i samverkan Sida: 1 (8) Slutrapport Enhetliga specifikationer Tema Flygbild/Ortofoto

Transkript

1 i samverkan Sida: 1 (8) Slutrapport Enhetliga specifikationer Tema Flygbild/Ortofoto

2 i samverkan Sida: 2 (8) Innehåll 1 Bakgrund Arbetsform och resultat Genomförande Specifikationsarbetet Processarbetet Remiss- och förankringsaktiviteter Kraven på ekonomiska villkor Temadeltagarnas upplevelse Rekommendationer för arbete i andra teman... 8 Versionshistorik för dokumentet <Här redovisar du vad som skiljer mellan de olika utgåvorna av slutrapporten genom att övergripande ange syfte och orsak till ändringen och utgåveidentitet.> Utgåva Datum Kommentar Dokumentet påbörjat Anna skriver om processarbetet Johan skriver om Ekonomiska villkor Åsa skriver om specifikationsarbetet Dokumentet färdigställs till version 1.0

3 i samverkan Sida: 3 (8) 1 Bakgrund är ett samverkansprojekt mellan Sveriges kommuner, SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och Lantmäteriet som ska bidra till enklare och effektivare myndighetsutövning i samhällsbyggnadsprocessen. En av förutsättningarna är att användare har tillgång till enhetliga grundläggande geodata oavsett administrativa gränser. I utarbetas dataproduktspecifikationer för nio prioriterade geodatateman, varav Flygbild/Ortofoto är ett av temana. I arbetet beskrivs vilka geodata vi ska samverka kring och hur de ska utbytas samt att ta fram samverkansprocesser som beskriver sammanhållen effektiv samverkan kring insamling, lagring och tillhandahållande. 2 Arbetsform och resultat I temauppdraget har vi i samverkan utarbetat, skapat samsyn om och dokumenterat dataproduktspecifikationer, samverkansprocesser och påbörjat arbetet kring nya ekonomiska villkor för tema Flygbild/Ortofoto. Denna samverkan har involverat främst kommunerna och Lantmäteriet, men även andra berörda myndigheter som Trafikverket. Arbetet i temauppdragets verkstad som har letts av två Uppdragsledare, en för specifikation och en för samverkansprocess, har genomförs tillsammans med för temat utsedda Uppdragspersoner och Referenspersoner. Bemanning Uppdragsledare Dataproduktspecifikation: Åsa Sehlstedt, Lantmäteriet Uppdragsledare Samverkansprocess: Anna Wallin, Lantmäteriet Uppdragspersoner: Referenspersoner: Mathias Linell, Järfälla kommun Mikael Johansson, Linköping kommun Alexander Winkler, Göteborgs stad Sara Wahlund, WSP Mattias Pettersson, Lantmäteriet Anders Bygren, Lantmäteriet Anders Ekholm, Lantmäteriet Till temauppdraget har även Förankringspersoner varit utsedda att medverka för att kvalitetssäkra del- och slutresultat. I Förankringsplanen beskrivs målgrupp budskap samt övergripande tid- och aktivitetsplan för förankringen. 2.1 Genomförande Eftersom arbetet redan hade startat i uppdraget Pilotåret 2013 så hade vi ingen gemensam uppstartsmöte med arbetsgruppen vid omstarten Bemanningen med referenspersoner var inte heller klar förrän framåt våren. Vi har gett informationen som är tänkt att ges på ett uppstartsmöte (enligt Handledningen) på annat sätt men det går inte att ersätta det viktiga fysiska mötet vid en uppstart av ett tema. Vi har sett att det är viktigt med en gemensam syn på vad som ska göras för det har varit en del problem kring olika målbilder inom gruppen. Arbetet med specifikationerna och processen skedde inte heller särskilt integrerat till en början men blev bättre i och med att vi samlade arbetsgrupperna på gemensamma arbetsmöten eftersom det var personunion i bägge grupperna. Vi har haft två arbetsmöten för att reda ut frågetecken och få synpunkter på delresultaten.

4 i samverkan Sida: 4 (8) Specifikationsarbetet Arbetet har i huvudsak bestått i att göra en informationsmodell samt textavsnitt enligt standarden ISO Dataproduktspecifikation. Arbetet startade ungefär vid årsskiftet 2013/2014. Det inledande arbetet handlade om i första hand att sätta sig in i specifikationer gjorda på Statens Kartverk, Lantmäteriet samt i HMK. Därutöver studerades tekniska kravspecifikationer, Inspire Orthoimagery samt material från Pilotuppdraget. De tekniska kravspecifikationerna ingick i upphandlingsunderlag från Lantmäteriet och följande kommuner: Järfälla, Göteborg, Malmö samt det gemensamma underlaget från kommunerna i Stockholms län. Vid den tidpunkten fanns inga dokumentstöd framtagna utan jag fick utgå ifrån Lantmäteriets dokumentmall för dataproduktspecifikation. Därefter har dokument och arbetsmetod samordnats med de teman som successivt startats. Under temaarbetets första period, fram till version 0.5, fanns ingen arbetsgrupp med uppdrags- och referenspersoner, men modelleringsmöten hölls med Håkan Ågren, Gunhild Lönnberg och Anders Ekholm från Lantmäteriet. Ett grovt utkast till informationsmodell gjordes baserat på Kartverkets och Lantmäteriets modeller med relationer till Inspire-modellen. Textbeskrivningar och informationsmodell hade till en början en stark lantmäteri-prägel. En strävan har varit att successivt övergå till allmängiltiga beskrivningar och modell. Från och med version 0.5 fick vi tillgång till en referensgrupp (se ovan). Vi höll ett gemensamt möte med gruppen för processen där vi presenterade hittills gjort arbete samt det förankringarbete som planerades. Gruppen kastades snabbt in i arbetet. Första uppgiften var att granska delar av specifikationen. Efter semesteruppehållet hölls ytterligare ett gemensamt möte där ett antal frågeställningar presenterades, som bland annat rörde vad som skulle vara obligatoriskt eller frivilligt i fråga om objekt och attribut, samt försök till att sätta upp regler för unika identifierare. Tiden efter mötet har ägnats åt att färdigställa specifikationen. Det som krävt mest tid och engagemang är avsnittet med termer och definitioner samt objekttypskatalogen. Det blev många vändor med mail-växling kors och tvärs inom gruppen. Andra personer som har varit mycket betydelsefulla är Thomas Lithén och Anna Wallin. Thomas har utformat kapitlet Datafångst som har stark koppling till HMK. Han har också granskat specifikationen samt medverkat till kapitlet Tillhandahållande. Anna har medverkat i kapitlet Underhåll av data, granskat och koordinerat arbetet inom hela temauppdraget. I halvtid började också dokumentstöd, såsom handledning och utkast till mall, finnas på plats i och med att kvalitetsansvariga på specifikationer och processer utsågs. Vi fick också tillgång till en stomme till informationsmodell med gemensamma objekt för alla teman i. Informationsmodellen flyttades därefter över till modelleringsverktyget Enterprise Architect efter version 0.5. Det hölls ett viktigt temaöverskridande modelleringsmöte, där principer för modellering fastslogs. Reflektioner: Under första delen av arbetet saknades referensgrupp, kvalitetsansvariga samt dokumentstöd, vilket var en brist. Det innebar att det behövdes en hel del tid att sätta sig in i uppgiften. Om man inte är väldigt insatt/erfaren behöver man antingen tid eller dokumentstöd och stöd av kvalitetsansvariga som håller ihop specifikationsarbetet för alla teman. Därför var det en fördel att inte referensgruppen fanns till hands före det andra fanns på plats. Å andra sidan var det en nackdel för gruppen att kastas in i arbetet och inte få någon ordentlig uppstart. Det behövs tid för att sätta sig in i uppgiften. Eftersom inte gruppen varit med under första halvan av arbetet, kom många viktiga synpunkter fram i slutskedet av arbetet, när kommunikationen kommit igång på allvar. Det har funnits både stora och små frågor att lösa och engagemanget har varit stor bland alla inblandade. Arbetet har varit roligt och stimulerande.

5 i samverkan Sida: 5 (8) I efterhand kan vissa justeringar i specifikationen göras för att koordinera med andra teman som ännu inte är färdiga. Det känns också lite oklart om dataproduktspecifikationen innehåller det som behövs Processarbetet Arbetet med samverkansprocessen för Flygbild/Ortofoto startade hösten 2013 i Pilotuppdraget 2013 och gick sedan över till temauppdrag Flygbild/Ortofoto vid årsskiftet 2013/ I pilotuppdraget ingick förutom mig själv, Therese Domsjö, Matilda Sörell och Linnéa Söderblom, alla från Lantmäteriet. Vi började med att göra en nulägesanalys genom att intervjua verksamhetsexperter inom området och tog del av befintliga processer på Lantmäteriet. Vi skissade sedan på en samverkansprocess som stämdes av med den referensperson som vi hade vid den tidpunkten, Mathias Linell, Järfälla kommun för att säkerställa att processen även visade flödet för en kommun. Vi identifierade också möjliga samverkansaktiviteter tillsammans. Läs mer om arbetet i Slutrapport_pilotuppdraget 2013_v1.0 När arbetet startade hösten 2013 fanns inga av dokumentstöden (projektplan, tidplan, handledning m.m.) framtagna. De skulle ha varit bra att ha som stöd i uppstarten av temat för att förstå varför och vad som ska göras. Arbetssättet har utformats vartefter arbetet bedrivits och beskrivits löpande i Handledningen. Även vilka resultatdokument som ska tas fram har tydliggjorts succesivt vartefter arbetet har fortskridit, så det är svårt att avgöra om avsteg har gjorts. I det fortsatta arbetet med samverkansprocessen fanns inga uppdragspersoner som kunde bidra med verksamhetskunskap eller hjälp i det operativa arbetet. Däremot har referenspersonerna varit till stor hjälp som har bidragit med sin verksamhetskunskap, försett mig med bra underlag samt granskat och gett synpunkter på arbetsdokumenten. Till min hjälp har jag även haft bl.a. Thomas Lithén, Lantmäteriet som granskat och gett förslag på texter. Som input i arbetet har jag även tittat på hur insamling, lagring och tillhandahållande hanteras för flygbilder och ortofoton i Norge och Danmark. För Flygbild/Ortofoto identifierades följande samverkansområden, upphandling av flygfotografering och ortofoton, samplanering flygfotografering, lagring och gemensamt tillhandahållande. I samverkansprocessen presenteras ett eller flera förslag på samverkan inom områdena. För att kunna göra en bedömning om vilket eller vilka förslag som ska genomföras på kort- eller lång sikt eller inte alls fördjupade jag arbetet kring de identifierade möjliga samverkansaktiviteterna i en analysrapport. I rapporten belyses hur samverkansparterna kan samverka kring aktiviteterna, fördelar, knäckfrågor samt eventuell teknisk utveckling och förvaltning för respektive förslag. Rapporten baseras i huvudsak på referenspersonernas erfarenheter av samverkan men även andras erfarenheter och synpunkter har beaktats. Insamlandet av erfarenheter och synpunkter gjordes genom intervjuer. Den mesta kontakten inom arbetsgruppen skedde mail-ledes eller via telefon. Vi hade två fysiska arbetsmöten då både specifikations- och processfrågor behandlades med hela arbetsgruppen. När förslagen till samverkansprocessen arbetades fram beaktades inte de ekonomiska villkoren, vare sig befintliga eller nya. Därför är det viktigt att förslagen belyses med den vinklingen för att bedöma om de är rimliga att genomföra. Inom ingår aktiviteten analys av ekonomiska villkor och då helst parallellt med arbetet med samverkansprocessen. Eftersom det är första temat ut och det har varit en del oklarheter så har arbetet inte kommit igång förrän i slutet av temat. Arbetet kring analysen finns beskriven i kapitel 2.3. Reflektioner: Trots att tema Flygbild/Ortofoto startade innan allt var på plats med bemanning, styr- och stöddokument m.m. tycker jag att arbetet har gått bra. Det jag har saknat ibland är att ha en operativ arbetsgrupp för att bolla frågor och idéer med. Det har varit ett lärorikt, utvecklande och roligt år med arbetet i temat tillsammans med en arbetsgrupp bestående av referenspersoner med mycket engagemang såväl från kommunerna och konsultbolag som från Lantmäteriet.

6 i samverkan Sida: 6 (8) Eftersom jag inte hade några standarder eller givna mallar att följa för att ta fram och beskriva en samverkansprocess så har jag själv fått klara ut vilka resultatdokument som ska tas fram och lämplig arbetsmetod. Parallellt med arbetet i temat har jag i Handledningen beskrivit hur jag har bedrivit arbetet. Det man kan fundera på till kommande teman är om rätt saker gjorts och om resultatet är till nytta för fortsatt arbete med införande av processen eller om andra dokument skulle ha tagits fram. 2.2 Remiss- och förankringsaktiviteter För att kvalitetssäkra dataproduktspecifikationen och samverkansprocessen har remissaktiviteter genomförts med referenspersonerna löpande under arbetets gång. Remissen har i huvudsak skett genom utskick av dokument för granskning. Tre förankringsaktiviteter har genomförts för temat. Förankringens syfte har i huvudsak varit att användare och producenter ska se nyttoeffekter som uppstår genom att börja använda specifikationen och att samverka enligt samverkansprocessen. Resultatdokumenten har inte gåtts igenom i detalj på förankringen utan det har varit mer övergripande information och diskussion i olika frågeställningar. Första förankringen genomfördes med några kommuner, den andra med några flygleverantörer och den tredje med ledande personer från Lantmäteriet. Reflektioner: Remisspersonerna har varit engagerade både vid granskningar och arbetsmöten och många frågeställningar har lösts på så sätt. Det har även varit en positiv anda i arbetet. Att säga att man förankrar arbetet med kommunerna kanske är fel uttryck då man har aktiviteter med 5 kommuner av 290 st. Frågan är om deras åsikter speglar vad andra kommuner tycker. Man får ha det i beaktande vid införandet och ge goda exempel så att kommuner blir intresserade av att samverka och börja använda dataproduktspecifikationen. Förankringen med flygleverantörerna kändes viktig eftersom de inte är med i arbetet men kommer att beröras av resultatet. Enligt den förankringsplan som tagits fram för Flygbild/Ortofoto har endast första steget med förankringsmöten genomförts. 2.3 Kraven på ekonomiska villkor En arbetsgrupp bestående av Allan Almqvist Malmö stad, Ulf Lademyr Avesta kommun och Johan Linjer Lantmäteriet har gjort en inventering av flygfotograferingen i kommunerna utifrån några olika aspekter. Inventeringens främsta syfte var att få en grov uppfattning om hur många kommuner som flygfotograferar regelbundet och hur kommunernas flygbilder/ortofoton används. Uppgiftsinhämtningen gjordes genom att ett antal kommuner kontaktades per telefon liksom genom att Lantmäteriets Regionala geodatasamordnare lämnade underlag utifrån sina egna kunskaper om flygfotografering i kommunerna. Att detta enkla inventeringsförfarande tillämpades berodde på den knappa tid inom vilken uppdraget skulle genomföras. Reflektioner: Resultatet av arbetet blev väldigt översiktligt eftersom tiden som fanns till förfogande för uppdraget var så knapp. Om man för kommande temauppdrag vill få ett mer omfattande resultat som inbegriper mer analytiska delar krävs att arbetet påbörjas betydligt tidigare inom uppdragets ram än vad som var möjligt i detta fall. Genom en tidigare start ges också mer möjlighet till samordning med de andra delarna inom temauppdraget.

7 i samverkan Sida: 7 (8) 2.4 Temadeltagarnas upplevelse Vi (Åsa och Anna) skickade ut några frågor till referenspersonerna om hur de upplevt arbetet i temauppdraget, vad som varit bra och vad som kan bli bättre. Nedan är en sammanställning av inkomna synpunkter från referenspersonerna: Arbetet generellt i specifikations- och processarbetet Vad har varit bra? Jag tycker att ni drivit på arbetet bra och kommit fram till dokument som kan bli ett startskott även fast mycket varit oklart. Bra kombination med webmöten och fysiska möten Start och slut/uppsamlingsseminarier. Det har varit värdefullt att träffas. Överhuvudtaget tycker jag att arbetet varit väldigt bra och att ni/vi kommit riktigt långt... Jag kan inte komma på hur något skulle ha gjorts på något annat sätt. Vi träffades ju och diskuterade jobbet först och sedan granskade vi (var och en för sig) specifikationerna. Det var väl ett bra sätt att jobba på så jag har inget att anmärka på och heller inga förbättringsförslag. Att träffas någon gång är alltid bra! Vad kan bli bättre? Saker som skulle kunna varit bättre var att arbeta med eller ha haft en tydligare målbild. Tydligare uppstart som i t.ex. temat för laserdata. Jag har känt att jag grottat mycket i detaljer, men tappat helheten lite. Vi kunde tillsammans kommit överens mer detaljerat om hur vi skulle arbeta på första mötet. T.ex. hur man svarar på frågor. Ska alla eller bara frågeställaren se svaret? Vad finns för deadlines? Förväntas jag svara även om jag inte kan uttala mig om just denna remissfråga, t.ex. ingen åsikt i denna fråga? Informera tydligare innan arbete påbörjas om: själva projektet och målen vad som förväntas av resp. person planerade (tel.) möten m.m. Otydligt för mig varför det skrivs en spec med den här höga detaljnivån. Vem är den till för? Vem skall använda den? När? Hur? Det krävs det lite mer att ta på för att det skall bli bra från oss lågprocentsdeltagare... Information saknas om vad som innefattas och har gjorts i processarbetet. Allmän information om projektet Vad har varit bra? Vill minnas att det var lite si så där från början. Att vi fått en överblick Vi fick mycket info om projektet i vårt första möte så allmän info om projektet var bra. Jag vet inte om något kan göras bättre där. (Annas anm. Lantmäteriets deltagare fick en intern information om projektet och arbetet) OK, på en högre abstraktionsnivå Hur kan den bli bättre/vad saknas? Bra med en ordentlig genomgång som i temat Laserdata. Kan förbättras på detaljnivå Remissaktiviteterna Vad har varit bra? Bra med tydliga direktiv, t.ex. titta på kapitel X Givande diskussioner.

8 i samverkan Sida: 8 (8) Vad kan bli bättre? Ibland lite oklart med tidsplan på när svaren har behövt komma in. Bättre planering. Vissa dagar ramlade det in 5 mail när jag hade uppfattat att remisstiden var slut och därför inte avsatt tid. Remisserna har tagit betydligt mer tid än jag hade förutsett. Övrigt Det är fortfarande mycket som behöver göras för att etablera någon form av samverkan. Finns det en annan kommunikationsmöjlighet än att skicka mejl till alla vid enstaka frågor? Projektplace som kommunikationsplattform? Vi skickade inte ut specifika frågor till deltagare i förankringsaktiviteterna utan har frågat mer generellt vad de tycker om förankringen. Förankringspersonerna tycker så här kring förankringsaktiviteterna: Bra och nödvändig förankring, det ger möjlighet till att ge projektet input för att möjliggöra samverkans former En förankringsprocess är säkert helt temaspecifik, så det går inte applicera ett och samma tänk på samtliga temauppdragen. För att genomföra en förankring med rätt personer/organisationer behöver målbilderna för temauppdragen vara tydliggjorda. Jag uppfattade det som att vi från kommunerna som var förankringspersoner i temat Flygbild/ Ortofoto var nöjda med den förankring som gjordes med oss, men jag trodde att det skulle ske en bredare förankring under hösten. 3 Rekommendationer för arbete i andra teman Det känns viktigt att det finns uppdragspersoner i temauppdragen som kan bidra i det operativa arbetet både med att arbeta fram resultaten men även med att ha några insatta personer att bolla frågor och idéer med. Referenspersonerna bidrar mycket till arbetet men deras tid räcker inte alltid till för enskilda diskussioner kring olika frågeställningar. Dela inte upp arbetsgruppen i Specifikation och process utan se alla som en arbetsgrupp även om de bidrar mer eller mindre i arbetet med specifikationen eller processen. Arbetet med specifikationen och processen blir mer integrerad på så sätt. Det är viktigt med fysiska möten och att det första sker vid ett uppstartsmöte där och uppdraget beskrivs så att alla får samma grund. Det har särskilt kommit fram i det här temat då vi inte hade ett uppstartsmöte men att delar av arbetsgruppen deltagit i tema Laserdata/Höjdmodell uppstartsmöte. Målbilden och den övergripande helheten har saknats tycker flera deltagare.