamla artiklarna som då redan ligger undanstoppade i varugruppen Arkivgrupp Exempel på strukturer som du bygger upp i webbutiken: Tex; Varugrupp Undergrupp Vara art1 art2 Dessa strukturer kommer inte ändras inte vid syncningen. Vid syncningen så syncas bara de fält som är beskrivet ovan under texten ; M-Sync. A1, ej strukturer. Artiklar som du skapar i Specter förs över till webbutiken automatiskt. När du i Specter ändrar en artikel eller dess lagersaldo förs detta också automatiskt över till webbutiken. Du kan manuellt aktivera importen om du misstänker att en import avbrutits. Första gången som du kopplar ihop webbutiken så kan du också använda den manuella importen av artiklar. Den plockar ändrade artiklar från Specter till webbutiken. 4

5 Vi rekommenderar följande; Artiklar: Om nya artiklar skall läggas in i webbutiken eller i Specter först, blir kanske en smaksak. men vi rekommenderar att alla artiklar när de väl är upplagda, alltid uppdateras via Specter. (Byta artikelnummer får märkliga konsekvenser om artikeln redan finns i Specter.) *I Specter så finns huvudartikel (vara) med underartikel (artikel) Vid en export så kommer detta bli en vara med flera artiklar i webbutiken. Det rekommenderas dock inte att använda sig av Huvud/underartiklar. Det är bättre är att hantera dem som vanliga artiklar i Specter och sköta artikelstrukturen i webbutiken. Lager: Lager måste uppdateras separat och bör alltid göras i Specter Lagersaldo på den aktuella artikeln i webbutiken justeras endast vi orderexporten (när du trycker på knappen och för över order) Kunder: Kunder bör hanteras via webbutiken. Specter skickar inte kunddata in i webbutiken och om det görs ändringar i Specter på kundkortet, så kommer detta skrivas över av webbutiken vid ändrad info av t.ex kunden vid order. Nya (vid order) och uppdaterade kunder skickas från webbutiken till Specter. Är kundnumret upptaget i Specter får det automatiskt ett nytt kundnummer, både i Specter och webbutiken. Viktigt att veta är att kunder matchas på mailadress eller personnummer (om det finns), Personnummerfältet är dominerande så detta bör vara tomt om det inte finns ett reellt personnummer. Varugrupper: Varugrupper bör skötas via webbutiken. (Tanken är att vid första importen från Specter hamnar artiklarna i en gömd varugrupp i webbutiken. Man flyttar sedan artiklarna till önskad varugrupp i webbutiken. Flytt av en artikel från Specter ger 1 vara + en artikel i webbutiken. i steg 2 så slår man ihop flera varor i webbutiken till en vara, om man t.ex vill ha arbeta med äkta varianthantering=unikt art.nr per vald variant, krävs för lagerkontroll i webbutiken) Nya order och kunder till Specter Du kan from 14 juni synca order i realtid, alla nya orders skickas till Specter. Om det av någon anledning inte fungerar (Specter svara om syncen är ok ) så kan man klicka på knappen för att hämta order manuellt (andra kunder, utan ny order, skickas inte) Ifall överföringen avbryts och inte all data kunde överföras så är det bara att trycka på knappen igen så skickar systemet kvarvarande information. Du kan i dina inställningar välja en egen orderstatus på de orders som är överförda korrekt. Valuta, betalsätt och fraktsätt skickas med vi orderexporten. 5

6 Orderöverföringen från webbutiken till Specter. Vid en överföring av en order från webbutiken till Specter så sätts ordern i det pris som är överenskommet i köpögonblicket, i webbutiken. Dvs. Om artikeln har ett annat pris i Specter så gäller priset i webbutiken på ordern. Om artikeln är lagt in som en lager artikel så regleras lagret, annats skriv artikeln bara ut som en textrad på ordern, utan lagerjusteringar. Om webbutiken arbetar, med flera valutor, antingen via valutaväxlare eller flera prislistor och ordern görs i en annan valuta så så följer detta med på ordern in i Specter. Webbutikens ordernummer följer med som XXXX, men Specter skapar ett nytt order nr utifrån sin egen orderserie. Betalsätt i webbutiken och i Specter Här kommer en lista med betalsätt och vilket värde som skickas till Specter. Koden till vänster är den kod som skickas till Specter. AE = Auriga CN = Certitrade DP = DIBS / DIBSFLEXWIN K = Klarna (KREDITOR_NG) OBS: den gamla kopplingen används inte nu. PN = Paynova PL = Paypal (PAYPALNEW) PY = Payson PP = Förskottsbetalning (manuell) (PROFORMA) PC = Payex (PAYEXPIM) I = Efterkrav/faktura (manuell) (COD) PF = manuell faktura (används om ingen av de andra matchar) 6

7 Referensnummer från DibsFLEXWIN och Klarna följer nu med till Specter 7

8 Fraktsätt i webbutiken och i Specter Fraktsätten fungerar annorlunda. Kunden måste själv lägga in giltiga fraktsätt i Specters admin. Se inställningar->leveransätt i Specters admin Om man döper fraktsättets tag i vårt admin till samma som externtid i Specters admin så följer fraktsättet med. Det finns alltså ingen lista. Skapa Specter faktura i webbutiken Funktion för att automatiskt skapa en faktura i Specter är nu implementerad Gå till Partnermenyn, Skapa faktura, Markera vilka order som skall faktureras, tryck på skapa. Kända begränsningar Flera prislistor För webbutiker med flera fasta prislistor skickas endast standardprislista 1 Stafflade priser Stafflade priser i Specter och webbutiken har olika struktur och syncning kommer inte fungera. Specter arbetar med %-grupper och webbutiken med från antal 1 till antal XX ger YY i pris per artikel. etc. Första stafflingsläget är det som syncas, dock tar alltid Specter det pris på ordern som webbutiken skickar oavsett hur det är genererat och hur det ser ut i Specter. Så man kan ha en stafflad prislista i webbutiken om man bygger upp den på ett annat sätt. Det stafflade orderpriset kommer att föras över i ordern. Dock sker ingen syncning. Tips! Prova att ta ut en stafflad prislista i Specter som csv-fil och importera den i webbutiken. Webbutiken> Specter - Webbutiken skickar inte lagerstatus i bulk. Lagret i Specter uppdateras endast när order på aktuell artikel ändras, eller när det sker en lagerstatus ändring i Specter. - Finns en kund i Specter går den inte radera i webbutiken (kommer skapas igen). Specter -> NE - Kunder skickas inte över till webbutiken. - Tillverkarens artikelnummer skickar endast första raden vid syncningen av Tillverkarens artikelnummer 8

9 Lycka till! Nordisk E-handel AB Specter AB Växel Om du har synpunkter på kopplingen eller manualen så skicka gärna inspel eller tips till: 9