KliPP Manual för administratörer. Stockholm Uppsala

Transkript

1 KliPP Manual för administratörer Stockholm Uppsala

2 2 Reviderad Datum Ändrad av Ändring Version Eva Foureaux Release 2017: Uppdaterad efter buggrättning Eva Foureaux Release 2018: Ny rapport beställningsprognos Eva Foureaux Release 2018: Integration studentenkät 3VIL SLL Eva Foureaux Release 2019: Ändring i behörighetshantering - Ny tilläggsroll lokal systemadministratör - Ny lösenordshantering - Sekretessmarkering - Ändring av status för student - Förändring vid upplägg av kontaktperson

3 3 Innehåll 1 INLEDNING INLOGGNING OCH LÖSENORD (V)(U)(S)... 7 Lösenordshantering via Inloggningssidan... 7 Byte av lösenord inne i KliPP BESTÄLLNING (U)(V)... 8 Lägga beställning från utbildningsanordnare (U)... 8 Beställningsformulär(U) Ta fram en beställning (V) GENERELL BESKRIVNING AV ARBETSYTAN (S)(V)(U) RESERVERING AV PLATSER (V) Lägga upp nya rader under Placeringsmöjlighet Ta bort tomma rader via Placeringsmöjlighet Reservering av platser under Placeringsmöjlighet Ta bort en reservering under Placeringsmöjlighet Reservera platser under Reservation (V) PLACERING AV STUDERANDE (U) Placera studerande Borttag av placerad Studerande Placera grupp Borttag av Placerad Grupp PUBLICERING (U) Publicering via Placering Avpublicera via Placeringar Publicering via Publicering KOPPLA HANDLEDARE - STUDERANDE (V)(U) Koppla handledare vid reservation (V) Koppling av handledare vid Placering (U) ÅTERLÄMNING AV PLATSER (U)(V) Återlämning från verksamhet (V) Stängd (V) Flyttad till annan av delning (V) Åter-reservera redan återlämnade platser (V)... 37

4 4 Återlämning för utbildningsanordnare (U) Utbildning (U) Ändrad period (U) Byte av studerandekategori (U) ADMINISTARTION (V)(U) Arbetsplats (V) Lägga upp ny arbetsplats (V) Stänga arbetsplats (V) Stänga arbetsplats vid övergång till annan huvudman (V) Registervård av arbetsplats (V) Användare (U)(V)(S) Lägga upp användare i verksamhet som ej ska vara Kontaktperson (V) Lägga upp användare hos utbildningsanordnare som ej ska vara kontaktperson (U) Behörigheter som endast hanteras av Systemadministratör eller Systemförvaltare(S) Kontaktperson (U)(V) Kontaktperson för utbildningsanordnare som ej är användare (U) Kontaktperson för verksamheten som ej är användare (V) Lägga upp Kontaktperson som också ska vara användare i Verksamheten (V) Lägga upp Kontaktperson som också ska vara användare i Utbildningen (U) Koppla kontaktperson till Arbetsplats (V) Registervård kontaktperson (U)(V) E-post till Kontaktperson (U)(V) Studerande (U) Manuellt upplägg av Studerande Sekretessmarkering av studerande Importera studerande Nya studerande Uppdatera befintliga studerande Registervård studerande SYSTEMADMINISTRATION (S) Arbetsplatsinriktning Skapa ny arbetsplatsinriktning Redigera arbetsplatsinriktning Befattning... 67

5 5 Upplägg av ny befattning Redigera befattning Studerandekategori Lägga upp ny studerandekategori Namnändra/Flytta befintlig studerandekategori Stänga studerandekategori Radera studerandekategori Huvudman Lägga upp ny huvudman Redigera huvudman Huvudmannatyp Upplägg ny huvudmannatyp Redigera huvudmannatyg Kurstyp Skapa ny Redigera kurstyp Kursändelse Skapa ny kursändelse Radera kursändelse Placeringsinriktning Skapa ny Redigera Placeringsinriktning Radera placeringsinriktning Utbildningsanordnare Ny utbildningsanordnare Redigera program hos utbildningsanordnare Utbildningsprogram Skapa nytt utbildningsprogram Organisationsnivåer Verksamhetsträd (S)(V) med tilläggsrättighet Lägga upp ny gren Flytta grena i organisationsträdet Lokal behörighet att arbeta i verksamhetsträdet Systemmeddelande... 81

6 6 Skapa nytt meddelande på inloggningssidan Skapa nytt meddelande på förstasidan Lägga upp bilder på inloggningssidan eller förstasidan RAPPORTER (V)(U)(S) Beställningsprognos Fakturaunderlag Placeringsstatistik Studerandehistorik Översikt studerande V Översikt Studerande U Återlämnade platser Summeringar... 89

7 7 1 INLEDNING Denna användarmanual är till för användare med behörighetsnivå som administratör. Administratörsbehörigheter indelas enligt nedan: Systemadministratör (S) som har tillgång till hela systemet. Utbildningsadministratör (U) medarbetare vid universitet/högskola, Yrkeshögskola och Gymnasium Verksamhetsadministratör (V) medarbetare som ansvarar för VFU-placeringar i verksamheten. Manualen är uppbyggd utifrån VFU-processen. Varje moment är markerat med (S) (U) (V) för att det ska vara enkelt att hitta det område som berör varje användargrupp. 2 INLOGGNING OCH LÖSENORD (V)(U)(S) Lösenordshantering via Inloggningssidan I Klipp loggar användaren in med Användarnamn och lösenord. Lösenordet ska innehålla minst 10 tecken varav minst 1 tecken ska vara gemen och minst 1 tecken en siffra. Om fel lösenord eller användarid skrivs in får användaren detta besked: Du har angivit fel användarnamn eller lösenord. Lösenordet ska innehålla minst 10 tecken, 1 gemen samt 1 siffra. Ditt konto kommer att bli låst efter 5 försök. Vänligen prova igen. Efter 5 felaktiga inloggningar låses kontot. Användaren får följande meddelande Du har angivit fel lösenord 5 gånger. Vänligen vänta i 30 minuter alternativt begär ett nytt lösenord Begäran om nytt lösenord sker via länk Glömt lösenord på inloggningssidan. Ett E-postmeddelande kommer att skickas till den E-postadress du angivit i KliPP. Via detta meddelande kommer du att kunna byta lösenord. OBSERVERA! för att detta ska fungera måste aktuell E-postadress finnas i KliPP. Byte av lösenord inne i KliPP Sker genom att användaren klickar på Byt lösenord i vänstermarginalen. Lösenordet ska innehålla minst 10 tecken varav minst 1 tecken ska vara gemen och minst 1 tecken en siffra. I den nya bilden skrivs lösenordet två gånger och sedan klickar användaren på knappen Byt lösenord. Nu är lösenordet bytt. Lösenordsbyte kan även ske av administratör. Detta behandlas under rubriken administration.

8 8 3 BESTÄLLNING (U)(V) Applikationen har en funktion för att beställa utbildningsplatser. Grunden är att utbildningsanordnare skickar beställningen till verksamhetens beställningsmottagare via formuläret under beställning. I formuläret lägger beställaren önskemål om antal Studerande/vecka och vilket utbildningsprogram och studerandekategori som utbildningen har behov av. Lägga beställning från utbildningsanordnare (U) För att hantera beställning av utbildningsplatser används beställningsformuläret som finns under Beställning i vänstermarginalen. Det förutsätter att det finns en beställningsmottagare upplagd för den organisation som beställningen gäller. Beställningsmottagare styrs av användarbehörigheten (behandlas under användare) och läggs upp av systemadministratören. För att lägga en beställning klicka på Skapa ny. Välj utbildningsanordnare och program i rullisten. Beställarens tillgång till utbildningsprogram styrs av användarbehörigheten.

9 9 Välj mottagarorganisation Observera att här markeras det långt ner i verksamhetsträdeträdet för att rätt beställningsmottagare ska kunna hämta upp beställningsformuläret Välj mottagare Välj år Termin Startvecka och slutvecka ska inte väljas Välj antal beställningsrader. Antalet rader kan redigeras inne i formuläret

10 10 Beställningsformulär(U) Klicka på Visa/ändra Klicka fram studerandekategori och antalet platser/vecka Klicka på Spara ifall man glömmer det så sparas inte raden och det är bara att göra om. Raden ändrar nu utseende och är sparad. För att spara beställningen och fortsätta arbetet vid senare tillfälle ska beställningen sparas med knappen Spara beställning.

11 11 För att lägga till flera beställningsrader används knappen Nu finns flera möjligheter att hantera sin beställning: Spara beställning Skicka beställning till verksamhet Radera Visa utskriftsläge Exportera till Excel beställningen sparas och man kan ta fram den och arbeta vidare vid ett senare tillfälle. Verksamheten har inte tillgång till beställningen om detta alternativ väljs. Det är utbildningsanordnarens arbetsmaterial. Beställningen skickas via KliPP:s E-postfunktion till den person som angivits som mottagare. Mottagaren får ett mail under förutsättning att rätt E-postadress finns i KliPP och beställaren får en kopia i E-post med följande uppgifter: Tar bort beställningen. Detta kan endast användare med behörighet som Utbildningsadministratör. Möjlighet att få beställningen utskriven Möjlighet att exportera till filer som XLS och XLXS Ta fram en beställning (V) För att ta fram en beställning använder man sökfunktionen under Beställning. Vill man se en specifik beställning fyller man i beställnings-id, år och termin. Klickar sedan på Sök Det går att använda alla sökfält men det är viktigt att alltid ha med termin för att få upp beställningarna. Ytterligare möjlighet att få en överblick över inkomna beställningar finns under Rapporter Beställningsprognos. Se under rubriken rapporter

12 12 För att öppna beställningen klickar man på länken- beställningsid. Här ska Beställningsmottagaren kommentera beställningen och sedan klicka på Skicka beställningssvar till utbildningen. Beställaren får en E-post om att beställningen är besvarad. Detta under förutsättning att rätt E-postadressen finns i KliPP. Makulera Verksamhetsadministratör kan makulera beställningen i samråd med utbildningen OBSERVERA när beställningen är återsänd till utbildningen går den inte att ändra utan kommunikation måste då ske på annat sätt 4 GENERELL BESKRIVNING AV ARBETSYTAN (S)(V)(U) Nedan visas en beskrivning i bild över vilken information som finns vid arbetsytan. Hur man lägger till/uppdaterar information kommer att beskrivas under respektive moment i manualen. Terminsinställningen är i dagsläget hårdkodad. HT = v32-v3 VT = V4-31 vilket innebär om terminen startar tidigare än V4 måste reservation/placering ske även på höstterminen. I KliPP är veckoberäkningen måndag - måndag vilket man bör tänka på när rapporter tas ut ur applikationen. Kommer även att beskrivas under rapporter. Exempel

13 13 Filtrera rader i rutsystemet Om det rutsystemet är stort och inte får plats på skärmen utan man får scrolla så går det att filtrera. Klicka på länken studerandekategori. Ny ruta kommer upp där det går att välja vilken /vilka kategorier som ska synas. Här har vi valt att arbeta endast med ESHssk_T3Med. Att filtreringen är påslagen syns genom att ett rött F blir synligt. Vill man gå tillbaka och se hela rutsystemet igen är det bara att klicka på länken och välja Ta bort filter. Rutsystemet återgår i fullbild när man lämnar sidan. För att orientera sig i rutnäten går det att få hjälp av texten i övre vänstra hörnet ovanför rutsystemet. Oavsett vilken meny man använder sig av är rutsystemet detsamma. Se bild: här har användaren gått in via Placeringsmöjlighet i huvudmenyn och aktiverat knappen Placeringsmöjlighet som nu är aktiv.

14 14 Rutsystemets färgkoder Genom att klicka på stoppsignalen till höger får man upp en ruta som beskriver de olika färgkoderna. De olikfärgade strecken överst i placeringsrutorna markerar att det är olika studerande som är placerade De olika länkarnas information Testavd 1: informationen under denna länk uppdateras under Arbetsplats. Här finns adress, telefonnummer och andra uppgifter om arbetsplatsen

15 15 Kontaktpersoner: verksamhet (V) utbildningsprogram (U): här finns information om vilka som är kontaktperson både från verksamhet och utbildning. Hur denna information läggs upp beskrivs under momentet Skapa Kontaktperson Kommentar: här går det att skriva fritext men bör tänka på att alla som loggar in i KliPP kan läsa kommentarerna 5 RESERVERING AV PLATSER (V) Det krävs behörighet som Verksamhetsadministratör för att hantera Reserveringar i KliPP. Gå in i vänstermenyn och klicka på Placeringsmöjlighet. Ett sökfält kommer upp

16 16 Lägga upp nya rader under Placeringsmöjlighet Välj arbetsplats alternativt organisationsnivåer och vilken termin där reservering av platser ska ske. Klicka på Sök. Ny bild kommer upp. Alla arbetsplatser som finns inom sökområdet kommer upp. Användaren är endast behörig att reservera platser utifrån sin behörighet. Klicka på länken till den arbetsplats där reservation ska ske. När texten Inga rader kommer upp betyder detta att på den arbetsplatsen inte finns några reserveringar gjorda. Här måste nya rader skapas.

17 17 Ny bild kommer upp med ett tomt bokningsfält. Klicka på Ny Rad för att få upp menyn för att lägga till studerandekategorier. Ny rad. I meny går det att söka och välja den/de studerandekategorier som reserveringarna ska gälla för. Välj antal rader. År och termin är redan valda så dessa är gråmarkerade. Nu har nya rader med den Studerandekategori som är vald lagts upp. Vill man lägga upp olika Studerandekategorier görs momentet om för varje kategori.

18 18 Ta bort tomma rader via Placeringsmöjlighet Markera den/de rader som ska tas bort genom att bocka i den lilla rutan och klicka sedan på knappen Ta bort rad. Raden kommer nu att tas bort. Observera om det ligger reserveringar på raden så kommer de att tas bort Reservering av platser under Placeringsmöjlighet För att reservera platser välj att gå in under Placeringsmöjlighet i huvudmenyn och klicka på Reservationsknappen ovanför rutsystemet. Knappen gråas och en ny knapp för Reservation öppnas i undre delen av fönstret. Klicka på länken (ESHsoc T7) under Studerandekategori på den rad där reservering ska ske. Ny bild kommer upp

19 19 Markera de veckor som ska reserveras. För att markera fler veckor hålls knappen CTRL nere samtidigt som man klickar på de datum som ska reserveras. Här går det även välja halva arbetsveckor, dagar och halvdagar. Det finns möjlighet att skriva en kommentar i rutan Ny anmärkning Om det finns utsedda handledare (beskrivs under lägga upp kontaktperson) på avdelningen går det att koppla handledaren tillspecifik vecka. Utbildningsanordnare kan sedan koppla Studerande till en specifik handledare.

20 20 Spara Spara och Stanna Historik Tillbaka sparar och lämnar bilden sparar reservationen och bilden finns kvar för fortsatt arbete där det går att lägga ytterligare reservationer Visar loggar på vad som har gjorts på raden Lämnar bilden utan att spara När reservationen är klar markeras det med grönt fält för den reserverade tiden. Det är endast studerande från den kategorin som sedan kan placeras och publiceras av utbildningsanordnare på de reserverade platserna. Genom att hålla musen över en specifik vecka i det gröna fältet får kommer nedanstående information upp:

21 21 Om det ska komma flera Studerande samma vecka och så går det att reservera på flera rader samtidigt. 1. Markera alla rader där identiska veckor ska reserveras genom att sätta bock i den lilla rutan. 2. Klicka sedan på Reservationsknappen under bilden 3. Markera de veckor som reserveras 4. Klicka på knappen Spara. Ibland kan det behövas 2 gånger om det är många rader. Använd inte knappen Spara stanna när flera rader reserveras.

22 22 Ta bort en reservering under Placeringsmöjlighet Endast verksamhetsadministratör och systemförvaltning kan ta bort redan lagda reservationer. För att ta fram reservationerna finns det två möjligheter. Rutsystemet är detsamma oavsett vilken väg som väljs. Skillnaden ligger i sökformuläret. Om Placeringsmöjlighet väljs så går det endast att söka på verksamhetens organisation medan Reservation ger dig möjligheten att söka även på utbildningsanordnare. Den senare kan vara att föredra om det är ett stort organisatoriskt område. Markera den eller de rader där reservationen ska tas bort genom att bocka i den lilla rutan och klicka sedan på knappen Reservation under rutnätet.

23 23 -Markera radioknappen (den lilla runda i översta gråa fältet) Ta bort reservation. -Markera den/de veckor som ska bort i datumlisten -Klicka på Spara (om det är flera rader behöver man klicka två gånger på Spara) Reservera platser under Reservation (V) Platser kan även reserveras under Reservation i huvudmenyn. Detta sker på samma sätt som i beskrivningen ovan eftersom rutsystemet är detsamma oavsett i vilken meny man väljer. Det som skiljer menyer är utskriften. Här går ofta utbildningsanordnaren in för att leta upp platser som är reserverade och placerar sina studerande.

24 24 PLACERING AV STUDERANDE (U) Det är endast användare som är behöriga som Utbildningsadministratör och systemförvaltning som kan placera studerande på reserverade platser. Det finns två val i huvudmenyn för att kunna placera Studerande A. Via Reservation: för att hitta reserverade platser i verksamheten för ett specifikt program och studerandekategori väljer man att gå in under Reservation i menyn. Här finns möjlighet att exportera listan till Excel för att få en sammanställning på de reservationer som är lagda. B. Via Placering: Väljer man att gå in via Placering och gör samma utsökning så kommer endast de arbetsplatser som redan har placeringar upp på listan. Placera studerande Klicka i menyn på Reservation alt. Placering och sök ut de arbetsplatser där det finns reserverade platser. Om valet görs som i bilden ovan kommer bara de arbetsplatser som är reserverade för just det valda programmet/studerandekategorin upp. Klicka på länken till den arbetsplats där placeringen ska göras. En ny sida öppnas.

25 25 När den nya sidan kommer upp så är Reservationer aktivt (knappen ovanför fältet är ljusgrå). Klicka på Placering. Ny bild kommer upp med knappar för placering under arbetsytan Klicka nu på den rad ESHssk T4Med där studerande ska placeras. 1. Markera period 2. Eventuell kommentar i anmärkningsrutan 3. Sök upp rätt studerande och markera 4. Klicka på Spara och stanna om ytterligare placeringar ska göras på samma rad. på Klicka Spara när placeringen är klar. 5. Markera med radioknapparna om hela veckor, halva veckor, enstaka dagar eller halvdagar ska placeras

26 Den studerande är nu placerad. Så länge som placeringen inte är publicerad så kan ingen i verksamheten/studerande se den gjorda placeringen. För man musen över den placerade raden kommer nedanstående informationsruta upp för dig som utbildningsanordnare. 26

27 27 Borttag av placerad Studerande För att ta bort en placerad studerande klickar man på Placering i huvudmenyn 1. Markera den rad som Studerande ska tas bort ifrån genom att klicka på länken. 2. Markera Radioknappen Ta bort placering och de veckor där placeringen ska tas bort. Klicka på spara. 3. Kontrollera att rätt Studerande kommer upp i det röda fältet 4. Klicka på Spara alt. Spara stanna om fler ska tas bort Veckorna visas återigen som reserverade.

28 28 Placera grupp Det går att placera personer i grupp. Exempelvis vid studiebesök. OBSERVERA om man vill ta bort en person ur en grupp som är placerad måste hela gruppen lösas upp. Denna funktion bör användas med försiktighet och inte till VFU-placeringa Klicka på länken på den rad där gruppen ska placeras. Rutan blir markerad röd/rosa men OBSERVERA att man inte kan se att det är en grupp förrän man lägger musen över rutan och klickar då denna bild kommer upp.

29 29 Borttag av Placerad Grupp För att ta bort en grupps placering klickar man på länken på den rad där gruppen finns. 1. Markera Radioknappen Ta bort Placering. Markera datum och klicka på Spara. OBSERVERA att hela gruppen nu tas bort 2. Markera veckor 3. Spara

30 30 7 PUBLICERING (U) För att Studerande och handledare ska kunna se placeringarna måste de publiceras. Detta kan utbildningsadministratören göra på två sätt. A. Direkt när placeringen är gjord går det att i samma meny publicera enskild Studerande eller grupp B. Är det en hel kurs som ska publiceras gör man det bäst under Publicering i menyn Publicering via Placering När studerande är placerade på en arbetsplats och det är den slutgiltiga placeringen publiceras den studerande genom att Klicka på knappen Publicera Studerande under rutnätet. Gå in under Placeringar Placeringar. Klicka på knappen Publicera studerande. Ny sida kommer upp.

31 31 Markera den/de personer som ska publiceras genom att sätta kryss i rutan. Klicka på Spara. Placerings-rutan blir nu ljusblå och placeringen är fullt synlig i KliPP för Studerande, Läsare och verksamhetsadministratörer som är behöriga till arbetsplatsen Avpublicera via Placeringar Klicka på knappen Publicera studerande 1. Klicka på radioknappen Ta bort publicering 2. Markera de som avpubliceras 3. Spara

32 32 Nu är de endast placerade bara de från utbildningen som är behörig till programmet kan se Studerande Publicering via Publicering Om många studerande ska publiceras samtidigt görs detta med fördel under Publicering. Här går det även att skicka E-post att placeringen är klar så att den studerande kan få besked om att logga in i KliPP för att se sin placering. I sökformuläret går det även att söka enskilda Studerande. Det är dock viktigt att veta vilken status som sökningen har för att rätt studerande ska komma upp. Utifrån utsökningen kommer det upp en lista på alla Studerande. Markera med knapparna ovanför listan vilka som ska Publiceras. Det går samtidigt att skicka en E-post till varje Studerande med identisk text. För att E-posten ska gå iväg måste markering i rutan skicka e-post göras. Givetvis går det att publicera utan att skicka E-post. Klicka på Publicera-knappen

33 33 Klicka på knappen publicera för att göra klart. Då kommer ytterligare en kontrollfråga upp. Klicka OK. Överst på sidan kommer denna text om allt har fungerat

34 34 8 KOPPLA HANDLEDARE - STUDERANDE (V)(U) I Klipp finns möjligheten att koppla en studerande till en specifik handledare. För att det ska fungera måste verksamheten lägga upp en handledare under reserveringen för att utbildningsanordnaren sedan ska kunna koppla denna handledare till den studerande. OBSERVERA att Studerande aldrig ser vilken handledare som är utsedd under perioden utan detta är endast en möjlighet för utbildning och verksamhet att kunna förbereda en Koppla handledare vid reservation (V) Förutsättningen för att kunna koppla en handledare till en specifik reservationsperiod kräver att handledaren är inlagd som Kontaktperson och har markering i rutan för handledare. Se vidare under kapitlet för upplägg av Kontaktperson. Vid reservering av platser klickar man på handledare som kommer att vara tillgänglig som val för när utbildningen placera studerande. Spara och klicka nu på reservationen i rutsystemet för att kontrollera att handledaren nu syns.

35 35 Koppling av handledare vid Placering (U) Förutsättning för att det ska gå att koppla en Studerande till handledare är att handledaren finns upplagd av verksamheten vi Reserveringen av. Utbildningsadministratör kan inte lägga upp handledare under Kontaktperson. Kontroller genom att klicka på placeringen i rutsystemet och kontrollera att handledaren syns

36 36 9 ÅTERLÄMNING AV PLATSER (U)(V) Det finns i KliPP möjlighet att återlämna platser som inte kan utnyttjas. Om utbildningen återlämnar en plats senare än fjorton dagar för placeringens början kommer utbildningsanordnare att faktureras för hela den återlämnade perioden. I nuvarande version finns flera koder för återlämning Återlämning från verksamhet (V) Stängd (V) denna använder verksamheten när man måste stänga en avd/verksamhet Flyttad till annan avdelning (V): om verksamheten av någon anledning måste flytta Studerande till en annan avdelning/verksamhet så ska denna kod användas. Denna flytt sker givetvis i samråd med utbildningsanordnaren som måste placera den studerande på den nya avdelningen Verksamhetsadministratörer återlämnar via Placeringsmöjlighet alt. Reservering Stängd (V) Markera knappen Återlämning ovanför fältet. Klicka på Studerandekategorin på den rad där veckor ska stängas. Ny bild kommer upp 1. Klicka i radioknappen stängd 2. Skriv gärna en anmärkning 3. Markera veckorna som ska återlämnas 4. Klicka på Spara 5. Nu ändras rutorna till gröngult och text till åt Flyttad till annan av delning (V) Sker på samma sätt som när man stänger men här är det viktigt att skriva i anmärkningen vart Studerande flyttar.

37 37 Fältet ändrar färg till grönt och får texten åt Åter-reservera redan återlämnade platser (V) Verksamhetsadministratör kan reservera återlämnade platser. Detta görs under Placeringsmöjlighet/Reservation Markera den rad där reservation ska göras. Klicka sedan på knappenreservation under fältet

38 38 Markera vilka som ska reserveras återigen. Klicka på Spara Klart för att återigen att Reservera på samma studerande kategori Återlämning för utbildningsanordnare (U) Utbildning (U) denna kod används om man inte behöver den plats som beställts. Ändrad period (U) om utbildningsanordnare ändrar period för VFU eller om enskild Studerande ändrar sin period ska denna användas. Detta sker i samarbete med verksamheten Byte av studerandekategori (U) utbildningsanordnare kan vid behov byta studerandekategori men behålla samma VFU period och använder då denna kod. Sker givetvis i samråd med verksamhetens företrädare. Utbildning (U) Utbildningsadministratör som återlämnar platser som inte finns behov ska använda koden utbildning. Om återlämning av veckor sker senare än fjorton dagar före placeringens början kommer hela perioden att markeras med rött, vilket betyder att debitering kan ske för de röda veckorna beroende på avtal i respektive region. Återlämnas veckorna i tid kommer markeringen att bli gul.

39 Ändrad period (U) Om det av någon anledning behöver ändras period för enskild studerande eller att hela kursen får förändrad VFU-period ska denna kod användas. Det är viktigt att det sker i samverkan med verksamhetens administratör. För statistik ska information om orsaken till återlämning skrivas och till vilken ny period som den flyttas. 39

40 40 Byte av studerandekategori (U) Om det under terminen uppstår vakans på beställd studerandekategori genom att en studerande ej kommer att utnyttja den beställda och reserverade platsen. Finns det möjlighet att i samverkan med verksamheten byta kategorin mot annan. Även här är det bra att skriva en anmärkning och notera vilken kategori som den byts emot 10 ADMINISTARTION (V)(U) Arbetsplats (V) Arbetsplats i KliPP är den lägsta nivån i verksamhetsträdet. Verksamhetsadministratörer kan lägga upp nya arbetsplatser samt uppdatera redan befintliga utifrån sin tilldelade behörighet under nivåaccess. Lägga upp ny arbetsplats (V) Gå in under administration i vänster meny och klicka på arbetsplats. Klicka på Skapa ny.

41 41 En ny bild kommer upp Ange arbetsplatsens namn

42 42 Välj från verksamhetsträdet den gren som arbetsplatsen tillhör genom att klicka på knappen. Här är det viktigt att man väljer rätt nivå för att användarnas behörigheter ska fungera. De små svarta pilarna visar att det finns ytterligare nivåer under som det går att placera på. Välj nivå (ska bli grön) och Klicka sedan på knappen Välj markerad plats. Nu är arbetsplatsen kopplad till en överliggande nivå i verksamhetsträdet. Fortsätt nu och fyll i adressuppgifter. Det finns inga obligatoriska uppgifter. Om man lägger in adressen till en Hemsida och E-postadress till avdelningen så är det uppgifter som förändras lite då och då. Uppgifter bör ju vara så uppdaterade som det bara går. TIPS! Faxfältet kan användas för fritext då Faxnummer inte används.

43 43 Datummuppgift sker med automatik och fr.o.m datum läggs den dag som arbetsplatsen registreras. Här går det dock att lägga ett datum framåt i tiden. För att se arbetsplatsen måste man då välja Ej aktiverade i statusrutan vid utsökning. OBSERVERA vid användning av rutan övrigt för fritext så syns denna text när den studerande loggar in i KliPP Under övriga uppgifter finns möjligheten att välja arbetsplatsinrikting. Det går att lägga till flera inriktningar men det går bara att lägga en i taget. samt lägga till kontaktpersoner för verksamheten. I denna version går det inte att koppla kontaktperson till en arbetsplats vid nyupplägg och redigering på det sätt som skett tidigare. Kopplingen sker under Arbetsplats och användaren får tillgång till de Kontaktpersoner som ligger inom behörigheten i nivåaccess.

44 44 Stänga arbetsplats (V) För att stänga en arbetsplats ska det alltid sättas ett datum i Gäller t.o.m. Radera-knappen ska aldrig användas. Alla rapporter/utdata bygger på att information är kopplad till verksamhetsträdet och det gäller även de som inte är aktiva längre. Ibland önskas statistik bakåt i tiden. Stänga arbetsplats vid övergång till annan huvudman (V) Då en arbetsplats övergår till en annan huvudman ska arbetsplatsen stängas och en ny arbetsplats ska läggas upp för den nya huvudmannen. Eventuella VFU-placeringar ska avslutas på den gamla arbetsplatsen och läggas upp på nytt hos den nya huvudmannen. Det är viktigt att det sker på rätt sätt då KliPP är underlag för VFU-ersättningen och statistik. En sådan stängning sker i god tid och i samarbete mellan central förvaltning eller Lokal systemförvaltare. Det brukar vanligen ske ändringar i verksamhetsträdet och dessa kan endast systemadministratör göra. Registervård av arbetsplats (V) Det är viktigt att med jämna mellanrum titta över uppgifterna som finns under arbetsplatser. Viktigt är också att Kontaktpersonerna är uppdaterade så Studerande och utbildningsanordnare får rätt information. Användare (U)(V)(S) Användare med behörighet som Utbildningsadministratör, verksamhetsadministratör och systemförvaltare kan lägga upp behörigheter inom det organisatoriska område som man tilldelats under nivåaccess. Användaren är inte behörig att ändra sin egen behörighet utan får vid försök Access denied. Då behörigheterna skiljer mellan Utbildning och verksamhet kommer de att beskrivas i två versioner nedan. Högre behörigheter och vissa tilläggsbehörigheter måste hanteras av systemadministratör. Lägga upp användare i verksamhet som ej ska vara Kontaktperson (V) Om medarbetaren endast ska vara behörig till KliPP så lägger man upp behörigheten direkt under Användare. Om användaren även ska vara Kontaktperson så gå till kapitel Kontaktperson.

45 45 Gå in under Administration Användare i menyn Skapa ny Nedanstående sida kommer som ska fyllas i. Obligatoriska uppgifter är markerade med *. Epost är inte obligatorisk men om användaren ska kunna få beställningar, e-post och begära nytt lösenord är denna uppgift nödvändig. Under användargrupp går det att välja på tre användargrupper. Läsare handledare: denna bör inte användas av verksamheten då användaren kan se de placerade studerande innan de är publicerade.

46 46 Läsare verksamhet: ger behörighet att se publicerade Studerande inom det organisatoriska område som behörigheten täcker och ta ut Studeranderapporter. Här bör man lägga behörigheten på en begransad nivå Verksamhetsadministratör: kan reservera platser ta ut rapporter När en användargrupp är vald öppnas ytterligare fält där användaren ska tilldelas nivåaccess. Nivåaccess ger användaren behörighet till angivna verksamheter eller utbildningsprogram. Välj den verksamhet där användaren har sin anställning genom att klicka på knappen Välj från verksamhetsträd. Här går det bara att välja 1 alternativ.

47 47 Klicka på Välj markerad plats Resultatet av ditt val syns under Användaren tillhör verksamhet I exemplet arbetar användaren vid ASIH Familjeläkarna Saltsjöbaden AB För att behörigheten ska bli korrekt måste användaren tilldelas geografiska behörighetsområden. Detta görs under Nivåaccess genom att Klicka på Ändra Access. Om avslutsdatum inte väljs så kommer behörigheten att gälla tillsvidare. När användare slutar eller går över till annan verksamhet så måste behörigheten avslutas genom att t.o.m. läggs. Detta görs genom att klicka på kalendern och välja datum. Klicka sedan på Spara Behörigheten är nu klar Lägga upp användare hos utbildningsanordnare som ej ska vara kontaktperson (U) Om medarbetaren endast ska vara behörig till KliPP så lägger man upp behörigheten direkt under Användare. Om användaren även ska vara Kontaktperson så gå till kapitel Kontaktperson.

48 48 Gå in under Administration Användare i menyn Skapa ny Fyll i personuppgifter på användaren. Epost är inte obligatorisk men om det ska gå att skicka Epost via KliPP så måste det finnas en adress. Om adress saknas kan användaren inte skicka efter nytt lösenord Välj användargrupp Läsare utbildning: användaren kan se Studerandes placering och ta fram vissa rapporter. Denna användargrupp kan med fördel ges till lärare. Utbildningsadministratör: ges till användare som importerar, placerar och tar fram statistik Studerande: ANVÄNDS ALDRIG! Studerande läggs in via Import av studerande eller manuellt under Studerande. Denna behörighet är bara till för att kunna redigera under redan upplagda Studerandebehörigheter.

49 49 När användargrupp väljs kommer en ny ruta att visas. Här anges det lärosäte som användaren tillhör samt de program som användaren ska vara behörig till Ex. Klicka på spara för att avsluta upplägget av behörighet.

50 50 Behörigheter som endast hanteras av Systemadministratör eller Systemförvaltare(S) Användargrupperna kan endast amnvändas av Markera någon av ovanstående användargrupp Läsare handledare Läsare utbildning Läsare verksamhet Systemadministratör Systemförvaltare Utbildningsadministratör Denna användargrupp bör inte användas av verksamheten då användaren kan se de placerade Studerande innan de är publicerade. för användare hos utbildningsanordnare som behöver information om var Studerande är placerad och för att ta fram rapporter. för användare i verksamhet som ska handleda Studerande, skicka information och ta fram rapporter har full access har full access användare hos utbildningsanordnare som ska placera/publicera Studerande, beställa platser och ta fram rapporter Verksamhetsadministratör användare i verksamheten som star emot beställningar, reserverar platser, fakturerar och tar fram rapporter Studerande alla Studerande som läggs in KliPP får också en användarbehörighet för att kunna logga in och se sina placeringar. Det finns även möjlighet att ge användaren tilläggsrättigheter enligt nedan. Endast användare som tillhör användargrupperna Systemadministratör och Systemförvaltare kan tilldela tilläggsbehörigheter.

51 51 Beställarroll: användare med detta tillägg kan lägga beställning Beställningsmottagarroll: användare med detta tillägg visas som beställningsmottagare Fakturaunderlag: användare kan tilldelas rapporten Handledarroll: Lokal Systemadministratörsroll: användare kan tilldelas delar av Verksamhetsträdet för editering och nyupplägg av grenar i organisationsträdet. Lärosätesadministratörsroll: Lärosätesroll: Läsarroll: Placeraroll: Reserveraroll: Systemadministratörsroll: Systemförvaltarroll: Utbildningsstatistik: Verksamhetsadministratörsroll: Verksamhessroll: Tilläggsrättigheter går att ta bort och redigera

52 52 Kontaktperson (U)(V) Både utbildningsanordnare och verksamhet har möjlighet att lägga upp kontaktpersoner på arbetsplatser. Kontaktpersonerna syns när Studerande loggar in för att se sina placeringar. Det går även att se kontaktpersoner om man klickar på länkarna ovanför rutsystemet. Kontaktperson har ingen behörighet för att logga in i KliPP. Om Kontaktpersonen även ska vara användare av KliPP så måste hen även läggas upp som användare. Beskrivs nedan Kontaktperson för utbildningsanordnare som ej är användare (U) Gå in under Administration Kontaktperson och klicka på skapa ny. Alla fält med * är obligatoriska. Då vi inte använder Fax-fältet idag så går det att lägga in vilket program som kontaktpersonen ansvarar för eller annan information. Klicka på knappen Spara. Kontaktpersonen är nu upplagd och kopplad till en Arbetsplats. Det går att koppla Kontaktpersonen till flera Arbetsplatser och utbildningprogram

53 53 Kontaktperson för verksamheten som ej är användare (V) Gå in under Administration Kontaktperson. Klicka på skapa ny Nytt fält kommer upp Fyll i alla obligatoriska uppgifter *. I faxrutan går det att skriva ex. vilket program som Kontaktpersonen ansvarar för. Under Kontaktperson tillhör verksamhet fyller man i den arbetsplats

54 54 där kontaktpersonen är anställd. Det går inte att koppla Kontaktpersonen till en specifik arbetsplats. Detta görs under Administration Arbetsplats. Se nästa kapitel Klicka på Sparaknappen. Kontaktpersonen är nu upplagd men inte kopplad till någon arbetsplats. Lägga upp Kontaktperson som också ska vara användare i Verksamheten (V) Om en Kontaktperson också ska ges möjlighet att logga in i KliPP med Läsbehörighet eller behörighet som Verksamhetsadministratör måste ett användarkonto läggas upp. Gå in under Administration Kontaktperson. Klicka på skapa ny Nytt fält kommer upp Klicka på Spara och skapa användare

55 55 Ny sida kommer upp. Informationen under Kontaktperson är nu kopierad för att lägga upp ett användarkonto. Fyll i användarnamn och välj användargrupp Ytterligare fält kommer upp när du valt Användargrupp. Fyll i Användaren tillhör verksamhet samt Nivåaccess. Klicka på Spara. Nu är användaren både Kontaktperson och Användare.

56 56 Lägga upp Kontaktperson som också ska vara användare i Utbildningen (U) Om en Kontaktperson också ska ges möjlighet att logga in i KliPP med Läsbehörighet eller behörighet som Utbildningsadministratör måste ett användarkonto läggas upp. Gå in under Administration Kontaktperson Klicka på skapa Ny Klicka på Spara och skapa användare. Uppgifterna kommer då att kopieras över till formuläret för att skapa Användarkonto

57 57 Fyll i Användarnamn och vilket Lärosäte användaren tillhör samt tilldela access till utbildningsprogram Klicka på Spara. Kontaktpersonen är nu också Användare. Koppla kontaktperson till Arbetsplats (V) Gå in under Administration Arbetsplats och sök fram den arbetsplats som Kontaktpersonen ska kopplas till

58 58 Klicka på Lägg till Kontaktperson Fyll i efternamnet på den Kontaktperson som du ska koppla och klicka sedan på sök. När personen kommer upp i den stora rutan så markera man den och Klickar sedan på Spara Markerad Kontaktpersonen kopplas nu till arbetsplatsen enligt nedan. All kommande redigering sker nu i nedanstående ruta

59 59 Registervård kontaktperson (U)(V) För att ta fram en lista på kontaktpersoner inom sin nivåaccess klickar man på Administration Kontaktperson Under Rullisten Typ kan man välja verksamhet eller Utbildning sökfältet kommer då att se olika ut Klicka på sök efter att ha gjort urvalet. Lista med Kontaktpersoner kommer upp. Den går att skriva ut alternativt väljer man att skriva ut den i Excel

60 60 Excellista E-post till Kontaktperson (U)(V) För att skicka E-post till Kontaktpersoner inom ett specifikt geografiskt område eller en specifik befattning används denna funktion. Sök ut de kontaktpersoner som mailet ska skickas till genom att fylla valbara fält. För att kunna skicka E-post till alla som kommer upp vid sökning måste Rader i lista vara vald. Lista med urval kommer upp. Markera de som ska få E-post. Det går att markera samtliga med knappen Markera alla Klicka sedan på knappen Skriv E-post

61 61 Ny sida kommer upp som visar vilka personer som är valda och vilken E-postadress som brevet skickas till. Det går här att bifoga dokument genom att klicka på knappen Bläddra och bifoga Studerande (U) Studerande kan gruppvis importeras via Excelfil till KliPP eller läggas in manuellt. För att lägga in den studerande så ska den ha ett personnummer med 12 siffror. Det finns möjlighet för utbildningsanordnare att lägga in studerande med personnummer som har en bokstav. Ex T678. KliPP kontrollerar inte personnumret mot Skatteverket. Det går att markera en studerande med sekretess vid manuellt upplägg.

62 62 När en studerandepost skapas i KliPP kommer även ett Användarkonto att skapas där E-postkontot = Användarnamn. Den studerande kan endast ha ett Användarkonto med samma E-post vilket kan bli problematiskt om den studerande går flera program samtidigt. När en studerandepost läggs upp som redan finns i systemet kommer en informationstext upp om att kontot redan finns. Detta är bara informationsmeddelande och man bör kontrollera så att det är samma person som lagts upp med E-postadressen. Detta för att vi återanvändning av E-postadresser så kommer studerandeposten att kopplas till den tidigare studenten Manuellt upplägg av Studerande För att lägga upp en Studerande manuellt går man in under Administration Studerande. Klicka på Skapa Ny. Nytt formulär kommer upp

63 63 Personnummer Startermin Kursändelse Måste anges med 12 siffror Det går att klistra in från annat dokument men måste även då bestå av 12 siffror. KliPP känner inte av att det är rätt PNR från skatteverket. Obligatorisk uppgift men behöver inte vara den termin som Studerande börjar sin utbildning. Utbildningsadministratören väljer själv vilken termin som ska gälla. Blir tillägg till Startermin för att man lätt ska hitta sin egen Studerandegrupp. Här väljs den kursändelse som tillhör utbildningsanordnaren Ex. KISSK MDHSSK ESHSSKSP Status Sekretessmarkering Aktiv = pågående utbildning Avslutad = avslutad utbildning Vilande = uppehåll under utbildning Här finns att markera studerande med sekretess. Den studerande kommer då inte att synas i rutsystemet för verksamheten. Endast de användare hos utbildningsanordnaren som är behöriga till den studerandes utbildningsprogram kommer att se uppgiftern Sekretessmarkering av studerande I denna version av KliPP finns nu möjlighet för Utbildningsanordnare att markera studerande med sekretess. Om detta gör så kommer inte verksamheten att se några uppgifter om studenten utan kommer att uppmanas att ta kontakt med utbildningsadministratören hos utbildningsanordnaren Importera studerande Utbildningsadministratören kan importera Studerande genom att gå in under Administration importera Studerande.

64 64 Utbildningsadministratören har enbart tillgång till de Utbildningsprogram som finns upplagda i behörigheten. Nya studerande Underlag till importen tas fram genom att fylla i blanketten under Hämta Excelmall. Denna fil är hårdkodad så om ändringar görs i filen så kommer importen att misslyckas. Fyll i obligatoriska uppgifter* personnummer (utan bindestreck). E-postadressen kommer att vara inlogg till Användarkontot. Lösenordet blir bytut om du inte anger något annat i filen När du fyllt i alla uppgifter sparar du ner en kopia av filen för att kunna hämta upp den vid import. Fyll sedan i nedanstående formulär och hämta upp den sparade Excel filen. Klicka på verkställ. Det tar någon minut beroende på hur många som importeras. När allt är klart visas en text i övre kanten på sidan att importen har lyckats. Om en Studerande redan finns i systemet så kommer inte importen att gå igenom utan det kommer upp en ruta med namn på de personer som redan är inlagda. Åtgärd: ta bort dessa personer från Excel filen och spara om den på nytt. Gör om importen. De personer som kom upp på fellistan söker man upp under studerande eller/och användare. OBSERVERA använd sökbegreppet alla eftersom det kan vara personer som inte är avslutade på annan utbildning. Om det fortfarande inte går att importera kontakta Servicedesk för KliPP

65 65 Startermin Kursändelse Den terminen börjar sin utbildning Blir tillägg till Startermin för att man lätt ska hitta sin egen studentgrupp. Ex. H12SSK V13LÄK Uppdatera befintliga studerande Görs på samma sätt som vid import men man markerar ra Registervård studerande Studerande finns även upplagd under användare som Studerande. Redigering sker enligt följande: Förnamn Efternamn E-postadress Utbildningsanordnare Användar-ID Lösenord Ändras manuellt både under Studerande och Användare Ändras manuellt både under Studerande och Användare Ändras manuellt både under Studerande och Användare Ändras manuellt både under Studerande och Användare Ändras under användare och slår automatiskt igenom under Studerande Ändras under användare och slår automatiskt igenom under Studerande Obligatoriska uppgifter är märkta med *. Användaren kan bara lägga upp personer som finns inom det egna behörighetsområdet. OBSERVERA det är viktigt att välja vilken befattning kontaktpersonen har så Studerande kan kontakta rätt handledare/kontaktperson. Väljer jag att inte fylla arbetsplatser och utbildningsprogram kommer personen inte att synas i KliPP. 11 SYSTEMADMINISTRATION (S) Arbetsplatsinriktning Kopplas till arbetsplatsen för att beskriva vilken specialitet som bedrivs på enhet. Arbetsplatsen kan innehålla flera inriktningar. Det går även att använda Arbetsplatsinriktning för att lägga in fiktiva sorteringsbegrepp. Ex akademisk ambulans som innehåller arbetsplatser från flera huvudmän.

66 66 För att lättare få en överblick går det utmärkt att exportera arbetsplatserna till Excel och där bearbeta. Skapa ny arbetsplatsinriktning Text för arbetsplatsinriktningen är obligatorisk och kan innehålla ett stort antal tecken. Kommentarer i rutan övrigt kan bara ses av systemadministratör. Redigera arbetsplatsinriktning Arbetsplatsinriktning kan redigeras/tas bort. Ändras namnet på inriktningen så kommer inriktningen att uppdateras bakåt. Tas inriktningen bort måste alla kopplingar tas bort innan den kan avslutas. Se röd text

67 Befattning För att lägga upp kontaktpersoner behövs tillgång till befattning. Befattningen visas när studerande, läsare och administratörer loggar in och tar fram information om kontaktperson. Finns även här möjlighet till export till Excel. 67

68 68 Upplägg av ny befattning. Fyll i och spara klart! Redigera befattning Här går det att byta namn eller tar bort en befattning som inte ska gälla. Ändras namnet på befattningen slår det igenom bakåt i tiden. Det går inte att radera en befattning in den är borttagen från alla kontaktpersoner. Se fel i röd text.

69 69 Studerandekategori För att kunna lägga beställningar och lägga upp rader i rutsystemet finns Studerandekategorier som är kopplade till Utbildningsanordnare och ett utbildningsprogram. Det är bara systemadministratörer som kan lägga upp studerandekoder. TIPS! Det är fördelaktigt att ta fram en struktur för dessa koder då det annars blir svårt att få en överblick och det blir svårt för beställare och verksamhet att hitta rätt kod. Förslagsvis att låta alla inom en utbildningsanordnare få samma struktur ex KI_sskT2soma vilket översatt betyder Karolinska Institutet_ Sjuksköterskeprogrammet termin2 somatik. Lägga upp ny studerandekategori Studerandekategori* Utbildningsanordnare/program* Kurstyp* Terminsinformation Antal veckor Placeringsinrikning* KI_ssk_T5soma Väljs ur rullningslisten Styrs av vad som lägga upp under Kurstyp. Se under Kurstyp Ej obligatorisk Ej obligatorisk Väljs ur rullisten Namnändra/Flytta befintlig studerandekategori Det går att ändra namn på studerandekategorin men observera att namnet ändras även bakåt. Ändring sker även i historik och rutsystemet.

70 70 Även att ändra utbildningsanordnare - utbildningsprogram fungerar men här måste man tänka på att eventuellt tidigare placeringar ändras. Den studerande är fortfarande kopplad till ett visst utbildningsprogram och om studerandekoden flyttas till ett anna program så kommer även historiken visa att den studerande har gjort VFU på ett annat program. Stänga studerandekategori Under redigera stänger man koden för användning genom att fylla i datum under Gäller t.o.m. Om det finns reserveringar innevarande termin så kommer de att fungera. Utbildningsanordnaren kommer att kunna placera studerande på dessa reservationer. Det kommer däremot inte att kunna göras någon beställning till nästa termin på en stängd studerandekategori och ej heller lägga någon reservation.

71 71 Radera studerandekategori För att ta bort en studerandekategori måste alla studerande som är placerade på den tas bort. Även de rader i rutsystemet där kategorin finns måste tas bort. Tas en studerandekategori bort från Studerande så försvinner även placeringshistoriken. Se felmeddelande nedan Huvudman Här läggs den översta grenen, som trädets organisationsnivåer sedan kopplas mot. Region Stockholm har valt att lägga begreppen, Privata Vårdgivare och Region Stockholm. Det gäller att fundera igenom hur organisationen ser ut och planera för möjlighet till organisatoriska förändringar. Huvudman ligger till grund för applikationens Verksamhetsträd. Lägga upp ny huvudman Upplägg av huvudman måste ske innan Verksamhetsträdet byggs. Det går dock att komplettera med ytterligare grenar senare.

72 72 Redigera huvudman Klicka på den huvudman och en ny bild kommer upp där det går att redigera. Här går det att byta namn, huvudmannatyp, län och land. För att ta bort en huvudman måste alla kopplingar till huvudmannen först tas bort. Se felmeddelande. Huvudmannatyp Under huvudman går det att lägga sorteringsnycklar för olika huvudmän. Denna funktion är fritt att använda men någon form av begrepp måste läggas in. Det är en obligatorisk uppgift vid upplägg av huvudman Upplägg ny huvudmannatyp Fyll namn och spara. Klart!

73 73 Redigera huvudmannatyg Det går att redigera alla utom den som heter län. Klicka på den huvudmannatyp som ska ändras. Ny meny kommer upp. Skriv in texten och spara. För att ta bort en huvudmannatyp måste alla kopplingar vara avslutade. Se röd text nedan. Kurstyp Kan användas för att organisera olika utbildningar. Den är obligatorisk att välja vid upplägg av ny studerandekategori. Skapa ny Fyll i och spara

74 74 Redigera kurstyp Att tänka på: all redigering av kurstyp ändras även bakåt i tiden Kursändelse Denna funktion i KliPP är hårdkodad till Studerande personuppgifter och följer Studerande under hela utbildningstiden men kan vid behov ändras. Funktionen är också till för att kunna identifiera Studerande som tillhör samma kurs/klass vid placering i rutnätet. Skapa ny kursändelse Om ändelsen ska vara valbar vid nyupplägg av Studerande eller vid import av studerande ska rutan Aktiv var markerad

75 75 Radera kursändelse En kursändelse ska bara raderas om det inte finns några Studerande kopplade till den. OBSERVERA! det går tyvärr att radera även om Studerande finns kopplade till ändelsen. En konsekvens av ett sådant borttag är att det inte går att editera eller få fram den studerande som är kopplad. Placeringsinriktning Används av utbildningsanordnare för att markera inriktning på studerandekategorin. Det går bara att koppla en inriktning/kategori till varje studerandekategori. Det är obligatorisk vid upplägg av ny studerandekategori.

76 76 Skapa ny Redigera Placeringsinriktning Det går att redigera Placeringsinrikning men om namnet ändras så kommer även de som är kopplade bakåt att ändras till det nya namnet. Radera placeringsinriktning Inriktningen kan endast raderas om koppling till kursändelse är borttagen. Se röd text.

77 Utbildningsanordnare Utbildningsanordnare är grunden för att Studerande ska kunna läggas upp i rutnätet. Till utbildningsanordnare kopplas utbildningsprogram. 77

78 Ny utbildningsanordnare Det enda fält som är obligatoriskt är namnet på utbildningsanordnaren. För att den studerande ska kunna kopplas till utbildningsanordnaren måste minst ett utbildningsprogram finnas i KliPP. 78

79 79 Redigera program hos utbildningsanordnare Utbildningsprogram Skapa nytt utbildningsprogram

80 80 Organisationsnivåer Här byggs nivåerna som ska finnas i verksamhetsträdet. Det går maxantalet är 5 nivåer + arbetsplats som blir den 6 nivån Verksamhetsträd (S)(V) med tilläggsrättighet Här läggs grunden för organisationsstrukturen i KliPP. Lägga upp ny gren Flytta grena i organisationsträdet

81 81 Lokal behörighet att arbeta i verksamhetsträdet Systemmeddelande Under systemmeddelande finns det möjlighet att begränsat ändra text och lägga in kommentarer på Förstasidan och Inloggningssidan av KliPP. Systemadministratör kan lägga upp meddelande till användaren på KliPP:s inloggningssida samt på förstasidan i KliPP. Nedan beskrivs hur dessa meddelanden skapas och produktionsätts Skapa nytt meddelande på inloggningssidan Klicka på Skapa ny

82 82 Ny sida kommer upp Ge texten som ska läggas upp en benämning detta för att kunna särskilja de olika texterna vid produktion till webbsidan. Välj Meddelande typ Sortering. Siffran anger att denna text kommer överst. Vill man lägga till ett nytt meddelande som ska synas under denna text så måste en högre siffra anges under sortering Gäller from och ev. tom Spara Resultat på inloggningssidan

83 83 Alla meddelande kommer att sparas i en lista tills behörig systemadministratör raderar texten och meddelandet Skapa nytt meddelande på förstasidan Görs på samma sätt som för inloggningssidan men man väljer Förstasidan som Meddelande typ. Lägga upp bilder på inloggningssidan eller förstasidan

84 84 Det finns möjlighet att koppla länkar och lägga in bilder på sidorna. När det gäller bilder måste man vara försiktig och verkligen kontrollera att bilden är friköpt. Hittar man en fin bild på internet så har den oftast Copyright och det är viktigt att inte en sådan bild läggs i applikation. Fota gärna egen bild. Länkar är helt OK att lägga men de bör kontrolleras med jämna mellanrum eftersom adresser och servrar ibland ändra. 12 RAPPORTER (V)(U)(S) Rapporterna nedan bygger på att användaren har kunskap i Excel. Ingen handledning i Excel kommer att beskrivas nedan utan endast vad resultatet ger vid uttagen rapport. Bild med exempel kommer att visas under varje rapport samt vilken användarbehörighet som har åtkomst till rapporten. Beställningsprognos Rapporten visar i en sammanställning över vilka beställningar som är gjorda under en vald termin. Den ger ett bra underlag för planering/fördelning av platser innevarande termin. Fakturaunderlag Denna rapport ger verksamhet/utbildning möjlighet att ta fram underlag för fakturering av studerandeveckor. Till grund för rapporten ligger placerade studerande, publicerade studerande samt platser som återlämnas försent (14 dagar innan placeringens början)

85 85 Utsökning sker i ovanstående sökformulär. Endast en utbildningsanordnare kan väljas dock har utbildningsprogram fler sökmöjligheter Underlaget kan tas ut terminsvis eller som kalenderår. Söker ut Ny meny kommer där alla arbetsplatser som haft Studerande under perioden kommer upp. Det kommer även upp en ruta där ersättningen ska fyllas. När urvalet är OK klickar man på knappen Fakturaunderlag. Underlag för fakturering kommer upp.

86 86 Här finns möjlighet att exportera till PDF. Adressfältet är går att editera. Placeringsstatistik I denna rapport får man ut statistik över reserverade veckor, placerade veckor och publicerade veckor. Informationen kan endast tas ut terminsvis. I rapporten finns också uppgift över hur många studerande som har varit placerade. När utsökningen är gjord visas en grafisk lista på vilka arbetsplatser som ingår i sökningen. Det kan vara svår att få överblick över listan därför rekommenderas att Exportera till Excel

87 87 Studerandehistorik Rapporten visar de placeringar som den studerande har haft under hela utbildningen och ger utbildningsanordnare möjlighet att få en enkel sammanställning. Rapporten går även att använda för verksamheten för exempelvis smittspårning eller av andra skäl som arbetsgivaren behöver söka ut var studerande varit placerad. Tillgång till rapporten har endast Utbildningsadministratörer, läsare utbildning samt systemadministratörer. Vid utsökning kommer en grafisk lista upp rekommendationen är dock att exportera till Excel för att få en bättre överblick

88 88 Översikt studerande V Rapporten tar fram publicerade studerande under den veckoperiod som väljs (KliPP jobbar med veckorna må-må om uttag ska gälla för vecka 6 måste urvalet vara vecka 6 tom vecka 7) Då rapporten innehåller studerande personnummer kan den med fördel användas för upplägg av behörigheter i andra system såsom journalsystem m.fl. Behöriga till rapporten är: verksamhetsadministratör, läsare verksamhet samt systemadministratör Översikt Studerande U Rapporten tar fram placerade och publicerade studerande under den veckoperiod som väljs (KliPP jobbar med veckorna må-må om uttag ska gälla för vecka 6 måste urvalet vara vecka 6 tom vecka 7) Då rapporten innehåller studerande personnummer kan den med fördel användas för upplägg av behörigheter i andra system såsom journalsystem m.fl. Behöriga till rapporten är: utbildningsadministratör, läsare utbildning samt systemadministratör.