Sammanträdesdatum

Transkript

1 1(12) Plats och tid Magistern, kommunhus Klockan 13:00-15:40 Ajournering för paus klockan 14:45-15:00 Sekretessärenden protokollförs i separat B-protokoll Beslutande Ersättare Gunilla Ternert (M), ordförande Maj-Britt Magnusson (S), vice Leif Andersson (S) Bengt Karlsson (M) Anne-Cathrine Kaup (SD) Thomas Gustafsson (S) Elias Catano (V) Ulf Norström (V) Erik Wallenberg (L) Övriga närvarande Lina Simola, avdelningschef Nishtiman Hassan, ekonomistrateg Joakim Danielsson, kvalitetschef Jasmin Bill, utvecklare Veronika Jashari, handläggare Lorenzo Diaz Zamora, handläggare Evelina Roos, nämndsekreterare Utses att justera Leif Andersson (S) Justeringens plats och tid Måndagen den 14 oktober, Värjan plan 5 Paragrafer Underskrifter... Sekreterare Evelina Roos Ordförande Justerande... Gunilla Ternert... Leif Andersson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Socialförvaltningen, Ledning och administration Underskrift...

2 2(12) 94 Protokollsjustering Beslut Leif Andersson (S) utses att justera protokoll.

3 3(12) ÖFNES/2019:32 95 Information från överförmyndarkontoret Överförmyndarkontorets chef Lina Simola ger nämnden en lägesrapport om arbetet på kontoret. Informationen läggs till handlingarna.

4 4(12) ÖFNES/2019: Sekretessärenden som beslutas av nämnd i oktober 2019 S1 - Ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite, akt 1095 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. S2 - Avskrivning - Anmälan av behov av förvaltare, akt 5886 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. S3 - Ansökan om utdömande av försuttet vite för utebliven sluträkning, akt 1274 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. S4 Avslag byte av förvaltare, akt 754 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. S5 - Vitesförläggande årsräkning 2018, akt 598 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. S6 - Vitesförläggande årsräkning 2018, akt 3640 Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

5 5(12) ÖFNES/2019:8 97 Månadsrapportering till nämnden i oktober 2019 Beslut Rapporten över ekonomiskt ackumulerat utfall jan- sep 2019 samt resultat för styrkort godkänns och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Förvaltningen redovisar varje månad det ekonomiska utfallet för överförmyndarnämndens verksamhet. För perioden januari-september redovisar överförmyndarnämnden ett totalt underskott på tkr exklusive överfört överskott med 900 tkr från tidigare år. En analys av resultatet visar att drift av kontoret redovisar ett underskott om 371 tkr kronor för perioden. Budgeten för arvoden till ställföreträdare visar ett underskott om 913 tkr för Eskilstuna och 292 tkr för. Detta på grund av att granskningen av årsräkningar för 2018 har kunnat genomföras mycket snabbare än förväntat. Underskottet väntas avta successivt under året. Överförmyndarnämndens verksamhet kommer att kunna uppnå målet avseende årsräkningar i tid. Arvoden till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar ett underskott på 119 tkr för Eskilstuna Kostnaden för nämnden visar ett underskott om 125 tkr vilket beror på att utbetalning har skett till Eskilstuna God Man och Förvaltarföreningen enligt IOP avtal. Prognos för helåret 2019 och beräknar att överförmyndarnämnden har ett underskott på 700 tkr vid bokslutet exklusive överfört överskott med 1200 tkr från tidigare år.

6 6(12) ÖFNES/2019: Överförmyndarnämndens preliminära verksamhetsplan och budget för 2020 Beslut Överförmyndarnämndens processmål för åren och prelimära verksamhetsplan samt budget för 2020 antas. Ärendebeskrivning Överförmyndarnämndens preliminära verksamhetsplan med åtaganden för 2020 och fyra åriga processmål utgår från Eskilstuna kommuns strategiska och övergripande inriktningar och mål samt de åtaganden som beslutats av kommunfullmäktige. I överförmyndarnämndens preliminära verksamhetsplan har nämnden sammanställt 17 åtaganden för Nämnden har tilldelats elva åtaganden från kommunfullmäktige och formulerat ytterligare sex egna åtaganden. Då överförmyndarnämndens uppdrag är att utöva tillsyn av förvaltare, förmyndare och gode män berörs nämnden inte av alla mål som är gemensamma för kommunens nämnder. Efter avgränsning med hänsyn till nämndens verksamhet berörs överförmyndarnämnden av processmålen: ökad tillit, hållbart arbetsliv och ekonomi i balans. Beslutet skickas till: Kommunstyrelserna i Eskilstuna och

7 7(12) 99 ÖFNES/2019:152 Yttrande från överförmyndarnämnden över remiss avseende Länsstyrelsens tillsynsrapport från inspektion av överförmyndarnämnden för Eskilstuna den 2 maj 2019 Beslut Överförmyndarnämnden godkänner yttrande av tillsynsrapport från Länsstyrelsens inspektion den 2 maj Yttrandet överlämnas till kommunstyrelserna i Eskilstuna och med kopia till Länsstyrelsen i Stockholm och kommunrevisionen i Eskilstuna respektive. Bakgrund Enligt Förmynderskapsförordningen (1995:379) 21 ska Länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren/överförmyndarnämnden. Det är Länsstyrelsen i Stockholms län som har regeringens uppdrag att utöva tillsyn över Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och kommuner. Huvudregeln är att tillsyn ska genomföras varje år, men kan under vissa omständigheter genomföras vartannat år. Vid inspektionen ska Länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren/överförmyndarnämnden förda registret, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektion ska också genomföras om det genom information som lämnats till Länsstyrelsen eller på något annat sätt framkommit att det finns särskilt behov av en inspektion. Resultatet av inspektionerna är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet. Länsstyrelsen har efter sin inspektion den 2 maj 2019 funnit anledning att kritisera Överförmyndarnämnden på följande punkter: - Långa handläggningstider för granskning av årsräkningar. - Bristande handläggning i ärende avseende byte av ställföreträdare.

8 8(12) - Bristande handläggning i ärende angående arvskifte. - Lång handläggningstid i ett ärende angående anmälan om behov av ställföreträdare. - Ingen tillsyn i ett begränsat godmanskap under 11 år. Länsstyrelsens tillsynsrapport inkom till Eskilstuna kommun den 14 september. Kommunstyrelsen i Eskilstuna beslutade den 16 september att nämnden senast den 18 december ska yttra sig över rapporten. Förvaltningen har utarbetat förslag till yttrande, där kritiken kommenteras. Länsstyrelsen har inte krävt att nämnden återrapporterar vilka åtgärder som vidtagits för att rätta brister och felaktigheter. Nämnden avser trots det tillställa Länsstyrelsen remiss för kännedom. Yttrande Långa handläggningstider för granskning av årsräkningar Länsstyrelsen har vid sin tillsyn riktat kritik mot långa handläggningstider för granskning av årsräkningar från Nämnden uppgav vid granskningen att 61% av årsräkningarna var granskade den 1 oktober Vid inspektionen valde Länsstyrelsen att granska några av de akter där årsräkningen ännu inte hade granskats. Nämnden har efter inspektionen bemött uppgifterna om granskningstider för årsräkningar och meddelat att granskningen av årsräkningar för år 2018 fortlöper snabbare än tidigare år och att nämnden den 11 september 2019 granskat 93% av årsräkningarna. Byte av god man efter tingsrättens beslut Vid granskning avseende godmanskap fann Länsstyrelsen att huvudman ansökt till tingsrätten i november 2017 att godmanskapet skulle upphöra. Tingsrätten beslutade i januari 2018 att nämnden ska ordna byte av god man. Här vill nämnden förtydliga att tingsrätten avskrev ärendet om upphörande av godmanskap. Av journalanteckning framgår även att handläggare haft regelbunden kontakt med god man. Detta missades tyvärr vid korrekturläsning om faktafel som Länsstyrelsen efterfrågat inför inspektionsrapportens slutförande. Nämnden kommer att införa en målsättning om att byte av ställföreträdare sker inom två månader. Arvskifte och redovisning i förmynderskapsärende Vid granskning avseende förmynderskap fann Länsstyrelsen att nämnden förordnat god man enligt 11 kap. 2 FB för att bevaka barns rätt i dödsboet och att eventuellt arv ska placeras på ett överförmyndarspärrat konto i barnets namn. Länsstyrelsen anser att nämnden varit passiva och otydliga i sin handläggning vilket lett till att ärendet, mer än fyra år sedan dödsfallet, inte avslutats vid inspektionstillfället. Ärendet är nu avslutat. Nämnden har en planering för kompetensutveckling och utbildning i arvsrätt för kontorets handläggare.

9 9(12) Lång handläggningstid i ett ärende rörande anmälan om behov av ställföreträdare Vid inspektionen granskade nämnden äldsta ärenden angående ansökan eller anmälan om behov av ställföreträdare. Vid granskningen angående anmälan om behov av god man fann Länsstyrelsen att den första handlingen i akten var ett läkarintyg som inkom den 26 januari Därefter inkom en anmälan om behov av förvaltarskap den 27 april Boende hörde av sig den 7 november 2018 och den 31 december 2018 skickade nämnden ut en begäran om yttrande avseende behov av ställföreträdarskap till boende samt till närstående. Yttrandena inkom i januari Ingen ytterligare handläggning hade vid tidpunkten för inspektionen skett. Den 22 maj avskrevs ärendet. Nämnden har vidtagit åtgärder kring uppföljning av ärenden genom regelbundna ärendegenomgångar samt att arbetssättet med rekrytering av ställföreträdare har ändrats. Sedan september månad sker veckovisa avstämningar kring behov av ställföreträdare och arbetet prioriteras och samordnas idag. Bristande tillsyn i begränsat godmanskap Vid granskningen angående godmanskap fann Länsstyrelsen att tingsrätten den 2 april beslutat om godmanskap i omfattningen bevaka rätt och sörja för person. I dagboksbladet fanns inga registrerade händelser sedan Överförmyndaren måste enligt Länsstyrelsen bedriva någon form av tillsyn i samtliga ärenden. Nämnden har i över 11 år underlåtit att bedriva aktiv tillsyn i ärendet. Nämnden har infört en rutin för att begära in årlig redogörelse även i ärenden som inte omfattar förvaltning av egendom. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen i Eskilstuna Kommunstyrelsen i Länsstyrelsen i Stockholm Kommunrevisionen i Eskilstuna Kommunrevisionen i

10 10(12) ÖFNES/2019: Överförmyndarnämndens sammanträdestider 2020 Beslut Redovisat förslag på sammanträdesdagar och tider för överförmyndarnämnden år 2020 fastställs. Ärendebeskrivning Det preliminära förslaget på sammanträdestider för överförmyndarnämnden Eskilstuna har anpassats till kommunledningskontorets rekommendationer till tidpunkter då nämnden senast bör behandla specifika ärenden för att expediering till kommunstyrelsen ska ske inom föreskriven tid. Nämndens sammanträden börjar kl 13:00. När sammanträdet hålls i Eskilstuna är sammanträdeslokalen Nämndrummet i Värjan. I är sammanträdeslokalen Magistern i kommunhus. Förslag på sammanträdestider för överförmyndarnämnden Onsdagen den 22 januari, Eskilstuna Onsdagen den 19 februari, Onsdagen den 18 mars, Eskilstuna Onsdagen den 15 april, Tisdagen den 19 maj, Eskilstuna Onsdagen den 10 juni, Onsdagen den 26 augusti, Eskilstuna Onsdagen den 16 september, Onsdagen den 7 oktober, Eskilstuna Onsdagen den 18 november, Onsdagen den 16 december, Eskilstuna Beslut skickas till: Kommunledningskontoret

11 11(12) ÖFNES/2019:1 101 Rapporter och meddelanden 2019 Beslut Inga rapporter och meddelanden till nämnden i oktober.

12 12(12) ÖFNES/2019: Beredning av överförmyndarnämndens internkontrollplan 2020 Joakim Danielsson, kvalitetschef, och Lina Simola, avdelningschef på överförmyndarkontoret, presenterar förslag på internkontrollplan för överförmyndarnämnden Nämnden delges en sammanställning av risker som förvaltningen ska arbeta operativt med under Beslut om internkontrollplan för 2020 tas vid nämndens sammanträde den 9 december 2020.