SVEN LOVÉN CENTRUM FÖR MARIN INFRASTRUKTUR

Transkript

1 SVEN LOVÉN CENTRUM FÖR MARIN INFRASTRUKTUR från styrgruppsmöte Sammanträdesdatum: , kl. 10:30-15:30 Plats: Wallenbergs konferenscentrum Närvarande: Ole Arve Misund, Norsk Polarinstitutt (ordförande) Karin Andersson, Chalmers Tina Elfwing, SU Lena Gipperth, GU Per Hall, GU Joakim Hjelm, SLU Jessica Hjerpe Olausson, VGR (punkt 3-11) Michael Klages, GU Henrik Pavia, GU Johan Wikner, UmU (via länk, punkt 1-8) Frånvarande: Leif Anderson, GU Emilia Rung, GU (sekreterare) Lotta Willerstrand, administrativ chef, GU (punkt 1-7) Gunilla Gisslevik, ekonomihandläggare, GU Kjell Hjalmarsson, organisationskonsult, Syntell AB 1. Välkomna Ole Arve Misund hälsade alla välkomna till mötet. 2. Dagordningen Ole Arve Misund gick igenom dagordningen. Inga övriga punkter anmäldes. att fastställa dagordningen. 3. Budget 2018 Michael Klages presenterade ett förslag på budget för Lotta Willerstrand och Gunilla Gisslevik, administrativ chef respektive ekonomihandläggare på institutionen för marina vetenskaper, bidrog med kompletterande information och svarade på frågor från styrgruppens ledamöter. 1 (5)

2 För att skapa bättre översikt och möjligheter för uppföljning har budgeten en ny struktur med fyra ansvar. Dessa är Kristineberg, Tjärnö och Skagerak. För 2018 finns också ett ansvar för kostnader relaterade till omorganisationen. Totalt utfall i budgeten är ett underskott på ca 1,6 miljoner kronor för året. Budgeten är osäker bl.a. på grund av ovisshet kring leveransen av nya Skagerak. Styrgruppen diskuterade följande: alternativet att höja bänkplatsavgifterna ytterligare för att få en budget i balans möjligheten att öka intäkterna på andra sätt och om det finns åtgärder som styrgruppen borde ta ytterligare minskning av utgifterna efter hantering av pågående personalärenden kommande avskrivningsavgifter för nya Skagerak, ca 4,5 miljoner kronor per år (ej 2018). kommande avbetalningar av ackumulerat underskott (ca 7 miljoner kronor). att godkänna föreliggande budget för 2018 att uppdra åt administrationen att arbeta vidare med kostnader och intäkter för att få budgeten i balans och påbörja avbetalningar av ackumulerat underskott. 4. Handlings- och verksamhetsplan & Verksamhetsrapport 2017 Michael Klages berättade att verksamhetsrapporten för 2017 inte är klar ännu. Han har fått uppskov från rektor så att rapporten kan skickas in senare än den 1 mars. Michael Klages gick vidare med att presentera förslaget på handlingsplan för Styrgruppen framförde följande: Kopplingen mellan övergripande mål och de olika aktiviteterna kan förtydligas. Med tanke på de genomförda effektiviseringarna vore det bra med ökad tydlighet gällande resurser och tidsåtgång för de olika aktiviteterna. Stationscheferna bör involveras mer i arbetet med handlings- och verksamhetsplan. att godkänna handlingsplanen, men det är önskvärt att den vidareutvecklas så att föreslagna aktiviteter hänger samman med överordnade mål och kopplas till prioriteringar i budgeten. 5. Status nya Skagerak och framtiden för det gamla fartyget Michael Klages presenterade först status för nya Skagerak och gick sedan över till gamla Skagerak. Nya Skagerak Michael Klages redogjorde för utvecklingen sedan förra styrgruppsmötet. Leverans kommer inte att kunna ske till sommaren. Förhandlingar pågår med dekanus och Nautas ledningsgrupp om ytterligare ett tillägg till det ursprungliga avtalet. Tre huvudsakliga problem kvarstår att åtgärda innan fartyget kan tas i drift: Målningen av undervattenskroppen är felaktig och behöver göras om. Propellerblad har korrosionsskada och behöver bytas ut. Fartygets stabilitet är undermålig. 2 (5)

3 Internrevisionen vid Göteborgs universitet kommenterar upphandlingen och bygget av nya Skagerak i sin revisionsrapport för internrevisionens-rapportering-f--r-2017.pdf Gamla Skagerak Michael Klages redogjorde för statusen för gamla Skagerak: Drifttillståndet för gamla Skagerak gäller till mars Besiktning krävs sommaren Uppskattad kostnad för detta är minst 1 miljon kronor. En avsiktsförklaring har skrivits under med Härnösands kommun. Kommunen avser att köpa gamla Skagerak för användning inom sjöfartsutbildning. Diskussioner förs med NOS för att se om de kan stödja universitetet med fartyg för forskning och utbildning om varken nya eller gamla Skagerak är i drift. Styrgruppens diskussion rörde huvudsakligen nya Skagerak. Bland annat berördes följande: möjliga alternativ för att säkerställa att nya Skagerak färdigställs, inklusive upphandling av nytt varv för det återstående arbetet styrgruppens önskan om att få mer information om förhandlingarna med Nauta styrgruppens önskan om att få vara med och påverka processen genom dialog med rektor möjligheten att behålla gamla Skagerak i drift. Därutöver diskuterades kort båtarna Nereus och Oscar von Sydow. Stationschef Peter Tiselius har som ambition att finansiera ersättning av dessa med medel från donationer och stiftelser. Styrgruppen vill framföra till ledningen på Göteborgs universitet: att styrgruppen har fått information om osäkerheterna med leverans och övertagande av nya Skagerak att styrgruppen känner till att GU:s ledning arbetar med lösningar för fartyget att styrgruppen ber om att få bli involverad i processen. att uppdra åt Per Hall och Ole Arve Misund att kontakta universitetsledningen för att framföra budskapet. Tillägg till mötesanteckningarna : Tina Elfwing anser att GU bör överväga möjligheten att få en återbetalning från varvet (internrevisionens andra handlingsalternativ). Detta alternativ kräver naturligtvis att verksamhetens behov av fartyg måste lösas på annat sätt, och i en plan för hur detta ska göras långsiktigt bör fartygsbehoven på fältstationerna inkluderas. 6. KVA Fond 2018 Michael Klages redogjorde för ansökningar, bedömning och beslut gällande medel från KVA-fonden Eftersom det öppnades en möjlighet att söka för liknande projekt inom Assemble+ har Michael Klages tidigarelagt beslutet efter samråd med Ole Arve Misund och Per Hall. Detta möjliggjorde att de som fick avslag kunde skicka in sin ansökan till Assemble+ men medförde samtidigt att styrgruppen inte medverkade i processen. 3 (5)

4 49 ansökningar har inkommit. Ansökningarna fördelades ganska jämnt mellan Kristineberg och Tjärnö. Ingen ansökan avsåg Skagerak. 28 ansökningar har beviljats medel till ett totalt belopp av 4,7 miljoner kronor. Styrgruppen diskuterade om man ska överväga att inför ett maxbelopp för att möjliggöra att fler beviljas medel. Dessutom diskuterades hur man hanterar kontroll av budgetar i de ansökningar som föreslås finansieras. 7. Utvärdering Lovéncentret 2017 Michael Klages redogjorde för resultatet av enkäter som besvarats av personer som nyttjat Lovéncentret under det gångna året. Enkätuppföljningar har genomförts sedan Jämfört med tidigare år inkom färre enkäter under 2017 och det är främst studenter på Tjärnö som har besvarat enkäten. För att öka antalet svar från Kristineberg har stationschefen Peter Tiselius stärkt rutinerna för utlämning av enkäter i receptionen. På en femgradig skala där fem är högsta betyg var genomsnittet för alla frågor 4,5 under 2017 vilket är ett gott betyg åt verksamheten. Styrgruppen framförde följande kommentarer: Det är glädjande att Lovéncentrets användare är så nöjda med verksamheten. Svarsfrekvensen för fasta forskare är låg. Man bör överväga att även inkludera Lovénanställd TA-personal. Genomförda och kommande effektiviseringar kan komma att påverka nöjdheten hos användarna. Lovéncentret måste hitta en rimlig ambitionsnivå i förhållande till tillgängliga resurser. 8. Alice Michael Klages inledde med att berätta att Alice är sjövärdig och klassad som yrkesbåt. Per Hall berättade att det har gjorts en skriftlig överenskommelse om nyttjande av Alice mellan Anders Stigebrandt (som införskaffade Alice) och Peter Tiselius (som har behov av Alice för ett miljöövervakningsprojekt). Styrgruppen framförde att Alice bör tillhöra Lovéncentret i egenskap av marin infrastruktur vid Göteborgs universitet. Det är viktigt att principerna för prioritering för nyttjande är klara. Det är rimligt att prioritet ges till miljöövervakningsprojektet och oceanograferna, åtminstone inledningsvis. Styrgruppen rekommenderar att universitetet arbetar vidare för att skapa en fungerande driftsform för användningen av Alice som överensstämmer med GU:s regelverk. 9. Kommande möten Ole Arve Misund konstaterade att styrgruppen behöver ses före sommaren, bland annat för att få uppdatering om statusen för nya Skagerak. att nästa möte ska äga rum den 11 juni kl 10:30-15:30 i Göteborg. 4 (5)

5 10. Övriga ärenden Koordineringsgruppen för Kristineberg Lena Gipperth berättade att avtalet kring Kristineberg nu är underskrivet av alla parter. Koordineringsgruppen har påbörjat processen med att söka finansiering inom ramen för Vinnovas utlysning VinnVäxt och har blivit godkända av Västra Götalandsregionen. 11. Mötet avslutas Ole Arve Misund tackade alla för deras medverkan och förklarade mötet avslutat. ***** Åtgärdslista inför nästa möte Åtgärd/aktivitet (med referens) Tidpunkt Ansvarig Vidareutveckla handlingsplanen (punkt 4) Inför möte 11 juni 2018 Michael Klages tillsammans med stationscheferna Kontakta universitetsledningen med önskemål om att få bli involverade i processen kring nya Skagerak (punkt 5) Under våren 2018 Per Hall och Ole Arve Misund Arbeta för att skapa en fungerande driftsform för användningen av Alice (punkt 8) Statusuppdatering på mötet 11 juni 2018 Michael Klages och Per Hall 5 (5)