Rekryteringsprocess och kompetensförsörjning uppföljning. Smedjebackens kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Rekryteringsprocess och kompetensförsörjning uppföljning Hanna Franck Larsson Erika Brolin December 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Strategi och långsiktigt arbete Iakttagelser Bedömning Riktlinjer och rutiner Iakttagelser Bedömning Stöd i rekryteringsarbetet Iakttagelser Bedömning Uppföljning Iakttagelser Bedömning December av 11

3 Sammanfattning År 2013 genomförde revisionen en fördjupad granskning avseende personal- och kompetensförsörjning i. Sammanfattande revisionella bedömningen vid granskningen var att kommunens arbete rörande personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering inte var ändamålsenlig. Vid granskningen noterades bl a att det saknades långsiktig plan för hur Smedjebacken arbetar med strategisk personal- och kompetensförsörjning men att det fördes vissa diskussioner kring strategiska rekryteringar och det saknades ett gemensamt sätt inom kommunen för uppföljning av rekryteringar. Det noterades även att KF i slutet av år 2012 fastställt ett dokument som beskriver hur rekryteringsprocessen inom kommunen, operativt dokument kring hur rekryteringsprocessen praktiskt går till och att det fanns ett ramverk för hur rekryteringsarbetet ska gå till samt vem som ansvarar för vilken del av processen. Personalen är kommunens viktigaste resurs. Om kommunen inte har personal i tillräcklig omfattning och personal med tillräcklig kompetens finns risk att kommunen inte klarar att uppnå sina mål och de krav som ställs på verksamheten. I sin risk- och väsentlighetsanalys för 2017 har revisionen därför funnit det angeläget att följa upp iakttagelser gjorda i granskningen 2013 samt vilka åtgärder som vidtagits i förhållande till dessa och hur kommunens rekryteringsprocess nu fungerar. har på uppdrag av revisorerna i genomfört en uppföljning av den tidigare granskningen. Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att nämnder och kommunstyrelsen till viss del har tagit del av och till viss del åtgärdat de brister och rekommendationer som uppmärksammades i den ursprungliga granskningen. Det har under året utförts ett omfattande arbete kring rekryteringsprocessen och personalfrågor vilket vi ser som positivt. Det utförda arbetet bör kunna utgöra en grund för det långsiktiga strategiska arbetet. Det kvarstår dock arbete kring klargörandet av hur systematisk uppföljning skall ske. Vi grundar vår bedömning på följande noteringar inom respektive kontrollmål: Kontrollfråga Finns det en av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunens långsiktiga rekrytering och kompetensförsörjning? Kommentar Ej uppfyllt Det saknas vid granskningstillfället en fastställd strategi för det långsiktiga arbetet med rekrytering och kompetensförsörjning. Det har gjorts flera insatser kring rekryteringsprocessen och insatser för att stärka kommunens varumärke vilket kan utgöra en grund för det långsiktiga arbetet med rekrytering och kompetensförsörjning. Det kvarstår dock arbete inom området och det behöver samlas i ett övergripande strategiskt tänk. December av 11

4 Finns det riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och tilllämpas dessa? Delvis uppfyllt Det har utarbetats aktuella riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet men att de inte ännu har implementerats fullt ut i organisationen. Har ansvariga chefer ett tillräckligt stöd i rekryteringsarbetet? Sker en uppföljning av kommunens rekryteringsarbete? Delvis uppfyllt Det har utarbetats mallar och dokument som skall stödja cheferna i processen och personalavdelningens roll har tydliggjort mot förvaltningscheferna. Det kvarstår dock visst arbete med implementering av mallar och dokument. Delvis uppfyllt Uppföljningen avseende rekrytering har till viss del stärkts genom införandet av ett rekryteringssystem men det inte sker någon systematiskt uppföljning av genomförda insatser. Kommunen arbetar aktivt med avslutssamtal vilket vi ser som positivt. Utifrån genomförd granskning och noteringar inom respektive kontrollfråga vill vi lämna följande rekommendationer: Det strategiska arbetet bör samlas och tydliggöras för att säkerställa ett långsiktigt arbete med kompetensförsörjning och rekrytering. Det är även viktigt att uppföljning av insatser beaktas vid utformningen av det strategiska, långsiktiga arbetet för att kommunen ska säkerställa att insatserna uppnår önskad effekt. Implementeringen av den nya rekryteringsprocessen bör fortsätta för att säkerställa tillämpningen av den i organisationen. Kommunikationen av roller, ansvar samt mallar, rutiner och dokument behöver fortsätta och även säkerställa att eventuella uppdateringar når ut i organisationen. Det är väsentligt att det sker en uppföljning, utvärdering och analys av beslutade insatser och program där kommunen deltar för att se vilka effekter detta fått för kommunens kompetensförsörjning. Ett systematiskt arbete med uppföljning, analys och utvärdering kan påvisa vilka insatser som ger önskat resultat och vilka som kommunen inte behöver fortsätta med. December av 11

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Personalen är kommunens viktigaste resurs. Om kommunen inte har personal i tillräcklig omfattning och personal med tillräcklig kompetens finns risk att kommunen inte klarar att uppnå sina mål och de krav som ställs på verksamheten genomförde revisionen en fördjupad granskning avseende personal- och kompetensförsörjning i. Sammanfattande revisionella bedömningen vid granskningen var att kommunens arbete rörande personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering inte var ändamålsenlig. Vid granskningen gjordes följande iakttagelser: -Det saknades långsiktig plan för hur Smedjebacken arbetar med strategisk personal- och kompetensförsörjning -KF har i slutet av år 2012 fastställt ett dokument som beskriver hur rekryteringsprocessen inom kommunen, operativt dokument kring hur rekryteringsprocessen praktiskt går till -Det finns ett ramverk för hur rekryteringsarbetet ska gå till samt vem som ansvarar för vilken del av processen -Det pågick diskussioner inom olika forum och inom de olika förvaltningarna kring hur frågan ska hanteras och hur kommunen framöver ska lyckas med de strategiska rekryteringarna -Uppföljningen av strategiska rekryteringar är inte systematiserad och det finns inget gemensamt sätt inom kommunen hur uppföljning av rekryteringar ska gå till -En kommunövergripande rekryteringsgrupp hade tillsatts, dock hade något arbete vid granskningstillfället inte kommit igång Revisionen har i sin risk- och väsentlighetsanalys för 2017 funnit det angeläget att följa upp iakttagelser gjorda i granskningen 2013 samt vilka åtgärder som vidtagits i förhållande till dessa och hur kommunens rekryteringsprocess nu fungerar Syfte och Revisionsfråga Den uppföljande granskningens syfte är att se huruvida brister som identifierats i tidigare genomförd granskning åtgärdats samt att analysera och bedöma rekryteringsprocessen i. Har nämnder och kommunstyrelsen tagit del av och åtgärdat de brister och rekommendationer som uppmärksammats i granskningen från 2013? December av 11

6 1.3. Revisionskriterier Granskningsrapport Personal- och kompetensförsörjning i 2013 Kommunens personalpolitiska program Kommunfullmäktiges mål och direktiv Interna rutiner och riktlinjer 1.4. Kontrollfråga Finns det en av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunens långsiktiga rekrytering och kompetensförsörjning? Finns det riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och tillämpas dessa? Har ansvariga chefer ett tillräckligt stöd i rekryteringsarbetet? Sker en uppföljning av kommunens rekryteringsarbete? 1.5. Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen utifrån dess övergripande ansvar samt nämnderna och respektive förvaltnings rekryteringsprocess Metod Granskningen har genomförts genom Genomgång av för uppdraget adekvat dokumentation såsom styrande och stödjande dokument, rutiner och riktlinjer Intervjuer med kommunchef, personalchef samt förvaltningschefer. Sammantaget har 6 personer intervjuats inom ramen för granskningen. Personerna som har intervjuats inom ramen för granskningen har givits möjlighet att faktakontrollera revisionsrapporten. December av 11

7 2. Iakttagelser och bedömningar Personalenheten i består av en personalchef och två personalsekreterare. Kommunen har inget personalutskott eller motsvarande. Kommunstyrelsens vice ordförande är personalansvarig och har därigenom viss utökad delegation i personalfrågor Strategi och långsiktigt arbete Finns det en av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fastställd strategi för kommunens långsiktiga rekrytering och kompetensförsörjning? Iakttagelser I granskningen framkommer att strävar efter att vara en kommun med fokus på sina medarbetare och kommande medarbetare och att man därför ser rekrytering som en stor investering för nutid och framtid. Genom att erbjuda en trygg arbetsmiljö och möjlighet till utveckling vill Smedjebacken vara en kommun i framkant avseende medarbetarfokus. En del i detta arbete uppges vara kommunens satsning på sommarjobb för ungdomar i gymnasiet. I den granskning som genomfördes år 2013 framkom att man under våren tillsatt en kommunövergripande rekryteringsgrupp som skulle arbeta strategiskt med framtida kompetensförsörjningsfrågor utifrån ett 10-årsperspektiv. Gruppen hade vid granskningstillfället ännu ej kommit igång med sitt arbete. Vid intervjuer i samband uppföljningen framkommer att de intervjuade saknar kännedom om denna grupp, varför det framhålls att arbetet i nämnda gruppkonstellation sannolikt aldrig kom igång. När granskningen 2013 genomfördes hade en kanslichef. Vid uppföljningstillfället finns istället en kommunchef sedan juni Enligt uppgifter i intervjuer har det sedan kommunchefens tillträde blivit mer struktur avseende exempelvis ledningsgruppens arbete. Fokus har legat på att ta fram grundläggande dokument såsom rutiner och riktlinjer för att skapa en enhetlig process och därmed skapa förutsättningar för ett med strategiskt arbete. Det saknas vid uppföljningen en dokumenterad strategi avseende kommunens långsiktiga arbete med kompetensförsörjning men vi noterar dock att det förs diskussioner avseende detta framför allt i ledningsgruppen. Diskussioner förs även i forum där kommunledningsgruppen tillsammans med ordförande och vice ordförande i nämnderna deltar. Diskussionerna uppges bland annat fokusera på demografins inverkan på personal- och kompetensförsörjningen i framtiden och prognoser hur detta påverkar framtidens verksamhet. Gällande bristyrken ges vid intervjuer uttryck för att finnas en medvetenhet om vilka bristyrken som finns inom kommunen och man har en överblickande bild av förväntade pensionsavgångar inom en femårsperiod, både kommunövergripande och ute på förvaltningarna. Dessutom förs diskussioner om vilka yrkeskategorier som kan komma att December av 11

8 försvinna respektive tillkomma om ett visst antal år i takt med att samhället förändras och hur dessa prognoser påverkar kompetensförsörjningsarbetet. Vid granskningstillfället har ingen chefs- eller ledarskapspolicy. Under 2016 fanns dock en pilotgrupp som genomgick ett ledarskapsprogram som nu implementeras. De första att gå programmet är kommunens ledningsgrupp, som påbörjar programmet i november Samverkan med andra kommuner I intervjuer framkommer att det finns ett regionalt samarbete kring kompetensförsörjning tillsammans med andra kommuner i regionen. Bland annat ingår kommunen i ett kompetensförsörjningsnätverk där det diskuteras attraktivitet i ett regionalt perspektiv. Kommunen ingår även i ett HR-nätverk bestående av personalchefer från dalakommunerna. Vad gäller ett långsiktigt strategiskt arbete kring chefsförsörjning sker en samverkan i form av ett aspirantprogram inom den så kallade Falun-Borlängeregionen, där Smedjebacken ingår tillsammans med ett flertal kommuner i Dalarna. Under hösten 2017 deltar två medarbetare från. Syftet med programmet uppges vara att ge deltagarna möjlighet att utvecklas som framtida ledare. Det regionala utvecklingsbolaget AB Samarkand2015 har verksamhet inom Smedjebacken och Ludvikas kommuner och arbetar för att utveckla regionen i syfte att attrahera och behålla arbetskraft. Detta arbete sker genom exempelvis utvecklingsprojekt och utbildningar. Bolaget ägs av ovan nämnda kommuner samt Landstinget Dalarna, ABB och Ovako. Samarkand erbjuder bland annat så kallad inflyttarservice, vilket ses som en viktig och betydelsefull tjänst för arbetsgivaren vid rekrytering samt för familjen som utifrån jobberbjudande flyttar till kommunen. Utöver ovanstående har ett samarbete med Högskolan Dalarna i form av att två av kommunens skolor är så kallade partnerskolor. Kommunens arbete med arbetsgivarvarumärket arbetar för att vara en attraktiv arbetsgivare och det förs diskussioner om hur detta skall uppnås. Vid intervjuer framhålls vikten av attraktivitet som arbetsgivare för att kunna attrahera och behålla personal. En del i detta arbete uppges vara medarbetarnas möjlighet att en gång per år välja sysselsättningsgrad. Lönekartläggningar har börjat genomföras, med start år Samtliga nyanställda i genomgår en fyradagarsutbildning kallad Dialogen, där fokus ligger på kommunikation. Utbildningen har sin grund i kommunens utgångspunkt om att god kommunikation leder till en bättre arbetsmiljö Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. December av 11

9 Vi grundar vår bedömning på att det vid granskningstillfället saknas en av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen beslutad strategi för kompetensförsörjning. Det förs dock diskussioner inom kommunen på tjänstemannanivå men även med politiska företrädare kring långsiktigt arbete för rekrytering och kompetensförsörjning. Vi ser positivt på det arbete som gjorts kring rekryteringsprocessen med utarbetande av riktlinjer och rutiner samt de insatser som kommunen gör i form av samverkan inom regionen och för att stärka sitt varumärke. Vi bedömer att detta kan utgöra en grund för framtagandet av en strategi för kommunens arbete med kompetensförsörjning. Det är dock väsentligt att det strategiska arbetet samlas och tydliggörs för att säkerställa ett långsiktigt arbete med kompetensförsörjning och rekrytering. Det är även viktigt att uppföljning av insatser beaktas vid utformningen av det strategiska, långsiktiga arbetet för att kommunen ska säkerställa att de gör rätt saker Riktlinjer och rutiner Finns det riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och tillämpas dessa? Iakttagelser I granskningen 2013 framkom att rekryteringsarbetet var decentraliserat till respektive nämnd som själv ansvarade för budget och personal. Dock gick alla rekryteringar via personalavdelningen som i sin tur skötte annonseringen av tjänsterna samt sammanställning av anställningsavtalen. Alla inkomna ansökningar sköttes sedan på respektive förvaltning. I uppföljningen framkommer att s nuvarande riktlinjer för rekrytering fastställdes i kommunstyrelsen Riktlinjerna ersatte den rekryteringspolicy som dessförinnan fanns från år I riktlinjerna finns rekryteringsprocessen förklarad i nedanstående schema: December av 11

10 Vid behov av rekrytering ska detta, enligt nämnda riktlinjer, tas upp i lokal samverkansgrupp. I detta forum tas en kravspecifikation för den aktuella tjänsten fram. Ansvarig chef tillsammans med personalavdelningen utreder därefter dels huruvida det finns befintliga medarbetare som önskar en utökad tjänstgöringsgrad och om detta i så fall är möjligt ur verksamhetssynpunkt, dels eventuella medicinska omplaceringar för att se om tillsättandet av tjänsten kan ske internt eller om extern rekrytering krävs. I s riktlinjer för rekrytering finns i punktform angivet både hur en intern respektive extern rekrytering går till. Vid intervjuer framkommer att riktlinjerna har börjat användas under hösten 2017 och tillämpas i rekryteringsarbetet men att det kvarstår visst arbete med att säkerställa tillämpningen i hela organisationen. Sedan hösten 2017 har kommunen ett intranät där planen är att relevant material ska finnas tillgängligt för respektive medarbetare, bland annat riktlinjer för rekryteringsprocessen. Arbetet med sammanställning av dokument på intranätet är vid granskningstillfället pågående. Allt material rörande rekrytering uppges dock finnas publicerat Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det utarbetats riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet som är aktuella men att det ännu kvarstår ett arbete med implementering av dessa. Vi ser positivt på att kommunen har sett över rekryteringsprocessen och tydliggjort riktlinjer och rutiner. Det är dock väsentligt att de nya riktlinjerna fortsätter att kommuniceras för att säkerställa att dessa tillämpas i organisationen Stöd i rekryteringsarbetet Har ansvariga chefer ett tillräckligt stöd i rekryteringsarbetet? Iakttagelser I kommunens riktlinjer för rekrytering framgår att personalavdelningen finns tillgänglig när en chef behöver råd, stöd eller handgriplig hjälp med rekrytering och system. I fråga om vad personalavdelningen kan vara behjälpliga i lyfter kommunen exempel såsom December av 11

11 strategisk personalplanering, rekryteringssystem samt mallar till rekryteringsprocessens olika steg. Som stöd i rekryteringsarbetet finns även mallar för anställningsintervju och referenstagning. Mallarna är framtagna under En handbok för introduktion av nyanställda har utarbetats. I handboken tydliggörs bland annat chefens ansvar för introduktionen. Där finns även checklistor över vad som ska göras när samt checklistor som ska signeras för att säkerställa att samtliga delar genomförts. Vid intervjuer framhålls att dokumenten är nya men att de är kända och att ovanstående mallar, dokument etc. har börjat användas i rekryterings- och introduktionsprocessen. Ett kommungemensamt introduktionsprogram har arbetats fram under året. Efter årsskiftet 2017/2018 kommer en första gemensam introduktionsdag för nyanställda att hållas. Vid intervjuer framhålls att förvaltningscheferna upplever att stödet i rekryteringsarbetet har förbättrats sedan den nya kommunchefen tillträdde. Det finns forum för diskussion kring rekryteringar och kompetensförsörjning där personalavdelningen är involverad. Personalavdelningens roll i rekryteringsprocessen samt vilka möjligheter till stöd i form av prognoser, mallar etc. som finns att tillgå för cheferna framhålls vid intervjuerna som tydliggjort Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det har utarbetats mallar och dokument som skall stödja cheferna i processen. Det finns forum för diskussion kring rekryteringar och personalavdelningens roll har tydliggjort mot förvaltningscheferna. Vi ser positivt på det arbete som utförts men finner det väsentligt att de framtagna mallarna och dokumenten fortsätter att kommuniceras Uppföljning Sker en uppföljning av kommunens rekryteringsarbete? Iakttagelser genomförde vid granskningstillfället 2013 ingen systematisk uppföljning av rekryteringar. I uppföljningen framkommer att kommunen numera använder sig av rekryteringssystemet Webcruiter. Systemet gör det möjligt att få uppgifter om hur många som klickat på annonsen, på vilket sätt de hittat till annonsen etc. Automatisk återkoppling till den sökande i form av bekräftels på att ansökan mottagits skickas genom systemet. Dessutom kan cheferna med ett knapptryck skicka ett mail till den som inte blivit kallad till intervju med information om att man valt att gå vidare med andra sökanden. En av personalsekreterarna bevakar systemet och kontrollerar att cheferna använder sig av denna funktion. December av 11

12 Det har inrättats forum för diskussioner avseende bland annat personal och rekryteringsfrågor. I granskningen har framkommit att en gång per månad genomförs så kallad chefsfrukost, där kommunchef tillsammans med personalchef informerar om vad som är på gång inom kommunen. mäter antalet annonseringar men inte antalet rekryteringar. Man noterar att antalet annonseringar ökat under de senaste åren hade man totalt 130 annonseringar. Under perioden januari-oktober 2017 har man haft 150. Den stora gruppen av kommande pensionsavgångar finns, enligt uppgifter i intervjuer, bland omsorgspersonalen. Det görs vid uppföljningstillfället ingen systematisk uppföljning av genomförda satsningar eller insatser avseende rekrytering. Det har heller inte förts några särskilda diskussioner kring hur uppföljning av beslutade insatser t.ex. aspirantprogrammet skall göras. Kommunen arbetar med avslutningssamtal när en medarbetare väljer att avsluta sin anställning i kommunen Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt i begränsad utsträckning. Vi grundar vår bedömning på att uppföljningen avseende rekrytering till viss del har stärkts genom införandet av webcruiter, men att det inte sker någon systematiskt uppföljning av genomförda insatser. Vi finner det väsentligt att det sker en uppföljning av beslutade insatser och program där kommunen deltar för att se vilka effekter detta fått för kommunens kompetensförsörjning. Ett systematiskt arbete med uppföljning, analys och utvärdering kan påvisa vilka insatser som ger önskat resultat och vilka som kommunen inte behöver fortsätta med Louise Cedemar Hanna Franck Larsson December av 11