Rapport från inspektion den 12 september 2018 hos Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

Transkript

1 RAPPORT 1 (7) Datum Beteckning Enheten för tillsyn Lisa Wellenius Rapport från inspektion den 12 september 2018 hos Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs Sammanfattning Länsstyrelsen i Stockholms län har efter inspektion funnit anledning att kritisera Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs på följande punkt. - Långa handläggningstider i två ärenden rörande anmälan om behov av ställföreträdare. - Långa handläggningstider avseende granskning av årsräkningar. Inledning Vid inspektion den 12 september 2018 granskade Länsstyrelsen 33 akter. För mer information se bilaga med förteckning över de granskade akterna. Efter aktgranskningen höll Länsstyrelsen ett sammanträde med Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs (nämnden) där de frågor som uppstått vid granskningen av akterna behandlades. Vid sammanträdet medverkade Anita Neuhaus, Leif Andersson, Maj Britt Andersson från nämnden, Robert Larsson, Lorenzo Dias, Åsa Carlsson, Elise Pham Westblom, Leena Virtanen, Cecilia Läräng Westerlund, Jessica Fredriksson, Zhara Fransson, Sattar Kareemi, Helena Ackestål från nämndens kansli samt Lisa Wellenius och Lotta Reimers från Länsstyrelsen. I den mån Länsstyrelsen funnit anledning att kommentera nämndens handläggning framgår det av denna rapport, med hänvisning till aktuella aktnummer. Aktgranskning med kritik Långa handläggningstider i två ärenden rörande anmälan om behov av ställföreträdare. I rapporten från Länsstyrelsens inspektion år 2017, dnr , kritiserade Länsstyrelsen nämnden för långa handläggningstider i ärenden gällande behov av ställföreträdare. Länsstyrelsen har gjort en uppföljande granskning avseende denna ärendetyp. Efter inspektionen granskade Länsstyrelsen dagboksblad i ärenden rörande ansökan/anmälan om behov av god man/förvaltare. Vid granskningen noterades följande. - I akt 5746 inkom en anmälan om behov av förvaltare den 15 november Ett par dagar senare kontrollerade nämnden var huvudmannen var folkbokförd. I mars 2018 ringde en kurator som bl.a. uppgav att huvudmannen inte betalar sina räkningar och blir pressad på pengar. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se

2 2 (7) Nämnden började rekrytera förvaltare i maj 2018 och i augusti 2018 ansökte nämnden till tingsrätten om förvaltarskap. - I akt 5689 inkom en anmälan om behov av god man den 26 september Nämnden inhämtade yttrande från huvudmannens föräldrar samt ringde dem vid ett tillfälle, men i övrigt har nämnden inte vidtagit några åtgärder i ärendet mellan september och den 23 mars Däremot ringde socialtjänsten vid två tillfällen och undrade hur det gick med ärendet. Den 23 mars 2018 kontaktade nämnden huvudmannens far för att diskutera hens behov av hjälp. Den 3 maj 2018 skickade nämnden ett meddelande till socialtjänsten och önskade kontakt. Den 28 juni 2018 tog nämnden initiativ till flera kontakter med socialtjänsten och huvudmannens far. Samma dag påbörjade nämnden rekrytering i ärendet och nämnden har sedan dess arbetat med rekrytering av god man. Vid sammanträdet uppgav nämnden att det finns ett uppdrag för kansliet att åtgärda handläggningstider i dessa ärenden samt att nämnden har svårt att rekrytera ställföreträdare för vissa typer av ärenden. Mot bakgrund av att granskningen genomfördes efter inspektionen diskuterades inte enskilda ärenden. När överförmyndaren tagit emot uppgifter om att en person kan vara i behov av t.ex. god man enligt 11 kap. 4 föräldrabalken, FB, eller förvaltare ska överförmyndaren, efter utredning, ta ställning till om överförmyndaren ska ansöka om anordnande till tingsrätten, eller om ärendet ska avskrivas. Överförmyndaren har en skyldighet att enligt 5 förmynderskapsförordningen (1995:379), FFO, ansöka om ställföreträdarskap till tingsrätten om överförmyndaren får reda på att ett sådant behövs. Överförmyndaren ska handlägga varje ärende så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (se 9 förvaltningslagen [2017:900], FL). En snabb handläggning av samtliga ärenden hos överförmyndaren är av rättssäkerhetsskäl viktigt för den enskilde, som annars kan riskera att dennes personliga eller ekonomiska förhållanden försämras. Gällande t.ex. anmälningar om behov av förvaltare har Riksdagens ombudsmän, JO, i beslut den 13 maj 2015, dnr , uttalat att det är angeläget att den som är i behov av sådan hjälp kan få den hjälpen utan dröjsmål. Enligt JO bör en sådan anmälan följas av ett ställningstagande från överförmyndaren inom ett par veckor från det att anmälan lämnades in. Nämndens handläggning i dessa två ärenden har varit passiv och nämnden har inte gjort tillräckligt för att driva dessa ärenden framåt. Länsstyrelsen är därför kritisk till den långa handläggningstiden i dessa ärenden och kommer återigen följa upp att förbättringar sker vid nästa inspektion. Långa handläggningstider avseende granskning av årsräkningar I rapporten från Länsstyrelsens inspektion år 2017 kritiserade Länsstyrelsen nämnden för långa handläggningstider vid granskning av årsräkningar. Länsstyrelsen har inför årets inspektion inhämtat uppgifter om handläggningstider för granskningen av årsräkningarna för år Nämnden lämnade uppgifter om att 58 % av dessa årsräkningar var granskade den 1 oktober 2017 och att den sista årsräkningen för år 2016 granskades den 1 juni Vid granskningen av akter noterades följande.

3 3 (7) - I akt 269 inkom en årsräkning för del av år 2016 den 20 mars Den 1 december 2017 skickades en begäran om reviderad årsräkning. Den 22 december 2017 inkom en reviderad årsräkning. Årsräkningen granskades sedan den 6 februari Arvodesbeslutet för år 2016 fattades den 13 februari I akt 4727 inkom årsräkningen för år 2016 den 28 februari 2017 och granskades med korrigering den 7 december Nämnden begärde komplettering angående årsräkningen från gode mannen den 7 november och den 4 december I akt 3120 granskades årsräkningen för år 2016 utan anmärkning den 8 december I akt 274 inkom årsräkningen för år 2016 den 30 mars 2017 och granskades utan anmärkning den 13 november Arvodesbeslutet för år 2016 fattades den 15 december I akt 1565 inkom årsräkningen för år 2016 den 27 februari 2017 och granskades utan anmärkning den 27 oktober Vid sammanträdet diskuterades handläggningstiderna. Nämnden uppgav att de låg bättre till med granskningen av årsräkningarna under år 2018 och ville gärna inkomma med statistik om detta till Länsstyrelsen. Efter inspektionen uppgav nämnden att 79 % av årsräkningarna som inkom före den 1 mars 2018 och 63 % av årsräkningarna som inkom efter den 1 mars 2018 var granskade den 1 oktober Regeln i 9 FL om snabb och enkel handläggning ska vara vägledande i samtliga ärenden hos överförmyndaren. En snabb handläggning hos överförmyndaren är av rättssäkerhetsskäl viktig för den enskilde som annars kan riskera att hans eller hennes personliga eller ekonomiska förhållanden försämras. Justitieombudsmannen, JO, har i ett protokoll (dnr ) anfört följande. JO Lars Lindström: Överförmyndaren ska granska ställföreträdares verksamhet med ledning av förteckningar, års- och sluträkningar samt andra handlingar och uppgifter angående förvaltningen som har lämnats (16 kap. 3 första stycket FB). Granskningen utgör en viktig del av överförmyndarens tillsynsverksamhet. Det är därför angeläget att granskningen sker inom rimlig tid. JO har ansett att redan en tidsutdräkt på drygt sju månader är för lång (se JO:s beslut den 3 juli 2009, dnr ). Länsstyrelsen kan konstatera att handläggningstiderna för granskning av en stor del av årsräkningarna för år 2016 var alltför långa. Det har också fått till följd att handläggningstiderna för arvode till ställföreträdarna varit långa. Länsstyrelsen är därför fortsatt kritisk till handläggningstiderna och kommer återigen följa upp att förbättringar sker vid nästa inspektion. Övrig aktgranskning Fullmakt I akt 3120, angående ett förmynderskap (två förordnande förmyndare), noterades följande. Barnet har varit delägare i ett dödsbo. Dödsboet har överlåtit en bostadsrätt. Överlåtelseavtalet upprättades år 2016 och är underskrivet av en av dödsbodelägarna (inkom enligt dagboken den 23 mars 2018). De övriga delägarna, bl.a. barnets ena förmyndare, har gett fullmakt till denna person att sälja bostadsrätten. Nämnden samtyckte till försäljningen i juni Det finns inte i akten någon ansökan om samtycke från förmyndarna. Arvskiftet upprättades

4 4 (7) den 13 december Nämnden samtyckte till fördelningen i skiftet i juni Det finns inte i akten någon ansökan från förmyndarna om samtycke. Vid sammanträdet diskuterades ärendet. Nämnden framförde att enligt deras rutiner så ska det finnas en ansökan om samtycke från ställföreträdarna. De såg över rutinen för ett år sedan efter att man noterat brister. Nämnden uppgav även att de anser att förordnade ställföreträdare kan skriva fullmakter till advokater etc., men inte den här typen av fullmakter. Angående förordnande ställföreträdares möjlighet skriva under fullmakter vill Länsstyrelsen framföra följande. I SOU 2004:112 (s 763 ff) har frågan om fullmakter berörts och bl.a. framförs följande. Det finns inte någon lagfäst möjlighet för en förordnad ställföreträdare att sätta en annan person i sitt ställe då uppdraget bygger på ett myndighetsbeslut som den förordnade ställföreträdaren inte självsvåldigt kan ändra på. Ställföreträdaren är dock inte förhindrad att anlita ett bud att utföra vissa uppdrag. Ett bud kan inte fatta några självständiga avgöranden inom ramen för ställföreträdarskapet utan är att betrakta som någon som verkställer den förordnade ställföreträdarens beslut. En ställföreträdare kan således utan hinder uppdra åt t ex vårdpersonal att köpa vissa alldagliga saker för pengar som överlämnats till personalen på ett boende. Vidare framförs att om en förordnad ställföreträdare inser att han inte själv klarar av att tillgodose huvudmannens intressen i en viss angelägenhet kan han ha behov av att anlita extern hjälp. Det bör då vara okontroversiellt att den förordnade ställföreträdaren kan ta kontakt med t ex en advokat för att få rådgivning om huvudmannen hamnat i en rättslig tvist. Om advokaten ska kunna föra förhandlingar med motparten behövs dock normalt sett även en fullmakt. Om huvudmannen inte själv är kapabel att underteckna fullmakten så är frågan om ställföreträdaren kan göra det i kraft av sitt ställföreträdarskap. Ändamålsskäl talar för att så bör vara fallet. Ingen överlämning av redovisningshandlingar I akt 332, angående ett förvaltarskap, noterades följande. Den 29 mars 2017 beslutade nämnden om byte av förvaltare. Nämnden granskade den tidigare förvaltarens sluträkning den 9 maj Det framgår inte att redovisningshandlingarna har överlämnats till den nya förvaltaren för granskning. Länsstyrelsen vill med anledning av detta framföra följande. Enligt 16 kap. 8 FB ska överförmyndaren sedan denne har granskat förmyndarens, gode mannens eller förvaltarens sluträkning, lämna över sluträkningen samt de förteckningar, årsräkningar och handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 som förvaras hos överförmyndaren till den som är behörig att ta emot redovisning för förvaltningen. Om handlingar har lämnats till en ny ställföreträdare, ska denne inom två månader därefter återlämna handlingarna. Överförmyndaren ska skriftligen upplysa ställföreträdaren om detta när handlingarna lämnas ut. Bestämmelsen innebär att samtliga förteckningar, årsräkningar m.m. som förvaras hos överförmyndaren ska lämnas över, oavsett antal och ålder (se NJA II 1924, s. 468). Det är viktigt att överlämningen dokumenteras då en eventuell talan om

5 5 (7) ersättning för skada ska väckas inom tre år från det att handlingar som anges i 16 kap. 8 FB har lämnats över till den som är behörig att ta emot redovisning för förvaltningen (se 12 kap. 15 FB). Länsstyrelsen uppmanar nämnden att vidta åtgärder i ärendet. Begäran om omprövning av beslut I akt 274, angående ett förvaltarskap, noterades följande. Förvaltaren inkom den 5 februari 2018 med en begäran om omprövning av ett arvodesbeslut. Nämnden har enligt akten inte vidtagit någon åtgärd med anledning av detta. Vid sammanträdet diskuterades ärendet och det föreföll som att det eventuellt rörde sig om en dokumentationsbrist. Länsstyrelsen uppmanade nämnden att undersöka detta. Regler kring omprövning av beslut återfanns tidigare i 27 förvaltningslagen (1986:223). Sedan den 1 juli 2018 regleras ändring av beslut i 37 och 38 FL. Länsstyrelsen vill betona att nämnden hade att ta ställning till förvaltarens begäran, meddela förvaltaren sitt ställningstagande samt dokumentera detta i akten. Ospecifik utgiftspost I akt 4727, angående ett godmanskap, noterades följande. I årsräkningen för år 2016 finns en utgiftspost kallad div.enl.kassabok på ca kr. Årsräkningen granskades med korrigering av nämnden efter att den inhämtat kompletteringar vid två tillfällen (akten nämns även under rubriken handläggningstider årsräkningar). Även i årsräkningen för år 2017 som granskats utan anmärkning har gode mannen redovisat en post övriga utgifter se kassabok kr. Det finns inte någon kassabok i akten. Utgiftsposten övriga utgifter är förtryckt på nämndens blankett för årsräkningar. Av 14 kap st FB framgår att det i årsräkningen ska anges den enskildes tillgångar och skulder vid början och slutet av den tid räkningen avser. Vidare ska en sammanställning göras av inkomster och utgifter under nämnda tid. Av årsräkningen ska särskilt framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. JO har i beslut den 24 april 2008, dnr , framfört att det är mindre lämpligt att i årsräkningar ange klumpsummor jämte anteckningar av karaktären "bankomatuttag, girobetalningar" och liknande och att sådana poster bör specificeras direkt i årsräkningen, alternativt i en bilaga till denna. Länsstyrelsen anser att utgifterna ska specificeras i årsräkningen och om gode mannen bifogar en bilaga ska den fästas vid årsräkningen. Det ska framgå att bilagan hör till årsräkningen och att den omfattas av den underskrift på heder och samvete som gode mannen tecknar på årsräkningens framsida. Lön vid förvaltarskap I akt 4598, angående ett förvaltarskap, noterade Länsstyrelsen att det i årsräkningen för år 2017, granskad utan anmärkning, har redovisats att huvudmannen haft en inkomst i form av lön på kr. Det finns inte något beslut om att lönen ska omfattas av förvaltarskapet.

6 6 (7) Lön omfattas normalt sett inte av förvaltarskap (se 11 kap. 8 FB). Tingsrätten kan besluta om att den ska ingå i förvaltarskapet om det finns särskilda skäl. Det är viktigt att förvaltaren och huvudmannen är medvetna om att lön inte omfattas av förvaltarskapet och nämnden bör enligt Länsstyrelsen försäkra sig om att så är fallet då en förvaltare redovisar lön i årsräkningen på detta sätt. Om en förvaltare redovisar medel i en årsräkning som denne inte förvaltar så bör det framgå att denne inte förvaltar medlen. Begäran om komplettering förvaras inte i akten I akt 1359, angående ett förmynderskap, noterades följande. Enligt diariet har nämnden den 22 februari 2018 begärt in en komplettering avseende årsräkningen för år Länsstyrelsen kunde inte finna handlingen i akten. Granskningen av årsräkningen är klar. Vid sammanträdet uppgav nämnden att en begäran om komplettering som berör en årsräkning som inte granskats inte förvaras i akten. De förvaras med den ännu inte granskade årsräkningen. Länsstyrelsen uppgav att denna årsräkning var granskad och uppmanade nämnden att undersöka detta och se till att handlingen förvaras i akten. Inskannad årsräkning I akt 2821, angående ett förmynderskap, noterades att årsräkningen för 2016 är en inskannad handling och inte ett original. Den granskades utan anmärkning i juli Vid sammanträdet framförde Länsstyrelsen att förmyndarens underskrift på heder och samvete bör vara i original. Nämnden uppgav att de har den rutinen. God man enligt 11 kap. 2 FB avseende lån till föräldrar I akt 66, angående ett förmynderskap, noterades följande. Föräldrarna har lånat pengar av barnet och en god man har förordnats enligt 11 kap. 2 FB för att företräda barnet avseende lånet. Gode mannen inger årligen en årsräkning där denne redovisar den inbetalda räntan och kontot där räntan placeras. Vid sammanträdet ifrågasatte Länsstyrelsen varför gode mannen gav in årsräkningar. Denne förvaltar, så som Länsstyrelsen uppfattar det, inte medlen. Länsstyrelsen betonade dock att det är bra att nämnden bedriver tillsyn över hur den gode mannen sköter sitt uppdrag. Uppföljning från föregående rapport I akt 13 angående ett förmynderskap, som granskades som en uppföljning från föregående inspektion, noterades följande. Av en skrivelse som nämnden skickade till förmyndaren i november 2017 framgår att nämnden tidigare har skickat redovisningshandlingar till denne och att nämnden anser att dessa bör skickas tillbaka till nämnden. Överlämningen av redovisningshandlingarna är inte dokumenterad på något annat sätt. Förmyndaren svarade att hen redan har skickat tillbaka handlingarna till nämnden. Redovisningshandlingarna förvaras inte i akten.

7 7 (7) Vid sammanträdet uppgav nämnden att handlingarna är borta. Det fördes en diskussion om att detta kunde ha dokumenterats bättre. Numera tar nämnden kopior på handlingarna innan de skickas. Övriga frågor Rutinbeskrivningar Länsstyrelsen har inför inspektionen inhämtat och granskat kansliets skriftliga rutiner rörande årsräkningsgranskning, bevakning av redovisningshandlingar samt bevakning av arvskifte. Register etc. Nämndens register över ställföreträdarskap diskuterades. Länsstyrelsen framförde att förmynderskap är inlagda på många olika sätt i registret och att det kan vara bra om nämnden se över detta. Länsstyrelsen rekommenderade även att nämnden skriver aktnummer på handlingar. Rapporten är upprättad av Lisa Wellenius och Lotta Reimers. Bilaga: Granskade akter Kopia till: Nämnden Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunrevisionen

8 BILAGA 1 (1) Datum Beteckning Enheten för tillsyn Lisa Wellenius Aktgranskning Förmynderskap Akt 3779, 60, 5753, 4780, 3009, 2821, 66, 1359, 3120, 21 och 13. Godmanskap enligt 11 kap 4 FB Akt 4916, 4816, 41, 258, 269, 4727 och God man för ensamkommande barn Akt Förvaltarskap Akt 4598, 5423, 393, 3607, 332 och 274. Ansökan/anmälan om behov av god man eller förvaltare (endast granskat dagboksblad). Akt 5531, 5567, 5649, 5663, 5731, 5531, 5746 och Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se