Mikael Johansson (S), ordförande Per Lawén (S), vice ordförande Georg Forsberg (C) Göran Adrian (C) Annika Bjelvert (M)

Transkript

1 PLATS OCH TID Kommunhuset, lokal Nedre Fryken, måndag 17 december 2018, BESLUTANDE LEDAMÖTER Mikael Johansson (S), ordförande Per Lawén (S), vice ordförande Georg Forsberg (C) Göran Adrian (C) Annika Bjelvert (M) ÖVRIGA ÖVR NÄRVARANDE Se sidan 2 JUSTERING PLATS OCH TID PARAGRAFER UNDERSKRIFTER SEKRETERARE Cecilia Hurtig ORDFÖRANDE Mikael Johansson JUSTERARE Göran Adrian ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. SAMMANTRÄDE Samverkansnämnden SÄTTS UPP TAS NED FÖRVARINGSPLATS Kommunkontoret i Kil UNDERSKRIFT Cecilia Hurtig Sida 1 av 9

2 ÖVRIGA ÖVR NÄRVARANDE Anders Johansson (S), blivande kommunstyrelsens ordförande i Kil Jan-Olov Ragnarsson, kommundirektör Kil Torbjörn Falk, kommunchef Forshaga Eric Löfberg, IT- och utvecklingschef Leif Carlson, DSO samverkansnämnden Jonas Andersson, controller, 11 Cecilia Hurtig, administrativ chef Sida 2 av 9

3 ÄRENDEN Halvårsavstämning GDPR samt rollen som personuppgiftsansvarig/personuppgiftsbiträde... 4 Ekonomisk uppföljning efter oktober Budget gemensamma kostnader... 6 Summering av mandatperioden Sammanträdesplanering Sida 3 av 9

4 SVN 10 Dnr SVN 18/14 HALVÅRSAVSTÄMNING GDPR SAMT ROLLEN SOM PERSONUPPGIFTSANSVARIG/PERSONUPPGIFTSBITRÄDE Samverkansnämndens dataskyddsombud (DSO), tillika informationssäkerhetsansvarig i Kils kommun, Leif Carlson, informerar om nuläget när det gäller dataskyddsförordningen, GDPR. Det är nämnden som är personuppgiftsansvarig (PUA) för den hantering av personuppgifter som de själva bestämmer ändamålet för. Samverkansnämnden är personuppgiftsbiträde (PUB) till övriga nämnder och bolag i Kil och Forshaga, eftersom de hanterar personuppgifter för deras räkning. Enligt SKL behövs det inte formella avtal mellan nämnderna i samma kommun. Ett reglemente eller liknande som reglerar personuppgiftsbehandlingarna måste dock finnas. DSO ska rapportera till den personuppgiftsansvariges högsta ledning. Den första inventeringen av personuppgiftsbehandlingar är gjord i såväl Forshaga som Kil. Arbetet blir dock aldrig klart, utan det görs ständiga förbättringar. Bland annat behöver vi tydliggöra samverkansnämndens roll som ansvarig eller biträde (PUA eller PUB). Vi behöver också få mer kunskap om ostrukturerade personuppgifter och inventera och förbättra hanteringen av dessa. Informationssäkerhetsansvarig informerar också om systematiskt informationssäkerhetsarbete. Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sida 4 av 9

5 SVN 11 Dnr SVN 18/10 EKONOMISK UPPFÖLJNING EFTER OKTOBER 2018 Förvaltningen har gjort en ekonomisk uppföljning efter oktober månad Ett negativt resultat med drygt 2 miljoner kronor redovisas och orsaken till underskottet är inköp av chromebooks för ca 5 miljoner kronor under innevarande år. Debiteringen av dessa chromebooks kommer att fördelas med 1/3 år 2018, 1/3 år 2019 och 1/3 år Controller Jonas Andersson informerar om hur finansieringen kommer att hanteras i redovisningen. De kostnader för chromebooks som ännu inte debiterats kommer att tas upp som upplupna intäkter i helårsbokslutet. Samverkansnämnden kommer alltså att ha en fordran avseende dessa kostnader. Prognosen för samverkansnämnden 2018 är därmed ett nollresultat. HANDLINGAR I ÄRENDET Ekonomisk uppföljning per den 31 oktober 2018 Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sida 5 av 9

6 SVN 12 Dnr SVN 18/11 BUDGET GEMENSAMMA KOSTNADER Den föreslagna budgeten för nämnden, i den del som inte omfattas av resultatenheten, består av: Samverkansnämnd 6 tkr IT-chef tkr Kostnaden fördelas mellan Kil och Forshaga med 50 % vardera. Samverkansnämnden godkänner budgeten för samverkansnämndens gemensamma kostnader. Sida 6 av 9

7 SVN 13 Dnr SVN 18/12 SUMMERING AV MANDATPERIODEN IT- och utvecklingschef Eric Löfberg informerar om vad som hänt under den gångna mandatperioden : Ökad IT-förståelse (kommunernas förmåga att möta digitaliseringen, absoluta grundförutsättningar, grundtjänster, skillnaden på IT-drift och verksamhetssystem) Tjänstekatalogen Beställningsprocesser Förbättringsarbetet Miljöarbetet Värdeskapande samverkan (IT-chefsnätverket) Attraktiv arbetsgivare HANDLINGAR I ÄRENDET Powerpointpresentation Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sida 7 av 9

8 SVN 14 Dnr SVN 18/9 SAMMANTRÄDESPLANERING 2019 Enligt de gemensamma arbetsformerna för nämnder i Kils kommun, som numera endast gäller samverkansnämnden, sammanträder nämnden på dag och tid som nämndens bestämmer. År 2018 fanns fyra sammanträden inplanerade. Enligt reglementet ska nämnden se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden ska vidare regelmässigt rapportera till fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Enligt överenskommelsen om samverkan ska målen inför kommande år beslutas av samverkansnämnden i samband med budget och verksamhetsplan. Nämndmålen ska kopplas och utvärderas mot kommunfullmäktiges mål i värdkommunen. De gemensamma målen för samverkan är följande: Enhetliga interna IT-miljöer Enhetliga verksamhetssystem Målen och verksamheten ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet. Utvärderingen görs av revisorerna i värdkommunen. Förvaltningen föreslår att nämnden planerar in tre sammanträden, där mål, budget, delårsrapporter, bokslut och utvärdering/uppföljning behandlas, kl i Kil den 7 februari, 16 maj och 19 september. HANDLINGAR I ÄRENDET Reglemente för samverkansnämnden, Gemensamma arbetsformer för nämnderna, Överenskommelse om samverkan, Förvaltningens tjänsteskrivelse Sida 8 av 9

9 LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Ordföranden frågar om nämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag. Samverkansnämnden beslutar att nämndens sammanträden äger rum i Kils kommun kl följande dagar: 7 februari 16 maj 19 september BESLUTET SKICKAS TILL Forshaga kommun Kils kommun, Kommundirektör Kils kommun, Ledningschef Kils kommun, IT- och utvecklingschef Sida 9 av 9