SAKGRANSKNING OCH ATTESTINSTRUKTION För

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "SAKGRANSKNING OCH ATTESTINSTRUKTION För"

Solveig Berg
för 5 år sedan
Visningar:

1 1 SAKGRANSKNING OCH ATTESTINSTRUKTION 2018 För NYBRO ELNÄT AB, org.nr: NYBRO ENERGI AB, org.nr: NYBRO VÄRMECENTRAL AB, org.nr: FASTIGHETER I NYBRO AB, org.nr: INLEDNING Föreliggande sak- och attestinstruktioner skall utgöra anvisningar för de befattningshavare som skall kontrollera och godkänna transaktioner i respektive bolags ekonomiska redovisning. Sak- och attestinstruktionen ingår som en del i företagets internkontroll, vars huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten i verksamheten och tillse att resurser används i enlighet med fattade beslut och på ett verksamhetsfrämjande sätt. Ett annat syfte är att ange regler för att ekonomiska transaktioner genomförs enligt tagna beslut samt att ange regler för att bemyndiga personer att utföra attest. SENASTE ÄNDRINGAR

2 2 RUTIN Firmateckning Styrelsen tecknar firman, eller två i förening av (ordf); (vice ordf); (VD). Verkställande direktören har rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder med de begränsningar som återfinns i punkt Attesträtt Verkställande direktören utser attestberättigad. Se bilaga 2. Ekonomichefen innehar ställningsfullmakt att handha den ekonomiska förvaltningen. Skatter samt kostnader för finansiella transaktioner såsom räntor, amorteringar, etc undantas ifrån detta och åligger ekonomichef förutsatt att det ligger inom ramen för den löpande förvaltningen och ej faller inom de begränsningar som återfinns i punkt och till sin karaktär inte är av den art att VD bör attestera. Attesträtten gäller respektive verksamhetsområde för intäkter/kostnader inom ramen för fastställd budget. VD har generell attesträtt inom samtliga verksamhetsområden. Attesträtten gäller inte för kostnader av personlig art, t ex resor, utbildning eller representation. Sådana kostnader attesteras av överordnad attestberättigad. VD:s personliga kostnader attesteras av ekonomiansvarig upp till kronor per transaktion. Kostnader därutöver attesteras av styrelsens ordförande eller styrelsens vice ordförande. Vid VD:s huvudsemester eller vid frånvaro går ekonomichefen in som ersättare för VD:s attesträtt. Sakgranskning/förattest och attest får ej utföras av samma person, undantaget VD. Ekonomichefen gör stickprovskontroller avseende fakturerade priser mot uppgjorda avtal. Sakgranskningsrätt/förattesträtt Verkställande direktören tillsammans med verksamhetsansvariga, d v s elnätschef, VAchef, fiberansvarig, fjärrvärmechef, produktionschef samt ekonomichef utser attestanter, se attestberättigade personer i bilaga 2.

3 3 INSTRUKTION 1. Sakgranskning/Mottagningsattest Sakgranskning/Mottagningsattest sker genom signering i det elektroniska leverantörsfakturasystemet. Uppkommen faktura konteras på rätt konto enligt kontoplan. Ett bokföringsdokument ska erhålla namnteckning eller signatur som en bekräftelse på att en kostnad eller intäkt är motiverad och avser visst ansvar, verksamhet, projekt osv. Sakgranskning/ Mottagningsattest innebär att behörig person med sin namnteckning intygar att nedanstående erforderliga kontroller skett och godkänts, varför transaktionen skall genomföras. Sakgranskaren/Mottagningsattest erforderliga kontroller är: 1. kontroll mot beställning och leverans 2. kontroll och i överrensstämmelse med beslut, avtal och budgeterade medel 3. förenlig med verksamheten 4. korrekt belopp 5. korrekt betalningsmottagare 6. korrekt kontering 7. rätt betalningsvillkor Sakgranskning/Mottagningsattest görs elektroniskt genom personligt lösenord. För pappersbaserade rutiner görs det med arkivbeständig skrift på verifikationen. 2. Beslutattestering Beslutattest innebär att verifikationen godkänns och betalningsuppdrag utförs. Attest sker genom signering i elektroniska leverantörsfakturasystemet av mottagningsattesterat, enligt ovan, dokument eller liknande som bekräftelse att betalning får ske. Vid pappershantering ska namnteckning eller signatur finnas på en/ett sakgranskning/mottagningsattesterat dokument eller liknande som bekräftelse att betalning får ske. I attestering ingår: kontroll av att utbetalningen är rimlig kontroll av att sakgranskning/mottagningsattest skett av behörig person

4 4 In- och utbetalning/bokföring/kvittens/manuella bokföringsorder In- och utbetalning och bokföring verkställes av behörig personal inom ekonomifunktionen. Se bilaga 3. Innan utbetalning och bokföring sker skall vederbörande kontrollera att aktuella underlag/handlingar är attesterade och sakgranskade. Detta avser även kvittens av värdeförsändelser, postanvisningar, utbetalningskort, checkar samt kvittens av postförskott, rek och andra värdeförsändelser. Efter verkställd utbetalning skall utbetalningsjournalen/kvittensen, genom stickprov, kontrasigneras av annan behörig person med utbetalningsrätt. Innan bokföring av manuella bokföringsorder sker skall vederbörande kontrollera att bokföringsordern med aktuella underlag/handlingar är sakgranskade/förattesterade och attesterade. Manuella bokföringsordnar ska genom stickprov, kontrasigneras av annan behörig person (elnätschef, VA-chef, fiberanvarig, fjärrvärmechef respektive produktionschef) eller ekonomichef.

5 5 Förteckning över personal som har attesträtt BILAGA 1 Område Attesträtt Sign Nybro Elnät AB ansvar 2000 Upp till 500 kkr Kent Hagman inkl kundtjänst/adm/ekonomi Elnät Upp till kkr Johanna Johansson Nybro Elnät AB ansvar 2700 Vatten & Avlopp Nybro Värmecentral AB inkl kundtjänst/adm/ekonomi 4000 Nybro Energi AB inkl kundtjänst/adm/ekonomi Ansvar 3000 Fjärrvärme Nybro Energi AB Ansvar 3500 Elhandel Nybro Energi AB Ansvar 3700 Fibernät Upp till 500 kkr Upp till kkr Upp till 500 kkr Upp till kkr Upp till 500 kkr Upp till kkr Upp till kkr Upp till 500 kkr Upp till kkr Johan Johannesson Johanna Johansson Niklas Lindvall Johanna Johansson Niklas Lindvall Johanna Johansson Johanna Johansson Bo Davidsson Johanna Johansson

6 6 Fastigheter i Nybro AB Inkl kundtjänst/adm/ekonomi Upp till 500 kkr Upp till kkr Niklas Lindvall Johanna Johansson

7 7 Förteckning över personal som har sakgranskning/förattesträtt BILAGA 2.1 Område Sakgranskare/ Förattest Referensnr VD Kundtjänst/Adm/Ekonomi Anette Johansson /2700/3000/3500/ 3700/4000 Kristoffer Henningsson Johanna Johansson Imel Pezic Emma Johansson Jessica Magnusson Therese Andersson Josefine Dahlgren X X X X Sign Kommentar; Referensnummer 905 = Nybro Elnät AB (Ansvar 2000) 906 = Nybro Energi AB (Ansvar 3000,3500,3700) 907 = Nybro Värmecentral AB (Ansvar 4000) 908 = Nybro Elnät AB, Vatten & Avlopp (Ansvar 2700)

8 8 Förteckning över personal som har sakgranskning/förattesträtt BILAGA 2.2 Område Verksamhet Elnät, NL 2000 Sakgranskare/ Referensnr Förattest Kent Hagman Stefan Rubensson Henrik Johansson Mathias Gustafsson Håkan Erlandsson Sign Kommentar; Referensnummer 905 = Nybro Elnät AB (Ansvar 2000) 906 = Nybro Energi AB (Ansvar 3000,3500,3700) 907 = Nybro Värmecentral AB (Ansvar 4000) 908 = Nybro Elnät AB, Vatten & Avlopp (Ansvar 2700)

9 9 Förteckning över personal som har sakgranskning/förattesträtt BILAGA 2.3 Område Verksamhet VA 2700 Sakgranskare/ Referensnr Förattest Elin Nilsson Fredrik Forsander Johan Johannesson Sign Kommentar; Referensnummer 905 = Nybro Elnät AB (Ansvar 2000) 906 = Nybro Energi AB (Ansvar 3000,3500,3700) 907 = Nybro Värmecentral AB (Ansvar 4000) 908 = Nybro Elnät AB, Vatten & Avlopp (Ansvar 2700)

10 10 Förteckning över personal som har sakgranskning/förattesträtt BILAGA 2.4 Område Verksamhet Produktion NV 4000 Sakgranskare/ Referensnr Förattest Niklas Lindvall Joakim Fransson Adam Palm Anna Angeland Claes Lejon Sign Kommentar; Referensnummer 905 = Nybro Elnät AB (Ansvar 2000) 906 = Nybro Energi AB (Ansvar 3000,3500,3700) 907 = Nybro Värmecentral AB (Ansvar 4000) 908 = Nybro Elnät AB, Vatten & Avlopp (Ansvar 2700)

11 11 Förteckning över personal som har sakgranskning/förattesträtt BILAGA 2.5 Område Sakgranskare/ Förattest Referensnr Verksamhet Energi, Niklas Lindvall Fjärrvärme 3000 Joakim Håkansson Elhandel 3500 Kristoffer Blomberg Sign Fiber 3700 Bo Davidsson Kommentar; Referensnummer 905 = Nybro Elnät AB (Ansvar 2000) 906 = Nybro Energi AB (Ansvar 3000,3500,3700) 907 = Nybro Värmecentral AB (Ansvar 4000) 908 = Nybro Elnät AB, Vatten & Avlopp (Ansvar 2700)

12 12 Förteckning över personer med In- och utbetalnings/bokföringsrätt BILAGA 3 Område In- och utbetalningsrätt Sign Samtliga bolag Johanna Johansson Imel Pezic Anette Johansson Emma Johansson Kristoffer Henningsson Therese Andersson Förteckning över personal med E-legitimation Område In- och utbetalningsrätt Sign Samtliga bolag Johanna Johansson Imel Pezic Anette Johansson Emma Johansson Kristoffer Henningsson Therese Andersson

Relevanta dokument

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Antagen av förbundsdirektionen den 8 januari 2015, 9 1 Attest 1.1 Omfattning Denna attestordning gäller för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets