PROTOKOLL Sida 1 Valnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Sammanträdesdatum Plats och tid Nämndhuset Nynäshamn, lokal: Navet kl Beslutande Yvonne Lorentzson (S) ordförande Bengt Holwaster (MP) Åsa Nylund (S), tjänstgör för Bo Persson (L) Margaretha Gustavson (M) Gunnel Jonsson (M), tjänstgör för Per Malmsten (M) Per Malmsten (M) 32, fr o m kl Icke tjänstgörande ersättare Gullevi Karlsson-Pehrsson (S), Gunnel Jonsson (M) 32 Övriga deltagare Cristina Escobedo Rudberg projektledare, Christian Wigren kanslichef, Eva Ryman projektledare/sekreterare Paragrafer Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen Kansliavdelningen kl Underskrifter Yvonne Lorentzson (S) ordförande Åsa Nylund (S) justerare Eva Ryman sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: Sammanträdesdatum: Anslaget sätts upp: Anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Kommunstyrelseförvaltningen Kansliavdelningen Underskrift Eva Ryman

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning Sida 25 Röstmottagare i vallokal och röstningslokal - principer 3 26 Utnämnande av dataskyddsombud samt entledigande av personuppgiftsombud för kommunstyrelsen i Nynäshamns kommun 4 27 Begränsat öppethållande i vallokal 6 28 Utbildning av röstmottagare 7 29 Lokaler och tider för förtidsröstning vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige Avtal med PostNord för utförande av tjänster vid förtidsröstning för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 Rapport från utbildning Övriga frågor 12

3 PROTOKOLL Sida 3 25/18 Dnr VN/2018/0004/ Röstmottagare i vallokal och röstningslokal - principer s beslut beslutar att sträva efter att 1. den som kandiderar för ett parti och är placerad högt upp på ett partis lista inte bör tjänstgöra som röstmottagare i vallokal och röstningslokal, 2. röstmottagare från samma familj inte tjänstgör i samma valdistrikt och inte heller som ordförande, respektive vice ordförande i samma valdistrikt. Ärendet Till valnämndens sammanträde den 19 mars 2018 utarbetade kommunstyrelseförvaltningen ett diskussionsunderlag till valnämnden för inriktning om vem som kan vara röstmottagare. diskuterade valnämndens inriktning om vilka som kan vara röstmottagare vid sitt förra sammanträde, 23/18. beslutade då att uppdra till kommunstyrelseförvaltningen att ta fram ett beslutsförslag om inriktning om vilka som kan vara röstmottagare. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen gör följande bedömning utifrån det underlag som kommunstyrelseförvaltningen utarbetat för valnämndens diskussion vid sammanträdet den 19 mars och valnämndens diskussion vid sammanträdet: Den som kandiderar för ett parti och är placerad högt upp på ett partis lista bör inte tjänstgöra som röstmottagare i vallokal och röstningslokal. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att valnämnden strävar efter att röstmottagare från samma familj inte tjänstgör i samma valdistrikt och inte heller som ordförande, respektive vice ordförande i samma valdistrikt. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att sträva efter att 1. den som kandiderar för ett parti och är placerad högt upp på ett partis lista inte bör tjänstgöra som röstmottagare i vallokal och röstningslokal, 2. röstmottagare från samma familj inte tjänstgör i samma valdistrikt och inte heller som ordförande, respektive vice ordförande i samma valdistrikt. Kopia: Akten

4 PROTOKOLL Sida 4 26/18 Dnr VN/2018/0002/ Utnämnande av dataskyddsombud samt entledigande av personuppgiftsombud för valnämnden i Nynäshamns kommun s beslut beslutar att 1. entlediga Yvonne Persson, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, från uppdraget som personuppgiftsombud för valnämnden, samt 2. utse Maria Ekstedt, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, till dataskyddsombud för valnämnden. Bakgrund Under våren 2016 skrev Europaparlamentet och EU:s ministerråd under en ny dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation, GDPR). Den nya förordningen ska gälla för alla organisationer som lagrar eller hanterar personlig och känslig information om sina anställda eller kunder och kommer den 25 maj 2018 att ersätta den svenska personuppgiftslagen (1998:204) PuL. Förordningen gäller för all behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad eller ingår i register. Syftet med den nya förordningen är bland annat att modernisera gällande regler och få till stånd en mer enhetlig tillämpning inom EU. Förordningen innebär framförallt ett stärkt skydd för den registrerade och ett utökat ansvar för de som registrerar eller på annat sätt behandlar personuppgifter. En av de stora nyheterna i förordningen är den nya rollen som Data Protection Officer, DPO. Den svenska beteckningen för funktionen är dataskyddsombud. Kravet på att tillsätta ett dataskyddsombud gäller för offentliga myndigheter vilket innebär att samtliga personuppgiftsansvariga nämnder i kommunen kommer behöva utse ett dataskyddsombud för deras verksamhet. Rollen kommer ersätta nuvarande personuppgiftsombud och innebär ett mer renodlat och tydligare uppdrag kring bland annat granskning över kommunens hantering av persondata. Dataskyddsombudet ska fungera som en internrevisor och rapportera eventuella överträdelser av förordningen till förvaltningsledningen och den personuppgiftsansvariga nämnden. Andra arbetsuppgifter som enligt förordningen ska ligga på dataskyddsombudet är exempelvis att hjälpa organisationen med att ta fram konsekvensbeskrivningar över vissa särskilt känsliga behandlingar samt vara tillsynsmyndighetens kontaktperson.

5 PROTOKOLL Sida 5 26/18 Ärendet I samband med att den nya dataskyddsförordningen träder ikraft är samtliga kommunens personuppgiftsansvariga nämnder skyldiga att utse ett dataskyddsombud. Då kommunens skyldighet att utse personuppgiftsombud enligt nuvarande lagstiftning ersätts med skyldigheten att utse ett dataskyddsombud, behöver varje nämnd besluta om att entlediga nuvarande personuppgiftsombud från sitt uppdrag. Kommunstyrelseförvaltningen har internt rekryterat ett dataskyddsombud i syfte att samtliga personuppgiftsansvariga nämnder i kommunen ska kunna utse kommunstyrelseförvaltningens tjänsteman som dataskyddsombud för deras verksamhet. Dataskyddsombudet kommer totalt ha en tjänstgöringsgrad på 50 % för samtliga personuppgiftsansvariga nämnder. Kommunstyrelseförvaltningens bedömning Mot bakgrund av att uppdraget som personuppgiftsombud ersätts med ett dataskyddsombud i dataskyddsförordningen förslår kommunstyrelseförvaltningen att valnämnden entledigar Yvonne Persson, kommunjurist, som personuppgiftsombud och utser Maria Ekstedt som dataskyddsombud för valnämnden. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att 1. entlediga Yvonne Persson, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, från uppdraget som personuppgiftsombud för valnämnden, samt 2. utse Maria Ekstedt, kommunstyrelseförvaltningen, Nynäshamns kommun, till dataskyddsombud för valnämnden. Skickas till Akten Datainspektionen Y.Persson M.Ekstedt

6 PROTOKOLL Sida 6 27/18 Dnr VN/2018/0003/ Begränsat öppethållande i vallokal s beslut beslutar om avkortat öppethållande av vallokal i valdistrikt 17, Torö. Vallokalen skall hållas öppen mellan kl och samt och Ärendebeskrivning har den 13 februari 2018, 13, beslutat att samråda med Länsstyrelsen i fråga om avkortat öppethållande av vallokalen i valdistrikt 17 Torö vid valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Vallokalen föreslås vara öppen mellan klockan 09:00 och 13:00, samt 17:00 och 20:00. Länsstyrelsen har den 9 april 2018 beslutat att inte ha något att erinra mot att vallokalen i Nynäshamn 17 Torö har begränsat öppethållande vid val till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige den 9 september Då antalet röstberättigade i distriktet understiger 600 anser Länsstyrelsen att väljarna får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsningen i öppethållande. Vallokalen i Nynäshamn 17 Torö kommer på valdagen att hålla öppet mellan klockan och samt och Förvaltningens förslag till beslut beslutar om avkortat öppethållande av vallokal i valdistrikt 17, Torö. Vallokalen skall hållas öppen mellan kl och samt och Kopia: Akten

7 PROTOKOLL Sida 7 28/18 Dnr VN/2018/0004/ Beslut om utbildningstillfällen för röstmottagare vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 s beslut beslutar att genomföra utbildningar för röstmottagare för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige enligt förslag nedan. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att valnämnden beslutar att genomföra utbildningar för röstmottagare för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige enligt förslag nedan. För röstmottagare som ska tjänstgöra vid förtidsröstning: Tisdag 14 augusti kl. 09:30-12:00 Torsdag 16 augusti kl. 18:30-21:00 För röstmottagare, ordförande och vice ordförande i valdistrikt 1-10 Tisdag 21 augusti kl. 18:30-21:00 För röstmottagare, ordförande och vice ordförande i valdistrikt 11-20: Onsdag 22 augusti kl. 18:30-21:00 Reservdag för röstmottagare och för ersättare till röstmottagare i valdistrikt 1-10: Onsdag 29 augusti kl. 18:30-21:00 Reservdag för röstmottagare och för ersättare till röstmottagare i valdistrikt 11-20: Torsdag 30 augusti kl. 18:30-21:00 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att genomföra utbildningar för röstmottagare för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige enligt förslag nedan. Kopia: Akten

8 PROTOKOLL Sida 8 29/18 Dnr VN/2018/0003/ Lokaler och tider för förtidsröstning vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 s beslut beslutar att - utöver de lokaler och tider som valnämnden fattat beslut om 19 mars 2018, ska även följande lokaler användas för förtidsröstning den 22 augusti 9 september 2018 vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige: 1. Nynäshamns gymnasium, Nynäshamn 2. Hyresgästföreningens lokal, Backluravägen 31C, Nynäshamn - följande öppettider ska gälla för förtidsröstning på Nynäshamns gymnasium: måndag 3 sept kl följande öppettider ska gälla för förtidsröstning på Backluravägen 31C: Lördag 25 aug kl Söndag 26 aug kl Torsdag 6 sept kl Fredag 7 sept kl Lördag 8 sept kl Ärendet har beslutat om lokaler och tider för förtidsröstning vid sitt sammanträde den 19 mars 2018, 20. beslutade då att avvakta med beslut om lokaler och tider för förtidsröstning i norra Nynäshamn för att ge förvaltningen ytterligare möjligheter att utreda möjligheterna att etablera en tillfällig röstningslokal i norra Nynäshamn. Förtidsröstningen har ökat vid de senaste valen och majoriteten av de som förtidsröstar bor i den egna kommunen. 1 När kommunen planerar för förtidsröstning bör det tillgodoses att lokalerna är så många till antalet och har en sådan geografisk spridning att det fungerar väl att ta emot det förväntade antalet förtidsröstande i kommunen. Lokalerna ska vara värdeneutrala och i första hand placeras där det redan finns någon typ av aktivitet som väljare passerar. Utöver detta kan konstateras att en god tillgänglighet till förtidsröstningslokaler har effekter på valdeltagandet. Förvaltningen konstaterar att det är av vikt att det finns röstningslokaler med god geografisk spridning i hela kommunen för att tillgodose alla väljares möjlighet till god tillgänglighet till en röstningslokal. Tidigare har det funnits en röstningslokal i norra Nynäshamn som har kunnat tillgodose närhet till röstningslokal för de boende där, den lokalen är dock inte längre tillgänglig. Förvaltningen har därför utrett vilka andra möjligheter och lokaler som finns tillgängliga för förtidsröstning i norra Nynäshamn. Nedan beskrivs vilka möjliga lösningar som förvaltningen har utrett och bedömning av dessa alternativ. 1 För valet 2014 var det 90% av förtidsrösterna som tillhörde den egna kommunen. (Källa: Valmyndigheten)

9 PROTOKOLL Sida 9 29/18 1. Hyresgästföreningens lokal, Backlura Hyresgästföreningens lokal är belägen på Backluravägen 31C (gaveln av huset). Lokalen ligger mitt i bostadsområdet i Backlura, i en lokal längst ner i ett av bostadshusen. Den fysiska tillgängligheten till lokalen är god och placeringen av lokalen centralt i området är positivt. Lokalen är känd i bostadsområdet och används även i andra sammanhang såsom vid familjetillställningar. Den 25 augusti planeras för en stor familjetillställning då det kommer vara många personer i området i samband med detta. Nackdelen gällande denna lokal är att det inte passerar så många människor spontant, som inte bor i området. Den sammanfattande bedömningen som förvaltningen har gjort är att lokalen är lämplig som röstningslokal och Hyresgästföreningen har ställt sig positiv till att röstning genomförs i lokalen. 2. Nynäshamns gymnasium Möjligheten att rösta på gymnasiet har funnits vid tidigare val och har varit uppskattat bland gymnasieeleverna och skolans personal. Förvaltningen bedömer det som fortsatt viktigt att erbjuda förstagångsväljarna god tillgång till röstningslokal och föreslår därför att Nynäshamns gymnasium blir röstningslokal en dag under förtidsröstningsperioden. 3. Mobil röstningslokal Möjligheten att etablera en mobil röstningslokal har undersökts, men förordas inte av förvaltningen. Kostnaden för mobila enheter mycket hög i relation till andra röstningslokaler. Förvaltningen gör även bedömningen att en mobil röstningslokal inte är optimalt i norra Nynäshamn då en sådan flyttas från dag till dag. Förvaltningen gör bedömningen att det som bör etableras i norra Nynäshamn är en lokal där röstmottagning sker på samma plats vid varje tillfälle för att säkerställa förutsägbarhet och en god tillgång till röstningslokal för de boende i norra Nynäshamn. 4. Tillfällig bod Det finns möjligheten att hyra flera typer av kontorsbodar. Fördelen med dessa är att de är förberedda med viss grundinredning, el för uppvärmning och belysning. De är relativt enkla att installera då de lyfts på plats. De utmaningar som förvaltningen konstaterat finns med dessa bodar är att det krävs ett betydande arbete från förvaltningen när det gäller att färdigställa denna lokal då det behövs visst markarbete, tillfälligt bygglov, avtal gällande el och mark samt översyn av försäkringar och säkerhetsfrågor. Förvaltningen konstaterar även att det finns vissa arbetsmiljömässiga utmaningar med att sitta i en tillfällig lokal som skulle vara bra att utreda ytterligare. Utöver möjligheten att lyfta på plats en större kontorsbod finns möjligheten att bygga upp en tillfällig mindre bod i trä om max 15m2. Denna bod kräver inte bygglov om byggnaden placeras inom allmän plats som kommunen är markägare till, samt uppfyller vissa andra krav. Utmaningarna med att bygga en bod är dock att det krävs en betydande arbetsinsats när det gäller att bygga boden samt installera lösningar för el och värme samt även att lösa andra logistiska frågor. Sammantaget gör förvaltningen bedömningen att etablering av tillfällig bod i norra Nynäshamn inte är en effektiv lösning till valet Möjligheten att etablera röstningslokal i befintliga verksamhetslokaler i norra Nynäshamn Förvaltningen har undersökt möjligheten att hyra en del av befintliga verksamhetslokaler i norra Nynäshamn, och även fört en dialog med ägare av verksamhets- och butiksfastigheter som bedömts som lämpliga. Tyvärr har det dock inte varit möjligt att hitta en befintlig lokal som dels passar valets behov och dels passar befintliga verksamhetens förutsättningar.

10 PROTOKOLL Sida 10 29/18 6. Förskolan Backlura I förskolan på Backlura kommer vallokalen för valdistrikt 9 Nicksta att vara, och förvaltningen har således redan gjort bedömningen att lokalen är lämplig som plats för röstmottagning. Det är en fördel att det finns en kontinuitet och det talar för att det är en bra lösning att även ha förtidsröstning i samma lokal. Nackdelen är dock att det inte finns någon möjlighet att ha röstmottagning när förskolan är öppen, och röstmottagning kan därför endast ske under helgerna. Förvaltningen gör bedömning att det skulle vara av stort värde att ha öppet ytterligare några dagar för röstning i norra Nynäshamn för att säkerställa en bättre tillgänglighet. Sammantaget gör därför förvaltningen bedömningen att det skulle vara bättre att vara i en lokal där det är möjligt att ha öppet mer. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen gör bedömningen att det är viktigt att erbjuda alla väljare god tillgång till röstningslokaler, och att det är av vikt att ha en röstningslokal i norra Nynäshamn. Vid tidigare val har röstningslokalen i norra Nynäshamn varit väl besökt och nu när den lokalen inte finns kvar gör förvaltningen bedömningen att den bör ersättas till viss utsträckning för att möjliggöra för boende i norra Nynäshamn att rösta. Förvaltningen har arbetat för att hitta en röstningslokal på en plats där många människor passerar men gör bedömningen att det tyvärr inte finns förutsättningar till valet 2018 att etablera en sådan röstningslokal. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att röstningslokaler inrättas på Nynäshamns gymnasium och i Hyresgästföreningens lokal på Backluravägen 31C. Genom dessa röstningslokaler gör förvaltningen bedömningen att boende i norra Nynäshamn får en tillfredställande möjlighet att rösta i sitt närområde samt att förstagångsväljarna får möjlighet att rösta på gymnasiet. I övrigt anser förvaltningen att det finns god möjlighet att förtidsrösta där många människor passerar genom de röstningslokaler i Folkets Hus, Sjötelegrafen, Sorunda och Ösmo som valnämnden har beslutat om sedan tidigare. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att - utöver de lokaler och tider som valnämnden fattat beslut om 19 mars 2018, ska även följande lokaler användas för förtidsröstning den 22 augusti 9 september 2018 vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige: 1. Nynäshamns gymnasium, Nynäshamn 2. Hyresgästföreningens lokal, Backluravägen 31C, Nynäshamn - följande öppettider ska gälla för förtidsröstning på Nynäshamns gymnasium: Onsdag 5 sept kl följande öppettider ska gälla för förtidsröstning på Backluravägen 31C: Lördag 25 aug kl Söndag 26 aug kl Torsdag 6 sept kl Fredag 7 sept kl Lördag 8 sept kl

11 PROTOKOLL Sida 11 29/18 Yrkande Ordförande Yvonne Lorentzson (S) yrkar bifall till förslaget med den ändringen att förtidsröstningen på Nynäshamns gymnasium genomförs måndagen den 3 september kl Proposition Ordföranden (S) ställer proposition på bifall eller avslag till förslaget med den yrkade ändringen och finner att valnämnden beslutat bifalla förslaget med den yrkade ändringen. Kopia: Akten Exp: Kanslichef, Projektledare

12 PROTOKOLL Sida 12 30/18 Dnr VN/2018/0006/059-1 Avtal med PostNord för utförande av tjänster vid förtidsröstning för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 s beslut beslutar att 1. anlita PostNord för att utföra sortering och transporter vid förtidsröstning för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige uppdra till valnämndens ordförande att teckna avtal med PostNord för utförande av tjänster vid förtidsröstning. Ärendet Nynäshamns kommun har möjlighet att anlita PostNords valtjänster vid sortering och transporter vid förtidsröstning vid valet 2018 genom en direktupphandling. Nynäshamns kommun anlitade Posten för sortering och transporter vid förtidsröstningen vid valen till Europaparlamentet och vid valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige Vid tidigare val har kommunen utfört de tjänster som Posten utfört. De tjänster som tillhandahålls genom avtalet kan kort beskrivas så här: Rösterna hämtas löpande varje dag vid de lokaler där förtidsröstning äger rum, även väljarförteckningar hämtas dagligen. Säker sortering och förvaring har beaktats. Förtidsrösterna levereras till vallokalerna under valdagen. Enligt utvärderingen av valet 2014 ansåg såväl röstmottagare, valnämnd som valkansli att Posten i Nynäshamn utförde överenskomna tjänster på ett tillfredsställande sätt såväl vid Europaparlamentsvalet som vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Enligt utvärderingen av valet 2014 uppstod en del problem runt själva avtalsskrivandet 2014, avtalet fick kompletteras med en lokal överenskommelse med detaljerad information om till exempel tider för leveranser från Posten under valhelgen och dagarna efter valdagen till onsdagsräkningen. Enligt utvärderingen bör målsättningen vara att avtalsskrivandet inte drar ut på tiden och tar kraft från annat viktigt förberedelsearbete. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen gör bedömningen att ett avtal bör tecknas för utförande av valtjänster i likhet med Förvaltningen gör också bedömningen att ett avtal ska vara klart och undertecknat innan den 30 april. Arbetet med avtalet pågår på förvaltningen, men kommer inte att vara färdigställt till valnämndens sammanträde den 19 april 2018 och kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att valnämnden uppdrar till valnämndens ordförande att teckna avtal med PostNord om valtjänster.

13 PROTOKOLL Sida 13 30/18 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att 1. anlita PostNord för att utföra sortering och transporter vid förtidsröstning för valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige uppdra till valnämndens ordförande att teckna avtal med PostNord för utförande av tjänster vid förtidsröstning. Kopia: Akten Projektledaren

14 PROTOKOLL Sida 14 31/18 Rapport från Länsstyrelsens utbildningsträff inför valet 2018 Projektledare Cristina Escobedo Rudberg och projektledare Eva Ryman informerar från Länsstyrelsens utbildningsträff den 26 mars 2018.

15 PROTOKOLL Sida 15 32/18 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlades.