Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel

Transkript

1 Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel Göteborg Foto: Linda Andersson Sida 1 av 16

2 Innehållsförteckning Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel... 1 Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll... 4 Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en el två (kostnadsfråga)?... 4 Ämne: Utmaningar i ledarskapet... 5 Ämne: Arbeta i sprintar... 7 Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel... 7 Ämne: Förorenad mark... 8 Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation?... 8 Ämne: Kosttillskott... 9 Ämne: Kretslopp, hur komma igång?... 9 Ämne: Digital ärendehantering Ämne: Motiverande samtal Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt? Ämne: Hur arbetar vi med feedback? Ämne: Samverkan mellan kommuner Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden Sida 2 av 16

3 Om mötesformen Open Space och vårt möte Under Mötesplats Goda Exempel 2015 ägnade vi en stund av den första dagen åt diskussioner som organiserades enligt Open Space metoden. Temat var hur vi kan närma oss det Önskade läget. Open Space är en mötesform där deltagarnas idéer och frågor formar mötet. Dagordningen skapas tillsammans på plats, utifrån vad man behöver och vill prata om. Mötet har en struktur och en ledning som ser till att alla kommer till tals på lika villkor. De deltagare som ville presenterade en diskussionsfråga, och alla mötesdeltagare som ville diskutera den frågan samlades i en grupp. Sammanlagt föreslogs 17 ämnen, och det bildades 16 diskussionsgrupper (två närliggande ämnen slogs ihop). Det stod var och en fritt att delta i vilken eller vilka diskussionsgrupper man ville, men också att välja en ny grupp om man så ville under pågående diskussion. Deltagarna i diskussionsgruppen sammanfattade sina reflektioner och slutsatser på ett blad, och alla blad hängdes upp för beskådan. Det som skrevs på dessa blad återges också i denna rapport. Foto: Maria Nylén Sida 3 av 16

4 Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll Initiativtagare: Cecilia Ramirez-Vera Att ta betalt i förväg (årligen) förtätar planeringen av verksamheten. Målet med livsmedelskontroll är att säkerställa livsmedelssäkerheten för medborgarna, och inte om betalning. Kommuner som har svårt att göra sina kontroller måste utreda anledningen, varför det hände. Livsmedelssäkerhet blir inte bättre om kontroller inte görs. Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en eller två (kostnadsfråga)? Initiativtagare: Ylva Fägerås Hur mäter man effektivitet? Vid tillsyn av enskilt avlopp träffar man på nya personer vid varje tillfälle, hur bedöms säkerheten? Erfarenhet från Åmål åker ensam och har inte haft några problem. När man åker två tillsammans blir det mer likvärdig bedömning bättre effektivitet (tidsbesparing?) Efterarbetet blev effektivare när tillsynen görs av två personer Samverkan vid tillsyn göra tillsyn av olika områden i samma område t ex avlopp, lantbruk, industrier. Erfarenhet från Alingsås åker två, tycker det funkar bra känns mer effektivt och blir en bättre bedömning inför förbud etc. Vilka säkerhetssystem vid tillsyn finns kostnad, rutiner, jourtelefon, larm Alkolås kommer mycket, kan ses som en säkerhetsrisk Sida 4 av 16

5 Hjälpas åt att hålla koll på våra kollegor Kan ta hjälp av polisen, ringa och höra om en fastighetsägare förekommer i registret Sammanfattning: Görs olika i olika kommuner Jämföra mellan kommuner där inspektören åker ensam framtida studie? Bättre arbetsmiljö, säkrare bedömning., inte mindre effektivt att åka två st. Bättre bemötande mot fastighetsägare om det är två som kommer ut kan förklara på olika sätt Bättre samsyn när två personer åker på tillsyn. Ämne: Utmaningar i ledarskapet Initiativtagare: Eva Berglund Laget betyder allt chefen är utbytbar. Som chef behöver man fråga medarbetare vad de behöver för att må bra och arbeta effektivt. Miljöchefsnätverk Fyrbodal. Vad vill Sverige? Är vi på väg åt rätt håll? Beror på vad politiker vill och vilka frågor som är viktiga för kommunen. Tillsynstillståndet i kommunen. Glada och ledsna gubbar för att indikera var det finns brister i tillsynsarbetet. Vi behöver serva våra politiker med vad som behöver prioriteras. Delaktighet, jobba i team, ha ett klimat med högt i tak. Att se fel som att utvecklas, bra att ha tydligt mål är vi på väg åt rätt håll? Sida 5 av 16

6 Vad finns för förväntningar på mig som medarbetare, ge återkoppling, öppet klimat för att våga fråga, att känna förtroende och att bli lyssnad på Kaisen, en del av LEAN är ett bra system (medarbetardrivet system), skapa mindre grupper för förvaltningsgräns. Möten - vi har många Tydlig dagordning, mer öppna mötesformer, bryta ner det önskade läget till delmål Vi vill att mötet ska vara kreativt och att arbetet leder framåt Skyldighet att fråga den håller i mötet Definiera möten Förbereder sig Allas ansvar att det blir bra. Operativt, morgonmöten Utvecklande, hur vi arbetar Stabil grund behövs för att utveckla och förändra. Personalomsättning hur får man personal att vara kvar? Våga prata högt i tak, introduktion, fråga varför de slutar, jobba med trivsel, var inte nonchalant mot sin personal visa dem respekt, försöka identifiera Försök identifiera varför vi har omsättning, man blir sedd, få utvecklas, bra arbetsmiljö, chef ska arbeta för medarbetaren Man är inte nöjd med sina arbetsuppgifter, eller det geografiska läget har kommit fram till detta i samtal med medarbetare. Chefen måste fråga medarbetaren hur det går för att nå det önskade läget - vi måste definiera nuläge och målbild, - prioritera, det lilla kontoret har nära kontakt mellan politiken. Chefens utmaning motiverande samtal med medarbetarna. Sida 6 av 16

7 Ämne: Arbeta i sprintar Initiativtagare: Johan Ragnemalm Mer effektivt hinner med fler inspektioner Följer upp varandras beslut kan ses som en kvalitetssäkring Fokuserar på ett kontrollområde/geografiskt område Trevligt att göra inspektioner ihop Mer gemensamt ansvar för kontrollen Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel Initiativtagare: Ritva Rådefalk & Eva Rehnberg NACKDELAR med att inte ha länsmöten: - Vi förlorar mycket av det som är på gång när vi inte träffar SLV. - Västra Götaland är enda länet utan länsmöten, vilket innebär problem då SLV inte kan ge likvärdig information. FÖRDELAR med att ha länsmöten: - Större möjligheter till samsyn mellan kommuner/inspektörer - Vi får aktuell information från SLV - Vi kan få SLV:s info om avvikelser 2016, teoretiskt på våren och case på hösten. FORMER: - Länsmötena kan bestå av en halvdag med info från SLV och den andra halvan kan utgöras av diskussioner i Open space-form alternativt att en projektgrupp tar fram ett program. Sida 7 av 16

8 - MVG:s stora tillsynsprojekt ska börja med uppstartsmöte, vilket skulle kunna kombineras med info från SLV. HUR NÅR VI FRAM? - Motivera behovet av länsmöten för alla miljöchefer och MVG:s styrgrupp. Ämne: Förorenad mark Intiativtagare: Ylva Lindahl Kommunerna behöver ha en handlingsplan för hur de ska hantera förorenad mark. Vissa kommuner har börjat arbeta med detta. Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation? Initiativtagare: Gunnar Edlund - Att ta hänsyn till: Hur ser den ideala lösningen ut? Vad är motivet? Stefans reflektion: Omorganisation tar tid. Kommunikation & förankring gör att det krävs en viss tid oavsett om man gör det i början eller hanterar det efteråt. - Organsation kan se olika ut, Uddevalla har t ex en mera projektinriktad organisation + arbetssätt än Gbg och Varberg. - Ett fungerande medarbetarskap och ledarskap är grundläggande. Annika: Viktigt med tydlighet och motiv till förändring för att skapa förankring hos medarbetarna. Sida 8 av 16

9 Hur ska man inte göra? Öppna upp för delaktighet i processen men inte tala om vad som går att påverka Ha en forcerad tidsplan som inte ger möjlighet till återkoppling eller motivering av de val som görs. Ämne: Kosttillskott Initiativtagare: Sonja Eriksson Taxan kan användas som underlag i beslut Stockholms policy för riskklassning Klagomål till hemkommunen Hänvisa till speciallagstiftning med många olika typer av avvikelser Måste vi vara så rädda? Bra med överklaganden, då kan vi bli bättre Ämne: Kretslopp, hur komma igång? Initiativtagare. Emma Selin Viktigt: Stark politisk vilja i kommunen utbilda/informera sin miljönämnd Lyfta fram alla fördelar tydligt för politiker/kommuninvånare Samtliga involverade parter med på spelplanen Att i alla fall ha ett fungerande system inom en snar framtid. Sida 9 av 16

10 Ämne: Digital ärendehantering Initiativtagare: Per Olsson Deltagare: Elektronisk signering Miljönämnden i Mellersta Bohuslän testar digital signering via smarta kort Lst VG anser att beslut är signerade i och med att det diarieförs (det finns en särskild signeringsfunktion som används) Elektronisk signering Lst VG delger delvis digitalt mottagningsbevis via epost Arkivering Hur gör man? Saknar allmänna råd Ärendehanteringssystem kommunikation med andra system? kostnaden för ärendesystem är stor mycket snack om vision och ECOS m m? E-tjänster koppling till ärendesystem? Filformat (Arkiv) - Lst använder den PDF-A, dock går alla filer inte att konvertera till PDF-A Ämne: Motiverande samtal Initiativtagare: Sonja Lejmark MI > kunden känner sig inte överkörd vill bestämma själv Ger bättre resultat då pc får förståelse = miljönytta MI > att man kommer längst med Sida 10 av 16

11 Motiverande samtal = arbetsmiljöfrågor. Personalen känner sig ofta säkrare. Bra att vi som arbetar som myndighet blir utsatt själv > ser och värdesätter Gäller att bryta att kunden inte hamnar i försvarsläge = låser Ledarskapet viktigt, kunna motivera andra/personal + Rådgivning Mötet är viktigt, se människan, kontakten viktig både ledare personal, kund-myndighet Modernisera ledarskapet och inspektörsrollen > att inte slå andra i huvudet Fantastiskt arbetssätt, man ser människan = samtalet är viktigast = ger trygghet hos företagaren. Hitta en nivå där man får förståelse = förutsättning för att sälja in budskapet Måste arbeta aktivt med att hitta former för och teknik att tillämpa MI Måste prioritera och lägga tid på att träna. Tydliga effekter att verksamhetsutövarna får en annan attityd och vilja att själva engagera sig. Ingen kritik intern och externt på dåligt bemötande. Bra betyg i Insikt. Hur gå vidare? Färskvara p g a personalomsättning > bygg nätverk mellan kommuner = samverkan = MVG Medarbetarsamtal, rekrytering strukturerat kompetenskrav, tester > få personer som passar för inspektörsrollen med motiverande samtalsmetoden. Utbildning externt ( TUV) Mentorer internt/internutbildning. Bygga en värdegrund = attityden, viljan att förändra och utveckla, förhållningssätt = samtalet. Del i ett Sida 11 av 16

12 körkort för nya inspektörer. Samtalsmetodik i utbildning (högskolorna). Miljöcheferna har samverkansgrupp med högskolan Gbg. Ha uthållighet + få med all personal, kräver aktivt arbete. De flesta positiva i grunden. Kick-off möten. Samverkan med andra typer av myndigheter, t ex polisen Kontrollkortmetoden = inte checklistor. Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt? Initiativtagare: Monika Magnusson, NV Omfattning av tillsyn BU olika innehåll, hur ska vi få dem jämförbara? Andra sätt än enkäter, bra att plocka från andra. Styra ärendehanteringssystem så att vi lätt får fram uppgifter som underlättar uppföljningen. Hur ska tillsynsmyndigheten rapportera till t.ex. Naturvårdsverket? Brevlåda? Bra att myndigheter samverkar. Kommuner ser olika ut och gör olika svårt att jämföra. Samma frågor behöver ställas under lång tid så att det underlättar att få fram uppgifterna och det går att jämföra resultatet över längre tid. Resurser Uppföljning kan bidra till tydligare signaler om var tillsyn behövs. Uppdraget att ge råd och information får ibland stå tillbaka p g a debiteringskrav. Gemensamma plattformar för informationsutbyte. Sida 12 av 16

13 Ämne: Hur arbetar vi med feedback? Initiativtagare: Anders Ramberg Feedbacksamtal en gång/mån med chefen. Tvingas sätta sig in i varandras arbete. Viktigt med tillit för att kunna ge bra feedback Feedback-punkt på APT Utbildning i feedback, finns experter Ställa sig frågan: Varför blev det så här? Inte VEM. Värdegrund: Hur är man en bra kollega? Avdramatisera och skapa öppenhet Olika teman på APT I början kan feedbacksamtalen kännas lite stela men efter ett tag blir det mer avdramatiserat. Miljösamverkan kanske kan ta vidare detta genom utbildning i feedback. Om man lär känna varandra blir det lättare att ge feedback. Börja med det positiva, sen konstruktivt. Stimulera till positivt tänkande. Vår utbildningsbakgrund är något fyrkantig. Viktigt med utbildning i hur man hanterar människor. Ämne: Samverkan mellan kommuner Initiativtagare:?? Statligt verk Jordbruksverket har en portal checklistor info gemensamt Centrala verk har en nyckelroll Sida 13 av 16

14 Statliga verk har en nyckelroll till att vara plattform för bedömningsgrunden och distributionsplattform/forum Personalpool specialister Tidsbrist mycket ärenden lite tid över till samverkan. Hur effektiviserar vi ärendehanteringen för att få tid över utan att jobba sig trött. Byta inspektörer mellan kommuner, som gästinspektör, för att byta erfarenhet. Ge tid för förändring hos cheferna. Mötesplattformar, t ex Miljösamverkan Väst, Naturvårdsverket Hur kommer man vidare i samverkan mellan myndigheter, vem tar bollen? Hur motiverar vi inför verksamhetsutövare att vi arbetar så olika? Vad är gemensam minsta nämnare i tillsynskrav? Chefsnätverk kan vara ett sätt att förbättra samverkan. Förstatliga livsmedelskontrollen? Miljösamverkan som bas. Ring en kollega i annan kommun, lättare när man träffats tidigare. Personalpool i gemensam tillsyn, tillsammans med ett antal kommuner. Dock kluvet för handläggaren. Samverkan mellan kommunalt regionalt nationellt, hur? Vill vi förstatliga? Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen Initiativtagare: Max Olsson Miljökontorens tillsynsområde (oftast) Väteperoxid 12%, salpetersyra >2% (exempel) (aceton) kaliumklorat Hur hitta vilka som har kemikalierna? Sida 14 av 16

15 MSB har tillstånden för sprängämnes ( ) konservatorer, lab, jordbrukskemikalier, jakt(klubbar) / butiker, övningsfält, ammunitionstillverkare, fyrverkeritillverkare (?), järnhandel, tändstickstillverkare MSB sprängämnes. KemI särskilt farliga kemikaler vägledande myndigheter SAKAB tar hand om /destruerar kemikalier Specialtransporter (?) för spec.kem. Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden Initiativtagare: Malin Leo Allemansrätten, Miljöbalken, vill inte hamna i Malmös situation, Vi vill inte vara slagträ Använda bilder för att informera om t ex oljespill, latrin HUSOCKUPATION: polisen avhyser, nästa gång byggnämnden m h a PBL Finns nationella utredare Kommunen får bedöma om det är skräp De som ska städa utsätts för hot och våld Kommunen fick ställa bajamajor på parkering för utländska förare Laholm enkelrum för utländska chaufförer. Lag om anställda åkeribranschen bostadsutrymme. Vad har vägverket för skyldigheter? Är det OK att kommunen sätter ut bajamajor vid tältläger? Sida 15 av 16

16 Lösning: Öppna ett antal campingplatser. Samarbetsprojekt Bulgarien, Rumänien? TVL-portalen tråd för Goda exempel. Höra Miljösamverkan Skåne. Finns det Naturvårdsverket Nationellt? MIGRATIONSBOENDEN. Genom Räddningstjänst. Sekretess på boende innan de öppnar. Tillsyn till allvarligaste objekten. Fukt och mögelproblem. Ventilation på engelska, beskriv enkelt Open the window. Hitta beskrivande bilder. Ha med sig de vanligaste fraserna på olika språk. Sida 16 av 16