Tjänsteskrivelse. Kommunövergripande internkontrollrapport Kommunstyrelsen

Transkript

1 Ärende 12 Kommunövergripande internkontroll - System och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande

2 Tjänsteskrivelse 1(2) KS Handläggare Maria Leu Lotta Frisk Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Kommunövergripande internkontrollrapport 2018 System och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde den 21 november år 2017 kommunövergripande internkontrollområden för år Ett av dessa övergripande områden för år 2018 är att granska om det finns system och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande. Heltidsprojektet pågår och är fastställt av Kommunfullmäktige. Det övergripande målet är att tillsvidareanställda medarbetare inom Kost, Städ samt Vård och omsorg ska ha erbjudits heltid senast år När fler arbetar heltid ställs nya krav på bemanning och schemaläggning och det krävs en organisation för att kostnadsneutralt hantera den överkapacitet som kan uppstå. I beslutet om införande av heltid anges nämligen att utökningen av tjänstgöringsgrader ska hanteras, så långt det är möjligt, inom befintliga ekonomiska ramar. I rapporten redovisas system och rutiner som bedöms bidra till att verksamheten kontinuerligt kan följa kostnadsutvecklingen på nära håll och därmed snabbt kunna agera om avvikelser uppdagas. Beslutsunderlag s tjänsteskrivelse den 15 januari s internkontrollrapport den 15 januari 2019.

3 Tjänsteskrivelse 2(2) KS s förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige godkänna denna rapport avseende internkontrollen Finns system och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande. Maria Leu Controller Lotta Frisk Projektledare Beslutet skickas till: Samtliga nämnder Ekonomichef

4 Tjänsteskrivelse 1 (14) KS Handläggare Maria Leu, Ekonomienheten Lotta Frisk, Personalenheten Internkontroll år 2018 Rapport System och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande

5 Internkontroll (14) Innehåll Kommunövergripande internkontroll för Karlskoga kommun år Bakgrund och syfte Metod Kartläggning preliminär utökning, vård och omsorg... 4 Tabell 1. Vårdboende och hemvård. Årlig kostnad för köp av timvikarier från bemannings-enheten Nuläge socialförvaltning Socialförvaltningen, Hemvård Socialförvaltningen, Vårdboende System och rutiner för ekonomisk kontroll Nya stödfunktioner Bemanningsbalans Bemanningskrav Månatliga genomgångar IT-stöd Nuläge Folkhälsoförvaltning Folkhälsoförvaltningen, Kostverksamhet Folkhälsoförvaltningen Städverksamhet Nyckeltal Sammanfattning av granskning... 13

6 Internkontroll (14) Kommunövergripande internkontroll för Karlskoga kommun år Bakgrund och syfte Syftet med internkontroll är att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att lagar och föreskrifter följs. Kommunfullmäktige fastställde den 21 november år 2017 kommunövergripande internkontrollområden för år Ett av dessa övergripande områden för år 2018 är att granska om det finns system och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande. Heltidsprojektet pågår och är fastställt av Kommunfullmäktige. Det övergripande målet är att tillsvidareanställda medarbetare inom Kost, Städ samt Vård och omsorg ska ha erbjudits heltid senast år Att erbjuda heltid är en viktig jämställdhetsfråga samt en viktig del i att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare när konkurrensen om arbetskraft och kompetens ökar. Men när fler arbetar heltid ställs nya krav på bemanning och schemaläggning och det krävs en organisation för att kostnadsneutralt hantera den överkapacitet som kan uppstå. I beslutet om införande av heltid anges nämligen att utökningen av tjänstgöringsgrader ska hanteras, så långt det är möjligt, inom befintliga ekonomiska ramar 2. KSAU beslutade i oktober om ett tilläggsbeslut inom vård och omsorg (VO). Heltid som norm vilket innebär att alla tillsvidareanställda senast 2019 inte bara ska erbjudas heltid, alla ska få en grundanställning på heltid med möjlighet till partiell (deltids-) tjänstledighet. Det finns inget politiskt beslut att folkhälsoförvaltningens kost- och städverksamhet ska omfattas av heltid som norm. De ingår dock i heltidsprojektet med målet att alla ska ha erbjudits heltid senast år Övriga förvaltningar ingår i dagsläget inte i heltidsprojektet men arbetar med heltidsfrågan dels utifrån det centrala kollektivavtalet mellan SKL och Kommunal, dels utifrån ett internt politiskt beslut 4 om att nya tillsvidareanställningar ska erbjudas på heltid. 1 KS KS KS KS

7 Internkontroll (14) 2. Metod Metoden består av en kartläggning över preliminär utökning av årsarbetare på grund av heltidsprojektet samt en redovisning av system och rutiner som utarbetats för att säkra att projektet inte blir kostnadsdrivande. System och rutiner är utarbetade efter att ha granskat hur andra kommuner hanterat införandet av heltider. Vidare har utbildningar genomförts för chefer och planerare för att öka kunskapen i bemanning och schemaläggning liksom att råd har inhämtats från konsulter inom området. Främsta fokus i rapporten är vård och omsorg där den ekonomiska påverkan förväntas bli störst. 3. Kartläggning preliminär utökning, vård och omsorg Fördelningsmodellerna för hemvård och vårdboenden innebär att ett schablonmässigt antal årsarbetare fördelas via nyckeltal till enheterna. Verksamheten väljer sen själv hur dessa medel fördelas mellan månadsavlönad personal, timvikarier, övertid och annat. Både hemvård och boenden planerar att implementera heltid som norm genom en utökad grundbemanning. Verksamheten blir på det sättet mer självförsörjande samtidigt som det kommer att krävas en minskning både av köp av timvikarier från bemanningsenheten samt minskad över- och fyllnadstid för att ha en fortsatt ekonomi i balans. En helårsberäkning efter oktober månad 2018 visar på följande prognos: Hemvården oktober 2018 (helårsberäkning) Åa Tkr Övertid och fyllnadstid 5, Köp från bemanningsenheten 24, Summa 30, Beräknad utökning heltid 11, Timvikarier, övertid, fyllnadstid bör reduceras med -39 % Vårdboenden oktober 2018 (helårsberäkning) Åa Tkr Övertid och fyllnadstid 4, Köp från bemanningsenheten 26, Summa 31, Beräknad utökning heltid 26, Timvikarier, övertid, fyllnadstid bör reduceras med -85 % Hemvården beräknas nyttja över- och fyllnadstid motsvarande 5,9 årsarbetare och timvikarier motsvarande 24,1 årsarbetare under Utökning på grund av heltid som norm beräknas till 11,6 årsarbetare. Om vårdbehovet är konstant även efter att heltid som norm införs så behöver hemvården således reducera kostnaderna för timvikarier, övertid och mertid med ca 39 % för att heltid som norm inte ska bli kostnadsdrivande.

8 Internkontroll (14) Vårdboenden behöver reducera motsvarande kostnader med ca 85 %. Avseende vårdboende är utökningen av årsarbetare beräknat utifrån personalens grundanställning. Det bör beaktas att flera boenden redan innan heltid har haft viss ökad grundbemanning på grund av flytande tid. Den flytande arbetstiden har utförts av ordinarie personal utöver den arbetstid de har i sin grundanställning. Arbetet med att minska timvikariekostnader pågår sedan flera år. Diagrammen nedan visar på kostnadsutveckling för köp av vikarier från bemanningsenheten. Diagram 1. Vårdboende. Kostnad för köp av vikarier från bemanningsenheten per månad Tkr. Diagram 2. Hemvård. Kostnad för köp av timvikarier från bemanningsenheten per månad Tkr. Helår Vårdboende (tkr) Hemvård (tkr) Tabell 1. Vårdboende och hemvård. Årlig kostnad för köp av timvikarier från bemanningsenheten

9 Internkontroll (14) 4. Nuläge socialförvaltning Att bemanna en verksamhet som bedrivs dygnet runt, veckans alla dagar, samtidigt som behoven snabbt kan öka respektive minska, är komplext. När dessutom heltider inom befintlig budget ska införas behöver arbetssätt och djupt rotade kulturer förändras. Nya arbetssätt har arbetats fram och dokumenterats i en Riktlinje för bemanning och schemaläggning som i januari 2018 fastställdes av socialchef Socialförvaltningen, Hemvård Hemvården arbetar sedan tidigare med en bemanningsstrategi som har tydligt brukarfokus. Den ekonomiska tilldelningen sker utifrån en resursfördelningsmodell där medel tilldelas utifrån den utförda tid som genomförs i brukarens hem. Inför införandet av heltid gjordes ett omtag med resursfördelningsmodellen. Vissa enheter drogs med underskott och behov fanns av att tydliggöra rutinerna kring budgettilldelning. Modellen sågs över och justeringar gjordes. Alla månader räknades utifrån 30 dagar. Justering för bomtid, det vill säga bokad tid som inte nyttjas av brukaren, lades till. Utförd tid i Intraphone beslutades vara den komponent som styr tilldelningen av medel. Hemvårdens enhet Norr var första enhet att starta med heltid som norm i maj 2018, övriga hemvårdsenheter startade under oktober Andelen tillsvidareanställda medarbetare med en grundanställning på heltid har sedan 2016 ökat från 64 % till 95 % inom hemvården Diagram 3. Hemvård. Tillsvidareanställda medarbetare med grundanställning på heltid. Åren Andel i procent. 4.2 Socialförvaltningen, Vårdboende Vårdboende har inte en resursfördelning kopplat till tid utan resurser fördelas genom nyckeltal kopplat till antal vårdtagare och vårdnivå. Årsarbetare fördelas med olika nivå till demens- och somatiskt boende. Heltid som norm inom vårdboenden startar först under januari Andelen tillsvidareanställda medarbetare med grundanställning på heltid har därav legat konstant kring drygt 40 procent sedan 2016, se diagram 4. Enligt 5 SN

10 Internkontroll (14) plan kommer andelen tillsvidareanställda medarbetare med en grundanställning på heltid öka till 96 procent i januari Diagram 4. Vårdboende. Tillsvidareanställda medarbetare med grundanställning på heltid. Åren Andel i procent. Det ekonomiska läget innan start av heltider är att vårdboenden sammantaget ligger i nivå med budget. 5 System och rutiner för ekonomisk kontroll Vår kartläggning har visat att övergången till heltid som norm innebär en stor ökning i antal årsarbetare för vård och omsorg. Det är därför av stor vikt att, parallellt med förändrade arbetssätt skapa system och rutiner som gör det möjligt att följa så att heltid som norm inte blir kostnadsdrivande. Inom vård och omsorg har följande system och rutiner utarbetats under året. 5.1 Nya stödfunktioner För att ha kontroll på ekonomin då sysselsättningsgraden ökar har central ekonomienheten tillsatt 0,5 ekonomtjänst till stöd för analys av ekonomi och schema. Även bemanningsenheten kommer under kvartal 1, 2019 tillsätta en ny tjänst bemanningscontroller som ska agera stöd inom områdena bemanning och schema. Samtliga vårdboenden har inrättat en ny befattning - bemanningsplanerare med uppdrag att arbeta nära enhetschef i bemanningsoch schemafrågor. Samtliga tjänster är tillsatta inom befintlig budget. 5.2 Bemanningsbalans Verksamheten har tillsammans med ekonomienheten utarbetat ett verktyg där budget omräknas till timmar, en så kallad bemanningsbalans. Bemanningsbalansen ska ge chef en kontinuerlig indikation hur många timmar enheten har att förfoga över kommande schemaperiod. Det blir ett viktigt verktyg i en verksamhet som arbetar med ökad grundbemanning, dvs. där enheten har fler årsarbetare i sin organisation än vad man har budget för. Den ökade grundbemanningen (överkapaciteten) ska, som tidigare nämnts, täcka både egen och andra enheters frånvaro och tillfälliga arbetstoppar.

11 Internkontroll (14) Bemanningsbalans, beräkning av budget i timmar att jämföra med bemanningskrav Vårdlag Personal enligt resursfördelning 2018 Tjänster efter resursfördelning 30,03 Administration 1 Antal åa usk arbetstidsmått Antal veckor Timmar enligt budget Buffert 5% Totalt timmar minus buffert 31, Antal åa natt arbetstidsmått Timmar enligt budget Buffert 5%Totalt timmar minus buffert Dag Natt Dag Natt Totalt timmar dag+natt Övriga aktiviteter Rast Totalt budget = Övrigt specifikation Timmar i budget Schemaansv Dag Planerare 160 Bemanningsbalans Natt 0 Totalt i bemanningskrav i TC (natt + Gruppledare 320 Summa dag) + tid för bemanningsplanerare ska Assistent 160 vara lika med totala timmar i budget Reception 160 APT 31 övrigt 31 Time Care, bemanningskrav Budget Differens Rast Bild 1. Exempel bemanningsbalans för en vårdenhet Bemanningsbalansen synliggör om tänkt bemanning ligger i linje med tilldelad budget för perioden. Årsarbetare multipliceras med arbetstidsmått och antal veckor i schema. En buffert dras av för oförutsedda händelser som till exempel kortidsfrånvaro eller vak. Timmar renodlas för att jämföras med planerad schematid. Bemanningskrav, dvs. den bemanning som krävs för att matcha verksamhetens behov, stäms av mot budget inför varje ny schemaperiod. Detta tydliggör eventuella över-/underskott i timmar. Om det uppstår över-/underskott av timmar behöver dessa hanteras genom samplanering mellan enheter. 5.3 Bemanningskrav Behoven i verksamheten styr medarbetarnas scheman. Chef har ansvar att inför varje schemaperiod ange bemanningskrav för dygnets alla timmar utifrån behoven i verksamheten. Detta är i sig inget nytt men i samband med införandet av heltider har vikten av aktuella och korrekta bemanningskrav lyfts fram som en framgångsfaktor för att ha en ekonomi i balans. Nedan är ett exempel på ett bemanningskrav där blå och röd linje anger max/min bemanning för olika klockslag under ett dygn. De grå fälten visar på föreslagen bemanning. Ringar visar avvikelser som behöver hanteras.

12 Internkontroll (14) Klockslag -> Antal personer Bild 2. Exempel bemanningskrav och aktuell bemanning för ett dygn. 5.4 Månatliga genomgångar I samband med att nya arbetssätt implementeras har behov av täta uppföljningar identifierats. Utifrån en mall för schemaanalys (se nästa sida) träffas områdes- och enhetschef, ekonom och bemanningscontroller varje månad. Schemaanalysen ska beakta perspektiven ekonomi, kvalitet/ verksamhet samt arbetsmiljö. Analysen ger en överblick på vilka områden som är i linje med målen samt vilka områden som avviker och behöver hanteras. Schemaanalys VO1 Enhet/chefsområde: Vårdlag Beräknad ökning i ssg: 1,3 Period: December Bemanningskrav Ekonomiskt läge, historia-nuläge-årsprognos Budget=bemanningskrav + övrigt Fördelning över dagen (ingen em puckel) Levande bamanningskrav (ändras efter behov) Kostnader bemanningsenhet, nivå/trend Ok Ej ok Kommentar Schema Bemanning inom bemanningskrav Resurspass/överturer (markerade i schemat) Resurspass/överturer vid schemats slut Semester bokad med timvikarie Fridagar Bemanning löst (inga vikrader i schemat) Samplanerad bemanning Dygnsvila Veckovila Ok Ej ok Kommentar Hälsa Delade turer Rygg mot rygg pass Sjukfrånvaro, nivå/trend Ok Ej ok Kommentar Bild 3. Exempel schemaanalys för en vårdenhet

13 Internkontroll (14) 5.6 IT-stöd Nya arbetssätt ställer krav på ett anpassat IT-stöd. Flera IT-system används som stöd vid heltidsinförandet Timecare Timecare är ett schemaverktyg som använts i kommunen i många år. Inom heltidsprojektet är beslut taget att Timecare ska behållas men kompletteras genom anpassningar och inköp av nya funktioner. Nya moduler möjliggör samplanering av bemanning inom större områden. Tidigare planerades bemanning för enskilda vårdlag utan systematisk samplanering med andra. Samplanering är en nyckel till ett effektivt nyttjande av resurser. Det kräver i sin tur en ökad rörlighet från medarbetarens sida. Finns det en överkapacitet på min hemmaenhet kan jag behöva utföra ett arbetspass på en annan enhet som står med underkapacitet. Timecare bidrar till att verksamheten får en överblick och lättare kan styra bemanning utifrån verksamhetens behov samtidigt som risken för outnyttjad överkapacitet minimeras. Arbetet med de nya modulerna i Time Care sker i samverkan mellan enheterna och bemanningsenheten Jotib (kort sikt) Parallellt med heltidsprojektet har omsorgsverksamheten under arbetat med Jotib. Ett system till hjälp för att göra prognos över bemanning, ekonomi och arbetsmiljö för ett helt verksamhetsår. I systemet redovisas vilket trolig över/underkapacitet som enheterna får utifrån den personalplanering som läggs på längre sikt. Jotib har varit ett stöd för chefer att prognostisera sin verksamhet men avvecklas inför 2019 då enheterna istället får löpande stöd av ekonom via bemanningsbalans och schemaanalys samt av Hypergene via hemvårdsmodulen Hypergene Kommunen har under 2018 upphandlat Hypergene, ett beslutsstödssystem med stöd för ekonomi- personal och målstyrning. Hypergene har också stöd för hemvård, en modul som implementeras under våren Genom hemvårdsmodulen kan verksamheten samla in information från olika system och därefter göra analyser. Processen att planera verksamheten och göra ekonomisk prognoser underlättas Övrigt systemstöd Övriga system som stöder tidsregistrering och indirekt heltid är Intraphone, Personec och Procapita. Intraphone används för faktiskt tidsrapportering av insatser och planering. Den utförda tiden som registreras i Intraphone används som underlag för tilldelning av resurser via hemvårdens resursfördelningsmodell. Personec är kommunens övergripande löne- och personalsystem. Procapita är ett verksamhetsystem där uppgifter förs om beslutad tid för insatser inom hemvård och vårdboende.

14 Internkontroll (14) 6 Nuläge Folkhälsoförvaltning För att möjliggöra heltider pågår en mängd olika förändringsprocesser inom förvaltningen. Dialogmodellen är utgångspunkt för förändringsarbetet. I dialog mellan chef och medarbetare arbetar förvaltningen för att stärka medarbetarnas förståelse för organisationens uppdrag, styrning, ledning och skapar därmed motivation för arbetet och dess utveckling. Bland annat arbetar verksamheten med flödesscheman för att synliggöra när arbetsuppgifter utförs under dagen. Efter anpassningar av när arbetsuppgifter utförs under dagen/veckan har personalen kunnat erbjudas längre arbetsdagar (heltid), en fortsatt god arbetsmiljö samtidigt som ekonomin är fortsatt i balans. Utökning av personal kan endast ske i relation till utökning i produktion av portioner eller utökning i köp av städtimmar. Antal tjänster fastslås utifrån beställningar inför kommande budgetår. 6.1 Folkhälsoförvaltningen, Kostverksamhet Inom kostverksamheten har andelen tillsvidareanställda medarbetare med en grundanställning på heltid ökat från 64 % till 80 % sedan Diagram 5. Kostverksamhet. Tillsvidareanställda medarbetare med grundanställning på heltid. Åren Andel i procent Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Diagram 6. Kostverksamhet. Kostnad för köp av vikarier från bemanningsenheten per månad Tkr.

15 Internkontroll (14) 6.2 Folkhälsoförvaltningen Städverksamhet Inom städverksamheten har andelen tillsvidareanställda medarbetare med en grundanställning på heltid ökat från 64 % till 80 % sedan 2016, se diagram sid Diagram 7. Städverksamhet. Tillsvidareanställda medarbetare med grundanställning på heltid. Åren Andel i procent. Utökad sysselsättningsgrad för de anställda i förvaltningen har skett inom befintlig personalbudget då en ökad sysselsättningsgrad erbjudits när möjligheter getts, till exempel vid naturliga avgångar Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Diagram 8. Städverksamhet. Kostnad för köp av vikarier från bemanningsenheten per månad Tkr. Helår Städ (tkr) Kost (tkr) Tabell 2. Städ och kost. Årlig kostnad för köp av timvikarier från bemanningsenheten Köp av kortidsvikarier har ökat 2018, inom kost. Verksamheten har tagit in timvikarier för att täcka ökat produktionsbehov. Inom städ har kostnaden för timvikarier minskat något sedan 2016.

16 Internkontroll (14) 7 Nyckeltal Inom heltidsprojektet finns sedan tidigare fastställda nyckeltal utifrån projektets olika mål. Mål 5 handlar om att utökningen av tjänstgöringsgrader, så långt det är möjligt, ska hanteras inom befintliga ekonomiska ramar. Nyckeltalen är beslutade att följas upp en gång per år och ser ut enligt nedan. Syftet med nyckeltalen är att mäta personalkostnadsökningar i relation till volymer. Redovisning av nyckeltalen sker till KSAU och projektets styrgrupp med start under MÅL 5 Utökningen av tjänstgöringsgrader ska så långt det är möjligt, hanteras inom befintliga ekonomiska ramar. Hemvård Personalkostnad per utförd timme inom hemvård Utförd tid delat med biståndsbedömd tid inom hemvård Särskilt boende (vårdboende) Personalkostnad per plats i särskilt boende och år Kost och Städ Personalkostnad per städtimme Personalkostnad per måltid Sammanfattning av granskning Internkontrollens uppdrag har varit att granska om det finns system och rutiner för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande. I vår omvärldsspaning har vi inte kunnat finna någon kommun som omgående lyckats införa heltider utan någon ekonomisk negativ effekt. Införandet av heltid är ett av vår kommuns största förändringarbete och risken för ekonomiska konsekvenser är stor. Arbetet med att hitta rutiner för att följa ekonomi och bemanning i ett tidigt skede har varit prioriterat. Initialt finns risk om ytterligare personalkostnadsökningar på grund av det förändringsarbete som heltid innebär. Vad som är mer osäkert är vilken kostnad som minskar på sikt. När fler arbetar mer innebär det en kostnadsökning om anpassningar av arbetssätt inte genomförs. Berörda verksamheter har under arbetat aktivt med att förändra och anpassa arbetssätt och organisation. Parallellt har system och rutiner tagits fram som ska bidra till att kostnader nogsamt kan följas och avvikelser snabbt kan hanteras.

17 Internkontroll (14) Nyckeltal för projektets ekonomiska mål finns för samtliga berörda verksamheter. Vård och omsorg har justerat hemvårdens resursfördelningsmodell. Vidare har mallar för bemanningsbalans och schemaanalys arbetats fram för att underlätta uppföljning och följsamhet av behov, budget och bemanning. Schemaverktyget Timecare har utvecklats för att effektivisera samplanering mellan enheter, något som är viktigt för att minimera outnyttjad överkapacitet av resurser. Nya stödfunktioner har inrättats både på lokal och central nivå i syfte att stötta verksamheter inom ekonomi, bemanning och schema. De system och rutiner som nu är utarbetade bedöms bidra till att verksamheten kontinuerligt kan följa kostnadsutvecklingen på nära håll och därmed snabbt kunna agera om avvikelser uppdagas. Arbetet med denna kontinuerliga uppföljning behöver ske långsiktigt och systematiskt liksom att rutiner och systemstöd kontinuerligt bör utvärderas för att säkerställa att de fyller sin funktion. Uppfattningen är att dessa stöd är tilläckligt för att säkerställa ekonomisk kontroll. Förvaltningarna måste arbeta vidare med det förändringsarbete som heltidsarbete innebär då det ställer krav när det gäller flexibilitet, förändrade arbetssätt och kultur. Maria Leu Controller Lotta Frisk Projektledare