Mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret

Transkript

1 SVEN LOVÉN CENTRUM FÖR MARIN INFRASTRUKTUR Mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret Sammanträdesdatum och plats: , kl Ågrenska villan, Göteborg Närvarande: Ole Arve Misund, ordförande Frånvarande: Ledamöter: Leif Anderson Karin Andersson Tina Elfwing Lena Gipperth Per Hall Joakim Hjelm Jessica Hjerpe Olausson Henrik Pavia Johan Wikner Adjungerade ledamöter: Elisabet Ahlberg Michael Klages, föreståndare Marie Emanuelsson, sekreterare 1. Välkomna Ordförande Ole Arve Misund hälsade alla välkomna till det andra mötet med Lovéncentrets styrgrupp. Två punkter om styrgruppens arbetsformer togs upp: Har styrgruppens ledamöter frågor eller synpunkter inför mötena, t.ex. på utskickat underlag, kontaktas ordföranden (med epost även kopia till sekreteraren). Sekreteraren undersöker om det finns möjlighet att använda GU-box eller liknande för material till styrgruppen. 2. Dagordningen Ordföranden gick igenom dagordningen. Den dialog med utredaren av fältstationerna som styrgruppen efterfrågade vid föregående möte tas upp under punkt 4. Inget underlag har skickats ut till punkt 8, om bedömningskommittén. Föreståndaren önskar ta upp två punkter under övriga ärenden (punkt 12): Föreståndarens möjlighet att delta i EU-projekt och andra externa projekt Hantering av sjukskrivning Sven Lovén centrum för marin infrastruktur 1 (6) Göteborgs universitet Kristineberg 566, Fiskebäckskil loven.gu.se/

2 Att fastställa dagordningen med tillägg av två övriga ärenden. 3. Uppföljning av sommarens möte Ordföranden gick igenom mötesanteckningarna från mötet 27 juni De täcker presentationer och förda diskussioner. Ordförande informerade om sitt besök på Tjärnö i september. Forskningspresentationer och rundvandring ger en bra förståelse för Lovéncentret. Styrgruppen lägger mötesanteckningarna till handlingarna. 4. Beslut som rör Lovéncentret Två beslut som rör Lovéncentret har fattats sedan förra mötet. Det första är rektors uppdrag till en utredare att lämna förslag på hur dagens marina fältstationsverksamhet kan bedrivas på ett mer kostnadseffektivt sätt. Utredaren för samtal med flera personer i verksamheten och andra intressenter, och kommer följa upp med ytterligare samtal senare under hösten. Den 18 oktober kommer han träffa ordföranden, som håller styrgruppen informerad. Att bjuda in utredaren till styrgruppens möte i februari för presentation och diskussion. Det andra beslutet gäller Lovéncentrets uppdrag och organisation (dekanbeslut , V 2016/713). Efter diskussionen vid förra styrgruppsmötet och inlämnade synpunkter har särskilt texten om bedömningskommittén och University of Gothenburg Marine Advisory Board reviderats. Enligt beslutet finns en bedömningskommitté som kan delas upp i undergrupper för bedömning av olika typer av ansökningar. 5. Verksamhetsrapportering Föreståndaren presenterade verksamheten för första och andra tertialen Fokus ligger på fältstationerna och fartyget. Nyttjandet av fältstationerna är ungefär som förväntat och vid jämförelse med föregående år, medan nyttjandet av fartyget ( gamla Skagerak) är väldigt lågt. Fartyget används inom Göteborgs universitet nu bara av institutionen för marina vetenskaper. Styrgruppens ledamöter ombads att meddela vilken information man efterfrågar vid verksamhetsrapporteringen. Styrgruppens ledamöter önskar följande information till kommande rapport: Jämförelsesiffror över tid och i förhållande till definierat mål (önskad nivå) för t.ex. nyttjandegraden Närmare koppling till handlings- och verksamhetsplan samt kommunikationsplan för att kunna följa vad som är gjort och vad återstår Utveckling av den ekonomiska redovisningen, dels med förklaringar till avvikelser (>10%) mellan prognos och utfall, dels med övriga kommentarer från Lovéncentret I övrigt diskuterade styrgruppen bl.a. följande frågor: En verksamhetsrapport som kopplar till handlings- och verksamhetsplan, kommunikationsplan och budget kan utvecklas till den årsrapport som ska redovisas efter årsskiftet. Bra uppföljning av verksamheten ger möjlighet att bygga upp kompetens för att göra bra prognoser. Olika gruppers nyttjande av fältstationerna, t.ex. fasta forskare och gästforskare, är kommunicerade kärl. Det är därför svårt att sätta tak för en grupp. Övernattningsmöjligheterna är dock en flaskhals i flera situationer. Aktiviteter runt det nya fartyget, t.ex. kontakter för att knyta till sig potentiella användare.

3 En utredning pågår om hur fartyget kommer att klassas, vilket har betydelse för hur mycket det kan hyras ut till andra än statliga myndigheter. Avgränsningen mellan Lovéncentrets verksamhet och verksamheten vid institutionerna behöver klargöras. Det åskådliggörs bl.a. med dykverksamheten som bedrivs både på Lovéncentret och i projekt. Ordföranden sammanfattade diskussionen. Framöver utvecklas verksamhetsrapporteringen i enlighet med styrgruppens önskemål. Styrgruppen lägger verksamhetsrapporten till handlingarna. 6. Verksamhetsplan och strategisk plan för 2017 och framåt Verksamhetsplan Föreståndaren presenterade ett förslag till verksamhetsplan, där universitetets mall används. Styrgruppen diskuterade formen för verksamhetsplanen och förde fram följande önskemål: Planen behöver adressera Lovéncentrets uppdrag. Genom att formen anpassas efter uppdraget kan man lättare se att det följs. Planen bör vara mer konkret, t.ex. beskriva insatser. Konkretiseringsnivån ska vara så att den ger verksamheten riktning och stöd, medan detaljerna lämnas till föreståndaren som operativt ansvarig. I övrigt diskuterade styrgruppen bl.a. följande frågor: Hur hänger Lovéncentrets plan ihop och stäms av med institutionernas verksamhetsplaner? Det behövs en bättre dialog mellan Lovéncentret, institutionen för marina vetenskaper, institutionen för biologi och miljövetenskap och Centrum för hav och samhälle, bl.a. för att fånga användarbehov på kort sikt. Samtidigt måste verksamheten vid infrastrukturen och forskningen vid institutionerna tydligt kunna särskiljas. Infrastrukturen måste kunna vara flexibel i vad för grundläggande utrustning och basservice som erbjuds. Specifika projektbehov behöver diskuteras noggrant, bl.a. om möjligheten till samfinansiering och risken att bygga in framtida driftskostnader. Ordvalet är viktigt i planen för att på rätt sätt beskriva Lovéncentrets verksamhet. Behövs en omvärldsanalys för att bestämma Lovéncentrets roll? Verksamhetsplanen bör balanseras geografiskt mellan orterna. Insatser i planen: - Deltagande i olika EU-projekt och möjlighet att söka extern finansiering - Information om och marknadsföring av det nya fartyget - Strukturerad process för att fånga och bearbeta användarna behov Att bordlägga ärendet till ett extra styrgruppsmöte i november då föreståndaren presenterar ett nytt förslag till plan. Kommunikationsplan Föreståndaren presenterade ett förslag till kommunikationsplan. Kommunikationsarbetet för Lovéncentret har ändrat senaste året sedan institutionen för marina vetenskaper och Centrum för hav och samhälle bildats; dessa har uppdraget att kommunicera marin forskning och utbildning. Lovéncentrets informationsarbete rör vilken infrastruktur som finns och vad den kan användas för. Framöver kommer mycket arbete beröra fartyget.

4 Styrgruppen förde fram följande synpunkter: Knyt an och dra nytta av kommunikationsstrategin som tas fram inom Centrum för hav och samhälle. Planen behöver kompletteras med aktörsanalys, målsättningar, kanaler och målgrupper. Koppla samman målsättningar och aktiviteterna som ska göras för att nå dem. Att bordlägga ärendet till ett extra styrgruppsmöte i november då föreståndaren presenterar ett nytt förslag till plan. 7. Budget 2017 Föreståndaren presenterade ett förslag till budget, som redovisar ett underskott på ca 5,5 miljoner kronor. Det finns ännu stor osäkerhet kring budgeten, bl.a. kring nya fartygets finansiering och kostnader. Därför finns flera scenarier för fartyget. Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen satte resultatmålet för 2016 till 0 kr för Lovéncentret ( , 5.2, E 2015/255). Det finns även ett stort ackumulerat underskott på 14,6 miljoner kronor (utgången av 2015). Fakulteten avser inte att täcka detta underskott. Styrgruppen diskuterade bl.a. följande frågor: Det behövs en handlingsplan för att få budgeten i balans. Genom att presentera olika scenarier, inklusive konsekvenserna av föreslagna besparingar, kan verksamheten minskas utan att orsaka allt för stor skada. Första steget är att få budgeten i balans, nästa steg blir att beta av underskott, men det ackumulerade underskottet måste synas i budgetunderlaget. Vad är det som hittills gjorts för att minska underskottet? Man måste vara realistisk och inte utgå från ökade intäkter. Fartyget: Medel för gamla Skagerak ligger i budgeten; det nya fartyget kommer dock att kosta mer. I en övergångsperiod behövs extra medel för det, men i övrigt kommer det handla om prioriteringar mellan olika delar av verksamheten. Förhandlingar pågår med universitetsledningen om detta. Uppdelning av lönekostnader på funktioner för att få underlag för diskussion. Finansieringen från forskningsprojekt som nyttjar infrastrukturen vad finansieras nu och vad bör finansieras? Höjs basnivån för finansiering riskerar forskarna att försvinna, men genom att matcha forskningsbehov och infrastruktur bättre finns intresse för att betala mer för infrastrukturen. Det är viktigt att få in externa användare till fartyget och fältstationerna. Fartyget måste hyras ut och här behöver insatser sättas in. Att bordlägga ärendet. Att föreståndaren presenterar ett förslag till budget i balans inför ett extra styrgruppsmöte i november, där följande beaktas: - Primära infrastrukturbehov för lärare/forskare - Alla huvuddelar i infrastrukturen bibehålls - Möjligheter till nya intäkter 8. Institutionen för marina vetenskaper: infrastrukturbehov och forskningsstrategi Henrik Pavia och Per Hall presenterade institutionen för marina vetenskapers infrastrukturbehov. Presentationen rör främst fältstationerna och fartyget. På Tjärnö finns i huvudsak bara fasta forskare anställda vid institutionen vid marina vetenskaper, medan det finns anställda vid flera institutioner på

5 Kristineberg. På Tjärnö och Kristineberg pågår projekt för minst 200 respektive 30 miljoner kronor (räknat på projekt >1 miljon kronor; uppdrag ingår inte). De fasta forskarna på fältstationerna har följande behov som prioritet I: Väl fungerande saltvattensystem Experiment- och odlingsutrymme Grundläggande fält- och labbutrustning Småbåtar; adekvata dykbåtar saknas Mindre kustfartyg; kunna hantera enkla ROVs och AUVs Dykeri De fasta forskarna på fältstationerna har följande behov som prioritet II: Kemiska och molekylärbiologiska analysplattformar (steget innan t.ex. SciLifeLab) Odling modellorganismer (kontinuerligt); detta kan bara göras på fältstationerna Avancerad mikroskopi och bilddokumentation Avancerade experimentella anläggning, t.ex. hydrodynamiska Avancerade ROVs/AUVs Dyksupport Prioritet II behöver finansieras i samverkan med kärnverksamheten för att det ska bli hållbart i längden. Ledorden är: Lättillgängligt; det ska vara enkelt att samla in prover och göra analyser. Dynamiskt och flexibelt; man ska kunna göra saker när förhållandena är de rätta; olika typer av projekt behöver olika typer av support och detta förutsätter tät samverkan mellan infrastrukturen och kärnverksamheten. Samverkan och daglig dialog med lokal ledningsrepresentation på båda stationerna. Fartyget behövs för forskning inom bl.a. oceanografi, kemi, biologi och geologi. På fartyget används t.ex. landare av olika storlek och olika sorters borrutrustning (box, multiple och gravity corer). Ett annat exempel är att fartyget används för att nå och sköta fasta installationer för observationer. Även inom grundutbildning används både fältstationer och fartyg. Presentationen omfattar inte infrastrukturbehoven hos lärare och forskare vid institutionen för biologi och miljövetenskap, utan detta får redovisas senare. Styrgruppen konstaterar att presentationen ger viktig information inför dess fortsatta arbete. 9. Organisation och riktlinjer för bedömningskommitténs arbete Föreståndaren redovisade för hur bedömningen av ansökningar till KVA-fonden tidigare har genomförts. Bedömningskommittén, bestående av fem personer har bedömt ansökningarna utifrån fastställda kriterier och använt en bedömningsmall. Kommittén har tagit fram en rangordning av ansökningarna och föreståndaren har beslutat om vilka ansökningar som beviljas. För att kunna bedöma ansökningar för fartygstid behöver bedömningskommittén utökas med ytterligare 5-7 personer. Projekt med externa medel (beviljade efter vetenskaplig bedömning) får tillgång till fartyget efter bedömning av hur det kan genomföras. En ansökan lämnas därför in som underlag bedömning och planering av genomförandet.

6 Styrgruppens ledamöter ombeds att lämna in förslag på personer till bedömningskommittén. Namnförslag skickar till föreståndaren. Styrgruppen utser ledamöterna till bedömningskommittén. Att bordlägga ärendet till ett extra styrgruppsmöte i november då förslag till bedömningsgruppens arbetesformer presenteras. 10. Användargrupper Föreståndaren redovisar Lovéncentrets olika användargrupper och vilka kommunikationskanaler man har. Detta hör samman med kommunikationsplan, och aktiviteter med användargrupperna kan integreras där eller i verksamhetsplanen. 11. Nästa möte Att boka in ett extra möte 10 november, ca kl i Göteborg (+länk). Huvudpunkter är beslut av verksamhetsplan och budget. 12. Övriga ärenden Föreståndaren tog upp två punkter: Vilken möjlighet har föreståndaren att delta i EU-projekt och andra externa projekt: Föreståndaren har inom sin anställning som forskare på institutionen för marina vetenskaper möjlighet att söka forskningsmedel; prefekten godkänner då ansökan och arbetet sker inom ramen för anställningen på institutionen. Gäller det ett infrastrukturprojekt, dvs. Lovéncentrets verksamhet, tas frågan om deltagande i upp i styrgruppen; dekan godkänner ansökan. Hantering av sjukskrivning: Det behövs en tillfällig lösning med att hyra in en ROV-pilot p.g.a. sjukskrivning. Två informationspunkter togs upp: Det är oklart om doktorandkursen om vetenskaplig dykning får finansiering. Ett av kriterierna är nyttjande och senast deltog få personer från Göteborgs universitet. Den 14 november anordnar det marina klustret en konferensdag. På eftermiddagen fortsätter Centrum för hav och samhälle konferensen.