Kommunstyrelse - kommunledningskontor

Transkript

1 Verksamhetsplan Ordförande: Förvaltningschef: Hans-Göran Johansson (c) Mats Hoppe Innehållsförteckning Sidnr Mål och riktlinjer för verksamheten 1 Organisationsbeskrivning 1 Verksamhetsbeskrivning 1 Förändring, utveckling och trender 3 Personalförhållanden 6 Ekonomi driftbudget Omsättningstal och nyckeltal 7 Investeringsplan Mål och riktlinjer för verksamheten Kontakter med kommunledningskontorets personal ska kännetecknas av hög tillgänglighet, ett gott bemötande samt professionell service. Kommunledningskontorets personal ska, inom sina specifika ansvarsområden, aktivt leda och samordna kommunens verksamheter för att nå kommunövergripande lösningar Organisationsbeskrivning Kommunchef Kommunkansli Campus Värnamo * Ekonomiavdelning IT-avdelning Personalavdelning Juridik och Service *Campus ingår i kommunledningskontorets organisation men upprättar egen verksamhetsplan. Verksamhetsbeskrivning Kommunkansli: Kommunens centrala administrativa enhet som ger service åt allmänhet, massmedia, förtroendevalda, nämnder och förvaltningar. Bereder ärende inför behandling i kommunstyrelse och kommunfullmäktige. 1

2 Ansvaret för kommunens diarium och förtroendemannaregister Sekreterare i kommunstyrelse och kommunfullmäktige Informationsverksamhet Kvalitets- och utvecklingsarbete Kommunikations och infrastruktursfrågor Statistik Samordning av utvecklingen av e-tjänster Ekonomiavdelningen Leda och utveckla ekonomistyrningen. Utgöra en intern servicefunktion i frågor som rör ekonomi och hantering av denna. Redovisa de ekonomiska förutsättningarna och vara rådgivande i ekonomiska frågor till kommunstyrelsen och de olika förvaltningarna. Upprätta budget och årsbokslut för kommunen samt utveckla budget- och redovisningssystemet. Förvalta och utveckla kommunens fakturerings-, budget- och redovisningssystem med tillhörande utdatasystem. Löpande sammanställa ekonomiska uppföljningar i form av månadsrapporter och delårsbokslut. Svara för en snabb och effektiv fakturering till kunder. Bedriva en effektiv kravverksamhet med minimala kundförluster. Upprätta likviditetsprognos samt förvalta och placera kommunens likvida Svara för löpande betalningar, fakturering, redovisning och bokslut för Värnamo Stadshus AB och Värnamo Kommunala Industrifastigheter AB. Upprätta bokslut och årsredovisning för kommunen, koncernbokslut för den kommunala bolagskoncernen samt en sammanställd redovisning för kommunen tillsammans med den kommunala bolagskoncernen. Hålla en hög kompetens i momsfrågor. Utgöra ett nätverk för samtliga anställda ekonomer i kommunen. Förvalta de donationer som kommunstyrelsen ansvar för. Aktivt delta i kommunens förebyggande interna skydd med nära koppling till försäkringsfrågor. Personalavdelningen: Personalavdelningens uppdrag är att leda, samordna och utveckla kommunens PA-processer och personalpolitik och att fungera som ledningsstöd i dessa frågor. Personalavdelningen arbetar inom följande verksamhetsområde: o Arbetsrätt och förhandlingar o PA-system o Hälsa och arbetsmiljö o Organisationsutveckling och ledarskap o Personalekonomisk uppföljning o Strategisk kompetens- och personalförsörjning o Löneöversyn och lönepolitik 2

3 Juridik och service: Juridisk rådgivning till kommunstyrelsen och nämnder Kommunens ombud vid rättsliga processer och vid övriga kravverksamhet Ansvarar för de allmänna valen och folkomröstningar Ansvarar för centralarkivet innefattande även de kommunala bolagen Kommunens reproverksamhet Kommunens turbilsverksamhet med posthantering Överförmyndarkansli för hela GGVV området IT-avdelningen: Leda och samordna den kommunala utvecklingen inom IT-området Ansvara för drift och support av kommunens nätverk, datorer och telefoni samt reception/växel Drifta förvaltningarnas verksamhetssystem Samordna och standardisera inköp av programvara Erbjuda förvaltningarna stöd i frågor som rör telefoni eller systemfrågor Ständigt förbättra ovanstående för att på så sätt leverera Förändring, utveckling och trender Kommunkansli: Det har nyligen startat en Kvalitets- och utvecklingsgrupp med syfte att gemensamt driva kommunövergripande kvalitets- och utvecklingsarbeten. Kommunkansliet leder gruppen där alla förvaltningar finns representerade. Gruppen kommer att starta med att skapa en gemensam kvalitetshemsida, utveckla och driva internkontrollarbetet framöver och sedan gå vidare med fler övergripande utvecklingsprojekt. Fokus under kommer att ligga på internkontrollarbetet. En särskild Analysgrupp har bildats för att ta fram jämförande statistik avseende såväl verksamhetens kvalitet som kostnaderna för denna. Personal från kansli- och ekonomiavdelningen leder detta arbete. Syftet med gruppen är bl a att förse budgetberedningen med underlag om olika verksamheters kvalitet och ekonomi, för att underlätta arbetet med att fördela resurserna. Under 2012/2013 har e-utvecklingsrådet startat upp sin verksamhet och utvecklat arbetsformerna. Fem projekt har startats; enkla e-tjänster, kontaktcenter, e-arkiv, nationell elevplattform och e-akademi. Dessa projekt kommer att fortsätta under 201 med fokus för att slutföra projekt och att respektive kommun/landsting ska kunna dra nytta av resultaten i sina egna verksamheter. Utöver detta finns en projektbank med prioriterade projekt. Kostnaden för arbetet med samordning av e-utveckling delas mellan kommuner och landsting i Jönköpings län. Fördelningsmodellen som används är invånarantal samt särskild behandling av Landstinget, vars avgift är 33 % av kostnader för löpande verksamhet. För Värnamos del begärs en utökad ram med 500 kkr. 201 planeras att Landstinget övertar ansvaret för färdtjänst mm via en skatteväxling. I skatteväxlingen ingår även en ambitionshöjning avseende närtrafiken, vilket införs i Värnamo kommun fr om 1 maj. 3

4 Under 201 avser kommunikatörer/webbutvecklaren att fortsätta arbetet med ytterligare en etapp av det nya intranätet. Vi arbetar kontinuerligt för att öka användbarheten på webbplatsen. Resultatet av samverkansutredningen, som berörde området kommunikation, kommer vi att arbeta vidare med även under 201. En tillväxtstrategi är under utarbetande med tillväxtmål, insatsområde samt aktiviteter inom respektive område. Ekonomiavdelningen: Behovet av kvalificerat ekonomiskt arbete ökar, inte minst genom ett allt mer komplexa ekonomiska system för kommunerna men också genom tycket från myndigheter och media på ekonomisk statistik och uppföljning. Regelverket för kommunal redovisning har utvecklats mycket under de sista åren, vilket också medfört att kraven ökat avsevärt. Kommunledningskontoret har fått i uppdrag att utifrån en granskningsrapport från KPMG upprätta förslag till nytt rutin- och regelverk för hela investeringsprocessen. Ett förslag kommer att presenteras för kommunstyrelsen under våren Om detta fastställs kommer införandet att ske delvis i budget för 201 och delvis i budget för Ett projekt för översyn av all kontanthantering pågår. Arbetet är omfattande och finjustering av rutiner och arbetssätt kommer att pågå en bit in på 201. Syftet är att uppnå rationell hantering med minimala risker men också avsevärt minska hanteringen av kontanter. En kartläggning av nuvarande ekonomisystem och de olika delarnas koppling till varandra pågår under Ett uppdrag i den s k Samverkansutredning om samarbete med andra kommuner om gemensamma system i framtiden har givits. Arbetet genomförs under sommaren och hösten Avtalet avseende nuvarande ekonomisystem löper som längst t o m De dokument som upprättas av ekonomiavdelningen avseende årsbudget, månadsrapporter, delårsbokslut och årsredovisning har förändrats i syfte att de ska bli lättillgängliga och förbättra den ekonomiska styrningen och uppföljningen. En röd tråd ska framgå genom samtliga nämnda dokument. Syftet är att minska dokumentens omfattning utan att göra avkall på den viktiga informationen. Arbetet är inte slutfört och fortsätter under 2013 och 201. Personalavdelningen: Friskvårdskonsulenten genomför hälsoutbildningar, som är åtgärdsprogram mot upprepad sjukfrånvaro. Dessa har gett så gott resultat, att det finns anledning att fortsätta med dem. Ledarutvecklingsprogrammets andra del Ledarskap och etik. 7,5 hp för 90 av kommunens chefer avslutades våren -12. Tanken är att vartannat år genomföra ledarutvecklingsprogrammet, så att nyanställda chefer också får ta del av det. Förslag finns att Campus Värnamo tillsammans med personalavdelningen ska ansvara för kommunens ledarutveckling. I löne- och PA-systemet Heroma införs vikariehanteringsfunktioner inom Barn- och utbildningsförvaltningen i form av Bemanningscenter och SMS för resurspool. Inom processerna för frånvaro och arbetsförändringar införs semesterservice (uppdatering av semesterberäkningsfunktioner). Eventuellt kommer även en modul för arbetsmiljö och rehabiliteringsfunktioner att införas.

5 Juridik och service: Juridik och serviceavdelningen ansvarar för den administrativa delen av de allmänna valen. Arbetet har varit mycket omfattande och inför 201 då det är val till Europaparlamentet och allmänna val måste såväl den ekonomiska som personella situationen förstärkas. I nuläget är det endast kommunjuristen som har den formella och praktiska kunskapen om valadministrationen vilket ur säkerhetssynpunkt är allvarligt vid personalbortfall. Utöver ordinarie verksamhetsbudget (1.200 kkr 201) torde ett tillskott krävas på ytterligare 300 kkr för att säkra organisationen inför framtiden. Detta innefattande möjligheter att höja arvoderingen för valförrättare då rekrytering av desamma är en svårhanterbar uppgift. Ett stort antal av våra medborgare med invandrarbakgrund efterfrågar den borgerliga vigselakten då denna förrättning ofta krävs för att uppnå svenska legal status för dessa äktenskap. Då dessutom allt fler väljer att lämna svenska kyrkan blir det allt mer angeläget att denna vigselform kan tillhandahållas i kommunen. Rekrytering av kommunarkivarie pågår. Ett omfattande arbete med processbaserad arkivredovisning bör påbörjas snarast. Arkivarien ska också vara delaktig i det framtida projektet med införande av process- kartläggning av den kommunala verksamheten. Vilket är nödvändigt inför införandet av ett dokument- och ärendehanteringssystem. Dessa frågor bör även ses i sammanhang med det pågående projektet för E-rådet i länet. IT-avdelningen: IT-avdelningen har att möta förvaltningarnas krav. Dessa förändras dock tämligen fort och det är svårt att anpassa verksamheten lika snabbt som ett behov uppstår. Ett behov som har uppstått på senaste tiden är att hantera användarnas egen utrustning. Det kan vara i form av datorer, mobiltelefoner eller läsplattor. Många, framför allt inom skolan och förskolan, vill använda egen utrustning eftersom de anser att arbetsgivaren tillhanda utrustning med sämre prestanda än de har privat. Fenomenet har till och med fått ett eget namn, BYOD (Bring Your Own Device). Från IT-verksamhetens sida finns alltså ett akut behov att tillgodose att användaren kan komma åt sina program från vilken utrustning som helst. Detta måste ske utan att IT-avdelningen tar på sig ett ansvar att ge support på hemmautrustning. Det måste finnas tydliga gränser för var IT-avdelningens ansvar slutar. Övergången till s.k. smarta telefoner fortsätter i oförminskad takt. Eftersom mycket av det som sköttes via datorn för ett par år sedan ny kan hanteras via mobiltelefonen gör detta användarna rörliga på ett helt nytt sätt. Samtidigt är det viktigt att ta vara på de möjligheter som tekniken ger och fundera kring nya arbetssätt. Många användare vill dessutom komma åt inte bara e-post och kalendern i mobiltelefonen utan dessutom sina filer. Detta ställer krav på att komma åt filer och information oavsett var man befinner sig. Detta ställer i sin tur frågor kring hur information hanteras. Vår bedömning är att användarna kommer att bli mer och mer mobila och att man på sikt kommer att ställa krav på att kunna göra vad som helt varifrån som helst. Licenser fortsätter att ställa till huvudbry för dem som hanterar dem. Licensregler är komplexa och förändras över tid viket gör att det krävs mycket resurser för att hålla ordning och reda. Dessutom installeras program utan att licenser rapporteras, huvudsakligen beroende på slarv. För att kunna standardisera ytterligare är det av största vikt att IT-avdelningen tar över ägandet av all datorutrustning från och med 201. I samband med detta är det viktigt att motsvarande investeringsmedel förs över från respektive förvaltning till kommunlednings- kontoret. Det är 5

6 angeläget att vi i samband med detta kan hålla en lägsta nivå på den utrustning som ska användas inom kommunens verksamheter. Sammantaget ger ovanstående vid handen att vi står inför fortsatta utmaningar och IT-verksamheten kommer att fortsätta växa. Troligen kommer detta att kräva ytterligare resurser i form av personal. Personalförhållande 25 Åldersfördelning Kommunledningskontoret 2013 tillsvidareanställda, månadsavlönade ,5 Pensionsprognos Kommunledningskontoret 3,5 3 2, ,5 1 0,

7 Ekonomi driftbudget Nettobelopp i kkr Kf/ks och partistöd Utredningar Kommunledningskontor, exkl IT, växel & vaktm Personaladm-åtg, förvaltn.övergr Servicefunktioner(IT, vxl, vaktm) Kollektivtrafik Medlemsavg Lämnade bidrag Fackliga företrädare, förvaltnövergr Överförmyndarorg GGVV Tillväxt-, info- och marknadsföringsvht Näringslivs- och turismåtgärder Övrig verksamhet NETTOKOSTNAD Omsättningstal och nyckeltal Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Televäxeln Anknytningar Bruttokostnad per ankn, kr Datordrift Antal användare i adm nät Kravärenden Antal Inbetalningar Antal Reprotryck Antal tusen Kostnad per tryck, öre Beräknade löner Genomsnitt per månad Investeringsplan Budget Budget Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Projektblad Kommunledningskontor invent KS Kommunledningskontor it-inv KS Heroma KS Beslutsstöd KS E-tjänster KS Ekonomisystem XXXX IT-utrustning centralt KS Programvara centralt KS Utbildningssalar KS IT-utrustning, elevnätet KS SUMMA INVESTERINGAR