Akutmottagningen Gävleuppföljning. Region Gävleborg

Transkript

1 Revisionsrapport Akutmottagningen Gävleuppföljning av tidigare granskning Hanna Franck Larsson Erika Brolin December 2017

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Resultat granskning Hälso- och sjukvårdsnämndens svar Uppföljningens resultat Handlingsplan m.m Lokaler Arbetsfördelning och patientflöde Personalperspektivet December av 13

3 1. Sammanfattning Revisorerna genomförde hösten 2014 en granskning av akutmottagningen i Gävle. Resultatet av granskningen visade att hade specificerat ett flertal åtgärder i en handlingsplan från De genomförda åtgärderna hade lett till en förbättrad situation för såväl patienter som personal, bland annat hade sjuksköterskor rekryterats, en schemaöversyn gjorts och receptionen bemannats. Det återstod dock ett antal åtgärder att hantera utifrån antagen handlingsplan. Hälso- och sjukvårdsnämndens svar i augusti 2015 på lämnad revisionsrapport omfattade en redogörelse för det kommande arbetet. I svaret anges att ombyggnationer av den befintliga akutmottagningen skall inledas och färdigställas inför årsskiftet 2015/2016. I svaret anges även att familjeläkarjouren skall flyttas till sjukhusområdet vilket skall underlätta samarbetet och förkorta patientens transportsträcka mellan akuten, familjeläkarjouren och röntgen. I samband med flytten skall en analys göras av det spontana patientflödet till akuten och familjeläkarjouren. Med utgångspunkt i genomförd risk- och väsentlighetsanalys har revisorerna i Region Gävleborg beslutat att göra en uppföljning av den tidigare genomförda granskningen avseende akutmottagningen i Gävle. Syftet med denna granskning är därmed att följa upp de brister som noterades i granskningen 2014 samt de åtgärder som nämndes i Hälso- och sjukvårdsnämndens svar till revisionen. Granskningen har fokuserat på huruvida nämnda åtgärder har utförts, inte på huruvida önskade effekter har uppnåtts genom åtgärderna. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att hälso- och sjukvårdsnämnden har beaktat och utfört åtgärderna som nämndes i svaret till revisionen till övervägande del men att akutmottagningen i Gävle har en problematisk situation vilket kräver fortsatt arbete. Vi grundar vår bedömning på följande noteringar: Område Övergripande Kommentar Till övervägande del Det arbete som återstod utifrån den utarbetade handlingsplanen har till stor del färdigställts men att ett visst arbete kvarstår. Arbetet som kvarstår behöver till stor del ske i samverkan med andra verksamheter vid Gävle sjukhus. I granskningen 2014 noterades brister kring hanteringen av avvikelser. Arbetet har utvecklats då det idag sker en regelbunden uppföljning och även muntlig analys av avvikelser. Vi bedömer det dock som väsentligt att analysen av avvikelserna fortsätter och bidrar till att verksamheten utvecklas och incidenter kan undvikas framåt. December av 13

4 Lokaler Arbetsfördelning och patientflöde Personalperspektivet Till övervägande del Åtgärder har vidtagits gällande lokalernas utformning. Det är dock väsentligt att det i kommande ombyggnationer tas fortsatt hänsyn till patientsäkerheten och patientflödet. I begränsad utsträckning Åtgärder har vidtagits gällande arbetsfördelning och patientflödet. Det finns dock fortsatt problem kring belastningen på akuten utifrån personalbrist och patientflöden som inte fungerar optimalt. Ett antal patientgrupper har en låg måluppfyllelse avseende vistelsetiden på akuten. Vi bedömer det som väsentligt att fortsätta åtgärder vidtas samt att patientflödena analyseras för att öka måluppfyllelsen och korta vistelsetiderna. Vi bedömer det även som väsentligt att samverkan med övriga avdelningar och mottagningar vid sjukhuset samt primärvården utvecklas. Ej uppfyllt Uppföljningen visar på att det finns problem avseende personalförsörjningen vid akutmottagningen. Vi finner det väsentligt att åtgärder vidtas inom området för att säkerställa patientsäkerheten och att den framtida personaloch kompetensförsörjningen. December av 13

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna genomförde hösten 2014 en granskning av akutmottagningen i Gävle. Resultatet av granskningen visade att hade infört ett flertal åtgärder och inlett ett förändringsarbete som skulle fortlöpa kommande år utifrån den antagna handlingsplanen från De genomförda åtgärderna hade lett till en förbättrad situation för såväl patienter som personal, bland annat hade sjuksköterskor rekryterats, en schemaöversyn gjorts och receptionen bemannats. Det återstod dock ett antal åtgärder att hantera utifrån antagen handlingsplan. Hälso- och sjukvårdsnämndens svar i augusti 2015 omfattade en redogörelse för det kommande arbetet. I svaret angavs att ombyggnationer av den befintliga akutmottagningen skulle inledas och färdigställas inför årsskiftet 2015/2016. I svaret angavs även att familjeläkarjouren skulle flyttas till sjukhusområdet vilket skulle underlätta samarbetet och förkorta patientens transportsträcka mellan akuten, familjeläkarjouren och röntgen. I samband med flytten skulle en analys göras av det spontana patientflödet till akuten och familjeläkarjouren. Med utgångspunkt i genomförd risk- och väsentlighetsanalys har revisorerna i Region Gävleborg beslutat att göra en uppföljning av den tidigare genomförda granskningen avseende akutmottagningen i Gävle Syfte och kontrollmål Syftet är att följa upp de brister som noterades i granskningen 2014 samt de åtgärder som nämndes i Hälso- och sjukvårdsnämndens svar till revisionen. Granskningen utgår ifrån de kontrollmål och kontrollområden som användes vid granskningen 2014 samt områden som nämndes i svaret till revisonen: Övergripande Lokaler Patientflöde arbetsfördelning 2.3. Avgränsning Uppföljningen avser en tidigare genomförd granskning avseende akutmottagningen i Gävle Metod Genomgång av den handlingsplan som antagits 2014 och som tidigare granskning utgått ifrån. Avstämning av de aktiviteter som inte hade genomförts vid granskningen som genomfördes hösten Om åtgärderna har nått önskad effekt har ej bedömts inom ramen för granskningen. Genomgång av statistik utifrån vistelsetider och väntetider för akutmottagningen med utgångspunkt i den ursprungliga granskningens resultat. December av 13

6 Intervjuer med verksamhetsföreträdare för akutmottagningen i Gävle. December av 13

7 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Resultat granskning 2014 I granskningen av akutmottagningen i Gävle 2014 konstaterades att en handlingsplan utarbetats för att komma tillrätta med problemen vid akutmottagningen vid Gävle sjukhus. Vidare noterades att ett flertal åtgärder genomförts under 2014 och att förändringsarbetet skulle fortsätta under De genomförda åtgärderna hade förbättrat situationen för såväl patienter som personal och man ansåg att det var väsentligt att man under 2015 genomförde de åtgärder som vid granskningstillfället ännu inte hunnit genomföras. Det största problemet som framkom var de trånga och icke ändamålsenliga lokalerna, vilka påverkade både arbetsmiljö och patientsäkerhet. Det konstaterades vidare att det framgent var av vikt att: Se över om-/tillbyggnation av befintlig mottagning eller alternativa lösningar för att lösa problemen med lokalerna Fokusera på vistelsetiderna då cirka patienter/år får vänta längre än 4 timmar på akutmottagningen Fortsätta att analysera de avvikelser som rapporteras Vidta åtgärder på kort och lång sikt för att säkerställa patientsäkerheten 3.2. Hälso- och sjukvårdsnämndens svar I augusti 2015 lämnade Hälso- och sjukvårdsnämnden svar på revisionsrapporten, med fokus på de frågeställningar som revisorerna i första hand önskade kommentarer kring, det vill säga patientflödet, arbetsfördelningen mellan familjeläkarjouren och akutmottagningen samt hur lokalfrågan kan lösas. Hälso- och sjukvårdsnämnden meddelade följande: Patientflöde/arbetsfördelning Samarbetet mellan familjeläkarjouren och akutmottagningen ska utvecklas i och med att familjeläkarjouren flyttar till sjukhusområdet i november Då kortas även patientens transportsträcka till röntgen. En analysgrupp med läkare och sjuksköterskor från specialistvården och familjeläkarjouren ska tillsammans analysera det spontana patientflödet till akuten och familjeläkarjouren i Gävle Ett bra samarbete ska underlätta för patienter som söker akut vård. Utgångspunkten är Vårt gemensamma ansvar för vår gemensamma patient December av 13

8 Lokaler I lokalfrågan handlar det på kort sikt om att lindra problematiken medan arbetet pågår för den nya och utbyggda akutmottagningen Regionstyrelsen beslutade om ombyggnationer som planerades vara klara till årsskiftet 2015/2016 För att öka patientsäkerheten, få bort korridorvård och förbättra arbetsmiljön ska olika patientflöden separeras och skapa övervakningsplatser Kapaciteten kan ökas genom att tillgänglig yta prioriteras för patientvård och en tillfällig modul skapas för personalutrymmen. Antalet sjuksköterskeexpeditioner ökat från en till två och ett inre väntrum för patienter under vård skapas Uppföljningens resultat Handlingsplan m.m. Vid granskningen 2014 konstaterades att det återstod arbete inom ett antal punkter utifrån den beslutade handlingsplanen. I tabellen nedan redovisas respektive punkt samt vad som skett på området sedan granskningen. Utveckling av ett teambaserat arbetssätt Syfte och notering 2014: Team med läkare, sjuksköterska och undersköterska ska möta patienten samtidigt för en samlad bedömning. Arbete har inletts och skall utvärderas innan implementeringen sker full ut. Läget 2017: Teambaserade arbetssätt har utvecklats och framhålls fungera bra inom områdena larm, kirurgi, barn och ortopedi. Det kvarstår dock arbete inom området medicin. Primärvården får möjlighet att boka tider direkt på specialistmottagningar Syfte och notering 2014: Underlätta för patienten, undvika besök på akutmottagningen. Försök inom vissa områden pågår vid granskningen Läget 2017: Akutmottagningen har sedan granskningen fått tillgång till s.k. subakuta tider på bl a röntgen men även inom medicin. Det finns dock ett behov av tillgång till fler platser. Enligt intervjuer pågår ett arbete inom området. Flytt av familjeläkarjouren till sjukhusområdet Syfte och notering 2014: En kontaktväg in till sjukvården för patienten. Möjliggör bättre samarbete mellan verksamheterna. Läget 2017: Familjeläkarjouren har flyttats till sjukhusområdet i December av 13

9 november Rondprocessen (rutiner för rond och utskrivningar) Syfte och notering 2014: Syftar till att förändra rutiner för ronder och utskrivningar inom samtliga verksamheter på Gävle sjukhus. Kontinuerliga utskrivningar under dagen. Läget 2017: Underkapacitetsplaner Syfte och notering 2014: Läget 2017: Medicinsk ledningsgrupp Syfte och notering 2014: Läget 2017: Punkten avser arbetet på sjukhusets avdelningar och mottagningar. I uppföljningen framhålls det som oklart hur långt övriga verksamheter på sjukhuset har kommit på området. Syftar till att ta fram en modell för att beräkna när resursbrist föreligger och förstärkningar krävs. Ett arbete har inletts men vissa oklarheter kring vad som skall tolkas in i patientens behov utifrån omvårdnadsbehov kontra medicinskt behov kvarstår att klargöra. Vissa verksamhetsområden på akuten uppges dock ha kommit längre än andra i arbetet. Syftet är att utveckla samarbetet mellan akutmottagningen och berörda specialiteter. En medicinsk ledningsgrupp finns enligt verksamhetsföreträde upprättad. Akutmottagningen har en utsedd medicinsk ansvarig läkare som är på plats vid behov. Gällande återrapportering av handlingsplanen har vi vid en protokollsgenomgång noterat att det främst är flytten av familjeläkarjouren som har rapporterats till Hälso- och sjukvårdsnämnden respektive Regionstyrelsen. Handlingsplanen i sin helhet har inte rapporterats vad vi har kunnat utläsa av protokollen. Vid protokollsgenomgången har noterats att det i Hälso- och sjukvårdsnämnden har haft information om bemanningsproblematik vid akutmottagningen under I april 2017 gjorde nämnden ett studiebesök vid akutmottagningen. På akutmottagningen i Gävle finns en kvalitetssamordnare som bl a arbetar med avvikelser. Genomgång av inkomna avvikelser sker veckovis tillsammans med vårdenhetschefen. Noteringar ifrån avvikelser uppges användas vid utveckling av verksamheten. Vid intervjuer framkommer att svårigheter med sökning i ledningssystemet Platina kvarstår. Överlag framhålls vid intervjuerna att informationsspridning är ett komplext område för akutmottagningen. December av 13

10 Bedömning I uppföljningen har vi noterat att det arbete som återstod utifrån den utarbetade handlingsplanen till stor del har färdigställts men att ett visst arbete kvarstår. Arbetet som kvarstår är främst arbete som behöver ske i samverkan med andra verksamheter vid Gävle sjukhus. I granskningen 2014 noterades att en del brister kring hanteringen av avvikelser. Vid uppföljningen konstaterar vi att arbetet har utvecklats då det sker en regelbunden uppföljning och även muntlig analys av avvikelser. Vi bedömer det som väsentligt att analysen av avvikelserna fortsätter och bidrar till att verksamheten utvecklas och incidenter kan undvikas framåt Lokaler Akutmottagningens lokaler i Gävle har byggs om och till sedan granskningen Den stora ombyggnationen färdigställdes i november Barnsektionen färdigställdes i april Ombyggnationen har inneburit att personalen har fått ett nytt fikarum och kontorslokaler medan de gamla lokalerna byggts om till patientmottagning och reception för medicinpatienterna. Ombyggnationen upplevs ha bidragit till mer ändamålsenliga lokaler enligt verksamhetsföreträdare. Det finns dock viss uppfattning om att lokalerna ännu är för trånga för verksamheten. Akutmottagningen har delats in i områden utifrån specialiteter. Det finns sängar och väntrum som är avsedda för medicinpatienter respektive kirurgpatienter. Samtliga med översikt från särskilda receptioner, s.k. övervakningsplatser. I och med ombyggnationen har barnakuten har fått ett eget flöde och samlats lokalmässigt. Barnakuten har även ett eget väntrum. Vid genomförda intervjuer framhåller verksamhetsföreträdare att ombyggnationen bidragit till en förbättring avseende översikten över patienterna samt patientflödet. Det förs diskussioner vid uppföljningstillfället planering av en ombyggnad av receptionen/kassan där patienterna tas emot vid ankomst till akuten. Arbetet uppges dock ännu vara i planeringsstadiet. Bedömning Utifrån genomförd uppföljning gör vi bedömningen att åtgärder har vidtagits gällande lokalernas utformning. Ombyggnationer har färdigställts och verksamhetsföreträdare upplever att dessa har inneburit mer ändamålsenliga lokaler för verksamheten. Det är dock väsentligt att det i kommande ombyggnationer tas fortsatt hänsyn till patientsäkerheten och patientflödet. December av 13

11 Arbetsfördelning och patientflöde Sedan den 18 november 2015 är familjeläkarjouren belägen i anslutning till akutmottagningen i Gävle. Flytten uppges ha bidragit till ett förändrat patientflöde och en närmare samverkan enligt verksamhetsföreträdare. Samarbetet uppges fungera bra och verksamheterna har regelbundna avstämningsmöten där samverkan diskuteras. I samband med flytten infördes även en ny funktion med en sjuksköterska ifrån primärvården som gör en första bedömning av patienten, en s.k. spot-check. Spot-check är ett samarbete mellan primärvården och specialistvården som skall hjälpa inkommande patienter till rätt instans/vårdnivå redan vid ankomsten. Uppföljning av det förändrade arbetssättet gjordes under hösten Uppföljningen innefattade en jämförelse av patientflöden på akuten och familjeläkarjouren samt en enkät till patienterna. Enligt uppföljningen hade det skett en minskning av det totala antalet patienter till akuten med 6 % och under jourtid med 12 %. Vid genomförda intervjuer har framhållits att antalet vårdkontakter minskar vilket även stärks av erhållen statistik. Vid en beräkning av antal vårdkontakter per dag (totalt antal vårdkontakter delat med antal dagar under perioden) kan vi konstatera att antalet har minskat från ca 125 st år 2015 till ca 113 st år Antal vårdkontakter per dag (beräknat snitt) Vid akutmottagningen i Gävle har flera specialiteter verksamhet. De fyra stora är fortsatt kirurgi, ortopedi, medicin och kvinnosjukvård. Därutöver tar även barn, ögon, öron- näsaoch hals, psykiatri och BUP emot patienter på akuten. I genomförda intervjuer har framkommit att patientflödet påverkas negativt av att personalbrist råder på akutmottagningen. Flera åtgärder vidtas, bland annat har vårdplatser stängts vilket i sin tur leder till tidig utskrivning och en ökad mängd återbesök. Det sker uppföljning av patientflödet på akutmottagningen genom statistikgenomgångar i samband med ledningsgruppsmöten. Arbetet kan dock utvecklas enligt verksamhetsföreträdare. Vid granskningstillfället uppges fokus ligga på antalet återbesök. Belastningen på akutmottagningen uppges följa en tydlig kurva. Verksamheten arbetar aktivt med åtgärder av olika slag för att få en jämnare belastning. Det har dock kommit olika långt inom de olika verksamheterna, kirurgin uppges vara den specialitet som kommit längst inom området. December av 13

12 Minuter Inom medicin finns vårdplatskoordinatorer vilket förbättrat flödet kring medicinpatienterna. Organisationen och rollerna för det akuta patientflödet vid akutmottagningen i Gävle beskrivs i en rutinen Akut patientflöde i Gästrikland, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Rutinen fastställdes i augusti 2017 av hälso- och sjukvårdsdirektören. Vistelsetider I granskningen 2014 gjordes en genomgång av vistelsetiden på akuten utifrån Socialstyrelsens rapport i december samma år. Socialstyrelsen publicerade i januari 2017 en ny rapport kring vistelsetiderna. Rapporten grundar sig på bland annat på patientregisterdata från juni 2015 juni Medianvistelsetiden i riket uppgår under perioden som anges ovan uppgår till 3 timmar och 9 minuter per totalen. För akutmottagningen i Gävle är motsvarande siffra 3 timmar och 2 minuter per totalen. Rapporten innefattar även medianvistelsetid per patientgrupp vilket presenteras i diagrammet nedan (anges i minuter). Medianvistelsetid Totalt ( 0+) Totalt (19+) år 80 + Åldersgrupp Riket Gävle Diagrammet visar att akutmottagningen i Gävle ligger i nivå med rikets snitt och med undantag för medianvistelsetiden för åldersgruppen 80 + ligger de under rikets snitt enligt Socialstyrelsens rapport. Statistik har även inhämtats ifrån akutmottagningen Gävle vad gäller vistelsetider (från dörr till dörr). Målsättningen avseende vistelsetid om 4 timmar från dörr till dörr uppgick år 2014 till 70 %. Vid uppföljningen är motsvarande siffra ca 64 %. Det finns dock stora variationer mellan verksamheterna på akutmottagningen, främst är det medicinpatienter (ca 51 %) och kirurgipatienter (ca 59 %) där måluppfyllelsen är låg. För barnakuten ligger måluppfyllelsen för alla utom en verksamhet på 80 %. Vid intervjuerna anges att måluppfyllelsen främst hänförs till avsaknad av vårdplatser men även att de upplever att det saknas ett enhetligt tolkningssätt för hur och i vilken utsträckning som måluppfyllelsen för vistelsetid skall vara styrande. Bedömning Utifrån genomförd uppföljning gör vi bedömningen att åtgärder har vidtagits gällande arbetsfördelning och patientflödet. Familjeläkarjourens flytt till sjukhusområdet har December av 13

13 genomförts, rutiner kring det akuta patientflödet har upprättats, en barnsektion har införts och uppföljningar visar att andelen patienter till akutmottagningen har minskat. Uppföljningen visar dock att det fortsatt finns problem kring belastningen på akuten utifrån personalbrist och patientflöden som inte fungerar optimalt. Det har även noterats att det inom ett antal patientgrupper har en låg måluppfyllelse avseende vistelsetid. Vi bedömer det som väsentligt att fortsätta åtgärder vidtas samt att patientflödena analyseras för att öka måluppfyllelsen och korta ner vistelsetiderna. Vi bedömer det även som väsentligt att samverkan med övriga avdelningar och mottagningar vid sjukhuset samt primärvården utvecklas Personalperspektivet Det framkommer i uppföljningen att det fortsatt finns problem kring personalförsörjningen. Omsättningen har varit hög avseende personal och chefer. Vid intervjuer har framkommit att det sedan april 2017 är 21 personer som har avslutat sin anställning vid akutmottagningen. Pga den höga omsättningen har akutmottagningen inlett ett omtag med arbetet kring mål, värdegrund m.m. Läget framhålls vid intervjuer som ansträngt och verksamheten är vid granskningstillfället beroende av hyrsjuksköterskor. Vårdplatser uppges ha stängts med anledning av sjuksköterskebristen. Färre vårdplatser påverkar antalet inläggningar av patienter leder till ett ökat antal återbesök på akutmottagningen för att säkerställa patientens mående. Verksamheten har regelbunden uppföljning av utvecklingen kring antalet återbesök utifrån belastningen på verksamheten. Utifrån sjuksköterskebristen framkommer vid intervjuerna att en större andel undersköterskor har anställts och en översyn av roller, kompetenser etc. pågår. Införande av en återhämtningsmodell, arbetsuppgiftsförskjutning, införande av vårdbiträden samt kompetensutveckling framhålls som väsentliga för att lösa de utmaningar som mottagningen står inför gällande personalbristen. Bemanningsansvariga har utsett för att underlätta schemaläggning och bemanningsplanering. Akutmottagningen har utarbetat en s.k. kompetensutvecklingstrappa som implementeras under hösten Trappan skall kopplas till introduktion, lön och utbildningsbehov. Medarbetarenkäten Under föregående år (2016) genomfördes lilla medarbetarenkäten. Enkäten består av 14 frågor. Av dessa frågor sammanfattas 9 st i ett index kallat Hållbart medarbetarengagemang (HME) indelade i tre delindex; motivation, styrning och ledarskap. har sedan lagt till fram frågor inom områdena samverkan, värdegrund, utvecklingsåtgärder och ojämlik behandling. Målet i är att alla enheter ska ha ett HME-resultat över 75. Akutmottagningens sammanvägda index uppgick år 2016 till 79 (HME uppgick år 2014 till 80). Svarsfrekvensen för akutmottagningen uppgick till 73 %. December av 13

14 I granskningen 2014 noterades att genomförandet av utvecklingssamtal var ett förbättringsområde. Utifrån enkäten 2016 kvarstår förbättringsområdet. Det framgår även av enkäten att majoriteten av respondenterna har haft utvecklingsåtgärder uppgående till 0-2,5 dagar inplanerade under året. Bedömning Utifrån genomförd uppföljning gör vi bedömningen att problem återstår gällande personalförsörjningen. Vi finner det väsentligt att åtgärder vidtas inom området för att säkerställa patientsäkerheten och att den framtida personal- och kompetensförsörjningen Karin Magnusson Hanna Franck Larsson December av 13