SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Samverkansnämnden LYST

Transkript

1 1(13) Plats och tid Lycksele ande Ledamöter Lilly Bäcklund (S), ordförande Tomas Mörtsell (C), vice ordförande Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M) Egon Persson (Åkl) Tommy Danielsson (S) ersättare för Peter Lindström (S) Övriga närvarande Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele Peter Persson, koncernchef Storuman Nils-Petter Grenholm, kommunchef Åsele Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele kommun 22 Marlene Holgersson, IT-chef Storumans kommun 22 Justerare Tomas Mörtsell Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Marie Ahlqvist Paragrafer Ordförande Lilly Bäcklund Justerare Tomas Mörtsell ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli Underskrift Marie Ahlqvist

2 2(13) Ärendelista 18 Dnr 169 Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering Dnr Meddelande Dnr Information Dnr Aktuellt Kundtjänst Dnr Gemensam IT-organisation Dnr Investeringsbudget Dnr Mål och budget på programnivå Dnr Verksamhetsberättelse per den 31 augusti Dnr Avtal/Reglemente LYST... 12

3 3(13) 18 Dnr 169 Dagens ärenden Inga kompletterande ärenden. Tomas Mörtsell föreslås justera protokollet. Dagordningen fastställs utan ändringar. Till justerare utses Tomas Mörtsell.

4 4(13) 19 Dnr Meddelande 2015 Flytt av delårsrapport till den 31 augusti Handlingsplan för en ekonomi i balans Ansvarsfrihet för 2014 för samverkansnämnden Sammanträden via videokonferens Revidering av Mångfalds- och jämställdhetsplan Revidering av riktlinjer för dokument - Etik och respekt, värdegrund för Lycksele kommun Revidering av arvodes- och ersättningsreglemente för förtroendevalda i Lycksele kommun och dess bolag sunderlag Meddelandelista har tagit del av meddelandena.

5 5(13) 20 Dnr Information 2015 Enhetschef kundtjänst ger aktuell information från Sambruk. Implementerade- och pågående projekt samt aktiviteter hösten Nämnden tar del av informationen.

6 6(13) 21 Dnr Aktuellt Kundtjänst 2015 I Lycksele kommun har det under pågått en organisationsutredning. Ledning och medarbetare haft möjlighet att påverka organiseringen av olika tjänster. Bland annat flyttas ansvaret för kommunikatören till enheten kundtjänst. Kommunikatören ska ha en central placering nära kommunens ledning och kundtjänst. Vi vill arbeta på ett bättre sätt med organisationens information och kommunikation internt och externt. Kommunikatörens arbete ska vara strategiskt och mindre operativt. Kundtjänst har en viktig roll och ett närmre samarbete med kommunikatör är avgörande. På sikt ser vi även möjligheten att arbeta närmre med övriga LYST-kommuners informationsansvariga, till exempel i fråga om kriskommunikation. Kommunikatören kommer inte att vara operativ i kundtjänst. Eventuella arbetsuppgifter som tidigare utförts av kommunikatör kommer att utföras av kundtjänst som tjänsteköp. Kundtjänst ärendehanteringssystem Under senvåren har kundtjänst haft träffar med de tekniska enheterna i respektive kommun. Vi har tagit fram ett tiotal ärenden per enhet som kundtjänst under hösten kommer att börja registrera. Kommer att ske i projektform för att få en bild över tidsåtgång och antal ärenden för vidare prissättning I mitten av september påbörjas utbildning för huvudadministratörer och därefter handläggare och medarbetare på de tekniska enheterna. Nämnden tar del av informationen.

7 7(13) 22 Dnr Gemensam IT-organisation har beslutat ( , dnr ) att en gemensam IT-organisation för Storumans och Lycksele kommuner ska bildas utifrån befintliga budgetar och personalresurser. Lycksele kommun är huvudman för nämnden och är anställande organisation. Nämnden har uppdragit till IT-cheferna i respektive kommun att ta fram yttre ramar för driftskostnader, investeringskostnader och implementeringskostnader för den gemensamma organisationen de närmsta tre åren. IT-cheferna ska även presentera ett förslag på riktlinjer för prismodell och investeringar som krävs för anslutande organisationer. Kommunchef Åsele ger en muntlig redovisning om att Åsele kommun har för avsikt och är på väg att genomföra de delar av förstudien som är nödvändiga för att säkerställa att de i ett senare skede kan ansluta till den gemensamma IT-organisationen. sunderlag IT-samordnare Lycksele och IT-chef Storumans kommun Tjänsteskrivelse Nämnden ställer sig bakom förslaget och föreslår att fullmäktige i Lycksele kommun och Storumans kommun antar gemensam IT-organisation inom ramen för LYST. Nämnden uppdra till ansvarig tjänsteperson för samverkansnämnden LYST att förbereda beslutsunderlag om införande av gemensam IT-organisation till fullmäktige i Lycksele kommun och Storumans kommun. Nämnden uppdra till IT-cheferna i respektive kommun att påbörja arbetet med att ta fram en projektorganisation för införande av tidigare beslutat lösningsförslag 23 och enligt föreslagna budgetramar 24.

8 8(13) et skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun IT-strateg, Lycksele kommun IT-chef, Storumans kommun Enhetschef kundtjänst

9 9(13) 23 Dnr Investeringsbudget har beslutat ( , dnr ) att en gemensam IT-organisation för Storumans och Lycksele kommuner ska bildas utifrån befintliga budgetar och personalresurser. Lycksele kommun är huvudman för nämnden och är anställande organisation. Nämnden har uppdragit till IT-cheferna i respektive kommun att ta fram yttre ramar för driftskostnader, investeringskostnader och implementeringskostnader för den gemensamma organisationen de närmsta tre åren. IT-cheferna ska även presentera ett förslag på riktlinjer för prismodell och investeringar som krävs för anslutande organisationer. sunderlag IT-samordnare Lycksele och IT-chef Storumans kommun Tjänsteskrivelse Nämnden uppdrar till kommunchef Lycksele att tillse att Lycksele kommun utökar LYST-IT:s drifts/investeringsmedel för med 500 tkr/år. et skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun Kommunchef, Lycksele kommun Ekonomienheten, Lycksele kommun IT-samordnare, Lycksele kommun IT-chef, Storumans kommun

10 10(13) 24 Dnr Mål och budget på programnivå Enhetschef kundtjänst redovisar mål och budget för Kundtjänst har tillämpat debitering per anknytning/år under ett par års tid. För att minska den administrativa bördan föreslås telefonikostnaderna baseras på behov av intäkter telefoni samt kommunernas invånarantal. Enhetschef kundtjänst ska med stöd av kommunernas ekonomienheter ta fram en modell för kostnadsföredelning per verksamhet i respektive kommun. Telefoni kostnader 2016 Lycksele: 2, kr/år ( kr/år) Storuman: 1, kr/år (+ 33,629 kr/år) Åsele: 61,2030 kr/år ( kr/år) IT-samordnare Lycksele och IT-chef Storuman redovisar budget för gemensam IT-organisation Lycksele och Storuman. sunderlag Samverkansnämndens mål och budget 2016 IT-samordnare Lycksele och IT-chef Storumans kommun Tjänsteskrivelse Nämnden fastställer mål och budget med ändring/tillägg i text under mål 5, jämställdhet enligt nämndens förslag, samt justering personalkostnader och intäkter anknytningar för kundtjänst. Nämnden uppdrar till enhetschef kundtjänst, att föreslå ekonomisk modell för kostnadsfördelning i respektive kommuners verksamheter. et skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun

11 11(13) 25 Dnr Verksamhetsberättelse per den 31 augusti 2015 Enhetschef kundtjänst redovisar delårsrapport per LYST-nämndens verksamheter har en budget i balans. sunderlag Verksamhetsberättelse LYST Nämnden tar del av informationen fastställer samverkansnämndens verksamhetsberättelse. Enhetschef kundtjänst uppdras att sammanställa verksamhetsberättelsen enligt tillämpande principer för Lycksele kommuns delårsrapport. et skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun

12 12(13) 26 Dnr Avtal/Reglemente LYST Lycksele och Storuman och Åsele kommuner har kommit överens om att från och med inrätta en gemensam nämnd, kallad. Utöver det som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för. Avtalet och reglementet ska revideras enligt nedanstående förslag kring sammanträden på distans samt tillägg gemensam IT-organisation. Sammanträde på distans Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans, detta gäller endast ordinarie ledamot. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att alla kan höra varandra på lika villkor. Lokalen skall vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ordinarie ledamot som önskar delta på distans ska senast 5 dagar i förväg anmäla detta till nämndens sekreterare. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distrans. Nämnden får bestämma vad som närmare skall gälla om deltagande på distans i nämnden. Nämnden ansvarar för Konsumentvägledning enligt särskilt upprättade avtal Budget och skuldrådgivning enligt särskilt upprättade avtal. Drift och utveckling av kommunernas kundtjänst och telefoni på det sätt som anges i samverkansavtalet. Drift och utveckling av kommunernas IT-organisation på det sätt som anges i samverkansavtalet Utveckling av informationsstruktur och redskap för informationsstruktur. Upphandling/avrop av IT-system inom nämndens ansvarsområden. Föreslå ytterligare områden för samverkan. Information till allmänheten om nämndens verksamhet

13 13(13) Utöver ovanstående ändringar så har Lycksele kommun i uppdrag att se över alla nämnders reglementen på grund av organisationsförändringar och med stöd av SKLs rekommendationer. sunderlag Arbetsmaterial Revidering Avtal och Reglemente för Samverkansnämnden LYST Nämnden fastställer reviderat avtal och reglemente för samverkansnämnden LYST, under förutsättningen att kommunfullmäktige i Lycksele kommun antar förslag till reglemente. et skickas till Lycksele kommun Storumans kommun Åsele kommun