Matk Kraftvärme AB, Industrigatan 16 i Skene, kl Lars-Olof Sandberg, ordförande Bengt Ferm Rolf Wallerdal Anita Lomander

Transkript

1 ca Kraftvärme Plats och tid Beslutande Matk Kraftvärme AB, Industrigatan 16 i Skene, kl Lars-Olof Sandberg, ordförande Bengt Ferm Rolf Wallerdal Anita Lomander Kenny Lagergren, tjänstgörande ersättare Rolf Hallberg, ej tjänstgörande ersättare Simon Ryndal, ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Bengt-Allan Frost, VD Maria Svensson, sekreterare Utses att justera Anita Lomander Underskrifter Sekreterare... ^^Vr^!^ Paragrafer 40 Maria Svensson Ordförande.. L~~JLS^rrr. f..!^~tttt.' hr:: Lars-Qlctf.Sandperg Justerande i ^ ^.. ^ ^. * ^ Anita Lomander

2 B Kraftvärme Förteckning över protokollets ärenden 40 Val av justerare 41 Genomgång av föregående protokoll Meddelanden 43 Ekonomisk redovisning 44 Budget Taxor Fjärrvärme 46 Taxor - Marknet 47 Kontroll av ekonomiska transaktioner på Mark Kraftvärme AB 48 Attest- respektive utanordningsregler på Mark Kraftvärme AB 49 Internkontroll 50 Marknet 51 Pågående arbeten 52 Rapporter 53 Personalinformation 54 Nästa styrelsemöte 55 Studieresa för styrelsen

3 B Kraftvärme SAMMANTRADESPROTOKOLL (9) 40 Val av justerare Anita Lomander utses att justera dagens protokoll. 41 Genomgång av föregående protokoll Protokollet från lades efter genomgång till handlingarna. 42 Meddelanden a) Anvisningar till delårsrapport augusti 2015 från Marks kommun, inkommen Det anmälda ärendet läggs med godkännande till handlingarna. 43 Ekonomisk redovisning VD meddelar att den ekonomiska sammanställningen efter årets fem första månader ännu inte är helt klar. Han rapporterar att fjärrvärmeförsäljningen under maj månad har varit 1 GWh mer än budget och att elförsäljningen har varit 0,9 GWh vilket är 0,3 GWh bättre än budget. Graddagama för maj månad 2015 har varit 135 % av ett normalår. Maj månads ekonomiska rapport kommer att översändas till styrelsen under juni månad Bolagets uppdrag att utveckla och förvalta kommunens stadsnät, denna nya verksamhet är inom bolaget benämnd Marknet, är fortfarande inte klart gällande det ekonomiska övertagandet från Marks kommun. VD redogör dessutom för en översikt av bolagets låneskuld och ränteläge per Bolagets senaste skattekontoutdrag redovisas. att lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna.

4 H Kraftvärme Styrelsesarrrmanträde (9) 44 Budget Ärendet tidigare behandlat 33/2015. VD redovisar förslag till budget för åren Bolagets budget är beräknad för både fjärrvärmeverksarnheten och den nya bredbandsverksamheten, benämnd Marknet. Budgeten, för fjärrvärmeverksamheten, är beräknad på 94 % fjärrvärmeförsäljning jämfört med normalår och med samma försäljningsnivå varje år. Detta medför att bolaget har möjlighet att klara resultatkravet även om det blir mildare väder än normalår. Marknet är under ett uppstartsläge där bolaget är i full gång att detaljplanera utbyggnad av bredband i centralorterna. I samhällena arbetar bolaget i nära samarbete med olika fiberföreningen. Budgeten för Marknet är beräknad utifrån ett framtaget förslag till investeringsplan för åren Att godkänna redovisad budget för åren Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Lars-Olof Sandberg Ordförande Anita Lomander Justerande

5 H Kraftvärme Styrels esammanträde (9) 45 Taxor Fjärrvärme VD lämnar förslag till höjning av fjärrvärmetaxorna från och med Detta förslag följer tidigare i dag beslutad budget för I förslaget finns en höjning av den rörliga avgiften i fjärrvärmetaxan som gäller för 2016 enligt följande: Bostäder/lokaler: Tillverkande industri: Villor: 0,6 öre/kwh (exkl. moms) 0,9 öre/kwh (exkl. moms) 0,6 öre/kwh (inkl. moms) att godkänna VD:s förslag till nya fjärrvärmetaxor som skall gälla från och med Taxor Marknet Ärendet senast behandlat 32/2015. VD föreslår föränclringar av styrelsens beslut, från , och , gällande taxor för Marknet. att godkänna VD:s förslag till förändrade taxor för fiberverksamheten Marknet enligt följande: Villafiber (B) (priserna inklusive moms) Fiberanslutaingskostnad 0 kronor (inklusive grävkostnad fram till huset och exklusive grävning i asfalt) Fast fibermånadskostnad/nätavgift 299 kronor per månad under 24 månader, därefter 169 kronor per månad under de följande femton åren och därefter gäller bastaxan Villafiber (E) (priserna inklusive moms) Fiberanslutiiingskostnad 0 kronor (inklusive grävkostnad fram till huset och exklusive grävning i asfalt, Detta alternativ gäller i kombination med fjänväitnemslutning och fjärrvärmealtemativ 1) Fast fibermånadskostnad/nätavgift 299 kronor per månad under 24 månader, därefter 169 kronor per månad under de följande femton åren och därefter gäller bastaxan I jov ; 1 ^

6 Kraftvärme SAMMANTRADESPROTOKOLL (9) Villafiber (G) (priserna inklusive moms) Fiberanslutningskostaad kronor, engångsavgift (inklusive grävkostnad fram till huset och exklusive grävning i asfalt, detta alternativ gäller i kombination med fjäilvärmeanslutaing och fjärrvärmealtemativ 3) Fast fibermånadskostnad/nätavgift 0 kronor också att fiberkontraktens bmdningstid skall vara fem år och därefter tre månaders uppsägningstid och detta gäller följande taxor: Villafiber (A till och med G), Fiber flerfamiljshus (H) samt Fiber lokaler och Industri (I till och med J). Bmdningstid och uppsägningstid gällande taxa Svartfiber - Zontaxa (K): enligt offert. dessutom att samtliga Marknet-taxor skall gälla till och med Kontroll av ekonomiska transaktioner på Mark Kraftvärme AB Ärendet har tidigare behandlats VD redogör för ett nytt förslag till kontroll av ekonomiska transaktioner på Mark Kraftvärme AB med tillägg av bolagets nya verksamhet, Marknet, en nyinrättad tjänst som fjärrvärmeprojektör och en ny mätaransvarig. att godkänna VD:s förslag (bilaga 1). 48 Attest- respektive utanordningsregler för Mark Kraftvärme AB Ärendet har tidigare behandlats VD redogör för ett nytt förslag till attest- respektive utanordningsregler för Mark Kraftvärme AB med tillägg av bolagets nya verksamhet, Marknet, en nyinrättad tjänst som fjärrvärmeprojektör och en ny mätaransvarig. att godkänna VD:s förslag (bilaga 2). ^\^/' /~s lf± CL

7 IS Kraftvärme (9) 49 Internkontroll Ärendet senast behandlat 34/2015. Ordföranden framförde på förra styrelsemötet ( ) att styrelsen måste fortsätta arbetet med att ta fram ytterligare delområden inom bolaget för komma vidare med kontrollarbetet. Följande förslag på delområden framkom på mötet: Arbetsmiljö, brandskydd, säkerheten runt Marknet, kontroll av att attest- respektive utanordningsreglerna för bolaget följs och kontroll av upphandlingsförfarande. Simon Ryndal meddelar att han tillsammans med Stig Andreasson har börjat planera för att utföra en internkontroll gällande ett delområde inom arbetsmiljön. att ta fram en plan för internkontrollen med följande delområden i startskedet: Arbetsmiljö Brandskydd Säkerheten runt Marknet Kontroll av attest- respektive utanordningsregler för bolaget. Upphandling 50 Marknet VD redogör för pågående arbeten inom Marknet. Avtal med tjänsteleverantörer Fiberblåsning från Kinna till Fritsla Föredrag för företagarföreningen visade stort intresse O-ringens tävling i Fritsla behöver bredband i juli 2015 Planerad start av fiberutbyggnad inom Kinna centrum under sommaren Rapporten läggs med godkännande till handlingarna.

8 B Kraftvärme SAMMANTRADESPROTOKOLL (9) 51 Pågående arbeten VD redogör för följande pågående arbeten: Fastbränslepanna 1 på Assbergsverket är snart klar för start efter årligt underhåll Arbetet med att byta ut en processdator med ny styrutrustning, på fastbränslepanna 1 på Assbergsverket, kommer att pågå under drygt ett år. Projektkostnaden är beräknad till ca 2,5 miljoner kronor. Underhåll av fiärrväiineleclningar Mätarbyten Redogörelsen läggs med godkännande till handlingarna. 52 Rapporter VD rapporterar om följande: Vårens servicebesök Administrativ konsult är inhyrd under sommaren som sjuk- och semestervikarie Revision klart för Bra Miljöval Natutsfyddsföreningen kommer att använda Mark Kraftvärme AB som medhjälpare för att utöka gruppen av certifierade energiverk Rapporten läggs med godkännande till handlingarna. 53 Pers onalinformation VD redovisar personalstatistik.

9 B Kraftvärme (9) 54 Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte är torsdag kl Studieresa för styrelsen att ge VD i uppdrag att ordna en studieresa för styrelsen. I IsW, ter OL

10 M Kraftvärme T B KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER i l a 9 a 1 Till Mark Kraftvärme AB:s ^'fots" PÅ MARK KRAFTVÄRME AB 47 Från och med hösten 2010 har Mark Kraftvärme AB elektronisk fakturahantering vilket innebär att vi tar emot både elektroniska fakturor och pappersfakturor. Transaktioner attesteras och kontrolleras innan de slutförs, enligt följande: FAKTUROR OCH ANDRA ERSÄTTNINGAR Elektronisk fakturahantering av leverantörsfakturor: Mottagningsattest: Granskning/kontroll: Den som beställt varan eller tjänsten har uppgett sitt referensnummer till leverantören och har kontrollerat att fakturan överensstämmer med underlag, beställning och/eller beslut. AdrrWekonomiledare ersätter VD vid förfall. Ansvariga beställare är: VD Mätaransvarig Drift- och underhållschef Projekt- och kundansvarig Assistent Adm - och ekonomiledare Ekonomi-/löneassistent Nättekniker Bredbandsplanerare Fjärrvärmeprojektör En matematisk granskning och kontering av fakturan utförs. Följesedlar som erhållits vid beställningen granskas och kollas mot fakturan. Kontroll görs så att behöriga personer har attesterat, att betalningen går till rätt mottagare och att betalningsdag är enligt överenskommelse. Ansvarig för granskning/kontroll är: Assistent Ekonomi-/löneassistent ersätter vid förfall. Kontroll före Ekonomi-/löneassistent Adm.- och ekonomiledare ersätter vid förfall. beslutsattest och Ansvarig för denna kontroll är: AdrrWekonomiledare b e t a l n m g : Assistent ersätter vid förfall. EkonomiVlöneassistent ersätter vid förfall. Beslutsattest och betalning: Slutlig attest och betalning utförs av VD, som enligt registreringsbeviset har ratt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. VD attesterar också transaktioner för de uppdrag som Mark Kraftvärme AB:s styrelse beslutat. AdrrWekonomiledare ersätter VD vid förfall. Manuella betalningar av leverantörsfakturor, ulanordningar och andra ersättningar. Mottagningsattest, granskning/kontroll, kontroll före beslutsattest/betalning och beslutsattest görs enligt ovan. Den manuella betalningen/utanordningen utförs genom avstämning av transaktionen av två personer i förening enligt en av följande sex punkter: 1 AdrrWekonomiledare och assistent. 2 Adm.Vekonomiledare och ekonomivlöneassistent. 3 Assistent och adm.vekonomiledare. 4 Assistent och ekonomivlöneassistent. 5 EkonomiVlöneasssistent och adm.vekonomiledare. 6 EkonomiVlöneassistent och assistent. INTERNA TRANSAKTIONER OCH BOKFÖRINGSORDER Transaktioner av bokföringsorder och kassaposter. Kontroll att underlag finns till bokföringsorder och kassaposter samt kontrollerar och signerar pä verifikationshandling/kvittenslista. Ansvarig: EkonomiVlöneassistent Beslutsattest: LÖNER OCH PERSONALKOSTNADER Adm.Vekonomiledare ersätter vid förfall VD Attest arbetsledare: Beslutsattest: Månadsrapporter, ledighetsansökningar, reseräkningar m m kontrolleras och attesteras av respektive avdelningschef. VD. VD:S PRIVATA TRANSAKTIONER T EX. LÖNERAPPORTER. RESERÄKNINGAR AA AA. Beslutsattest: FIRMATECKNING Mark Kraftvärme AB:s styrelseordförande eller vice ordförande. Firman tecknas av styrelsen i förening av styrelseordförande och vice styrelseordförande eller i förening av styrelseordförande och VD eller i förening av vice styrelseordförande och VD Dessutom har VD rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder VD har dessutom fått i uppdrag av styrelsen att teckna firman vad gäller servitutsavtal. styrelsen/övrigt/2015/kontrall ekon. transaktioner MKVAB

11 Attest- respektive utanordningsregler Mark Kraftvärme AB Bilaga 2 till Mark Kraftvärme AB:s styrelseprotokoll Före attest skall faktura kontrolleras vad gäller levererad kvantitet, kvalitet och pris. Attest innebär godkännande av faktura Vid betalning kontrolleras attest och att underlaget slutligt godkänns för betalning. Arbetsområde Namn Kostnadsområden Kostnadsområde personal Begränsningar Ersätter Styrelse Ordf/v ordf Samtliga kostnader hänförliga till VD. VD Bengt-Allan Frost Hela företagets samtliga områden/funktioner slutattesteras av VD. Hela företaget VD-instruktioner Samtliga vid förfall. Ekonomi Maria Svensson Administrativa områden Hela företaget Två basbelopp Ersätter VD vid förfall. VD slutattesterar i efterhand. Administration Carina Norinder Teresa Andersson Administrativa områden 10 Kkr 10 Kkr Ersätter MS vid förfall Ersätter CN vid förfall Ny- och ombyggnation Rano Eliasson Ny- och ombyggnadsprojekt, fjärrvärme och bredband Tre basbelopp Drift och underhåll Dennis Nyqvist Drift- underhåll av panncentraler, fjärrvärmeledningar och kundcentraler Fyra basbelopp Drift och underhåll Drift tekniker Drift- underhåll av panncentraler, prrvärmeledningar och kundcentraler 10 Kkr Ny- och ombyggnation och drift och underhåll av el och styr Niclas Höglund Nybyggnad och drift- underhåll av panncentraler, prrvärmeledningar och kundcentraler Halvt basbelopp Fjärrvärmemätare och fjärravläsning Tero Kursu Mätarhantering, prravläsning och servicebesök Ett basbelopp Marknet, bredbandsverksamheten Axel Berg Nybyggnad och drift- underhåll bredbandsverksamheten Två basbelopp Marknet, bredbandsverksamheten Daniel Klasson Nybyggnad och drift- underhåll bredbandsverksamheten Två basbelopp Projektering Tobias Jansson Ny- och ombyggnadsprojekt, prrvärme och bredband Halvt basbelopp 4 f C