Granskning av exploateringsprojekt Kvastmossen

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av exploateringsprojekt Kvastmossen Oskarshamns kommun Juni 2010 Pär Sturesson Elisabeth Rye Andersson

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfråga, avgränsning och metod Iakttagelser Bakgrund Beslut Upphandling Budget Fakturaavstämning Redovisning Entreprenadorganisation och byggmöten Bisysslor Revisionell bedömning Följande kontrollmål ingår i granskningen:... 10

3 1 Bakgrund, revisionsfråga, avgränsning och metod Vi har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oskarshamns kommun granskat exploateringsprojekt Kvastmossen. Granskningen har föranletts av en särskild beställning av kommunens revisorer på grund av de uppgifter som förekommit i lokalpressen avseende exploateringsprojektet. Pär Sturesson och Elisabeth Rye Andersson från Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har genomfört granskningen. Revisionsfrågan är om tekniska nämndens interna kontroll avseende exploateringsprojektet varit tillräcklig. Följande kontrollmål ingår i granskningen: Vilka system och rutiner för intern kontroll har tekniska nämnden tillämpat avseende exploateringsprojekt Kvastmossen? Vilka rutiner finns i kommunen avseende bisysslor? Har tekniska nämnden följt dessa? Vilka avtal har ingåtts i projektet? Har entreprenören fakturerat enligt avtal? Har övriga inköp utöver entreprenaden upphandlats? Hur har försäljning av stenmassor, matjord och virke i samband med sprängning skett? Granskningen avgränsas till rubricerat projekt. Vi har i vår granskning intervjuat Göran Landenius, förvaltningschef, Bengt Kaspersson, chef för gatuavdelning, Lars Robertsson, arbetsledare och Jerry Svensson, projekteringsingenjör. Vi har tagit del av följande underlag: Beslut i kommunstyrelsen, tekniska nämnden och arbetsutskottet avseende projektet Delegationsordning för tekniska nämnden Budget Upphandlingsunderlag/avtal Entreprenadorganisation Redovisning Fakturaunderlag Tilläggsarbeten och beslut om dessa Uppföljningar av projektet Försäljning Byggmötesprotokoll Granskning av exploateringsprojektet Kvastmossen i Oskarshamns kommun 1

4 Rapporten har sakgranskats av tekniska chefen genom projekteringsingenjören. Han har i Kommentarer till utkast för Revisionsrapport, granskning av exploateringsprojekt Kvastmossen kommenterat innehållet i rapporten. Vi har beaktat delar av dessa kommentarer. Vi har också efter granskningstillfället och avstämningen erhållit en pärm med diverse underlag. 2 Iakttagelser 2.1 Bakgrund Kvastmossens industriområde är beläget vid södra infarten till Oskarhamn och består av kvm tomtmark indelat i 18 tomter från kvm till kvm. Investeringskalkylen från 2006 uppgår till 28 mnkr. 2.2 Beslut Följande beslut har fattats avseende Kvastmossen exploateringsområde: TN Yttrande över detaljplan. Ks au Antagande av ändring av detaljplan samt kalkyl. Ks Antagande av ändring av detaljplan samt kalkyl. KF Antagande av ändring av detaljplan och kalkyl TN , extra ärende, antagande av schaktningsentreprenör och bergsprängningsentreprenör för utbyggnad av Kvastmossens industriområde. TN Antagande av schaktningsentreprenör för utbyggnad av Kvastmossens industriområde. Franssons Sprängservice AB antogs. Enligt beslutet ska utbyggnaden ske i egen regi med hjälp av samarbetspartners/entreprenörer. Två anbud hade kommit in. Anbudssumma kronor. TN Antagande av bergsprängningsentreprenör för utbyggnad av Kvastmossens industriområde. Södermans Bergsprängning AB antogs. Enligt beslutet ska 1 Tekniska nämnden 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott 3 Kommunstyrelsen 4 Kommunfullmäktige 2

5 utbyggnaden ske i egen regi med hjälp av samarbetspartners/entreprenörer. Två anbud hade kommit in. Anbudssumma kronor. TN Antagande av bergkrossningsentreprenör för utbyggnad av Kvastmossens industriområde. Rune Erikssons Åkeri AB antogs. Enligt beslutet ska utbyggnaden ske i egen regi med hjälp av samarbetspartners/entreprenörer. Två anbud hade kommit in. Anbudssumma kronor. TN Igångsättningstillstånd för Kvastmossens industriområde. I investeringsbudgeten finns för år 2007 ett belopp på 17,6 mnkr och år 2008 ett belopp på 8,0 mnkr. Ks Igångsättningsbeslut enligt förslag TN , inom ramen för budgeterat belopp. Ks au Försäljning av etapp 1. Pris för industritomter. Inget beslut. TN Tomtpris på Kvastmossen. 2.3 Upphandling Under år 2007 gjordes entreprenadupphandlingar. Beslut fanns i nämnden att entreprenaden skulle bedrivas i egen regi med underentreprenörer för terasseringsarbetet. Förfrågningsunderlag daterat innehöll beskrivning av terasseringsarbetet samt administrativa föreskrifter. Till anbudsförfrågan fanns en bilaga, Förenklad mängdbeskrivning som underlag specificering av priser. Förfrågningsunderlaget innehöll också geotekniks undersökning utförd av SWECO VBB AB samt riskanalys för sprängningsarbeten, utförd av Nitro Consult AB. Förfrågningsunderlaget har grundats på befintligt kartmaterial med kurvbilder av terrängen. Tekniska kontoret har inte gjort någon inmätning av området innan förfrågningsunderlaget togs fram. Viss geoteknisk undersökning genomfördes avseende väglinjen inom området. Undersökningen genomfördes av SWECO VBB AB. Gator, VA och belysning inom området skulle utföras i egen regi. Maskiner för gator, VA och belysning skulle hyras in enligt tidigare upphandlade ramavtal. Vid genomgång av förfrågningsunderlaget avseende terasseringsarbete Kvastmossens industriområde och inkomna entreprenadanbud har vi bland annat gjort följande iakttagelser: AFB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag. Telefonkontakt har tagits med handläggare på tekniska kontoret av en leverantör. Kontakten togs inte med beställarens ombud, tekniska chefen. Något skriftligt förtydligande har inte delgetts anbudsgivarna då kontakt tagits med fel person inom förvaltningen. 3

6 AFB.31 Anbuds form och innehåll. Samtliga skall krav i förfrågningsunderlaget avseende anbudets form och innehåll har inte besvarats fullständigt av någon anbudsgivare. Enligt förfrågningsunderlaget skulle anbudsgivarna ange följande: Företagsuppgifter Namnuppgift på arbetschef och platschef för entreprenaden Namnuppgifter på person som avses vara kvalitetsansvarig för entreprenaden Företagets kvalitetssystem Namnuppgifter på miljöansvarig för entreprenaden AFB.51 Prövning av anbudsgivare. F-skattesedel saknas i handlingarna för anbudsgivarna. AFB.52 Värderingsgrunder vid prövning av anbud. Vid antagande av anbud skulle pris, funktion, miljöpåverkan värderas. Endast pris har utvärderats. AFC.1 Omfattning. I entreprenaden förekommer stora avvikelser avseende beräknade volymer enligt anbudsunderlaget. AFC.111 Entreprenörens kontroll av mängduppgifter. Tekniska kontoret har svarat för kostnaden avseende inmätning av bergsvolymer. För övriga volymer saknas inmätningsuppgifter. Enligt förfrågningsunderlaget ska entreprenören verifiera volymerna. AFC.25 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från entreprenören under entreprenadtiden. Vi har inte kunnat verifiera att arbetsmiljöplan, miljöplan, kvalitetsplan och försäkringsbevis bifogats till anbudshandlingarna. AFC.312 Beställarens kontrollant. Beställarens kontrollant har inte namngetts vid första byggmötet, enligt anbudsförfrågan. AFC.3511 Beställarens kvalitetsansvarig. Beställarens kvalitetsansvarig har inte namngetts vid första byggmötet, enligt anbudsförfrågan AFC.44 Färdigställandetider. Projektet är vid revisionstillfället inte slutbesiktat. Enligt förfrågningsunderlaget skulle etapp 2 vara slutbesiktat senast AFC.511 Vite vid försening. Något vite har inte utgått. Detta beroende på att kommunen inte varit klar med sina delar av projektet, enligt uppgift från tekniska kontoret. AFC.54 Försäkring. Något försäkringsbevis har inte bifogats anbudet. Vidare saknas bevis på byggherreförsäkring vid miljöskada. AFC.622 Betalningsplan. Betalning har inledningsvis skett via a conto, enligt muntlig överenskommelse med tekniska kontoret. AFC.631 Säkerhet till beställaren. Någon bankgaranti har inte ställts ut till kommunen. Protokoll finns över anbudsöppning daterat och är undertecknat av Jerry Svensson och justerat av Per-Arne Erlandsson. Tilldelningsbeslut lämnades avseende en generalentreprenad till lägsta pris. 4

7 Södermans Bergsprängning AB fick uppdraget om schaktningsarbeten för kronor och bergarbeten för kronor. I avtalet är Franssons Sprängservice AB underleverantör till Södermans Bergsprängnings AB. Beställningsskrivelse finns daterad I anbudet från IW Sprängservice AB har prisuppgifter inte lämnats enligt anbudsförfrågan i kbm utan i ton för krossning av berg, vilket avviker från förfrågningsunderlaget. Avtal om bergkrossentreprenad har tecknats med Rune Erikssons Åkeri AB för kronor. Protokoll finns över anbudsöppning och är undertecknat av Jerry Svensson och justerat av Per-Arne Erlandsson. Tilldelningsbeslut sändes Beställningsskrivelse finns daterad Enligt mail från Eagelrock (tidigare Rune Erikssons Åkeri AB) tillkommer kostnader för extra etablering av krossutrustning vid eventuella avbrott. IW Sprängservice AB hade lägst pris för bergkrossning men hade inte lämnat anbud på en delad entreprenad varför anbudet förkastades, enligt tekniska kontoret. För inmätning av bergmassor har ingen upphandling gjorts. Uppdraget har utförts av Mark & Mätteknik AB till ett värde av 129 tkr. Oskarshamns Energi AB har lämnat offert på gatubelysning omfattande 39 ljuspunkter till ett pris på kronor. 2.4 Budget Under år 2006 gjordes en detaljplan för området. Finansieringen av Kvastmossens industriområde har beslutats i kommunens investeringsbudget för åren Nettokalkyl och finansieringsplan i mnkr. Kommunens investeringsbudget ,4 Kommunens investeringsbudget ,6 Kommunens investeringsbudget ,0 Totalt 28,0 2.5 Fakturaavstämning Fakturor och följesedlar har granskats. På följesedlar från Södermans Bergsprängning AB anges timmar för dumpers, lastbil, grävmaskin utöver entreprenadavtalet, vilket i nedanstående tabell redovisas under VA, belysning och ledning vid järnväg. Följande kostnader har bokförts på Kvastmossen avseende Södermans Bergsprängning AB. 5

8 Faktura Datum Entreprenad VA Belysning Järnväg A conto nr Faktura A conto nr A conto nr Faktura A conto nr Faktura Faktura Faktura A conto nr Faktura A conto nr Faktura A conto nr A conto nr Faktura Faktura A conto nr Reglering nr Reglering nr Faktura Faktura Reglering nr Faktura Reglering nr Faktura Reglering nr Faktura Reglering nr Reglering nr Reglering nr Kreditnota dubbelfakt Summa Noteringar: A contofakturorna har betalts utan något fakturaunderlag. Dessa har stämts av i samband med regleringsfaktura nr 8. Avstämningen avser terrasserad yta, uppmätt av Mark & Mätteknik AB. Vi har inte utifrån erhållit material kunnat verifiera övrigt utfört arbete. I regleringsfakturorna har avstämning skett avseende terrasserad yta, bergsöveryta och bergsschakt. Vi har utifrån erhållit material inte kunnat verifiera annat utfört arbete. 6

9 Övriga fakturor har som underlag arbetsrapporter från Södermans Bergsprängning AB. Rapporterna är specificerade med antalet timmar av exempelvis dumpers, lastbil och grävmaskiner. På arbetsrapporterna har oftast angivits att det avser VA-verksamhet. Vid vår genomgång konstaterar vi att det även förekommer andra arbeten som exempelvis transport till Storskogen, transport till Gotlandsterminalen, morän till kross, terrassering av väg mm. Vi har vid vår granskning inte funnit några dokumenterade beställningar av ovanstående utförda tjänster som ligger utanför entreprenadavtalet. Vi kan heller inte verifiera om vissa delar av ovanstående tjänster skulle ingå i entreprenadavtalet. Lars Robertsson och Södermans Bergsprängning AB har varje månad (efter a contofaktureringen) och efter inmätning av bergsmassor gått igenom fakturaunderlaget. Några fakturor har blivit fel, en dubbelbetald och en med fel volym. Rättning och justering har skett vid ett senare tillfälle. 2.6 Redovisning På tekniska nämndens möte redovisades följande slutprognos: Slutprognos Kostnader tkr. Bergentreprenad Krossentreprenad VA-arbeten Belysningsarbeten 750 Gatuarbeten Projektorganisation 875 Återstående arbeten Summa kostnader Intäkter tkr. Berg tom Berg Summa intäkter Nettokostnad Av ovanstående redovisning har vi endast kunna göra en avstämning av krossentreprenaden mot specificerat fakturaunderlag. Till tekniska nämnden har även lämnats en entreprenaduppföljning avseende volymer och priser i enlighet med anbudsförfrågan. Vi har inte utifrån fakturaunderlagen kunnat verifiera upptagna volymer. 7

10 2.7 Entreprenadorganisation och byggmöten Entreprenaden skulle enligt nämndens beslut bedrivas i egen regi med upphandlade underentreprenörer. Organisationen ser ut enligt nedan: Beställarens ombud: Göran Landenius Ansvarig arbetsledare: Lars Robertsson: Entreprenörer: Södermans Bergsprängning AB samt Franssons Sprängservice AB skulle agera som underentreprenör till Södermans Bergsprängning AB och Rune Erikssons Åkeri AB. Attesträtt: granskningsattest Lars Robertsson och beslutsattest Bengt Kaspersson. Fyra byggmötesprotokoll är upprättade under entreprenadtiden. 2.8 Bisysslor Lars Robertsson har till tekniska chefen anmält att han driver en enskild firma och utför mätuppdrag. Tekniska chefen har meddelat Lars Robertsson att han inte få ta uppdrag som konkurrerar med kommunen. Någon dokumentation finns inte i ärendet. Enligt uppgift från Lars Robertsson så har han utfört mätuppdrag på Södermans Bergsprängnings AB. Dessa uppdrag har inte utförts i Oskarshamns kommun. Vid entreprenadstarten hade förvaltningschefen ansvaret för att bevilja eller avslå möjligheten till bisysslor. Regelverket har stramats upp avseende möjligheten att ha bisysslor under år

11 3 Revisionell bedömning Vi bedömer att tekniska nämndens interna kontroll avseende exploateringsprojektet Kvastmossen har varit mycket bristfällig. Detta grundar vi på följande: Nämnden har fattat beslut om tre entreprenadavtal. Två av dessa, Södermans Bergsprängning AB och Franssons Sprängservice AB, har avtalats och fakturerats av Södermans Bergsprängning AB. Vilket inte överensstämmer med nämndens beslut. Någon upphandling i enlighet med LOU har inte skett. Tekniska kontoret har i praktiken endast tagit in prisuppgifter för terrassering av industritomten. Flertalet av de uppgifter som ska ingå enligt förfrågningsunderlaget saknas, se ovan avsnitt 2.3 upphandling. Vi noterar att det är stora avvikelser mellan förfrågningsunderlaget och utfallet avseende olika arbetsvolymer. Under entreprenadtiden har endast fyra byggmötesprotokoll upprättats. Vi bedömer att protokollen är mycket bristfälliga och saknar väsentliga delar. Exempelvis ansvarsfördelning, säkerhet, kontroll och besiktning, ekonomi och diverse avstämningar samt överenskommelser mellan beställaren och entreprenörerna. Vi har inte kunnat göra någon avstämning av Södermans Bergssprängnings AB fakturering. Vi kan inte avgöra huruvida delar av den fakturering som skett ska ingå i upphandlad entreprenad eller inte. Vi kan inte verifiera att granskningsattest och beslutsattest grundar sig på ett sådant underlag som styrker kostnaderna. Vi bedömer att det är helt otillfredsställande och vi är mycket kritiska till att rutinerna inom nämndens ansvarsområde tillämpats på ett sådant sätt att kommunala befattningshavare, som har en granskande, utvärderande och beslutande funktion i enskilda projekt, också samtidigt kan agera som underkonsult till av nämnden anlitade entreprenörer. Nämnden behöver omgående se över rutinerna och den interna handläggningen för att säkerställa att det finns en tillräcklig intern kontroll i genomförandet av olika projekt. Det finns också skäl för nämnden att säkerställa att hittills beslutade och avslutade projekt skett i enlighet med av nämnden fattade beslut och med en tillräcklig intern kontroll. Våra bedömningar, avseende behovet av att åtgärda, identifierade brister och tillämpa ändamålsenliga rutiner för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll, avser också pågående och planerade framtida projekt. De underlag som vi erhållit efter granskningstillfället och avstämningen av rapporten är till vissa delar ett mer komplett underlag till Södermans Bergsprängnings AB fakturering. Vi bedömer att detta underlag skulle ha funnits tillhand vid betalningen av fakturorna från Södermans Bergsprängnings AB och utgjort specifikationen till fakturorna. 9

12 3.1 Följande kontrollmål ingår i granskningen: Vilka system och rutiner för intern kontroll har tekniska nämnden tillämpat avseende exploateringsprojekt Kvastmossen? Vi bedömer att det inte har förekommit någon löpande styrning och uppföljning av projektet. Dokumentationen är i flera avseende mycket bristfällig. Vilka rutiner finns i kommunen avseende bisysslor? Har tekniska nämnden följt dessa? Vid tidpunkten när projektet startade så skulle förvaltningschefen avgöra lämpligheten av bisyssla. Rutinerna har nu stramts upp. Vi anser det olämpligt att förvaltningens arbetsledare kan ha bisysslor hos en leverantör samtidigt som arbetsledaren har en attestfunktion gentemot leverantören. Vilka avtal har ingåtts i projektet? Tre entreprenader har upphandlats och två beställningsbekräftelse har upprättats. Har entreprenören fakturerat enligt avtal? Fakturering från Södermans Bergssprängning AB har inte skett enligt beställningsbekräftelsen. Har övriga inköp utöver entreprenaden upphandlats? Övriga inköp har skett via tidigare upphandlade ramavtal avseende entreprenadtjänster eller direktupphandling. Se även avsnitt 2.3 Upphandling. Hur har försäljning av stenmassor, matjord och virke i samband med sprängning skett? Avverkning av skog på området har skett och redovisas under kommunens intäkter och kostnader för skogsvård. Vidare har försäljning av bergmassor skett Elisabeth Rye Andersson Pär Sturesson, certifierad communal revisor 10