SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Transkript

1 Sida Plats och tid Stora Vetteberget kl. 10: Utses att justera Benny Andersson (S) Jeanette Lagervall (S) 13 Justeringens plats och datum Kommunhuset den 15 juni 2017 Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Martin Johansen (L) Benny Andersson (S) ej 13 Jeanette Lagervall (S) 13 1

2 Sida ande Martin Johansen (L) Lars Carlsson (M) Håkan Bergstam (M) Benny Andersson (S) ej 13 Jeanette Lagervall (S) Övriga närvarande George Strömbom (C) Jan Berndtsson (S) Roland Flyckt (KD) Berne Petersson (KD) enbart Front Advokaters dragning Björn Möller (M) enbart Front Advokaters dragning Katarina Hillberg, ekonomichef Evike Sandor, vd Janina Liljekvist, ekonom och vice vd Tjörns Hamnar AB Ann-Britt Svedberg, kommunchef Solbritt Törnqvist, vd Tjörns Måltids AB Lars Pettersson, vd Tjörns Bostad AB och Tjörns Hamnar AB Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 11 Fastställande av dagordning Tjörns Förvaltnings AB fastställer dagordningen med följande tillägg: - Solviken info 3

4 12 Protokoll från tidigare möten 2017/5 Styrelsen noterar protokollet från styrelsemötet och protokollet från bolagsstämman och lägger dessa till handlingarna. Protokollet från styrelsemötet och protokollet från bolagsstämman gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemöte Protokoll från bolagsstämma

5 13 PM- Utredning avseende arrendekontrakt 2017/6 Styrelsen noterar informationen. Front Advokater redovisade sin utredning på styrelsemötet. Ordförande får i uppdrag att komplettera med ytterligare frågor till Front Advokater. sunderlag PM - Utredning avseende arrendekontrakt Sköbua - skrivelse ang utredning Front Jäv Benny Andersson (S) anmäler jäv och lämnar lokalen under ärendets behandling. 5

6 14 Verksamhetsrapporter från dotterbolagen Styrelsen noterar informationen. Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB föredrar sina verksamhetsrapporter. 6

7 15 Solviken 2017/17 Styrelsen noterar informationen. Lars Pettersson, vd för Tjörns Hamnar AB redogjorde för ärendet Solviken. 7

8 16 Ekonomisk rapportering inkl delårsbokslut /3 1. Notera dotterbolagens information om delårsbokslut per och helårsprognos. 2. Godkänna Tjörns Kommunala Förvaltnings ABs delårsbokslut per och helårsprognos. VD för Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB och VD för Tjörns Måltids AB presenterar delårsbokslut per samt helårsprognos. VD för Tjörns kommunala Förvaltnings AB presenterar delårsbokslut per samt helårsprognos. sunderlag Delårsbokslut Tjörns Kommunala Förvaltnings AB

9 16 Internkontrollplan 2017/9 1. Styrelsen godkänner 2017 års internkontrollplan. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska styrelser, nämnder och bolag fastställa områden för internkontroll. Reglementet för intern kontroll beskriver styrelsens skyldigheter för den interna kontrollen. Styrelsen skall upprätta en organisation för den interna kontrollen samt att anta regler och anvisningar. Internkontrollplanen fastställs och revideras varje år. Kontroller som inte är upptagna i internkontrollplanen kan också utföras. sunderlag Internkontroll 2017 Tjänsteutlåtande den

10 18 Arbetsordning 2017/8 Styrelsen antar föreslagen arbetsordning. Styrelsen ska, enligt arbetsordningen, årligen i anslutning till ordinarie bolagsstämma besluta om arbetsordning. Bifogas förslag på arbetsordning. sunderlag Arbetsordning Tjänsteutlåtande den

11 19 Firmateckning 2017/10 Förutom styrelsen utses Ordförande, 1 vice ordförande, 2 vice ordförande och VD att två i förening teckna firman. Vidare har verkställande direktören rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. Styrelsen ska årligen i anslutning till ordinarie bolagsstämma utse firmatecknare. 11

12 20 Attestreglemente 2017/11 Styrelsen antar föreslaget attestreglemente. Styrelsen skall årligen i anslutning till ordinarie bolagsstämma besluta om attestreglemente. sunderlag Attestreglemente Tjänsteutlåtande den

13 21 VD-instruktion 2017/7 Styrelsen antar föreslagen vd-instruktion. Styrelsen ska årligen i anslutning till ordinarie bolagsstämma fastställa VDinstruktion. Ingen förändring från tidigare utgåva. sunderlag VD instruktion Tjänsteutlåtande den

14 22 Utlämnande av allmän handling 2017/12 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av kommunfullmäktiges beslut Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD:n eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande

15 23 Försäkringsfrågor 2017/15 Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. Ekonomichef Katarina Hillberg redogör för bolagets försäkringar. 15

16 24 Uppföljning och genomgång av tillgångar och avtal 2017/16 Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets tillgångar och avtal. Ekonomichef Katarina Hillberg redogör för bolagets tillgångar och avtal. 16

17 25 Entledigande av vd 2017/13 Evike Sandor entledigas som verkställande direktör i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Evike Sandor har begärt entledigande från sina uppdrag som VD i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, detta gjordes 16 maj

18 26 Anställning av VD 2017/14 Styrelsen beslutar anställa Ann-Britt Svedberg som VD. Evike Sandor har entledigats från sitt uppdrag och en ny VD skall anställas. Enligt 8 kap 27 ABL får styrelsen utse en VD. 18

19 27 Ekonomisk fördelningsnyckel 2017/4 Tjörns Bostad AB och Tjörns Hamnar AB täcker upp Tjörns kommunala förvaltnings ABs löpande kostnader med koncernbidrag. Tjörns kommunala förvaltnings AB har löpande kostnader för bland annat arvoden, revision samt räntekostnader på lån. Moderbolaget erhåller utdelning samt koncernbidrag från dotterbolagen. Utdelning från dotterbolagen är beskattade vinstmedel och koncernbidrag ges innan eventuell skatt beräknas för dotterbolagen. Koncernbidragen täcker TKFABs kostnader. Med Orust som delägare i Tjörns Måltids AB kan inget koncernbidrag ges till TKFAB utan endast utdelning som beslutas av årsstämman. Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB får täcka upp TKFABs löpande kostnader förslagsvis med att TBAB täcker 75% och THAB täcker 25%. Andelarna bygger på de två bolagens omsättning. sunderlag Tjänsteutlåtande den