Revisionsrapport Motala kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning av granskningar från 2011 Motala kommun Håkan Lindahl

2 Innehållsförteckning Inledning 1 Kommunstyrelsen 2 Granskning av IT-verksamheten 2 Socialnämnden 4 Granskning av uppföljning av placerade barn 4 Granskning av barn till missbrukare 6 Motala kommun

3 Inledning En viktig del i revisorernas arbete är att efter viss tid följa upp de granskningar som tidigare genomförts. Syftet är dels att följa upp att de åtgärder som nämnderna angett i sina svar på granskningsrapporterna genomförs i praktiken, dels att få ett underlag för sin årliga bedömning av nämndernas ansvarsutövande. I denna PM har inte samtliga granskningar som genomförts under 2011 följts upp. Motivet till detta är att inte alla granskningar visat på behov av åtgärder, att nämnden i sitt svar inte lyft fram några särskilda åtgärder eller att typen av åtgärder varit av enklare slag så att nämnden redan i sitt svar angett att man vidtagit förändringar. De tre granskningar som särskilt följts upp från 2011 är följande: Granskning av IT-verksamheten - kommunstyrelsen Granskning av uppföljning av placerade barn- socialnämnden Granskning av hantering av barn till missbrukande föräldrar - socialnämnden Uppföljningen har skett genom att ansvariga tjänstemän skriftligen fått besvara vilka åtgärder man konkret har vidtagit beträffande de punkter som lyfts fram i de olika granskningsrapporterna och utifrån de svar nämnderna lämnat på rapporterna. Motala kommun 1 av 8

4 Kommunstyrelsen Granskning av IT-verksamheten Vår rekommendation är att Motala kommun fortsätter att uppdatera sin befintliga IT-policy och säkerställer att den kopplar till de riktlinjer som finns i kommunens ledningssystem. KS svarar följande: Samtliga styrdokument avseende IT är under omarbetning i enlighet med riktlinjerna i LedMot. Arbetet ska vara klart till årsskiftet. Är samtliga dokument nu uppdaterade? Kommunchefen svarar följande: Policyn kommer att uppdateras nästa mandatperiod men övriga styrdokument har reviderats i vederbörliga delar. För att stärka arbetet med IT-planer rekommenderar vi att kommunen tydliggör processen för prioritering i framtagandet av den sammanställda ITplanen och hantering av önskemål som inte ingår i denna. KS svarade följande: I linje med att stärka alla plandokuments koppling till mål- och resursplanen sker även här en utveckling av processen kring IT-planen. Denna kommer att synkroniseras på ett tydligare sätt till övrig planering under Hur långt har detta arbete kommit i dag? Motala kommun 2 av 8

5 Kommunchefen svarar följande: Processöversyn och utveckling av denna pågår. Den förbättrade processen gick bara delvis att införa under 2012 pga förseningar i planeringsförutsättningarna Dessa kommer att tas tidigare nu under inledningen av 2013 inför 2014 års process. IT-planen kommer därmed att stärkas i sin inriktning. Vi rekommenderar att Motala kommun ser över hur IT-kostnader sammanställs och säkerställer att alla relevanta kostnader inkluderas. En bra uppdelning är att fördela kostnader på drift, förvaltning och utveckling uppdelat per förvaltning, centralt för IT samt totalt för hela kommunen. KS svarade följande: Förvaltningen delar uppfattningen att IT-kostnaderna är svåra att få ett helhetsgrepp om. Under hösten 2011 kommer en riktad analys att ske av kostnadsmassan för IT med utgångspunkt i de roller som beskrivs i styrdokumentet Ansvar och roller för IT i Motala kommun. Har analysen genomförts och vad har i så fall resultatat lett till? Kommunchefen svarar följande: Analysen har genomförts under 2012 med fokus på att se över IT-enhetens kostnader under kommunstyrelsen. Detta har lett till besparingar i storleksordningen ca 1 mkr för KS del. Vissa volymdelar av IT-verksamheten kommer att fördelas på användarna i högre grad än tidigare. Ett förslag utarbetas till fördelning av kostnaderna för IT med sikte på 2014 års budget. Det saknas fortfarande ett samlat grepp kring alla IT-kostnader i kommunen. Dessa uppgifter kommer att bearbetas i det nya beslutstödsystemet Hypergene och uppgifterna kommer att vara tillgängliga under Vi rekommenderar att kommunen överväger att införa en central hantering av incidenter, en så kallad Singel Point of Contact (SPOC). Därifrån delegeras incidentärenden sedan ut till ansvarig enhet men dokumentation och uppföljning görs centralt. Motala kommun 3 av 8

6 KS svarade följande: En arbetsgrupp utsågs av IT-rådet i april med uppdrag att se över hanteringen av help-deskfunktionen. Detta i syfte att klarlägga uppdrag, rapportering, dokumentation och roller för denna funktion. Uppdraget ska slutföras under hösten. Har uppdraget slutförts och vad resulterade detta i? Kommunchefen svarar följande: Uppdraget är slutfört och redovisat för IT-rådet. Funktionen är reviderad och nya rollbeskrivningar är klara. Implementering pågår av ett nytt verktyg för stöd till Helpdesk. Socialnämnden Granskning av uppföljning av placerade barn Granskningen visar att det finns rutiner för uppföljning av placerade barn som beskriver hur kontakterna bör ske med barnen, familjehemmet och de biologiska föräldrarna. Av vad som framkommit bedöms att rutinerna i det stora hela följs. Att det i en av de granskade akterna inte görs överväganden enligt lagens intentioner föranleder en rekommendation att upprätta rutiner för intern kontroll gällande detta. Socialnämnden svarade följande: Som komplement till de rutiner som används av respektive handläggare redan i dag undersöks möjligheten att regelbundet ta fram bevakniningslistor direkt från verksamhetssystemet, som signalerar när det är dags för uppföljning. Detta kommer särskilt att ses över i samband med den förestående övergången till nytt verksamhetssystem. Motala kommun 4 av 8

7 Har detta genomförts och fungerar rutinen bättre nu? Förvaltningen svarar följande: Det nya verksamhetssystemet är fortfarande under utveckling, det gäller även rutiner i anslutning till systemet. Vi utgår från att möjligheter kommer att finnas att ta fram ovan beskrivna variant av bevakningslistor. Vid granskningen framkommer att nämnden tar del av samtliga genomförda uppföljningar av placerade barn. Genom uppföljning av inriktningsmål ges en bild av insatsernas resultat. Brister som framkommit vid aktgranskning påvisar dock behov av att nämnden genom intern kontroll säkerställer att uppföljningar av placerade barn görs på ett ändamålsenligt och kvalitativt bra sätt. Socialnämnden svarade följande: Som komplement till vad som nämns i revisionens konstaterande ovan, planeras att regelbundet även presentera aktuell sammanställning av hur många uppföljningar som gjorts under en viss period. Detta för att säkerställa att alla barn som vårdas i familjehem eller på hem för vård eller boende, HVB, eller på särskilda ungdomshem inom Statens institutionsstyrrelse,sis, även följs upp tidsmässigt enligt lagens intentioner. Har den förseslagna förändringen genomförts? Hur ofta sker redovisning för socialnämnden? Förvaltningen svarar följande: Uppföljningar av barn i samhällsvård redovisas löpande för socialnämndens myndighetsutskott, så snart en uppföljning har skett. Vid varje sammanträde redovisas ett antal uppföljningar. Den kompletterande redovisning som nämndes i socialnämndens tidigare svar har inte genomförts. Möjligen beror det på att formuleringen planeras i det tidigare svaret var olycklig, det handlade mer om det som revisorerna nu frågar efter, en möjlig förändring. Socialkontoret har inte uppfattat att nämnden särskilt efterfrågat detta och när arbetsbelastningen varit stor har frågan därför inte prioriterats. Motala kommun 5 av 8

8 Möjligheten kvarstår givetvis och som en konsekvens av denna skrivelse kommer frågan att lyftas i förvaltningens ledning och integreras i vårt arbete med att utveckla uppföljning och egenkontroll. Granskning av barn till missbrukare I kommunen finns gemensamma rutiner för anmälan och samverkan när ett barn eller ungdom befaras fara illa, exempelvis pga missbruk i hemmiljön. Handboken, som riktas till förskola, skola, fritid och socialtjänst visar på ett föredömligt sätt ansvar, vikten av återkoppling och betydelsen av fortsatt samverkan, vilket bedöms kunna säkerställa att anmälningsplikten kan hanteras enligt lagstiftarens intentioner. Denna bedöms som ett gott stöd som ger en tydlig vägledning. Flertalet intervjuer visar att rutinen inte är känd och att innehållet inte följs. Detta bedöms som otillfredsställande. Vi rekommenderar att innehållet i handboken bättre förankras i båda nämndernas verksamheter. Socialnämnden svarade följande: Handboken är ett viktigt stöd i arbetet. Utmaningen är, precis som revisionen konstaterar att göra denna handbok väl känd. Vilka konkreta åtgärder har vidtagits för att öka kännedomen om och nyttjandet av handboken? Förvaltningen svarar följande: Under 2012 har vi kunnat konstatera att handbokens roll delvis förändrats. Framförallt som en konsekvens av att Familjehus i sin tidigare form inte längre finns och att förändringar skett inom samverkan skola/socialtjänst. De delar i handboken som handlar om socialkontorets verksamhet är fortfarande aktuella, och socialkontoret använder den alltjämt i sitt introduktionsprogram för nyanställda. För socialförvaltningens verksamheter utanför socialkontoret är handboken dock inte längre aktuell. Motala kommun 6 av 8

9 Istället arbetar man inom socialförvaltningens verksamheter aktivt med att utveckla kontaktvägar och samarbetsformer mellan olika delar av den egna verksamheten, mellan socialförvaltning och skola samt mellan kommun och landsting detta utvecklingsarbete sker i hög grad inom ramen för PSYNK, både för barn med psykisk ohälsa - sammansatta behov och i det förebyggande arbetet inom första linjen. Inom verksamheten efterfrågas en större flexibilitet och kompetens för att utveckla möjligheten att utforma stödet till barnen, vilket bör ses över. Socialnämnden svarade följande: Socialkontoret efterfrågar i dag möjligheter att komplettera befintliga beslutade biståndsinsatser med beslut om sådana insatser som idag enbart finns att tillgå utan biståndsbeslut (dvs. som service) Frågan om balansen mellan service och bistånd är aktuell inom arbetet med att utveckla formerna för Familjehusen efter Vad har skett inom detta område bl.a. mot bakgrund av förändringen vad gäller Familjehusen? Förvaltningen svarar följande: Vid socialnämndens sammanträde i december 2011 presenterades hur det fortsatta arbetet efter Familjehusen skulle kunna se ut Detta diskuteras under rubriken Uppdrag skola socialtjänst: Tillgänglighet till socialförvaltningens tjänster. Underlag finns i form av ett skriftligt dokument, föredragningen i nämnden var dock muntlig. Underlaget har sedan presenterats också för verksamhet i förvaltningen inom olika forum samt i det så kallade Dubbel-AU. En del i det som presenterats och diskuterats är relationen mellan service och bistånd och utmynnar exempelvis i att gruppverksamheter som erbjuds i form av strukturerade program på vissa teman är sådan alternativ service som inte kräver individuellt bistånd för att få delta. Detta förutsatt att möjlighet att ta del av sådan verksamhet inte grundas på någon sortering utifrån någon form av individuell kartläggning och bedömning av behov och beslut, utan är öppen för alla. Vissa gruppverksamheter är dock även lämpliga som delar i ett riktat individuellt bistånd. Motala kommun 7 av 8

10 Specifika stödgrupper för barn till missbrukare är en sådan kategori där det finns anledning att även garantera möjlighet att få del av sådan verksamhet med stöd av ett biståndsbeslut. Motala kommun 8 av 8