Granskning av styrning och uppföljning av avtal

Transkript

1 Revisionsrapport 5/2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna oktober januari 2016 Revisionsrapport Leif Karlsson Tilda Lindell Granskning av styrning och uppföljning av avtal Lidingö stad

2 Granskning av styrning och uppföljning av avtal Innehållsförteckning: Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Dokumentation, organisation och ansvarsfördelning Styrdokument, rutiner och mallar Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy Riktlinjer för upphandling och inköp i Lidingö stad Mallar för upphandlingsprocessen och mallar för avtal Organisation och ansvarsfördelning Upphandlings- och e-handelsenheten Bedömning Beslutsnivåer för tecknade avtal Beslutsnivåer enligt delegationsordning Tekniska nämnden Omsorgs- och socialnämnden Granskningsresultat Bedömning Styrning av avtal Utformning av avtal Granskningsresultat Bedömning Uppföljning av ingångna avtal Ansvarsfördelning och rutiner för uppföljning Upphandlings- och e-handelsenheten Tekniska förvaltningen Omsorgs- och socialnämnden Granskningsresultat Tekniska förvaltningen Omsorgs- och socialnämnden Bedömning Bilagor Bilaga Lidingö stad

3 Granskning av styrning och uppföljning av avtal Tekniska nämnden Svevia AB Skanska Asfalt och Betong AB Scandinavia VA-teknik AB Svevia AB Aarsleff Rörteknik AB Markkonsult M Eriksson E-schakt entreprenad AB Dipart Entreprenad AB Toyota Material Handling Sweden Rental AB Omsorg- och socialnämnden Silverhemmen vård- och omsorg AB Opalen vård AB Carritas Proffs Assistans HB OneMed Sverige AB CGI Sverige AB Vardaga Äldreomsorg AB Aleris omsorg...33 Familjestödsgruppen i Stockholm...33 Vårljus AB Lidingö stad

4 Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat styrning och uppföljning av avtal i staden. Den övergripande revisionsfråga som ska besvaras är om interna kontrollen inom kommunstyrelsen, stöd- och omsorgsnämnden och tekniska nämnden är tillräcklig avseende styrning och uppföljning av ingångna avtal. Revisionell bedömning: Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att intern kontroll avseende styrning och uppföljning av ingångna avtal i allt väsentligt är tillräcklig. Vår bedömning grundas på nedanstående: Vår bedömning är att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnd och teknisk nämnd har en tillfredställande omfattning av styrdokument, rutiner, avtalsmallar samt en ändamålsenlig administrativ organisation. Vi bedömer att beslutsnivåer i huvudsak följs när avtal ingås och tecknas. I några fall saknas namnförtydligande, vilket försvårar verifieringen av underskrifterna. Vidare bedömer vi utifrån valda stickprov att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden samt teknisk nämnd har säkerställt att avtalen, innehållsmässigt är upprättade enligt en tillfredställande standard, som säkerställer styrelsens/nämndernas möjlighet till styrning och uppföljning. Vi bedömer att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden och tekniska nämnden i huvudsak har säkerställt en tillfredställande uppföljning av ingångna avtal. Lidingö stad 1 av 34

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys har en granskning prioriterats inom området. Området är viktigt utifrån styrelsen och respektive nämnds verksamhetsansvar. System för styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet är grundläggande för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Kraven på styrelsen och nämnderna skiljer sig inte beroende på, i vilken regi, verksamheten utförs. Formerna får dock anpassas till om det är egen regi-verksamhet eller extern utförare. I de fall extern utförare utför verksamheten syftar den interna kontrollen till att säkerställa att verksamheten utförs enligt avtal och att, i möjligaste mån onödiga merkostnader och kvalitetsförluster undviks om en anlitad leverantör eller entreprenör inte fullgör sina åtaganden. I kommunallagen finns krav kring kontroll, styrning och uppföljning när verksamhet läggs ut på externa utförare Revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen inom kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden och tekniska nämnden tillräcklig kring styrning och uppföljning av ingångna avtal? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterier för granskningen utgörs av regler och riktlinjer för uppföljning av avtal, delegationsordning m.m Kontrollmål Nedanstående kontrollmål har varit vägledande för granskningen. Det finns tillfredställande: Styrande dokument i kommunen som säkerställer innehållsmässiga krav på avtal och uppföljning av dessa (avtalsmallar m m) Beslutsnivåer för tecknande av avtal (firmateckning, delegationsordningar m m) samt diarieföring av dessa Standard på avtal utifrån de innehållsmässiga krav som kan ställas ur styrnings- och uppföljningssynpunkt Lidingö stad 2 av 34

6 Faktisk och dokumenterad uppföljning och utvärdering av ingångna avtal 1.5. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts via studier av centrala styrdokument och överenskommelser. Vidare har en genomgång skett av ett antal utvalda avtal inom tekniska nämnden samt omsorgs- och socialnämndens verksamhetsområde. Utöver avtalen har delegationsordningar, uppföljningsdokumentation och övriga styrande och stödjande dokument avseende uppföljning studerats. Intervjuer har genomförts med följande verksamhetsföreträdare: - Upphandlingschef vid upphandlings- och e-handelsenheten, konsult- och servicekontoret - Förvaltningschef tekniska förvaltningen - Förvaltningschef omsorgs- och socialförvaltningen - Enhetschef drift och underhåll, tekniska förvaltningen - Ekonomichef, omsorgs- och socialförvaltningen - Chef avdelningen för utveckling och kvalitet, omsorgs- och socialförvaltningen - Chef familjeenheten, omsorgs- och socialförvaltningen - Entreprenad-upphandlare, tekniska förvaltningen - Upphandlare, omsorgs- och socialförvaltningen Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden samt tekniska nämndens ansvarsområden. Dessa nämnder utgör även granskningsobjekt. Lidingö stad 3 av 34

7 2. Dokumentation, organisation och ansvarsfördelning 2.1. Styrdokument, rutiner och mallar Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy Stadens upphandlings- och inköpspolicy antogs första gången av kommunfullmäktige i oktober 2011 och reviderades senast i december Upphandlings- och inköpspolicyn fastställer de principer utöver lagstiftning som gäller för stadens upphandling och inköp, och gäller för all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom staden. Syftet med policyn definieras enligt följande: - Säkerställa att upphandling och inköp sker i enlighet med lagstiftning och stadens riktlinjer. - Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av konkurrens och hållbar utveckling. - Säkerställa att upphandling och inköp görs affärsmässigt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden. Vidare uttrycker policyn vad som ska gälla för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet avseende affärsetik, samordnad upphandling, avtalstrohet och elektronisk handel. Ansvaret för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet framgår också av policyn, och är fördelat mellan kommunstyrelsen och stadens nämnder. Kommunstyrelsen ansvar innefattar att fastställa tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp, samt ha ett övergripande uppföljningsansvar för upphandlingar och inköp. Nämndernas ansvar innefattar att tillse att upphandlings- och inköpspolicyn med tillhörande tillämpningsanvisningar efterlevs, samt tillse att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns Riktlinjer för upphandling och inköp i Lidingö stad Riktlinjerna är tillämpningsanvisningar till upphandlings- och inköpspolicyn, och de beskriver mer utförligt hur och varför de olika delarna i policyn ska tillämpas samt hur förtroendevalda och anställda i Lidingö stad ska agera i upphandlings- och inköpssammanhang. Gällande avtalstrohet framgår i riktlinjerna att inköp ska ske via avtal då avtal tecknats. Avtalen ska publiceras i stadens avtalskatalog och föras över till stadens elektroniska beställningssystem och ekonomisystem, för att möjliggöra elektronisk handel och uppföljning av avtalstroheten. Vidare ska avtalstroheten följas upp månatligen och vid avtalsbrott ska det rapporteras till UEE (Upphandling och e- handelsenheten) och åtgärder ska vidtas. Lidingö stad 4 av 34

8 Vid upprepade avtalsbrott varnas förvaltningen (som mest tre varningar) innan förvaltningen ifråga påförs en kostnad motsvarande inköpen som sanktion, efter beslut av stadsledningskontoret. Det är förvaltningschefen som ansvarar för att beställare utses, och innan behörighet att beställa tilldelas i inköpssystemet måste personen i fråga gå en kurs för att bli certifierad beställare. Ansvarsfördelningen förklaras närmare på tre nivåer: kommunstyrelsen, konsultoch servicekontoret och stadens övriga nämnder. Kommunstyrelsen fastställer tillämpningsanvisningar och har ett övergripande ansvar för uppföljningen av all upphandlings- och inköpsverksamhet i staden. Konsult- och servicekontoret i egenskap av UEE ansvarar för att det finns erforderliga rutiner på upphandlingsoch inköpsområdet, och enligt tillämpningsanvisningarna för ansvarsfördelningen mellan UEE och respektive förvaltning regleras i särskild skriftlig överenskommelse. Vidare ansvarar respektive nämnd inom sitt område för att policy och tillämpningsanvisningar efterlevs, att ansvar och befogenheter i frågor kring upphandling och inköp är tydliggjort samt att medarbetare har erforderlig kompetens för att genomföra upphandlingar och inköp. Varje nämnd ansvarar även för att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns Mallar för upphandlingsprocessen och mallar för avtal Upphandlings- och e-handelsenheten har sedan cirka fyra år tillbaka arbetat med att tydliggöra och utveckla stadens struktur för upphandling och inköp, sett till såväl tekniska aspekter (implementera Agresso e-handel och koppla avtalskatalogen till upphandlingsverktyget Tendsign och ekonomisystemet Agresso) som system och rutiner). En del i detta arbete har varit att dokumentera och synliggöra upphandlingsprocessens olika delar och delmoment samt vem som ansvarar för vilken del eller moment. De delar som processen innefattar är förstudie, förfrågningsunderlag, annonsering, anbud, prövning, tilldelning, överprövning, avslut och avtalsförvaltning. För varje delmoment finns en blankett framtagen, som ger vägledning i följande frågor: - Beslut som ska fattas i detta delmoment, om tillämpligt. - Vem som ansvarar för momentets genomförande enligt HUKI 1 - Vilken/vilka rutiner som tillämpas för momentet - Vilka blanketter, mallar eller dokument som är aktuella - Dokumenthantering i Tendsign och Word, hur/var momentet ska dokumenteras 1 Huvudansvarig, Utförare, Konsulteras, Informeras Lidingö stad 5 av 34

9 Hur ansvaret för de olika delmomenten i upphandlingsprocessen fördelar sig uttrycks även i de överenskommelser som tecknas mellan UEE och respektive förvaltning Organisation och ansvarsfördelning Upphandlings- och e-handelsenheten Upphandlings- och e-handelsenheten (UEE) är en av nio enheter inom konsult- och servicekontoret och ansvarar för att driva och utveckla stadens upphandlings- och e-handelsverksamhet samt förvaltning, support och utveckling av stadens ekonomioch inköpssystem Agresso. Vid UEE finns i dagsläget följande tjänster: - 1 upphandlingschef - 5 upphandlare - 1 upphandlingskoordinator på 75 % - 1 upphandlingsjurist på 50 % - 1 tjänst för verksamhetsuppföljning av kostentreprenaderna - 1 systemförvaltare ekonomisystem Agresso - 1 e-handelskoordinator - 1 systemförvaltare på 50 % för ekonomisystem Agresso och e-handel - 2 e-handelskonsulter Respektive upphandlare är knutna som kontaktpersoner till stadens olika förvaltningar, och i vilken utsträckning de ska bistå med stöd och vägledning i upphandlingsprocessens olika skeden regleras i interna överenskommelser mellan UEE och respektive förvaltning. UEE:s ansvar för stadens upphandlings- och e- handelsverksamhet innefattar att: - Utföra upphandlingar i samråd med förvaltningarna - Verka för samordning av stadens upphandlingar - Upprätta avtal i samband med upphandlingar - Ge råd och anvisningar i upphandlingsfrågor och e-inköpsfrågor - Ansluta leverantörer till e-handelssystemet - Implementera e-beställningar i stadens förvaltningar - Förvalta och utveckla stadens ekonomi- och inköpssystem samt tillhandahålla supportfunktion för användare av detta - Samordna avtalsuppföljningen - Genomföra utbildningar inom ovanstående områden Enheten ansvarar även för uppföljningen av stadens kostentreprenader. Lidingö stad 6 av 34

10 2.3. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden samt teknisk nämnd har en tillfredställande omfattning av styrdokument, rutiner, avtalsmallar samt har tydlig roll- och ansvarsfördelning i och med de skriftliga överenskommelserna som har upprättats. Lidingö stad 7 av 34

11 3. Beslutsnivåer för tecknade avtal 3.1. Beslutsnivåer enligt delegationsordning Tekniska nämnden Tekniska nämndens delegationsordning antogs den 6 maj 2013 (TN 2013:128) och beslut om upphandling till ett värde av högst 100 basbelopp är delegerat till förvaltningschefen. Enligt nämndens bemyndigandeordning beträffande vissa förvaltningsåtgärder är även beslut om direktupphandling på den grunden att upphandlingens värde är lågt delegerat till förvaltningschefen. Enligt nämndens bemyndigandeordning har förvaltningschefen också bemyndigande att underteckna framställningar, yttranden, avtal och andra handlingar för stadens räkning (motsvarighet till firmateckning) inom ramen för den löpande verksamheten. Förvaltningschefen har rätt att skriftligen utse ersättare Omsorgs- och socialnämnden Från och med den 19 december 2014 är socialnämnden och stöd- och omsorgsnämnden (tidigare äldre- och handikappnämnden) en nämnd, omsorgsoch socialnämnden. I nämndens delegationsordning som antogs den 17 december 2014 är beslut om upphandling av vård för vuxna, barn och unga samt upphandling av övrigt till ett värde av högst 100 basbelopp delegerat till förvaltningschef. Beslut om ersättning för stadens kostnader vid vård som inte följer av författning är också delegerat till förvaltningschefen. Enligt nämndens bemyndigandeordning beträffande vissa förvaltningsåtgärder är också följande delegerat till förvaltningschefen: - Beslut om direktupphandling på den grunden att upphandlingens värde är lågt. Förvaltningschefen har rätt att skriftligen utse ersättare. - Undertecknande av framställningar, yttranden, avtal och andra handlingar för stadens räkning (motsvarighet till firmateckning) inom ramen för den löpande verksamheten. Förvaltningschefen har rätt att skriftligen utse ersättare Granskningsresultat Granskningsresultatet av tecknade avtal presenteras i nedanstående tabeller med tillhörande redogörelser: Lidingö stad 8 av 34

12 Tabell 1: Tekniska förvaltningen Avtalsleverantör Avtal/pris Undertecknat av Undertecknad i överensstämmelse med delegation Skanska Asfalt och Betong AB Undertecknat: Se avtalet: AFC6 A prislista ÄTA-arbeten särskild beslutsordning Förvaltningschef Ja Rörligapriser, handling 10.1 pris-bilaga Svevia AB Drift och underhåll Undertecknat: :- /år Rörliga priser se handling Förvaltningschef Ja Svevia AB Vinterväghållning Undertecknat: :- /år Förvaltningschef Ja Dipart Entreprenad AB Ombyggnad Larsbergskajen Se avtalet: AFC 62 Priser/mängdfört. bifogas avtal Ordförande Tekniska nämnden Ja Undertecknat: % innehålls tills entreprenaden är godkänd M Markkonsult Undertecknat: Enhetschef Nej 2 Aarsleff Rörteknik AB Undertecknat: Ramavtal se AFC 611 ÄTA-arbeten särskild beslutsordning Saknas namnförtydlig. Kan inte verifieras VA-teknik Scandinavia AB Undertecknat: Ramavtal: se avtal AFC 611 ÄTA arbeten särskild beslutsordning Saknas namnförtydlig. Kan inte verifieras E-schakt entreprenad Undertecknat: :- /år Rörliga priser trädgårdsanläggare, servicebil, lastbil och lastmaskin. Enhetschef och förvaltningschef Ja 2 Enligt nämndens bemyndigandeförteckning får enhetschef under förutsättning att budgetmedel finns besluta om upphandling till ett värde om högst 40 basbelopp per upphandling/inköp. Priset överstiger summan enligt delegation då prisbasbelopp 2013 var kr (40*44500 = ) Lidingö stad 9 av 34

13 Toyota Material Handling Rental Sweden AB Avtalstid 36 månader, hyra per månad kronor. Enhetschef Ja Undertecknat: Tabell 2: Omsorg- och socialförvaltningen Avtalsleverantör Avtal/pris Undertecknat av Undertecknad i överensstämmelse med delegation Logica Sverige AB, numera CGI Undertecknat: Priser för licenser, nyttjanderätt per månad och implementering framgår av bilaga B. Stadsdirektör och IT-strateg Ja Carema AB Linnégården Undertecknat: E/T Kommunens beslut dygnsersättning Nivå kr Nivå kr Nivå kr Förvaltningschef Ja Carema AB Furans gruppboende Undertecknat: E/T Kommunens beslut dygnsersättning Nivå kr Nivå kr Nivå kr Förvaltningschef Ja Familjestödsgruppen Stockholm AB Undertecknat: Ekonomiska villkor avtal 1.4 betalning mot löpande fakturering Förvaltningschef Ja E/T Vårljus AB Undertecknat: E/T Ekonomiska villkor avtal 1.4 betalning mot löpande fakturering Förvaltningschef Ja Carritas Proffs Assistans HB Se G2 i avtalet ersättningar Förvaltningschef Ja Avtal hemtjänst Undertecknat: Vardagar 281 kr/tim. kvällstid 306 kr/tim. helger 354 kr/tim. Vardagar 249 kr/tim. Silverhemmen vård och omsorg AB Silverhöjden omsorgsboende Kommunens beslut dygnsersättning Nivå kr Förvaltningschef Ja Lidingö stad 10 av 34

14 Undertecknat: underskrift i bilaga ändring av avtalsvillkor Aleris AB Stödboende OneMed AB sjukvårdsmaterial Opalen vård AB Söndagsgården LOV Nivå kr Nivå kr Ersättningsvillkor 1.4 i avtalet, priser finns i kravspecifikation Ramavtalsvärde Pris enligt bilaga 1 och artikelspecifikation (endast elektroniskt) 7.2 Ersättningsnivåer Kommunens beslut dygnsersättning Nivå kr Nivå kr Nivå kr Kontorschef Förvaltningschef Förvaltningschef Justering vid sjukhusvistelse, avflyttning och dödsfall Ja Ja Ja 3.3. Bedömning Vi bedömer att beslutsnivåer i huvudsak följs när avtal ingås och tecknas. I några fall saknas namnförtydligande, vilket försvårar verifieringen av underskrifterna. Lidingö stad 11 av 34

15 4. Styrning av avtal 4.1. Utformning av avtal För utformning av avtal finns det avtalsmallar i Tendsign med fasta rubriker som måste finnas i de avtal som staden tecknar, se nedanstående lista. Hur de specifika avtalsvillkoren ser ut beror dock på vilken typ av vara, tjänst eller entreprenad som avtalet gäller. Ansvaret för att utforma avtalet definieras i överenskommelsen mellan UEE och aktuell förvaltning. - Allmänna villkor - Särskilda kontraktsvillkor - Sekretess - Ekonomiska villkor - Kvalitetssäkring/uppföljning - Ansvar - Övrigt - Accept avtalsvillkor Av överenskommelsen mellan UEE och omsorgs- och socialförvaltningen framgår bland annat att framtagande av avtalsförslag ska göras av Omsorgs- och socialförvaltningens (OSF) upphandlare (OSF köper upphandlartjänst motsvarande 50 % av UEE) med stöd av OSF och eventuell extern part. I överenskommelsen mellan UEE och tekniska förvaltningen framgår att framtagande av avtalsförslag ska göras av UEE (närmare bestämt den upphandlingskonsult som utsetts till TF kontaktperson) i samråd med tekniska förvaltningen Granskningsresultat För de granskade avtalen har en kontroll gjorts om följande två styrmöjligheter och åtta sanktionsmöjligheter som finns i avtalen: godkännande av underleverantör, insyn i leverantörens företag, förlängning av avtal, vitesklausul, definition av avtalsbrott/grund för hävning, skadestånd, uppsägningsklausul samt åtgärder för tvist. Resultaten presenteras i nedanstående tabeller. Tabell 3: Tekniska förvaltningen Avtal Regleras enligt Ombyggnad av Torsviksparken (E-schakt entreprenad AB) Kontrakt gällande VA-anläggningar (Svevia AB) AB04 AB04 Lidingö stad 12 av 34

16 Ramavtal gällande ledningsrenovering (Aarsleff rörteknik AB) Ombyggnad av Larsbergskajen (Dipart Entreprenad AB) Ramavtal gällande ledningsrenovering (VA-Teknik Scandinavia AB) Kontrakt gällande löpande beläggningsunderhåll (Skanska Asfalt och Betong AB) Kontrakt gällande nyanläggning aktivitetspark Kompassen Lidingö (Markkonsult M Eriksson AB) Entreprenadkontrakt gällande vinterunderhållning (Svevia AB) Bilaga Avtalsvillkor (Toyota Material Handling Sweden Rental) AB04 AB04 AB04 AB04 AB04 AB04 Vi har bara tagit del av en villkorsbilaga. Vi kan inte uttala oss om reglering. Samtliga avtal (utom avtalet med Toyota) avser utförarentreprenader och avtalsvillkoren regleras i första hand i AB 04. I de granskade entreprenadavtalen hänvisas det även till AB 04. Parterna kan välja att avtala bort delar AB 04 och det har också skett i några avtal. Toyota Material Handling Sweden Rental AB I de allmänna villkoren framgår vad som gäller vid uppsägning, skadestånd, hävning och tvist. Toyota-avtalet är en form av leasing/hyresavtal av en truck. Tabell 4: Omsorg- och socialförvaltningen Kategori Finns Finns inte Godkännande av underleverantör 10 0 Insyn i leverantörens företag Förlängning av avtal Vitesklausul 9 1 Definition av avtalsbrott/grund för hävning 10 0 Skadestånd 10 0 Uppsägningsklausul 10 0 Åtgärder vid tvist 10 0 Handlingarnas rangordning Avtalet med företaget OneMed AB är ett leveransavtal av varor. 4 Avtalen är upphandlade LOV-avtal som inte har ett utsatt slutdatum utan löper tills de sägs upp eller avslutas av en annan anledning. Lidingö stad 13 av 34

17 4.3. Bedömning Vi bedömer utifrån stickproven att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden och tekniska nämnden i allt väsentligt har säkerställt att avtalen innehållsmässigt är upprättade, enligt en tillfredställande standard, som säkerställer styrelsens/nämndernas möjlighet till styrning och uppföljning. Lidingö stad 14 av 34

18 5. Uppföljning av ingångna avtal 5.1. Ansvarsfördelning och rutiner för uppföljning Upphandlings- och e-handelsenheten Det finns en dokumenterad riskanalys och kontrollplan för processen upphandling och inköp som omfattar tio processer. Upphandlings- och e-handelsenheten ansvarar för kontroll av fem processer i planen, och för resterande fem processer är ansvaret uppdelat mellan enheten och förvaltningarna. Två av processerna avser avtalsuppföljning enligt nedan: - Bristande leverantörsuppföljning, risk för felaktigt pris, leverans och kvalitet (respektive förvaltning och UEE ansvarar för varsin kontroll). - Avtalsuppföljning avseende kontroll av leverantör och underleverantör. Att leverantören har skuldsaldo hos Kronofogden avseende skatter och arbetsgivaravgifter eller att del föreligger risk för att bolaget blir insolvent (UEE ansvarar för bevakning av samtliga leverantörer via Creditsafe). Utöver de kontroller som finns upptagna i riskanalysen genomför UEE regelbundna kontroller av förekomsten av inköp över direktupphandlingsgränsen. Det finns en dokumenterad rutin för hur dessa kontroller ska genomföras och dokumenteras. Inom UEE är det upphandlingskoordinatorn som genomför kontroller åt förvaltningarna. Kontrollerna möjliggörs bl.a. av att avtalen integreras i Agresso och där kopplas leverantörsnamn och varugrupp till leverantörsreskontran. Vid inköp så sparas transaktionerna med olika koddelar. För aktuell uppföljningsperiod kan sedan en excel-rapport genereras för vald enhet som visar hur stor del av periodens inköp (belopp och andel) som har skett inom nedanstående koder/kategorier: - AVT inköp har skett inom avtal (ramavtal, avrop, entreprenad etc.) - DIREKT inköp har skett via direktupphandling - Ej inget avtal finns - DIV 1 inköp av inträde, biljetter, gage och restaurang - DIV 2 köp externa kurser, konferenser, logi, resor, föreläsare och författarbesök (ska inte upphandlas) - MYND köp av exempelvis myndigheter, länsstyrelsen, kommuner, inackordering, vårdkostnader, individplaceringar, skolpeng etc. - ÖHANDK köp från handkassa - (EJ bostadsanpassningsbidrag och handledare) Lidingö stad 15 av 34

19 Tekniska förvaltningen För arbetet med planering och genomförande av investeringsprojekt har tekniska förvaltningen tagit fram en processbeskrivning som konkretiserar projektprocessen i fyra övergripande faser (se nedan). Varje fas innehåller ett antal moment som kan vara relevanta inom respektive fas, beroende på vilken typ av investeringsprojekt som avses. För varje moment i respektive fas finns länkar i processbeskrivningen till tillämpliga beskrivningar och checklistor. Projekteringsskede uppstart av projektering som innefattar bland annat planering, utvärdering av entreprenadform, myndighetskontakter, projektering till förfrågningsunderlag och framtagande av mängdförteckning. Det kan resultera i beslut om att upphandling ska ske. Upphandlingsskede upphandling av entreprenad enligt LOU, innefattar momenten från planering, annonsering samt tilldelning och kontrakt. Produktionsskede syftar till att leda och samordna produktionsprocessen och innefattar bland annat projekt/byggledning, kvalitets- och miljökontroll, byggmöten, besiktningar och avstämningar gentemot budget och tidplan. Projektavslut beskrivs som länken mellan projektet och förvaltningen och innefattar bland annat slutrapportering, garantibesiktning och överlämning till drift. Tekniska förvaltningens organisation är indelad i tre enheter, Projekt och utredning, drift och underhåll samt ekonomi och kundstöd. Projektledare och utvecklare i enheten projekt och utredning ansvarar för och beställer investeringar. Förvaltare och ingenjörer inom enheten drift och underhåll ansvarar för och beställer drift och underhållsarbeten. Det finns i dagsläget 5 förvaltare och två ingenjörer som har huvudansvaret för uppföljning av drift och underhållsentreprenader inom gata, park, skog och vatten & avlopp. Vidare finns det 5 projektledare och 2 utvecklare som ansvarar för investeringsprojekt inom gata, park och vatten & avlopp fram till överlämnande till drift och underhåll Vad som ligger inom respektive förvaltares ansvarsområden finns uttryckt i en uppgiftsbeskrivning för samtliga medarbetare vid tekniska förvaltningen. Tekniska förvaltningen har planeringsmöten avseende upphandlingsläget två gånger per år, då en representant från upphandlingsenheten medverkar. Vid dessa tillfällen finns det enligt uppgift tillfälle att diskutera hur det ligger till med specifika avtal (exempelvis hur det fungerar och om något avtal är aktuellt för förlängning) samt vilka upphandlingar som är på gång. För samtliga leverantörer som staden har avtal med finns det en grundläggande bevakning av leverantörens finansiella stabilitet via CreditSafe (uppföljning av finansiell och ekonomisk status samt att leverantören betalar skatter och avgifter). Mellan åtta månader till ett år innan avtalets utgång skickas det en notis via Lidingö stad 16 av 34

20 Tendsign till entreprenadupphandlaren som uppmärksammar att avtalet är på väg att löpa ut Omsorgs- och socialnämnden Det finns per en upprättad plan för uppföljning av äldre- och handikappnämndens verksamhet. Planen är enligt uppgift föremål för en översyn för att omfatta samtliga verksamheter inom omsorgs- och socialförvaltningens verksamhetsområde. Av planen framgår att syftet med uppföljningen är att: - Följa upp beviljade insatser för att säkerställa att individen får de insatser som beviljats och att de utförs med god kvalitet. - Säkerställa att leverantören utför vad som utlovats i ingångna avtal och uppdrag samt följer gällande lagstiftning. Uppföljningen ska omfatta alla leverantörer vilket inkluderar egen regi, entreprenörer samt externa leverantörer enligt ramavtal och valfrihetssystem. En del i uppföljningen är den individuppföljning som biståndsbedömare och LSShandläggare ansvarar för att genomföra. Uppföljning ska ske två veckor efter verkställande, därefter minst en gång per år och utöver det också på förekommen anledning. I individuppföljning sker uppföljning av beslutade insatser och upprättad genomförandeplan. Den andra delen i verksamhetsuppföljningen består av att särskilda uppföljningsaktiviteter genomförs utifrån uppföljningsområden och uppföljningsobjekt som identifierats av förvaltningen. De metoder och/eller aktiviteter som kan vara aktuella utöver besök i verksamheterna är bland annat kundundersökningar, intervjuer, journalgranskningar, observationer på plats och kvalitetsundersökningar i jämförande syfte. Hos alla leverantörer som förvaltningen har avtal med finns det också en grundläggande finansiell bevakning via CreditSafe. På förvaltningen bedrivs för närvarande ett utvecklingsarbete för att skapa en gemensam grundstruktur för verksamhetsuppföljning som omfattar hela förvaltningen. Strukturen ska kunna tillämpas i ledningssystemet Stratsys Granskningsresultat I det här kapitlet sammanfattas granskningsresultatet för uppföljning av avtal, granskningsresultatet i sin helhet är lagt som en bilaga (bilaga 1). För att kontrollera uppföljning av ingångna avtal har följande kontrollerats: Vad som framgår om uppföljning i avtalen Hur den faktiska uppföljningen har gjorts och dokumenterats Tekniska förvaltningen Vid vår granskning har det framgått vid intervjuer med tekniska förvaltningen att i huvudsak följande uppföljning, beroende på vilket avtal, ska göras: Lidingö stad 17 av 34

21 Inventering av vad arbetena innebär och hur de ska genomföras. Löpande kontroller. Regelbundna drift- och byggmöten. Besiktningar av entreprenörens arbete. I kontrollen av genomförd uppföljning har vi, beroende på vilket avtal, tagit del av: Kalkyler, betalplaner och fakturor Protokoll från driftmöten och byggmöten Besiktningsprotokoll Kontrollen av genomförd uppföljning av avtalen har visat på att uppföljningar som finns dokumenterade har gjorts i enlighet med vad som har framgått av avtalen Omsorgs- och socialnämnden I avtalen inom omsorgs- och socialnämnden har det framgått att beroende på vilket avtal som avses så ska följande uppföljning ska göras: Uppföljning genom kundenkäter, fokusgrupper och statistikinsamling Erhållande av statistik Granskning av dokumentation och uppföljning av klagomål och synpunkter Oanmälda besök i verksamheten för observationer och intervjuer Uppföljningsmöten I kontrollen på genomförd uppföljning har vi, beroende på avtal, tagit del av: Patientsäkerhetsberättelser Årsrapporter Verksamhetsuppföljningar Kvalitetsbokslut Utöver dokumentation som vi har tagit del av görs, beroende på vilket avtal, enligt korrespondens med omsorgs- och socialnämnden, individuppföljning som ansvarig socialsekreterare ansvarar för. Dessutom görs uppföljning enligt socialstyrelsens utredningsmodell där handläggare i varje enskilt ärende är ansvarig. Kontroll av genomförd uppföljning av avtalen har visat på att uppföljningar som finns dokumenterade har gjorts i enlighet med vad som framgått av avtalen. Lidingö stad 18 av 34

22 5.3. Bedömning Det finns en dokumenterad riskanalys och kontrollplan för processen upphandling och inköp som omfattar tio processer. Upphandlings- och e-handelsenheten ansvarar för kontroll av fem processer i planen, och för resterande fem processer är ansvaret uppdelat mellan enheten och förvaltningarna. Vi bedömer att kommunstyrelsen, omsorgs- och socialnämnden och tekniska nämnden i huvudsak har säkerställt en tillfredställande uppföljning av ingångna avtal. Lidingö stad 19 av 34

23 Leif Karlsson Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Lidingö stad 20 av 34

24 6. Bilagor 6.1. Bilaga 1 Tekniska nämnden Följande avtal har granskats inom tekniska nämndens verksamhetsområde: Svevia AB Om avtalet Entreprenadkontrakt som omfattar samtliga vinterväghållningsarbeten inklusive sandupptagning inom Lidingö stad. Avtalstiden är Avtalet löper automatiskt ut efter avtalstidens utgång utan föregående uppsägning, men kan förlängas med ett år i taget (maximalt två års förlängning). Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår inte hur uppföljning av entreprenaden ska ske. Till avtalet hör dock utöver skötselkartor även administrativa föreskrifter och kravbeskrivning med minimikrav. Från tekniska förvaltningen uppges att det sker en mer fortlöpande uppföljning under hela avtalsperioden när det gäller driftentreprenader som denna, framförallt genom regelbundna driftmöten men också genom uppföljningar inför och efter en ny säsong. Vid utvärderingsmöten innan säsongen för vinterväghållningen påbörjas ska entreprenören kunna uppmärksamma saker som påverkar arbetet, men som de inte kan råda över. Vid säsongsavlut så används uppföljningen för att utvärdera hur entreprenaden har bedrivits. Vidare så uppger förvaltningen att kundtjänst utgör en viktig del i uppföljningsarbete, eftersom det är där alla klagomål kommer in. Representanter från kundtjänst sitter ibland med på byggmöten. Av de administrativa föreskrifterna framgår att besiktningar ska genomföras fortlöpande under entreprenadtiden för att bedöma objektens skötselstatus i förhållande till kontraktsenligt ställda krav. Inför entreprenadens avslut ska beställaren kalla till slutbesiktning. Vidare framgår att beställaren ska kalla till startmöte samt att bygg- och driftmöten hålls efter kallelse av beställaren. Entreprenören är skyldig att löpande föra dagbok över utfört arbete. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av betalplan för år , fakturor för december 2013 och februari 2014 samt fyra protokoll från driftmöten för år 2013, 2014 och Fakturorna överensstämmer med betalplanen och av driftprotokollen framgår att representanter från entreprenör och Lidingö stad har medverkat samt att Lidingö stad 21 av 34

25 föregående protokoll, planerade arbeten och pågående arbeten har följts upp. Värt att notera är att rutiner kring stadens kundtjänst avseende felanmälan har diskuterats i protokoll, daterat 10 februari Enligt uppgift från förvaltningen utgör kundtjänst en viktig del i felanmälan i och med att det är de som mottar inkommande klagomål på entreprenaden. Ibland deltar även representanter från kundtjänst på driftmöten. Skanska Asfalt och Betong AB Om avtalet Entreprenaden avser beläggningsarbete som enligt kontraktet är av underhållskaraktär och arbeten avropas successivt efter en av Lidingö stad fastställd plan. Ursprungliga avtalstiden löpte från med möjlighet till förlängning ett år i taget, maximalt två år. Avtalet har förlängts efter 31 mars Uppföljning enligt avtal Det framgår inte direkt av avtalet hur uppföljning ska ske, men till avtalet hör ytterligare kontraktshandlingar som redovisas i sin helhet i en kompletterande handling (9.2 Upphandlingsföreskrifter AFB 2.1.7). Enligt entreprenadföreskrifterna ska entreprenören genomföra en syn/okulärbesiktning och inkomma med offert inför uppdragets påbörjande. Att entreprenören genomför en syn inför arbetet är framförallt för att kunna uppmärksamma förhållanden, som kan påverka arbetet eller åverkan på platsen, som entreprenören inte gett upphov till. När respektive arbetsuppdrag avropas, enligt uppgift från tekniska förvaltningen, sker först en inventering av vad arbetet innebär och hur det ska genomföras. Därefter genomförs löpande kontroller under arbetets gång och efter färdigställande. Hur stor den föregående inventeringen är och vilka kontroller som sker under och efter arbetet är också beroende av vad arbetet avser, exempelvis kanske inte ett farthinder kräver samma typ av uppföljning som ny-asfaltering av GC-vägar. Vidare framgår av entreprenadföreskrifterna att byggmöten ska hållas normalt en gång i månaden under entreprenadtiden. Projektmöten ska hållas en gång i veckan under tider under året som entreprenaden är igång kring pågående och planerade arbeten. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av ett besiktningsprotokoll för beläggningsarbeten 2013 och ett protokoll för slutbesiktning av ett genomfört arbete under Utöver det har vi även tagit del av fakturor med tillhörande specifikationer för år 2013 och 2014 och två protokoll från möten med entreprenören (byggmöte samt möte daterat ). Lidingö stad 22 av 34

26 Av protokollet från byggmötet framgår bland annat att föregående mötesprotokoll samt pågående, planerade och avslutade arbeten har behandlats. I mötesprotokollet 2014 har omständigheter som påverkat kvaliteten som staden erhållit i utförda arbeten diskuterats (att arbeten som beslutats tidigt trots allt har genomförts sent på året vilket har påverkat slutresultatet) samt vilka förväntningar staden har på entreprenören framöver. Scandinavia VA-teknik AB Om avtalet Ramavtal avseende utförandeentreprenad av renovering av VA-ledningar som tecknades med flera leverantörer, för avrop av respektive objekt. Avtalsperioden var med möjlighet till två års förlängning. Avtalet har löpt ut och inte förnyats. Uppföljning enligt avtal Det framgår inte av avtalet hur uppföljning ska bedrivas, men det framgår att entreprenören ska upprätta en samordnad tidplan som ska godkännas av beställaren innan entreprenaden påbörjas. Handlingarnas rangordning regleras enligt uppgift i avtalet i AFC 11. Uppföljningen av den här typen av avtal liknar, enligt uppgift, strukturen för uppföljning av arbeten inom driftentreprenad, det vill säga att entreprenören genomför en syn och inkommer med ett anbud för arbetet. Driftmöten och besiktningar planeras utifrån det arbete som avses. Till kontraktshandlingarna hör även administrativa föreskrifter och där framgår att byggmöten ska hållas kontinuerligt under ramavtalsperioden. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av kalkyler samt fakturor för två projekt som genomfördes under Svevia AB Om avtalet Avtalet avser drift (tillsyn och skötsel) och felavhjälpande underhåll av stadens VAverksamhet (ledningsnät, tryckstegringsstationer, avloppspumpstationer etc.). Avtalsperioden är med möjlighet till förlängning 1+1 år. Staden har ensamrätt vid förlängning av kontraktstiden, entreprenören ska dock underrättas skriftligen senast sex månader före avtalets utgång. Uppföljning enligt avtal I avtalet framgår ingenting om uppföljning. Vid upptäckt av missförhållanden och andra omständigheter som kan anses stå i strid med uppdraget ska entreprenören dock genast rapportera beställaren. Förvaltningen uppger att driftmöten hålls var Lidingö stad 23 av 34

27 14:e dag för att bl.a. diskutera kundtjänstfrågor och stämma av mindre projekt samt VA-banken (ett slags infotorg med relevant information avseende pågående projekt). De uppger även att viss kontroll åläggs entreprenören, exempelvis om kvalitet uppfylls enligt avtalet. Entreprenören ska kunna redogöra för att de gjort de kontroller som anges i avtalet. I särskilda föreskrifter som tillhör kontraktshandlingarna framgår att kontraktsmöten ska hållas minst två gånger per år och att driftmöten ska hållas var 14:e dag eller vid behov och protokollföras av beställaren. På mötena ska dokumentation av utförd egenkontroll redovisas och godkännas. Det framgår att en årlig entreprenadbesiktning ska utföras för att fastställa och kontrollera utfört arbete under föregående år. För arbeten som omfattas av garantitiden ska en garantibesiktning utföras. Det framgår också att beställaren själv eller genom revisor fortlöpande har rätt att utvärdera och följa upp verksamheten. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av protokoll från fyra driftentreprenadmöten, två från 2013 och två från Av protokollen framgår bl.a. att representanter från både staden och leverantören närvarat samt att genomgång gjort avseende pågående och planerade arbeten Aarsleff Rörteknik AB Om avtalet Ramavtalet avser en utförandeentreprenad av renovering av VA-ledningar som tecknades med flera leverantörer, för avrop av respektive objekt. Avtalsperioden var med möjlighet till två års förlängning. Avtalet har löpt ut och inte förnyats. Uppföljning enligt avtal Det framgår inte av avtalet hur uppföljning ska bedrivas, men det framgår att entreprenören ska upprätta en samordnad tidplan, som ska godkännas av beställaren innan entreprenaden påbörjas. Handlingarnas rangordning regleras enligt uppgift i avtalet i AFC 11. Uppföljningen av den här typen av avtal liknar strukturen för uppföljning av arbeten inom driftentreprenader. Det vill säga att entreprenören genomför en syn och inkommer med ett anbud och att driftmöten och besiktningar planeras utifrån det arbete som avses. Under AFC.32 i de administrativa föreskrifterna framgår att startmöte ska hållas samt att byggmöten ska hållas kontinuerligt under ramavtalsperioden. I föreskrifterna framgår också att slutbesiktning ska utföras. Lidingö stad 24 av 34

28 Genomförd uppföljning Vi har tagit del av en offert och en faktura för ett projekt som genomfördes under Markkonsult M Eriksson Om avtalet Avtalet avser nyanläggning av en aktivitetspark (Äventyrsparken Kompassen) på allmän platsmark. Arbetet ska utföras under tiden då arbetet ska vara färdigställt för slutbesiktning. Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår att förbesiktning, delbesiktning samt slutbesiktning kommer att genomföras under arbetets utförande. Av förfrågningsunderlagets kravspecifikation framgår att entreprenören löpande ska föra dagbok som skickas till beställaren varje måndag avseende föregående vecka, samt att entreprenören ska närvara vid byggmöte hos beställaren varje vecka. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av utlåtande för delbesiktning, slutbesiktning, kompletterande slutbesiktning samt protokoll från två byggmöten. Av protokoll från byggmöte nr 2 ( ) och nr 12 ( ) framgår att byggmöten sker på tisdagar veckovis. Vidare framgår att representanter från entreprenören och Lidingö stad har medverkat samt att det sker genomgång av föregående mötesprotokoll. Olika handlingar, produktion, tidplan och resurser och eventuella hinder etc. har följts upp. I protokollet för byggmöte nr 12 framgår även att syn/förbesiktning har genomförts E-schakt entreprenad AB Om avtalet Avtalet avser renovering och ombyggnad av Torsviksparken på allmän platsmark enligt mängdsatt ritningsunderlag. Kontraktstiden avser perioden fr.o.m till Vid tidpunkt för slutdatum ska alla arbeten i sin helhet vara färdigställda och tillgängliga för slutbesiktning. Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår att slutbesiktning ska genomföras. Enligt förvaltningen sker byggmöten regelbundet och löpande kontakt med leverantören sköts av inhyrd byggledare. I kontraktshandlingarnas administrativa föreskrifter framgår att Lidingö stad 25 av 34

29 driftmöten ska hållas efter kallelse av beställaren där entreprenörens ansvarige arbetsledare är skyldig att närvara. Entreprenören ska även löpande föra dagbok med specifika uppgifter (dessa framgår av föreskrifterna) och veckovis skicka en kopia över anteckningarna till beställaren för föregående vecka. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av utlåtande från förbesiktning och slutbesiktning samt två byggmötesprotokoll. Av protokollen från byggmöte nr 4 ( ) och nr 11 ( ) framgår genomgång av föregående mötesprotokoll, handlingar, frågor som rör produktionen, tidplan och resurser, eventuella hinder, datum för kommande byggmöte etc. I utlåtande från förbesiktningen ( ) uppges att huvuddelen av entreprenadarbetena är färdigställda och besiktningsnoteringar ska avhjälpas utan dröjsmål. Utlåtandet för slutbesiktning, är daterat , där det framgår att entreprenaden godkänns, men att en etableringsbesiktning/kompletterande slutbesiktning ska äga rum. Vid båda besiktningarna har representanter från både beställaren och entreprenören varit närvarande. Dipart Entreprenad AB Om avtalet Avtalet avser en utförandeentreprenad som omfattar ombyggnad av Larsbergskajen i form av en spontkaj och en brygga för reguljär färjetrafik. Entreprenaden får tidigast påbörjas (önskvärd start ) och ska vara slutförd och helt färdigställt för slutbesiktning senast Utförandeentreprenad ska ske enligt kontraktshandlingar. Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår att slutbesiktning ska omfatta samtliga entreprenaddelar som inte är förbesiktade arbeten inom entreprenaden inklusive tillägg. Garantibesiktning ska göras omedelbart före garantitidens utgång. Anmärkningar ska enligt avtalet åtgärdas efter protokollangiven tid och sedan efterbesiktigas. Enligt uppgift från tekniska förvaltningen sker uppföljning genom regelbundna byggmöten. Till kontraktshandlingarna hör administrativa föreskrifter och av dessa framgår vad som ska redovisas under byggmöten samt att det är beställaren som kallar till möte och protokoll för dem. Vidare framgår att entreprenören är skyldig att föra dagbok som delges beställaren. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av utlåtande för slutbesiktning, efterbesiktning samt protokoll från startmöte och två byggmöten. Av protokollet från startmötet ( ) framgår Lidingö stad 26 av 34

30 det bl.a. att byggmöten (till en början) hålls onsdag varje vecka på plats i etablering vid Larsbergskajen. I protokoll från byggmöte nr 1 ( ) och nr 17 ( ) framgår att representanter från entreprenör och Lidingö stad har medverkat samt att föregående mötesprotokoll, tidplan, arbetsläge och byggfrågor etc. följts upp. I utlåtande över slutbesiktning (daterat ) anges att anmärkningar ska vara avhjälpta senast innan efterbesiktning den Vid efterbesiktning framkommer att anmärkningar kvarstår och att ett rent efterbesiktningsutlåtande kan skrivas när felen är åtgärdade. Toyota Material Handling Sweden Rental AB Om avtalet Avtalet avser hyra av en truck från Avtalet är ett standardavtal från Toyota som specificerar vilken typ av truck som avses, hur lång avtalsperioden är, avtalade timmar och pris per drifttimme. Uppföljning enligt avtalet Avtalet är ett standardavtal från Toyota och det finns ingen specifikation av hur uppföljning av avtalet ska ske. Genomförd uppföljning Enligt uppgift har den hyrda trucken nyttjats i en förrådslokal där staden tillhandahåller visst material till sin entreprenör för verksamheten för gata och park (Lidingö Trädgårdscenter AB). När avtalstiden löper ut kommer trucken enligt uppgift antingen att flyttas från verksamheten eller så får Lidingö Trädgårdsservice teckna ett nytt avtal för att ha den kvar. Lidingö stad 27 av 34

31 Omsorg- och socialnämnden Följande avtal har granskats inom omsorg- och socialnämndens verksamhetsområde: Silverhemmen vård- och omsorg AB Om avtalet Avtalet är ett LOV-avtal och avser ett vård- och omsorgsboende inom Lidingö stads valfrihetssystem för Silverhöjden. Uppdraget omfattar utförande av insatser som följer av biståndsbeslut, den enskildes önskemål samt avtalets uppdragsbeskrivning. Avtalstiden löper från och tillsvidare. Verksamheten togs i drift i mitten/slutet av december 2012 och därefter skedde inflyttning löpande. År 2013 var 60 personer placerade på boendet, år personer och år personer. Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår att det är dåvarande äldre- och handikappnämnden, idag omsorgs- och socialnämnden, som har det övergripande ansvaret att följa upp vårdoch omsorgsboenden som staden upphandlat, oavsett utförare. Uppföljning ska göras genom kundenkäter, fokusgrupper, statistikinsamling, granskning av dokumentation samt uppföljning av inkomna klagomål och synpunkter. Vi uppfattar att stadens företrädare har rätt att göra oanmälda besök i verksamheten. Det kan vara i form av specifikt utvalda observationer och intervjuer. Uppföljning ska ske kontinuerligt under året, antingen på eget initiativ inom verksamheten eller på initiativ av staden, Socialstyrelsen, SKL eller annan part. I anslutning till kvalitetsuppföljning delges utförarna resultatet från uppföljningen. Sedan förväntas att utföraren självständigt och kontinuerligt dokumenterar enhetens måluppföljning avseende resultat, analys samt åtgärder. Egna verksamhetsuppföljningar som utföraren gör ska i sin tur delges staden (beställare). Utföraren ska lämna en årsrapport till staden. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av 2014 års patientsäkerhetsberättelse för Silverhöjden. Enligt uppgift från omsorgs- och socialförvaltningen gjordes oanmälda besök år Eftersom Silverhöjden är med i LOV finns det nationell statistik att tillgå. Opalen vård AB Om avtalet Avtalet är ursprungligen ett LOV-avtal och avser vård- och omsorgsboendet Söndagsgården. Uppdraget omfattar utförande av alla de insatser som följer av biståndsbeslut, den enskildes önskemål samt avtalets uppdragsbeskrivning. Avtalstiden löper från och tillsvidare. Lidingö stad 28 av 34

32 År 2012 var två personer placerade på boendet under 224 dygn och år 2013 var en person placerad under 35 dygn. Under 2014 och 2015 har staden inte haft någon person placerad på boendet och avtalet är inte längre med i stadens LOV. Uppföljning enligt avtal Av avtalet framgår att det är dåvarande äldre- och handikappnämnden, idag omsorgs- och socialnämnden, som har det övergripande ansvaret att följa upp de vård- och omsorgsboenden som staden anlitar, oavsett utförare. Uppföljning ska göras genom kundenkäter, fokusgrupper, statistikinsamling, granskning av dokumentation och uppföljning av inkomna klagomål och synpunkter. Det framgår även att stadens företrädare har rätt att göra oanmälda besök i verksamheten för exempelvis observationer och intervjuer. Uppföljningen ska ske kontinuerligt under året, antingen på eget initiativ inom verksamheten eller på initiativ av staden, Socialstyrelsen, SKL eller annan part. I anslutning till kvalitetsuppföljning delges utförarna resultatet från uppföljningen och ska därefter självständigt och kontinuerligt dokumentera enhetens måluppföljning med resultat, analys och åtgärder. Verksamhetsuppföljningar som utföraren gör ska delges staden (beställare). Årligen ska utföraren lämna en årsrapport till staden. Enligt uppgift från förvaltningen ska utföraren, oavsett placering, årligen upprätta kvalitets- och patientberättelse av vilken ska framgå beskrivning av verksamheten och eventuella förändringar. Genomförd uppföljning Vi har tagit del av 2014 års patientsäkerhetsberättelse för Söndagsgården. Av berättelsen framgår bl.a. att ett nytt kvalitetssystem har implementerats för att säkerställa avvikelsehanteringen och förenkla uppföljningsprocessen. Det framgår även att verksamheten månatligen haft kvalitetsråd och att egenkontroller genomförts två gånger under Egenkontrollerna bestod av ett stort antal frågor som besvarades av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare för att identifiera förbättringsområden inom verksamheten. Vidare uppges att MAS årligen utför tillsyn utifrån hälso- och sjukvården, d.v.s. en kontroll av efterlevnad av riktlinjer, rutiner och uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Carritas Proffs Assistans HB Om avtalet Avtalet är ett LOV-avtal och avser utförande av hemtjänstinsatser. Uppdraget omfattar utförande av omvårdnads- och serviceinsatser hos personer med beviljad hemtjänst. Avtalstiden är löpande från och med , slutdatum dock senast Lidingö stad 29 av 34