SLUTRAPPORT. Framtidsprojektet

Transkript

1

2

3

4

5 SLUTRAPPORT Framtidsprojektet

6 1. Projektfakta 1.1 Projektnamn Projektets namn var: Framtidsprojektet. 1.2 Journalnummer Projektets journalnummer var Projektägare Projektägare var Henrik Persson som för tiden även var firmatecknare och ordförande för Näsby-Österslövs scoutkår. Henrik Persson är en av två kontaktpersoner för projektet. Telefon: E-post: Projektledare Projektledare var Henrik Andersson som tillsammans med Henrik Persson är kontaktperson för projektet. Telefon: E-post: balsvik@spray.se 2. Sammanfattning Näsby-Österslövs scoutkår har genomfört ett projekt vid namn Framtidsprojektet. Syftet var att öka det ideella engagemanget i Balsbygden, skapa en ändamålsenlig mötesplats för hela bygden och öppna upp den för en bredare verksamhet. Målgruppen var alla som bor och verkar i Balsbygden, med fokus på ungdomar och nya målgrupper. Projektet har genomfört en tillbyggnation av scoutgården som innefattar ny tillgänglighetsanpassad entré, toaletter och dusch. Ett nytt fullt utrustat kök med möjlighet att laga mat till 30 personer har byggts. Samtal har till viss del förts med andra aktörer i bygden och riksgymnasiet för ett utvecklat samarbete. Scoutkårens utmanarscouter (15-19 år) har genomfört ett delprojekt som innebär att de lärt sig projektledning och marknadsfört scoutgården för att få uthyrningar som genererar en stabil intäkt till föreningen. Generellt är måluppfyllelsen god, men med en ökad tydlighet kring ansvar och förväntningar hade den kunnat vara ännu högre. Projektet har skapat nya möjligheter och en del effekter, som exempelvis en ökad uthyrning av scoutgården, förväntas inom kort. Projektet tog längre tid att genomföra än vad som var planerat från början och budgeten kunde inte hållas. Samtidigt är det ingen som i efterhand ångrar att det genomfördes och det har resulterat i att det ideella engagemanget och entusiasmen för scoutkåren har ökat.

7 3. Projektpresentation 3.1 Syfte och målsättning Syftet med projektet var att öka det ideella engagemanget i Balsbygden. Genom en ändamålsenlig mötesplats skulle en långsiktig lösning för scoutföreningens ekonomi säkras för att fokus på verksamheten skulle kunna förstärkas och attraktionskraften för den lokala scoutingen ökas. På så vis skulle fler ungdomar i Balsbygden bli redo för livet. Dessutom var syftet med projektet att skapa förutsättningar för Balsbygden att välkomna världens annalkande scouter i anslutning till världsscoutlägret i Rinkaby Med en attraktiv mötesplats skulle även en bredare verksamhet möjliggöras och kunna komma andra föreningar och ungdomar i Balsbygden till glädje. 3.2 Organisation Projektets ägare var Näsby-Österslövs scoutkårs ordförande. Som ordförande var han även ledare för projektets styrgrupp som bestod av scoutkårens styrelse. Det operativa ansvaret för projektet hade projektledare Henrik Andersson tillsammans med projektgruppen i form av styrelsens huspatrull. Genom projektet rapporterade projektledaren löpande till styrgruppen som fick fatta beslut av strategisk karaktär när projektets förutsättningar förändrades. 3.3 Målgrupp Projektet riktade sig till alla som bor och verkar i Balsbygden. I första hand alla ungdomar som skulle få tillgång till en mötesplats som erbjuder kvalitativ scoutverksamhet. Det riktade sig även till andra aktörer i bygden som kunde tänkas ha nytta av en attraktiv mötesplats och organisationer som vi kundes tänkas utveckla ett samarbete med. Projektet skulle även göra det möjligt för scoutkåren att erbjuda scouting till nya målgrupper, exempelvis funktionshindrade och i förlängningen, när verksamheten i Österslövs blivit stabil nog, även ungdomar på Näsby. 4. Genomförande och resultat 4.1 Genomförandet Projektet har i princip delats upp i tre delar: byggnation, utmanarscouternas delprojekt samt de mål som har att göra med entusiasmen för kåren och dess samverkan med andra föreningar. Byggprojektet har i huvudsak genomförts på onsdagskvällar med förstärkning vissa lördagar. Onsdagskvällar har det varit 4-5 personer som svingat hammare men vissa helger betydligt fler. I oktober 2010 genomfördes en kraftsamling då den nya entrén restes. Ca 30 personer spikade, lade golv, målade, lagade mat med mera i ett härligt effektiv kaos där allt ifrån yngre scouter upp till vuxna med ett gemensamt uppdrag att få till vår scoutgård. Utmanarscouterna började sina uppdrag med en workshop där vi med de 8 frågorna som utgångspunkt jobbade med de projektidéer de planerat för De hade flera omfattande projekt framför sig förutom Framtidsprojektet. Med detta som grund gick de projektledarutbildningen. Därefter har de fotograferat, skrivit texter och byggt webbsida. Kårens ledning har haft ansvar för att utveckla samverkan med övriga föreningar och de frågor som har att göra med entusiasmen för kåren. Detta har varit ett löpande arbete och samtal har förts med riksgymnasiet.

8 4.2 Aktiviteter Projektet planerade för att nedanstående aktiviteter skulle genomföras. Här presenteras de tillsammans med uppgift om hur väl vi anser att de uppfyllts. Renovera köket Genomfört. Ambitionerna för köksrenoveringen har kontinuerligt höjt under projektets gång. Vi har nu ett kök som fungerar utmärkt för en hel avdelning att baka och laga mat i. Två spisar och vaskar gör att köket fungerar både till olika programaktiviteter såsom att laga mat till ett större gäng på ett enkelt sätt. Bygga ihop våra lokaler till en gemensam anläggning som innehåller ny entré och toalettmöjlighet. Genomfört. Trappa alternativt ramp leder nu upp till en ny entré. I anslutning till entrén finns en toalett samt en tillgänglighetsanpassad toalett som även innehåller en dusch. Entrén binder ihop våra tidigare två huskroppar. Sammanbindningen av husen har skapat en helt annan inomhusmiljö och blivit en mycket praktisk scoutgård. Utmanarscouterna lär sig projektledning. Projektledarproffs ställde upp gratis och genomförde en kvällskurs för vår avdelning utmanarscouter. Kursen genomfördes i Malmö på Hovrätten då vi fått låna utbildningslokaler där. Utmanarscouterna samlar in fakta om bygden som sedan används i marknadsföringen. Genomfört till viss del. Ej komplett och ej heller inarbetat i webbplatsen. En hemsida byggs för att kunna marknadsföra scoutgården. Genomfört men måste publiceras och i vissa delar kompletteras. Arrangera en stor invigningsfest för hela föreningen och alla inblandade i projektet, dit även hela bygden och media bjuds in. Den 1 maj 2011 arrangerades en invigningsfest där en inbjudan gick ut brett i bygden. Även media bjöds in men nappade tyvärr inte den gången. Däremot fick vi på egen hand in en notis i Kristianstadsbladet. 4.3 Måluppfyllelse Här presenteras de målsättningar som sattes upp för projektet samt i hur hög grad de kan anses uppfyllda. Balsbygden har en ny attraktiv mötesplats för bygdens ungdomar som möjliggör en bredare verksamhet, och bygdens övriga föreningar vet att det finns möjligheter för dem att nyttja den. Projektet har resulterat i att Näsby-Österslövs scoutgård på Kälkestadsvägen kan erbjuda en mötesplats som är betydligt mer attraktiv än förut. En tillbyggnad med ny tillgänglighetsanpassad entré och toalett har inte bara gjort lokalen mer anpassad för scoutkårens verksamhet och andra intresserade aktörer, utan även skapat möjligheter för funktionshindrade att ta del av den verksamhet vi erbjuder. Den 1 maj 2011 arrangerades en invigningsfest, till vilken övriga föreningar i bygden bjöds in tillsammans med information om den nya mötesplatsen. Vi hade hoppats på en bredare uppslutning av andra föreningar till invigningen för att där kunna diskutera på vilket sätt

9 de skulle kunna nyttja lokalen. Endast ett fåtal företrädare för andra föreningar i bygden var dock närvarande. Vid projektets slut ska vi ha en grupp vuxna på minst 10 personer som till följd av projektet understödjer scoutverksamheten och bidrar till att scoutledarna kan fokusera på verksamheten. Cirka 5-10 personer har utgjort kärnan av de som genomförde byggnationsdelen av projektet. Dessa personer bedömer vi att de inte hade lagt ner samma engagemang för kåren på ett annat sätt och de står alla närmare att understödja scoutverksamheten nu än för projektstart. Projektet har genomfört en renovering av kök där måltider för ett 30-tal personer möjliggörs. Alla lek- och mötesrum finns under samma tak och är hopbyggt med en gemensam handikappsanpassad entré, toaletter och dusch. Tillbyggnad och renovering under hela projektets tid har gjort att detta mål är helt uppfyllt. Minst 30 utländska scouter bor hos familjer i Balsbygden enligt konceptet Home Hospitality där den renoverade scoutgården fungerar som gemensam mötesplats för dessa gäster. Den juli 2011 togs 21 scouter från Paraguay emot av familjer i Balsbygden i arrangemang av scoutkåren. En av dessa dagar fungerade den renoverade scoutgården som mötesplats för de Paraguyanska scouterna och värdfamiljerna som gjorde aktiviteter tillsammans. Scoutkårens Home Hospitality uppmärksammades med en artikel i Kristianstadsbladet, se bilaga. Föreningens utmanarscouter (15-19 år) har genomfört ett delprojekt där de lärt sig projektledning genom att marknadsföra, sälja, boka upp och driva uthyrningsverksamheten för scoutgården sommaren Målet är 4 uthyrda sommarveckor + 4 helger. Utmanarscouterna har genomgått en utbildning i projektledning och kom en bra bit med sitt delprojekt, även om det inte blev så väl genomfört som planerat. Målsättningen för sommaren nåddes ej, men den består inför sommaren Entusiasmen för Näsby-Österslövs scoutkår har ökat. Mäts genom enkät. I samband med invigningsfesten delades en enkät ut till närvarande gäster där de bland annat kunde ange huruvida deras engagemang för Näsby-Österslövs scoutkår hade ökat på en skala från 1 (håller inte alls med) till 5 (håller helt och hållet med). Sammanställningen av inlämnade enkäter visade att medeltalet avrundat till heltal blev 4. Generellt upplever styrgruppen att entusiasmen för scoutkåren har ökat genom projektet, något som bland annat bevisas av alla de idella timmar som lagts ner i det. Renoveringen möjliggör utvecklade samarbeten med andra organisationer, exempelvis organisationer för personer med funktionshinder. Vi har utrett formerna för att utveckla sådana samarbeten med andra organisationer som kan komma både dem och oss till glädje. Renoveringen har gjort att lokalen blivit tillgänlig för personer med funktionshinder genom en ny entre och anpassad toalett. Samtal har förts med riksgymnasiet och det finns planer på att snart göra någon form av samarbete som möjliggjorts avden tillgänglighetsanpassade lokalen.

10 5. Reflektioner och slutsatser Projektet tog betydligt mer tid i anspråk än vad som först var planerat. Det rådde dock aldrig någon tvekan huruvida projektet skulle gå i mål, utan tidsplanen justerades efterhand. Det är ingen som i efterhand ångrar att projektet påbörjades, men om det hade varit känt till en början hur många ideella timmar som skulle läggas ner hade eventuellt skepsisen varit större. Budgeten överskreds. Vi har jobbat på att få det så billigt som möjligt men med önskad kvalité och funktion. En tanke vore att ha tagit offert från byggfirma men då vi handlat efter behov och i många fall fått sponsrat olika detaljer har vi troligen genomfört bygget på billigaste vis. Planen hade kanske varit lite mer nära sanningen om vi jobbat med en helhetsoffert. Inför projektet genomfördes ett stormöte för att undersöka intresset för dess genomförande. Alla var överens om att projektidén var bra och skulle vara bra för både föreningen och bygden. Det stora orosmomentet var om engagemanget skulle räcka till, vilket vi i efterhand kan konstatera att det gjorde. Det fanns större förväntningar på att hyra ut scoutgården mer under sommaren 2011, men eftersom den delen av projektet blev försenat levdes dessa in upp till. Dock är förväntningen att detta kommer ske kommande somrar. Projektmetodik som sådan tror vi fungerar bra inom den ideella sfären och för att lyckas samla engagerade människor och genomföra en sak av den här kalibern. Det bör vara prioriterat att höja kunskapen om hur man på bästa sätt jobbar med projekt som metod inom ideella organisationer för ännu bättre resultat. I vårt fall är en större tydlighet inom organisationen vad gäller förväntningar, uppdrag och ansvarsfördelning inom projekt och annan verksamhet viktigt Den tydligaste positiva effekten av projektet är att scoutgården blivit en väldigt mycket mer attraktiv mötesplats som erbjuder större möjligheter för hela bygden. Generellt kommer en del effekter att märkas längre fram i tiden när exempelvis marknadsföringen i syfte att hyra ut scoutgården kommer igång på allvar. Vi är övertygade om att ett levande föreningsliv är en av de allra viktigaste faktorerna för en levande landsbygd. Projektet kan ge lärdomar och inspiration till föreningar inom den ideella sektorn som står inför utmaningar som har koppling till att man vill öka engagemanget i föreningen och till föreningar som jobbar mot ungdomar som sin huvudsakliga målgrupp.

11 6. Projektbudget Budget Utfall Kostnader Investering kr kr Övriga kostnader 3000 kr 900 kr Ideellt arbete kr kr Summa kostnader kr kr Finansiering Ideellt arbete kr kr Privat resurs (kårens egna medel) kr kr EU-medel via Leader Skåne ESS kr kr Summa finansiering kr kr Projektet blev dubbelt så dyrt som budgeterat (44% dyrare investering och 158% mer nedlagd tid). Merkostnaden har reglerats med scoutkårens egna medel och mer nedlagd ideell tid. Förutom dessa redovisade kostnader är det många företag som ställt upp med material, utlåning av maskiner samt sin kompetens i form av tid. Omfattningen av denna sponsring är i kronor räknat oklar men avgörande för att vi kom i mål. 7. Rekommendationer Ett väl genomfört förarbete som innefattar en tydlighet vad gäller förväntningar, uppdrag och ansvarsfördelning inom projekt är oerhört viktigt. Arbeta för att höja kompetensen kring projektmetodik i organisationen. Ungdomar på landsbygden har en viktig roll att spela för dess utveckling. Försök involvera dessa i projekt. Det har i vårt fall gett effekten att nya projekt både inom och utanför ramen för Leader har skapats. 8. Medial uppmärksamhet

12