SKAPA/ÄNDRA ARTIKLAR - INTRODUKTION REGISTRERINGSBILDEN SKAPA/ÄNDRA ARTIKLAR...

Transkript

1 Entré INNEHÅLLSFÖRTECKNING ARTIKELHANTERING Artiklar Innehåll i Entré artikelhantering SKAPA/ÄNDRA ARTIKLAR - INTRODUKTION REGISTRERINGSBILDEN SKAPA/ÄNDRA ARTIKLAR Artikel Grunduppgifter Information Priser Leverantör Kampanj Lagerinformation Referens Knappar och funktioner i artikelbilden Knappar i den övre delen Knappar i den nedre delen Prisberäkning Priser Prisanalys Ta bort artikel Skapa ny artikel SÖK I ARTIKELREGISTRET Visa prislista Välj kolumner att visa Anpassa kolumnerna Övriga funktioner i Sök i artikelregistret BEARBETA ARTIKLAR Individuell anpassning av bearbeta artiklar Göra urval i bearbeta artiklar Avancerat urval Funktioner i Bearbeta artiklar Utskrift Skapa fil Bearbeta Bearbeta markerade Knappen Markera ARTIKELPRISANALYS SE FÖRSÄLJNINGSPRIS SKAPA / ÄNDRA PROJEKT/KUNDUNIKA PRISER Att skapa ett nytt unikt pris Egenskaper på unika priser Övriga funktioner i unika priser Bearbeta alla Påslag/Avrundning

2 Bearbeta valda Bearbeta priser Kopiera priser till kund/projekt/tabell Radera markerade priser ARTIKELUPPDATERING Innehåll i Artikeluppdatering Hantera prismallar Prova prismall Inläsning av artiklar Starta inläsning Hantera rabattmallar Rabattinläsningsmallar Inläsning av rabattdiskett Inläsning av flikar Prisinläsning, avancerade funktioner Att skapa en egen prisinläsningsmall Skapa prisinläsningsmall från textfil Övriga funktioner och knappar i prisinläsningsmallar Att koppla fält till data i prisfilen Prova mallen Skapa prisinläsningsmall från textfil med fältavskiljare Att koppla fält till mallen Skapa prisinläsningsmall från Excelfil Skapa prisinläsningsmall från XML-fil Att koppla XML-fält till mallen Specifikation av fält i Entre Artikelregister Prisinläsning av egen prisinläsningsmall Hantering av enhetskoder och verifiering av prisinläsning Prisinläsning och verifiering Verifiera prisinläsning Enhetskoder som ska Aktiveras Kontroll av prisinläsning Styr färg Beställningar och lagerhantering Egna prisändringar Granska och uppdatera priser Uppdatera projekt/kundunika priser Påslag/Avrundning SKAPA / ÄNDRA PRISLISTOR Introduktion - Att skapa prislistor Liten ordlista: Schematisk bild över prisberäkningen i Entré: Skapa prislistor Steg för steg - Entreprenadföretag Skapa råprisregister Skapa leverantörsrabattregister Skapa priskoder Skapa prislistor Inställningar på prislistan Skapa grossistkoder Prisinläsning Prisberäkning Rabattinläsning

3 MASKIN / ARTIKELUTHYRNING Målsättning Beskrivning av arbetsytan Funktioner i Skapa / ändra artikeluthyrningar Att skapa ny uthyrningsartikel Ändring av uthyrningsartikel Att skapa/ändra uthyrningar Skapa ny uthyrning Ändra uthyrning Sök i uthyrningsregistret Funktioner i Uthyrningsregistret Leverera och inleverera Bearbeta Bokningsplan/Uthyrningskalendern Funktioner i uthyrningskalendern Skapa / Ändra uthyrningsgrupp FLIKAR, ARTIKELSTRUKTURER OCH SÖKREFERENSER Artikelstruktur Förklaring av arbetsytan i Artikelstrukturer: Skapa ny artikelstruktur Lägga till komponenter till strukturartikeln Strukturartikel i Orderregistret Strukturartikel i Artikelregistret Skapa / ändra Sökreferenser Målsättning Flera typer av sökreferenser I vilken ordning söker Entré Gruppera artiklar med sökreferens Skapa grupper med sökreferenser Koppla unik sökkod Inläsning av sökreferenser Flikhantering Skapa / ändra flikar Sökning via flikregistret Sök i Flikträdet Beskrivning av funktioner i Flikträdet Inläsning av flikar SIDOREGISTER OCH ARTIKELINSTÄLLNINGAR Inställning för Artikelgrupper Maximera påslag Avrundningsmallar Leverantörsrabattabeller Funktioner i Leverantörsrabattabeller Mängdrabatter Rabatt vid totalsumma Rabatt vid antal Billigaste gratis Artikelpåslag Inställning för Artikelgrupper Prisjusteringsmodeller UTSKRIFTER ARTIKLAR

4 Exempel på utskrifter: GRUNDINSTÄLLNINGAR Artikelhanteringens grundinställningar Artikelstruktur Filformat Kampanjer Mallinställningar Prisinläsning Prislistor Rapporter Registrering Uthyrning

5 Artikelhantering Artiklar För företag i entreprenad- och installationsbranscherna är artikelhanteringen av största vikt. Det är med den bakgrunden vi har gjort en mycket avancerad pris- och artikelhantering i Entré. Kraven på flexibilitet är stora, att kunna skapa olika priser för en och samma artikel i olika sammanhang, för olika kunder, för olika kundgrupper, och olika projekt är mycket viktiga. Inom entreprenadbranscherna har organisationer och grossister avdelningar som tar fram prisfiler och andra elektroniska underlag. Detta kan kraftigt underlätta artikelhanteringen för dig. Entré kan tillhandahålla en stor mängd olika inläsningsmallar som passar för de vanligaste leverantörerna inom din bransch. Artikelregistren används vid orderregistrering och ser därmed också till att fakturorna debiteras med rätt priser. Dessa prislistor används även i butikssystemet, beställningar/lager, projektstyrning, mobilsystem och i kalkyler. Innehåll i Entré artikelhantering Obegränsat antal artiklar och prislistor Inläsning av priser och rabattabeller via olika datamedia och filtyper Kund- och projektunika priser Flexibel lager och kontostyrning av artiklar Mycket avancerad rabatthantering på kund/projekt/artikelnivå Artikelstrukturhantering (Kräver tillkommande licens) Artikeluthyrning (Kräver tillkommande licens) Flikuppdelning av artiklar i flera modeller Kraftfulla bearbetnings- och prisändringsfunktioner Kampanjprishantering (Kräver butikslicens) Avancerade sökmöjligheter på alla artikelfält i bla orderregistrering Plockhantering av artiklar i bl.a orderregistrering Utskrifter av listor och statistikrapporter. I Skapa / ändra artikel ändrar och skapar du nya artiklar. Allt du kan göra i Skapa / ändra artikel kan du även göra i Sök i artikelregistret. Du kan dessutom välja att visa upp till 10 priser per artikel i denna rutin. I Bearbeta artiklar kan du göra ändringar på många artiklar samtidigt. Artikelprisanalys ger dig en överblick över artikelns alla priser och rabatter. I Se försäljningspris kan du snabbt ta fram ett generellt eller kundunikt pris på en artikel. Har du behov av att kunna skapa projekt- eller kundunika priser så använder du denna rutin. I artikeluppdatering sköter du allt underhåll av dina artiklars priser. Du skapar prislistor och kopplingar under Skapa / ändra prislistor. Du kan hyra ut maskiner mm med Artikeluthyrning. Artiklar kan grupperas och sorteras med Flikar och Sökreferenser. Artikelstrukturer innehåller paket med flera artiklar. I sidoregistren finner du hantering av påslag, rabatter samt konteringar. Utskrifter artiklar innehåller listor och etiketter

6 Översikt Entré kan hantera ett obegränsat antal artiklar och ett obegränsat antal prislistor. Du kan alltså ha miljontals med artiklar där varje artikel kan ha ett stort antal priser kopplade till sig. Inget annat system på marknaden erbjuder dig denna branschunika funktionalitet. Artikelregistret är uppdelat i 3 olika delregister, artikelinformationen för sig (artikeltexter, artikelnr, EAN-kod mm), priserna för sig (pris, rabattgrupp samt koppling till prisregister) och lagerinformationen (antal i lager, best.punkt, mm) för sig. Detta är helt osynligt för dig som användare men underlättar då vi skall försöka förklara hur artikelhanteringen fungerar i detta avsnitt. I Entré läggs alla priser i vad vi kallar för råprisregister. Alla priser som du läser in via fil eller manuellt registrerar in hamnar i ett råprisregister. Normalt sett använder man ett råprisregister för varje grossist/leverantör man har. Råprisregistren är underlag för dina prislistor. En prislista innehåller, kortfattat, inställningar för hur ditt råprisregister skall hanteras och beräknas. Prislistorna används i bla order då du skall debitera dina kunder. Du kan ha hur många prislistor som helst. Exempel: Du får en prisfil från din grossist med grundnettopriser (råpriser) på. Dessa läser du in i Entré. I Entrés råprisregister finns nu ett enda pris. I tillägg till detta har du fått en fil med dina rabatter, per materialgrupp, som du också läser in i en rabattabell. Du har nu ett register med grundnettopriser och en tabell med dina rabattsatser per materialgrupp. Nu vill du veta vad inpriset på varje artikel blir efter rabatt samt vilket pris dina kunder skall betala. Det är här prislistorna kommer in. Utifrån ett grundnettopris skall 3 olika priser på artikeln visas. Du använder då 3 olika prislistor enligt denna enkla modell: Inprislista. I inprislistan anger du vilken leverantörsrabattabell (med rabatter) som skall användas för att beräkna inpriset. Utprislista. I utprislistan anger du vilket påslag eller vilken påslagstabell som skall användas för att beräkna utpriset. Denna kallas även för Cirkaprislista. Grundprislista. I grundprislistan görs ingen beräkning alls, utan visar rena grundnettopriser. Denna kan sedan användas för debitering tillsammans med t.ex ett kundunikt påslag. Detta är hur prislistehanteringen fungerar i stora drag i Entré. I de kommande avsnitten skall vi gå djupare i Entré s kraftfulla beräkningsfunktioner

7 Skapa/ändra artiklar - introduktion Förutom att läsa in prislistor från fil, kan du lägga upp egna artiklar i ditt prisregister. Detta gör du genom att välja Skapa/ändra artikel. I denna registreringsbild kan du ändra uppgifter om en viss artikel eller skapa en ny artikel. Här ser du dessutom en sammanställning om alla uppgifter som finns om artikeln, som t.ex vilket pris artikeln har i dina olika prislistor, vilken artikelgrupp eller EAN-kod artikeln har. Under Sök i artikelregistret ser du alla artiklar i en lista. Genom att välja en artikel med Enter ser du alla uppgifter om en viss artikel. Under Bearbeta artiklar kan du bl.a ändra på flera artiklar samtidigt. Du kan t ex märka ett antal artiklar och byta ut lagerkod, flik eller artikelgrupp på dessa. När du skapar en artikel måste denna få ett unikt artikelnummer. Det viktigt att tänka på att udda artiklar inte bör få ett artikelnummer som kan sammanblandas med de artikelnummer som används av dina andra leverantörer (e-nummer, rsk-nummer o dyl). Ett artikelnummer kan bestå av både siffror och bokstäver (alfanumeriska tecken). Detta kan du använda för att t.ex skapa en grupp artiklar som hör samman på något sätt, t.ex genom att ge dessa artikelnummer som börjar på leverantörens namn, eller artikelkategorins namn: SPIS001, SPIS002 etc. Artikelnummer kan vara max 25 tecken långa. Du har två textfält till förfogande för artikelbenämningar på vardera 50 tecken. Det kan vara ont om utrymme när du skriver ut artiklar på en order eller en faktura, så planera noga innan du bestämmer dig för hur du vill använda dessa textfält. Vid sökning på artikeltext t.ex, är du ofta betjänt av att den viktigaste informationen står först i texten. Det är lättare att söka artikeltexten PANNA 300 x 345, än att söka artikeltexten 300 x 345 PANNA, i en lista med många artiklar. Arbete och resor I systemet finns artiklar för arbete och resor som används för att debitera arbets- och reskostnader. Det finns också färdiga artiklar för ROT, Ränta, Miljöavgift mm. Gå in i artikelregistret och ange ditt pris för dessa artiklar (såvida de skall ha ett fast pris). Du kan naturligtvis skapa ytterligare egna artiklar för t.ex olika typer av arbete eller frakt. Dessa artiklar kan också ha olika pris beroende på vilken kund eller projekt det är

8 Registreringsbilden Skapa/ändra artiklar Nedan visas bilden med artikeluppgifter för en artikel. Bilden är uppbyggd i olika sektioner där information som hör ihop är samlad. På följande sidor går vi igenom de olika sektionerna med dess innehåll. 1. Artikel. Artikelidentifikation måste vara unikt och kan vara 25 tecken långt. Både bokstäver och siffror kan användas. Du kan skriva i ett befintligt artikelnummer eller söka med F3 (eller klicka på ) för att byta artikel. Det finns 2 olika texter på 50 tecken vardera. Du kan även söka och byta artikel i textfälten. 2. Grunduppgifter. Här lagrar du diverse sidoinformation om artikeln, som bl a kan användas för att söka och kategorisera artiklar samt inställningar för hur artikeln skall hanteras i olika avseenden. Nedan följer mer info kring de fält som ingår: - EAN-Kod. Används oftast i butikssystemet, men kan även användas i andra delar av systemet där artiklar kan registreras. Se även inställning 1623 för hantering av sökning i artikelregister. - PLU-Kod. Används oftast i butikssystemet. - Artikelgrupp. Används för att gruppera artiklar där syftet är statistikuppföljning samt styrning av särkontering, rabatthantering, momshantering mm. Se separat avsnitt om

9 inställning för artikelgrupper. - Flik. Används för att gruppera artiklar i olika flikar. Se separat avsnitt om flikhantering. - Priskod. Här kan du ange att artikelns pris skall beräknas enligt en specifik priskod. Normalt sett skall du ej ange detta på artiklar, utan prisberäkning skall oftast beräknas enligt prislistans priskod. - Enhetskod. Ange artikelns enhetskod, tex Styck, meter osv. - Lagerkod. Om artikeln skall följas upp och hanteras lagermässigt är det en fördel, tex vid inventering, om du anger en lagerkod på artikeln. Lagerkod kan tex representera lagerhylla e.d. - Används för. Här talar du om för systemet artikelns användningsområde. Du kan ange: - Material. Används för alla artiklar som inte skall ha något av nedan funktionalitet. Observera att det bara är materialartiklar som lagerhanteras. - Arbete/Tjänst. Märk arbetsartiklar med denna hantering. Dessa artiklar särhanteras på olika sätt i systemet, tex vid returhantering i butikssystemet och nettovärdesberäkning i order. Du kan också använda detta som ett urval när du tar ut artikellistor eller försäljningsstatistik. - Restid. För att kunna särskilja på de artiklar som avser resor. Restid inkluderas ej i tex ROTberäkning eller som arbetad tid i order. - Acontoavdrag. För att kunna skilja på andra och artiklar som avser acontoavdrag. Acontoavdrag visas också separat i nettovärdesberäkning. - ROT- avdrag. Artiklar som är märkta som ROT-avdrag hanteras mycket speciellt när de används i order och visar en tilläggsdialog där man skall ange olika uppgifter som skattemyndigheten måste. ROT-avdrag skall användas tillsammans med arbetsartiklar för att kunna ge förslag på avdragbelopp. - Externt arbete. För att kunna skilja på andra och artiklar som avser debitering av externt inköpt arbete. Räknas med i ROT. - Arbete som ej ingår i ROT. Används för arbete/tjänster som ej skall ligga till grund för ROTavdrag. - Artikeltyp. Typen talar om vad artikeln har för hanteringstyp. Du kan ange: - Normal artikel. Används för alla artiklar som inte skall ha något av nedan funktionalitet. - Textrad med pris och infotext. När artikeln används i någon artikelregistrering kommer artikeln att ersättas med en textrad där artikelns informationstext samt pris infogas istället för artikelns nummer och artikeltext. - Textrad utan pris. Samma som ovan fast med pris 0. - Artikel med normtid från yta. Denna typ av artikel används främst för hantering av normtid i samband med Planglashantering. Då artikeln har en kopplad normtid från normtidsregistret, visas en separat dialog för montering av artikeln. - Artikel med serienummer. Används för artiklar där varje inköpt artikel skall serienummerhanteras. - Artikelstatus. Här kan du ange artikelns aktuella status. Om en artikel som har status skild från Aktiv används i en artikelregistrering kommer systemet att varna och hindra användning av aktuell artikel. - Intrastatkod. Används för att märka artikel med intrastatkod. Alla produkter som hanteras inom EU skall ha en intrastatkod. Vilka koder som kan användas finns på SCB s hemsidor. Exporterar eller importerar ditt företag över ett visst belopp är du skyldig att lämna rapportering. Tjänster skall ej märkas med intrastatkod. - Vikt. Ange artikelns vikt. I radberäkningsmallarna finns funktioner för att kunna räkna ihop ingående artiklars vikt och eventuellt prissätta detta. - Bredd. Ange artikelns bredd. Om det finns en bredd på artikeln och grundinställning 3320 är satt till På så kommer en sparat dialog visas i orderregistreringen där antal+bredd konverteras till yta. Se även grundinställning 3328 för om ytan skall vara i meter eller millimeter. - Adr-kod. Adr-koder används främst för märkning vid transport av farligt gods. Detta, tillsammans med Unnr-kod, skrivs ut på godsdeklarationen

10 - Unnr-kod. UNnr-koder används främst för märkning vid transport av farligt gods. Detta, tillsammans med Adr-kod, skrivs ut på godsdeklarationen. 3. Information. Skriv in artikelns tillkommande information. Beroende på artikelns typ (se ovan) så kan denna information även infogas när den registreras i order. Detta kan även ske med hjälp av inställning Priser. Här visas några av artikelns alla priser. Vilka priser (prislistor) som skall visas anger du med inställningarna 16, 162 och 165. Om det visas ett pris i fältet Eget inköpspris så kan det vara antingen för att lagerhantering används med Vägt pris (om lagerantal>0) eller för att du, i lagerhanteringen, angivit ett eget inköpspris. Här visas även täckningsgrad mellan inpris och utpris enligt ovan inställningar. 5. Leverantör. Här kan du ange din leverantör samt vilket artikelnummer leverantören har för artikeln. I blankettexterna kan du ange om artikelns id eller leverantörens id skall skrivas ut på beställningen. 6. Kampanj. Om artikeln är kopplad till en kampanj, visas här i vilken period kampanjen gäller samt in- och utpris för kampanjen. Du kan läsa mer om kampanjer i handboken för butikssystemet. 7. Lagerinformation. Här visas statistik och aktuell information om artikeln. - Antal i lager. Klickar du på sökknappen (eller trycker F3) visas alla tidigare försäljningar av artikeln. - Antal i order. Klickar du på sökknappen visas alla order som artikeln finns på. - Best.punkt. Klickar du på sökknappen visas alla tidigare inköp på artikeln. - Beställda. Klickar du på sökknappen visas alla beställda inköpsorder som artikeln finns på. - Önskat antal. Det antal du vill ha i lager när du beställer. - Aktuellt inpris. Här visas aktuellt inpris. - Sista inköp. Här visas det sista inköpets pris. - Inköpsdatum. Datum för sista inköp. - Näst sista inköp. Här visas det näst sista inköpets pris. - Inköpsdat 2. Datum för näst sista inköp. - Inventerad. Datum för senaste inventering. - Knappen Ändra. Med denna knapp kan du ändra vissa lageruppgifter på artikeln, tex beställningspunkt, önskat antal mm. - Knappen Lagerplatser. Med denna knapp kan du visa artikelns fördelning på olika lagerplatser. 8. Referens. Du kan koppla bilder och extern information till artikeln. - Bild. Med sökknappen kan du skapa en länk till en passande bild. Bilden visas genom att trycker på bildknappen. - WEB adress. Finns information om artikeln någonstans på internet kan du skapa en koppling till en sådan länk här. - Acrobat sida. Här kan du koppla ett pdf-dokument till artikeln

11 Knappar och funktioner i artikelbilden Knappar i den övre delen I den övre delen av artikelbilden kan man snabbt nå olika funktioner som är kopplade till aktuell artikel. Samtliga dessa kan även nås från menyträdet och förklaras närmare i kommande avsnitt i denna handbok. Knapparna Struktur och Uthyrning är endast aktiva om aktuell artikel har en sådan koppling. Knappen Sökreferenser visar bilden med sökreferenser kopplade till denna artikel. Uthyrning öppnar uthyrningsregistret och visas om denna artikel är en artikel som kan hyras ut. Om artikeln är en s.k. strukturartikel är knappen Struktur aktiv. Klicka på knappen för att öppna strukturregistret. Knappen Kampanjer öppnar kampanjregistret. Knappar i den nedre delen Knappen Art.mall visas endast om du har fyllt i inställning I denna inställning kan du alltså ange vilken registreringsmall som skall visas när du trycker på denna knapp. Namnet på knappen får sitt namn från registreringsmallen. I denna mall kan du även lägga in fält som inte får plats att visas i den vanliga artikelbilden. Nedan visas ett exempel på mall. Vissa fält får inte plats att visas i den vanliga artikelbilden, det kan därför vara bra att visa de fält du är intresserad av i en mall istället. Mallar administrerar du under menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar, Registreringsmallar

12 Prisberäkning Prisberäkningsknappen är endast aktiv då GI 3530, använd förberäknade priser, är på. Med denna inställning på måste en ny prisberäkning ske varje gång nya priser läses in i systemet. Ändrar du priset på en enstaka artikel gör systemet en ny prisberäkning automatiskt på artikeln. Prisberäkning används främst i miljöer med Entre i datalager SQL för bättre prestanda avseende sökning i artikelregistret. Priser När du klickar på denna knapp visas en bild med artikelns samtliga priser och rabatter. Den övre delen visar samma uppgifter som den vanliga artikelbilden. I den nedre delen under 6. Prisregister visas alla de prisregister som artikel har ett pris i. I denna sektion kan du även ändra, ta bort eller skapa ett nytt pris för artikeln. I sektionen 7. Prislistor visas vilka prislistor artikeln finns med i inklusive eventuella rabatter och påslag. Hela hanteringen med prisregister och prislistor förklaras i kommande avsnitt i denna handbok

13 Prisanalys I denna bild visas en lista på alla prislistor som denna artikel ingår i. I bilden nedan kan man se från vilket prisregister priset hämtas, notera att systemet även kan visa var Lägsta Nettopris finns. Genom att högerklicka på en kolumn, kan du själv välja vad som skall visas, tex rabatter och påslag. Du kan även ändra eller skapa nya priser på artikeln med knapparna nedan. I härledningen av pris kan du klicka dig ned på varje prislista för att se hur priset har beräknats. I exemplet nedan ser vi att Kassapriset kommer från Elkedjan grossistpris med påslag 10% samt full moms. Priset 225,50 kommer från Elkedjan grossist 164,00 x 10% påslag x 25% moms. Klicka på + tecknet för att expandera och visa hur prisberäkningen har skett på denna prislista

14 Ta bort artikel När du tar bort en artikel, kontrollerar systemet om artikeln används någonstans i systemet, isåfall tillåts du ej att ta bort artikeln. Nedan visas exempel på dialog. Skapa ny artikel När du är inne i registreringsbilden Artikeluppgifter kan du skapa en ny artikel genom att välja knappen Skapa ny. Det finns också andra ställen där du kan skapa en ny artikel, tex när du registrerar order, och grunden för alla är att du måste ange ett unikt artikelnummer. När du väljer Skapa ny, får du upp en registreringsbild som ser ut som nedan. Notera att du kan ange två priser. Tanken är att du ska kunna registrera ett inpris (nettopris) och ett utpris (cirkapris) i en och samma registrering. Du väljer i grundinställningarna i vilka råprisregister dessa priser ska sparas (inställning ). Som standard heter dessa råprisregister Eget inpris och Eget utpris. I fältet mall föreslås en extra registreringsmall (se inställning 281) som visas efter att du tryckt Ok. Om du redan har en snarlik artikel så kan du ange denna i fältet Hämta från. Då kommer vissa uppgifter från denna artikel att kopieras till den du nu skapar. Nedan visas ett exempel på registreringsmal som kan fyllas i samband med att du skapar en ny artikel

15

16 Sök i artikelregistret Denna rutin ger dig möjlighet att snabbt leta upp artiklar och se artiklarnas priser i en överskådlig bild. Du kan själv enkelt anpassa vilka prislistor som skall visas som kolumner samt vilken ordning dessa skall ha. Nedan går vi igenom hur du söker efter artiklar och anpassar utseendet på registret. (Obs! I SQL-miljö kan inte denna rutin användas. Istället startas rutinen Bearbeta artiklar.) 1. Visa prislista Det första du skall göra är att välja vilka prislistor som skall visas. Då Entré kan hantera ett obegränsat antal prislistor så måste vi begränsa visningen av antal prislistor som visas samtidigt. Du kan välja att visa upp till 10 olika prislistor. Första gången är denna lista helt tom. Du väljer prislistor att visa med sökknapparna

17 2. Välj kolumner att visa Nästa steg är att välja vilka kolumner som skall visas i bilden. För att få upp kolumnväljaren nedan så högerklickar du med musen på en kolumnrubrik, tex Text. På högersidan i kolumnväljaren markerar du det fält eller prislista som du vill visa och därefter klickar du på knappen Lägg till. Upprepa till du har fått alla kolumner du vill visa, klicka därefter på Okknappen. 3. Anpassa kolumnerna Sedan bör du justera storleken på alla ingående kolumner. Detta gör du genom att, med musen, dra i strecken som skiljer varje kolumn åt. Tips! Genom att dubbelklicka på den grå fyrkanten högst upp till vänster, autojusteras alla kolumner. Du kan också flytta kolumnerna (kan även göras i kolumnväljaren ovan). Dra i kolumnrubriken med muspekaren åt något håll

18 Sökning och sortering i Sök i artikelregistret Du kan sortera på artikelnummer eller text genom att klicka på kolumnen Artnr eller Text. För att söka efter en artikel så klickar du i artikel- eller textfältet på någon artikel. Börja därefter skriva in det värde du söker efter. Direkt visas en ruta där du kan ange sökkriterier. Systemet letar då upp första posten som börjar med det angivna värdet. Samtidigt sorteras listan i textordning. Avancerad direktsökning Med tecknet asterisk (*) kan s.k. wildcardsökning utföras. Giltiga kombinationer följer nedan. *brytare söker artiklar som slutar på brytare. brytare* söker artiklar som börjar på brytare. *brytare* söker artiklar som innehåller brytare. (Ger även träff på ovanstående alternativ) När du använder wildcardsökning hoppar systemet till första posten som innehåller sökt värde. För att hoppa till nästa post trycker du på plustecken (+) Övriga funktioner i Sök i artikelregistret Övriga knappar och funktioner nedan kan även utföras i Sök i artikelregistret precis på samma sätt som i rutinen Skapa / ändra artikel. Vi hänvisar därför till tidigare avsnitt

19 Bearbeta artiklar I rutinen bearbeta artiklar kan du göra allt som kan göras i Sök i artikelregistret och mycket mer därtill. Förutom att leta och se priser på artiklar kan denna rutin användas för att snabbt byta ut data på många artiklar i ett svep samt för prisändringar och skapande av prisfiler. Individuell anpassning av bearbeta artiklar På samma sätt som du kan anpassa bilden Sök i artikelregistret kan du även anpassa rutinen Bearbeta artiklar. I denna rutin kan du, förutom att välja att visa 10 Prislistor, välja upp till 10 olika Prisregister. I övrigt gör du på samma sätt när du väljer vilka kolumner som skall visas i denna rutin som i Sök i artikelregistret. Ytterligare en viktig skillnad i denna rutin är att du även kan starta flera instanser (flera fönster) av denna rutin samtidigt. Varje instans kan du dessutom anpassa utseende, kolumner mm helt individuellt. Här visas ett exempel där rutinen Bearbeta artiklar är startad 2 ggr. Varje fönster kan anpassas individuellt med layout, urval osv

20 Göra urval i bearbeta artiklar Varje gång du öppnar denna rutin är den tom och visar alltså inga artiklar. Du måste därför göra ett urval av artiklar innan du kan se eller bearbeta artiklar. Vill du se alla artiklar kan du direkt klicka på knappen Uppdatera, du får då en kontrollfråga om du verkligen vill visa alla artiklar, vilket kan ta lång tid att hämta. Med den stora knappen Lägg till och ändra urval kan du göra ett urval på vissa förutbestämda fält. De fält som visas kan du själv vara med att bestämma genom att koppla en s.k. rapportmall till knappen. Börja först med att högerklicka på knappen Lägg till och ändra urval. Du kan då välja en mall att använda som urval. Mallar administrerar du i menyn under System, Allmänna sidoregister och inställningar, Registreringsmallar. Har du ingen egen, rekommenderar vi att du väljer att tömma mall för urval. Då visas ett antal standardurval istället. När du sedan klickar på knappen Lägg till och ändra urval, visas urvalsmallen enligt nedan. Nu kan du göra dina urval och därefter klicka på knappen Uppdatera

21 Efter att du gjort dina urval (du kan kombinera flera) visas gjort urval med blå kursiv text i det grå fältet. Tips! Du kan högerklicka och välja att ditt gjorda urval skall sparas som standard och automatiskt föreslås till nästa gång du kommer in i denna rutin. Avancerat urval För dig som använder denna rutin mycket, finns även möjligheten att använda urvalshanteringen i avancerat läge. Du kan då göra urval på en stor mängd olika fält (se nedan). Beroende på vad du vill göra urval på, kan detta ibland vara enda sättet att fånga de artiklar du är ute efter. När du kryssar i en bock i rutan Avancerad visas 2 rader där du, i den övre, väljer fält att göra urval på och, i den nedre, väljer värde och villkor. I den övre delen väljer du vilket fält som du vill göra urval på

22 I exemplet nedan har vi först gjort ett urval på Artikelgrupp lika med Arb och sedan ytterligare ett där vi talat om att vi också vill ha Text börjar med över. Kombinationsmöjligheterna är nästintill oändliga. Här väljer du villkor för urvalet. Giltiga villkor är: Funktioner i Bearbeta artiklar Många av funktionerna i denna rutin finns redan beskrivna i tidigare avsnitt i artikelregistret. På de följande sidorna kommer vi därför endast att gå igenom de funktioner som är unika för denna rutin. Utskrift Med knappen utskrift kan du skriva ut en lista med de artiklar som ingår i det urval du gjort. När listan visas får du välja att visa pris från valda prislistor eller valda prisregister. Obs, endast de fyra första kan väljas att visas på standardutskriften. Har du behov av att visa fler (upp till 10), kan du kontakta Hantverksdata s konsultavdelning för hjälp att göra en anpassad rapport. Skapa fil Med denna funktion kan du skapa prisfiler som kan läsas in i andra system. De olika formaten listas nedan, de 3 första är fast definierade standardformat för El- och VVSbranschen. Alternativet En rad per artikel.. är ett dynamiskt format som innehåller de kolumnfält du har valt i Bearbeta artiklar. Filformatet är semikolonseparerat

23 Om du innan har markerat artiklar i listan så kan du kryssa i att endast markerade skall ingå i filen. Om filen Artiklar.txt redan finns, frågar systemet om filen skall ersättas eller om filen skall fyllas på. På så sätt kan du göra om dina urval och/eller markeringar och fylla på filen så att den innehåller exakt de artiklar du önskar. Bearbeta När du bearbetar artiklar så görs detta normalt på alla markerade artiklar. Om du klickar på knappen Bearbeta utan att ha markerat några artiklar får du upp nedan dialog där du kan göra följande: Markera med urval. Detta alternativ hjälper dig att markera artiklar med urval och värde. Observera att detta bara gäller för de artiklar som redan visas i listan. I exemplet nedan visas att vi gör ett urval på fältet Används för och sedan väljer att markera alla artiklar som används för Arbete/Tjänst

24 När detta är gjort kommer systemet att markera alla artiklar som stämmer med vårt urval. Efter detta så kan vi bearbeta markerade artiklar genom att klicka på knappen Bearbeta igen. Se vidare på punkten Ändra vald uppgift för alla markerade nedan. Byt artikelnummer. (Endast aktivt om du är inloggad som Systemadministratör.) Nästa alternativ (när inga artiklar är markerade) vi kan utföra är Byt artikelnummer. I denna funktion ligger 2 olika funktioner som båda kan vara väldigt användbara: o 1. Anger du ett artikelid som INTE redan finns i systemet kommer aktuell artikels artikelid att bytas ut till det id du anger. Alla statistik och alla rader i order/faktura mm uppdateras. Svarar du ok får du en extra varning. o 2. Anger du ett artikelid som redan finns, kommer systemet att slå ihop båda artiklarnas statistik samt byta ut förekomster av artikeln till det nya artikelid t. Den artikel som byts ut tas även bort från artikelregistret

25 Du kan dock ej slå ihop artiklar om du har flerlagermodulen. Ta bort priser ur ett prisregister. Med detta alternativ kan alla priser i ett prisregister rensas. Observera att detta val gäller för alla artiklar i valt prisregister, alltså inte bara för de artiklar som visas i listan. Rensa hela artikelregistret(administratör). Detta val är endast aktivt när du är inloggad som s.k. systemadministratör. Var väldigt säker på att du verkligen vill ta bort hela artikelregistret innan du använder denna funktion. Bearbeta markerade När du har artiklar som är markerade så kan du utföra en mängd operationer på dessa enligt nedan bild. Markera med urval. Se tidigare beskrivning för detta ovan. Kan användas för ytterligare förfining av gjort urval

26 Avmarkera med urval. Motsatt funktionalitet för att avmarkera markerade artiklar. Ändra vald uppgift för alla markerade. Med denna funktion kan du snabbt och enkelt byta ut information i ett fält på alla markerade artiklar. Detta kan tex vara artikelgrupp, enhetskod, lagerkod e.d. I exemplet nedan byter vi ut artiklarnas informationsfält. När du klickar ok, byts informationen ut på alla markerade artiklar. Byt rabattgrupp i ett prisregister. Med detta val kan du byta ut rabattgruppen i ett prisregister för alla markerade artiklar. Töm ett prisregister. Funktion för att ta bort priser ur ett prisregister för alla markerade artiklar. Ta bort markerade artiklar. Tar bort alla markerade artiklar. Observera att du måste vara inloggad som systemadministratör för att utföra detta alternativ. Artiklar som använts i order/faktura/beställningar mm tas ej bort. Kopiera markerade artiklar till lager. Med denna funktion kopieras alla markerade artiklar till lagerregistret. Normalt sett visas endast använda artiklar i lagerregistret, men med denna funktion kan du på så sätt skapa ett register med lagerförda artiklar ändå. Markera för utskrift/prisändring. Funktion för att märka artiklarna för utskrift alternativt inför egen prisändring. Utskrift av utskriftsmarkerade kan ske från rutinen Artikellistor

27 Ändra pris i ett prisregister. Ändrar priset i valt prisregister enligt nedan exempel. Observera att faktor 1,1 motsvarar 10% höjning. Utför prisändringar. Med denna funktion kan prisändring ske på alla markerade artiklar. Se även separat beskrivning för Egna prisändringar i denna handledning. Skapa uthyrningsartiklar. Funktion för att skapa markerade artiklar i uthyrningsregistret. Ange ev. utyrningsgrupp och typ av uthyrning. Se även separat handledning i separat avsnitt i denna handbok. Knappen Markera Med knappen Markera kan du lätt markera de artiklar du vill bearbeta. Om du klickar på knappen (eller trycker Alt+M) markeras en artikel i listan i taget. Om du däremot expanderar knappen (klickar på den svarta nedåtpilen) så kan du välja att markera på flera olika sätt. Markera markerar aktuell artikel. Markera hit markerar alla artiklar från föregående markerade artikel. Markera alla. Markera inga avmarkerar alla artiklar i listan. Invertera avmarkerar alla markerade och markerar alla omarkerade artiklar i listan. Visa antal visar hur många artiklar du markerat. Markerad utskrift markerar de artiklar som är märkta för utskrift

28 Artikelprisanalys Artikelprisanalys finns som ett eget menyval att starta från menyträdet, men kan också nås från artikelbilden överallt där artiklar hanteras. När du startar artikelprisanalysen från menyträdet anger du, eller söker, artikel i artikelfältet. Den övre delen visar samma uppgifter som den vanliga artikelbilden. I den nedre delen under 6. Prisregister visas alla de prisregister som artikel har ett pris i. I denna sektion kan du även ändra, ta bort eller skapa ett nytt pris för artikeln. I sektionen 7.Prislistor visas vilka prislistor artikeln finns med i inklusive eventuella rabatter och påslag

29 Se försäljningspris Denna rutin är speciellt framtagen för att snabbt kunna visa ett utpris eller ett kundunikt utpris utan att riskera att råka visa inpriser som tex kunder ej skall ha rättighet att se. Anger du ett kundnummer kommer priset på artikeln att visas inklusive kundens rabattvillkor och ev. kundunikt pris. Du kan också kryssa i rutan Inklusive moms för att visa priset inkl moms. Skapa / ändra projekt/kundunika priser Om du vill att en kund ska ha ett unikt pris på vissa speciella artiklar, kan du göra det i denna rutin. (Du kan också göra detta under Kundunika priser i kundregistret). Detta används oftast för olika tjänsteartiklar som arbete och resor. Detta pris gäller före (överrider) alla andra prisinställningar som kan göras i Entré. Observera att du kan ha unika priser som gäller för: en viss kund, ett visst projekt, då en viss kundrabattabell används eller ett s.k. generellt pris som gäller för alla som inte har ett unikt pris. För att begränsa listan innehåll, kan du här filtrera på typ av unikt pris samt även ange ett specifikt kundnummer, projekt, tabell eller filial som urval

30 Att skapa ett nytt unikt pris I samband med att du skapar ett nytt unikt pris kan du välja att priset ska vara generellt. Detta innebär att alla kunder får det pris på artikeln som du anger här. Detta kan vara bra om du vill att en artikel alltid ska ha samma pris till alla kunder, oavsett vilken prislista du har angett på kunden, eller den order du registrerar. Priset kan också gälla endast för en specifik kund och/eller ett specifikt Projekt. Det gäller då endast för detta projekt/kund. Är priset tabellunikt gäller priset endast då en specifik kundrabattabell används. När du har klickat Ok i denna bild, visas alla egenskaper för det nya unika priset. Egenskaper på unika priser Gå igenom alla inställningar för det unika priset, nedan förklaras funktionaliteten med varje fält

31 Typ av pris. Ange villkoret för när priset skall gälla. Denna uppgift kan bara ändras i samband med att du skapar ett nytt unikt pris. Kund. Ange kund om priset skall gälla för en viss kund. Projekt. Ange det projekt som priset skall gälla för. Artikelnummer. Ange det artikelnummer som prissättningen avser. Kundrabattabell. Detta kan användas för att applicera ett kundunikt pris på en grupp av kunder på en gång. Alla kunder som är kopplade till denna tabell, kommer att få detta kundunika pris. (Se Prissättning i Kundregistret). Filial. Ange den filial som priset skall gälla för. Pris. Ange eventuellt pris Rabatt. Istället för pris kan en rabattsats anges. Inköpspris. Ange eventuellt inköpspris som skall gälla just för detta unika pris. Lämnar du tomt används artikelsn normala inköpspris. Momstyp. Ändra om en specifik momshantering skall gälla för denna artikel. Får inte ha rabatt och pålägg. Kryssa i denna om du inte vill att kundens normala rabatter och pålägg skall gälla för denna artikel. Ofta är ju ett kundunikt pris ett så lågt pris att du inte kan ge ytterligare rabatt. Försäljningskonto. Fylls i om artikelns vanliga kontering inte skall gälla. Kostnadskonto. Fylls i om artikelns vanliga kontering inte skall gälla. Resultatenhet. Används om du vill följa upp intäkterna för denna artikel på en separat resultatenhet. Övriga funktioner i unika priser Nedan går vi igenom de möjligheter till bearbetning av unika priser som systemet erbjuder. Du kan tex göra prisändringar eller kopiera priser från en kund/projekt/tabell till en annan. Bearbeta alla utför prisändring på alla unika priser. Bearbeta valda utför ändringar eller kopiering av markerade artiklar. Skriv ut visar en lista på alla priser som visas. Med knappen markera får du hjälp att markera många priser på en gång. Bearbeta alla Med denna funktion kan du ändra priser på dina kund/projektunika artiklar. Urvalet av artiklar gör du i sektion 1. Typ av pris samt i sektion 2. Urval som du ser i bilden nedan

32 Innan du väljer att genomföra så är det klokt att skriva ut en kontrollista innan så att du ser att dina påslag är korrekta. Påslag/Avrundning Procentuellt. Ange det påslag, i procent, som du vill skall göras på artiklar enligt urval. Fast. Om du istället vill göra ett påslag i kr, gör du det här. Kan kombineras med procentpåslag. Kundpåslagstabell. Du kan göra påslag enligt påslagskolumnen i en kundrabattabell. Alla artiklar med artikelgrupp som får träff i kundrabattabellen ändras med tabellens påslag. Avrundning. För att få ett smakfullt avrundat pris, kan du ange avrundningsmall. När du har gjort dina urval och påslag är det klokt att skriva ut en lista innan du trycker på knappen Genomför så att du ser att du gjort korrekta påslag

33 Bearbeta valda Med denna funktion kan du ändra priser på alla markerade priser. Vilka funktioner som är tillgängliga är beroende av det urval du gjort. Har du kryssat i att visa Kund, Projekt, Tabell, Filial kan också kopiering ske till dessa begrepp. Bearbeta priser När du bearbetar priser på endast markerade rader så är urvalsdelen borttagen ur prisändringsfunktionen. I övrigt fungerar den på samma sätt som i funktionen Bearbeta alla

34 Kopiera priser till kund/projekt/tabell Ange till vilken kund/projekt/tabell/filial som valda priser skall kopieras till. Radera markerade priser Svara ja för att ta bort alla markerade priser

35 Artikeluppdatering Mappen artikelhantering innehåller funktioner för att läsa in artiklar, flikar, rabattbrev, priser samt avancerade funktioner för egna prisändringar. Filerna som läses in tillhandahålls normalt sett av din leverantör, grossist eller branschorganisation. Hantverksdata kan hjälpa dig med att skapa mallar för inläsning av artikeldata, vi tillhandahåller också en mängd färdiga mallar som kan importeras direkt från vår server. Innehåll i Artikeluppdatering Innan du använder funktionerna i artikeluppdatering bör du se till att dina prisregister och prislistor är korrekt upplagda. Se därför avsnittet Skapa / ändra prislistor innan du börjar med nedan rutiner. I inläsning av artiklar kan du läsa in artiklar med priser från olika datamedia. Inläsning av rabattdiskett använder du om du får rabatter per artikelgrupp från din leverantör. Inläsning av flikar kan göras om din leverantör tillhandahåller detta på data media. I prisinläsningsmallar och rabattinläsningsmallar kan du skapa olika mallar (tolkningar) av din pris- och rabattfiler så att de kan läsas in i Entré. Verifiera prisinläsning kan utföras om du behöver se vad som blir resultatet av en prisinläsning innan du godkänner det. Enhetskodshantering används för att hantera enhetskoder då dessa kan skilja sig åt mellan olika grossister för samma artikel. Du kan utföra egna prisändringar för att höja eller sänka olika prisregister eller prislistor. Uppdatera projekt/kundunika priser. Funktionalitet för att höja eller sänka unika priser. Innan du börjar läsa in filer med artiklar och priser så bör du: Kontakta dina leverantörer och be dem att skicka artikelfiler på datamedia (fil). Entré kan hantera och läsa in blankstegsformaterade textfiler, teckenseparerade textfiler, Excelfiler samt XML-filer. Systemet kan också hantera och extrahera prisfiler som är packade/komprimerade med tex ZIP. Är du osäker så kan du kontakta Hantverksdata support. Har leverantören diversifierade rabatter så kanske de också kan leverera rabattbrev på fil. Många grossister i hantverksbranscherna kan leverera rabattbrev på datamedia. Om du får artikelfiler med priser från flera leverantörer som har samma produkter (artikelnr) så bör du kontrollera om priserna avser per styck eller per förpackning. En prisjämförelse kan annars bli felaktig. Se till att din prisfilsleverantör ger dig en beskrivning på hur filerna är uppbyggda om det inte finns mallar för leverantören som kan importeras från Hantverksdatas server. Skapa eller importera de mallar som skall användas vid inläsning

36 Hantera prismallar Innan du påbörjar inläsning av priser måste mallarna för detta vara korrekta. Nedan går vi igenom hur du kan importera och prova mallarna. Behöver du bygga egna mallar finns ett separat avsnitt kring detta senare i denna handbok. Första gången du öppnar rutinen för prisinläsningsmallar är den troligtvis tom på mallar. Det första du skall göra är att kontrollera om det finns en mall att importera för den leverantör vars priser du skall läsa in. Klicka på knappen Import, välj Läs in via internet och klicka på ok tills nedan bild visas. Obs det kan visas flera dialoger som du skall bekräfta och godkänna. Tex så kan din brandvägg kräva att du häver blockering då mallarna finns på en server på Internet och säkerhetsfunktioner i din dator kräver godkännande från dig. Mallarna är uppdelade per bransch. Bläddra i listan och välj den mall du vill importera. Tryck sedan på knappen Ok

37 I samband med import kan en upplysningsruta enligt nedan visas som innehåller information om prisfilen namn och innehåll. Efter importen är klar visas mallen i ruta 1. Grossistmall. I normalfallet är mallen redan anpassad så att den exakt passar din leverantörs prisfil. Det du nu skall göra är att prova om mallens tolkning av filen ser ut att vara korrekt. Gör då så här: 1. Ange filnamn i sektion 4.Mallinställning. Du kan söka och hämta fil med sökknappen. 2. Klicka på knappen Prova och kontrollera att allt ser korrekt ut. Klicka på knappen prova för att förhandsgranska mallen tolkning av prisfilen

38 Prova prismall Nedan visas ett exempel på hur kontroll av prisfil kan se ut. Det kan vara svårt att veta att allt är helt korrekt men ser artikelnummer, text och pris rimliga ut så kan du oftast vara säker på att inläsningen kommer att gå bra. Om kontrollen visar konstiga tecken, eller du på något annat sätt är osäker så kan du kontakta Hantverksdata support för hjälp. Ser allt bra ut går du vidare till menyvalet Inläsning av artiklar där du kan köra igång själva prisinläsningen

39 Inläsning av artiklar Markera den mall som skall användas i sektion 1.Filformat samt vilken fil som skall läsas in i sektion 3. Underlag. Är mallen importerad från Hantverksdata server och du använder Hantverksdatas standardupplägg av prisregister så behöver ingen koppling i sektion 2 göras. Innan du startar inläsningen kan du prova om mallen passar till prisfilen, klicka då på knappen Prova mallen. Obs! Denna kan bara vara ikryssad om du är ensam användare i systemet. Vi rekommenderar att du kryssar i denna när du skall läsa in en stor prisfil och att du tar bort krysset vid inläsning av små prisfiler. Då kommer prisinläsningen att gå väsentligt snabbare. Observera också att du skall kryssa i denna om du kör Entré i SQL. Då går inläsning av artiklar många gånger snabbare. Det är bra, men ingen nödvändighet, om du är ensam inne i systemet när prisinläsning genomförs. Då kan inläsning av stora prisfiler gå väsentligt snabbare. Kryssa då även i Registervård utförs efter inläsning i sektion 6. Inställning. Obs! I SQL-miljö tjänar du väldigt mycket tid på att kryssa i denna ruta, förutom när du läser in väldigt små prisfiler. Väljer du att kryssa i Töm priser som inte uppdateras i de prisregister som ingår i inläsningen, betyder det att systemet kommer att ta bort de priser som INTE uppdaterats i denna prisinläsning. Observera dock att artiklarna inte tas bort eftersom det kan finnas priser på artikeln från andra prisregister som fortfarande skall gälla. Dock skyddar funktionen för att felaktiga priser lever kvar på artiklarna. Var också noga med att prisfilen är fullständig innan du kryssar denna funktion. Med Verifiera innehållet före uppdatering av priser, kan prisinläsningen förhandsgranskas och

40 delvis redigeras innan du godkänner prisinläsning. Läs mer om detta i avsnittet Prisinläsning och verifiering. Se även senare avsnitt för mer information kring avancerade alternativ. Detta gås igenom i avsnittet Prisinläsning, avancerade funktioner. Starta inläsning Under inläsningen visas vilka artikelnummer som läses in samt en stapel som visar hur långt kvar det är innan inläsningen är klar. Om du, av någon, anledning vill avbryta inläsningen kan du trycka på mellanslagstangenten. När prisinläsningen är färdig, startar en registervård automatiskt (om du kryssat i att registervård skall utföras ovan). Registervården packar och sorterar artikelregistret samt kontroller att detta inte innehåller några fel. När allt detta är klart, visas dialogrutan nedan. Efter detta kan du kontrollera några artiklar så att dessa fått uppdaterade priser och att dessa stämmer med vad du förväntat dig. Observera att du måste köra funktionen för Prisberäkning (knapp i prisinläsningsbilden) om du har satt GI 3530, Använd förberäknade priser, till På. Är denna inställning På, används fasta beräknade priser på artiklarna vilket ökar prestanda avseende artikelsökning främst i SQL-miljö. Nedan visas ett exempel från menyvalet Artikelprisanalys

41 Lägg till kolumnen Senast ändrad så kan du se när priset senast ändrades

42 Hantera rabattmallar Rabattinläsningsmallar Rabattmallar används om du får differentierade rabatter från din leverantör som baserar sig på olika rabatter per materialgrupp. Vissa leverantörer tillhandahåller även artikelunika rabatter vilka också kan hanteras i Entré. Rabatterna läses in i dina leverantörsrabattabeller som kopplas samman med dina prisregister (grundnettopriser) vilket ger dig ett inköpspris för artikeln. Första gången du öppnar rutinen för rabattinläsningsmallar är den troligtvis tom på mallar. Det första du skall göra är att kontrollera om det finns en mall att importera för den leverantör vars rabatter du skall läsa in. Funktionerna för att importera rabattmallar är likadana som för att importera prismallar. Nedan visar vi nästa steg med en redan importerad mall. När importen är gjord skall du gå in på flik 2.Inställning och där ange följande: 1. Namn på fil om alltid samma. Om rabattfilen alltid har samma namn och du alltid sparar den på samma plats, kan du ange namn och sökväg i detta fält 2. Kopplad leverantörstabell. Ange vilken leverantörstabell som skall kopplas till denna rabattmall. När detta är gjort kan du gå till menyvalet Inläsning av rabattdiskett för att kontrollera och läsa in filen. Har du importerat mallen från Hantverksdatas server så är inställningarna avseende de olika fältens positioner redan korrekta. Om du behöver ändra några uppgifter i mallen är det bra om din leverantör kan ge dig en filbeskrivning. Är du osäker kan du alltid ta kontakt med Hantverksdata Support Special. Om filen innehåller flera rabatter, räknar systemet rabatt på rabatt och sparar det ackumulerade värdet i tabellen. Exempel: Om rabatt1 är 10% och rabatt2 är 5% kommer värdet som sparas att bli 14,5%

43 Inläsning av rabattdiskett Inläsning av rabattfil gör du om din leverantör kan tillhandahålla fil som innehåller dina rabatter per grupp. I hantverksbranscherna finns det många grossister som tillhandahåller samma sortiment (varor med samma artikelnr) till sina kunder. Dessa grossister har ofta ett grundpris som du kan få rabatt på utefter överenskommelse med din grossist. Varje grossist gör själv sin egen uppdelning av artiklar i olika grupper varvid varje pris på en artikel behöver en egen grupp. Ange Rabattmall, Filnamn och Leverantörstabell som skall uppdateras nedan. Tryck därefter på knappen Granska så visas innehållet i filen som i exemplet nedan. Om allt ser korrekt ut så väljer du sedan knappen Läs in filen för att läsa in alla grupper och rabatter i filen. Kontrollera att innehållet i dessa kolumner stämmer med vad du förväntat dig. Upp till 3 olika rabatter eller 2 olika påslag kan hanteras vid inläsning av rabatter. Har du tex 2 rabatter kommer dessa att ackumuleras i leverantörsrabattabellen. Knappar och funktioner: Ändra. Med denna knapp kan du ändra i mallen inställningar. Visa. Visar innehållet i den fil du angivit i fältet Filnamn och ett textfönster. Detta kan vara till hjälp för att jämföra innehållet mot granskningsfunktionen. Prisberäkning. Om GI 3530 är aktiverad (Använd förberäknade priser), måste prisberäkning utföras efter att du läst in ett nytt rabattbrev. Granska. När du granskar visas filen innehål i sektion 2. Läs in markerade. Om du inte vill läsa in alla grupper kan du först markera vilka grupper som skall läsas in innan du trycker på denna knapp. Läs in filen. Normalt sett väljer du detta alternativ där alla grupper läses in i leverantörsrabattabellen

44 Efter detta kan du kontrollera några artiklar så att dessa fått uppdaterade rabatter och priser och att dessa stämmer med vad du förväntat dig. Nedan visas ett exempel från menyvalet Artikelprisanalys. I nedan prislista visas ett exempel på ett pris där 50% rabatt på rabattgrupp HRC har lästs in till rabattabell R1. Systemet drar då av 50% på grundpriset och visar ditt nettopris i kolumnen Pris. Läs även avsnittet som handlar om leverantörsrabattabeller senare i denna handledning

45 Inläsning av flikar Med denna funktion kan du läsa in artikelflikar. Flikar är ett sätt att gruppera in artiklar ungefär på samma sätt som man använder flikar i en pärm. Artiklar som kopplas till flikar blir möjliga att söka efter per flik i tex order. I och med att artiklarna är uppdelade per flik så hittar du vad du letar efter mycket lättare. I exemplet nedan visas fliksystemet från VVS-branschen. Filen som innehåller flikarna för VVS tillhandahålls av Katalogtjänst. Du kan även skapa flikar manuellt. Klicka på knappen Filinläsning om du vill läsa in flikar från fil

46 Urval. Ange filnamn som innehåller flikarna du skall läsa in. Flik och Text. Ange även start och längd för flik och text i rutorna till vänster. I Codepage anger du filens teckenuppsättning. Detta för att åäö skall visas korrekt i granskningsfönstret. Växla mellan Dos och Windows och klicka på knappen Granska, när åäö syns korrekt har du valt rätt codepage. Inledande rubrikrad. Kryssa bara i denna om första raden i filen är en upplysningsrad. Ersätt befintliga namn. Kryssa i om befintliga benämningar på flikar skall ersättas. Sätt Visa flik för nya. I flikhanteringen kan man välja om flikarna skall visas vid sökning efter flikar i tex order. Kryssa i om detta skall gälla. Ser allt korrekt ut klickar du på knappen Läs in filen. Läs in valda läser in markerade rader. Efter inläsning visas alla flikar i flikregistret. Med knapparna Visa.. kan du markera vilka flikar, med innehåll, som skall visas när du söker efter artiklar via flik. Under 2. Artiklar under fliken, visas alla artiklar som kopplats till denna flik. Kopplingen görs, normalt sett, i samband med prisinläsning, men kan också göras med knapparna Lägg till och

47 Artiklar. Se även separat avsnitt avseende flikhantering längre ned i denna handledning

48 Prisinläsning, avancerade funktioner Nedanstående avsnitt går igenom hur du kan skapa egna prisinläsningsmallar samt de avancerade funktioner som kan användas i samband med prisinläsning. Att skapa en egen prisinläsningsmall Om det inte redan finns en mall att ladda ned från Hantverksdatas server som passar med den fil du skall läsa in, kan du även skapa en helt egenanpassad mall. Innan du börjar med att skapa en ny mall bör du ha skaffat dig prisfilen samt en filbeskrivning på filen från din leverantör. Nedan visas dialogen när du trycker på knappen Ny mall. Förklaring av de olika fälten du skall fylla i när du skapar en ny mall: Textfil med en typ av rad. Markera detta val om textfilen har en rad per artikel. Textfil med olika typer av rader. Markera detta val om textfilen har flera rader per artikel och de olika raderna har olika radtyper (posttyp). Ett exempel på detta är prisfiler från vissa branschorganisationer där första raden avser generella artikeldata och rad 2-10 avser grossist, pris och rabattgruppskoppling. Artikelraden (rad 1) och prisraden (rad 2-10) är märkta med olika radtyper, tex börjar artikeldataraden alltid med en etta medan prisraden alltid börjar med en tvåa. XML. Om artikelfilen är uppbyggd i XML-format. Excel. Även filer från Excel kan läsas in. Unik id. Systemet föreslår nästa lediga unika id. Namn. Ange själv ett namn på mallen. Fältavskiljare. Om prisfilen är en textfil, kan fältdata i filen separeras med ett specifikt tecken. Ofta används semikolon (;), men kontrollera filinnehållet för säkerhets skull. Många textfiler har ingen fältavskiljare utan varje fält i en post börjar på en specifik position. Positioner i filen utan data fylls ut med blanksteg, man säger att filen är blankstegsformaterad

49 Kopiera från mall. Har du tidigare en snarlik mall, kan det spara tid att kopiera från denna. Skapa prisinläsningsmall från textfil Nedan beskrivs en fullständig genomgång av prismallens inställningar, fält och andra egenskaper. I därefter följande avsnitt beskrivs kortfattat mallar från andra filformat. I exemplet nedan har vi skapat en prismall (Priser från Elspänning). Komplettera därefter mallen inställningar genom att trycka på knappen Inställning. Nedan går vi igenom tillkommande egenskaper. Antal tecken i början Om filen har fler radtyper måste du ange hur många tecken i början på varje rad som avser radtypen. Används om Typ av fil är Textfil med olika radtyper.. Fältavskiljare. Anges endast om textfilen har en s.k. fältavskiljare, tex en semikolonseparerad fil. Om raden inte avslutas med radmatning... Vissa textfiler har inget radavslut (CRLF). Om så är fallet skall du här ange hur många tecken varje komplett artikelpost upptar innan nästa post tar vid. Läs aldrig in nollpriser. Om du kryssar i denna inställning kommer befintliga priser på artiklar inte ersättas med tomma eller 0-prissatta artiklar från den inlästa prisfilen. Verifiera innehållet före uppdatering av priser. För vissa branscher där flera leverantörer använder samma nummer för samma vara fast man har olika förpackningsstorlek så kan ett underlag skapas så att man ska kunna kontrollera att nya prisfiler innehåller endast aktiva enhetskoder och enhetskoder som inte avviker från tidigare hanteringar. Därför ska sådana prisfiler verifieras innan de läses in i Entré. Då får man en möjlighet att se vad som kommer att ske innan priserna uppdateras. Det fungerar som en simulerad prisinläsning, där resultatet bara loggas utan att artiklarna eller priserna uppdateras. Obs! Se även separat avsnitt kring enhetskoder och prisverifiering. Uppdatera enhetskodslistan med artikel. För vissa branscher där flera leverantörer använder samma nummer för samma vara fast man har olika förpackningsstorlek så skall de olika

50 enhetskoderna verifieras innan definitiv uppdatering av artikellistan sker. Obs! Se även separat avsnitt kring enhetskoder och prisverifiering. Ersättningsartikeln ersätter inläst artikel. Systemet har funktioner för att hantera artiklar som ersatts av annan artikel. Det kan antingen vara så att den artikel som läses är ersatt eller att den artikel som läses in skall ersätta en annan artikel. Kryssa i denna om den artikel som läses in som ersättningsartikel (fältet ERSARTNR) skall ersätta artikeln (fältet ARTNR). Systemet skapar då en s.k. sökreferens för artikeln. Codepage format. Textfiler kan levereras med olika teckenuppsättning, beroende på vad din leverantör har för system för att skapa prisfiler. Teckenuppsättningen har betydelse för hur åäö kommer att hanteras på dina artiklars texter. Enklast är att testa med olika inställningar och sedan prova prisfilsgranskning (knappen Prova). Du kan välja mellan Codepage Dos eller Windows. Bransch för denna mall. Ange vilken bransch mallen tillhör. Underlättar tex då din leverantör kan tillhandahålla filer för olika branscher. Mallens branschtillhörighet visas i sektion 1.Grossistmall. Hämta fil från. Här kan du skapa en internetkoppling som automatiskt kan hämta filen från din leverantörs internetserver. Kontrollera med din leverantör om detta är möjligt. Skapa internetkopplingar kan du göra under System, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister, Skapa / ändra internetuppkopplingar. Kontrolleras automatiskt vid inloggning av markerade användare. Detta är en funktion som innebär att systemet vid inloggning kan kontrollera om det finns nya prisfiler att läsa in och, om så finns, föreslå inläsning för vissa angivna användare. För att detta skall fungera måste du ange en internetkoppling i fältet Hämta fil från som är inställd på att hämta fil från ftp eller fildelning samt koppla en användare i användarregistret till att Importera artiklar (Flik 8. Övrigt i användarregistret). Informationstext. Fri text. Hantverksdatas mallar innehåller ofta matnyttig information. När ovan information är ifylld, visas nedan bild. Innan vi kan börja att koppla prisfilens innehåll till olika artikelfält i Entré följer först en förklaring av de olika sektionerna i denna rutin

51 1. Grossistmall. Här visas alla dina mallar. Markera den mall du skall jobba med. 2. Läser fält. Här visas de fält i Entré som kopplats mot data i prisfilen. 3. Läser inte fält. Här visas de fält som går att koppla mot data i prisfilen. 4. Mallinställning. Här anger du filnamn och sökväg. I Aktuell rad visas den första raden i prisfilen. När man har markerat ett fält i sektion 2, markeras motsvarande data i prisfilen på denna rad. 5. Fältspecifikation. Här anger du en rad specifika uppgifter för aktuellt fält. a. Till radtyp. Om texfilen har olika radtyper, visas vilken radtyp fältet är kopplat till. b. Start. Fältets startposition i filen. Kontrollera detta i leverantörens filbeskrivning. c. Längd. Antal positioner från Start som programmet skall spara i fältet. d. Decimaler. Om det är ett prisfält, skall du ange antal decimaler som finns i prisfilen. e. Formatering. Formatering kan användas för textfält i syfte att snygga till inlästa textfält. Alternativ är Ingen, Proper (första tecken versal, resten gemena), Versaler och Gemener. f. Decimaltecken. Prisfält i filer kan vara i ören eller decimalavskiljda med tex punkt eller decimalkomma. Här anger du detta. Om pris är i ören, lämnas fältet tomt. g. Prefix. Om du vill att systemet skall infoga en eller flera tecken före fältet så kan du ange ett prefix här. Används oftast för artikelnummer. h. Suffix. Om du vill att systemet skall infoga en eller flera tecken efter fältet så kan du ange ett suffix här. Används oftast för artikelnummer. i. Huvudidentitet. Kryssa i denna för det fält som skall vara huvudidentitet. Används oftast för artikelnr, men kan användas även för tex EAN i de fall man inte vill att systemet skall tillåta inläsning av samma eankod på flera artiklar. j. Rensa blanksteg. Kan användas då fältet i filen kan innehålla olika långa datafaält och i dessa fall inleds med en eller flera blanksteg. Kryssar du i detta rensas inledande blanksteg bort vid inläsning

52 k. Ersätt endast tomma. Villkor som gör att endast fält som redan är tomma i Entré artikelregister ersätts. Kan gälla då man vill att tex artikelgrupp endast skall läsas in om motsvarande fält i Entré är tomt. l. Ta bort inledande nolla. Används oftast för artikelnummer och tar bort siffran 0 på fält som inleds med 0. m. Knappen Konvertering. Med denna funktion kan data konverteras från ett värde till ett annat i samband med prisinläsning. Detta kan tex användas för enthetskod (St, Meter osv) där olika prisfiler innehåller olika identifikationer för samma sak. Med konvertering kan man alltså låta inkommande värden som Styck, Stk, Per st osv konverteras till exempelvis värdet ST som alltså kan vara den enhetskod som du föredrar. Nedan visas ett exempel på konvertering av enhetskod. Övriga funktioner och knappar i prisinläsningsmallar Prova ger dig en förhandsgranskning av mallens tolkning av prisfilen. Med Import kan du importera färdiga mallat från Hantverksdata. Du kan även Exportera en mall för användning i ett annat Entrésystem. Inställningsknappen beskrivs utförligt i föregående avsnitt. Ny mall skapar en helt ny inläsningsmall Du kan ta bort mallar om du är osäker på om dom är korrekta. Ofta kan det vara bra att ta bort och sedan Importera mallen igen från Hantverksdata då prisfilsleverantörer ibland gör ändringar i sina prisfiler

53 Att koppla fält till data i prisfilen Eftersom varje artikel måste ha en unik identifikation (artikelnr) har programmet valt fältet ARTNR som det första fältet att koppla mot prisfilen. Det nästa du skall göra är att tala om vilken prisfil som mallen skall kopplas mot. Detta gör du i fältet Filnamn, i exemplet har vi angivit filen el.txt. Nu skall vissa fält av de fält som visas i sektion 3.Läser inte fält, kopplas mot data i prisfilen. Nu behöver du en beskrivning av filen innehåll. Den tillhandahålls vanligtvis av filen leverantör. Eftersom varje artikel måste ha en unik identifikation (artikelnr) har programmet valt fältet ARTNR som det första fältet att koppla mot prisfilen. Nedan följer ett exempel på en fil och filbeskrivning som vi skall tolka och översätta till de fält som är motsvarande i Entré. Filbeskrivning: Fält Antal tkn Start Slut Kommentar Artikelnummer Grundnettopris I ören Materialklass Rabattgrupp Lagerenhet ST, M etc Artikelbenämning Innehåll i filen El.txt: QB99 ST NHÄNGDON EXC-AXCLIGHT-H RAKL QB99 ST NHÄNGDON EXC-AXCLIGHT-H VINK QB99 ST NHÄNGDON EXC-AXCLIGHT-H VINK QB99 ST NVINKEL & AVSP.STOLPE HKÄ 12&22MAX 10 GR QB99 ST NAVSPÄNNING EXC-AXCLIGHT-H QB99 ST NAVSP.-GENOMG.EXC-AXCLIGHT-H

54 Nedan följer en löpande beskrivning av fältkopplingarna i mallen. Vi utgår från filbeskrivningen och kopplar denna mot de olika fälten i Entré 1. Artikelnummer. Artikelnummerfältet kopplas alltid automatiskt när en ny mall skapas. Detta beror på att artikelnummer i Entré alltid måste vara unikt. I filbeskrivningen står att detta fält kan vara upp till 20 tecken långt, vi ändrar därför i fältet Längd till 20. Vi ändrar längden till 20 enligt filbeskrivningen. För att direkt se om vi angivit rätt start och längd, kan vi klicka någonstans på raden Aktuell rad. Start och längd för ARTNR markeras då med blått. 2. Grundnettopris. Nästa fält i filspecifikationen är grundnettopris. Prisuppgifter kan förekomma flera gånger per artikel (inpris, utpris osv), därför visas en dialog där vi kan döpa prisfältet. Vi kallar det grundnettopris. I de fall det finns flera priser i en fil så rekommenderar vi att du kallar inköpspris för tex INPRIS och försäljningspris för tex UTPRIS, så blir det lättare att hantera vid prisinläsning då pris skall kopplas till ett prisregister

55 Klicka på ok när du har döpt prisfältet. Entré försöker automatiskt att koppla datat i filen till fältet grundnettopris. Tittar vi i filspecifikationen så ser vi att vi behöver sätta start till 21, längd till 12 och decimaler till 2. Detta vet vi eftersom filbeskrivningen specificerar att priset är i ören. Vi måste då sätta decimaler till 2 vilket gör att Entré tolkar fältets 2 sista siffror som ören. Vi ändrar start, längd och decimaler enligt filbeskrivningen. Eftersom priset i filen är i ören och därmed ej har en decimalavskiljare skall vi inte ange tecken för detta i fältet Decimaltecken

56 3. Materialklass. Detta fält kallas ofta även rabattgrupp eller materialgrupp och används ofta för att hantera rabatter per varugrupp. Detta fält motsvaras i Entré av fältet RABATTGRUPP. Då detta fält, precis som priser, kan förekomma flera ggr per pris och artikel, måste vi döpa det till något vi känner igen. Vi kallar det MATERIALKLASS och kontrollerar start och längd mot filspecifikationen. 4. Lagerenhet. I filbeskrivningen ser vi att detta avser ST, Meter osv. I Entré lagras detta i fältet KOD. I filbeskrivningen står det att fältet startar i position 39 och är 3 tecken långt

57 5. Artikelbenämning. Det sista fältet i denna mall vi skall koppla är artikelns text. Vi kopplar fältet TEXT och anger start och längd enligt filbeskrivningen. Längden i filspecifikationen anger att längden kan vara upp till 60 tecken, men Entré s textfält rymmer max 50 tecken. Vill man kan man lägga till fältet TEXT2 eller INFO och lagra resten av benämningen i dessa fält. Efter varje fält som du lagt till i mallen kan du klicka på knappen Prova för att se om du ställt i tolkningen av fältet korrekt. När alla fält, vi är intresserade av, är kopplade kan vi låta programmet tolka prisfilen med vår nya mall. Tryck på knappen Prova för att se en förhandsgranskning av filen

58 Prova mallen Nedan visas hur Entré kommer att tolka informationen i prisfilen. Jämför vi sektion 2. Inläsning enligt mall med sektion 3. Innehåll i filen så förefaller det mesta att var helt korrekt. Här måste du själv avgöra om tolkningen är rimlig eller ej. Tittar vi extra noga så ser det ut att vara lite konstiga tecken i textfältet. Detta är ett ganska vanligt problem som oftast beror på att teckenuppsättning (Codepage) skiljer sig mellan mallens inställning och filinnehållet. För att åtgärda detta avslutar du provbilden och går in i mallens inställningar (knappen Inställning) där du ändrar fältet Codepage format till antingen DOS eller Windows. Prova därefter igen. Nedan ser vi att byte av Codepage gör att svenska tecken nu visas korrekt. Vill du granska rader längre ned i filen kan du scrolla i bilden eller ange radnummer i fälten längst ned i bilden. Se även avsnittet Prisinläsning av egen prisinläsningsmall för hur du gör när prisfilen skall läsas in i Entré

59 Skapa prisinläsningsmall från textfil med fältavskiljare Upplägget av en mall från textfil med fältavskiljare är väldigt lik upplägget för vanlig textfil (blankstegsformaterad). Det som skiljer är att du nedan skall ange vilket tecken som, i filen, används som fältavskiljare. I detta exempel används semikolon (;). Ange vilket tecken som i filen används som fältavskiljare. Klicka sedan på Ok och komplettera övriga uppgifter i mallen via knappen Inställning. När detta är gjort är det dags att koppla fält i Entré till fält i filen. Nedan följer ett exempel på en fil och filbeskrivning som vi skall tolka och översätta till de fält som är motsvarande i Entré. Filbeskrivning: Fältnamn Fält nr Antal tecken Decimaler Artikelnummer 1 10 Rabattgrupp 2 8 Produktgrupp 3 8 Benämning 4 56 Bruttopris Best.enhet Innehåll i filen vvs.txt: varje fält avskiljs med tecknet ; (semikolon) ACH ;P80254;P86602;ARMACHEK D TEJP ACH-TAPED2025;349,00;ST AC30-24EQ;P83305;P83305;PLATTVVX FÖRÅNGARE AC30-24EQ12;5120,00;ST AC30-30EQ;P83305;P83305;PLATTVVX FÖRÅNGARE AC30-30EQ1245;5750,00;ST AC30-40EQ;P83305;P83305;PLATTVVX FÖRÅNGARE AC30-40EQ234;6740,00;ST AC30-54EQ;P83305;P83305;PLATTVVX FÖRÅNGARE AC30-54EQ21;8110,00;ST AC30-60EQ;P83305;P83305;PLATTVVX FÖRÅNGARE AC30-60EQ6677;8750,00;ST

60 Att koppla fält till mallen Fältet ARTNR måste alltid finnas med och kopplas automatiskt som fält 1 av programmet. Kontrollera att detta stämmer med filbeskrivningen. Fortsätt sedan med varje fält i tur och ordning till alla fält är kopplade. Du väljer Entre-fält med knappen Lägg till och kontrollerar att fältnummer i sektion 5. Fältspecifikation stämmer med filbeskrivningen. När du har lagt till alla fält med rätt fältnummer samt eventuella decimaler och decimaltecken (se BRUTTOPRIS nedan) så kan du klicka på knappen Prova. Nu kan du läsa in prisfilen, se då avsnittet Prisinläsning av egen prisinläsningsmall längre ned i denna handbok

61 Skapa prisinläsningsmall från Excelfil Innan du skapar en ny mall bör du kontrollera innehållet i Excelfilen så att kolumnerna i filen är korrekt formaterade samt att det inte finns artiklar som saknar eller har dubbla artikelnummer. Kontrollera också eventuella kolumnnamn samt vilket namn excelbladet har då du måste ange detta i mallen i Entre. Det är mycket viktigt att du går in i mallen inställning (knappen Inställning) och anger namnet på det blad i Excel som skall läsas in. För inläsning av Excelfiler måste alltid arkets blad anges. Efter att du lagt till ett fält (knappen Lägg till) så skall du i sektion 5. Fältspecifikation ange vilken kolumn fältet motsvarar i Excel. Du kan söka och hämta fält med F3. Du kan gärna Prova mallen efterhand så att du ser om du har kopplat rätt fält. Observera särskilt pris-fälten, beroende på hur prisfälten är formaterade i Excel så kan du ibland behöva ange decimaler och decimaltecken och ibland ingetdera. I ovan exempel skall varken decimaler

62 eller decimaltecken anges. Prova dig fram, ibland kan du vara tvungen att formatera om fält i Excel. För att läsa in prisfilen, se avsnittet Prisinläsning av egen prisinläsningsmall längre ned i denna handbok

63 Skapa prisinläsningsmall från XML-fil Entre kan läsa in även s.k. XML-filer. Detta är ett modernt filformat som är uppbyggt i sektioner (kallas även taggar eller tags). Varje sektion består av ett antal fält och varje sektion och fält inleds och avslutas med en hållare, även kallat tag. Det är viktigt att du, i filen, kontrollerar vilken tag som innehåller artikeldata. Skapa ny mall och ange XML i Typ av fil. Efter att du skapat mallen skall du gå in i mallens inställningar och ange XML-tag för hållare av artikeldata. Nedan har vi angivit Artikel som hållare för artikeldata i filen. Exempel på XML-fil där artikeldata omfattas av hållaren (tag) <Artikel>. <Artikel> <Artikelnummer> </Artikelnummer> <EAN /> <Varumärke>Draka Kabel Sverige AB</Varumärke> <Modell> </Modell> <Artikelgrupp>000005</Artikelgrupp> <Benämning>KRAFTKABEL EKKJ 3X2,5+2,5</Benämning> <Inpris>18.80</Inpris> <Beskrivning>KAPAD LäNGD</Beskrivning> <Beställningsnr> </Beställningsnr> <RekUtpris>23.50</RekUtpris> <Momssats>25.00</Momssats> </Artikel>

64 Att koppla XML-fält till mallen Efter att du lagt till ett fält (knappen Lägg till) så skall du i sektion 5. Fältspecifikation ange vilken kolumn fältet motsvarar i XML-filen. Du kan söka och hämta fält med F3. Du kan gärna Prova mallen efterhand så att du ser om du har kopplat rätt fält. Observera särskilt pris-fälten, beroende på hur prisfälten är formaterade i XML-filen så kan du ibland behöva ange decimaler och decimaltecken och ibland ingetdera. I ovan exempel skall decimaler och decimaltecken anges. Prova dig fram. Nedan visas ett exempel på tolkning av XML-fil via knappen Prova. För att läsa in prisfilen, se avsnittet Prisinläsning av egen prisinläsningsmall längre ned i denna handbok

65 Specifikation av fält i Entre Artikelregister Nedan följer en lista av de fält som kan tas emot av Entré artikelregister. Fält Typ Längd Dec Info ARTNR Character 25 Artikelnr, måste vara unikt per artikel. EAN Character 25 EAN-kod, används oftast i butiksmiljö. PLU Character 25 PLU-kod, används oftast i butiksmiljö. GRUPP Character 6 Artikelgrupp, används för kundrabatter och i listor. TEXT Character 50 Artikelns primära text, max 50 tecken. TEXT2 Character 50 Artikelns sekundära text, max 50 tecken. PRISKOD Character 4 Om artikeln skall ha en egen priskod, normalt ej. FLIK Character 8 Artikelns flikindelning. KOD Character 4 Kod för Styck, Meter osv. LAGKOD Character 4 Artikelns lagerkod, hylla e.d. LEVNR Numeric 12 Vanligaste leverantör till artikeln. LEVART Character 25 Leverantörens artikelnummer för varan. KAMPANJ Character 6 Används ej, kampanj kopplas till prisregister. ARBETE Numeric 1 Fält för Används för, tex Arbete/Tjänst VALD Numeric 1 Märkning av artikel för utskrift. INFO Memo 4 Allmän information kring artikeln. BILD Memo 4 Bildkoppling HTML Memo 4 Koppling till webadress ACROBAT Memo 4 Koppling till PDF-dokument ACROSIDA Character 4 Koppling till sida i PDF-dokument INTERNT Numeric 1 Används internt i Entre för att beskriva typ av rad. NORMTID Numeric 1 Om artikeln används för normtid STATUS Numeric 1 Artikelns status, tex Utgången INTRASTAT Character 10 Intrastatkod VIKT Numeric 10 2 Artikelns vikt TYP Numeric 2 Fält för Artikeltyp, tex Textrad utan pris ADR Character 10 ADR-kod, används för farligt gods UNNR Character 10 UNNR-kod, används för farligt gods TIMEUSER DateTime 8 Senaste användare som ändrade artikeln SORTKOD Character 10 Sorteringskod, används vid sortering av rader i order. BASTVAL Numeric 1 Om artikeln är Bästa val BREDD Numeric 11 2 Artikelns bredd, används för ytberäkning EJVIDDEB Numeric 1 Om artikel skall kunna vidaredebiteras eller ej GROSSIST Character 2 Används då grossist kopplar till prisregister. RABATTGRUPP Character 6 Rabattgrupp i artikelns prisregister. Kan förekomma flera gånger per artikel. PRIS Numeric 12 2 Pris i artikelns prisregister. Kan förekomma flera gånger per artikel. FILINFORMATION Character 80 Visas vid förhandsgranskning i prisfilsinläsning PRISDATUM Date 6 Datum för prisändring. ERSARTNR Character 20 Artikelnr för artsättningsartikel. ENHETSNAMN Character 40 Text för enhetskod. ENHETSANTAL Numeric 8 Antal per enhet (se KOD) LAGERFORS Numeric 1 Om artikeln lagerförs hos leverantören GARANTI Character 2 Lämnad garanti från leverantören PRISENHET Character 4 Pris per enhet (se KOD)

66 Prisinläsning av egen prisinläsningsmall Själva prisinläsningen utförs på exakt samma sätt oavsett vilken inläsningsmall som används. Den enda skillnaden när du läser in en egen mall är att du, första gången, måste välja till vilket/vilka prisregister samt eventuell leverantörstabell/er som skall kopplas. Observera att du även kanske måste skapa ett nytt prisregister samt en nyleverantörstabell innan du utför inläsningen. Se även avsnitten för Prisregister och Leverantörstabeller i denna handbok. Gå in i rutinen Inläsning av artiklar. I sektion 1.Filformat, markerar du den mall som skall användas. Markera därefter en mapp som avser pris i sektion 2. Koppling till pris (i vårt fall mappen GRUNDNETTOPRIS). Klicka sedan på knappen Koppla för att tala om i vilket prisregister som priset skall lagras i. När detta är gjort skall samma sak göras för den mapp som avser rabattgrupper (MATERIALKLASS). I denna kopplar du rabattabell och prisregister som skall användas. Innan du startar inläsningen kan du prova om mallen passar till prisfilen. Välj fil i sektion 3.Underlag, såvida detta inte redan är valt, och klicka sedan på knappen Prova mallen. Observera att kopplingen ovan endast behöver utföras första gången du skall läsa in via denna mall

67 Kontrollera att det finns ett filnamn i sektion 3. Underlag. Innan du startar inläsningen bör du Prova mallen. I sektion 5. Artikelintervall kan du ange ett intervall av artiklar som skall läsas in, detta kräver naturligtvis att du vet vilka artikelnummer som kan förekomma i filen. Obs! Denna kan bara vara ikryssad om du är ensam användare i systemet. Vi rekommenderar att du kryssar i denna när du skall läsa in en stor prisfil och att du tar bort krysset vid inläsning av små prisfiler. Då kommer prisinläsningen att gå väsentligt snabbare. Om du kryssar i Töm priser.. kommer priserna tömmas i aktuella prisregister för de artiklar som inte finns med i prisfilen. Under inläsningen visas vilka artikelnummer som läses in samt en stapel som visar hur långt kvar det är innan inläsningen är klar. Om du, av någon, anledning vill avbryta inläsningen kan du trycka på mellanslagstangenten. När prisinläsningen är färdig, startar en registervård automatiskt (om du kryssat i att registervård skall utföras ovan). Registervården packar och sorterar artikelregistret samt kontroller att detta inte innehåller några fel. När allt detta är klart, visas dialogrutan nedan

68 Hantering av enhetskoder och verifiering av prisinläsning Beskrivning Leverantörer levererar material i olika förpackningsstorlekar. Detta beskrivs oftast av en enhetskod som leverantören distribuerar tillsammans med artiklarnas priser och i EDI underlag. I Entré vill man alltid arbeta med minsta enhet, per meter eller stycke. Det innebär att antal ska konverteras vid beställningar, inleveranser prisinläsning och vidaredebitering. Exempel Då man kalkylerar att installera t.ex. avloppsrör eller kabelstegar så gör man det i meter. I den färdiga kalkylen får man fram ett totalt behov i meter. Då man ska beställa måste man ta hänsyn till att både rören och stegen levereras i andra längder. Varje beställningspunkt måste avrundas till lämplig leveranskvantitet. Hantering I Entré kan man läsa in och registrera unika enhetskoder. De kan vara generella eller unika per leverantör och/eller artikel. Varje enhetskod har en faktor, ett antal som talar om hur många som levereras av artikeln i dess minsta gemensamma enhet. Exempel: En kabelstege KHZSP 200 levereras i längder om 4 meter. I prisfilen från grossisten kommer den med enhetskoden ST samt en kod L=4M Q229ST XKABELSTEGE KHZSP 200 L=4M I Entré kan man välja att läsa in prisfilen med t.ex. 4M som enhetskod. Då man verifierar enhetskoden mot leverantören och prisregistret (se beskrivning nedan) så anger man samtidigt antal 4. Samtidigt anger man på artikeln att artikeln ska hanteras med enhetskoden M i Entré. Den enhetskoden har en faktor med antal 1. Det gör att priset vid inläsning konverteras från 380 kronor till 380/4=95 kronor per meter. Artikeln används sedan i Entré i meter. Priset går att jämföra med motsvarande artiklar eftersom dessa också är konverterade till meter. När det är dags att beställa artikeln från leverantören så konverterar Entré antalet och priset till det som den levereras i. I materialplaneringen, när man valt leverantör, visas vilken enhetskod och vilket antal som leverantören använder. Vid inleverans konverteras antal tillbaka till minsta enhetskod, i detta exempel tillbaka till meter. Därmed visas lagerantal i Entré i meter. Innan du börjar med denna hantering är det viktigt att du har alla artikelunderlag, filer, filbeskrivningar mm som du behöver. Det är också att rekommendera att du hjälp av Hantverksdata konsultavdelning för planering och genomförande

69 Prisinläsning och verifiering Enhetskoder som skapas från prisinläsning måste verifieras innan de börjar användas. Detta för att man ska kunna kontrollera att nya prisfiler innehåller endast aktiva enhetskoder och enhetskoder som inte avviker från tidigare hanteringar. Därför ska sådana prisfiler verifieras innan de läses in i Entré. Då får man en möjlighet att se vad som kommer att ske innan priserna uppdateras. Det fungerar som en simulerad prisinläsning, där resultatet bara loggas utan att artiklarna eller priserna uppdateras. Är prismallen ikryssad för verifiering visar prismallen vid inläsning att den kommer att verifieras innan den uppdaterar priserna i Entré. Du kan också ange detta i samband med prisinläsning

70 Verifiera prisinläsning Efter prisinläsningen visas ett nytt fönster Verifiera prisinläsning. En lista visas med alla artiklar och vad som kommer att hända då den uppdateras i Entré. Om prisfilen innehåller enhetskoder som inte har verifierats tidigare så får man direkt en varning som säger att man först måste verifiera dessa. Knappen Enhetskoder markeras i fetstil till dess att man genomfört verifiering. Klickar man på knappen så startas en funktion för att hantera enhetskoder. Funktionen finns också tillgänglig från menyträdet så att man löpande kan underhålla enhetskoder. Man kan också manuellt koppla artiklar från prisregister till enhetskoder om man inte kan läsa in dem via prisfil

71 Enhetskoder som ska Aktiveras Lista på enhetskoder som ska verifieras. Om prisregistret man läst in prisfilen till var kopplat till en leverantör i Entré leverantörsregister så har enhetskoden redan den kopplingen. Annars måste man manuellt koppla varje priskod till leverantören. Om man klickar på Prisregister från listan på enhetskoder så kan man ange och kontrollera koppling till leverantör. Om man inte tidigare angett leverantör kan man göra detta för att underlätta för kommande prisinläsningar. Enhetskoder behöver prisregister för att kunna agera vid prisinläsning och leverantör för att kunna agera vid beställningar och inleveranser

72 Genom att ange antal och enhetskod i Entré så kan man sedan välja att aktivera enhetskoden. I nedre listan 3. Artiklar visas alla artiklar i prisregistret som är kopplade till enhetskoden. Med knappen Hämta kan man manuellt koppla artiklar till enhetskoden. Det kan vara artiklar som inte har enhetskod i prisfiler eller som har felaktiga enhetskoder. Notera att man kan välja alla artiklar, även de som redan är kopplade till andra enhetskoder. Om man hämtar en sådan artikel så kopplas den om, bort från den tidigare enhetskoden. En artikel kan endast ha en enhetskod per prisregister. Observera att du även kan ändra priset på artikeln innan du genomför prisinläsningen

73 När man avslutar funktionen för hantering av enhetskoder och kommer tillbaka till funktionen för Verifiera prisinläsning så får man frågan om man vill kontrollera om det finns priser som nu kommer att konverteras med de nu aktiva enhetskoderna. Efter kontrollen släcks markeringen av knappen Enhetskoder och listan är redo att kontrolleras. Kontroll av prisinläsning I verifiering av prisinläsning kan man följa upp fyra olika rubriker som uppdateras. 1. Artikel Om artikel inte finns i Entré så får den status Nytt under Artikel. En prisinläsning består inte bara av priser. En artikel har ett 20-tal uppgifter som kan uppdateras i samband med inläsning av filer. Om priset, rabattkoden eller någon av de andra uppgifterna uppdateras så får Artikel status Ändrad uppgift. 2. Pris Uppdatering av pris loggas i en egen rubrik. Därmed kan man välja att titta på och bearbeta bara sådana artiklar som har fått nytt eller ändrat pris. 3. Rabattgrupp Uppdatering av rabattgrupp loggas i en egen rubrik. Därmed kan man välja att titta på och bearbeta bara sådana artiklar som har fått ny eller ändrad rabattgrupp. Detta är viktigt för att man ska kunna se till att rabattbrevet från leverantören är aktuellt. 4. Enhetskod Egen loggning av enhetskod är en förutsättning för att man ska kunna kontrollera och underhålla enhetskoder. För var och en av dessa rubriker kan varje artikel få en av 4 olika statusar. Alla ändringar som sker av befintlig uppgift loggas som Ändrad uppgift

74 Alla nya uppgifter, som inte tidigare finns i Entré, får status Nytt. Rubriken Artikel och Pris kan få status Enhetskod ändrat pris. Urval i listan kan kombineras från varje rubrik. Därmed kan man kontrollera t.ex. alla nya artiklar som fått priset ändrat av enhetskod. Styr färg Varje rad i listan med artiklar kan ha 5 olika färger. En för varje status samt en för artiklar utan status. Radioknappen till höger om rubrikerna styr vilken rubrik som ska styra färgen i listan. Om man i grundinställningarna har valt en röd färg för status Nytt så visas initialt alla nya artiklar i listan med röd bakgrund. Om man klickar på radioknappen till höger om priset så visas istället alla artiklar som har ett nytt pris med röd bakgrund. Saknade Om man önskar kontrollera om ett prisregister innehåller gamla artiklar eller priser om inte uppdaterades av denna prisfil så ska man klicka på knappen Saknade. Kontrollen sker alltid mot ett prisregister. Om prisinläsningen enbart innehåller priser från ett prisregister (i filer från branschorganisationer kan varje artikel innehålla priser från flera leverantörer), så är detta alltid förvalt. Sök enbart efter artiklar som inte uppdaterats används endast om prisinläsningen innehöll priser från flera leverantörer och man vill se vilka artiklar som generellt saknades i filen, oavsett leverantör. Detta kan användas för att kontrollera vilka sortiment som saknas från en viss leverantör. I kontrollen kompletteras listan med alla artiklar som finns i prisregistret men inte i filen. Dessa får status Saknas och visas i listan med vald färg för Saknade. Under knappen Bearbeta kan man sedan välja att ta bort dessa priser (och artikel om inga fler priser finns). Man kan också välja att sätta t.ex. status Utgången för sådana priser. Exempel: Markera saknade priser i en prisinläsning som utgångna

75 Klicka på Saknade för att komplettera listan med alla artiklar som inte finns med i prisinläsningen. Listan uppdateras med alla artiklar som finns sedan tidigare i valt prisregister. När kontrollen är färdig visas hur många artiklar som saknades. Klicka på urval för Artikel och välj Saknad i inläsning. Om listan innehåller många artiklar så kan man behöva klicka på Uppdatera för att listan ska uppdateras enligt urval. Listan visar nu endast de artiklar som finns i Entré och som inte finns med i prisfilen. Markera alla genom att klick på pilen i knappen. Välj Markera alla

76 Klicka sedan på knappen Bearbeta och välj Ändra vald uppgift för alla markerade. Välj Status från listan på uppgifter som kan ändras. Välj status Utgången från listan med artikelns statusval. Om du ser till att kolumnen Status är med i listan (högerklicka på rubriken i listan och se till att kolumnen finns med i listan på kolumner på vänster sida), så bör listan se ut så här:

77 När du sedan klickar Genomför och uppdaterar artiklar och priser i Entré så kommer status att uppdateras. Ändra manuellt Det går ändra vissa artikeluppgifter och prisuppgifter manuellt. Om man ändrar en till en enhetskod som är aktiv kommer priset att räknas om när man trycker Ok. Om enhetskoden in tidigare är använd så måste man först aktivera koden under knappen Enhetskoder. Sedan kan man uppdatera alla priser antingen genom att svara ja på frågan Vill du kontrollera om det finns priser som ska räknas om med enhetskodens faktor eller välja Bearbeta efter att först avmarkerat alla artiklar. Dialog från knappen Bearbeta då man klickar på den då inga artiklar är markerade

78 Genomför När samtliga artiklar är verifierade uppdaterar man artiklar och priser i Entré genom att klicka på knappen Genomför. Det finns två sätt att genomföra uppdatering. 1. Markera artiklar listan som ska uppdateras och klicka på Genomför. Endast de markerade artiklarna är med i uppdateringen. 2. Avmarkera alla artiklar och klicka på Genomför. Alla artiklar uppdateras. När man klickar Genomför så får man först frågan om man vill inkludera artiklar som redan har uppdaterats. Om man tidigare har valt att uppdatera ett antal markerade artiklar så har dessa loggats som uppdaterade. Normalt uppdateras en artikel bara en gång. Skulle uppdateringen vara felaktig på något sätt så kan man dock vilja genomföra uppdatering av samma artiklar igen. Då ska man fylla i kryssrutan. Innan uppdateringen utförs får man en sista kontrollfråga där man ska bekräfta hur många artiklar som kommer att uppdateras

79 Beställningar och lagerhantering När en artikel beställs från en leverantör som har en annan leveransförpackning än Entrés interna enhetskod så konverteras antalet och priset till leverantörens standard. I Entrés lager hanteras artikeln alltid i Entré interna enhetskod. Därför kan man beställa samma artikelnummer från olika leverantörer med olika förpackningsstorlekar och ändå internt se hur många som är beställda. Vid inleverans av en beställning med avvikande enhetskod så uppdateras lager med det antal som Entré internt använder. Antal beställda i inköpsordern visas dock som antal i leverantörens enhetskod. Detta för att man ska fortlöpande kunna kommunicera med leverantören. Hur kopplas leverantörens enhetskod till en beställning För att en artikel i en inköpsorder ska kopplas till leverantörens enhetskod måste det finns ett inläst pris i råprisregistret med en enhetskod. Enhetskoden måste också vara upplagd i Enhetskodsregistret med en ersättningsenhetskod som i Entré har ett annat antal. När dessa förhållanden är uppfyllda så räknas antal och pris om då: 1. Inköpsordern är kopplad till en leverantör som har ett pris med enhetskod i det råprisregister som leverantören är kopplad till i grossistregistret. 2. Artikeln finns generellt kopplad (oberoende av leverantör) med enhetskod till aktuellt råprisregister

80 Egna prisändringar Det är inte alltid som man får nya priser via datamedia. Då måste priserna uppdateras manuellt för varje artikel eller med denna rutin. Du kan med enkla medel skapa nya eller förändra befintliga priser. Det kan tex vara avtalspriser för olika tjänster som skall höjas med 10% eller så kanske du vill skapa en butiksprislista som är X % högre än cirkapriset med en speciell avrundning. Möjligheterna är många. Urval och beräkningar i Egna prisändringar 1. Urval. Du anger en eller flera urval i kombination. Urvalet Markerade är endast tillgängligt då du väljer ett urval av artiklar i rutinen Bearbeta artiklar. 2. Beräkna pris från. Här anger du antingen ett prisregister eller en prislista som beräkningen skall utgå ifrån. 3. Beräkning. Oftast används ett procentuellt påslag (eller avdrag, ange då med minustecken före), men du kan även ange ett fast påslag i kronor och öre. Påslag kan även göras enligt påslagskolumnen (per artikelgrupp) i en kundrabattabell. Vill du, kan du även avrunda priset enligt en avrundningsmall. 4. Spara pris i. Priset som beräknas fram skall sparas i ett prisregister. Var mycket noga med att ange rätt prisregister

81 Granska och uppdatera priser Nedan visas ett exempel på prisuppdatering där vi valt att uppdatera priset på alla artiklar i artikelgrupp 900. Vi utgår från vår prislista som innehåller lägsta inköpspris, lägger först på 55% och sedan ytterligare 5 kr för att till slut avrunda priset och spara det i ett prisregister. Om du klickar på att uppdatera utan att ha granskat eller skrivit ut en lista får du en extra varning. Klicka på uppdatera först när du är säker. Innan du väljer att uppdatera priserna enligt ovan villkor så bör du granska hur priserna blir innan uppdatering sker. Du kan också skriva ut en lista på artiklarna som innehåller både det gamla och det nya priset samt en jämförelse mellan dessa. Nedan visas ett exempel på utskrift. När resultatet är korrekt, klickar du på knappen Uppdatera för att utföra prisändringen

82 Uppdatera projekt/kundunika priser Med denna funktion kan du ändra priser på dina kund/projektunika artiklar. Urvalet av artiklar gör du i sektion 1. Typ av pris samt i sektion 2. Urval som du ser i bilden nedan. Innan du väljer att genomföra så är det klokt att skriva ut en kontrollista innan så att du ser att dina påslag är korrekta. Påslag/Avrundning Procentuellt. Ange det påslag, i procent, som du vill skall göras på artiklar enligt urval. Fast. Om du istället vill göra ett påslag i kr, gör du det här. Kan kombineras med procentpåslag. Kundpåslagstabell. Du kan göra påslag enligt påslagskolumnen i en kundrabattabell. Alla artiklar med artikelgrupp som får träff i kundrabattabellen ändras med tabellens påslag. Avrundning. För att få ett smakfullt avrundat pris, kan du ange avrundningsmall. När du har gjort dina urval och påslag är det klokt att skriva ut en lista innan du trycker på knappen Genomför så att du ser att du gjort korrekta påslag. Denna funktionalitet finns även överallt på de ställen där du kan hantera unika priser, tex i kund- och projektregistret

83 Skapa / ändra prislistor Introduktion - Att skapa prislistor I Entré kan du jobba med valfritt antal olika prislistor. Du skapar en prislista utifrån ett prisregister. Detta innebär att du alltid måste ha minst ett prisregister för att kunna skapa en prislista. Utifrån ett prisregister kan du skapa flera olika prislistor. T ex om du läser in en prisdiskett från en grossist som vi kallar Elgrossisten, så sparas priserna från filen i ett prisregister som vi kallar G10 Elgrossisten. Utifrån detta prisregister kan vi skapa flera prislistor, t ex: 1. Elgrossisten netto 2. Elgrossisten gnp 3. Cirkapris 4. Butikspris Dessa prislistor bygger på beräkningar utifrån de priser som lästes in i prisregistret. Hur beräkningen ska göras ställer du in på respektive prislista. För att få beräkningar med rabatter och påslag att fungera måste du även läsa in rabattdisketter, eller lägga upp leverantörsrabatter manuellt. Observera att du alltid måste skapa minst en prislista (och därmed minst ett prisregister). Du kan skapa en cirkaprislista (kundpris exkl moms) som hämtar priser från en lista med flera grossister i prioriterad ordning. Nedan kommer vi att visa hur du gör detta. Liten ordlista: Råprisregister: Register där alla grundpriser lagras. Prislistor: Det är prislistorna som används i order, butik, beställningar osv. I prislistan finns angivet vilket eller vilka råprisregister som skall användas samt vilka beräkningar som skall göras i prislistan. Exempelvis är prislistan Ahlsell Netto priser från råprisregistret med rabatt avdragen från Ahlsells rabattabell. Prislistan Ahlsell GNP är en annan prislista UTAN koppling till rabattabell. Priskoder: Priskoder används för att styra (prioritera) vilka grossister (och i vilken ordning) som skall användas vid beräkning av tex Cirkapriset. I praktiken kan det betyda att Cirkapriset beräknas från tex Ahlsell i första hand och från Onninen i andra hand i de fall Ahlsell ej har aktuell artikel osv. Grossistkoder: Dessa används för att förenkla prisinläsning av disketter från EIO och VVSI. I detta register lägger du upp de grossister som dessa organisationer levererar priser för. Normalt sett är detta förinställt vid leverans från Hantverksdata. Schematisk bild över prisberäkningen i Entré: Prisfil från leverantör Råprisregister i Entré Prislista med beräkningar Pris Prio Moms Påslag Rabatt Avrund. 123,45:

84 Ovan visas en schematisk bild som uttrycker hur ett pris presenteras i Entré. En prisfil från din leverantör läses in i ett, eller flera, prisregister. Därefter hämtar en prislista priser från en eller flera prisregister, lägger på påslag eller drar av rabatter samt eventuell avrundning och moms och presenterar därefter ett färdigt pris i order, beställning, butik eller kalkyl. Skapa prislistor Steg för steg - Entreprenadföretag Tillhör ditt företag en av de branscher Hantverksdata regelmässigt arbetar med så är hela prislisteupplägget redan förberett när du får ditt system levererat. Behöver du ändå skapa egna prislistor rekommenderar vi att du börjar med följande rutin: 1. Skapa ett prisregister för varje grossist du vill använda. 2. Skapa de leverantörsrabattabeller du vill ha. (Här lägger man in rabatter och påslag för rabattgrupper). 3. Lägg upp en priskod för prioritering av grossister(använd med fördel den som följer med vid leverans. Den heter Grundinställning). 4. Skapa prislistorna: T ex Cirkaprislista och Elgrossisten Netto. 5. Skapa eventuellt grossistkoder (för inläsning av prisdisketter från te x EIO och VVS-I). 6. Läs in priser 7. Läs in rabatter 1. Skapa råprisregister Prisregister lägger du upp under menyvalet Råprisregister. Vi kallar dessa register för råprisregister för att markera att de innehåller lagrade priser i obearbetad form. Kom ihåg att prislistorna utgörs av beräkningar som baseras på de fysiskt inlästa priserna i prisregistren. Skapa ett nytt prisregister för varje grossist/leverantör du vill arbeta med (läsa in priser från). Även om du tänker lägga in artiklar manuellt, måste alltid du först skapa prisregistret för grossisten

85 Klicka på knappen Skapa nytt för att skapa nytt prisregister. När du har valt Skapa nytt får du upp följande dialogruta. I vårt exempel skapar vi ett prisregister G16 med namnet Elgrossisten: Välj Ok så ser du formuläret nedan: Välj Flik 2. Inställningar. Nedan följer en beskrivning av prisregistrets möjligheter till inställningar. Om du behöver skapa fler prisregister, upprepar du denna procedur

86 Inställningar - Priset är fast och kan inte beräknas. Kryssa i denna ruta om priset i prisregistret inte får beräknas. Detta kan gälla om din leverantör ger dig färdiga priser, tex butikspriser. - Priset är inkl moms. Kryssa i denna om priset i prisregistret är inkl moms, butikspriser. Systemet drar då av moms i de rutiner där moms skall dras av. Omvänt lägger systemet på moms i butik om priser i prisregistret är utan moms. - Prisjusteringsmodell. I en prisjusteringsmodell kan vissa artikelintervall eller grupper ha unika priser eller rabatter. - Priser sparade i denna valuta. Om priset i prisregistret är i en annan valuta än din systemvaluta så anger du vilken valuta det är i detta fält. Systemet räknar då om priset till systemvalutan (oftast SEK) då det används till inhemska kunder eller leverantörer. - Rabattabell för prisberäkning. Normalt sett anger du rabattabell för prisregistret i priskoden. Här kan du överrida detta. - Inläsningsdatum. Här visas sista datum för prisinläsning. - Verifiering pågår. Om senaste prisinläsning inte är verifierad, visas en bock i denna ruta. - Antal priser inläst. Visar hur många priser som lästs in till prisregistret. - Leverantör. Du kan ange vilken leverantör som skall kopplas till prisregistret. - Rättighetsnivå för att se/ändra. Här kan du ange vilken rättighetsnivå användaren minst måste ha för att se och ändra detta prisregister. - I flik 3. Artiklar kan du se vilka artiklar som har pris i detta prisregister. Där finns även funktioner för att lägga till eller ta bort artikelpriser i detta prisregister - Med knapparna Visa prislistor/priskoder, kan du se vilka listor/koder som är kopplade till detta prisregister

87 2. Skapa leverantörsrabattregister Om din leverantör tillhandahåller rabatter per artikelgrupp (eller artikelnummer) så är nästa steg att du skall skapa en leverantörsrabattabell till din leverantör. Detta gör du i menyvalet Leverantörsrabattabeller som du hittar i Artikelhanteringens undermapp Sidoregister och Artikelinställningar. Välj Ny i formuläret nedan för att skapa en ny rabattabell för vår grossist Elgrossisten. Klicka sedan på knappen Ok så kommer du till flik 2.Ändra i tabell. Listan med rabattgrupper är naturligtvis tom från början. Grupperna kan läggas in manuellt eller läsas in från fil/diskett. Hur detta går till går vi igenom längre ned i detta dokument. Se även separat beskrivning av inläsning av rabattbrev i tidigare avsnitt i denna handbok. 3. Skapa priskoder Du skapar en priskod när du vill arbeta med en prislista som hämtar och prioriterar priser från flera grossister. Du lägger upp, och prioriterar, dessa grossister i en ordning du själv väljer. Prioriteringen innebär att systemet föredrar att hämta pris i den ordning de finns upplagda i priskoden. Saknas det pris i det första registret, letar systemet vidare i tur och ordning till det finner ett pris. Öppna Priskoder, och välj den priskod som levereras som standard: Grundinställning

88 Som standard ligger nedan priskoder upplagda. Öppna koden Grundinställning Utpris genom att välja flik 2. Inställning. Nedan visas alla prisregister som är prioriterade. Vi börjar med att lägga upp Elgrossisten. Välj Lägg till pris så får du nedan dialog: Vi har tidigare skapat ett prisregister och en rabattabell för Elgrossisten. Du söker och hämtar eller anger Elgrossistens Prisregister, Leverantörstabell och eventuell prisjusteringsmodell i dialogrutan. Avsluta med OK

89 Därefter finns Elgrossisten i vår priskod. Upprepa om du har flera prisregister som skall kopplas till denna priskod. När du har lagt upp innehållet i priskoden kan du ändra prioritetsordning genom att klicka på knapparna Flytta upp / Flytta ner. Se nedan: Dra den grå rutan uppåt och placera prisregistret i den prioritetsordning du vill ha det. Ofta vill man att Eget prisregister skall hamna längst upp, och alltså prioriteras först. Detta är viktigt för att dina egna angivna utpriser skall användas i första hand. Placera sedan den grossist som du helst vill att systemet skall välja som pris för prislistor

90 4. Skapa prislistor Du måste skapa minst en prislista. Annars får du inga priser när du registrerar t ex order. Vi har förberett oss med alla inställningar som behövs för att kunna skapa tex en cirkaprislista och en nettoprislista (inköpspriser). För att börja skapa prislistor öppnar du Prislistor. För att kunna skapa fungerande prislistor måste du ha följt denna Steg-för-steg-instruktion från början. Dessutom kommer vi att behöva läsa in data till våra pris och rabattregister. En prislista i Entré kan ses som en samling regler för hur beräkningen av listans priser ska gå till. Nu ska vi skapa en prislista som heter Elgrossisten Netto. Denna kommer att kopplas mot råprisregistret och leverantörsrabattabellen för Elgrossisten. På så sätt får vi en prislista där våra rabatter i tabellen dras av från det råpris vi fått från Elgrossisten. Vi ska också se att denna redan är med i prislistan Cirkaprislista, eftersom Elgrossisten ligger med i den priskod som vi använder till cirkaprislistan. Om du skall skapa många prislistor kan det vara bra att döpa prislistorna till något som är lätt att förstå och känna igen. Klicka på Ok för att spara. Klicka sedan på flik 2. Inställning för att göra klart prislistans inställningar

91 Den nyss skapade prislistan Elgrossisten Netto. Eftersom denna hämtar priserna från prisregistret Elgrossisten kopplar vi denna prislista som: Fast kopplad till råprisregister: G16 Elgrossisten. Dessutom vill vi att rabatterna ska hämtas från rabattabellen R16 i fältet Egen rabattabell (R10-Elgrossisten Rabattabell). För att rabatten ska dras måste vi även kryssa i Dra av leverantörsrabatt. Nedan ser du dessa inställningar: När detta är klart har vi skapat en ren nettoprislista som innehåller våra inköpspriser från Elgrossisten. Om du vill skapa en nästan likadan lista är detta nu väldigt enkelt. Skapa en ny prislista och kalla den tex Elgrossisten Netto plus 20%. Fyll i inställningarna som den första listan, med tillägget att du anger ett fast påslag på 20 % i fältet Fast påslag. På detta sätt är det lite mer jobb att skapa en prislista första gången, men väldigt enkelt att skapa nya varianter på samma underlag. Underlaget är som sagt Prisregistret och Rabattabellen. Inställningar på prislistan Inställningarna på prislistan kan göras mycket flexibelt och kombinationerna är många. Nedan följer en beskrivning av alla egenskaper du kan ange på en prislista: - Prioritering enligt priskod. Om prislistan skall använda sig av en prioriteringskod (tex Cirkapris och Nettopris) så skall du kryssa i denna ruta. Om prioriteringskoden inte skall vara standardkoden Grundinställning Utpris, behöver du även ange vilken kod som avses i fältet Egen priskod. - Dra av leverantörsrabatt. Om prislistan avser en nettoprislista och du har en leverantörsrabattabell skall du ange att rabatt skall dras av. Har du inte angivit prioritering enligt priskod så skall även Egen rabattabell anges

92 - Vilket pris enligt prio. Här anger du något av ovan alternativ för Första/Lägsta/Högsta/Medel. Exempelvis kan du skapa en utprislista som beräknas från det högsta råpriset eller en inköpslista som hämtar från det lägsta priset. - Påslag från tabell. Ange om påslag skall hämtas från Egen rabattabell. Är Prioritering från priskod angiven kan påslag hämtas från prioriterad tabell. - Påslag från artikelgrupp. Du kan välja att påslag på artikeln pris skall göras från angivet påslag på artikelns grupp. Detta påslag anger du på artikelgruppen i rutinen Inställning för artikelgrupper. - Pris inkl moms. Kryssa i om priset i denna prislista skall visas inkl moms, tex en butiksprislista. - Pris visas i denna valuta. Ange vilken valuta priset visas i. Anges ej om standardvalutan avses. - Fast kopplad till råprisregister. Ange det råprisregister som skall beräknas. Anges ej om prislistan skall prioriteras. - Egen priskod. Anges om prislistan skall prioriteras och en annan priskod än Grundinställning Utpris skall användas. Detta kan tex vara inköpspris. - Prisjusteringsmodell. I en prisjusteringsmodell kan vissa artikelintervall eller grupper ha unika priser eller rabatter. - Egen rabattabell. Anges om prislistan inte skall prioriteras och du har angivit ett råpris i Fast kopplad till råprisregister. - Avrundningsmall. Anges om du vill att priset skall avrundas, tex butiksprislista. - Fast påslag. Ange vilket påslag du vill skall göras på prislistan. Påslaget anges i procent - Leverantör till beställningar. Ange vanligaste leverantör för beställningar och materialplanering. I materialplaneringens prioritering av leverantörer kan du välja mellan de leverantörer som kopplas till prislistor. - Rättighetsnivå för att se. Användare med rättighet lägre än angiven kan ej se priser eller använda denna prislista i order mm. Men, cirkaprislistan då, hur hänger den ihop med mina priser från Elgrossisten? Om du har följt exemplet ovan kommer Elgrossistens priser även att finnas med i cirkaprislistan. Detta eftersom cirkaprislistan är inställd att beräknas bl a enligt den prioriteringsordning som vi gjorde på priskoden (se även avsnittet för att skapa priskod)

93 Fältet Prioritering enligt priskod är markerad, detta ger oss en prioriteringsordning av prissättning enligt priskoden nedan. Tillsammans med fältet Vilket pris enligt prio vet vi hur prioriteringen kommer att gå till. När man registrerar en artikel på en order kommer alltså det uträknade cirkapriset att, i första hand, hämtas från Eget Utpris. Om artikeln inte finns med i detta register hämtas priset från närmast följande grossist enligt prioriteringsordningen. Vår Elgrossisten ligger som nummer 3 i prioritet. Som du ser finns det fler möjligheter att välja inställning för prioriteringslistan. Du kan t ex välja atthämta det lägsta priset från de grossister som ingår i listan, eller högsta. Du måste inte lägga upp Elgrossisten Netto som en separat prislista. Men du kan ha nytta av att lägga upp den ändå. Du kan ha den för att jämföra priser, eller om du tex avtalar med en kund om att denna ska faktureras enligt prislistan Elgrossisten Netto plus 20%. Innan vi börjar läsa in priser måste vi göra ytterligare två saker. Dels måste vi lägga upp grossistkoder för att kunna läsa in prislistan från t ex EIO och VVS-I. Använder du prisdisketter från grossisterna (grossistdisketter) kan du hoppa över detta steg. Fördelen med branschförbundens disketter är att du slipper problemet med artiklar som har olika enhet hos olika grossister. 5. Skapa grossistkoder Gå in i menyvalet Skapa / ändra prislistor och välj där alternativet Priskoder. Bilden nedan visas

94 För de EIO-grossister du vill arbeta med lägger du upp respektive grossists grossistkod. För EIO gäller dessa koder: EIO grossist Nummer EIO grossist Nummer Elektroskandia 01 Vakant 08 Ahlsell 02 Vakant 09 Selga 03 Elkedjan Grossist 10 Vakant 04 Storel 4 tkn 11 Vakant 05 Elgross n 12 Moel 06 TB El 13 Solar 07 För VVS-I är koderna: VVS-I grossist Nummer VVS-I grossist Nummer Ahlsell 01 VVS-Centrum 04 Dahl 02 Lundagrossisten 05 Onninen 03 Bra Gross 06 Om du inte arbetar med dessa grossister, kan du hoppa över detta steg. För att lägga upp en grossistkod väljer du Ny och får upp följande dialog: Ange grossistkod och grossistens namn samt vilket prisregister som skall kopplas. Färdigställ sedan genom att gå in på priskodens inställningar (flik 2) där du anger eventuell rabattabell, koppling till leverantörsregister, id i saldofråga samt bransch

95 Upprepa ovan för respektive grossist du vill arbeta med (och som finns på din branschdiskett). Färdigställ sedan genom att gå in på priskodens inställningar (flik 2) där du anger eventuell rabattabell, koppling till leverantörsregister, id i saldofråga samt bransch. Hantverksdata kan idag leverera en direktkoppling mellan vissa grossisters lagersystem och Entré. Det betyder att du i beställningssystemet kan få reda på hur många exemplar av en viss vara leverantören har på lager. Läs mer om detta i handboken för beställningar/lager

96 6. Prisinläsning Nu har du skapat prisregister och gjort inställningar för hur prislistor ska beräknas. För att läsa in en prisdiskett är det viktigt att du har en prisinläsningsmall som passar till disketten. Entré kan tillhandahålla prisinläsningsmallar för inläsning av bl.a: EIO:s prisdisketter Elkedjans prisdisketter VVS-I:s prisdisketter, Grossistdiskett Comforts prisdisketter och många fler Du som arbetar med andra prisdisketter får naturligtvis hjälp av vår kundservice att installera de korrekta inläsningsmallarna. Se även information kring import av prisinläsningsmallar i avsnittet Hantera prismallar i denna handbok. När detta är klart är du redo att läsa in priser. Öppna menyvalet Inläsning av Artiklar. Under Koppling till pris ser du vilka priser som kommer att läsas in och i vilket prisregister de kommer att hamna. Kopplingen kommer antingen från Grossistkoder, eller så kopplar du manuellt här med knappen Koppla. Registervård. Om du vet att filen du läser in bara innehåller några tusen artiklar kan du tjäna tid på att kryssa bort registervården. Vid stora prisfiler (från tex EIO/VVS-I) sparar du tid om denna är ikryssad. Töm priser. Kryssar du i denna kommer alla priser på artiklar som INTE uppdateras i denna inläsning att nollas. På så sätt nollas priserna på artiklar som inte längre prissätts (troligen utgångna). För att starta inläsningen väljer du Starta inläsning. När inläsningen är klar kommer registervård att köras på artikelregistren. Detta har vi sett till genom att klicka för inställningen Registervård utförs efter inläsning. Syftet med registervården är att sökningen i artikelregistret ska gå snabbt när du t ex registrerar en order. Detta innebär också att ingen annan användare får vara inne och jobba i Entré när du läser in prisdisketter

97 Samma principer gäller för inläsning av rabattdisketter. Du behöver de rätta rabattinläsningsmallarna. Dessa får du normalt från din grossist. När de levererar rabattdisketten skickar de med ett papper som beskriver hur rabatter och rabattgrupper är lagrade på disketten. Spara denna. Den är bra att ha när kundservice ska hjälpa dig att lägga upp en inläsningsmall för dina rabatter. Observera Prisberäkning! Om du har installerat Entre i SQL-miljö kan det vara så att grundinställning 3530, Använd förberäknade priser, är På. Denna inställning innebär att systemet arbetar med fasta priser istället för beräknade priser (Entré standard). Med fasta priser behöver inte systemet räkna ut varje artikels olika priser varje gång en artikel söks i systemet. På så sätt går sökning och visning av artikelpriser snabbare i SQL-miljö. Därför måste du utföra Prisberäkning varje gång efter att priser och rabattbrev lästs in i Entré. Efter prisinläsning visas nedan dialog om GI 3530 är På. Prisberäkning I funktionen för prisberäkning är de prislistor som berörs (av den funktion du kom från) förvalda. Skall ny prisberäkning ske klickar du på knappen Genomför. Observera att första gången du kör denna rutin kan den ta lång tid. Prisberäkningsfunktionen kan också startas manuellt, bl.a. från rutinerna Inläsning av artiklar, Inläsning av rabattdiskett, Prislistor och Prisregister. De 2 sistnämnda eftersom en ändring av beräkning i tex en prislista innebär att ny prisberäkning måste ske

98 7. Rabattinläsning Först anger du från vem rabattfilen kommer. Sök och välj korrekt leverantör. Om det inte finns en färdig mall från din leverantör, måste en ny mall skapas eller importeras från Hantverksdata s supportserver. I rutinen Rabattinläsningsmallar kan du importera, eller själv skapa, mallar för olika leverantörer. Se hur du gör nedan. Se även information i avsnittet Hantera rabattmallar samt Inläsning av rabattdiskett i denna handbok. Ange vilken rabattmall filen ska läsas in till. Vi söker och väljer Elektroskandia. Med knappen Ändra kan du ändra inläsningsmallen för rabattdisketten. Du måste veta var rabattgruppen börjar och hur lång den är. Samma sak för rabattsatsen. Kontakta kundservice för hjälp med detta. När du har valt rabattmall, fil och leverantörstabell, skall du alltid Granska. Du ser då hur grupper och rabatter kommer att läsas in. Om grupperna eller rabatterna ser felaktiga ut, kan du ändra i mallen (knappen Ändra) för att sedan gå tillbaka till denna rutin och prova igen

99 När allt ser korrekt ut skall filen läsas in. Leverantörstabellen uppdateras med nya grupper och rabatter. Observera Prisberäkning! Om du har installerat Entre i SQL-miljö kan det vara så att grundinställning 3530, Använd förberäknade priser, är På. Denna inställning innebär att systemet arbetar med fasta priser istället för beräknade priser (Entré standard). Med fasta priser behöver inte systemet räkna ut varje artikels olika priser varje gång en artikel söks i systemet. På så sätt går sökning och visning av artikelpriser snabbare i SQL-miljö. Därför måste du utföra Prisberäkning varje gång efter att priser och rabattbrev lästs in i Entré

100 Maskin / Artikeluthyrning Målsättning Maskiner och andra internt ägda arbetsredskap som används i projektarbete eller hyrs ut externt ska kunna bokas, in och utlevereras samt generera fakturering och kostnader för den tid som de används. Arbete med uthyrning av artiklar kan ske antingen från funktionen Skapa / ändra Artikeluthyrningar via knappen Uthyrningar eller direkt från registrering av arbetsorder. Artiklar som hyrs ut internt och som ska faktureras eller kostnadsföras måste registreras i en arbetsorder. För de som endast önskar boka och hålla reda på var en maskin befinner räcker det med att arbeta med funktionen Skapa / ändra Artikeluthyrningar. Beskrivning av arbetsytan Registreringsbilden är uppdelad i 2 delar där den övre visar alla artiklar som kan hyras ut. I den nedre delen visas samtliga bokningar för den artikel som är vald i den övre delen. När du kommer in i registreringen kan du göra ett eget urval för att begränsa vilka artiklar och bokningar som skall visas. Funktioner i Skapa / ändra artikeluthyrningar 1. Urval. I urvalssektionen begränsar du vad som skall visas i sektion 2, artiklar enligt urval. Här finns också knappar för att visa Uthyrningar samt Bokningsplan, mer om dessa i kommande avsnitt. Du klickar på knappen Uppdatera efter gjort urval. 2. Artiklar enligt urval. Här visas alla dina artiklar som kan hyras ut med aktuell status. Med knapparna till höger kan du: a. Ändra. Ändrar en befintlig uthyrningsartikels uthyrningsinställningar b. Skapa ny. Skapar en ny uthyrningsartikel c. Artikel. Se och ändra artikelns alla uppgifter d. Bearbeta. Ändra på alla eller markerade uthyrningsartiklar i ett svep

101 e. Utskrift. Skriva ut en lista på uthyrningsartiklar. Listan kan sorteras/grupperas på flera sätt. 3. Uthyrningar. Här visas artikelns alla uthyrningar med status och kopplad order. Med knapparna till höger kan du: a. Ändra en befintlig uthyrning, tex att inleverans har skett. b. Skapa en ny uthyrning. c. Ta bort en uthyrning d. Utskrift av uthyrningar. I kommande avsnitt beskrivs alla funktioner ovan i detalj. Att skapa ny uthyrningsartikel Artikeln måste först finnas i artikelregistret innan du kan koppla den till att kunna hyras ut. Du kan dock skapa en ny artikel i samband med att du skapar ny uthyrningsartikel genom att ange ett artikelnr som inte redan finns i artikelregistret. Det viktigaste att ange är vilken uthyrningsperiod som skall gälla för artikeln. Du kan välja per timme, halvdag, heldag, vecka, månad eller fast pris (se även inställning 2111 för grundförslag). Det är även bra att ange en grupp, det gör att du kan välja grupp som urval i uthyrningsregistret. Ändring av uthyrningsartikel När du har skapat den nya uthyrningsartikeln bör du ändra och komplettera med ytterligare uppgifter enligt nedan. Du kan bl.a. ange vilken leverantör du köper artikeln från, ett eventuellt kalkylerat pris (kalkylerat återanskaffningsvärde), senaste inköpsdatum samt vilken person som ansvarar för artikelns administration. Flera av uppgifterna går även att använda som urvalskriterier i Skapa / ändra artikeluthyrningar

102 Knappen Ta bort Du kan bara ta bort uthyrningsartiklar som inte är uthyrda. Knappen Artikel Denna knapp visar hela artikelbilden. Att tänka på när det gäller uthyrningsartiklar är bla att det kan vara bra att koppla artikeln till en artikelgrupp så att du tex kan styra intäktskontering korrekt. Andra fält som du kan vilja ändra på för uthyrningsartiklar kan vara Flik, Används för och 3.Information. Om inställning 680 är aktiv, kommer texten från fältet 3.information att infogas när du använder denna artikel i order

103 Knappen bearbeta Du kan ändra på många artiklar samtidigt med knappen Bearbeta. Om du har markerat artiklar innan, så är fältet Endast markerade artiklar ikryssat. Förläng period. Ange ett nytt datum samt klockslag. Du kan även använda kalendern/f3 för att ändra Uppdatera status. Sätter ny status på artiklarna enligt nedan. Byt grupp/artikelgrupp/leverantör/administratör. Byter valt värde mot annat. Knappen Utskrift Du kan skriva ut en lista på dina artikeluthyrningar enligt de urval du gjort. När listan körs, kan du välja gruppering på listan efter tex status eller ansvarig

104 Att skapa/ändra uthyrningar I den nedre delen av fönstret, i sektion 3. Uthyrningar, visas alla pågående och tidigare uthyrningar av den artikel som är markerad i sektion 2. Nedan går vi igenom de funktioner som finns. Skapa ny uthyrning Nedan visas dialogen för att skapa en ny uthyrning. Alla funktioner gås igenom på följande sida Artikel. I denna sektion visas uthyrningsartikelns status och debiteringssätt

105 - 2. Uthyrning. I denna sektion anger du alla villkor för denna uthyrning. o Status. Ange status. Normalt sett anges bokad vid ny uthyrning. o Ordernummer. Du kan ange vilken order som denna uthyrning skall kopplas till. Du kan även skapa en helt ny order med knappen Skapa ny order. Se även inställning 2301 där du kan styra om en uthyrning måste ha ordernummer kopplad eller ej. o Avtalsnummer. Du kan även koppla uthyrningen till att avtal som skall faktureras med jämna mellanrum. o Projekt/Objekt/Resultatenhet. Ange eventuella bokföringsbegrepp. o Vår referens. Vem hos oss som hyrt ut eller skall ansvara för uthyrningen. o Bokad period. Ange datum och eventuellt klockslag i intervall. Se även inställning 2589 huruvida systemet skall ta med helgdagar eller ej vid beräkning av uthyrningsperiod. o Antal. Visar det antal som Bokad period ger. Ändrar du antal, ändras även bokad period. o Moms. Ange den moms som skall gälla. o Utlevererad. Ange datum för nät artikeln utlevererades. o Kostnadsförd/Inlevererad. Här visas när uthyrningen inlevererades. o Inforutan. Här kan du skriva allmän info eller villkor om uthyrningen. Ändra uthyrning Ibland kan du behöva ändra på en uthyrning. Det kan tex vara status eller bokad period. När artikeln utlevereras skapas också en kostnadskontering i syfte att belasta projekt mm. Utleverans och inleverans av bokningar kan också ske via rutinen Sök i uthyrningsregistret där du utför detta med knapparna Leverera och Inleverera. Knappen Ta bort Du kan inte ta bort uthyrningar som är Uthyrda eller Försenade. Knappen Utskrift Ger dig en lista på artikelns uthyrningar. Du kan tex gruppera listan på status eller projekt

106 Sök i uthyrningsregistret I samband med att du skapar eller ändrar en bokning kan du också ändra status så att artikeln blir Utlevererad. När artikeln utlevereras skapas också en kostnadskontering i syfte att belasta projekt mm. Utleverans och inleverans av bokningar kan också ske via rutinen Sök i uthyrningsregistret där du utför detta med knapparna Leverera och Inleverera. Se bild nedan. Beroende på uthyrningens status så aktiveras knapp för att Leverera respektive att Inleverera. Funktioner i Uthyrningsregistret Många av funktionerna är samma som i rutinen Skapa / ändra artikeluthyrningar. Vi går därför bara igenom de funktioner som avviker. Knappen Order Öppnar den order, som är kopplad till uthyrningen, för redigering. Leverera och inleverera En uthyrningsartikel kan bokas i förväg. En bokad artikel är inget annat än information om ett kommande behov. I verkligheten händer det ofta att arbeten inte blir klara i tid, maskiner går sönder och försvinner. Detta gör att en bokning inte alltid kan genomföras som beräknat. Då en uthyrning verkställs så sker en utleverans och artikelns status uppdateras. Bokad period uppdateras så att datum för utleverans blir samma som första bokat datum och sista bokat datum synkroniseras. Finns det en kopplad arbetsorder kommer dess antal att uppdateras med aktuellt antal. Om arbetsordern och uthyrningsartikeln är lagerförda kommer artikeln i arbetsordern att levereras och kostnadsföras i lager. På så vis uppstår en kostnad och en intäkt (vid ev. fakturering) från arbetsordern kopplat till den uthyrda artikelns uthyrningsperiod. Knappen leverera Klicka på Leverera för att utleverera aktuell, eller markerade, bokning/ar. I samband med utleverans kan du koppla artikeln till en order för kostnadsföring eller fakturering

107 Knappen inleverera Klicka på Inleverera för att inleverera en uthyrning. Inleverans måste göras för att artikeln ånyo skall kunna hyras ut och levereras. Bearbeta Om uthyrningen inte har ett angivet inleveransdatum eller om bokningsdatum är satt till efter inleveransdatum, kan det finnas behov att löpande flytta fram inleveransdatum. Detta kan ofta vara fallet för större projekt där uthyrningsperioden kan vara svår att förutsäga. Därför finns det, under knappen Bearbeta i Sök i uthyrningsregistret, en möjlighet att sätta nytt inleveransdatum för en eller flera markerade artiklar. De uthyrningar som har arbetsorder kopplade kommer då automatiskt att uppdateras med antal enligt det nya inleveransdatumet. På så sätt uppdateras också projektunderlag med löpande kostnader för inhyrda maskiner. Väljer du alternativet Uppdatera status ovan får du välja mellan alternativen nedan. Knappen Utskrift Du kan skriva ut en lista på aktuella bokningar och gruppera denna lista på flera olika sätt. Bokningsplan/Uthyrningskalendern

108 Klicka på knappen Bokningsplan i uthyrningsregistret för att se en grafisk vy över alla uthyrningar. I den övre sektionen kan du göra olika urval i syfte att begränsa vilka bokningar som visas. Denna kalender kan du starta från artikeluthyrningar eller separat från menyvalet Uthyrningskalendern i menyträdet. Funktioner i uthyrningskalendern - Knappen Uppdatera. Efter att du gjort ett nytt urval måste du klicka på Uppdatera för vyn skall visas med de nya villkoren. - Knappen Utskrift ger dig en lista på bokningarna. Listan kan grupperas på projektledare mm. - Genom att klicka för Dagar, Veckor eller Månader så snabbt skifta tidsaxel och få en större överblick över bokningarna. - Färgerna som visas avser bokningens status. Dessa färger kan du själv bestämma via inställningarna Knappen Uthyrningar startar fönstret Sök i uthyrningsregistret - Knappen Uthyr.artiklar startar fönstret Skapa / ändra artikeluthyrningar. Skapa / Ändra uthyrningsgrupp Uthyrningsgrupp används som urval i Skapa / ändra artikeluthyrningar och Uthyrningskalendern och underlättar ditt arbete i dessa rutiner då dessa endast visar artiklar som ingår i vald grupp

109 Flikar, Artikelstrukturer och Sökreferenser Artikelstruktur Entré Artikelstrukturhantering ger dig flera värdefulla finesser. Du kan bla använda artikelstruktur till paketerbjudanden och merförsäljning i både butik och order. Förklaring av arbetsytan i Artikelstrukturer: Bilden för Artikelstrukturer är uppdelad i 3 olika sektioner där sektion 1.Urval är den del där du gör ditt urval för vad som skall visas i sektion 2. Artikelstrukturer. Sektion 3. Innehåll i struktur visar innehållet för den strukturartikel som är markerad i sektion 2. Nedan går vi detaljerat igenom funktionerna i sektion 2 och 3. Skapa ny artikelstruktur När du väljer att skapa en ny artikelstruktur så anger du för vilken artikel strukturen skall skapas. Du kan välja en befintlig artikel eller skapa en ny i detta läge. För att skapa en ny, skriv ett artikelnummer som inte redan finns i artikelregistret. Därefter kan du ange en beskrivande text för strukturen samt ange vilken typ av struktur som skall användas för denna artikel. När du skapat den nya strukturartikeln kan du klicka på knappen Ändra komplettera med eventuell lagerkod, flik och bokföringsbegrepp som skall gälla för strukturen

110 5 olika strukturtyper kan användas kan användas i Entré, nedan följer en förklaring till de olika typerna. Sammansättning: Detta används om du sätter samman komponenter till en färdig produkt. När man trycker på knappen Sätt ihop tas ingående komponenter ut ur lager. Artikeln används som vanligt i order. Knappen Sätt ihop är bara aktiv för sammansättningar. Paket: Ett paket används oftast då du säljer flera artiklar i ett paket till ett rabatterat pris. Detta kan tex vara en stereoanläggning som man vill sätta ett smakligt pris på (tex 5.995:-) istället för summan av de separata delarna. I ordern visas endast paketartikeln, ej de ingående komponenterna. Paketets inpris beräknas enligt ingående komponenters inpris. Utpriset enligt paketartikelns utpris. Ersättningsartikel: Om en artikel har utgått ur ditt sortiment och ersatts av en annan så byter systemet ut den utgångna artikeln (huvudartikeln) till den nya artikeln (komponentartikeln) då man använder den utgångna artikeln. Merförsäljning: Du kan koppla ett antal merförsäljningsartiklar till en artikel. Då du använder artikeln i tex order visas en lista på merförsäljningsartiklar som kunden kan välja att köpa till. Observera också, när det gäller merförsäljning, att du kan koppla en flik till merförsäljningen. Detta innebär att alla artiklar som ingår i fliken kommer att trigga merförsäljning på samma sätt som huvudartikeln gör. Extraartikel: En extraartikel har en fast koppling med huvudartikeln. När man köper huvudartikeln följer alltid extraartikeln med till ordern/kvittot. Lägga till komponenter till strukturartikeln När strukturartikeln är skapad skall ingående komponenter läggas till. Detta gör du genom att klicka på knappen Skapa ny i sektion 3. Innehåll i struktur. - Antal. Ange hur många av komponenten som skall ingå i strukturen. - Konstant antal. Om antal inte skall vara lika många som antal för strukturartikeln vid försäljning, kryssar du i denna. - Lagerkod. Ange eventuell lagerkod för komponenten. - Du kan ange olika bokföringsbegrepp för varje ingående komponent - Vill du ändra på några av uppgifterna i komponenten, klickar du på knappen Ändra

111 När detta är klart så kan du börja använda dig av strukturartiklarna i systemet. Nedan följer några exempel hur olika strukturartiklar kan användas. Sammansättning: Detta används om du sätter samman komponenter till en färdig produkt. När man trycker på knappen Sätt ihop i rutinen Artikelstrukturer, tas ingående komponenter ut ur lager. Artikeln används som vanligt i order. Knappen Sätt ihop är bara aktiv då en sammansättningsartikel är markerad. Ange antal och eventuellt period. Period används för period att bokföra materialkostnaden i. Se även inställning 2462 huruvida kostnadskontering skall ske vid sammansättning Paket: Ett paket används oftast då du säljer flera artiklar i ett paket till ett rabatterat pris. Detta kan tex vara en stereoanläggning som man vill sätta ett smakligt pris på istället för summan av de separata delarna. Paketets inpris beräknas enligt ingående komponenters inpris. Utpriset enligt paketartikelns utpris. Om du aktiverar inställning 1666 (och 1635) så visas ingående komponenter (och antal) i paketet som textrader i ordern (se nedan), annars visas endast paketartikeln. Ersättningsartikel: Om en artikel har utgått ur ditt sortiment och ersatts av en annan så byter systemet automatiskt ut den utgångna artikeln (huvudartikeln) till den nya artikeln (komponentartikeln) då man använder den utgångna artikeln. Merförsäljning: Du kan koppla ett antal merförsäljningsartiklar till en artikel (eller flik). Då du använder artikeln visas en lista på merförsäljningsartiklar som kunden kan välja att köpa till. För att detta skall ske automatiskt i orderregistret, så skall inställning 734 aktiveras. I butikssystemet är det alltid aktiverat

112 Skriv in det antal kunden vill köpa i kolumnen Infogas. Klicka därefter Ok så infogas alla artiklar som valts. Extraartikel: En extraartikel har en fast koppling med huvudartikeln. När man köper huvudartikeln infogas alltid extraartikeln med till ordern/kvittot. För att detta skall ske automatiskt i orderregistret, så skall inställning 735 aktiveras. I butikssystemet är det alltid aktiverat. Strukturartikel i Orderregistret Om du klickar på knappen Ändra artikel i orderregistreringen och artikeln är en artikelstruktur, öppnas strukturregistret med aktuell artikel som förvalt urval. När du klickar på knappen Ändra artikel öppnas registret artikelstrukturer

113 Strukturartikel i Artikelregistret Knappen Struktur är endast aktiv om aktuell artikel är en artikelstruktur. Klickar du på knappen öppnas strukturregistret med aktuell artikel som förvalt urval. Skapa / ändra Sökreferenser Målsättning Det finns två syften med sökreferenser för artiklar. 1. Primärt ska sökreferens komma ihåg ändrade eller dubbla EAN-koder (och PLU-koder). Det är inte ovanligt att en artikel byter EAN-kod eftersom den t.ex. köps in från en alternativ leverantör eller ändrar specifikation. I butiken sorteras den ändå i samma hylla, eller hänger under samma krok, som de tidigare inköpta motsvarande artiklarna. Om inte både den äldre och den nya EAN-koden kan sökas i Entré kommer det att skapa problem för kassapersonalen. Det är också vanligt att flera artiklar kan ha samma EAN-kod och endast skiljer sig åt avseende färg eller liknande. 2. Att fritt kunna gruppera och söka artiklar som är likvärdiga trots att de har olika artikelnummer och kommer från olika leverantörer. Med en gruppering blir det därmed mycket enklare att välja rätt artikel vid registrering. Ändrade EAN-koder Ändrade EAN-koder sparas alltid automatiskt, både då man ändrar artikelns EAN-kod manuellt och då den uppdateras via inläsning av priser från fil. När EAN-koden ändras på artikeln sparas både den gamla och den nya koden som en sökreferens. Det betyder att det inte spelar någon roll vilken EAN-kod som du anger när du registrerar, systemet hittar alltid artikeln oavsett

114 Klicka på knappen Sökreferenser för att se artikelns sökreferenser. Ovan visas ett exempel på en artikel som, via prisinläsning, har fått en ändrad EAN-kod. Systemet sparar den gamla som en sökreferens så att artikel hittas på båda EAN-koderna

115 Dubbla EAN-koder Det är inte helt ovanligt att flera artiklar kan ha samma EAN-kod. Förekommer det, så kan systemet även hantera detta. Nedan ett exempel på dialog i butikssystemet där du kan välja vilken artikel av de med samma EAN-kod som skall väljas. Se även inställningarna 1623, 458 och 2992 för hur sökning skall ske i butik och ordersystemet. Flera typer av sökreferenser Det är inte bara EAN-koder som kan sparas som sökreferens. EAN och PLU-kod sparas automatiskt, men även artikelnummer kan manuellt läggas in som sökreferens på en artikel. Det går att skapa ett obegränsat antal koder för varje artikel

116 I vilken ordning söker Entré Entré kan söka efter artiklar på flera sätt. Om man skriver in ett artikelnummer i en order och trycker på Enter så söker Entré normalt, såvida man inte valt en annan inställning, efter en artikel med det artikelnummer man anger. Finns inte numret som artikelnummer, söker Entré efter samma nummer i Sökreferenser. Grundprincipen är att sökreferenser alltid kommer sist. Sedan bestäms ordningen beroende på var i Entré man söker och vilken inställning som är vald för sökordning. Se grundinställningarna 1623, 2992 för inställning av detta. Observera att butik och order kan ha olika inställningar. Gruppera artiklar med sökreferens En annan användning av sökreferenser är att koppla ihop flera artiklar till samma sökreferens. Syftet är att underlätta val av artiklar som är likvärdiga. I nedan exempel visas dessutom de artiklar som är Bästa val med grönt. Koppling av Bästa val kan du göra på artiklar i rutinen Bearbeta artiklar. Här visas en grupp artiklar som samlats ihop under samma sökreferens EKKJ. Anger man EKKJ som artikelnummer i en order och trycker Enter så visas nedan bild (såvida det inte redan finns en artikel med artikelnummer som börjar med EKKJ ). Genom att stega fram till önskad artikel och trycka Enter infogas den på raden i ordern. Samma artikel kan ingå i obegränsat antal olika sökreferenser

117 Markerar man flera artiklar får man dessutom välja antal innan alla valda infogas i ordern. Här har två artiklar markerats. Eftersom båda kommer att infogas i ordern direkt får man ange antal innan fönstret med sökreferenser avslutas. Man kan naturligtvis redigera antalet på varje rad i ordern efteråt. Skapa grupper med sökreferenser För att skapa grupper med sökreferenser utgår man ifrån funktionen Sökreferenser och markerar ett antal artiklar som man vill gruppera. I exemplet nedan har vi gjort 2 olika urval, dels på artikelnummer som börjar på 04 och dels genom att tryck F3 och göra ett ytterligare urval på artiklar vars text börjar på FK 1,5. Obs! Du kan också kryssa i rutan Med sökreferens för att visa alla artiklar som finns kopplade som sökreferenser. Obs! För att selektera artiklar som börjar på 04 skall du ange 04* som urval. Denna dialog för sökfilter aktiverar du genom att tryck på F3 i artikeltexten. Du kan göra flera kombinationer av urval

118 Markera sedan de artiklar (i kolumnen Vald ) som ska grupperas i samma sökreferens. Om urvalet redan har begräsat listan till att visa endast önskade artiklar markeras alla. Det gör man genom att klicka på pilsymbolen i knappen markera, alternativt genom att trycka Alt+Mellanslag via tangentbordet. Välj sedan Markera alla. Markera alla är ett snabbt sätt att markera många artiklar. Ett annat bra alternativ är att markera den första artikeln manuellt och sedan stega ner till den sista du vill få markerad, förutsatt att de ligger i en följd, och välja Markera hit. Det går också bra att addera artiklar i flera steg, så att man markerar en grupp och lägger till sökreferens och sedan markerar ytterligare en grupp och adderar till samma. Koppla unik sökkod För att koppla markerade artiklar till en sökreferens väljer man nu Skapa ny i den nedre sektionen med 3. Sökreferenser. Genom att ange en unik Sökkod, som inte finns som artikelnummer, kommer alla markerade artiklar att visas om man anger koden i t.ex. orderregistreringen. Nu kopplas markerade artikelnummer till sökreferensen FK1,5 i sökreferensregistret. En unik fördel med sökreferenser, jämfört med t.ex. flikar, är att en artikel kan ingå i obegränsat antal sökkoder. Samma artikelnummer för t.ex. en kabel kan ingå i olika sökkoder för både dimension, antal ledare och typ av hölje

119 Inläsning av sökreferenser I rutinen Sökreferensgrupperingar kan sökreferenser läsas in från en fil. Tryck på knappen läs in från fil för att starta inläsningsrutinen. Du hämtar den fil du vill läsa in samt ställer in vilka positioner som artikelnummer och sökreferenskod skall ha. Om filen är semikolonseparerad, kryssar du i detta och anger fält ordning i fälten Startposition... Du kan Granska innehållet innan du läser in filen

120 Flikhantering Flik är ett sätt att dela in artiklar i grupper i syfte att underlätta sökning av artiklar. Du kan söka artiklar via flikregistret i orderregistrering, beställningar, kalkyl, lageruttag samt i kvittoregistrering. All hantering av flikar finns samlat i nedan menyer i Artikelhanteringen. I Skapa / ändra flikar lägger du upp flikar manuellt. Sök i flikträdet är ett sätt att söka flikar via ett mappträd. Sök i flikregistret är ett alternativt sätt att söka flikar som även visar artikelns alla priser. I Inläsning av flikar kan du läsa in flikar om du har en leverantör som tillhandahåller detta. Skapa / ändra flikar Om du inte har en leverantör som kan leverera färdiga flikar via datamedia så kan du ändå skapa ett flikregister manuellt. Gå in i rutinen Skapa / ändra flikar. För att skapa en ny flik, klickar du på knappen Ny. Ange en lämplig flik-kod och benämning. Kryssa även i Visa flik, annars kommer inte fliken att vara sökbar på de ställen där sökning via flik kan göras

121 Nu har vi skapat en flik, men det återstår att ange vilka artiklar som ska vara med i fliken. Med knappen Lägg till kan du infoga enstaka artiklar i fliken. Med knappen Artiklar kan du däremot infoga ett helt artikelintervall i fliken. Nedan dialog visas när du klickar på knappen Artiklar. Ange (eller sök) artikelnummerintervall. När du sedan väljer Ok får du upp följande bild, kom ihåg att markera i kolumnen Vald innan du fortsätter, annars hämtas inte artiklarna in till din flik. Du kan också markera i intervall med knappen Markera. Klicka sedan på knappen Ok när du är klar med din markering så infogas valda artiklar till fliken SPISAR

122 Sökning via flikregistret Nedan visas ett exempel i orderregistret där sökning efter artikel kan ske via flik. Tryck Ctrl+F3 för att söka i flikregistret. När du har markerat den artikel du vill ha klickar du på knappen Välj. Om artikeln har flera priser, kan du istället markera prisregister, i sektion 3.Priser, och klicka på knappen Välj med pris för att hämta artikeln med angivet pris. Välj vilken flik som skall visas. Sökning på flik i orderregistret kan även ske genom att du högerklickar i artikelfältet eller klickar på knappen Sök på flik i orderregistreringen. Sökning i flik kan ske på 3 olika sätt. Standardsökning anger du i grundinställning Knappen "Sök på flik" har 3 olika sökutseenden. Du kan välja mellan: 1=Standard, alla flikar i en lista och varje fliks artiklar visas i lista under. 2=Med flik och prisregister, ger lista på alla artiklar enligt flikurval och lista på alla råpriser till varje artikel, 3=Med fliksystem. Eget trädsystem med flikar. Obs! Du kan alltid söka efter flikar i artikelregistreringar genom att trycka: Ctrl+F3 söker flikar Med flik och prisregister. Ctrl+Shift+F3 söker flikar Med fliksystem Tänk på! Om du har tillgång till en flikdiskett kan du läsa in denna i Entré, så slipper du arbeta manuellt för att ange vilka artiklar som ska ingå i fliken. Se separat avsnitt för inläsning av flikar i denna handbok. För ytterligare information om användning av flik, läsa även avsnitten om orderregistrering och kassa/butik

123 Sök i Flikträdet Entré flikträd är uppbyggt som ett mappträd där du själv kan skapa logiska och strukturerade grupperingar (flikar) av artiklar i sorteringssyfte så att du snabbare kan söka och hitta artiklar i tex order och beställningar. Flikträdet använder sig av befintliga flikar i systemet. Du kan själv enkelt skapa ett eller flera flikträd, allt beroende på vilka behov du har av att kunna sortera/indela dina artiklar. Du kan också koppla flikträd till en kund. Det betyder att sökning i flikträd i order automatiskt hamnar på den flik som kopplats till aktuell kund. Vissa branscher/leverantörer tillhandahåller flikar på datamedia som du kan läsa in i Entré. Ovan visas ett flikträd där den översta nivån har kallats för VVS. Under denna har man skapat ytterligare nivåer för att kunna förfina sökning och filtrering. Beskrivning av funktioner i Flikträdet - Ändra. Med denna knapp kan du ändra vilken flik som skall kopplas till aktuell mapp i trädet. Samtidigt kan du även ändra sortering på mappen i trädet. - Lägg till. Med denna funktion lägger du till flikar under markerad mapp i trädet. Observera att samma flik kan förekomma på flera ställen i trädet. Det kan tex vara reservdelar som kan tillhöra flera olika flikar. - Ta bort. Här tar du bort mappar ur trädet. - Skapa träd. Du kan ha flera olika träd om du vill. - Fliken. Öppnar flikregistret och ger dig möjlighet att addera artiklar till fliken. - Sök och Sök igen. Du kan söka text i flikträdet. Programmet hoppar till första post som motsvarar din sökning. Hoppa till nästa post med knappen Sök igen Minimerar och expanderar hela trädet på en gång. - Utskrift. När du väljer utskrift, kan du välja mellan att skriva aktuell flik, aktuellt träd eller allt. Har du valt ett filkträd som kopplats till en kund, kommer kundens namn med på utskriften. - Artikel. Öppnar artikelbilden för aktuell artikel

124 Inläsning av flikar Med denna funktion kan du läsa in artikelflikar. Artiklar som kopplas till flikar blir möjliga att söka efter per flik i tex order. I och med att artiklarna är uppdelade per flik så hittar du vad du letar efter mycket lättare. I exemplet nedan visas fliksystemet från VVS-branschen. Filen som innehåller flikarna för VVS tillhandahålls av Katalogtjänst. Klicka på knappen Diskett om du vill läsa in flikar från fil. Urval. Ange filnamn som innehåller flikarna du skall läsa in. Flik och Text. Ange även start och längd för flik och text i rutorna till vänster. I Codepage anger du filens teckenuppsättning. Detta för att åäö skall visas korrekt i granskningsfönstret. Växla mellan Dos och Windows och klicka på knappen Granska, när åäö syns korrekt har du valt rätt codepage. Inledande rubrikrad. Kryssa bara i denna om första raden i filen är en upplysningsrad. Ersätt befintliga namn. Kryssa i om befintliga benämningar på flikar skall ersättas. Sätt Visa flik för nya. I flikhanteringen kan man välja om flikarna skall visas vid sökning efter flikar i tex order. Kryssa i om detta skall gälla. Ser allt korrekt ut klickar du på knappen Läs in filen. Läs in valda läser in markerade rader

125 Efter inläsning visas alla flikar i flikregistret. Med knapparna Visa.. kan du markera vilka flikar, med innehåll, som skall visas när du söker efter artiklar via flik. Under 2. Artiklar under fliken, visas alla artiklar som kopplats till denna flik. Kopplingen görs, normalt sett, i samband med prisinläsning, men kan också göras med knapparna Lägg till och Artiklar

126 Sidoregister och artikelinställningar I denna menygren under Artikelhantering hittar du en mängd funktioner för att styra artiklars konteringar, påslag, rabatter mm. Nedan går vi igenom alla underliggande menyfunktioner. I Inställning för artikelgrupper hanteras en mängd undantag som skall gälla för en grupp av artiklar Maximera påslag ger dig möjlighet att beloppsmässigt begränsa det påslag som kan göras. Med en avrundningsmall kan en prislista avrundas till mer jämna och smakfulla belopp. I leverantörstabellerna anger du dina inköpsrabatter. Med mängdrabatter kan du ge rabatter vid belopp eller antalsförsäljning. Artikelpåslag är en funktionalitet för att automatiskt styra en artikels utpris i relation till dess manuella inpris. Inställning för Artikelgrupper Alla artiklars som säljs konteras och hanteras enligt de generella villkor för kontering mm som styrs via grundinställningarna. Dock finns ofta behov av att särhantera vissa artiklar på olika sätt, tex kontering, moms och rabatter. Detta görs via artikelgrupper. Varje artikel kan ingå i en artikelgrupp, detta anger du på artikeln. Det är vanligt att skapa en artikelgrupp för arbete och tjänster för att kunna särkontera intäkter samt styra att normal rabatt på denna grupp ej skall utgå. De inställningar du gör på artikelgrupperna här överrider de inställningar du eventuellt gjort på kunden eller ordern. I nedan exempel tittar vi närmare på artikelgruppen Arb. Skriv ut en lista på alla dina särhanterade artikelgrupper

127 Inställningarna för artikelgruppen ARB ser du nedan. Här ändrar du även inställningar för de övriga artikelgrupper ni använder på ditt företag. Inställningar på artikelgruppen: Försäljningskonto. All försäljning av artiklar som ingår i denna artikelgrupp (Arb) kommer att få 3250 som försäljningskonto istället för det försäljningskonto som finns angivet på momssatsen alternativt grundinställningskontot (inst 68). Ange ett Kostnadskonto om det skall avvika från grundinställningarna (137) Ange ett Motkonto material om det skall avvika från grundinställningarna (413) Försäljningskonto butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas kontering. Kostnadskonto butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas kontering. Resultatenhet butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas resultatenhet. Resultatenhet anger du om denna grupp skall avvika från orderns resultatenhet. Påslag i prislista. Detta fält används i kombination med fältet Påslag från artikelgrupp på prislistorna. Om detta är påslaget i prislistan används den procentsats du anger på artikelgruppen i denna rutin som ytterligare påslag. Artikelpåslag för manuella inköpspriser skall kopplas att gälla per artikelgrupp

128 Täckningsgrad. Ange den täckningsgrad som skall gälla för artiklar i denna grupp där artikeln saknar inköpspris. Anges inget värde, gäller inställning 182. Varning låg TG. Ange vid vilken nivå systemet skall varna om TG understigs i kassa/order. Anges inget värde, gäller inställning Ange den Typ av moms som skall gälla för artikelgruppen. Utan rabatt till kund innebär att artiklar i denna grupp aldrig kommer att rabatteras. Materialkonteras inte betyder att artiklar i denna grupp inte skall materialkonteras. Exempel på detta kan tex vara arbete eller resor. Lagerförs ej används också för tex arbete och resor. Det finns även generella grundinställningar för om hela systemet skall arbete med lagerföring eller ej. Vid Ingen priskontroll kontrollerar systemet ej om artiklarna i gruppen har nollpriser i samband med fakturering av order. Observera att priskontroll generellt anges med grundinställning Kan generera försäkringsdialog. Kryssa i denna om artiklar som ingår i denna grupp skall kunna generera dialog för försäljning av försäkring (Solid). Detta kräver även avtal med Solid samt tilläggsprogramvara. Ytberäkning. Angivna värden används för att avgöra om debitering skall ske i ytberäkning/normtidsfakturering. Knappen Artiklar. Klicka på denna knapp för att visa vilka artiklar som är kopplade till aktuell artikelgrupp. När du registrerar artiklar på en order som ingår i artikelgruppen ARB kommer försäljningen att konteras som i exemplet ovan, I orderregistreringen kan du se konteringen för varje rad genom att välja knappen Extra info

129 Maximera påslag Denna funktion används i de fall man behöver begränsa täckningsgraden vid försäljning. Detta används oftast vid försäljning av varor med stora belopp som tex oljepannor od. På dessa varor kan man oftast inte ha samma marginal som på övrigt sortiment. Observera att detta endast gäller för styckpris, att sälja 1000 st a 100 kr innebär ingen TG-begränsning. På alla varor, i exemplet ovan, mellan och kommer systemet att acceptera endast 20% påslag när du registrerar artiklar med dessa belopp i order/kassa

130 Avrundningsmallar Denna funktion används i de fall man vill avrunda artiklarnas utpris. Ofta vill man ju ha ett jämnt pris. Istället för att artikeln tex kostar så kan avrundningsmallen runda av detta till ex Avrundningsmallen kopplar du sedan till prislistan. Du kan alltså ha olika avrundningsmallar för olika prislistor. Klicka på flik 2. Inställningar för att redigera avrundningar. När du klickar på knappen Ändra eller Lägg till visas nedan dialog där du anger villkoren för avrundningen. - Avrundning. Ange i vilket beloppsintervall avrundningen skall gälla. Olika belopp kräver oftast olika avrundningar. - Avrunda till. Ange ett utav de alternativ som visas för avrundningens storlek. - Avdrag. För att få ett smakligare pris, tex 3995:- istället för 4000:- kan avdrag användas. Avdraget görs efter avrundningen

131 Avrundningsmallen kopplar du på prislistan. Detta används oftast endast på försäljningspriser, tex kassaprislistan där man vill ha avrundade priser. Obs! I butikssystemet finns en separat inställning (inst. 176) för hur hela slutbeloppet på ett kvitto skall avrundas

132 Leverantörsrabattabeller Leverantörsrabattabeller används främst för att räkna ut ditt inpris på artiklarna. I flera hantverksbranscher har man ofta flera grossister som kan leverera samma artiklar. Från varje grossist kan man få rabatt på ett sk grundnettopris som kan vara olika för olika artiklar. Artiklarna delas då in i sk material- eller rabattgrupper för att förenkla rabattgivningen. Det kan dock förekomma rabatter på enstaka artiklar. Dessa kan också hanteras i leverantörsrabattabellen. I leverantörsrabattabellen kan du manuellt, eller via inläsning från diskett eller fil (se även separat beskrivning om detta i denna handbok), ange dina rabatter per grupp eller artikelnummer. Du kan ha en separat rabattabell från varje grossist. Rabattabellen kopplar du sedan till grossistens prislista för att skapa ditt nettopris. Du kan också använda en leverantörsrabattabell för att göra differentierade påslag på ditt utpris. Markera den tabell du vill ändra på och klicka sedan på flik 2.Ändra i tabell

133 Funktioner i Leverantörsrabattabeller - Öka/Minska. Med dessa knappar kan du öka eller minska aktuell grupps rabatt eller påslag. Ställ markören i kolumnen Rabatt eller Påslag innan du ökar/minskar. - Ändra. Visar dialog för att ändra rabatt eller påslag på aktuell grupp/artikel. Står markören i rabatt- eller påslagskolumnerna visas endast dialog för aktuell kolumn. - Ändra markerade. Visar nedan dialog där du kan göra 3 olika typer av rabattändringar på rabatt och påslag: - Ersätt rabatt/påslag. Ersätter markerade gruppers rabatt med det värde du anger i Rabatt. - Addera till rabatt/påslag. Adderar markerade gruppers befintliga rabatt med det värde du anger i Rabatt. - Rabatt på rabatt. Systemet räknar rabatt på rabatt och sparar det nya värdet i tabellen. Exempel: Om befintlig rabatt är 10% och du anger ytterligare 5% kommer värdet som sparas att bli 14,5%. - Skapa ny. Öppnar dialog för att manuellt skapa ny grupp med rabatt och påslag. - Ta bort. Tar bort aktuell grupp ur tabellen. - Bort markerade. Funktion för att ta bort alla markerade grupper

134 - Importera. Funktion för att importera grupper till aktuell tabell från andra tabeller i aktuellt företag eller andra företag. Du kan även hämta grupper från kundtabeller, prisregister eller artikelgrupper. När du har valt importmodell, kan du också välja om även rabatter och påslag skall importeras. Det vanligaste är att man vill hämta från annan leverantörstabell i annat bolag. - Visa artiklar. Visar alla artiklar med aktuell rabattgrupp i råprisregistret. - Skriv ut. Skriver ut tabellens innehåll till en lista. - Markera. Knapp för att markera intervall av artiklar. - Diskett. Öppnar funktion för inläsning av rabattgrupper vis datamedia. Se även separat beskrivning av rabattgruppsinläsning i annat avsnitt i denna handbok. Mängdrabatter Funktionaliteten för mängdrabatthantering är aktiv överallt där varor säljs i Entré, alltså inte bara i butikssystemet utan även i order. Med Mängdrabatter kan rabatt ges beroende på kvittots totalsumma, antal artiklar som säljs samt billigaste gratis. Rutinen för mängdrabatter är uppbyggd i 3 olika delar. I den övre delen av fönstret gör du ett urval för att begränsa vad som visas i sektion 2 och 3. Under sektion 2 visas de mängdrabattregler som finns upplagda och i sektion 3 visas utförda försäljningar per mängdrabattregel

135 Klicka på knappen gå till om du vill se ordern/fakturan som rabatten hamnat på. Se hela visar all information på raden. Nedan går vi, i detalj, igenom förutsättningarna för varje typ av rabatt som kan förekomma. De olika typerna är: 1. Rabatt vid totalsumma: Denna typ utlöses då kvittots (eller orderns) summa överstiger värdet som står i fältet Lägsta totalsumma. Ange hur länge regeln skall gälla. Oavsett datum, kan regeln ändå inaktiveras. Här anger du om denna typ av rabatt skall kunna kombineras med andra typer av rabatter. Regeln utlöses av totalsumman, därför anger vi heller inget i övriga fält i denna sektion 3. Om du ej anger en artikel, används en vanlig textrad som avdragsrad. Ange rabatt i % (av kvittosumman) eller ett fast avdrag. Ange konto som skall användas för avdraget

136 2. Rabatt vid antal. Används då ett visst antal av en vara skall ge en rabatt. Då denna rabatt endast avser rabatt vid ett visst antal av en viss vara så kan vi låta andra rabatter gälla också. Ange den artikel som antalsrabatten avser. Ange det minimiantal som skall utlösa rabatten. Du kan också ange ett maxantal för rabatten. Det betyder i detta fall att kunden inte får rabatt för mer än max 10 st. Ange rabatt i % (av kvittosumman) eller ett fast avdrag. 3. Billigaste gratis. Denna använder du när den billigaste artikeln skall vara gratis. I detta fall anger vi att alla artiklar i fliken Spot kan vara föremål för att ge den billigaste artikeln gratis. Vi måste även ange hur många kunden måste köpa innan den billigaste blir gratis. Du kan också ange ett maxantal för rabatten. Det betyder i detta fall att kunden inte får rabatt för mer än max 30 st. Ange konto som skall användas för avdraget. Exempel på dialog i kassan vid mängdrabatt: Observera att det är först när du trycker F12 för att betala som mängdrabatten utlöses

137 Vid betalning: Mängdrabatt med 20 % då man köper minst 5 st av varan enligt exempelregel 2 ovan. Artikelpåslag Funktionen för artikelpåslag har tillkommit för att automatiskt kunna styra en artikels utpris i relation till dess manuella inköpspris. Relationen mellan inköpspris och utpris kan dessutom variera beroende på hur högt inköpspris är. Det betyder att en vara som har ett inköpspris på tex 10 kr kanske skall ha ett påslag på 300%, medan en annan vara med inköpspris mellan 100 tom 1000 kr skall ha ett påslag på 200%. Du kan skapa flera olika regelverk för artikelpåslag. Varje regelverk kan innehålla olika beloppsoch påslagsgränser så att olika grupper av artiklar kan ha olika påslag. Kopplingen mellan artikelpåslagen och dina artiklar sker alltså på artikelgruppnivå, alla artiklar i en och samma artikelgrupp har samma påslagsvillkor. Klicka på knappen Skapa Ny för att skapa en ny påslagsmodell. Du kan även kopiera en befintlig modell till en ny och sedan redigera denna

138 Redigering av påslagsmodell. Klicka på knappen Ny för att skapa ett nytt påslag med beloppsgräns. Påslaget gäller upp tom angivet belopp. Inställning för Artikelgrupper Nästa steg är att koppla vilka grupper av artiklar som skall ha en artikelpåslagsmodell. Som tidigare nämnts så måste artiklarna ingå i en artikelgrupp. Denna artikelgrupp skall du lägga upp i rutinen Inställning för artikelgrupper på vilken påslaget kopplas under flik 2. Inställning. Nedan visas detta ett exempel där vi kopplat artikelgrupp Div till att omfattas av påslagsmodellen 1.Specialvaror

139 Kontrollera även att de artiklar du vill hantera på detta sätt ingår i din artikelgrupp (enligt ovan exempel Div ). När detta är gjort kan du börja använda funktionen i Entré. Obs! Grundinställning 406 måste vara satt till På för att denna funktion skall kunna aktiveras. Observera också en ytterligare funktionalitet i detta. Funktionen innebär att en artikel, som ingår i en artikelgrupp med koppling till Artikelpåslag för manuella inköpspris, där artikelns inköpspris vid registrering i tex order är 0, kommer att tvingas ha ett inköpspris

140 Nedan visas ett exempel där inköpspris 100 kr ger ett automatiskt utpris på 300 kr. Inköpspriset 100:- ger ett automatsikt utpris på 300:-, helt enligt påslagstabellen nedan

141 Prisjusteringsmodeller Funktionen för prisjusteringsmodell har tillkommit för att automatiskt kunna styra utvalda kundoch inpriser på tex artikelgrupp eller i olika artikelintervall. När du skapar en ny modell anger du om den skall avse kundpriser eller nettopriser samt om pris avser fast pris eller prisjustering. En justering kan använda påslag och rabatt medan alternativen Nettopris/Kundpris bara kan använda fast pris. I exemplet nedan (justering) ges 10% rabatt på artikelintervallet till Urvalet kan ytterligare förfinas genom att ange artikelgrupp och/eller prisintervall. Istället för rabatt kan även påslag eller fast pris anges. Du kan skapa så många prisjusteringar du vill per modell. En modell som avser kundpris kan kopplas på order, kund, prislista och prisregister och slår alltså igenom på priser i tex orderregistrering. En modell med nettopris kan ej kopplas till prislistor

142 Utskrifter Artiklar Här hittar du ett antal utskrifter av artikeletiketter och artikellistor. Alla listor är skapade med rapportverktyget Crystal Report vilket ger dig möjligheter att skapa egna företagsanpassade rapporter eller etiketterutskrifter. Du kan också kontakta Hantverksdata för hjälp med rapportanpassningar. Du har möjlighet att bestämma Typ av prislista, urval och sortering för utskrifterna. Markera den rapport du vill skriva ut. Observera att etikettutskrifterna är anpassade till speciella utskriftsformat. Dessa kan behöva anpassning innan de passar din skrivare. Välj vilken typ av priser du skall skriva. Beroende på vilken Typ av prislista du väljer så ändras alternativen för vilka priser/prislistor som skall skrivas. Om du väljer Kundpriser, Projektpriser eller Kampanj, får du också välja vilken kunds, projekts, eller kampanjs prissättning som skall gälla. När du har valt rapport, Typ av prislista samt vilka priser som skall kunna visas i rapporten, går du vidare genom att klicka på flik 2.Urval där du skall göra ett urval av artiklar innan rapporten körs

143 Innan du skriver ut bör du göra ett urval av de artiklar du är intresserad av. I sektion 3. Urval kan du kombinera olika urval för att kunna få ut rätt sortiment på utskriften, i sektion 4. Sortering kan du välja hur rapporten skall sorteras alternativt grupperas och i sektion 5. Destination talar du om vart utskriften skall skickas. Vill du se hur resultatet blir innan du skriver ut, kan du klicka på knappen Visa på skärmen. På nästa sida ser du några exempel på artikelutskrifter

144 Exempel på utskrifter: Artikellista: Etiketter:

145 Grundinställningar I grundinställningarna anger du de grundvärden som skall gälla för artikelhanteringen som helhet. Här samlas inställningar för standard prislistor, registreringsmallar, prisinläsningar registreringsvillkor mm. Inställningarna är ifyllda med grundvärden med de mest förekommande alternativen. Nedan går vi igenom alla inställningar i detalj. Alla grundinställningar samlas under menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar. Förutom artikelhanteringens egna grundinställningar finns det även en hel del generella grundinställningar som påverkar hur artiklar hanteras i övriga systemet. Dessa inställningar finns beskrivna i varje delsystems handbok. Alla grundinställningar finner du i menyträdet under System, Allmänna sidoregister. Observera att åtkomsten till grundinställningarna ofta är rättighetsskyddad av ditt företag. Artikelhanteringens grundinställningar I grundinställningarna för artikelhanteringen finns flera undermenyer där vi samlat inställningar som hör ihop med varandra. Markera den meny du vill arbeta med och de olika inställningarna visas till höger med Inställningsrubriken, aktuellt värde och inställningens nummer. I denna handbok refererar vi ofta till olika inställningsnummer. Du kan därför också söka efter inställningsnummer med knappen Sök. För att ändra på en inställning så klickar du på knappen Ändra

146 Artikelstruktur 735. Ange På om artikelstrukturen Extra artikel skall vara aktiv i ordersystemet. I butikssystemet är artikelstruktur alltid aktiv Ange På om artikelstrukturen Merförsäljning skall vara aktiv i ordersystemet. I butikssystemet är artikelstruktur alltid aktiv För artikelstrukturer av typ "Sammansatt" finns en funktion "Sätt ihop". Då den utförs tas strukturens komponenter ut ur lager och strukturartikeln läggs in. Normalt är detta endast en förändring av antal i lager som inte bokförs. Med denna inställning aktiv skapas underlag i materialkonteringen med komponenternas och strukturartikelns lagervärde. Värdet av respektive artikel beräknas med vanlig inköpsprisberäkning, vägt inköpspris om det är aktivt, annars enligt systemets angivna inköpsprislista Ange på om paketets innehåll skall visas i klartext som en textrad under huvud artikeln Ange På om paketets ingående artiklar skall visas som en textrad vid registrering av order Då man söker artiklar, t.ex. i order, finns en kolumn med lagerantal. Den visar det aktuella antalet som finns i lager. Om artikeln är en strukturartikel av typen "Paket", d.v.s. en artikel som egentligen består av flera andra artiklar, så styr du här om lagerantal ska vara det största antal som kan levereras av någon av de ingående artiklarna, eller om det ska vara det aktuella antalet på huvudartikeln. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. Filformat 50. Ange de filformat (filändelser) för bilder som systemet skall kunna hantera. Detta har betydelse när man söker och kopplar bild till an artikel Ange vilka filformat som systemet skall hantera vid inläsning av flikfiler Ange vilka filformat som systemet skall hantera vid inläsning av rabattfiler Ange vilka filformat som systemet skall hantera vid inläsning av sökreferensfiler

147 Kampanjer Om du aktiverar denna inställning hanteras endast kampanjer av det äldre formatet. Detta kan endast vara giltigt om du fortfarande använder den äldre kampanjhanteringen (före 2005). Vi rekommenderar att du inte har denna inställning aktiv utan alltid använder den nyare kampanjhanteringen Normalt används endast kampanjpris om priset är lägre än kundens normala pris. Med denna inställning aktiv kommer en artikel som ingår i en kampanj alltid att få kampanjens pris. Denna inställning kan också aktiveras per kampanj i kampanjregistret. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. Mallinställningar 503. Ange de filtyper som skall användas när systemet söker efter prismallar att importera FTP-sökväg att använda för import av prismallar. Vi rekommenderar att lämna fältet tomt, då används Hantverksdata s standardsökväg FTP-sökväg att använda för import av rabattmallar. Vi rekommenderar att lämna fältet tomt, då används Hantverksdata s standardsökväg. 35. Lista på databasfält som skall visas då man skapar nya prismallar. Lämna tomt om alla standardfält skall kunna vara valbara Ange vilken registreringsmall som skall föreslås som standard när nya artiklar skapas. Prisinläsning Sätt denna inställning till På om systemet aldrig skall föreslå att registervård skall utföras efter prisinläsning. Detta kan även slås På/Av när prisinläsning utförs. Vid

148 inläsning av stora prisfiler bör registervård utföras då detta sparar tid vid inläsning. Små prisfiler vinner på att registervård ej utförs. 26. Ange vilka filformat som systemet skall hantera vid inläsning av prisfiler Sätt denna inställning till På om systemet skall föreslå att prisfilen skall tas bort efter utförd prisinläsning Prisinläsningar som ska verifieras innan priserna läses in prisregistret mellanlagras i denna katalog. Efter genomförd inläsning tas underlaget bort. Anges inget används katalog "Prisinläsningsloggar" som standard. 38. Komprimerade filtyper. Ange vilka filtyper som kan innehålla komprimerade filer För att hantera artiklars antal internt med minsta kalkylerbara enhet så kan Entré omvandla priser vid inläsning och antal vid beställning till det antal som leverantören levererar artikeln i. Då är det viktigt att enhetskoden inte ersätts i artikelregistret vid prisinläsning. Med denna inställning aktiv kommer befintliga enhetskoder i Entrés artikelregister aldrig att skrivas över vid prisinläsning om det finns en kod angiven. Det enda undantaget är om man läser in omvandlingstabeller för enhetskoder Ange standard diskenhet för prisfiler. Används som enhetsförslag vid prisinläsning om ingen fast koppling finns på mallen. 30. Här kan du ange vilken prismall som skall föreslås som standard vid prisinläsning. Prisfiler från EIO Om du har ett abonnemang hos EIO för prisfiler, har du också ett användarnamn och lösenord för inloggning på EIO s hemsida. Om du anger detta här, kan Entré föreslå att hämta EIO s prisfiler från EIO s hemsida automatiskt vid prisinläsning Se punkt ovan. Lösenord visas aldrig i klartext när du anger det i denna inställning EIO s sökväg för att hämta prisfiler. Lämna tomt för standard sökväg. Verifiering av priser Med denna inställning kan artiklar i "Verifiera prisinläsning" visas med en egen färg om de har fått priset ändrat för att de tillhör en enhetskod som har en annan förpackningsstorlek är vad artikeln har i Entré Med denna inställning kan artiklar i "Verifiera prisinläsning" som saknades i senaste inläsningen visas med en egen färg Med denna inställning kan artiklar i "Verifiera prisinläsning" med nytt pris visas med en egen färg Med denna inställning kan nya artiklar i "Verifiera prisinläsning" visas med en egen färg

149 Prislistor Använd förberäknade priser. Prisberäkning sker som standard varje gång ett pris ska användas. Med denna inställning aktiv används istället priser som beräknats i förhand. För att det ska fungera måste man köra en beräkning för alla prislistors pris. Priser måste också räknas om efter prisinläsning eller efter man ändrat inställningar för en prislista. Om man manuellt ändrar på ett grossistpris när denna inställning är aktiv så räknas artikelns pris automatiskt om för alla prislistor som inte har inställt att de inte ska räknas om automatiskt. Denna inställning aktiveras oftast bara i SQL-miljö med många artiklar Generella priser används alltid först om det finns kund, projekt eller tabellunika priser utan pris. Med denna inställning På så gäller kund, projekt och tabellunika priser även om de inte har ett pris angivet. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla Ange vilken prislista som skall användas som systemets butiksprislista. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. 16. Inställning för systemets cirkaprislista (försäljningspris). Är detta fält inte ifyllt kommer du inte att se något cirkapris på artikeln. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla Rabattabell med rabatt och påslag angiven på tom grupp kan tolkas på 2 sätt. Med denna inställning av så får alla artiklar som inte får rabatt/påslag via en annan grupp den rabatt/påslag som den tomma gruppen ger. Om denna inställning är påslagen så får endast de artiklar som saknar grupp, rabatt/påslag från tom grupp i rabattabell. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla Inställning för systemets inköpsprislista OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla Textinställning för prislista Textinställning för prisregister Ange vilken leverantörstabell som systemet skall söka grupp i då ny artikel skapas manuellt Ange vilken leverantörstabell 2 som systemet skall söka grupp i då ny artikel skapas manuellt Standardinställning för val av prisregister som manuellt skapade artiklars pris ska sparas i. Här ställer man förslagsvis in sitt råprisregister för egna artiklar Standardinställning för val av prisregister 2 som manuellt skapade artiklars pris ska sparas i. Här ställer man förslagsvis in sitt råprisregister för egna artiklar

150 Rapporter I denna inställningsmeny kan du ange egna rapportfiler (Crystal Report) för ovan nämnda utskrifter. Anger du inget i inställningen, används Entré standardrapport. Kontakta vår konsultavdelningen om du behöver anpassade rapporter. Registrering Ange vilken mall som skall visas som en knapp i rutinen Skapa / ändra artikel Ange vilken sökordning som skall gälla när man söker efter artiklar via textinmatning i order, beställningar och lageruttag. Anger du sökning enligt nedan så försöker systemet att hitta angiven text först på artikelns text och sedan i artikelns artikelnummer I order, inköpsorder och lageruttag söker Entré efter artiklar i den prioritetsordning som anges här. I artikelregistret finns 3 olika fält som identifierar en artikel, Artikelnummer, EAN kod och PLU kod. Artikelnummer och EAN kod är unika, d.v.s. det ska endast finnas en artikel per kod. Vid sökning hämtas alltid den första. Utöver dessa tre fält kan artiklar sökas med "Sökreferenser". Sökning med en sökreferens sker endast då ingen träff sker i Artikelnummer, EAN eller PLU. OBS denna inställning kräver omstart av

151 Entré för att gälla Texter som kommer med vid registrering av artikel. Dessa finns sedan också tillgängliga för utskrift, dock beroende på hur din blankett är konstruerad. Uthyrning Om en order innehåller artiklar som är kopplade till en uthyrning, som inte är återlämnad, kan den normalt inte faktureras. Med denna inställning kan man styra hur ordern får faktureras. o o Fakturera inte. Fakturering av ej inlevererade artiklar tillåts inte. Fakturera och inleverera. Man får då frågan om man vill avsluta uthyrningen i samband med faktureringen. Svarar man ja så faktureras ordern och uthyrningen avslutas. Observera att uthyrningstiden inte uppdateras. Om man önskar att återlämningstiden ska sättas till ett annat datum så måste uthyrningen avslutas som vanligt, d.v.s. inte automatiskt från faktureringen. o Fakturera utan att inleverera. Fakturering sker utan fråga och utan att inleverans sker Med denna inställning aktiv måste alltid en kundorder kopplas till en leverans av en bokad uthyrning Uthyrningar som ska debiteras till kund eller kostnadsföras på projekt måste kopplas till en kundorder. Om uthyrningsartikeln är bokad i uthyrningen, inte från kundorder, så

152 kopplas ingen order automatiskt. Vid utleverans skall då order kopplas eller skapas. Med denna inställning anges vilken ordertyp som ska användas för att kopplas eller skapas ny Med denna inställning aktiv exkluderas helgdagar då uthyrningskostnad och antal dagar beräknas Ange vilken typ som skall användas som förslag för nya uthyrningsartiklar Textinställning för status för uthyrd artikel. Dock måste minsta antal vara 6 rader. Om inget anges används följande som standard: o Ledig o Bokad o Uthyrd o Försenad o På service o Utrangerad Vid inleverans av en uthyrd artikel kan denna text adderas som en textrad. Texten kan innehålla måsvingar "{}" som referens till text i uthyrningen som ska visas. Om inget anges skapas ingen textrad. Exempel: Utlämnad {Uthyrning.BokUtDat}, Återlämnad {Uthyrning.BokInDat} Ange tidsintervall för artikeluthyrning. Intervallen kan ändras. Dock måste minsta antal vara 6 rader. Om inget anges används följande som standard: o Per timme o Per halvdag o Per dag o Per vecka o Per månad o Fast pris Status för en uthyrning. Rubriker för status kan ändras. Dock måste minsta antal vara 6 rader. Om inget anges används följande som standard: o Bokad o Vänta på levererans o Utlevererad o Försenad o Annullerad o Avslutad

153 Bokningsplan Ange den bredd kolumnen med den anställdes namn skall ha ( i pixels). Standard är Ange vilken färg som skall användas för att visa bokad artikel i bokningsplan Ange vilken färg som skall användas för att visa bokning som väntar på leverans i bokningsplan Ange vilken färg som skall användas för att visa försenad bokning i bokningsplan Ange vilken färg som skall användas för att visa utlevererad artikel i bokningsplan Normalt visas endast uthyrningsartikelns artikelnummer i kolumnen längst till vänster i bokningsplanen. Med denna inställning aktiv visas även artikelns text. Utrymmet för texten ökas då till 2 rader, så att hela bokningsplanen får färre rader, fast högre