Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Kungsbacka kommun. Uppföljning av 2013 års granskningar

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2016 Kungsbacka kommun Uppföljning av 2013 års granskningar

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte Metod Granskning av individ- och familjeomsorg Nämnden för individ- och familjeomsorg Vår bedömning Granskning av styrning, uppföljning och kontroll inom nämnden för förskola och grundskola Nämnden för förskola och grundskola Vår bedömning Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service Nämnden för vård och omsorg Kommunstyrelsen Nämnden för service Vår bedömning Granskning av rutiner vid avslutande av anställning samt rutiner vid användande av verksamhetsfordon Nämnden för service Nämnden för teknik Vår bedömning Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen Vår bedömning Granskning av överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden Vår bedömning Slutsatser...16 Bilaga 1: Dokumentförteckning

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Inom ramen för revisionens grundläggande granskning har EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun genomfört en uppföljning av 2013 års granskningar. Följande fördjupade granskningar genomfördes under 2013 och kommer att följas upp: Granskning av individ- och familjeomsorg (nämnden för individ- och familjeomsorg) Granskning av styrning, uppföljning och kontroll inom nämnden för förskola och grundskola (nämnden för förskola och grundskola) Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service (kommunstyrelsen, nämnden för funktionsstöd, nämnden för vård och omsorg samt nämnden för service) Granskning av rutiner vid avslutande av anställning samt rutiner vid användande av verksamhetsfordon (nämnden för service samt nämnden för teknik) Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut (kommunstyrelsen) Granskning av överförmyndarnämnden (överförmyndarnämnden) 1.2. Syfte Syftet med granskningen är att följa upp om nämnderna hanterat de synpunkter som framkom i de granskningar revisionen genomförde under 2013 samt vilka åtgärder som vidtagits Metod Uppföljningen har genomförts genom dokumentstudier och skriftliga frågor. Baserat på de rekommendationer som lämnades i respektive rapport och nämndernas svar på dessa har skriftliga frågor ställts till berörd förvaltning. Detta i syfte att granska hur revisionens iakttagelser och rekommendationer har beaktats i det efterföljande arbetet. Dokumentförteckning framgår av bilaga 1. Samtliga berörda förvaltningar har beretts tillfälle att sakfelsgranska revisionsrapporten. 2

4 2. Granskning av individ- och familjeomsorg Syftet med granskningen var att bedöma om individ- och familjeomsorgen hade anpassat sin verksamhet i enlighet med fullmäktiges uppdrag till nämnden. Granskningen syftade även till att följa upp genomförda åtgärder utifrån den granskning som genomfördes under 2012 avseende uppföljning av externa utförare Nämnden för individ- och familjeomsorg Granskningens sammanfattande bedömning var att nämnden för individ- och familjeomsorg hade brister i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades nämnden för individ- och familjeomsorg att: Tydliggöra hur verksamheten arbetar i enlighet med samtliga resultatmål och direktiv som nämnden beslutat. Säkerställa en ändamålsenlig återrapportering i samtliga led av verksamheten utifrån nämndens resultatmål, inriktningsmål och direktiv. Skyndsamt vidta åtgärder för att säkerställa att Socialstyrelsens föreskrifter avseende ett system för systematiskt kvalitetsarbete efterlevs. Vidta åtgärder för att säkerställa att samtliga avvikelser inom verksamheten rapporteras, följs upp och hanteras. Den fortsatta implementeringen av de nyligen antagna rutinerna för hantering av lex Sarah är ett viktigt led i detta arbete. Säkerställa en tydlig uppföljning av den interna kontrollen i verksamheten. Tillse att avsaknaden av ramavtal avseende konsulentstödda familjehem främst avseende ensamkommande flyktingbarn åtgärdas så snart som möjligt. Tillse att den uppföljning som diskuteras på metodmöten avseende externa utförare (traditionella familjehem och konsulentstödda familjehem) dokumenteras. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att de hade för avsikt att fortsätta utveckla både sitt målstyrningsarbete och sin uppföljning av verksamheten. Nya mallar, rutiner och processbeskrivningar skulle tas fram avseende återrapportering, systematiskt kvalitetsarbete och avvikelsehantering. Ett ramavtal skulle upphandlas avseende konsulentstödda familjehem. Ett system för uppföljning och dokumentation av den externa konsulentstödda familjehemsverksamheten skulle utarbetas Uppföljning av vidtagna åtgärder Under 2014 genomförde förvaltningen för individ och familjeomsorg ett arbete för att tydliggöra resultatmål och stärka kopplingen mellan resultatmålen och kommunfullmäktiges prioriteringar. I den förvaltningsövergripande genomförandeplanen framgår vilka enheter som 3

5 ska arbeta mot vilka resultatmål samt hur och när målen ska följas upp. Arbetssätt och mallar har utvecklats i syfte att stärka återrapporteringen av målarbetet. Uppföljningsmallen saknar dock koppling till de förväntade resultat/indikatorer som fastställts. Enligt förvaltningen har mallen inte heller använts av samtliga chefer. Det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som antogs under 2013 är fortfarande inte implementerat fullt ut. Systemet har inte följts upp i sin helhet och processbeskrivningar saknas. Vidare anger förvaltningen att en revidering av systemet är nödvändig utifrån den nya organisation som fortfarande tar form. Under 2014 påbörjades insatser för ett processinriktat arbetssätt och kartläggning av processer. Till följd av chefsbyten och omorganisation avbröts dessa insatser, men arbetet ska upptas igen under våren Förvaltningen understryker att rättssäkerheten för brukarna har kunnat bibehållas trots att det systematiska kvalitetsarbetet inte varit fullt utvecklat. Under 2015 har en e-tjänst och en rutin för avvikelsehantering tagits fram. Förvaltningen uppger att samtliga enhetschefer har informerats om e-tjänsten och att denna kan användas av alla medarbetare. Samtliga enhetschefer ska också ta upp lex Sarah-rutinen under minst två arbetsplatsträffar per år. Antalet lex Sarah-anmälningar har ökat, vilket förvaltningen ser som ett kvitto på att de nya rutinerna fungerar och är kända. Ett ramavtal för konsulentstödda familjehem har upphandlats under Förvaltningen har också tagit fram en rutin för uppföljning av den konsulentstödda familjehemsvården. Uppföljningen ska genomföras årligen Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för individ- och familjeomsorg i stort har beaktat revisionsrapportens rekommendationer, men att det finns rekommendationer som kvarstår. Vid förvaltningen för individ- och familjeomsorg pågår ett arbete med att vidareutveckla återrapporteringen av resultatmål från alla led av verksamheten. Detta arbete bör enligt vår mening fortgå i syfte att säkerställa ett ändamålsenligt målstyrningsarbete. Nämnden för individ- och familjeomsorg bör också, i linje med revisionsrapportens rekommendation, säkerställa efterlevnad av Socialstyrelsens föreskrifter avseende ett system för systematiskt kvalitetsarbete. 4

6 3. Granskning av styrning, uppföljning och kontroll inom nämnden för förskola och grundskola Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för förskola och grundskola säkerställt en tydlig styrning, uppföljning och kontroll av förskole- och grundskoleverksamheten, både ur ett ekonomiskt och ur ett verksamhetsmässigt perspektiv Nämnden för förskola och grundskola Den sammanfattande bedömningen var att nämnden i huvudsak säkerställt en tydlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Ett antal förbättringsområden identifierades dock. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades nämnden för förskola och grundskola att: Tydliggöra än mer hur fördelning av resurser ska ske i samband med detaljbudgetarbetet. Detta för att säkerställa att det sker ett enhetligt arbete även på enhetsnivå. 1 På ett tydligare sätt beakta både de kommunala och de nationella målen i sin styrning och planering av verksamheten. Detta för att i möjligaste mån integrera de nationella mål och riktlinjer som finns i kommunens styrmodell. Tillse att det sker en kontinuerlig uppföljning av kvalitetsarbetet för att säkerställa ett ständigt förbättringsarbete i verksamheten samt tydliggöra hur resultatet av uppföljningen ska användas för den fortsatta planeringen och utvecklingen av verksamheten. Tydliggöra behovet av mer långsiktiga prognoser i sin lokalresursplaneringsprocess. Detta för att kunna ta välgrundade beslut om verksamhetens omfattning och inriktning på sikt. Utveckla sitt internkontrollarbete genom att dels vara delaktiga i att identifiera och analysera de risker som finns i verksamheten, dels tydliggöra hur internkontrollarbetet ska vara utformat i den egna verksamheten. Detta för att omfatta även de aktiviteter som inte utgörs av de identifierade uppföljningsområdena som fastställs i nämndbudgeten. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att resursfördelningsmodell och direktiv skulle förbli oförändrade för att bibehålla flexibilitet i detaljbudgetarbetet. Däremot skulle innebörden i resursfördelningsmodellen och nämndens direktiv tydliggöras för verksamhetschefer, rektorer och förskolechefer. Vidare uppgav nämnden att strukturer skulle utarbetas för att utveckla styrning, planering och uppföljning av verksamheten. Åtgärder skulle också vidtas för att stärka internkontrollarbetet och för att stärka långsiktigheten i prognosarbetet. 1 Granskningen visade att nämndens direktiv till förvaltningen specificerade att elever i behov av särskilt stöd särskilt skulle prioriteras i detaljbudgetarbetet. Därutöver fanns inga riktlinjer för att tydliggöra vad som skulle ligga till grund för enheternas fördelning av resurser i detaljbudgeten. Detta bedömdes påverka nämndens möjlighet att säkerställa att resursfördelning sker enhetligt och på lika villkor mellan olika enheter. 5

7 Uppföljning av vidtagna åtgärder Förvaltningen för för- och grundskola uppger att åtgärder har vidtagits i syfte att säkerställa att chefer inom förvaltningen har gemensam förståelse för budgetarbetet och för kommunens styrmodell. Under 2015 har en ekonomiutbildning genomförts för förvaltningens chefer. Nämnden har också tagit fram en resursfördelningsmodell för 2016 som anses vara mer transparent än tidigare och därmed möjliggör mer enhetlig budgetplanering. Flera åtgärder har vidtagits i syfte att utveckla verksamhetsstyrningen och det systematiska kvalitetsarbetet. En struktur för samspel mellan styrningen av kommunala respektive nationella mål har upprättats i både nämndbudgeten och i det systematiska kvalitetsarbetet. I samband med omorganisation har en renodlad funktion i form av verksamhetscontroller etablerats för att stödja det systematiska kvalitetsarbetet. Funktionen har förstärkts under 2015 och består nu av två personer. Nämndens rutiner för kvalitetsarbetet tar nu upp identifiering och återrapportering av förbättringsområden samt fokus på resultat. Utbildningar har genomförts för förskolechefer och rektorer för att ta fram enskilda planer för kontinuerligt kvalitetsarbete. Fortsatta åtgärder pågår eller planeras under 2016 för att ytterligare stärka det systematiska kvalitetsarbetet. Det gäller till exempel utbildningsinsatser, utveckling av mötesformer och vidareutveckling av rutiner för uppföljning. Vad gäller det långsiktiga prognosarbetet uppger förvaltningen att man haft upprepad kontakt med kommunstyrelsens förvaltning för att efterfråga 10-åriga prognoser på delområdesnivå. Kommunstyrelsens förvaltning menar att det finns för stor osäkerhet i sådana prognoser för att man ska ta fram dem annat än vid särskilda behov. För att stärka nämndens delaktighet i internkontrollarbetet uppges att formerna för dialog mellan nämnden och förvaltningen utvecklats. Nämnden får idag tillgång till ett bredare underlag, både i form av dokumentation, möten och utbildningar, före formulering av internkontrollplaner och risk- och väsentlighetsanalys. Förslag till beslut om resultatmål, inriktningar, direktiv och interna kontroller i nämndbudgeten tas fram av förvaltningen och färdigställs i dialog med nämnden Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för för- och grundskola har beaktat revisionens rekommendationer och vidtagit åtgärder. Vi noterar att nämnden inte kunnat erhålla 10-årsprognoser på delområdesnivå, vilket kan påverka nämndens möjlighet att stärka långsiktigheten i lokalresursplaneringsprocessen. 6

8 4. Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för vård och omsorg (dåvarande nämnden för äldreomsorg) och nämnden för funktionsstöd säkerställt en ändamålsenlig planering av särskilda boenden samt att granska hur arbetet bedrevs för att möta de krav som regleras i gällande lagstiftning. I syfte att belysa lokalförsörjningsprocessen omfattade granskningen även kommunstyrelsen och nämnden för service Nämnden för vård och omsorg Granskningens sammanfattande bedömning var att nämnden säkerställt en ändamålsenlig struktur och rutin för planering av särskilda boenden. Ett förbättringsområde identifierades dock. Utifrån granskningens resultat rekommenderades nämnden för vård och omsorg att: Tillsammans med nämnden för service tillse att arbetssätt och rutiner i lokalförsörjningsprocessen fortsätter att utvecklas för att säkerställa att äldreomsorgens behov i planeringen av särskilda boenden tillgodoses. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att man skulle verka för tätare kontakter mellan tjänstemän för att på så vis utveckla samarbetet med nämnden för service Uppföljning av vidtagna åtgärder Förvaltningen för vård och omsorg uppger att formella former för samarbete med förvaltningen för service utvecklats. Månadsvisa möten där båda förvaltningarna deltar har etablerats. Mötena syftar till att stämma av aktuella behov mot lokalplaneringen. Förvaltningarna har också haft ett gemensamt möte för att identifiera utmaningar i lokalförsörjningsprocessen samt lämna förslag på förbättringar och ett samarbete för att ta fram processbeskrivningar har initierats. Trots de åtgärder som vidtagits uppger förvaltningen för vård och omsorg att samarbetet inte fungerar till fullo. Under hösten 2015 har de månadsvisa mötena inte ägt rum till följd av vakanser och pågående rekryteringar vid förvaltningen för service. Mötena ska enligt beslut i december 2015 återupptas under Förvaltningen för vård och omsorg anser att de inte fått all nödvändig information om nybyggnation och ombyggnation, vilket försvårat planering. Vidare påtalas att långa ledtider i ärenden som beställs från förvaltningen för service är ett hinder för samarbete. Generellt upplever förvaltningen för vård- och omsorg att samarbetet särskilt brister i tunga ärenden där juridisk eller annan expertis krävs, såsom hantering av miljöbalkens krav och beställning av utredningar som rör större ombyggnader. 2 Granskningen lämnade inga rekommendationer till nämnden för funktionsstöd. Därav följer vi endast upp vidtagna åtgärder inom nämnden för vård och omsorg, kommunstyrelsen och nämnden för service. 7

9 4.2. Kommunstyrelsen Granskningens sammanfattande bedömning var att kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig struktur och rutin för planering av särskilda boenden. Ett antal förbättringsområden identifierades dock. Utifrån granskningens resultat rekommenderades kommunstyrelsen att: Tillsammans med nämnden för service se över om nuvarande resurser för lokalsamordnare motsvarar de behov som finns. Se över om det finns ett behov av att tydliggöra styrningen av kommunens strategiska lokalförsörjning och prioriteringar inom ramen för denna. Tillse att roller, ansvar och arbetssätt i lokalförsörjningsprocessen följs upp och utvecklas. I sitt svar på revisionsrapporten angav kommunstyrelsen att kommunen nyligen börjat arbeta efter nya reviderade rutiner inom lokalförsörjningen och att en lokalinvesteringsbudget skulle finnas i kommunens budget för Kommunstyrelsen uppgav vidare att en utvärdering av arbetssättet inte bör genomföras förrän först efter något år för att kunna effektivisera processen ytterligare Uppföljning av vidtagna åtgärder Kommunstyrelsens förvaltning uppger att styrning och ledning av både kommunstyrelsens förvaltning och förvaltningen för service utretts sedan Behov och resurser inom lokalsamordningen är en av flera frågor som behandlats i utredningen. En förstärkning av lokalsamordningen ska ingå i den nya organisationen som träder i kraft under Den nya lokalsamordningsfunktionen förväntas se över rutiner, roller och arbetssätt i lokalförsörjningsprocessen Nämnden för service Granskningens sammanfattande bedömning var att nämnden för service säkerställt en ändamålsenlig struktur och rutin för planering av särskilda boenden. Ett antal förbättringsområden identifierades dock. Utifrån granskningens resultat rekommenderades nämnden att: Tillsammans med kommunstyrelsen se över om nuvarande resurser för lokalsamordnare motsvarar de behov som finns. Tillsammans med nämnden för vård och omsorg tillse att arbetssätt och rutiner i lokalförsörjningsprocessen fortsätter utvecklas för att säkerställa att äldreomsorgens behov i planeringen av särskilda boenden tillgodoses. Fortsatt tillse och följa upp att nämndens roll gentemot beställande nämnder tydliggörs. 8

10 I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att man skulle utöka resurserna för lokalsamordningen och utveckla samverkan med nämnden för vård och omsorg. Nämnden skulle också verka för framtagande av en lokalförsörjningspolicy inom kommunen Uppföljning av vidtagna åtgärder Sedan granskningens genomförande har en kommunövergripande lokalförsörjningspolicy tagits fram och förvaltningen för service har informerat ledningsgrupper och kommundirektion om denna. Förvaltningen uppger också att de arbetat för att bättre nyttja de befintliga resurserna i väntan på att den nya lokalsamordnartjänsten tillsätts, vilket väntas ske under andra kvartalet Förändringar i lokalförsörjningsprocessen har gjorts, bland annat genom att förstärka serviceområde fastighets mandat att fatta beslut i lokalfrågor. Nämndens roll gentemot beställande nämnder förväntas ytterligare tydliggöras i samband med att den nya organisationen och den nya lokalsamordningsfunktionen träder i kraft Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för vård och omsorg, kommunstyrelsen och nämnden för service i stort har beaktat revisionens rekommendationer, men att det finns rekommendationer som kvarstår. Resurser för lokalsamordningen har setts över, men den nya tjänsten har ännu inte tillsatts. En lokalförsörjningspolicy har tagits fram. Rutiner och arbetssätt ska dock ses över igen i samband med att den nya lokalsamordnarfunktionen tillsätts. Vår bedömning är därför att de tidigare rekommendationerna till kommunstyrelsen avseende styrningen av kommunens strategiska lokalförsörjning samt roller, ansvar och arbetssätt i lokalförsörjningsprocessen kvarstår. Detsamma gäller rekommendationen till nämnden för service avseende tydliggörande av nämndens roll gentemot beställande nämnder. Det finns enligt vår bedömning fortsatta utvecklingsområden avseende samverkan mellan förvaltningen för vård och omsorg och förvaltningen för service. Åtgärder har vidtagits för att stärka dialog och samarbete, men utifrån vad som framkommit i granskningen efterlevs dessa inte fullt ut. Nämnden för vård och omsorg samt nämnden för service bör därför säkerställa att arbetssätt och former för samverkan fortsätter att utvecklas. 9

11 5. Granskning av rutiner vid avslutande av anställning samt rutiner vid användande av verksamhetsfordon Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för service samt nämnden för teknik hade tillräckliga rutiner för att säkerställa en ändamålsenlig intern kontroll i samband med att någon avslutar sin anställning. Vidare syftade granskningen till att undersöka hur nämnderna säkerställde att verksamhetsfordon användes på ett ändamålsenligt sätt Nämnden för service Granskningens sammanfattande bedömning var att nämndens styrning, uppföljning och kontroll avseende både avslut av anställning och användande av verksamhetsfordon var bristfällig. Utifrån granskningens resultat rekommenderades nämnden för service att: Fastställa riktlinjer för att tydliggöra hur förvaltningen ska gå tillväga vid avslutande av anställningar. Tillse att det sker en uppföljning av att aktiva användarkonton är uppdaterade. Fastställa hur hantering och användande av verksamhetsfordon ska ske samt vilka krav som ställs avseende körjournaler. Tillse att det sker en uppföljning av att användandet av verksamhetsfordonen sker på ett ändamålsenligt sätt. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att personalens användarkonton skulle knytas till IT-stöd för att säkerställa ändamålsenlig uppföljning av användarkonton. Vidare skulle direktiv avseende hantering av verksamhetsfordon tas fram och en elektronisk körjournal upphandlas Uppföljning av vidtagna åtgärder Förvaltningen för service anger att man inte fastställt några riktlinjer för avslutande av anställningar. Förvaltningen använder sig fortsatt av den blankett och den checklista som ServiceDirekt tagit fram 3. Enligt förvaltningen görs manuell kontroll av användarkonton nu på månatlig basis för att säkerställa att alla konton är uppdaterade. Inom kort ska en automatisk modell lanseras där användarkonton stängs omedelbart efter att någon avslutat sin anställning. 3 ServiceDirekt är en enhet inom förvaltningen för service som ansvarar för en del av förvaltningens kontakt med enskilda kunder. Granskningen som genomfördes 2013 visade att den blankett och checklista som ServiceDirekt upprättat endast var tänkta att fungera som ett stöd för chefer. Det finns inga krav på att dessa dokument ska vara ifyllda, undertecknade eller ta hänsyn till förvaltningsspecifika faktorer, såsom avslut i system som bara finns inom vissa förvaltningar. 10

12 Under hösten 2013 antog kommunfullmäktige en policy för kommunens fordon. Uppföljningen av användandet av verksamhetsfordon görs av respektive chef i samband med fakturering. Elektroniska körjournaler är också helt införda vid förvaltningen för service och uppgifter tas ut och sparas Nämnden för teknik Granskningens sammanfattande bedömning var att nämndens styrning, uppföljning och kontroll avseende både avslut av anställning och användande av verksamhetsfordon var bristfällig. Utifrån granskningens resultat rekommenderades nämnden för teknik att: Fastställa riktlinjer som tydliggör hur förvaltningen ska gå tillväga vid avslutande av anställningar. Tillse att det sker en uppföljning av att aktiva användarkonton är uppdaterade. Tydliggöra vilka krav som ställs på exempelvis körjournalers innehåll. Tillse att verksamheterna efterlever de riktlinjer som finns fastställda avseende verksamhetsfordon och arbetsmaskiner. Tillse att det sker en uppföljning i enlighet med vad som framgår av de fastställda riktlinjerna samt se över om ytterligare uppföljning/kontroller behövs för att säkerställa att hanteringen av verksamhetsfordon sker på ett ändamålsenligt sätt. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att rekommendationerna främst borde hanteras av kommunstyrelsens förvaltning, men att nämnden för teknik skulle vidta vissa åtgärder kopplade till rekommendationerna. Avseende avslut av anställning skulle nämnden ta fram en rutinbeskrivning som komplement till kommunens regler. Avseende verksamhetsfordon skulle en kartläggning av kraven på körjournaler göras och en rutinbeskrivning av efterlevnaden av riktlinjerna för fordon tas fram Uppföljning av vidtagna åtgärder Förvaltningen för teknik har inte tagit fram egna riktlinjer för avslutande av anställningar. Förvaltningen använder sig fortsatt av de riktlinjer i form av blankett och checklista som Service- Direkt tagit fram 4. För att säkerställa att dessa riktlinjer följs upp ska förvaltningen införa en ny rutin. Rutinen innebär att förvaltningens HR-specialist i samband med årsbokslutet kontrollerar att samtliga avslutade anställningar följt riktlinjerna. Förvaltningen anser att kommungemensamma regler för avslutande av anställningar bör tas fram i syfte att förenkla processen. Under maj 2015 genomförde IT-enheten en kontroll av användarkonton och tog bort felaktiga konton. Det finns dock ingen rutin för systematiskt genomförande av sådana kontroller. Förvaltningen hänvisar till att borttagning av konto ska ske i samband med att blankett för avslut 4 Se fotnot 3. 11

13 av anställning skickas till ServiceDirekt, men det finns ingen indikation på huruvida detta faktiskt sker. Förvaltningen uppger att elektroniska körjournaler är helt införda och att uppgifter från journalerna tas ut och sparas. Ett antal områden kopplade till förvaltningens verksamhetsfordon och arbetsmaskiner ska enligt förvaltningens riktlinjer för fordon följas upp årligen. Det finns ännu ingen rutin för att säkerställa att riktlinjerna efterlevs, men en sådan ska enligt uppgift tas fram under Under 2013 antogs en kommungemensam policy för fordon. Denna gäller alla nämnder, vilket innebär att nämnden för teknik i nuläget har två olika riktlinjer att beakta. Förvaltningen anser att det inte finns någon motsättning mellan de två riktlinjerna, men att nämnden för teknik ändå bör fatta beslut om att upphäva de nämndspecifika riktlinjerna för fordon. Detta i syfte att förtydliga gällande regelverk. Under 2015 har förvaltningen tagit fram rutiner för beredskap och arbetstid. I samband med det arbetet identifierades ett behov av att ytterligare förtydliga användandet av beredskapsfordon Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för service och nämnden för teknik delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Rekommendationer kvarstår avseende rutiner vid avslutande av anställning. Både nämnden för service och nämnden för teknik bör tydliggöra hur respektive förvaltning ska gå tillväga vid avslutande av anställning. Nämnden för teknik bör systematiskt kontrollera att användarkonton är uppdaterade. Avseende hanteringen av verksamhetsfordon pågår fortfarande ett arbete inom förvaltningen för teknik med att säkerställa att riktlinjer för användande av verksamhetsfordon efterlevs. Rekommendationerna till nämnden för teknik avseende efterlevnad samt uppföljning av fastställda riktlinjer kvarstår således. Vi noterar att kommungemensamma riktlinjer för fordon tagits fram och att det därför kan komma att bli aktuellt att upphäva de nämndspecifika riktlinjerna. 12

14 6. Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig hantering av kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen Granskningens sammanfattande slutsats var att kommunstyrelsen hade säkerställt att det fanns en rutin för hantering av kommunfullmäktiges beslut. Ett antal förbättringsmöjligheter identifierades dock. Utifrån granskningens resultat rekommenderades kommunstyrelsen att: Stärka sin bevakning av de uppdrag som ges från kommunfullmäktige utöver mål, inriktning och direktiv till nämnderna. Överväga en gemensam rutin för hur uppdrag som ges från kommunfullmäktige utöver mål, inriktning och direktiv till nämnderna ska återrapporteras till kommunfullmäktige. Tillse att uppdraget om att revidera policy och handlingsplan för barnkonventionen verkställs i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav kommunstyrelsen att ett ärende- och dokumenthanteringssystem upphandlats. Systemet innehåller bevakningsfunktion för alla ärenden. Kommunstyrelsen uppgav också att fullmäktigebeslut skulle ange till vilken instans varje ärende skulle återrapporteras samt när så skulle ske. Vidare skulle policy och handlingsplan för barnkonventionen antas Uppföljning av vidtagna åtgärder Kommunstyrelsens förvaltning menar att det nya ärende- och dokumenthanteringssystemet lett till en bättre överblick över samtliga ärenden än tidigare. Systemet har också medfört en effektivare och mer strukturerad hantering med möjlighet att söka ärenden och lägga tidsbegränsade bevakningar. Förvaltningen anger att det nya bevakningssystemet förbättrat återrapporteringen till kommunfullmäktige. Större mängder information kan nu sammanställas i samband med rapportering. Vidare uppger förvaltningen att listor över pågående ärenden och obesvarade motioner nu regelbundet tas fram. Detta för att kunna göra uppdateringar och prioriteringar innan rapportering sker till berörd politisk instans. Samtidigt menar förvaltningen att det krävs tid och resurser för att kunna nyttja potentialen i det nya bevakningssystemet fullt ut. I november 2014 antog kommunfullmäktige policy för barnkonventionen. En handlingsplan för har också upprättats Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen har beaktat revisionsrapportens rekommendationer. 13

15 7. Granskning av överförmyndarnämnden Syftet med granskningen var att bedöma om överförmyndarnämnden säkerställt tillfredsställande rutiner för granskning av förteckning, årsräkning och sluträkning. Granskningen syftade även till att bedöma om nämnden säkerställt att handläggning av ärenden och tillgänglighet gentemot medborgarna var ändamålsenlig Överförmyndarnämnden Granskningens sammanfattande bedömning var att överförmyndarnämnden behövde stärka sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Utifrån granskningens resultat rekommenderades överförmyndarnämnden att: Se över strategierna för kompetensförsörjning inom överförmyndarenheten. Fortsatt prioritera frågan om att finna lämpligt systemstöd för överförmyndarenheten för att ytterligare effektivisera granskningen av ärenden. Stärka informationsarbetet gentemot ställföreträdare ytterligare för att minska antalet fel i redovisningar. Tillse att uppföljning av nämndens resultatmål sker och att resultatet dokumenteras. Tillse att en internkontrollplan upprättas. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att en handlingsplan för utvecklingsarbetet skulle tas fram och att åtgärder skulle vidtas kopplat till samtliga rekommendationer Uppföljning av vidtagna åtgärder Sedan granskningen genomfördes har kommunens överförmyndarenhet övergått i en gemensam tjänstemannaorganisation tillsammans med Härryda kommun, Mölndals stad och Partille kommun. Organisationen är placerad i Mölndal. Varje kommun har kvar sin politiska överförmyndarnämnd. Förvaltningen uppger att ett syfte med samverkansorganisationen är att öka överförmyndarenhetens attraktionskraft som arbetsgivare och därmed säkerställa ändamålsenlig kompetensförsörjning. Verksamhetsplanen för den nya överförmyndarenheten innehåller ett uttalat mål för kompetensförsörjning 5. Organisationen trädde i kraft den 1 oktober 2015 och förvaltningen menar att det ännu är för tidigt att säga huruvida kompetensförsörjningen har påverkats av sammanslagningen. Den nya organisationen har samma systemstöd som den tidigare överförmyndarenheten i Kungsbacka kommun använde. Det finns inga indikationer på att systemstödet ska bytas ut. Däremot finns målsättningar för en effektiv ärendehantering och en hög granskningstakt i verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen innehåller en riskanalys för I denna iden- 5 Verksamhetsplanen beslutas av överförmyndarnämnden i Mölndals stad. 14

16 tifieras handläggningstider och granskningars utförande som en risk som bör åtgärdas snarast, det vill säga den högsta risknivån. Inför övergången till samverkansorganisationen genomförde överförmyndarenheten informationsinsatser via kommunens hemsida och genom brev till ställföreträdare. I verksamhetsplanen för 2016 ingår att ge löpande information och utbildning till ställföreträdare genom både träffar och nyhetsbrev samt genom utveckling av överförmyndarenhetens hemsida. Den nya överförmyndarenheten arbetar enligt resultatmål fastställda för den gemensamma organisationen. Överförmyndarnämnden i Kungsbacka kommun har inga egna resultatmål, utan hänvisar i nämndbudgeten till de mål för verksamheten som fastställts i verksamhetsplanen för den gemensamma organisationen. Dessa mål utgår från Mölndals stads vision och nämndmål. I Kungsbacka kommun har fullmäktige adresserat vissa mål till samtliga nämnder, inklusive Överförmyndarnämnden. Dessa har inte brutits ned i resultatmål av Överförmyndarnämnden. Uppföljning av verksamheten regleras enligt det samverkansavtal som finns mellan de fyra kommunerna. Det finns också en internkontrollplan för samverkansorganisationen som fastställer när uppföljning av målen ska ske och hur de ska dokumenteras Vår bedömning Vår bedömning är att överförmyndarnämnden i stort har beaktat revisionsrapportens rekommendationer. Vi noterar dock att nämnden inte brutit ned de mål som kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun adresserat till nämnden, samt att nämnden arbetar enligt den verksamhetsplan som fastställts av överförmyndarnämnden i Mölndals stad. 15

17 8. Slutsatser Syftet med uppföljningen har varit att granska hur berörda nämnder arbetat vidare utifrån de rekommendationer kommunrevisionen lämnade i 2013 års revisionsrapporter. Vår sammanfattande bedömning är att samtliga nämnder generellt har vidtagit åtgärder utifrån rekommendationerna. Uppföljningen visar dock att det finns rekommendationer som inte tydligt har beaktats eller delvis har beaktats. Utifrån detta kvarstår följande rekommendationer som lämnades i 2013 års granskningar: Vi rekommenderar nämnden för individ- och familjeomsorg att tydliggöra hur verksamheten arbetar i enlighet med samtliga resultatmål och direktiv som nämnden beslutat. Vi rekommenderar nämnden för individ- och familjeomsorg att säkerställa en ändamålsenlig återrapportering i samtliga led av verksamheten utifrån nämndens resultatmål, inriktningsmål och direktiv. Vi rekommenderar nämnden för individ- och familjeomsorg att skyndsamt vidta åtgärder för att säkerställa att Socialstyrelsens föreskrifter avseende ett system för systematiskt kvalitetsarbete efterlevs. Vi rekommenderar nämnden för vård och omsorg och nämnden för service att tillsammans tillse att arbetssätt och rutiner i lokalförsörjningsprocessen fortsätter att utvecklas för att säkerställa att äldreomsorgens behov i planeringen av särskilda boenden tillgodoses. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att se över om det finns ett behov av att tydliggöra styrningen av kommunens strategiska lokalförsörjning och prioriteringar inom ramen för denna. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att tillse att roller, ansvar och arbetssätt i lokalförsörjningsprocessen följs upp och utvecklas. Vi rekommenderar nämnden för service att fortsatt tillse och följa upp att nämndens roll gentemot beställande nämnder tydliggörs. Vi rekommenderar nämnden för service och nämnden för teknik att fastställa riktlinjer för att tydliggöra hur förvaltningen ska gå tillväga vid avslutande av anställningar. Vi rekommenderar nämnden för teknik att tillse att det sker en uppföljning av att aktiva användarkonton är uppdaterade. Vi rekommenderar nämnden för teknik att tillse att verksamheterna efterlever de riktlinjer som finns fastställda avseende verksamhetsfordon och arbetsmaskiner. Vi rekommenderar nämnden för teknik att tillse att det sker en uppföljning i enlighet med vad som framgår av de fastställda riktlinjerna samt se över om ytterligare uppföljning/kontroller behövs för att säkerställa att hanteringen av verksamhetsfordon sker på ett ändamålsenligt sätt. 16

18 Göteborg, Mikaela Bengtsson Rebecka Rask Certifierad kommunal yrkesrevisor Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Ernst & Young AB Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor och auktoriserad revisor Ernst & Young AB 17

19 Bilaga 1: Dokumentförteckning Blankett för avslut av anställning (odaterad) Checklista för avslut av anställning (odaterad) Frågor och svar om elektroniska körjournaler (odaterad) Genomförandeplan med ansvarsfördelning 2016, nämnden för individ- och familjeomsorg Internkontrollplan 2016 för överförmyndarnämnden, Kompletterande uppgifter huvudman, Skolinspektionens regelbundna tillsyn i Kungsbacka (odaterad) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom individ och familjeomsorg, antagen Mall för måluppföljning inom individ och familjeomsorg (odaterad) Nämndbudget 2015, nämnden för teknik Nämndbudget 2016, nämnden för förskola och grundskola Nämndbudget 2016, överförmyndarnämnden Policy för fordon och tillämpningsanvisningar, antagen Presentation av förstudie om kommungemensam bemanningsverksamhet, Presentation av internkontrollarbetet inom nämnden för förskola och grundskola (odaterad) Riktlinjer för fordon och arbetsmaskiner inom förvaltningen för teknik, Riskanalys 2016 för överförmyndarnämnden, Rutin för avslutning av anställning, hämtad ( Rutin för avslutningssamtal, hämtad ( Rutin för avvikelserapport individ och familjeomsorg, Systematiskt kvalitetsarbete i Kungsbacka , nämnden för förskola och grundskola Verksamhetsplan , överförmyndarnämnden Åtgärder med anledning av Skolinspektionens regelbundna tillsyn offentlig huvudman Kungsbacka kommun,