Fördelning av inkomna svar (svarsfrekvens i % inom parentes):

Transkript

1 Sammanfattning av enkät till inköpare Om enkäten Enkät till inköpare skapades dels med syfte att följa upp den utbildning som genomfördes i november/december 2011 och dels för att få svar på frågor som är av vikt för projektgruppens arbete i projektet Effektivisering av inköpsverksamheten genom införande av e-beställning för inköp av varor och tjänster. Enkäten skickades till de 48 personer som 2011 var inbjudna till grundutbildningen i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Enkäten kunde besvaras mellan 10 oktober och 9 november. 29 svar inkom under perioden. Ytterligare 3 personer angav att de hade svarat, men dessa svar fanns inte bland de inkomna svaren. En av dessa tre personer hade innan svaret skulle skickas skrivit ut en kopia av sitt svar. Det har räknats med som ett ankommet svar. Därmed har 30 av 48 personer svarat på enkäten, vilket motsvarar 62,5 % Fördelning av inkomna svar (svarsfrekvens i % inom parentes): Förvaltning 8 av 9 (88,9 %) Fastighet 2 av 4 (50 %) UFA 2 av 2 (100 %) Biblioteket 2 av 2 (100 %) IT 3 av 4 (75 %) BI 0 av 5 (0 %) Konst 1 av 6 (16,7 %) DKK 12 av 16 (75 %) Information Ett fåtal av respondenterna har angett de numeriska svaren med fler än ett tal. Siffrorna har i dessa fall tolkats som ett medeltal (ex. 1-5 har tolkats som 3) och när siffrorna inte har kunnat avrundas till ett helt tal har det avrundats uppåt (ex 1-2 har tolkats som 2). Flera frågor har kunnat besvaras i textfält. Dessa svar har tolkats och därefter delats in i flera huvudgrupper. (Fråga 5, 7, 8, 12,). Fråga 10 och 14 har alla svar utskrivna i enkäten. För att ta del av alla svar i sin helhet se Bilaga 1.

2 Antal personer Antal personer Redovisning av inkomna svar 1. Hur många inköp gör du uppskattningsvis under en månad? Svaren varierar från 0-25 inköp/månad. De flesta gör få (högst 6) inköp under en månad Antal inköp per månad 2. Uppskattningsvis hur många leverantörer köper du in från under en månad? Svaren varierade från De flesta anger att de köper från få (färre än 5) leverantörerer under en månad Över 5 Antal leverantörer

3 Antal personer 3. Uppskattningsvis hur många nya leverantörer gör du inköp från under ett år som du inte har gjort inköp från tidigare? Svaren varierade från De flesta anger att de köper från två (2) eller färre nya leverantörerer under ett år Nya leverantörer 4. Uppskattningsvis hur stor andel av inköpen, uttryckt i procent, gör du med de blanketter för inköp som finns på intranätet? Andel % Antal personer

4 Antal personer 5. Beskriv, från ax till limpa, hur du gör inköp A. Specialister/mindre summor/ej ramavtal. (7 st) Har arbetat upp kontakter med handlare som har just de speciella varor som vi behöver. Har bra koll på sin egen marknad och priser. Varorna finns ej på ramavtal. Oftast inte så höga summor. Kollar priser på nätet och beställer där eller via telefon. B. Stora planerade inköp.(7 st) Gör mest stora och få inköp. Varor finns ofta på ramavtal eller ska upphandlas. Arbetar i nära kontakt med Nille. Följer reglerna, d v s kollar om det finns ramavtal, använder mallar från intranätet, avropar, tar in offerter. C. Beställare.(10 st) Upphandlingar har redan gjorts (oftast av någon annan) enligt alla regler och personen beställer sedan utifrån avtalen. Eller så finns det redan rutiner angående hur inköpen ska göras. T ex resor, hotell, företagshälsovård, fika. D. Blandning av A, B och C (3 st) E. Handlar ej/ej svarat (3 st) 6. Hur mycket tid, uttryckt i timmar, uppskattar du att du ägnar åt inköp per månad? (inklusive telefonsamtal, jämföra priser, utvärdera varor, kolla avtal, samköra med andra, kolla/attestera fakturor osv) Svaren varierade från 0 80 timmar. De flesta anger att de ägnar sig åt inköp mellan 1 och 6 timmar per månad Antal timmar per månad

5 7. Vad är fördelarna med ditt sätt att göra inköp? A. Har hittat egna leverantörer som upplevs som billiga och bra (ibland bättre än vad som finns på avtal) (4 st) B. Följer alla avtal, regler och lagar och vet att allt blir korrekt gjort. Känns tryggt. (7 st) C. Det är flexibelt och snabbt. Telefonkontakt direkt med leverantörer gör att man kan kolla upp lager, frågor, priser direkt. Personlig service. (11 st) D. Vill ha kontroll på alla avtal och inköp själv. (2 st) E. Ser inga fördelar/vet ej/inget svar. (6 st) 8. Vad tycker du skulle kunna förbättras? A. Nytt system med färdiga leverantörer med mallar borde finnas på vårt intranät. Lättare att hitta avtal. Eller hänvisningar till leverantörerna hemsidor. Samordnade beställningar. (5 st) B. Egna avtal bör göras (och görs) då upphandlade avtal inte är tillräckligt bra. (2 st) C. Det ska vara lättare att ha koll på budgeten, den ska synliggöras. Agresso upplevs som krångligt. (5 st) D. Mer info om andras upphandlingar, så man kan dra nytta av varandras arbete. Kompetensutveckling(3 st) E. Högre beloppsgränser. (2 st) F. Inga förslag på förbättringar (13 st)

6 9. Gick du utbildningen för inköpare i november/december 2011? 25 st Ja, har gått utbildningen 5 st Nej, gick inte utbildningen A. Påverkade inte mina inköp alls/nämnvärt. (14 st) B. Ökad medvetenhet i frågorna. Bättre koll på regler och lagar. (9 st) C. Köper mer enligt reglerna nu. (Både för och nackdelar) (3 st) D. Dålig kurs som inte berörde de inköp jag gör. (1 st) 10. Saknade du något i utbildningen för inköpare i november/december 2011? Har inte Ja Nej Vet ej/ingen åsikt gått utb De som angav att det saknade någonting i utbildningen lämnade följande kommentarer; -Mer tid för diskussion utifrån de inköp som görs på Konstfack. -Det hade varit intressant med en dragning av Nille på hur våra egna rutiner ser ut. Det var ett tag sedan utbildningen var nu och jag har glömt mycket, men jag har för mig att den biten var lite tunn. -Jag skulle vilja ha en kurs som snarare fokuserade på min roll som chef över andra inköpare, eftersom jag bättre vill kunna stödja min medarbetare i deras inköp. -Det vore bra med mer färdiga upphandlingsmallar inom olika områden. -Slutet hafsades över angående mutor osv. -Uppföljning personligen, det här gör du fel gör så här istället, det här gör du rätt fortsätt så här. -en diskussion om på vilken nivå vi skall lägga oss. vilken summa -Det är ett tag sedan jag gick utbildningen men jag tyckte mycket som togs upp var irrelevant, många fikapauser

7 11. Hur ofta följer du Konstfacks inköpspolicy och inköpshandbok när du gör dina inköp? Merparten (27 st) angav att de alltid eller ibland följer Konstfacks inköpspolicy och inköpshandbok när de gör sina inköp. Alltid Ibland Sällan Aldrig Hur tar du reda på hur budget ser ut inför ett inköp? A. Frågar ekonomiansvarig/administratör på min avdelning. (7 st) B. Jag har budgetansvar/har koll själv, behöver inte fråga någon annan. (9 st) C. Vet vad jag får köpa/ett delgerat ansvar, annars koll med närmaste chef. (7 st) D. Får rapporter från ekonomin regelbundet eller kollar Agresso.( 5 st) E. Vet inte/har ej koll. (2 st) 13. Tror du att det finns fler på Konstfack som köper in liknande varor som du? Om ja vilka? 25 personer angav att de tror att det finns flera på Konstfack som köper in liknande varor som de själva. Fem personer svarade nej på frågan.

8 14. Anser du att du har specialistkunskaper (varukännedom) inom ett område, som ingen eller väldigt få andra på Konstfack har? Mer än hälften (18 st) ansåg sig har specialistkunskaper inom ett område. Följande områden angavs; -Utvecklingstjänster direkt eller indirekt inom IT-området. -Företagshälsovård -Möjligen inom vissa typer av konsulttjänster. -Silversmide, gjutning, svarv, mekanik mm -Böcker och bokutgivningen. Det finns många experter på böcker inom vissa ämnesområden på skolan. Jag har väl en mer övergripande blick på utgivningen inom alla våra ämnesområden. -Fastighetsunderhåll, restaurang -Biblioteksspecifika inköp -Visitkort, telefoni, paket, brev och första hjälpen produkter. -Mätteknik, arbetsmiljö -Troligen iaf - inom HR-frågor - Johanna och Janne har motsvarande. -T ex allt som involverar formtagning. Typ silikon. -Allt som har med glasframställning att göra. -Trä och det som hör till det området typ verktyg, klingor och bandsågsblad -Allt som har med vävning och stickning att göra. sen delar jag kunskap med ytterligare en eller två om tyg och sömnad -IT -Textil kemi, textila verktyg och maskiner. -Metall -It-data hård + mjukvaror -Textila färger, hjälpkemikalier för färgning och textiltryck, textila tyger och delvis garner 15. Vem/vilka vänder du dig till om du har frågor om dina inköp? De flesta angav att de vänder sig till den inköpsanvarige. Även kollegor, chefen eller administratören angavs.