Inventarier KLK KS 001

Transkript

1 Objekt/Projekt Kommunledningskontoret inventarier Upprättad den Upprättad av Kommunkansliet Inventarier KLK KS 001 Investeringsbudgeten redovisar ett schablonbelopp för det kontinuerliga utbytet av möbler och inredning på kommunledningskontoret. En större post är utbytet till höj- och sänkbara skrivbord. Kostnaderna för dessa är relativt höga, varför utbytet sker under längre tid. Likaså byts gamla utslitna arbetsstolar ut kontinuerligt. Under 2011 redovisades inventarie- och it-investeringar under gemensamt projektnummer. Fr o m 2012 är de separerade. Nyckeltal Bokslut kkr 206 kkr Budget kkr Kkr:

2 Objekt/Projekt Kommunledningskontoret it-investeringar Upprättad den Upprättad av Kommunkansliet IT-investeringar KLK KS 002 Investeringsbudgeten redovisar ett schablonbelopp för det kontinuerliga utbytet av datorer enligt rullande schema samt för inköp av skrivare, bärbara PC och programvaror. Under 2011 redovisades inventarie- och it-investeringar under gemensamt projektnummer. Fr o m 2012 är de separerade. Nyckeltal Bokslut kkr 294 kkr Budget kkr Kkr:

3 Objekt/Projekt Utveckling och uppgradering av Heroma Upprättad den Upprättad av Personalavdelningen Heroma KS 003 Plan för utveckling och uppgradering samt införande av nya funktioner gällande PA-systemet Heroma från CGI för åren : Avtal Heroma Nuvarande avtal förlängdes from och gäller i 4 år med möjlighet att förlänga 1+1 år. Därefter kan avtalet förlängas efter överenskommelse mellan parterna. Kundspecifika funktioner Nyutvecklingar och förbättringsområden som inte tillhör grundfunktionaliteten. Önskar ta med kvarstående medel (433 kkr) i bokslut 2013 för tilläggsbudgetering Nya funktioner (samverkansutveckling) under planering Schemaoptimering/-förslag Framtida hantering av politiker Uppskattad kostnad: kkr. Nyckeltal Bokslut 2013 kkr Budget kkr Kkr:

4 Objekt/Projekt Beslutsstöd Upprättad den Upprättad av Kommunkansliet Beslutsstöd KS 004 I december 2009 fattades beslut om att anta Logica Sverige AB som leverantör av beslutsstödsystemet Hypergene EOS. Bakgrunden till beslutet om att inköpa Hypergene var att det fanns ett behov av att ytterligare tillgängliggöra data som var väsentlig för ledning och uppföljning av verksamheten. Betydande resurser användes till att söka i kommunens olika verksamhetssystem. System som många gånger var utformade för att i första hand användas av olika typer av specialister. Variation avseende användargränssnitt minskade tillgängligheten ytterligare. Ett generellt verktyg, som sammanförde information från olika verksamhetssystem, kunde frigöra resurser för att möjliggöra för verksamhetsansvariga att i större utsträckning arbeta med arbetsledning, verksamhetsutveckling och analys. Syftet med att inför ett beslutsstödssystem kan sammanfattas i följande punkter: Bättre analyser Bättre kvalitet på beslutsunderlagen Struktur på informationen Ökad tydlighet och bättre överblick Snabbare sammanställning - tidsvinster Gemensam helhetsbild Källsystemen kan bytas ut över tiden Ökad tillgänglighet Enhetlig verksamhetsuppföljning I Hypergene presenteras ekonomiinformation från ekonomisystemet Raindance, PAinformation från PA-systemet Heroma, äldreomsorgsinformation från verksamhetssystemet Magna Cura, information från medborgarförvaltningens verksamhet från verksamhetssystemet Treserva. Under början på 2014 kommer en ny modul för ekonomisk prognos och uppföljning. Arbete pågår med att sammanställa och presentera verksamhetsinformation inom barn- och utbildningsförvaltningens område. Hypergene används också som ett verktyg för målstyrningsarbetet. Arbetet med att förbättra innehållet i Hypergene men också att lyfta in mer verksamhetsdata kommer att fortgå under hela perioden. För 2014 finns totalt 700 kkr disponibla för beslutsstödet, varav 200 kkr är tilläggsbudgeterade från Nyckeltal Bokslut kkr 700 kkr Budget kkr Kkr:

5 Objekt/Projekt IT-utrustning centralt Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen IT-utrustning centralt KS 006 I investeringsbudgeten ligger det ett generellt äskande om 300 kkr årligen för att förnya servrar, switchar och annan hårdvara som behöver bytas ut. Från och med 2016 minskar antagligen behovet av att byta ut switchar ute i verksamheterna, varför denna summa sänks till 200 kkr. Under 2015 finns ett behov att byta ut den centra switchen i serverrummet samt höja hastigheten från denna switch. Denna utrustning utgör de mest grundläggande delarna för att vi ska ha både snabb och säker kommunikation mellan enheter i kommunen. Det finns pengar upptagna för att börja bygga trådlöst nätverk inom omsorgen. Den summan som är upptagen avser i huvudsak central utrustning. De nästkommande åren finns pengar för komplettering där behov finns. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 kkr:

6 Objekt/Projekt Programvara centralt Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen Programvara centralt KS 007 Det finns ett generellt behov att få ordning på kommunens licenser. Dels fattas det licenser och dels uppdateras programmen så att de gamla licenserna blir ogiltiga. Det finns ett generellt önskemål om 400 kkr till detta samtliga år förutom under Den stora posten inför 2015 avser uppgradering av Office. Den versionen vi använder kommer nästa år att vara åtta år gammal och det finns alla anledning att tro att det på kommer att komma krav från verksamhetssystemen på en nyare version. Vi vill också satsa på Citrix. Detta är ett system som gör att vi kan köpa enklare datorutrustning ute i verksamheterna samt att man troligen kan förlänga livslängden. Detta sammantaget bör leda till en besparing i övriga verksamheter. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 kkr:

7 Objekt/Projekt Utbildningsslar Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen Utbildningssalar KS 009 De två utbildningssalar som finns i Stadshuset har varit väldigt väl utnyttjade. Dock behöver datorerna bytas med jämna mellanrum. För att hålla en god standard på utrustning krävs att dessa byts oftare än vad skrivbordsdatorer gör, vilket innebär ca vartannat år. De utbytta datorerna används till annan verksamhet. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 kkr:

8 Objekt/Projekt Skolnätet Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen Skolnätet KS 010 I skolprojektet, som har pågått under slutet av 2012 samt hela 2013, har i stort sett samtlig pedagogisk personal fått egna datorer, gamla elevdatorer har bytts ut och det har byggts trådlösa nätverk i alla skolor och förskolor. Utöver detta så distribueras programmen på ett sätt som på sikt kommer att förlänga livslängden på befintlig utrustning. Under 2014 finns inga investeringspengar avsatt vilket är olyckligt eftersom leveransen inte beräknas vara färdig förrän under kvartal 2. För att hantera den uppkomna situationen kommer kostnader för innevarande år, dvs 2014, att belasta projektet för central IT-utrustning. Detta gör att vissa centrala satsningar kommer att behöva flyttas fram till Sedan några år tillbaka har IT-avdelningen bedömt att det finns ett årligt investeringsbehov på ca 2 miljoner kronor inom den delen av skolnätet som berör eleverna. Inför 2015 kvarstår denna bedömning. Nästkommande år har en uppdelning gjorts mellan BU-förvaltningen och Kommunledningskontoret. Den innebär att önskemål om kr kvarstår i IT-avdelningens Investeringsbudget, vilket avser central utrustning medan differensen mellan 2 miljoner och kronor, dvs kronor, begärs av Barn- och utbildningsnämnden i deras investeringsbudget. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 kkr:

9 KF: Förv.: Upprättad den: Upprättad av: Kjell Fransson Reviderad den: Projektnr.: Byte/uppgradering av ekonomisystem KS 011 Nuvarande ekonomisystem, Raindance, infördes Avtalet med leverantören löper till Viss förlängning kommer att göras. Under de senaste åren har stora satsningar gjorts på olika kringsystem till det egentliga ekonomisystemet, bl a beslutsstödsystemet Hypergene, verksamhets- och faktureringssystemet Future, leverantörsreskontra Inköp & faktura, inkassosystem. Som ekonomisystemet används idag är det bara vissa delar av arbetet som sker direkt mot ekonomisystemet (t ex budgetregistrering, internfakturering, bokföringsorder, anläggningsreskontra, projektredovisning). Värnamo kommun har köpt licenser för de system som används och numera köps därmed endast underhåll och systemutveckling från leverantören. Enligt ett uppdrag inom ramen för den s k Samverkansutredningen har en kartläggning gjorts av möjligheten att samarbeta med andra kommuner avseende ekonomisystem. Visst intresse finns hos grannkommunerna inom GGVV-området. Slutsats har dock dragits att möjligheten att upphandla och eventuellt byta ekonomisystem under perioden av olika anledningar är begränsat. Beträffande byte av ekonomisystem finns det tre alternativ och valet är ännu inte klart. Ett alternativ är att byta ut hela ekonomisystemet och även de allra flesta av kringsystemen och upphandla en helt ny lösning. Det andra alternativet är att behålla kringsystemen och endast byta ut själva ekonomisystemet (navet). Ett tredje alternativ är att tillsvidare behålla det nuvarande systemet med kringsystem ytterligare en period och tillsammans med leverantören verka för att dessa utvecklas och förbättras. Frågan är komplex och kan dessutom vara kostsam såväl i inköp som i anpassning till behov, utbildning och de anställdas arbetstid. Ytterligare utredningar behöver göras i frågan under men det är angeläget att i budgetprocessen avseende investeringar påtala att frågan finns. I dagsläget är det omöjligt att göra en kostnadsbedömning som är adekvat. Aktuell systemskiss bifogas detta projektblad. Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014 kkr:

10 KF: Förv.: Upprättad den: Upprättad av: Kjell Fransson Reviderad den: Projektnr.: Byte av system för anläggningsreskontra KS 013 Nuvarande anläggningsreskontra hanteras som ett delsystem i ekonomisystemet Raindance. Detta infördes Kraven på uppgifter som ska kunna hanteras och tas ut från en anläggningsreskontra har ökat de senaste åren. Enligt rekommendation från Rådet för kommunal redovisning (RKR) ska ackumulerade investeringar och ackumulerade avskrivningar anges i årsredovisningen något som inte är möjligt med nuvarande system. Revisionen har påpekat bristen vid bokslutsgranskningar de senaste åren. RKR utreder i nuläget kravet på komponentavskrivningar för kommunerna. Från 2014 gäller detta för flertalet av bolag. Komponentavskrivningar innebär att en investering delas upp i olika komponenter och olika avskrivningstider används på dessa. Behovet av ett inventarieregister som är anpassat till kommunens behov och förutsättningar finns också. En närmare utredning om möjligheterna att koppla anläggningsredovisningen till inventarieregistret ska göras i början av projektet. Koppling till geografiskt informationssystem (GIS) är önskvärt för att lättare hitta bokförda värden på lägesbestämda ytor/fastigheter. Vid exploatering av nya bostads- eller industriområden finns nya regler för hur detta ska hanteras i redovisningen. Detta ställer även krav på anläggningsreskontran. Som nuvarande system används finns brister och pålitlighet/stabilitet är begränsad. Möjligheten till simuleringar och beräkningar är också begränsade. Kraven på att redovisa ackumulerade investeringar och ackumulerade avskrivningar uppfylls inte med nuvarande system. En djupare analys av vad nuvarande system klarar och vad andra system erbjuder behöver göras innan slutligt ställningstagande tas till om ett byte ska ske. Förslaget är att en kartläggning av alternativa lösningar görs i början av Beroende på utgången av denna klartläggning genomförs upphandling och systemet driftsätts under hösten 2015 för att vara fullt i drift i slutet av Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014 kkr:

11 Objekt/Projekt DOH Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen Dokument- och ärendehanteringssystem KS 014 Behovet av ett nytt systemstöd för diarium, ärendehantering och dokumenthantering har diskuterats i Värnamo kommun under ett antal år. I modernare system finns stora möjligheter till dels ökad effektivisering och verksamhetsutveckling, dels ökad insyn och säkrad informationshantering. Möjligheter att publicera diariet på kommunens hemsida så att invånarna genom självservice kan uppdatera sig om läget i ett visst ärende och ett utökat administrativt stöd för hanteringen av underlag till nämnds- och beslutsmöten är exempel på etablerade utvecklingsområde där Värnamo idag inte har följt med en utveckling som finns i många andra av landets kommuner En samlad iakttagelse är att samtliga förvaltningar saknar dokumenthanteringssystem Vi föreslår att en förundersökning genomförs under Förundersökningens uppgift är att kartlägga behov och utvecklingspotential i respektive förvaltning, samt att definiera tydliga och kvantifierbara mål med att inför ett dokument- och ärendehanteringssystem i kommunen. I förstudien bör det också definieras närmare vilka resurser som kommer att krävas centralt och hos respektive förvaltning vid ett införande. Dessutom krävs en investeringspost i 2015-års budget samt att man ser över och höjer ramen för driften från och med systemets införande. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 kkr: 1 500

12 Objekt/Projekt Förtroendevalda Upprättad den Upprättad av IT-avdelningen Förtroendevalda KS 015 När den nya mandatperioden börjar 2015 finns det behov att byta ut samtliga förtroendevaldas ipad. När de infördes hanterade respektive nämnd detta, vilket har visat sig vara ett tungrott system. Det blir betydligt enklare om vi kan hantera inköp av all utrustning på ett ställe. Ambitionen förra mandatperioden var att utrustningen skulle hålla alla fyra åren. Det finns en osäkerhet i kostnaden eftersom man i de olika nämnderna har hanterat utrustning till ersättare olika. Kostnaden är beräknad på ca 100 enheter samt central utrustning. Skulle det behövas ytterligare läsplattor måste summan öka i motsvarande grad. Nyckeltal Bokslut 2013 Budget 2015 Begärd investering: kkr: 800