Prissättning av fördelade administrativa stödtjänster, timdebiterade uppdrag och kontaktcenter

Transkript

1 , rev (6) TJÄNSTESKRIVELSE 2012/ Kommunstyrelsen Prissättning av fördelade administrativa stödtjänster, timdebiterade uppdrag och kontaktcenter Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastslår föreslagna principer för beräkning av fördelade administrativa stödtjänster i form av stadshuskostnader, hyror, kommungemensamma system, ekonomioch personalsystem, upphandling av kommungemensamma ramavtal och it-drift. Kommunstyrelsen fastställer följande nivåer för uppdrag som debiteras per timme. 500 kr 600 kr 800 kr 1000 kr 1200 kr Kommunstyrelsen beslutar därutöver följande. Kommunstyrelsen bekostar telefoni, registratur och arkiv. Kostnaderna för receptionen i stadshuset fördelas mellan kommunstyrelsen, 40 procent och social- och äldrenämnden, 60 procent. Särskilda uppdrag som utförs av kontaktcenter betalas även fortsättningsvis av respektive nämnd Sammanfattning Inom ramen för utvecklingen av kommunens ledning och styrning har en översyn gjorts av prissättningen av gemensamma administrativa stödtjänster. Översynen har gjorts mot bakgrund av att nuvarande prissättning har varit svår att förstå, att kostnaden för tjänster har varit svåra att förutse och att dessa förändrats under ett och samma år. Stadsledningskontoret har där tagit fram en prissättningsmodell som ska vara tydlig och ge klara förutsättningar både för verksamheterna som betalar för tjänsterna och för enheterna som tillhandahåller tjänsterna. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (6) Med den föreslagna modellen kommer både priser och underlag för vad enheter och verksamheter ska betala fastställas i god tid inför nämndernas beslut om mål och budget för nästkommande år samt när nämnder och verksamheternas ska redovisa internbudget. Med modellen blir det en viss eftersläpning eftersom mätperioden (1april föregående år till 31 mars innevarande år) ligger en bra bit tidigare, men fördelen är den tydlighet och förutsägbarhet som modellen ger och som framförallt köpande enheter efterfrågat Ärendet Inom ramen för utvecklingen av kommunens ledning och styrning har en översyn gjorts av prissättningen av gemensamma administrativa stödtjänster. Översynen har gjorts mot bakgrund av att nuvarande prissättning har varit svår att förstå, att kostnaden för tjänster har varit svåra att förutse och att dessa förändrats under ett och samma år. Stadsledningskontoret har där tagit fram en prissättningsmodell som ska vara tydlig och ge klara förutsättningar både för verksamheterna som betalar för tjänsterna och för enheterna som tillhandahåller tjänsterna. Förslaget har diskuterats i stadsdirektörens ledningsgrupp och alla ställer sig bakom förslaget. I de administrativa stödtjänsterna ingår stadshuskostnader (facility services, kaffe, frukt med mera), kommungemensamma system (Raindance, Personec, KanalN, ädit) ekonomi- och personalsystem, upphandling av kommungemensamma ramavtal, it-drift och hyror. Principerna i modellen är: Priser för nästkommande år fastställs i maj/juni i samband med att kommunstyrelsen fattar beslut i ramärendet. I de fall betalningen för en tjänst baserar sig på hur mycket en enhet nyttjar den (antal anställda, datorer, fakturor) är underlaget för nästkommande år ett snitt av hur mycket respektive enhet nyttjat under perioden 1 april förutvarande år till 31 mars innevarande år. I de fall nyttjandet förändras under ett år förändras inte kostnaden det året. Kostnaden justeras nästkommande år baserat på snittförbrukningen. För tjänster som betalas per timme fastställs gemensamma timpriser. Debiteringsgraden är 80 %. Kostnader under ett visst belopp som fastställs årligen faktureras inte. Enhetscheferna ansvar för kommunikation kring kostnaden för tjänster och vad som ingår i dem. Med denna modell kommer både priser och underlag för vad man ska betala fastställas i god tid inför nämndernas beslut om mål och budget för nästkommande år samt när nämnder och verksamheternas ska redovisa internbudget. Med modellen blir det en viss eftersläpning

3 3 (6) eftersom mätperioden ligger en bra bit tidigare, men fördelen är den tydlighet och förutsägbarhet som modellen ger och som framförallt köpande enheter efterfrågat. Priser för 2014 Generellt gäller: Kostnaden för gemensamma administrativa stödtjänster ska vara oförändrad 2014 jämfört med I sak innebär detta en effektivisering. Hyrorna höjs, i enlighet med kommunfullmäktiges beslut, med 5% per 1 juli 2014 Kostnader under 350 kr faktureras inte. Timarvoden 2014 Vissa tjänster debiterar de administrativa stödenheterna på löpande räkning. Sådana tjänster är exempelvis enhetsspecifika upphandlingar, rekryteringstjänster och ekonomiadministration till kommunens aktiebolag. Timarvoden har tidigare år varierat mellan kronor/timme mellan enheter inom Nacka kommun. Stadsledningskontorets förslag innebär att timpriserna för 2014 låses och är på fem nivåer: 500 kr 600 kr 800 kr 1000 kr 1200 kr Debiteringsgraden bör uppgå till 80% för de medarbetare som jobbar på löpande räkning. Debiteringsgraden räknas på medarbetarens närvarotid, vilket betyder att sjukdom, semester, föräldraledighet med mera ej belastar debiteringsgraden. Kostnader för kontaktcenter Stadsledningskontoret har gjort en översyn av hur kostnaderna för kontaktcenter ska hanteras. Idag betalas kontaktcenter genom att kommunstyrelsen står för en del och att övriga nämnder betalar för vissa delar efter nyttjande. Arbets- och företagarnämnden betalar för konsumentrådgivningen och miljö- och stadsbyggandsnämnden betalar för huvuddelen av stadsbyggnadsservice och receptionen betalar kommunstyrelsen samt social- och äldrenämnden för. Stadsledningskontoret har övervägt en modell som innebär att nämndernas betalning för telefoni och registratur i sin helhet skulle betalas i förhållande till hur mycket nämnderna nyttjar tjänsten. Det är fullt möjligt att göra det eftersom kontaktcenter gör mätningar av antal ärenden man hanterar fyra gånger per år. Beräkningar visar att en sådan modell skulle

4 4 (6) innebär sänkta kostnader för kommunstyrelsen med 4,6 miljoner kronor per år som istället skulle få betalas av nämnderna. Vissa nämnder skulle få betydande kostnadsökningar, vilket inte skulle kunna ske utan att det görs ramjuteringar mellan nämnderna och kommunstyrelsen. Samtidigt kan man fråga sig om det är eftersträvansvärt att nämnderna ska betala för dessa tjänster efter nyttjande när kontaktcenter är en gemensam funktion. Ska nämnder som har många men relativt enkla ärenden betala mer än nämnder som är få men mer komplicerade ärenden. Att komplettera den ärendemätning som kontaktcenter gör av antal ärenden med hur lång tid respektive ärende tar och värdera hur komplicerade de är skulle ta tid från att ge bra service till medborgarna. Stadsledningskontoret har därför tagit fram ett alternativt förslag som innebär att kommunstyrelsen helt och fullt betalar för telefoni, registratur och kommunarkiv. Det innebär en minskad kostnad för nämnderna med 4,6 miljoner kronor och en ökning med samma belopp för kommunstyrelsen. Även det kräver en ramjustering. Detta alternativ innebär att tjänster som uppfattas som gemensamma betalas gemensamt. Övriga tjänster inom kontaktcenter betalas liksom tidigare nämnts av vissa nämnder. Även dessa alternativ har diskuterats i staddirektörens ledningsgrupp och en enig grupp förordar det senare alternativet. Förslaget innebär att: Kommunstyrelsen tar hela kostnaden för telefoni, registratur och arkiv. Det kräver en ramjustering på 4,6 miljoner kronor som flyttas från övriga nämnder till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tar 40 % av kostnaden för receptionen i stadshuset och socialoch äldrenämnden 60 %, vilket är oförändrat jämfört med nu. Särskilda uppdrag betalas av respektive nämnd, vilket är oförändrat jämfört med idag Ekonomiska konsekvenser Totalt sett innebär förslaget inga kostnadsökningar. Bilaga Kostnad för tre exempelenheter Mats Bohman Administrativ direktör Stadsledningskontoret

5 5 (6) Bilaga 1 Kostnadsförändring för tre exempelenheter Enheterna som presenteras nedan är fiktiva, men kan ändå visa hur kostnader för hyra och administrativa stödtjänster ser ut under 2013 och hur det kan se ut Slutliga kostnadsutfallet för enheterna beror på val som enheterna gör vad gäller exempelvis självservicenivå för personaladministration och mängden lagrad data. I alla tre exempel är det antaget att verksamheterna sitter kvar i samma lokaler 2014 som 2013, det vill säga hyran höjs med 5% år Dessutom antas att verksamheterna har oförändrat antal medarbetare och elever, antal kund- och leverantörsfakturor, behov av posthantering och annan administrativ service. Exempel 1;Skola med 500 elever och 50 medarbetare (belopp i tusentals kronor) Förändring Hyra Administrativa stödtjänster Ekonomi Inköp IT Kommunikation Personal Service Kommentar exempel 1: IT-kostnaden för elever sjunker 2014

6 6 (6) Exempel 2; Seniorcenter med 70 medarbetare (belopp i tusentals kronor) Förändring Hyra Administrativa stödtjänster Ekonomi Inköp IT Kommunikation Personal Service Kommentar exempel 2: IT-kostnaden sjunker som en följd av minskad lagring samt enhetens val av bastjänst. Kostnaden för personaladministration sjunker då enheten väljer en högre självservicegrad (från 200 kronor/månad/anställd 2013 till 150 kronor/månad/anställd 2014) Myndighets- och huvudmannaenhet med 20 medarbetare (belopp i tusentals kronor) Förändring Hyra Administrativa stödtjänster Ekonomi Inköp IT Kommunikation Personal Service Kommentar exempel 3: IT-kostnaden sjunker som en följd av minskad lagring Kostnaden för personaladministration oförändrad då enheten fortsätter med samma nivå av service (fullservice 225 kronor/månad/anställd)