SnabbGuide. version Winassist system AB

Transkript

1 Standard version 9.60 SnabbGuide Winassist system AB Sjöängsvägen 15, Sollentuna, Sverige Telefon , Fax E-post Huvudkontor Sthlm-Sollentuna kommun, Org-nr. SE

2 Innehållsförteckning Välkommen!...3 Fordon, Ägare och Betalare...4 Befintligt fordon...4 Sök Fordon...4 Nytt fordon...6 Registrera Fordon...6 Koppla Ägare till Fordon...7 Arbetsorder...10 Skapa ny Arbetsorder...10 Sök Arbetsorder...16 Dra självrisk...17 Fakturera Försäkringsbolaget...17 Fakturera Kunden...20 Artiklar och Reservdelar...22 Lägg upp ny artikel...22 Sök artikel Winassist system AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist system AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

3 Välkommen! Detta är en SnabbGuide för WinAssist Standard. Syftet med guiden är att du som användare snabbt och enkelt ska kunna komma igång med att använda systemet och lära dig några grundläggande funktioner. Vi går igenom följande områden: Fordon, Ägare och Betalare o Söka och registrera Arbetsorder o Skapa och fakturera Självrisk o Fakturera kund och försäkringsbolag Reservdelar Du får med dessa baskunskaper en bra grund att utforska övriga delar av systemet och ta del av all den branschspecifika funktionalitet som finns. WinAssist började utvecklas 1987 på en medelstor bilverkstad och har sedan dess kontinuerligt förbättrats och anpassats för att möta våra kunders skiftande behov. En mycket viktig pusselbit i detta arbete är det nära samarbete vi har och har haft med våra kunder. Dessutom har vi själva mångårig erfarenhet av bil- och verkstadsbranschen! WinAssist finns idag hos drygt 500 kunder av de mest skiftande slag. Det är verkstäder, butiker, kommuner etc. Allt från enmansföretag till företag eller organisationer med användare med mixade auktorisationer och leverantörer. Genom att du på detta sätt får en snabb inblick i systemet hoppas och tror vi att du tycker WinAssist är just det hjälpmedel du behöver för att driva din verksamhet på bästa sätt! 3

4 Fordon, Ägare och Betalare Fordonsregistret används vid nyuppläggning, ändring och borttagning av fordon. WinAssist klarar att lagra alla typer av fordon: bilar, sopmaskiner, gräsklippare m.m. Därför finns det två fält för fordonsidentifikation: Regnr och Objekt ID. Varje fordon måste ges en identifikation i WinAssist och registreringsnummer används om fordonet har ett sådant. I det här avsnittet ska vi se närmare på hur du kan söka fram befintliga fordon i fordonsregistret och hur du kan lägga upp helt nya. Befintligt fordon Sök Fordon Vi börjar med att söka fram ett fordon som redan finns registrerat i systemet. Här väljer vi ett fordon med registreringsnummer AAH För att komma till Fordonsbilden klickar du på fliken Fordon. Markören står nu i fältet längst ner till vänster. Skriv in fordonets registreringsnummer och tryck Enter ( ). 4

5 2. Du får då fram de uppgifter om fordonet och ägaren som finns registrerat i systemet. Om du klickar på flikarna Ägare och Betalare får du ytterligare information. I detta läge kan du nu också bläddra i fordonsregistret genom att använda pilarna längst ner till vänster. Enkel-pil gör att du tar ett steg framåt eller bakåt i nummer-serien. Med dubbelpil kommer du till början eller slutet av nummerserien. 5

6 Nytt fordon Registrera Fordon 1. Vi ska nu registrera ett nytt fordon och utgår, som i förra exemplet, från fliken Fordon. Klicka på knappen Nytt Fordon. 2. Bilden där du registrerar ett nytt fordon visas och markören ställer sig i fältet Regnr. Skriv in fordonets registreringsnummer eller objekt ID och tryck Enter. 6

7 3. Om fordonet finns registrerat sedan tidigare visas dessa uppgifter annars skriver du in de nya uppgifterna om fordonet. Har du koppling till Sema eller Postnet använder du dig av den tjänsten för att få fram uppgifter från CBR. Nästa steg är att koppla ihop Fordonet med en Ägare. Det gör du genom att klicka på Koppla Ägare. Koppla Ägare till Fordon 1. När du klickat på Koppla Ägare kommer du till bilden för att fylla i ägaruppgifter. 7

8 2. Fyll i uppgifter om ägaren. 3. När du är klar med registreringen klickar du på Spara. Nu har vi kopplat ihop Fordon och Ägare. Ägare och Betalare är i det här fallet samma men kan även vara två olika, exempelvis Ägare är ABB men Betalare är GE Capital. 8

9 4. Klicka på Spara och du kommer tillbaka till Fordonsfliken och alla uppgifter finns nu samlade under denna flik. 9

10 Arbetsorder Att arbeta med arbetsorder och kontantnota är den funktion som du troligen kommer att använda mest i WinAssist. Här sker registrering och bearbetning av arbetsordrar, kontantnota, faktura, garantiunderlag, kreditering samt följesedlar. Registrering av en arbetsorder sker i två steg. Steg 1 består av att fylla i fordons- och kunduppgifter samt orderrader. På bilden nedan, som kan betraktas som huvudet och kroppen på en vanlig manuell faktura, finns de fält som ska fyllas i. Steg 2 kommer du till när du klickar på Summera. Här visas en summering av vad som registrerats på orderraderna och du bestämmer nu om arbetsordern ska bli en faktura, kontantbetalning, kredit, internfaktura eller följesedel. Du drar även självrisker vid försäkringsarbeten på den bilden. Skapa ny Arbetsorder 1. För att skapa en ny Arbetsorder klickar du på knappen Skapa ny Arbetsorder. 2. Markören ställer sig nu i fältet Regnr där du skriver in aktuellt registreringsnummer. I detta fall använder vi AAH

11 3. Tryck Enter ( ) och huvudet blir automatiskt ifyllt med de uppgifter som finns lagrade sedan tidigare. Längst ner ser du nu att ett inmatningsfält har kommit till. Det är här du skapar dina orderrader. 4. Tryck på Tab-tangenten för att flytta markören till Km.ställn. och fyll i aktuell mätarställning. I vårt exempel

12 5. Nu är det dags att fylla i vilket arbete som ska utföras. Det första du måste göra är att definiera vilken typ av orderrad som ska registreras. Detta för att programmet ska veta från vilka register som olika uppgifter ska hämtas ifrån samt hur beloppen som finns på raderna ska bokföras. Sju olika typer av rader finns att välja mellan: A = Arbetsrad (avser registrering av vanligt arbete) R = Reservdelar (avser registrering av reservdelar) F = Främmande arbete (avser registrering av arbete som är inköpt externt, exempelvis plåt, lack) E = Egna konton (avser registrering av egendefinierade konton, exempelvis frakt) T = Text (avser registrering av fritext) O = Operationer (avser registrering av arbete som finns i operationsregister) P = Paket (avser registrering av arbete och reservdelar i paketform) 6. För att starta registrering går du ner till Ny Rad nere i vänstra hörnet och skriv A (Arbete) i fältet. Tryck Enter 7. och bokföringskonto visas: A, Konto: 3010 Arbete. 8. Tryck Tab för att komma till Benämning. Skriv in det som ska göras, i detta fall skriver vi BYTE KOPPLING. Här får du plats med max 24 tecken. 12

13 9. Gå till Antal och skriv in hur många timmar arbetet tar. Om du trycker Enter i detta läge så förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Om du inte vill ta upp raden direkt utan vill kunna påverka Pris, Rabatt (%) eller Belopp så trycker du Tab för att komma till respektive fält för att göra dina ändringar. Om du ändrar Belopp så blir det ett fast-pris. Tryck Enter när du är klar med eventuella justeringar. 10. För att fortsätta med Arbetsordern och lägga in reservdelar går du till Ny Rad igen och skriver in R (Reservdelar). Tryck Enter och kontoinformationen visas. Markören är nu i fältet Kod/Artikelnr och du kan skriva in kod/artikelnummer för aktuell reservdel. Trycker du Enter i det här läget förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Vill du påverka Pris, Rabatt (%) eller Belopp trycker du Tab för att komma till respektive fält. När du är klar med eventuella justeringar tryck Enter och orderraderna fylls på efter hand. Om du vill söka efter en artikel klickar du på Sök eller trycker på F4 högst upp på tangentbordet. 13

14 11. Fortsätt enligt ovan om du vill lägga till ytterligare rader. Vill du lägga in fritext använder du dig av knappen Text. Här kan du skriva in obegränsat med text. I detta fall skriver vi in en anmärkning på bromsarna: Bromsar bak slitna, bör bytas inom 500 mil. Du kan se hur räkningen utvecklar sig i Informationsfönstret uppe till höger, under fliken Info. 12. Om du ångrar dig eller skriver in fel så kan du ta bort en orderrad. Det gör du genom att markera den rad du vill ta bort och sedan placera markören i kroppen på arbetsordern och höger-klicka med musen. En Snabbmeny visas där du kan göra ett antal val. För att ta bort markerad rad går du med mus-pekaren till Ta bort rader och klickar en gång och den markerade raden tas bort från orderraderna. 14

15 13. För att gå vidare och slutföra arbetsordern klickar du på Spara nere till höger. Arbetsordern tilldelas då ett nummer (AoNr). 14. Därefter kan du klicka på Summera eller trycka på F12-tangenten vilket innebär att du kommer till foten av fakturan. Här kan du bl. a. se en summering av vad som registrerats på orderraderna. 15. För att skapa en kontantfaktura trycker du på Kontantbetalning. Fakturan tilldelas då ett löpnummer och du kan sedan skriva ut fakturan. 15

16 Sök Arbetsorder När arbetet är klart kan arbetsordern enkelt hämtas fram. Det finns ett antal sökvillkor som du kan använda. 1. Gå till fliken Försäljning. Klicka på Sökningar eller tryck F4. 2. Du får då upp följande sökvillkor som du kan använda för att hitta den arbetsorder du söker. Om du exempelvis vill söka på registreringsnummer så klickar du på Regnummer och skriver in aktuellt registreringsnummer i sökfältet. 16

17 Dra självrisk Nu ska vi skapa en faktura till ett försäkringsbolag med självrisk. Vi utgår från exemplet innan, Skapa en Arbetsorder, men nu har vi inte summerat och gjort någon kontantbetalning, utan vi är kvar på arbetsordern som vi sparat. Vi har lagt in Folksam som kund med adress- och telefonuppgifter samt kundnummer 500. För att se hur du lägger in kunduppgifter, gå till föregående avsnitt där vi registrerade ägaruppgifter. Fakturera Försäkringsbolaget 1. Vi går upp till fakturahuvudet och ändrar kundnummer från kundens registreringsnummer till K02093 som Folksam har. Tryck Enter och försäkringsbolaget kommer upp som Betalare. 1. Klicka på Summera eller F12. 17

18 2. Beroende på vilken typ av försäkring som skadan avser skall självrisken dras antingen före moms eller efter moms. Två olika typer finns att välja mellan: a. Vagnskadegaranti. Självrisken ska alltid dras före moms. b. Vanlig försäkring. Självrisken ska alltid dras efter moms. Fyll i självrisken på 1000:- i fältet Självrisk efter moms då den här skadan gäller en Vanlig försäkring. Genom att flytta markören och placera den i något annat fält så uppdateras ATT BETALA. 3. Du kan också välja om du ska påföra moms på försäkringsbolaget eller kunden. Detta gör du genom att klicka på knappen Redigera självrisk. Här kan du flytta momsen till kunden eller försäkringsbolaget genom att klicka på pilarna. Klicka sedan på Ok. 18

19 4. För att skapa en faktura till försäkringsbolaget klickar du på Faktura (F4). 5. En faktura skapas och du väljer om du vill skriva ut fakturan eller inte. 19

20 Fakturera Kunden 1. Efter att du skapat en faktura kommer du tillbaka till arbetsordern och kan göra en självriskfaktura till kunden. Kunden finns nu som Betalare och kundens kundnummer är aktivt. Du ser också den text som finns på faktura-kroppen. Om fordonsägaren inte ska betala har du möjlighet att ändra betalare men inte registreringsnummer eller ägare. Självriskfakturan är en del av huvudfakturan, vilket innebär att det inte går att registrera ytterligare arbets- eller reservdelsrader. Däremot går det att registrera kompletterande textrader. 1. Klicka på Summera eller F12. 20

21 2. Om kunden ska betala kontant klickar du på Kontantbetalning (F8) eller om han ska faktureras klickar du på Faktura (F4). 21

22 Artiklar och Reservdelar I detta avsnitt går vi igenom hur du lägger upp och söker efter en artikel eller reservdel. Vi börjar med att klicka på fliken Reservdelar. Under denna flik finner du all information som du behöver för att hantera artiklar och reservdelar. Lägg upp ny artikel 1. För att lägga upp en ny artikel eller reservdel klickar du på Ny Artikel. I det här exemplet lägger vi upp motorolja, GTX3. 22

23 2. Markören ställer sig i fältet Artikelnr högst upp till vänster. Här skriver du in GTX3. Märkeskod är obligatoriskt att fylla i. Vi skriver CA som står för de två första bokstäverna i leverantörens (Castrol) namn. Vi fortsätter till Benämning 1 och skriver in MOTOROLJA CASTROL. Benämning 1 är det som skrivs ut på fakturan och den benämning du gör sökningar på. Benämning 2 är för eget bruk om du exempelvis vill precisera benämningen på något sätt. Gå till fältet Pris uppe till höger i bilden. Skriv in försäljningspriset exklusive moms. 23

24 3. Klicka i Fast inköpspris så att den lilla rutan blir markerad med en bock. Ställ markören i fältet Inköpspris och skriv in 40. Klicka på Spara och artikeln är upplagd. 24

25 Sök artikel Du kan få fram en artikel antingen genom att söka på Artikelnummer eller Benämning (Benämning 1). 1. För att söka efter en artikel så klickar du på Sök eller trycker F4. 2. Vi ska söka efter ett oljefilter som har artikelnummer 1109N3. Skriv in artikelnummer i sökfältet nere till vänster och klicka på Sök. 25

26 3. För att söka på Benämning skriver du in OLJEF och klickar på Benämning 1 för att hitta det oljefilter du söker. Du kommer då till alla artiklar som börjar på OLJEF och kan sedan bläddra dig fram till rätt artikel. 4. Klicka på Välj för att visa informationen om vald artikel. 26