Mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret

Transkript

1 SVEN LOVÉN CENTRUM FÖR MARIN INFRASTRUKTUR Mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret Sammanträdesdatum och plats: , kl Fakultetskansliet för naturvetenskap, Göteborg Närvarande: Ole Arve Misund, ordförande (t.o.m. punkt 8) Ledamöter: Karin Andersson Tina Elfwing (via länk) Lena Gipperth (fr.o.m. slutet av punkt 3; ordförande punkt 9-10) Per Hall Joakim Hjelm Henrik Pavia Johan Wikner (via länk) Adjungerade ledamöter: Elisabet Ahlberg Michael Klages, föreståndare Marie Emanuelsson, sekreterare Punkt 5: Lars Hagström, controller Lovéncentret Frånvarande: Leif Anderson Jessica Hjerpe Olausson 1. Välkomna Ordföranden hälsade alla välkomna till det tredje mötet med Lovéncentrets styrgrupp. Det har fungerat bra att använda Box, där allt material till styrgruppen samlas. 2. Dagordningen Ordföranden gick igenom dagordningen. En övrig punkt anmäldes: inkommen sammaställning över institutionen för biologi och miljövetenskaps marina verksamhet vid Lovéncentret och förfrågan om att få adjungera en ledamot från institutionen. Att fastställa dagordningen med tillägg av ett övrigt ärende. 3. Verksamhetsplan 2017 Föreståndaren presenterade förslag till verksamhetsplan för Den är strukturerad efter de tre nivåerna i Lovéncentrets uppdrag; lokal, nationell och internationell nivå. Exempel på aktiviteter är: Process med lokala användare för att undersöka behovet av förnyelse av de små forskningsfartygen. Sven Lovén centrum för marin infrastruktur 1 (4) Göteborgs universitet Kristineberg 566, Fiskebäckskil loven.gu.se/

2 Marknadsföring av fartyget till externa användare (se vidare punkt 7). Fortsatt markandsföring av KVA-fonden för att främja internationalisering och vetenskaplig förnyelse vid Lovéncentret. Förslag till verksamhetsplan ryms inom den föreslagna budgeten (punkt 5). Styrgruppen föreslår att Lovéncentrets observationssystem, t.ex. bojarna, kopplas samman med andra observationssystem som finns vid institutioner. Styrgruppen tog upp följande ändringar i planen: Tillägg: marknadsföring av fartyget ska även ske internationellt. Strykning: behov av strategisk rekrytering av forskargrupper är en institutionsfråga, inte något som styrgruppen behandlar. Beslut om verksamhetsplanen fattas efter diskussion av budget. 4. Kommunikationsplan 2017 Föreståndaren presenterade förslag till kommunikationsplan för Den är strukturerad efter mål, målgrupper, budskap och kanaler. Styrgruppen diskuterade hur konkret planen/planerna ska vara, i form av specificerade enskilda aktiviteter. Synpunkter framfördes, att i en plan formulerar styrgruppen snarast mål och riktlinjer till föreståndaren, än aktiviteter på detaljnivå. Styrgruppen tog upp följande ändringar i planen: Tillägg: genomföra en målgrupps/användaranalys vilka de är och hur man når dem. Att fastställa kommunikationsplanen för 2017 med tillägget ovan. 5. Budget 2017 Föreståndaren presenterade förslag till budget för 2017; förslaget är reviderat på några punkter jämfört med det som skickades ut inför mötet. Lovéncentrets controller deltog för att besvara frågor. Budgetförslaget uppvisar ett litet överskott. I förslaget ligger extra kostnader för det nya fartyget utanför budgeten. Orsaken är att det är flera frågor som rör fartyget som ännu inte är klara. Styrgruppen diskuterade bl.a. följande frågor: KVA-fonden är dels utlagt på posterna för dykning och fältstationerna, dels som en egen post; styrgruppen önskar att samla hela beloppet som sedan fördelas efter beslut om ansökningar. Hela bilden är inte klar för kommande år, varken kostnader relaterade till fartyget eller konsekvenserna av den pågående utredningen. Vad kostnadsökningarna för det nya fartyget jämfört med det nuvarande beror på. Kostnaderna för fartyget bedöms som rimliga vid en vidare jämförelse. Om segheten i processer gör det nödvändigt att redan nu besluta om åtgärder som minskar kostnaderna. Föreståndaren har tagit fram ett förslag till kostnadsminskningar och intäktsökningar. Det är inte inräknat i budgetförslaget, och omfattar bl.a: Öka bänkplatsavgifterna. Samverkan, eller delar av den, förs över till institutionen för marina vetenskaper. 2 (4)

3 Minskning av ROV-verksamheten; detta kan dock påverka externa bidrag. Minskad service (sommarvikarier) på sommaren. Styrgruppen diskuterade vilka åtgärder som kan genomföras för att på några års sikt, med det nya fartyget inräknat, uppnå budgetbalans. Flera av åtgärderna behöver utredas vidare tillsammans med kärnverksamheten innan de kan beslutas och genomföras. Ordföranden konstaterar att föreståndaren har lagt fram en budget inom styrgruppens riktlinjer från föregående möte och inom fakultetens riktlinjer. Budgeten kommer att tas upp till diskussion under våren; det är ett långsiktigt arbete där förutsättningarna kommer att klarna successivt under Ändras förutsättningarna under året får budget och planer revideras. Att fastställa verksamhetsplanen för 2017 med ändringarna ovan (punkt 3). Att fastställa budgeten för 2017 i enlighet med presenterat förslag. 6. Organisation av och riktlinjer för bedömningsarbete inom Lovéncentret Sekreteraren presenterade ett förslag till organisation av och riktlinjer för bedömningsarbete inom Lovéncentret (V 2016/713). Särskilt betonades: Ramarna för styrgruppens beslut och avgränsningarna, framför allt att förslaget inte behandlar utbildning. Principer för bedömningsarbetet gällande granskning, bedömningskriterier, jävshantering och beslutsfattande. Uppföljning efter ett år för att vid behov justera organisation och riktlinjer. Föreståndaren presenterade översiktligt inkomna förslag till bedömningskommittén. Ett konkret förslag behöver tas fram utifrån följande kriterier: Personer utanför Göteborgs universitet. Jämn könsfördelning. Kompetensmässigt täcks de ämnesområden som Lovéncentret till största delen stödjer. Styrgruppen kan successivt utöka bedömningskommittén med fler ledamöter om behov finns. Om grundläggande regelverk för bedömningsarbetet (punkt 1-11) i enlighet med bilaga 1. Om bedömningskriterier för ansökningar (punkt 12-13) i enlighet med bilaga 1. Om generell delegation till föreståndaren (punkt 14-17) i enlighet med bilaga 1. Att uppdra åt föreståndaren att sätta samma ett förslag till bedömningsgrupp och presentera för styrgruppen. Att bedömningsarbetet ses över senast 1 december 2017 för eventuella justeringar. 7. Plan för markandsföring av fartyget Föreståndaren presenterade ett preliminärt förslag till plan för marknadsföring av det nya fartyget. Förslaget omfattar bl.a. presentationsmaterial som kan skickas ut eller sprida på konferenser, etc. Liknande material kan tas fram för olika delar av den infrastruktur som Lovéncentret erbjuder. Detta förslag kommer att utvecklas till kommande möten. Styrgruppen efterfrågade en mer heltäckande och flerårig plan för fartyget. 3 (4)

4 8. Kommande möten 2017 Ordföranden föreslog en plan för möten under våren 2017 för att kunna behandla utredningen om fältstationsverksamheten som ska vara klar senast 15 februari. Att behålla mötesdagen den 8 februari, som tidigare bokats in; mötestiden kortas och hålls via telefon eller video. Att boka in ett möte i slutet av februari eller början av mars på Tjärnö då utredaren bjuds in. Att boka in ett möte i slutet av april. Förslag på mötesdagar skickas ut i en doodle. Ole Arve Misund tackade för mötet och lämnade över ordförandeskapet till vice ordförande Lena Gipperth. 9. Uppföljning av föregående styrgruppsmöte Ordföranden gick igenom fastställda mötesanteckningar från mötet 10 oktober Sekreteraren redovisade de ändringar som gjorts med anledning av inkomna synpunkter på det utskickade utkastet. Styrgruppen lägger mötesanteckningarna till handlingarna. 10. Övriga ärenden Institutionen för biologi och miljövetenskap har gjort en sammanställning över institutionens marina verksamhet vid Lovéncentret. Sammanställningen beskriver användningen av Lovéncentret i dagsläget och dess framtida behov av infrastrukturen. Sammanställningen finns tillgänglig för styrgruppen, som konstaterade att den ger värdefull information inför dess fortsatta arbete. Vidare har institutionen bett styrgruppen om att få adjungera en ledamot vid framtida styrgruppsmöten. Styrgruppen diskuterade förfrågan och gjorde följande klargöranden: Adjungeringar görs i särskilda frågor, men inte permanent. Styrgruppen ska beakta behovet av infrastrukturresurser för alla användare, inte bara för de institutioner, organisationer eller liknande som finns representerade i styrgruppen. Samordning mellan institutioner behöver lösas inom Naturvetenskapliga fakulteten; här har ledamoten som finns permanent på en av fältstationerna en särskild roll. Centrum för hav och samhälle har en motsvarande uppgift för andra fakulteter vid Göteborgs universitet. Styrgruppen beslutade vid sitt möte i juni 2016 att underlag, om inte annat bestäms, kan tas upp och diskuteras med personer utanför styrgruppen inför mötena. För att underlätta samordningen ska dagordning och underlag skickas ut i god tid innan mötena. Att avslå institutionen för biologi och miljövetenskaps förfrågan om att adjungera en ledamot till styrgruppen. 4 (4)

5 Beslut punkt 6, mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret, V 2016/713 Bilaga 1: Organisation av och riktlinjer för bedömningsarbete inom Lovéncentret Grundläggande regelverk för bedömningsarbetet Bedömningsarbetet utformas och bedrivs utifrån följande grundläggande regelverk: 1. Bedömningskommittén står för den vetenskapliga granskningen och bedömer: a. Samtliga ansökningar till KVA-fonden. b. Samtliga forskningsansökningar för att få tillgång till infrastrukturresurser och service, dvs. fartyg och fältstationerna, som inte beviljats medel efter vetenskaplig bedömning av t.ex. Vetenskapsrådet, Formas, SSF eller EU. c. Ansökningar, oavsett tidigare vetenskaplig bedömning, som konkurrerar om samma infrastrukturresurser och service vid samma tid. 2. Bedömningskommittén kan dela upp sig i undergruppen för bedömning av specifika ansökningsomgångar; en undergrupp består av minst 5 ledamöter. Undergrupperna beslutas av bedömningskommitténs ordförande. 3. Bedömningskommittén eller dess undergrupp tar efter en samlad bedömning vid ett beredningsmöte fram en rangordnad lista över ansökningarna i den specifika ansökningsomgången. 4. Bedömningskommittén hanterar inte icke-akademiska forskningsprojekt ( industriprojekt ). 5. Föreståndaren bedömer, för samtliga ansökningar, möjligheten för Lovéncentret att tillgodose beskrivet infrastrukturbehov och åtgång av resurser. Bedömningen av ansökningarna redovisas skriftligt i den specifika ansökningsomgången; eventuella behov av investeringar för att genomföra projekten anges särskilt. Föreståndaren kan ta hjälpa av medarbetare på Lovéncentret vid bedömningen. 6. Styrguppen beslutar om: a. KVA-fonden: fördelning av medel. b. Fartyget R/V Skagerak: fördelning av tid, resurser och service, s.k. fartygstid. c. Fältstationerna och mindre fartyg: fördelning av tid, resurser och service till ansökningar med så stora behov att det riskerar tränga ut andra forskningsprojekt eller utbildning. d. Fältstationerna och mindre fartyg: fördelning av tid, resurser och service mellan ansökningar som konkurrerar om samma resurser och service vid samma tid. e. Icke-akademiska forskningsprojekt, som konkurrerar med forskningsansökningar om samma resurser och service vid samma tid. f. Investeringar och samfinansiering med forskningsprojekt i samband med beslut 6a-6d; beslutet kan ange ramar och i övrigt delegera detaljerna till styrgruppsordföranden eller föreståndaren. 7. Styrgruppens beslut kan fattas på ett ordinarie styrgruppsmöte, ett telefonmöte eller per capsulam. 8. Styrgruppen ska ges möjlighet till insyn i bedömningsarbetet. Det görs genom att styrgruppen bjuds in att delta med en ledamot vid beredningsmötet som observatör; detta görs av föreståndaren via styrgruppens ordförande. För observatören gäller: a. Får inte vara jävig på annat än enstaka ansökningar. b. Får uppmärksamma bedömningskommittén på avvikelser från riktlinjer för bedömningen, men ej yttra sig om enskilda ansökningar. 9. Vid bedömningsarbetet och beslut hanteras jäv i enlighet med Vetenskapsrådets jävspolicy (bilaga 6). Jäv dokumenteras och redovisas inför beslut. 10. Föreståndaren håller löpande kontakt med bedömningskommittén om bedömningsarbetet och ansvarar för att ett samlat bedömningsunderlag presenteras inför beslut. 11. Föreståndaren rapporterar om bedömningsarbetet i samband med beslut (punkt 6) eller den återkommande verksamhetsrapporteringen.

6 Beslut punkt 6, mötesanteckningar styrgruppen för Lovéncentret, V 2016/713 Bedömningskriterier för ansökningar 12. Den vetenskapliga granskningen görs utifrån följande kriterier: a. Projektets vetenskapliga kvalitet, inklusive nytänkande och originalitet / Scientific quality of the proposed research, including novelty and originality b. Sökandes kompetens (kompetens för att genomföra det föreslagna projektet) / Merits of the applicant (competence for the implementation of the proposed project) c. Projektets genomförbarhet / Feasibility of the project d. Infrastrukturens relevans för projektet / The relevance of the infrastructure for the project e. Gäller bara för KVA-fonden: Projektets betydelse för internationaliseringen av Lovéncentret / The relevance of the project for the internationalsation of Lovén Centre f. Gäller bara för KVA-fonden: Projektets betydelse för den vetenskapliga förnyelsen av Lovéncentret / The relevance of the project for the scientific renewal of Lovén Centre 13. Utöver den vetenskapliga granskningen bedöms hur Lovéncentret kan tillgodose infrastrukturbehovet som beskrivs i ansökan. Inga andra bedömningskriterier används, t.ex. vilken forskningsorganisation användaren kommer ifrån. Generell delegation till föreståndaren 14. Föreståndaren beslutar om fördelning av tid, resurser och service på fältstationer och mindre fartyg då ingen konkurrens finns mellan ansökningarna. 15. Föreståndaren bedömer och beslutar om sista minuten-ansökningar till fartyget R/V Skagerak, fältstationer och mindre fartyg under förutsättning att de inte står i konflikt med redan beslutade aktiviteter. 16. Föreståndaren bedömer och beslutar om icke-akademiska forskningsprojekt, som inte konkurrerar med forskningsansökningar om samma resurser och service vid samma tid. 17. Föreståndaren beslutar om detaljerad bedömningsprocess, formulär och annat stöd som behövs i bedömningsarbetet, inom ramarna för övergripande regelverk och det grundläggande regelverket för bedömningsarbetet vid Lovéncentret.