Arbetsgrupp inom Patologi i Norra regionen. Sammanfattning steg I-II

Transkript

1 Arbetsgrupp inom Patologi i Norra regionen Sammanfattning steg I-II 1

2 Bakgrund: problem Kapacitetsbrist orsakar fördröjningar i vården av patienter Otillräcklig kapacitet - påverkar medicinsk kvalitet + forskning/utveckling Kompetensförsörjning otillräcklig - nationellt som lokalt Arbetsbördan är hög Varje prov tar längre tid att analysera Förväntningarna på vad patologerna ska åstadkomma ökar Sammantaget leder detta till en sämre situation för berörda patienter 2

3 Uppdrag från Förbundsdirektionen Inom norra sjukvårdsregionen finns ett uppdrag från Förbundsdirektionen för Norrlandstingens regionförbund att 1) I samverkan analysera situationen 2) Därefter ta fram gemensamma förslag som sedan testas/genomförs 3) Landstingen arbetar samtidigt med rekrytering/kompetensförsörjningen inom sina egna ansvarsområden. 3

4 Syfte - att i hela Norra Regionen säkerställa Kompetensförsörjning/utveckling Likvärdig vård med hög kvalité och patientsäkerhet Produktionskrav Klinisk forskning Rätt diagnos i rätt tid och till rätt kostnad 4

5 För att underlätta säkrare val av kloka strategier, aktiviteter och förändringar som behöver genomföras behövs 1) Förberedande kartläggningar 2) Beskriva/komma överens om hur arbetsprocesserna bör se ut - gemensam målbild 3) Utifrån detta identifiera, välja och påbörja nödvändiga förändringar och testa nya arbetssätt. 5

6 Arbetsgruppens arbete i steg I

7 Arbetsgrupp i steg I: Birgitta Svensson, NLL Anders Ackelid, NLL Karin Sixtensdotter Graffmo, NLL Charlotta Andersson, VLL Gun Jakobsson, VLL och JLL Josef Nygren, VLL (Thomas Höckenström), JLL Birgitta Höglin, LVN Jan Olovsson, LVN Anders Bergqvist, LVN 7

8 Uppdrag i steg I Ta fram ett gemensamt faktaunderlag som innehåller: 1) Behovskartläggning (volymer, antal, tidsåtgång, subspecialisering, molekylärpatologi, multidisciplinära konferenser (MDK)). 2) Kapacitetskartläggning hur ser den totala kapaciteten (volymer, bemanning, kompetens) ut i hela Norra Regionen? 8

9 Behovskartläggning 9

10 Behovskartläggning (i antalsordning) totalt hela Norra Regionen Prov Antal remisser Vaginalcytologi Hud, T01x och T02x Allmän cytologi Gastro, T62x-T68x, T57-58x, T Gyn, T80x-T87x Hematologi T06-08x 4755 Uro, T70-T Bröst, T04x 2340 ÖNH,T21-24,T51-55,T60-61,TXY,T ,T Lymfsystem, T08x (ej hematologi) 1736 Thorax, T25-T Mjukdelar/skelett, T10-T Obduktioner 583 Övrigt, patologi 512 Lever, T56x 481 Endokrin,T Neuro, TX0-TX99999, T Molekylärpatologi 312 Hjärta/K ärl, T40-48, T Perinatal, endast T S:a anta l

11 Grupper med högst antal konsultationer totalt regionen Prov Antal remisser Konsultationer Hud, T01x och T02x Bröst, T04x Thorax, T25-T Hematologi T06-08x Gyn, T80x-T87x Gastro, T62x-T68x, T57-58x, T Uro, T70-T

12 Grupper med högst andel konsultationer totalt regionen Prov Antal remisser Konsultationer % Thorax, T25-T % Övrigt, patologi ,64% Mjukdelar/skelett, T10-T ,60% Perinatal, endast T ,16% Lever, T56x ,95% Endokrin,T ,85% Bröst, T04x ,80% 12

13 Reflektioner Då man ej har registrerat och definierat på samma sätt försvåras sammanställning... Behövs gemensam standard för definitioner och registrering så att man kan jämföra siffror, diskutera och analysera underlaget och göra uppföljningar över tid. Stor variation i tidsåtgång. Minskad variation ökar andelen värdeskapande tid samtidigt som man får en bättre arbetsmiljö en lugnare och jämnare takt i arbetet. 13

14 Inringade förbättringsbehov Flöden med långa svarstider Stora grupper/volymer: Bas-patologi /diagnostisering på plats? Små grupper/volymer: Samordningsvinster? 14

15 Behovet större än produktionsstatistiken En stor andel skickas (externt och internt) NLL: 7050 remisser externt utanför regionen samt 1842 cytologier har skickats internt inom regionen (till VLL). LVN: 1565 histopatologiremisser och 553 cytologi- remisser externt utanför regionen. JLL - De tre personer som anlitats under 2013 har haft som uppdrag att fokusera på att heltidsproducera och således ej kunnat fylla behovet att ta hand om ST läkare samt hela behovet av kvalitets- /utvecklingsarbete VLL Skickat endast remisser njure externt utanför regionen pga behov av specialistkunskap. 15

16 Multidisciplinära konferenser (MDK) Tidskrävande för deltagande läkare En hel del logistiska problem och mycket arbete för sekreterare Totalt antal ca 85 ronder/mån 16

17 Kapacitetskartläggning 17

18 Kapacitetskartläggning Tjänster Närvaro /årsarbetande Patologer/öl 24,83 15,11 därav m cyt komp 2 2 Under utb t cytolog 2 2 ST 9 9 BMA 43,5 40,6 CD 25,5 20,9 BMA hem 6 6 OBD 8 8 Sekr 16 15,5 Övr personal 2 5,33 18

19 Kommentarer inför framtiden Nya vårdprogram förstärker behovet av att göra mer och mer kopplat till varje prov och således ökat behov av: patologer, cytologer, BMA, cytodiagnostiker, molekylärpatologisk kompetens, MT-teknik, IT-stöd, sekreterare, obduktionstekniker samt övriga tex lab biträden Om man ska följa standards kommer det att bli många fler glas att hantera Arbetet blir mer och mer komplext, mer kopplingar och man inför många nya saker och det är viktigt att beakta att detta medför mer arbete kopplat till IT och behov av ökade IT-resurser. 19

20 Många pensionsavgångar de närmsta åren 20

21 Dålig balans mellan behov och kapacitet 21

22 Tillgång på patologer räcker resurserna till? Axand Undersökningar uppdaterat 2013 Upptagningsområde i invånarantal 2010 ( inv) Jämtland: inv, Västernorrland: inv, Västerbotten: inv och Norrbotten: inv Antal årsarbetande specialister/öl : 15,1 öl JLL 1 öl, LVN 2,5 öl, VLL 9,8 öl, NLL 1,8 öl Invånare per specialist 2013 JLL: /specialist (1) LVN: /specialist (2,5) VLL:26 531/specialist (9,8) NLL: /specialist (1,8) Totalt Regionen: /specialist Varierar i Sverige mellan /spec (år 2010) 22 Kommentar: i beräkningen av inv/specialist anv samma invånarantal som 2010

23 Bemanningsrekommendationer Rekommendationerna är fastställda av Svensk Förening för Patologi 19/ Universitetslaboratorium: 1 Specialistläkare / 2200 prover Länssjukhuslaboratorium: 1 Specialistläkare/ 3000 prover Om man utgår från 1 spec.läk/2200 prover/år: ger läk/prov ( = 1/2200). Om man utgår från 1 spec.läk/3000 prover/år: ger 0, läk/prov (0, =1/3000) 23

24 Bemanningsrekommendationer Rekommendationerna är fastställda av Svensk Förening för Patologi 19/ Universitetslaboratorium: 1 Specialistläkare / 2200 prover Länssjukhuslaboratorium: 1 Specialistläkare/ 3000 prover Som prover definieras: all sk övrig cytologi (punktioner, excudat, etc) alla typer av histologiska prover (biopsier, utskärnings-preparat etc) Obduktioner ingår ej utan förväntas ske inom ramen för rek bemanning vilket också gäller för läkarinsatser inom den gynekologiska cytologin. 24

25 VLL (Universitetssjukhus lab) remisser (exkl vaginal cyt & obdukt.) Behov: 11,8 Nuläge: 9,8 spec läk Gap = -2 Jämförelse/avstämning med bemanningsrekommendationer 25

26 JLL, LVN, NLL (Länssjukhus lab) remisser (exkl vaginal cyt & obdukt) Behov:14,7 Nuläge: 5,3 spec.läk Gap: -9,4 Jämförelse/avstämning med bemanningsrekommendationer 26

27 Viktiga förutsättningar En viktig förutsättningar för bra samordning och välfungerande logistik i regionen är att IT-system kan kommunicera samt på sikt även önskvärt med en gemensam databas 27

28 Kort sammanfattning av synpunkter från de största remitterande klinikerna September

29 Problem Långa svarstider som ger: fördröjd diagnos o behandling sämre prognos jobbig upplevelse för patienter att vänta Papperssvar som måste scannas in ger: Extra arbete, tidskrävande att leta Risk för fel Oklara rutiner tex var ska man vända sig, var ska man fråga Varierande kompetens Sårbart bara en person kan Kvalité och utformade av svaren Ofullständiga svar Ostrukturerat Suboptimala svar ej enligt riktlinjer alt avsaknad av riktlinjer Saknas diagnos, konklusion Svårtolkade svar Diagnos ändras ofta vid eftergranskning 29

30 Behov / önskemål Korta svarstider Strukturerade svar Svar innehållande all erforderliga uppgifter Gott samarbete Deltagande av patologer på MDK Enkelt kunna nå en patolog man känner för att diskutera oklara svar etc Möjlighet till tel.kontakt vid oklara/brådskande fall Närvaro vid AT/ST-utb Utveckling av verksamheten 30

31 Arbetsgruppens arbete i steg II

32 Arbetsgrupp i steg II: Birgitta Svensson, NLL Solveig Olausson, NLL Kerstin Stenberg, NLL Karin Sixtensdotter Graffmo, NLL Charlotta Andersson, VLL Gun Jakobsson, JLL och VLL Maria Näslund, JLL och VLL Josef Nygren, VLL Birgitta Höglin, LVN Jan Olovsson, LVN Anders Bergqvist, LVN 32

33 Uppdrag i steg II Värdeflödesanalyser med nulägesbeskrivn i resp landsting Identifiera ev outnyttjade resurser/ brister/problem i resp processer Göra jfr med bef nationella/regionala vårdprogr följsamhet till dessa? Finns skillnader i Regionen? Finns förbättringsbehov? 33

34 Parallellt uppdrag för arbetsgruppen Ta fram förslag till regionalt system för vidare- och fortbildning inom Patologi 34

35 Nuläge: Förslag till system för vidareutb patologer klart och presenterat för styrgrupp 17 dec Förslag BMA utkast finns, ska göras klart 30/1 35

36 Standardprocess med inringade förbättringsförslag i olika delar av processen 1 Beställning Transportprocess Produktionsprocess preanalys Rätt från början Processdesign för Takt och kvalitet 2 Säkerställ i bägge riktningarna 4 LIS process 5 Provtagning Patient /Remiss Transporter 3 Provmottagning Integrerad Provuppackning Ankomstregistrering Sortering Prioritering Rollfördelning Utskärning Skrap Packning 6 7 Produktionsprocess glas Produktionsprocess färska vävnader Taktning för jämnt flöde Produktionsprocess fixerade vävnader Taktning för jämnt flöde 8 9 Kontroll Komplett Debitering Dehydrering Inbäddning Snittning Infärgning Montering Utlämning Analysprocess diagnostik Bedömning digital bild Bedömning mikroskop Sekreterarprocess Svarsrutiner Administration Distribuera Diagnostik Diktering Skriva Utlåtande Svarssignering Utlåtande Arkivering remiss/glas/ klossar Svarsmottagning Support/Konf KTJ Rätt och i rätt tid Mottagande av utlåtande Läkare/patient Kompetensutveckling, 36 Utbildning, Rollfördelning, Rekrytering Patologer Kompetensutveckling, Utbildning, Rollfördelning, Rekrytering CD, BMA

37 Arbetsgruppens förslag till förbättringsprojekt 1. Beställning rätt från början 2. Transporter logistik, tider 3. Produktionsprocess - Standardiserad preanalys 4. Produktionsprocessen Framställa glas 5. Molekylärpatologi ny metodologi och ny produktionsprocess 6. Glas scanning och digital patologi Processdesign och teknikval 7. Utlämning - Garanterad kvalitet till rätt kostnad 8. Diagnostikprocessen kompetensnätverk för bättre resursanv 9. Svarsgenerering och administrativa rutiner design för samverkan 10. Svarsutlämning/mottagning kundrelation för lärande och feedback 11. Lösa patologbristen system för regional utb och kompetensutv 12. BMA/CD system för regional utb och kompetensutv, samverkande IT/MT, Kvalitets- och Inköpsorganisation 37

38 Beställning Transporter Preanalys Produktion Glas/Utlämning (Kvalitet) Diagnostik - Svar Kundrelation Kompetens Rollfördelning Utbildning Rekrytering St KR IT Rel Tek Log 38

39 IT Komplexitet - Infrastruktur P A T I E N T E R Diagnostiskt IT Nätverk Fysiologi Radiologi *) nätverk HIS (Sjh.) EPJ (PV) ROS POCT RIS/PACS (DICOM) LIS+/alt MW (Multidisciplinärt) MiddleWare Processkontroll /automatisering QMS (avvikelse- /dok hantering) Digital patologi (DICOM) Tele Patologi Klinisk kemi Mikrobiologi Genetik Patologi *) Bildarkiv *) *) *)Partnerskap? 39

40 Struktur Regional Samverkan 1 Lokala organisationer 2 Lokala standardiserade produktionsprocesser LVN 3 Regionens kunder (Sjukhus + Prim. Vård) 4 Gemensamt kompetensnätverk (Patologer, CD, BMA, sekreterare) 5 IT Infrastruktur Digital Patologi/Telepatologi Patolognätverk Rekrytering Utbildning Kompetensnätverk: patologer,bma CD,sekr NLL 6 Material och informations flöden JLL VLL 40

41 Styrgruppens val och indelning av fortsatt inriktning för projektet Fyra prior huvudområden: Kompetensförsörjning/rekrytering-utbildning Teknik/IT Arbetssätt/standardisering Ekonomi Detaljerat förslag och tidplan diskuteras på arbetsgruppsmöte 6 februari 41

42 Kvar att komplettera från steg I-II: Förslag till system för regional utbildning och kompetensutveckling BMA Återkoppling till remittenter som lämnat in synpunkter Kartläggning och analys av svarstider 42