PROTOKOLL Sida 1 Valnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Sammanträdesdatum Plats och tid Nämndhuset Nynäshamn lokal: Bedarön kl Beslutande Yvonne Lorentzson (S), ordförande Bengt Holwaster (MP) Bo Persson (L) Margaretha Gustavson (M) Per Malmsten (M) Icke tjänstgörande ersättare Kjell Ericsson (S), Åsa Nylund (S), Gullevi Karlsson-Pehrsson (S), Gunnel Jonsson (M), Marianne Jonsson (M) Övriga deltagare Susanne Wallgren utredare, Eva Ryman sekreterare Paragrafer 3-9 Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen, Kansliavdelningen kl Underskrifter Yvonne Lorentzson (S) ordförande Per Malmsten (M) justerare Eva Ryman sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: Sammanträdesdatum: Anslaget sätts upp: Anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Kommunstyrelseförvaltningen, Kansliavdelningen Underskrift Eva Ryman

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning Sida 3. Val- och röstningslokaler 4. Organisation av valadministrationen 5. Beslut i valnämnden inför valen Rekrytering av röstmottagare 7. Inför utbildningsdag för valnämnden 22 augusti 8. Personuppgiftsombud 9. Övriga frågor

3 PROTOKOLL Sida 3 3/17 VN/2017/0001/110 Val- och röstningslokaler Kommunsekreterare Eva Ryman och utredare Susanne Wallgren informerar om vallokaler och röstningslokaler: - Förvaltningen har haft ett möte med fastighetsavdelningen om vallokalerna inför valet Skollokalerna i Stora Vika och Tallbackaskolan är möjliga att använda som vallokaler. - Förvaltningen har haft kontakt med fastighetsägaren till Torö skola och kommer att ha ytterligare kontakt om möjlighet att hyra lokal för valet. Förvaltningen kommer också att titta på alternativa lokaler på Torö. - Möjligheten till vallokal/röstningslokal i Rumba förskola för valdistrikt 9, Nicksta, får undersökas vidare, samt även andra alternativ till röstningslokal i den norra delen av Nynäshamn. - Förvaltningen kommer också att se närmare på lokalerna i Fagerviks skola för eventuell alternativ lokal i skolan och lämplig placering av valsedlar.

4 PROTOKOLL Sida 4 4/17 VN/2017/0001/110 Organisation av valadministrationen Utredare Susanne Wallgren och kommunsekreterare Eva Ryman informerar om planeringen av organisationen av valadministrationen. Arbetet är tänkt att utföras i projektform och planeringen av arbetet har påbörjats. Förvaltningen har informerat kommunledningsgruppen om planeringen. Bilderna från presentationen sänds ut till valnämnden.

5 PROTOKOLL Sida 5 5/17 VN/2017/0001/110 Beslut i valnämnden inför valen 2018 Kommunsekreterare Eva Ryman informerar om de beslut som valnämnden kan behöva fatta under nästa år inför valen i september En sammanställning av besluten delas ut vid sammanträdet.

6 PROTOKOLL Sida 6 6/17 VN/2017/0001/110 Rekrytering av röstmottagare Rekrytering av röstmottagare kommer att påbörjas under hösten 2017 och genomföras på liknande sätt som inför valen Intresseanmälan som röstmottagare kommer att göras via kommunens webbsida.

7 PROTOKOLL Sida 7 7/17 VN/2017/0001/110 Inför utbildningsdag för valnämnden 22 augusti Kommunsekreterare Eva Ryman informerar om planeringen av utbildningen för valnämnden 22 augusti. Vid utbildningen kommer frågor om nyheter i vallagen, erfarenheter från valen 2014, valnämndens onsdagsräkning m m att tas upp. s sammanträde börjar kl och beräknas vara avslutat vid ca

8 PROTOKOLL Sida 8 8/17 VN/2017/0001/110 Personuppgiftsombud s beslut beslutar att 1. entlediga Annika Fri från uppdraget som personuppgiftsombud för kommunstyrelsen 2. välja Yvonne Persson, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, till personuppgiftsombud för valnämnden. Ärendet All behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad omfattas enligt 36 personuppgiftslagen (1998:204) av anmälningsskyldighet. Innan en sådan behandling ska en skriftlig anmälan göras till Datainspektionen. Om den personuppgiftsansvarige har anmält till Datainspektionen att man utsett ett personuppgiftsombud behöver en anmälan enligt 36 inte göras. Det nuvarande personuppgiftsombudet avslutar sin anställning vid kommunen varför ett behov av att utse någon annan som personuppgiftsombud uppstått. Uppgiften som personuppgiftsombud omfattar kommunstyrelsen, valnämnden, barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Ett entledigande måste beslutas av respektive nämnd likväl som beslut om att nytt personuppgiftsombud utses fattas av densamma. Kommunstyrelseförvaltningens bedömning Mot bakgrund av att nuvarande personuppgiftsombud avslutar sin anställning vid kommunen föreslår kommunstyrelseförvaltningen att istället utse Yvonne Persson som nytt personuppgiftsombud för valnämnden. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. entlediga Annika Fri från uppdraget som personuppgiftsombud för valnämnden 2. välja Yvonne Persson, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, till personuppgiftsombud för valnämnden.

9 PROTOKOLL Sida 9 9/17 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlades.