Lökebergs konferenshotell, Hålta. Shujaat Noormohamed Ellinor Seth Ales kommun Maria Hedqvist. Privat primärvård Lisbeth Tilly Ale kommun

Transkript

1 Westerelve Datum Processledare Dokumenttyp Minnesanteckningar Mobil: Ärende Ledningsgruppsmöte Datum Plats Lökebergs konferenshotell, Hålta Närvarande Ann Stockland Torbjörn Erneholm - Kungälvsjukhus PVO Stenungsund/Tjörn Christina Wikman-Lundbom Jörgen Thorn Kungälvsjukhus PVO Kungälv/Ale Katarina Andersson - Anna Karlsson Kungälvsjukhus HSN 4 Denny Kraft Noomi Holmberg Kungälvkommun Stenungsundkommun Ann-Mari Broberg - Camilla Blomqvist Kungälvkommun Stenungsundkommun Shujaat Noormohamed Ellinor Seth Tjörns kommun Ales kommun Maria Hedqvist Malin Wallberg - Privat primärvård Privat primärvård Lisbeth Tilly Ale kommun 1. Planen för den Nära Vården Smärre revidering av PP-presentationen till eftermiddagens dragning till politiken föreslås. Samtal om det finns något formellt samverkansavtal mellan SIMBA s ingående parter. Gruppmedlemmar som varit med från SIMBA s start tror inte det finns något formellt avtal utan att samverkan har byggt på det behov av samverkan över gränserna som parterna sett varit nödvändig för att kunna tillhandahålla god vård- och omsorg. Vad gäller den politiska förankringen har planen först tagits av SIMBA s politiska styrgrupp och sedan har planen antagits av respektive vårdgivares politiska nämnd. 2. SIMBA s ekonomi SIMBA hade överskjutande medel på kr vid årets start och ingående parter har skjutit till kr under året. Därutöver har SIMBA tilldelats statliga stimulansmedel motsvarande kr som är intecknade till utvecklingsledare, arbete med hemsidan, ledningsgruppens arbetsdagar samt styrgruppsmöten. SIMBA kommer under 2012 att få ett positivt resultat, där den avgörande faktorn till resultatet är att SIMBA inte haft någon processledare en stor del av året. De överskjutande medlen kan användas 2013 för att täcka delar av SIMBA s omkostnader för förvaltning och utveckling (se bilaga). Uppdrag

2 2 För 2014 kommer inte medlen som ingående parter bidrar med att räcka för att täcka SIMBA s omkostnader till förvaltning och utveckling inom organisationen, om inte anslagen höjs. Frågan tas upp med till politiken. 3. Uppdragsbeskrivning för arbetsgrupp gällande samordnad vårdplanering och avvikelsehantering Återremiss: Ärendet gällande bildande av en arbetsgrupp för hantering av rutinen för den samordnade vårdplaneringen och analys av avvikelser återremitteras för att tas upp igen den 7-8 mars på ledningsgruppens arbetsdagar. 4. Redovisning av avvikelser primärvård har gjort ett försök till att samla in och analysera de avvikelser som registrerats under tiden Det IT-system som används inom regionen för avvikelsehantering stödjer inte analysarbete ur ett systematiskt perspektiv och inom kommunerna hanteras avvikelserna manuellt. Redovisning får snarare ses som en sammanställning än en analys med anledning av att avvikelserna inte sammanställts på ett sätt som möjliggör en övergripande analys. De privata vårdgivarna inom primärvården har inte access till regionen IT-stöd utan hanterar och sammanställer avvikelserna utifrån respektive huvudmans rutiner och riktlinjer enligt information analysgruppen tagit del av. Enligt Maria skickas avvikelser som berör kommunal hemsjukvård in till regionen och registreras centralt. Undertecknad får i uppdrag att informera sig vidare i frågan. Flera i ledningsgruppen ger uttryck för att de är tveksamma till att redovisningen avspeglar verkligheten och av denna anledning kan inte materialet användas i ett förbättrande syfte. Man tror också att antalet avvikelser är betydligt större än de avvikelser som registrerats och orsaken till underrapporteringen är tidsbrist. Då avvikelsehantering är ett av våra viktigaste instrument i förbättringsarbetet är det bekymmersamt att de verktyg vi använder oss av inte stödjer analysarbetet. Inom verksamheterna upplever man att det inte finns utrymme till att rapportera upptäckta avvikelser. Diskussioner förs om att utse en specifik vecka i februari då samtliga vårdgivare uppmanar sina medarbetare att rapportera var enda en avvikelse och att detta troligtvis kan spegla verkligheten för årets alla veckor och användas som underlag till förbättring och utveckling av verksamheterna. 5. Gemensamt instrument för sammanställning av avvikelser Med anledning av att det IT-system som används inom regionen för avvikelsehantering inte stödjer analysarbete ur ett systematiskt perspektiv samt att kommunerna och de privata vårdgivarna inte har access till systemet har en arbetsgrupp med representanter från kommunerna, Kungälvs sjukhus och offentlig primärvård tagit fram ett förslag till gemensamt instrument för sammanställning av avvikelser. Instrumentet utgår från uppbyggande i det IT-system som används inom regionen. Instrumentet består av ett excelark (som enkelt blir en liten databas). Ledningsgruppen diskuterar ev. möjligheter att föra en diskussion med leverantören av regionens IT-system för att möjliggöra en sökning av de avvikelser som berör SVPL. Även om detta blir möjligt fångar vi troligtvis inte de avvikelser som berör kommunerna och de privata vårdgivarna. Bordläggning: Ledningsgruppers bedömning är att det inte ska tillföras något nytt instrument för sammanställning av avvikelser och bordlägger frågan.

3 3 6. Gemensam implementeringsplan av riskförebyggande arbetssätt primärvård har tagit fram förslag till gemensam implementeringsplan för det riskförebyggande arbetet vad gäller nutrition, trycksår och undernäring. Planen utgår från den nationella satsningen och regionala handlingsplanen för de mest sjuks äldre. Inriktningsbeslut: Med utgångspunkt i framtaget förslag tar ledningsgruppen följande inriktningsbeslut: Riskbedömningsinstrument som föreslås användas inom samtliga verksamheter är: - Mod. NORTON för trycksårsbedömning - SKL s tre frågor för bedömning av undernäring - Downton Fall Risk Index (DFRI) för fallriskbedömning Informationsöverföring av riskbedömning mellan olika vårdgivare: - Information från kommunen till sjukhus överförs genom att resultatet från riskbedömningarna förs in i den förifyllda vårdbegäran. - Information från sjukhuset till primärvården och kommunerna överförs genom att resultatet från riskbedömningarna dokumenteras i SVPL-KLARA, i fritextfältet i den gemensamma vårdplanen. Riskbedömning av trycksår på Kungälvs sjukhus kommer att erbjudas från 70 år Föreslagen implementeringsplan samt registrering i Senior alert antas för Särskilt boende. För övriga verksamheter antas ingen implementeringsplan för närvarande. Enligt både den nationella satsningen och den regionala handlingsplanen ska alla listade över 65 år erbjudas en riskbedömning. Maria undrar om meningen är att man ska skicka hem erbjudande till patienterna eller om man ska erbjuda detta till alla som söker sig till vårdcentralen. Undertecknad får i uppdrag att efterlysa ett förtydligande i frågan. Jörgen ger information om att inom den offentliga primärvården går man ut med erbjudande om riskbedömning till samtliga listade personer över 65 år. Undertecknad får också i uppdrag att ta fram ett sammanfattande dokument kring de inriktningsbeslut ledningsgruppen tagit vad gäller det gemensamma riskförebyggande arbetet. 7. Organisationsskiss Ledningsgruppen antar skissen efter revidering av temagrupp psykiatri eftersom den delregionala Västbusgruppen ska följa de riktlinjer som beslutas regionalt. Även gruppen för samordnad vårdplanering behöver tas bort från skissen 1 8. Diarieföring Undertecknad informerar om att SIMBA inte har några rutiner för diarieföring. Undertecknad har förhört sig med sin företrädare angående hur diarieföringen hanterades under hennes tid och fick information om att ordförande tog ansvar för alla viktiga handlingar. Undertecknad har förhört sig med övriga vårdsamverkansorganisationer hur de hanterar diarieföringen, vilket är varierande. Södra Älvsborgs sätt att hantera diarieföringen tilltalar undertecknad då den möjliggör att få historien med sig oberoende av vilken organisation som står för ordförandeskapet. Södra Älvsborg har kunnat ansluta sig till regionens diarieföringssystem Diabas och genom att få en egen licens har de också haft möjlighet att skapa ett eget register i systemet. Ledningsgruppens bedömning är att om det finns möjlighet för SIMBA att ansluta sig till Diabas ska vi göra detta och ger undertecknad i uppdrag att arbeta vidare med frågan. Om diabas går att använda behöver SIMBA knyta någon till organisationen som kan vara förvaltare av diariet. 1 Diskuterades inte under punkten, men ledningsgruppens beslut under punkt 3 om att inte tillsätta gruppen medför att den behöver tas bort från skissen

4 4 9. Hemsida primärvård har tagit fram förslag till färgsättning och struktur på hemsidan. Med utgångspunkt i arbetsgruppens förslag tar ledningsgruppen följande beslut: - Processledaren blir kontaktperson som står som ansvarig för hemsidan. - Arbetsgruppens förslag till struktur och innehåll användas som utgångspunkt vid uppbyggnad av en gemensam hemsida för SIMBA. - Hillevi Gustavsson anlitas för uppdraget att bygga upp grundstrukturen till SIMBA s hemsida. - arbetsgruppen ska finnas kvar även när uppdraget övergår i förvaltningsskede för att säkerställa att innehållet på hemsidan är aktuellt, följer beslutade riktlinjer och utvecklas i takt med behoven. Bedömningen är att gruppen behöver träffas två till fyra gånger per år. Samtliga uppmanas att gå hem och inom respektive organisation undersöka om det finns någon SIMBA kan anställa på ca 10% av en heltidstjänst för förvaltning av SIMBA s hemsida och processledaren får i uppdrag att förhöra sig med S. Älvsborg om möjlighet finns att köpa tjänsten av deras kommunikatör. Samtliga/ 10 Webbkollen Webbkollen återinlagda är ett webbaserat verktyg som underlättar uppföljning av oplanerad återinläggning och tillhandahålls av SKL. Verktyget består av två delar. En intervjumall och ett formulär för att räkna ut standardkostnader. Intervjuerna görs på Kungälvs sjukhus och för att få fram standardkostnaderna behöver både kommunerna och vårdcentralerna hjälpa till att ta fram data som är omfattande. Ledningsgruppens bedömning är att arbetet med att ta fram data troligtvis är större än nyttan av den kunskap son kommer fram och att man istället skulle kunna använda sig av resultat från andra sjukhus som diskussionsunderlag i utvecklingsarbete kring återinläggningar och undvikbar slutenvård. 11 Arbetsdagar 7-8 mars Enligt förslag tar ledningsgruppen beslut om att använda arbetsdagarna i mars till arbete med SIMBA s organisation former, strukturer, inbördesförhållanden och uppdragsbeskrivningar. Processledaren får i uppdrag att bjuda in personer från VG-regionens andra samverkansorganisation för korta föredrag om deras uppbyggnad och arbete. 12 Gemensamt möte för SIMBA s ledningsgrupp och NO-grupper Agneta Hamilton har väckt frågan kring ett gemensamt möte mellan ledningsgruppen och NO-grupperna. Ledningsgruppen tycker detta är ett bra förslag och beslutar om att bjuda in NOgrupperna till en informationsträff den 12 april kl Ämne för mötet blir SIMBA s organisation samt planen och handlingsplanen för den Nära Vården 13 Uppdrag AU AU är en ny funktion för SIMBA s ledningsgrupp och diskussioner har förts kring dess uppdrag. Undertecknad har tagit fram ett förslag som AU tagit del av. Inom ledningsgruppen finns det delade meningar om vilka arbetsuppgifter som ska ingå i AU s uppdrag. Återremiss: Ärendet återremitteras för att tas upp igen den 7-8 mars på ledningsgruppens arbetsdagar.

5 5 14 OFVI OFVI är ett projekt som startade maj 2010 under primärvårdens ordförandeskap, vilket resulterade i att både SIMBA och LGS deltog i projektet med anledning av att ordförande var chef både för vårdcentraler inom LGS och SIMBA. I samband med införandet togs beslut om särskilda OFVI-telefonnummer där kommunerna alltid skulle vara anträffbara vardagar kl I november 2011 togs telefonnumren bort inom LGS och istället togs beslut om att kommunerna skulle kontakta sjukhuset snarast efter avisering av OFVI-meddelande i IT-KLARA. Varför inte samma beslut togs i SIMBA samtidigt är oklart med anledning av att det är ett och samma projekt. Inom SIMBA har kommunerna krav på att följa LGS och ta bort telefonnumret då de upplever att telefonen är ett stressmoment som påverkar arbetsmiljön negativt. Tas telefonnumret bort finns det en oro från sjukhusets sida att det kommer att ta ännu längre tid att nå kommunerna än idag. Ska projektet kunna utvärderas är det viktigt att alla ingående parter arbetar på samma sätt varvid ledningsgruppen tar beslut om att under en månad från den 15 januari ta bort de särskilda OFVI-telefonnumren och i stället avisera OFVI via IT-KLARA, som man gör i LGS. Samtidigt förbinder sig kommunerna att gå in och titta i IT-KLARA kl.08:00, 11:00,13:00 och 15:00 alla vardagar. 15 BPSD-teamet. SU har meddelat att kommunerna inom SIMBA inte längre kan remittera patienter till Minnesmottagningen på Mölndals sjukhus, utan att ansvaret överförts till Kungälvs sjukhus. Nu undrar kommunerna vem man ska vända sig till vid behov av konsultation. Christina svarar att kommunerna får vända sig till AVH-teamet på Kungälvs sjukhus. Samtidigt får Anna uppdraget att undersöka vilka förändringar som gjorts i beställningen till SU som gör att BPSD-teamet i Mölndal inte längre tar emot konsultationsförfrågningar från kommunerna inom SIMBA s område. Anna 16 Utvecklingsledare Undertecknad har tagit fram förslag till annons och innehåll för kommande utvecklingsledartjänst. Förslaget är en tjänst på 50% som utannonseras inom respektive organisation. Respons på förslaget ska vara undertecknad tillhanda senast den 17 dec. Vid minnesanteckningen Westerelve Processledare