Centralförvaltningens nät av verksamhetsställen

Transkript

1 Stadsfullmäktige Centralförvaltningens nät av verksamhetsställen Arbetsgruppen för servicenätverk Efter sammanslagningen av flera kommuner (Lojo, Karislojo och Nummi-Pusula) samlades centralförvaltningens samtliga funktioner i de lokaler som behövdes i Monkola. Centralförvaltningens lokaler består närmast av kontors-, utbildnings- och kundservicelokaler, en lämplig lokal för arkivet samt tekniska utrymmen för dataförvaltningen. Centralförvaltningens nätverk av verksamhetsställen består av följande: Stadshuset Monkola, Karstuvägen 4, Lojo vån. 3: förvaltnings-, ekonomi-, personal- och utvecklingsservice (xx m2) entréhallen: kundservice och telefonväxel (xx m2) vån. 0: arkiv och kopiering (xx m2) ABC-stationen, Karnais, Hossanmäkivägen 1, Lojo turist- och infokiosk (xx m2) Lohjantähti, Kalevagatan 4, Lojo dataklass (xx m2) Företagshuset BusinessLohja, Nummisvägen 12 14, D-trappan, Lojo näringsbyråns kontor (18,5 m2) företagskuvös (hyresgarantin på centralförvaltningens ansvar) Larsgatans arkiv (xx m2), Larsgatan 54, Lojo Servicekontoret i Nummis kommunhus (xx m2), Siipoontie 1, Nummi Arkivet i Nummis kommunhus (xx m2), Siipoontie 1, Nummi Arkivet flyttades till Larsgatans arkiv Servicekontoret i Karislojo kommunhus (xx m2), Keskustie 23, Karislojo Lojo centrums hälsostation, Ojamogatan 36, Lojo dataförvaltning och maskinsal (xx m2) dataklass (xx m2) Tynnismalms brandstation, Malmskillnadsvägen 4, Lojo ledningscentral för undantagsförhållanden och maskinsal (xx m2), Malmskillnadsvägen 4, Lojo Pusula brandstation: reservledningscentral (inga verksamhetskostnader), Keskustie 6, Pusula Depån i Pappilankorpi, Plåtslagarvägen 10 12, Lojo

2 dataförvaltningens installeringslokaler och lager (xx m2) Den interna lokalhyra som tekniska sektorn fakturerade för lokalerna uppgick till euro De externa lokalkostnaderna uppgick till euro och hade följande fördelning: Dataklassen i Lohjantähti ,- Kontorslokalen för parkeringen i 6 016,- Lohjantähti Turistinformationen vid ABC 6 608,- Kontorslokalerna för näringsbyrån i 5 510,- BusinessLohja Kontorslokalerna för projektet Luotain i 6 999,- BusinessLohja Företagskuvösen i BusinessLohja ,- (hyresförlust) Centralförvaltningens nuvarande lokaler räcker till för serviceproduktionen. I fråga om lokaler kommer följande centralisering och effektivisering att ske: Servicekontoret i Karislojo flyttar till Karislojo bibliotek (maj juni). Förskoleverksamheten blir kvar i kommunhuset; flyttning och behövlig finansiering för förändringen utreds. Servicekontoret i Nummi flyttar till Saukkola bibliotek (maj juni). Kommunhuet är till salu. Arkivet flyttade till centralarkivet på Larsgatan i februari Efter de nämnda förändringarna har centralförvaltningen inga behov av lokaler i kommunhusen i Nummi och Karislojo. Enheten för första insatsen verkar i den hyrda kontorslokalen vid ledningscentralen för undantagsförhållanden. Dataförvaltningen flyttar från Lojo centrums hälsostation till nödcentralens lokaler. Dataförvaltningens nuvarande lokaler övergår till HNS laboratorier. Centralförvaltningens servicenätverk kan också betraktas ur ett så kallat funktionellt perspektiv. Lojo stads organisation har decentraliserade förvaltningstjänster i olika organ och sektorer. Flera jämförelsekommuner i prestandamätningarna har centraliserat förvaltningstjänsterna och allt mer övergått till en verksamhet enligt ett koncernkoncept. I praktiken har detta inneburit att bland annat beredningsprocesser, ärendehantering, upphandling och liknande verksamheter har samlats centralt och gemensamma servicekontor byggts upp. Centralförvaltningen har i sin egen genomgång av servicen och organisationen utgått från att man borde behandla den nuvarande

3 stuprörsorganisationen som en större helhet och söka koncept av en ny typ för att producera förvaltningstjänster. I den genomgång av organisationen som inleds på hösten studeras centralförvaltningen bland annat utgående från ett koncernkoncept. I fråga om elektronisk kommunikation lägger centralförvaltningen ut elektroniska blanketter för internt bruk inom staden under Elektroniska blanketter ger kunderna möjlighet att lämna in begäran om service digitalt, utan att kunden behöver veta exakt vilken serviceproducent som ansvarar för saken inom centralförvaltningen. Med verksamhetskonceptet i fråga kan man låta produktionsorganisationen träda tillbaka i kundens perspektiv. När tjänsterna digitaliseras kan resurserna inom organisationen användas effektivare och resurspooler skapas för att producera olika tjänster. I framtiden kommer arbetet att allt mer präglas av ett sätt att arbeta så att säga borta från arbetsplatsen. Många arbetsuppgifter kan man redan nu delvis sköta oberende av plats. När arbetslokalerna utvecklas bör man ta i beaktande att förvaltningens kontor får så kallade tysta arbetsrum, där de anställda kan arbeta tillfälligt eller exempelvis mellan möten. Lösningen i fråga gör att staden i framtiden kan frigöra kontorslokaler och därmed samla lokalerna centralt. (Partanen) Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk beslutar att 1) anteckna nuläget inom centralförvaltningen för kännedom jämte de riktlinjer och planer för utveckling av servicenätverket som för närvarande utarbetas 2) föreslå stadsstyrelsen att den fortsatta beredningen i fråga om lokaler sker enligt det ovan framförda och att beredningsarbetet under hösten fäster uppmärksamhet vid omorganiseringen av serviceverksamheten och koncepten för den. Arbetsgruppen för organisation och servicenätverk beslutade att 1) anteckna nuläget inom centralförvaltningen för kännedom jämte de riktlinjer och planer för utveckling av servicenätverket som för närvarande utarbetas 2) föreslå stadsstyrelsen att den fortsatta beredningen i fråga om lokaler sker enligt det ovan framförda och att beredningsarbetet under hösten fäster uppmärksamhet vid omorganiseringen av serviceverksamheten och koncepten för den 3) konstatera att den fortsatta beredningen utreder möjligheten att använda en bokbuss som mobilt servicekontor.

4 Stadsstyrelsen Centralförvaltningen har fortsatt att bereda projektet Kommunens vardagsrum tillsammans med biblioteksväsendet. Det uppsatta målet för tidsschemat är att flytta servicekontoret i Karislojo kommunhus till Karislojo bibliotek innan semestrarna börjar och därefter fortsätta med att flytta servicekontoret i Nummi kommunhus till biblioteket i Saukkola. För båda servicekontoren är de byggnadstekniska planerna redan klara. Dataförvaltningen påbörjar flyttningen av sin verksamhet från hälsostationen i centrum till lokaler vid Tynnismalms nödcentral under sommaren. (Pasi Perämäki) Tf. stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar 1. att fortsätta beredningen av centralförvaltningens servicenätverk enligt det ovan framförda 2. att uteda möjligheten att använda en bokbuss som mobilt servicekontor. Arbetsgruppen för servicenätverk Centralförvaltningen har fortsatt att bereda projektet Kommunens vardagsrum tillsammans med biblioteksväsendet. Det uppsatta målet för tidsschemat är att flytta servicekontoret i Karislojo kommunhus till Karislojo bibliotek innan semestrarna börjar och därefter fortsätta med att flytta servicekontoret i Nummi kommunhus till biblioteket i Saukkola. För båda servicekontoren är de byggnadstekniska planerna redan klara. Dataförvaltningen påbörjar flyttningen av sin verksamhet från hälsostationen i centrum till lokaler vid Tynnismalms nödcentral under sommaren. (Pasi Perämäki) Arbetsgruppen för servicenätverket beslutar 1. att fortsätta beredningen av centralförvaltningens servicenätverk enligt det ovan framförda 2. att uteda möjligheten att använda en bokbuss som mobilt servicekontor.

5 Henri Partanen lämnade sammanträdet efter behandlingen av detta ärende, kl Stadsstyrelsen Den första fasen i projektet Kommunens vardagsrum har slutförts. Servicekontoren i Nummi och Karislojo har flyttat till biblioteken. Under hösten utökas kundservicens tjänster bland annat för teater- och konsertbiljetter. I den andra fasen under 2016 utvidgas verksamheten så mycket som möjligt till att även omfatta andra närbibliotek; Virkby och Sammatti står i tur som nästa. Under 2016 görs ett försök med en bokbuss som mobilt servicekontor. I och med organisationsreformen utreds därtill möjligheterna till samarbete mellan huvudbiblioteket och stadshuset Monkola när det gäller kundserviceutbudet. I fråga om turistservicens lokaler utreds olika alternativ för placering i centrumområdet. Utredningen omfattar bland annat en fastighet i kanten av torget (den så kallade sockerbiten) samt samarbete mellan biblioteket och turistservicen i fråga om lokaler och tjänster. Att ge turistservicen lokaler i anslutning till huvudbiblioteket vore motiverat bland annat med tanke på det stora antalet besökare. Likaså ger denna modell även ett naturligt sätt att organisera vikarier. Enligt planerna ska turistservicen flytta på våren Dataförvaltningen har fortsatt att samla verksamheten centralt. Personalen vid Lojo centrums hälsostation har flyttat (dock inte maskinsalen för servrarna) till lokaler vid Tynnismalms nödcentral. Maskinsalen ska flyttas stegvis under hösten så att arbetet är klart i början av december. Även HNS verksamhet för första insats och ambulans har flyttat till nödcentralens lokaler. Personalen som övergår från Tiera har från 1.9 och framåt flyttat till Tynnismalm från Tieras lokaler i Asemanpelto. Indragningen av depåenhetens lager och installeringslokaler har påbörjats, likaså flyttningen av material. Flyttningen ska vara klar före början av december. I och med organisationsreformen ska även en eventuell flyttning av stadens växel till nödcentralens lokaler i Tynnismalm utredas. En möjlighet är ett regionalt call center. Om växeln flyttar till Tynnismalm och kundservicecentret förläggs i anslutning till biblioteket, inhyser nedervåningen i Monkola framöver passerkontroll, vägledning till våningarna och arbete för så kallade expeditionsvaktmästare. När det gäller övervaknings- och säkerhetsaspekter är nödcentralens lokaler byggda med tanke på nödcentralen och dess övervakningsuppdrag. De är bland annat utrustade med kablage, AV-teknik och säkerhetssystem för detta. Dessa tekniska lösningar kommer att utnyttjas i så stor utsträckning som möjligt i den fortsatta användningen av lokalerna. Dataförvaltningen, lokalitetservicen, fastighetsväsendet och fastighetsunderhållet samt vattenverket har börjat planera en centralisering av stadens olika övervakningssystem i nödcentralen så att olika kritiska funktioner inom staden kan övervakas dagtid av bland annat dataförvaltningens personal. Exempelvis vattentjänsternas data- och övervakningssystem ska samlas i

6 nödcentralens lokaler, varefter vattentjänsternas processer kan övervakas i samma sammanhang som dataförvaltningens datanät, brandväggar och serverfunktioner. För distansarbete har dataförvaltningen färdigställt nya datatekniska system som ska underlätta arbetet. Dataförvaltningen och fastighetsservicen håller på att planera en fritt tillgänglig arbetslokal/arbetsplats i centrumområdet, där stadens anställda ska kunna arbeta på distans utan att exempelvis bli tvungna att gå till sitt eget arbetsrum mellan två möten. Lösningen i fråga gör att staden i framtiden kan frigöra kontorslokaler och därmed samla lokalerna centralt. (dataadministrationsdirektör Pasi Perämäki, förvaltningsdirektör Hanna-Maria Grandell) Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige: F u l l m ä k t i g e b e s l u t a r 1. att beredningen och centraliseringen av centralförvaltningen servicenätverk ska fortgå enligt följande: Centralförvaltningen tillhandahåller tjänster i enlighet med projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum. Turistservicen flyttar från ABC till stadens centrum. Dataförvaltningen flyttar alla sina funktioner till den tidigare nödcentralens lokaler och staden samlar sina olika enheters övervakningsoch kontrollsystem vid nödcentralen. Ett pilotprojekt genomförs för en öppen arbetslokal. 2. att projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum utvidgas utgående från samlade erfarenheter till att omfatta även andra närbibliotek och att ett pilotprojekt för en bokbuss som servicekontor startas i mån av resurser under SFM 119 F u l l m ä k t i g e b e s l u t a r 1. att beredningen och centraliseringen av centralförvaltningen servicenätverk ska fortgå enligt följande: Centralförvaltningen tillhandahåller tjänster i enlighet med projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum.

7 Turistservicen flyttar från ABC till stadens centrum. Dataförvaltningen flyttar alla sina funktioner till den tidigare nödcentralens lokaler och staden samlar sina olika enheters övervakningsoch kontrollsystem vid nödcentralen. Ett pilotprojekt genomförs för en öppen arbetslokal. 2. att projektet Från bibliotek till kommunens vardagsrum utvidgas utgående från samlade erfarenheter till att omfatta även andra närbibliotek och att ett pilotprojekt för en bokbuss som servicekontor startas i mån av resurser under 2016.