Redovisning av uppdrag angående översyn av rutiner för inköp och tvätthantering

Transkript

1 RAPPORT 1 (7) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Britt-Marie Svedenberg, hemtjänstchef Jan Nilsson, utredare Redovisning av uppdrag angående översyn av rutiner för inköp och tvätthantering Nedan redovisas hur uppdraget har fullgjorts samt förslag till forts process beträffande inköps- och tvätthantering. Uppdraget Uppdraget består av följande beslut som fades av vård- och omsorgsnämnden den 6 september 2007, 114: arbeta fram en konsekvensanalys för lägga ut inköpen på entreprenad samt ta fram ett förslag om en försöksverksamhet med inköp på entreprenad samt återkomma till nämnden med konsekvensanalys och förslag om på försök lägga ut tvätten på Igelkotten på entreprenad. Äldreomsorgschefen har beslutat utöka nämndens uppdrag med se över rutinerna för tvätt av personalens arbetskläder och tvätt inom hemtjänst framförallt i flerfamiljshus. Arbetsmetod Hemtjänstchefen har fått i uppdrag leda översynen. En arbetsgrupp bestående av anställda från hemtjänst, handikappomsorg, äldreomsorg och stab har arbetat med översynen. Gruppen har gjort följande kunskapsinsamling: studiebesök rundringning till några av länets kommuner där en kartläggning genomförts av hur andra kommuner hanterar tvätt inom hemtjänst, tvätt av arbetskläder och inköp inom hemtjänst. via internet har ytterligare research gjorts i ämnet tagit del av några på marknaden befintliga koncept för hantering av inköp och tvätt för kommunernas hemtjänst Nulägesbeskrivning I detta avsnitt redovisas hur hanteringen av inköp och tvätt fungerar idag. Vidare görs en volymbeskrivning. Inköp Idag sker inköp med hjälp av hemtjänstpersonalen. Vårdbiträdena/undersköterskorna samlar in notor och pengar och eventuellt betalkort samt handlar och levererar varorna till brukarna. I vissa fall följer brukaren med. Det är olika rutiner och upplägg i distrikten beträffande inköpen. inköp o tvätt.doc

2 2 (7) Det finns idag (mars 2009) 187 beslutade bistånd om inköp (en gång i veckan). Merparten av besluten rör ärenden i Katrineholms tätort (169 st) och ett mindre antal (18 st) på landsbygden. Det är främst på distrikten öster, norr och centrum i tätorten som inköpen förekommer. På distrikt söder kan finnas några landsbygdsärenden som inte går särskilja i statistiken. Insatstid till inköp är enligt schablonen 0,45 timma per ärende vilket på årsbasis blir 1800 tkr 1 i kostnader totalt. Till detta kommer 48 ärenden där brukaren följer med vid inköpen. Årskostnaden för detta blir 940 tkr utifrån en beviljad insatstid enligt schablonen på 1,5 timma per ärende. Den sammanlagda kostnaden för inköp beräknas till cirka 2700 tkr. Vid förfrågan i länet sker inköp på liknande sätt förutom en kommun, där två anställda är avdelade till bara sköta inköp för hemvården. Tvätt På Igelkotten finns en central tvättstuga som kan nyttjas för och av de boende i lägenheterna i hus 1-3. Flertalet av de boende (58 st) får hjälp med tvättningen av hemtjänsten utifrån ett biståndsbeslut medan ett mindre antal tvättar själva i tvättstugan. Det är mest vanligt med en tvättfrekvens på en gång varannan vecka. Personal från hemtjänsten i de tre husen tvättar var sin dag. Det innebär 34 timmar per vecka åtgår till tvätt. Övrig tid i tvättstugan används av boenden. I hemtjänsten finns 302 ärenden med beviljad tvättid (inklusive Igelkotten). Merparten av dessa ärenden rör boenden i flerfamiljshus. Även här är det mest vanligt med tvätt varannan vecka men tvättfrekvenser på en gång i veckan och en gång i månaden förekommer. Beviljad tidsåtgång för hemtjänstpersonal för tvätt är för närvarande enligt insatsregistreringen timmar per år eller en totalkostnad på 3800 tkr. Ett stort antal ärenden gäller hjälpa boenden i lägenhet med tvätt. Det handlar då tvätta i en för hyresgästerna gemensam tvättstuga. Problem kring detta är kunna boka passande tvättid, komma i tid till tvättiden och problem med nycklar till tvättstugan. Allt detta är stressfaktorer för personalen. Det är även tungt bära tvätten till och från tvättstugan. Bedömning av nuläge Personalresurser läggs idag på hantera inköp till brukare i eget boende. Förutom det är ett fysiskt krävande arbete med tunga lyft och bärande av matkassar så innehåller matinköpen många stressmoment och risker i form av hålla reda på många olika inköpslistor och inköpskort samt i viss mån penninghantering. Inköpen skulle med fördel kunna hanteras på annat sätt och nödvändigtvis inte av kommunalt anställd personal. Även tvätthanteringen drar personalresurser. Det är också ett fysiskt tungt arbete med stressmoment. Bedömningen är även kring tvätthanteringen den inte behöver skötas av personal anställd inom hemtjänsten utan kan skötas av en extern aktör. 1 Timkostnad i kalkylen 250 kr.

3 3 (7) Vad har arbetsgruppen studerat I detta avsnitt redovisas det externa kunskapsinhämtande, som arbetsgruppen gjort, i syfte ta del av lösningar, vilka skulle kunna möta ovan redovisade behov. Inköpslösningar Arbetsgruppen har studerat två olika externa lösningar beträffande inköp till brukare inom hemtjänsten. En av lösningarna innebär ett företag hanterar beställningarna av inköpen. Deras koncept innebär hemtjänsten ansluter sig till ett befintligt dataprogram för inköp och kommunen bestämmer sig för anlita en handlare. Utöver detta behöver en logistiklösning göras, det vill säga hur varorna skall plockas ihop och transporteras ut till brukarna. Lösningen runt plockning och leverans är individuell för kommunen. Här kan finnas utrymme för till exempel kommunens brukare inom socialpsykiatrin eller deltagare i arbetsmarknadsprojekt få sysselsättning. I angivna referenskommuner finns olika lösningar presenterade beroende på kommunens egna möjligheter, både praktiska och ekonomiska. Den andra studerade lösningen innebär ett företag tar hand om hela inköpsprocessen allt från hämta beställning från brukare till leverera varorna i brukarens hem och ställa in varorna. I detta koncept finns möjligheter nyttja olika handlare. Detta företag har fungerande rutiner för ovan beskrivet koncept i flera kommuner. Vid studiebesök som arbetsgruppen har gjort visades en inköpsrutin som har varit i bruk i tre år. Arbetsgruppen har tagit del av kostnadskalkyler för respektive ovannämnd lösning. Dessa är dock betrakta som ytterst osäkra och den exakta kostnaden fås i samband med anbud begärs. Tvättlösningar Ett studiebesök har gjorts i Flens kommun. I Flen finns ett kommunalt tvätteri som tvättar smutstvätt från brukare i hemtjänsten. Tvätteriet sköts av brukare från socialpsykiatrin med en handledare. Ingångsvinkeln har varit skapa sysselsättningstillfällen för brukarna inom socialpsykiatrin. Driftkostnader finns för hyra och el. Arbetsgruppen har tagit del av ett företags koncept ta hand om hemtjänstens tvätt. Detta innefar alltifrån sköta hämtning, tvättning och lämning av tvätt. Studiebesök har gjorts vid detta företags tvätteri i Västerås. Detta företag kan också tänka sig bemanna befintlig tvättstuga på Furuliden eller starta ny tvättstuga i Katrineholm.

4 4 (7) Förslag till lösningar Tvätten Det finns två uppdrag kring detta som gäller brukarna i hemtjänsten: 1. Lägga ut tvätten på Igelkotten på entreprenad. 2. Se över rutinerna för tvätt inom hemtjänsten (brukare boende i flerfamiljshus). Dessutom finns ett uppdrag angående tvätt av personalens arbetskläder. Igelkotten Tvättstugan på Igelkotten skulle mycket väl kunna skötas av en extern aktör. Men innan man går vidare i en sådan process så vill arbetsgruppen koppla denna arbetsuppgift mot den verksamhetsutveckling som pågår inom handikappomsorgens dagliga verksamhet. Ett av stegen i denna process är utveckla företagsintegrerade grupper. Det innebär en grupp brukare under ledning av en arbetsledare sköter vissa specifika arbetsuppgifter. En sådan arbetsuppgift skulle kunna vara sköta tvättstugan i Igelkotten. Innan en process startar lägga ut tvättverksamheten i Igelkotten på entreprenad så bör ett tidsbegränsat prov genomföras med låta en grupp brukare från den dagliga verksamheten sköta tvätten för de boende på Igelkotten. Givetvis måste tid finnas i tvättstugan för de boende som själva vill tvätta. Maskinparken finns och några nyinvesteringar i denna behövs inte. Personalkonsekvenser är tvättid försvinner från hemtjänstpersonalens arbetsuppgifter motsvarande 0,85 tjänst. En annan konsekvens är personalutrymmen behöver ordnas för arbetsgruppen från den dagliga verksamheten vilket är möjligt genomföra. Tvättstugan på Igelkotten skulle mycket väl kunna skötas av en extern aktör. Men innan man går vidare i en sådan process så vill arbetsgruppen koppla denna arbetsuppgift mot den verksamhetsutveckling som pågår inom handikappomsorgens dagliga verksamhet. Ett av stegen i denna process är utveckla företagsintegrerade grupper. Det innebär en grupp brukare under ledning av en arbetsledare sköter vissa specifika arbetsuppgifter. En sådan arbetsuppgift skulle kunna vara sköta tvättstugan i Igelkotten. Tvätt inom hemtjänsten Det är arbetsgruppens bedömning tvättstugan i Igelkotten knappast klarar mer tvätt än den som kommer från de boende i Igelkotten. Om övrig tvätt från hemtjänsten skall tvättas på ett gemensamt ställe behövs ytterligare en tvättstation. Ett alternativ som studerats av arbetsgruppen är starta tvätteriverksamhet på Furuliden i den tvättstuga som inte används där nu. Här finns två vägar gå fram på. Den ena vägen är ytterligare en grupp av brukare från den dagliga verksamheten får i uppdrag sköta även denna tvättstuga. En annan väg är en extern aktör får i uppdrag sköta hemtjänstens tvätt i Furulidens tvättstuga. Den externa aktören bemannar tvättstugan med egna anställda och sköter hela logistiken

5 5 (7) kring tvätthanteringen. Arbetsgruppen har varit på studiebesök på Furuliden och bedömt lokalen kan användas om den iordningställs för leva upp till arbetsmiljökraven. En investering av maskiner tillkommer. Enligt en beräkning från KFAB blir kostnaden för maskiner och renoveringen av lokalen ca 230 tkr. Denna lokallösning kan tas i bruk så snart som tvättstugan har iordningsställts. Ytterligare en lokalplacering, som har studerats av arbetsgruppen, är använda tvättstugan på Lövåsens vårdboende. I samband med ombyggnationen av vårdboendet kommer nuvarande tvättstuga flyttas till andra lokaler. Tvätthanteringen för vårdboendet och övrig tvätt inom hemtjänsten kan hanteras i dessa lokaler enligt de lösningar, som har skisserats för Furliden. Den lokal kan tidigast tas i anspråk år En tredje variant är en extern aktör sköter tvätten från hemtjänsten i egna lokaler och med egen personal här i Katrineholm. Under tiden ovanstående provverksamhet pågår på Igelkotten utreds närmare hur tvätten inom den övriga hemtjänsten praktiskt kan hanteras. I detta sammanhang skall erfarenheterna och resultatet från utvärderingen av försöksverksamheten med tvätten i Igelkottens tvättstuga vägas in Inköp När det gäller inköpen har arbetsgruppen studerat några olika lösningar från externa aktörer hur inköpen skulle kunna hanteras. Det är arbetsgruppens bedömning det skulle vara av värde få genomföra en försöksverksamhet i tre områden med en extern aktör angående inköpen i hemtjänsten. De tre områden, som föreslås är norr, öster och centrum. Försöksverksamheten bör hanteras av en aktör som har ett heltäckande koncept ta emot beställningar, sköta ihopplockning av varor samt distribuera ut varorna. Enligt avstämning med upphandlingskontoret måste en upphandling genomföras kring inköpskonceptet. Konsekvenser Nedan beskrivs olika konsekvenser för hemtjänsten vid ett utläggande av inköp och tvätt på entreprenad. Förutom arbetsgruppens egen bedömning har synpunkter inhämtats från områdeschefsgruppen inom hemtjänsten. Personal En följd av ovanstående förslag till lösningar är minskat antal hemtjänsttimmar används för inköps- och tvättuppgifter. Det leder också till följande personalreduceringar inom hemtjänsten. Personalreduktionerna beträffande inköpen avser de föreslagna försöksområdena inom parentes: Igelkottens tvätt, 0,85 tjänst Hemtjänsten, inköp, centrum: 0,5 tjänst, öster 0.75 tjänst, norr 0,5 tjänst

6 6 (7) En allmän konsekvens kan bli en minskad personalstyrka leder till delade turer, kortare arbetspass och svårighet erbjuda heltidstjänster. Arbetsmiljö Ett av skälen till låta andra aktörer sköta inköp och tvätt inom hemtjänsten är arbetsmiljöskäl för avlasta undersköterskorna vissa tunga arbetsuppgifter från en redan tung arbetssituation. I dag finns hos delar av personalen en viss oro för penninghanteringen, så med det nya förslaget bör denna oro minskas hos personalen. Personalen slipper hantera inköpslistor och åtgärda felköp. Detta ger minskad stress. Sedan finns det en baksida av detta. Möjligheten till variation i arbetsuppgifterna för undersköterskorna begränsas. Ekonomi Under avsnittet personal har redovisats vilka personalbesparingar som kan göras. En följd av detta är också ekonomiska besparingar men också utgifter för anlitandet av nya aktörer. Nedan görs en redovisning av detta vilket mer fås ses som en ekonomisk uppskning. Verksamhet Besparing (tkr) Ny utgift(tkr) Igelkottens tvätt All tvätt 3800? Inköp 1800? Några kommentarer kring ovanstående siffror: Ovanstående siffror avser helårseffekt. Igelkotten: De nya utgifterna gäller arbetsledare för arbetsgruppen från den dagliga verksamheten (tjf 0,5) och driftkostnader. All tvätt: Besparingen är räknad på all tvätt. Endast tvätt i flerfamiljsbostäder är aktuell. Antalet tvättärenden i villor är få. Inköp: Beräkningen gjord i ärenden där personalen handlar ensam. Om ärenden där brukarna följer med skulle räknas med så finns ytterligare en besparingspotential. Årskostnaden är på 1000 tkr. Nya utgifter för tvätt och inköp går ej ange i dagsläget. Kostnaderna kommer bli klarlagda i samband med upphandling. Brukarna Fördelen för brukarna är det är en och samma person som tar emot nota, pengar som också lämnar tillbaka varor och pengar. Det blir en tryggare hantering av betalningsmedel för brukaren. Brukaren kanske kan få möjlighet handla mer, exempelvis drickaback och potatissäck. För brukarna innebär det ytterligare personal, som skall hantera inköp och tvätt, tillkommer utöver den personal som sköter omvårdnaden. Vidare lär det bli en

7 7 (7) inkörningsperiod där inte allt fungerar som tidigare. Även byte av handlare kan bli aktuellt beroende på vilka affärer som knyts in i inköpshanteringen. Övrigt Den ändrade tvätthanteringen på Igelkotten innebär en grupp brukare från handikappomsorgens dagliga verksamhet får möjlighet pröva företagsintegrerade arbetsuppgifter. Detta ligger väl i linje med det ändrade konceptet för den dagliga verksamheten. Slår provet på Igelkottens tvätt väl ut kan det följas av ytterligare liknande varianter. Hemtjänstchefens bedömning I samband med arbetsgruppen slutförde sitt uppdrag beviljades kommunen stimulansmedel från Socialstyrelsen för utreda om ett valfrihetssystem skall införas inom hemtjänsten. Denna utredning skall vara slutförd till årsskiftet 2009/2010. Nämnden kommer då ta ställning till ett eventuellt införande. Undertecknad föreslår nämnden avvakta med utläggande av inköpen på externa aktörer med tanke på den utredning som skall ske angående införande av ett valfrihetssystem inom äldreomsorgen. Ett införande av valfrihet kan eventuellt komma innefa hemtjänsten och inköpen. Om det inte blir aktuellt med ett införande av ett valfrihetssystem aktualiseras frågan om låta en extern aktör sköta inköpen inom hemtjänsten. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsförvaltningen föreslår vård- och omsorgsnämnden besluta en grupp brukare från den dagliga verksamheten tar hand om Igelkottens tvätt. Försöksverksamhet bedrivs under tiden maj-december Uppföljning av försöksverksamheten skall ske senast i december. Nämnden skall besluta om försöksverksamhetens fortsättning. tvätthanteringen inom hemtjänsten utreds vidare och skall vara klar i samband med forts beslut kring Igelkottens tvätt. tvätt av arbetskläder hanteras för sig av den arbetsgrupp som närmare utreder inköp och användande av arbetskläder. inköpen ej för närvarande läggs ut på entreprenad med tanke på utredningen om införande av valfrihetssystem inom hemtjänsten. Britt-Marie Svedenberg Hemtjänstchef Jan Nilsson Utredare