Några viktiga principiella och strategiska frågor som behandlats av MSN under 2012 är bl.a.

Transkript

1 (12) Bilaga 1. Årsbokslut MSN 2012 Dnr MSN 2011/ Miljö- och stadsbyggnadsnämnden (MSN) Årsbokslut MSN Ansvar och uppdrag Miljö- och stadsbyggnadsnämnden (MSN) ansvarar för myndighets- och huvudmannauppgifter inom samhällsbyggnads- och miljöområdet. Mer precist fullgör nämnden de uppgifter som åligger byggnadsnämnd enligt bl.a. plan- och bygglagen samt sådan kommunal nämnd som avses i bl.a. miljöbalken och livsmedelslagen inom miljö- och hälsoskyddsområdet. 2 Mål och läge De strategiska mål som Miljö- och stadsbyggnadsnämnden fortlöpande ska följa upp under 2012 är hållbart stadsbyggande, hög rättssäkerhet och effektiva processer. 2.1 Verksamhetsresultat Miljö- och stadsbyggnadsnämnden (MSN) har haft 12 sammanträden under I genomsnitt har nämnden behandlat 31 ärenden per sammanträde. Under året antogs den nya översiktsplanen med dess fyra stadsbyggnadsstrategier vilket har stor betydelse för nämndens fortsatta arbete. Några viktiga principiella och strategiska frågor som behandlats av MSN under 2012 är bl.a. Ansvaret för myndighetsfrågorna när det gäller naturreservaten flyttades till naturreservatsnämnden Riktlinjer för hållbart byggande fastställdes Buller från Saltsjöbanan har processats i domstol En krisberedskapsplan för miljöenheten har fastställts Under 2012 har arbete slutförts med att revidera nämndens befintliga mål och ta fram förslag till nya mål och nyckeltal till budget Utgångspunkten för arbetet har bl.a. varit de formuleringar och ambitioner i det gällande POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (12) majoritetsprogrammet, som Miljö- och stadsbyggnadsnämnden ansvarar för, samt genomförda väsentlighets- och riskanalyser Verksamhetsvolymer Ärendetyp Antagna planer (normalt förfarande) Antagna planer (enkelt förfarande) Antal planbesked Inkomna bygglovärenden (lov & bygganmälan) Bygglovbeslut Separata bygganmälningsärenden Antal beslut miljötillsyn Antal beslut livsmedelstillsyn Antal ärenden Verksamhetsvolymerna inom vissa områden är mindre än föregående års nivåer. Antalet bygglovbeslut 2012 är inte jämförbart med föregående år då förändringar i plan- och bygglagen påverkar antalet beslut som fattas i olika ärenden. Att antal lovbeslut är färre än föregående år beror delvis på den vikande ärendeingång men även på att beslut om startbesked i så hög grad som möjligt fattas redan i lovet. Utmaningarna i Nackas stadsbyggande kräver allt mer strategiskt arbete. Planenhetens verksamhets har påverkats under det senaste året. Enheten lägger bl.a. ner mycket arbete på programarbeten. Att endast följa upp antal antagna planer och givna planbesked kan därför ge en missvisande bild av planenhetens samlade verksamhetsvolym. Den numera inarbetade ärendetypen planbesked tar relativt mycket tid i anspråk. Under 2012 har 35 beslut om planbesked fattats. Även arbetet med den översiktliga planeringen har varit omfattande, framförallt under första halvan av Att antalet antagna enkla planer sjunker beror dels på att de planer som numera görs med enkelt planförfarande har en högre komplexitet än tidigare och dels på den tid som tidigare lagts på detaljplaner med enkelt förfarande behövs i enhetens övriga verksamhet. En bidragande orsak till att antalet planbeskeden är färre än senaste året är att rutinen kring planbesked har satt sig i organisationen. Många ärenden stoppas redan genom att fastighetsägare informeras om att det inte är troligt att positivt planbesked kommer att ges. Genom god vägledning i tidigt skede, t.ex. genom allmän planinformation, i kontakt med bygglovenheten eller via stadsbyggnadsservice får kommunen inte in några planbesked i onödan samtidigt som fastighetsägare slipper kostnaden för ett negativt besked.

3 3 (12) Antal delegationsbeslut som fattas inom livsmedelsområdet kan variera. En bidragande faktor är hur väl livsmedelsföretagen uppfyller lagstiftningens krav och därmed ifall sanktioner i form av ex. beslut om föreläggande eller beslut om förbud behöver fattas av myndigheten. En annan faktor som påverkar antalet beslut är antalet inkomna anmälningar om nya verksamheter/ägarbyten/ändringar i befintlig verksamhet vilka tilldelas ett beslut om registrering/godkännande samt ett beslut om fast årlig kontrollavgift. De senaste åren har även ett antal större förändringar i lagstiftningen påverkat ärendevolymerna. I år har antalet livsmedelsbeslut återgått till mer normala nivåer Överprovning av ärende Detta är första året som överprövningsvolymer och andel ärenden som ändrats i sista instans följs upp som nyckeltal för MSN. Det är svårt att analysera utfallet utifrån endast ett resultat och inte en längre serie. Ärendevolymerna inom planområdet har även varit lägre än tidigare vilket även påverkar överprövningsvolymen. Totalt sett har endast två normala och tre enkla planer överklagats En av dessa ändrades i sista instans. Inom ramarna för Bygglovalliansen har dessa nyckeltal följt upp under en längre period. Andel bygglovsärende som överklagats har ökat från 2,4 % år 2011 till 5 % under Jämfört med de kommuner som ingår i Bygglovalliansen har Nacka något fler överklaganden än genomsnittet men variationerna mellan kommunerna är stor. I Nacka var andelen överprövade bygglovsärenden som ändrats i sista instans 28 %. En ökning med 1 % jämfört med föregående år. Eftersom vissa av de 18 kommuner i Bygglovalliansen har så få slutligt avgjorda ärenden är det inte möjligt att jämföra resultatet med ett snitt från Bygglovalliansen. 2.2 Insatta resurser Korta handläggningstider Bygglov Medianhandläggningstiden för bygglov överträffade målvärdet om sex veckor. Medianhandläggningstiden blev 5 veckor för Den genomsnittliga handläggningstiden är längre. I genomsnitt tar ett bygglovsärende närmare sju veckor att handlägga från det att ansökan är komplett Nybyggnadskarta Efter en tillfällig ökning under 2011 pga. byte av IT-system är handläggningstiden för nybyggnadskartor nere i mer normala nivåer. För 2012 vad den mediantiden för handläggning av nybyggnadskartor 13 dagar.

4 4 (12) Lantmäteriförrättningar På lantmäterienheten utförs förrättningar av KLM-gruppen, där KLM står för Kommunal Lantmäteri Myndighet. Medelvärdet för förrättningar som beslutats under 2012 har ökat betydligt jämfört med föregående år. Det finns flera orsaker till de långa handläggningstiderna och till att medelvärdet har ökat jämför med Under året har KLM-gruppen arbetad med att avsluta äldre ärenden vilket påverkar den genomsnittliga handläggningstiden. Den genomsnittliga handläggningstiden för 2012 är 385 dagar. Medianhandläggningstiden för samma period är däremot betydligt kortare; 223 dagar. Det finns även andra bidragande orsaker till den längre handläggningsriden. Verksamheten har bytt kartsystem och ligger nu helt i det statliga Lantmäteriets handläggningsstöd. Denna övergång har medfört att det exempelvis har krävts tid för utbildning, tid för konvertering av påbörjade kartor mellan systemen och tid att hantera diverse problem med programmen vid övergången. Tid som normalt sett hade använts för handläggning av ärenden. De handläggarstöd som KLM-gruppen använder är även beroende av en stabil och snabb nätverksuppkoppling för att fungera effektivt. Systemen fungerar i nuläget mindre väl i kommunens IT-miljö vilket påverkar arbetsmiljön och effektiviteten i handläggningen av ärenden. Problemen är kända och under året kommer de flesta kunna avhjälpas. Under 2012 slutade flera nyckelpersoner inom lantmäterienheten, både dåvarande KLMchefen och gruppledarna för kart respektive mät slutade sin anställning under våren. Denna personalomsättning medförde ett glapp i kunskap och påverkade effektiviteten. Under året har därför KLM-gruppen arbetat för att öka kvaliteten i arbetet och för att säkerhetsställa arbetsmetoder och rutiner. Detta långsiktiga kvalitetsarbete orsakar på kort sikt längre handläggningstider men förhoppningen är att detta arbete ska leda till kortare handläggningstider under Enkla planer Den genomsnittliga handläggningstiden för normala planer (från Start-PM till antagande) är 72 månader. Antalet planer är dock så begränsat att händelseförloppet i varje enskild planprocess spelar stor roll för den genomsnittliga handläggningstiden. Variationen är stor mellan enskilda ärenden, från 120 månader till 28 månader. Merparten av de planer som antagits under 2012 har varit sådana som inte löpt på kontinuerligt från start till mål. Eftersom handläggningstiden mäts från Start-PM till antagande ingår tid då ett projekt exempelvis lagts i vänteläge i avvaktan på en plan i grannområdet eller tid då planarbetet tillfälligt avbrutits pga. protester från boende. Den genomsnittliga handläggningstiden för planer som handlagts med enkelt planförfarande är 13 månader. Detta är en ökning jämfört med föregående år. Av de planer med enkelt förfarande som antagits under 2012 är det bara en som löpt på utan uppehåll och utan några synpunkter som påverkat förslaget eller processen. Övriga planer innehåller moment av komplexitet som påverkat handläggningstiden av ärendet.

5 5 (12) Beslutsförmåga Den samlade bedömningen är att nämndarbetet är effektivt med en rimlig avvägning mellan nämnd- och delegationsbeslut samt relativt få återremisser och bordläggningar. Jämfört med föregående år har andelen uppskjutna beslut i nämnden minskat något. Andel delegationsbeslut MSN Andel uppskjutna beslut MSN 100% 8% 98% 96% 94% 92% 90% 93% 94% 95% 94% 93% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 2,4% 1,7% 3,0% 3,9% 3,1% 88% % Nöjda kunder Medborgarundersökning Andelen kommuninvånare som är nöjda med kommunens sätt att sköta samhällsplaneringen har varit stabil de senaste åren. Mätning görs genom den årliga attitydundersökning som genomförs bland Nackas medborgare. Årets resultat var 77 % % 90% 80% 81% 80% 76% 77% 70% 66% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Huruvida kommuninvånarnas uppfattning om vad som är en bra samhällsplanering överensstämmer med kommunens ambitioner vad gäller bostadsförsörjning och satsningar på infrastruktur är svårt att fastställa. För att kommunicera och synliggöra verksamheten utåt har flera projekt drivits som tillsammans ska bidra till att förbättra förståelsen för stadsbyggnadsområdet bland kommuninvånarna, exempelvis Stadsbyggnad på nätet och Mötesplatser för stadsbyggnad samt tidningsbilagan om översiktsplanens inriktning som delades ut till alla hushåll i Nacka i slutet av året.

6 6 (12) Nöjd-Kund-Index (NKI) Nöjd-Kund-Index (NKI) är ett sammanfattande mått på en verksamhet sett ur kundernas perspektiv. Måttet ger viktig övergripande information om olika verksamhetsområdena. Mätningar av NKI baserat på resultatet i brukarundersökningarna som genomförs årligen antingen i egen regi eller i samarbete med andra organisationer så som Stockholm Business Region eller inom ramarna för benchmarkingprojekt inom bygglov- och miljöområdet. Brukarundersökningarna riktar sig både till företagskunder och till privatpersoner i kommunen. En övergripande analys av årets undersökningar visar att för att uppnå ytterligare förbättringsåtgärder bör man fortsätta att fokusera på områdena effektivitet (handläggningstider) och tillgänglighet. Från ett högt utgångsläge har kundnöjdheten minskat något för bygglovsverksamheten. NKI 2012 är 69 % jämfört med 80 % förra året. En större andel av de svarande än tidigare upplever inte handläggningstiden och avgifterna som rimliga. Frisvaren pekar mot att detta främst gäller de mindre omfattande ärenden. Tillgängligheten upplevs också som sämre, även om Nacka fortfarande ligger över snittet i Bygglovalliansens undersökning. I Nacka finns många detaljplaner med utökad lovplikt för trädfällning på privat mark. Separata ansökningar om marklov för trädfällning har tidigare inte tagits med i urvalet av ansökningar för kundundersökning, vilket gjordes detta år. Av frisvaren kan utläsas att flera av de som ansökt om lov för att fälla träd är missnöjda. De troliga förklaringarna till den minskade kundnöjdheten är flera. Omsättningen på handläggare på enheten har varit högre än normalt under Bygglovenheten arbetar kontinuerligt för att säkerställa bemanningen och introducera nya medarbetare för att säkerställa en hög kvalitet på verksamheten. Flera av handläggarna är även i högre utsträckning varit upptagna med arbetsplatsbesök och slutsamråd vilket har påverkat tillgängligheten. Bytet av telefonisystem i kommunen har också medfört att telefonerna inte längre kan hänvisas, vilket ytterligare kan ha påverka kundernas upplevelse av tillgängligheten. Bygglovenheten har i sin verksamhetsplan konkretiserat flera åtgärder med syfte att förbättra NKI. Under året kommer enheten att arbeta aktivt med kundbemötande och att öka tillgängligheten. Informationen på kommunens hemsida behöver utvecklas för att ge tydligare vägledning om lov- och byggprocessen samt information om avgifter. Projektet Digital dokumenthantering bygglov startade under 2012 för att ta tillvara fördelarna med e-tjänsten Mittbygge och syftar till en helt digital dokumenthantering på bygglovenheten. I nuläget saknas två grundläggande förutsättningar för att detta ska vara möjligt. Dels möjligheten till elektronisk signatur och dels ett digitalt arkiv.

7 7 (12) NKI för miljötillsynsverksamheten har sjunkit från 70 % år 2011 till 64 % Jämfört med tidigare år har det varit en stor övervikt av tillsyn på kommunala verksamheter bland de svarande. En slutsats av resultatet är att de kommunala verksamheterna tycks vara mer känsliga för kostnaderna för tillsyn än företag. Det syns i svaren att det finns ett stort missnöje med avgiften. En jämförelse av våra taxor visar på att Nackas taxa ligger i nivå med övriga kommuners taxa i länet. I år har även tillsynsverksamheten fokuserat på kontroll av ventilation i förskolor/skolor. Verksamhetsutövaren känner ofta att de inte har rådighet över frågan, istället är de beroende av fastighetsägarens (kommunens lokalenhet) underlag och uppgifter. Lokalenheten har hittills haft svårt att få fram relevanta uppgifter. Detta har lett till onödig friktion mellan samtliga parter. Verksamhetsutövarna upplever även att det brister i tillsynsmyndighetens information kring hur verksamheten bättre kan miljöanpassas. Miljöenheten kommer att noga gå igenom och analysera brukarundersökningen i syfte att identifiera brister och förbättringsområden som kan åtgärdas Ekonomi Miljö- och stadsbyggnadsnämnden redovisar ett ackumulerat negativt resultat jämfört med budget för perioden på 589 tkr. Verksamhet (kostnad tkr) Budget Utfall Avvikelse Avvikelse % Nämnd och nämndstöd % Anslag % Miljö & Stadsbyggnadsprojekt % Summa % Utfallet för verksamheten Nämnd och nämndstöd är 437 tkr högre än vad som budgeterats för året. Det finns flera bidragande orsaker till denna avvikelse. Nämndens tryckkostnader är högre än vad som budgeterats. Denna avvikelse beror i huvudsak dels på att kostnader för verksamhetsåret 2011 bokföringsmässigt belastar 2012 och dels på inköp av läsplattor som inte var budgeterade. Enligt tidigare beslut i MSN kommer nämnden att helt gå över till digital hantering av nämndhandlingar vid årsskiftet 2012/2013. Kostnader för sammanträdesarvode är ca 40 tkr högre än vad som beräknats för Nämnden har även haft dubbla kostnader för nämndsekreterare under en övergångsperiod vilket resulterat i ca100 tkr i ej budgeterade kostnader. I övrigt består avvikelsen i att de kommungemensamma kostnaderna för MSN är högre än vad som budgeterats. Miljö & Stadsbyggnadsprojekt (tkr) Budget Utfall Avvikelse Stadsbyggnadsprojekt på nätet Nacka i 3-D

8 8 (12) Energieffektivisering Hållbar stadsutveckling Digital produktionslinje bygglov Nacka bygger Mötesplats för stadsbyggnad Projektreserv Totalt tkr Kostnaden för projektverksamheten överskred budget med ca 2 %. Årets överskridande beror på att kostnaderna för färdigställandet av Stadsbyggnad på nätet samlades under året. Det är ofta svårt att för mer långsiktiga projekt exakt budgetera i tiden när kostnaderna kommer eftersom projekten löper under flera år. Det bör noteras att överskotten i projektverksamheten för MSN de senaste två åren sammantaget har varit över 1,5 Mkr Energieffektiviseringsprojektet Projektet har finansierat delar av åtgärderna inom ramen för projektet Hållbar stadsutveckling samt använts för att stärka kompetensen när det gäller hållbarhetsfrågor hos kommunens tjänstemän. Under 2012 har ett antal studiebesök kring hållbart byggande genomförts, bl.a. har Svanenmärkta bostäder i Annedal (Stockholm)och en energieffektiv villa i Kummelnäs besökts. Energinätverket som tidigare bestod av tjänstemän endast från Miljö & Stadsbyggnad, har utvecklats till att bli ett miljönätverk med representanter från Bygg och förvaltning, Teknik, enheten för samordning och utredning, inköpsenheten m.fl. Nätverket träffas var 6:e vecka för att hitta synergier och få synpunkter på pågående miljöprojekt i kommunen. Energieffektiviseringsprojektet avslutades vid årsskiftet. Miljönätverket kommer att finansieras av respektive verksamhet och andra möten/studiebesök kommer att rymmas inom projektet Hållbar stadsutveckling. Nacka 3D Nytt system för visning av 3D-modeller på nacka.se är installerat och data motsvarande enkla 3D-modeller för byggnader inklusive takgeometrier är inlagda. Fokus har under slutet av året lagts på att integrera arbete med 3D-modeller i planenhetens process i samband med framtagande av detaljplaner och program. Detta har testats i ett projekt, Henriksdal, där en 3D-modell har bearbetats med fasadbilder mm. Viktiga lärdomar har gjorts som delvis innebär att databaserna behöver ändras liksom arbetssättet. Hållbar stadsutveckling Ett förslag till riktlinjer för hållbart byggande har tagits fram under Beslut om riktlinjerna fattades av Miljö- och stadsbyggnadsnämnden den 21 november. Under året har seminarier genomförts där representanter för 18 kommuner deltog. Projektet har även

9 9 (12) stämts av med byggbranschen via Stadsbyggnadsforum och genom remiss av riktlinjerna till byggherrar och fastighetsägare. Ett förslag på genomförande av riktlinjerna har stämts av med projektledarna för stadsbyggnadsprojekten. Under 2013 kommer ett verktyg för uppföljning av riktlinjerna att tas fram och förankras. Stadsbyggnad på nätet Projektet Stadsbyggnad på nätet har som mål att göra det enklare att hitta information om vad som är på gång inom stadsbyggandet på Nackas webbplats. Ny kartfunktion, färre klick, bättre sökbarhet samt information om kostnader och möjligheter att påverka är några av förändringarna jämfört med tidigare. Alla stadsbyggnadsprojekt har lagts upp och kommer att publiceras externt under februari. Arbetet med att åstadkomma en navigering till önskat stadsbyggnadsprojekt via karta har försenat projektet då leverantörerna fått problem med funktionen. Kartlösningen bygger på Nackas nya externa webbkarta som ska användas integrerat i vår webb. Lansering av webbplatsen beräknas ske i början av Digital produktionslinje/dokumenthantering bygglov Ett samarbete har under året sökts med Göteborg, Norrtälje och Båstad kommuner. Ett gemensamt samarbete pågår för att få leverantören av vårt handläggningsstöd för bygglov, Tekis, att ta fram en lösning för e-signering av beslutade bygglov. Arbetet förväntas bli klart under Ett första steg till digital dokumenthantering har tagits genom att analoga postutskick ersätts av utskick via e-post och en utskickstjänst via servicecenter. I slutet av 2013 eller under 2014 förväntas den sista pusselbiten i form av e-arkiv för långsiktig digital lagring vara på plats i Nacka via en upphandling av Sveriges kommuner och landsting. Nacka bygger Ett kommunikationsarbete genomfördes tidigt under året där kunskaper om och betydelsen av Nackas tillväxt analyserades. Syftet var att få fram budskap för att påverka externa beslutsfattare om vikten av trafikinvesteringar i Ostsektorn samt skapa förståelse hos medborgarna i Nacka om tillväxtens effekter. Arbetet avbröts i samband med överenskommelsen om förstudien av tunnelbana till Nacka. Det arbetsmaterial som tagits fram av externa konsulter har bl.a. kommit till nytta i det intern kommunikationen samt i arbetet med tidningsbilagan. om översiktsplanens inriktning som delades ut till alla hushåll i Nacka i slutet av året. Mötesplats för stadsbyggnad Huvuduppgiften i projektet Mötesplatser under 2012 har varit att göra planutställningar i stadshuset och på biblioteken tillgängliga och attraktiva. Det omfattar formgivning av mallar för planscher och försättsblad till planhandlingar. Projektledaren har samverkat med planarkitekterna då nya utställningar tagits fram för att text och illustrationer ska kommunicera projektet på ett bra sätt. Vidare har projektet förmedlat kunskap om medborgardialog för anställda Miljö och stadsbyggnad och förtroendevalda i olika sammanhang.

10 Projektledaren har genomgått Sveriges kommuners och landstings utbildning för tjänstemän i medborgardialog och medverkar i nätverk för medborgardialog i planfrågor. Projektledaren ingår även i samverkansgruppen för kommunikatörer inom Miljö & stadsbyggnad och Teknik inom Nacka kommun. Inom projektet har även en del av Christian Rydberg Åkessons examensarbete Dialog om staden, en studie om medborgardialogens roll och betydelse för stadsplaneringen i Nacka kommun genomförts. 10 (12)

11 11 (12) 2.3 Strategiska mål och nyckeltal MSN 2012 Verksamhetsresultat Övergripande mål Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall T3 God kommunal service God kommunal service God kommunal service God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling Kundnöjdheten ska öka. Överprövningsvolymen ska vara tillräckligt stor för att ge ledning i rättspraxis. Andelen överprövade ärenden som ändras i sista instans ska minska. Stadsbyggande i Nacka ska ske med kvalitet och mångfald. Nyckeltal kopplat till NKIrättssäkerhet ska tas fram - till Mål & budget Andel antagna normala 25 % planer som överprövats. Andel antagna enkla planer 38 % som överprövats. Andel bygglovärenden som 5 % överprövats. Andel miljöärenden som 3 % överprövats. Andelen överprövade 20 % 1 planer som ändrats i sista instans. Andelen överprövade 28 % bygglovärenden som ändrats i sista instans. Andelen överprövade 18 % miljöärenden som ändrats i sista instans. Nyckeltal ska tas fram till Mål & budget Totalt sett har endast två normala och tre enkla planer överklagats En av dessa ändrades i sista instans.

12 12 (12) Insatta resurser Övergripande mål Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall T3 Effektivt resursutnyttjande Handläggningstiderna ska minska. Mediantid för bygglov Mediantid nybyggnadskarta (NBK) Genomsnittstiden för fastighetsbildning Genomsnittlig plantid (start pm - antagande) 6 v. 14 dgr. < 200 dgr. 30 mån 5 v. 13 dgr. 385 dgr. 72 mån. Effektivt resursutnyttjande Beslutsförmåga Andel delegationsbeslut Andel uppskjutna beslut 95 % < 5 % 93 % 3 % Effektivt resursutnyttjande Kundnöjdhet ska öka. NKI Plan NKI Bygglov (inkl NBK) NKI livsmedel NKI miljötillsyn 50 % 80 % 75 % 75 % Ej mätt 69 % 75% 64% Effektivt resursutnyttjande Produktiviteten ska öka. Produktivitetsnyckeltal ska tas fram till Mål & budget