Jessica Hådell (Sekreterare) Åsa Hofsten (IT-strateg) Nesterud Thomas (IT-strateg) Mikael Ferm (Regionstabschef) Li Zakrisson (estrateg)

Transkript

1 Plats och tid Dr Prag kl. 09:00-11:15 Beslutande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Bengt Bergqvist (S) (Ordförande) Thomas Hägg (S) (Åre kommun) Jenny Palmquist (S) (Ragunda kommun) Therese Kärngard (S) (Vice ordförande) (Bergs kommun) Pär Jönsson (M) (Östersunds kommun) ersätter Anders Edvinsson (S) Barbro Norberg (S) (Bräcke kommun) ersätter Jörgen Persson (S) Jessica Hådell (Sekreterare) Åsa Hofsten (IT-strateg) Nesterud Thomas (IT-strateg) Mikael Ferm (Regionstabschef) Li Zakrisson (estrateg) Therese Kärngard Justeringens plats och tid Regionsen hus, :00 Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Jessica Hådell Ordförande.... Bengt Bergqvist Justerande.... Therese Kärngard ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ samt specialistfunktioner Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Regionens hus... Jessica Hådell

2 ÄRENDELISTA 21 Fastställande av föredragningslista 22 Presentation av estrateg och den Digitala agendan 23 Delårsrapport augusti Gemensamt dataskyddsombud 25 Sammanträdestider

3 21 Fastställande av föredragningslista Sammanfattning I enlighet med nämndens reglemente har preliminär föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade sänts ut till ledamöter och ersättare. Beslut Preliminär föredragningslista fastställs med följande tillägg: 1. Presentation av estrateg och Digitala agendan. Paragrafen är justerad 3

4 22 Presentation av estrateg och den Digitala agendan Sammanfattning Åsa Hofsten, IT-strateg, berättar om den Digitala agendan som Regionala utvecklingsnämnden antog under 2015, efter att den varit ute på remiss till länets samtliga kommuner. Den beskriver den samhälleliga digitaliseringen och innehåller fyra prioriterade områden, Infrastruktur, Digital kompetens, Samverkan och Expertis. Den digitala agendan har en tydlig koppling till den Regionala utvecklingsstrategin. Både den Regionala utvecklingsstrategin och den Digitala agendan ska revideras, men målen kommer i stort vara desamma. Li Zakrisson, estrateg, presenterar sig själv, rollen som estrateg och ett förslag på nämndens syfte och arbete. Li beskriver nämndens syfte som att öka förutsättningarna för gemensamma och digitala metoder. Det långsiktiga arbetet baseras på den Digitala agendan och utifrån den identifiera ett antal prioriterade mål. På förslag kan nämnden tillsätta en beredningsgrupp som bereder ärenden till nämnden. Den operativa delen sker i något som vi kan kalla för e-kansli. Beredningsgruppen består av tjänstemän från parterna, lite utifrån vilka ärenden som är aktuella. När ärendet beretts färdigt går det vidare till en kansliberedning i regionen där även ordförande och eventuellt vice ordförande kan kallas in. Där bedöms om ärendet är färdigt för beslut i nämnden eller om det behöver utredas ytterligare. Nämndens ledamöter är osäker på vad det är nämnden ska göra och vilka diskussioner som fördes när nämnden skulle inrättas. Therese föreslår att Li besöker primärkommunala samverkansrådet på deras nästa sammanträde för att berätta hur tankarna framåt ser ut. Ordförande föreslår att ett förslag på verksamhetsplan för 2019 ska presenteras på nämndens nästa sammanträde den 6 december, då det är viktigt att arbetet inom nämndens uppdrag fortsätter. En verksamhetsplan ger även de nya ledamöterna som tillträder 1 januari 2019 något att förhålla sig till och att utgå ifrån i sitt arbete med kommande samarbeten. Paragrafen är justerad 4

5 23 Delårsrapport augusti 2018 (GNS/10/2018) Sammanfattning Den gemensamma nämnden för samverkan samt specialistfunktioner har upprättat en delårsrapport per augusti Den gemensamma nämndens uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser till de samverkande parterna. Nämnden har under året bytt namn från gemensam nämnd för IT-drift och stöd till gemensam nämnd för samverkan. Vidare har nämnden utökats med först fem medlemmar, Östersund, Krokom, Berg, Ragunda och Strömsunds kommuner i april Därefter har även Bräcke samt Härjedalens kommuner anslutit från och med den 1 juli. Totalt har nämnden 9 medlemmar. Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år huvudsakligen serverdrift av Åre kommuns servrar. Driftverksamheten fungerar enligt plan. Under perioden har en e-strateg rekryterats. Denne tillträder den 1 september. Ackumulerat utfall mot budget per augusti är -44 tkr. Det har under perioden inte tagits hänsyn till att nämnden under året utökats från två till nio medlemmar. Inga intäkter eller kostnader har tillkommit fram till och med augusti på grund av nämndens utökning. Under årets sista tertial kommer såväl intäkter från nya medlemmar som uppkomna kostnader att redovisas. Prognos för denna del är ett överskott på 560 tkr för Förslag till beslut Delårsrapport per augusti 2018 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. Beslut Delårsrapport per augusti 2018 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. Beslutsunderlag 5

6 Tjänsteskrivelse Delårsrapport augusti 2018 Tertialrapport Aug 2018 Paragrafen är justerad 6

7 24 Gemensamt dataskyddsombud (GNS/11/2018) Sammanfattning Behovet av en gemensam DSO i Jämtland Härjedalen har diskuterats i olika former. Ett förslag som bygger på samverkan och behovet av en oberoende DSO som stöttar nämndens parter är under beredning på initiativ från kommuncheferna. DSO ska ses som en gemensam resurs med uppdrag av nämnden och kan rekryteras från vilken som helst av nämndens parter. DSO ska stödja kommunerna och regionen i deras befintliga arbete med personuppgifter så att dataskyddsförordningen kan efterlevas. DSO ska kunna arbeta självständigt och oberoende i sin roll. Därmed ska DSO inte ha andra arbetsuppgifter som kan krocka med DSO-rollen. Det är till exempel inte lämpligt att DSO sitter i organisationens ledning eller är med och fattar strategiska beslut som omfattar personuppgiftsbehandling inom kärnverksamheten. Status Beredningen har tagit fram en arbetsbeskrivning som definierar regionala arbetsuppgifter inom dataskydd och som knyter an till det arbete som nämndens parter utför. Med anledning av att de råder stor samsyn kring behovet av denna tjänst är kommunchefernas önskan att rekryteringen startar så snart som möjligt. Beredningen finner detta möjligt under förutsättning att parterna lämnar en intresseanmälan att ingå i ett samarbete med en gemensam DSO, samt att någon av nämndens parter ställer sig positiv till att inneha arbetsgivaransvaret för tjänsten. Förslag till beslut 1. estrateg får i uppdrag att inhämta skriftlig intresseanmälan från parterna att ingå i ett samarbete med ett gemensamt dataskyddsombud, samt inhämta intresseanmälan av part som är av intresse att inneha ett arbetsgivaransvar för tjänsten som dataskyddsombud. 2. Återrapportering sker på nämndens sammanträde den 7 december Beslut 1. estrateg får i uppdrag att inhämta skriftlig intresseanmälan från parterna att ingå i ett samarbete med ett gemensamt dataskyddsombud, samt inhämta intresseanmälan av part som är av intresse att inneha ett arbetsgivaransvar för tjänsten som dataskyddsombud. 7

8 2. Återrapportering sker på nämndens sammanträde den 7 december Expedieras till Åre kommun Krokoms kommun Östersunds kommun Bräcke kommun Ragunda kommun Bergs kommun Strömsunds kommun Härjedalens kommun Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Gemensamt dataskyddsombud GNS Personalkostnads för DSO 100% Gemensamt Dataskyddsombud Jämtland Paragrafen är justerad 8

9 25 Sammanträdestider 2019 (GNS/9/2018) Sammanfattning Enligt 7 i gemensamma nämnden för samverkans reglemente ska nämnden för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Ett förslag på sammanträdestider för 2019 har upprättats inom sekretariatet. Sammanträden som inkluderar deltagande parter från kommunerna, ska enligt tidigare överenskommelse ske på måndagar eller fredagar. Förslag till beslut Följande sammanträdesdagar fastställs för gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling : Fredag 8 februari Fredag 5 april Måndag 10 juni Fredag 23 augusti Fredag 11 oktober Fredag 6 december Beslut Följande sammanträdesdagar fastställs för gemensamma nämnden för samverkan inom drift och service, utveckling : Fredag 8 februari Fredag 5 april Måndag 10 juni Fredag 23 augusti Fredag 11 oktober Fredag 6 december Expedieras till Region Jämtland Härjedalen Östersunds kommun Krokoms kommun Åre kommun Ragunda kommun 9

10 Bräcke kommun Bergs kommun Härjedalens kommun Strömsunds kommun Beslutsunderlag Sammanträdestider 2019 Paragrafen är justerad 10