Tema: Administratörens uppgifter i Frånvaroverktyget

Transkript

1 Tema: Administratörens uppgifter i Frånvaroverktyget Fronter 82 Detta dokument är producerat av Fronter AS Dokumentet får endast kopieras eller distribueras elektroniskt om det finns kontrakt eller avtal med Nytt i version 82 av detta dokument: Ny funktionalitet vid kombinationen Fasta celler (av) och Antal dagar (av) Inledning Detta dokument behandlar de inställningar som administratören måste göra innan Frånvaroverktyget kan användas utav lärarna. Fronter är under ständig utveckling och förbättring. Det kan därför förekomma avvikelser mellan dokumentation och applikation. Denna vägledning skrevs till Fronters version 82. Lycka till Lillehammer, augusti 2008 Steinar Hov/Kristin Nydal Tema: Administratörens uppgifter i Frånvaroverktyget...1 Inledning...1 Fasta eller anpassningsbara celler det är frågan...2 Allmänt...2 Inställningar...3 Terminer...4 Inställningar...5 Frånvaro...5 Skoldagens start och slut...7 Inställningar...8 Omdöme...12 Export...14 Rättigheter inställningar för kontaktlärare och ämneslärare...15 Klasser...15 Ämneslärare...16 Kontaktlärare...16 Undervisningsgrupper...17 Tilldelning av rättigheter...17 Rättighet för kontaktlärare - inställning...17 Rättigheter för ämneslärare - inställningar...18 Versjonskontroll

2 Fasta eller anpassningsbara celler det är frågan En av de allra viktigaste ändringarna denna gång är möjligheten att välja fasta eller anpassningsbara celler. Tidigare har administratören registrerat skoldagens indelning, lektion för lektion. Detta har medfört ett system med fasta celler där lärarna själva har valt var de skall registrera sin frånvaro. Nu är det emellertid möjligt att slå av de fasta cellerna och överlåta till den enskilda läraren själv att registrera sina lektioner. Detta är mycket mer flexibelt då det öppnar för varierande indelning av skoldagen genom läsåret. De lektioner den enskilda läraren registrerar som sina timmar kommer också att visas i kalendern i Fronter och där kommer det dessutom vara en länk direkt till frånvaron. Det är därmed avgörande att valet Fasta eller anpassningsbara celler väljs vid skolstart och detta val förblir oförändrat under hela läsåret. Allmänt Administratörsinställningarna är alla samlade under en egen flik i adminverktyget: 2

3 VIKTIG: Se till att välja (klicka på) skolans org. enhet i vänstra kolumnen i adminmodulen innan ändringar görs i frånvaroinställningarna. Då kommer alla förändringar att gälla för alla org. enheter som ligger under skolan! VIKTIGT: Se till att välja (klicka på) skolnamnet i vänstra delen av adminmodulen innan ändringar i frånvaromodulen görs. Då kommer förändringarna att gälla alla organisationsenheter som hör till skolan! Här finns det 5 undermenyer: Inställningar Frånvaro Omdömen Ordning Exportera Nu skall vi se på dessa menyer i detalj. Inställningar Under Inställningar registreras terminer, vilka flikar (frånvaro, omdöme etc.) som skall visas, om brevtexterna skall ändras och liknande. 3

4 Terminer Lägg in skolans terminer genom att skriva in från och till datum (man kan använda sig utav datumväljaren). 4

5 Om man önskar ändra en termin väljs ändra längst ut till höger. Då visas den valda terminen nederst och det är här som man gör ändringarna: Inställningar De andra inställningarna ger möjlighet att visa/dölja aktuella funktioner: Under Inställningar kan man välja vilka flikar som skall vara tillgängliga. I bilden ovan har alla flikarna statusen På. Detta medför att: Fliken Frånvaro visas för lärarna Fliken Omdöme visas för lärarna Fliken Ordning visas för lärarna Uppförande visas för lärarna (under fliken Ordning) Fliken Export visas för administratörer Fliken Rapport visas för lärarna Visa logo från installationen i varningsbrev: Den logotyp som är angett i de generella inställningarna för skolan kommer att visas i brevhuvudet. Ersätt standardtext i varningsbrev: Denna inställning gör det möjligt att anpassa texten i varningsbrev. Tillåt inte att undernoder har egna inställningar: Om denna står på Av går det inte att göra förändringar för underliggande organisationsenheter, dvs. att flikarna för frånvaro, omdöme och uppförande kommer inte att vara tillgängliga längre ner i strukturen. Frånvaro 5

6 I undermenyn Frånvaro registreras de frånvarokoder som skolan skall använda sig av. Det kan vara smart att använda sig utav koder som är kända sedan tidigare. Det finns några extra inställningar som gäller hur frånvaron skall hanteras. Ovanstående bild visar de frånvarokoder (1) skolan använder. Man måste också ange om frånvaron skall medräknas (2), om den är odokumenterad (3), om eleven skall kunna använda koden om elevregistrering är aktiverad (4) samt om kontaktlärare kan skriva över ämneslärarens registrering genom att registrera heldagsfrånvaro för en elev/student (5). I det sista fallet kommer koden för heldagsfrånvaro ersätta den kod som ämnesläraren har använt. Det rekommenderas att inte använda för många frånvarokoder och att dessa görs så allmänna som möjligt. Fältet Beskrivning är viktigt. Det som registreras här visas som ett förtydligande för den som skall föra frånvaron på en elev/student. Se till att denna beskrivning är självförklarande! Ovan ser du exempel på vilka koder och inställningar som kan användas. Pilknapparna gör det möjligt att flytta de olika frånvarokoderna upp eller ner i menyn vid registreringen av frånvaro: 6

7 Skoldagens start och slut Här registreras skoldagen indelning Anpassningsbara celler: Om man använder sig av anpassningsbara celler skall man bara ange skoldagen start och slut: Denna indelning används för att beräkna storleken på fälten där frånvaron skall registreras. Lärarna måste själva skapa sina lektioner i frånvaroverktyget. Då krävs det start- och sluttider för att placera lärarnas timmar korrekt innanför skoldagens ram. Se detta exempel: Fasta celler: Om man använder sig utav fasta celler registrerar man lektionspassen på följande sätt: 7

8 För att redigera ett pass väljer man Ändra längst ut till höger. Då kommer det valda passet att visas längst ner och det är här som man ändringarna skall utföras: Vid användning av fasta celler är det nödvändigt att ange lektionspassen på detta sätt. Inställningar Det finns några extra inställningar för frånvaro som visas nedan: Tillåt kommentarer för frånvaro: Här är det möjligt att skriva in en kort kommentar/anmärkning till frånvaron: 8

9 Att det finns en kommentar visas genom hörnmarkeringen i frånvaroregistreringen: Visa lärarens kommentarer för eleverna: Detta gör att de kommentarer som lärarna skriver på eleverna blir synlig för dem när de håller muspekaren över frånvarokoden. Tillåt specificering av frånvarotid (minuter): Detta gör det möjligt att registrera partiell frånvaro: Ge ämneslärare rätt att registrera heldagsfrånvaro: Detta bör endast kopplas på om ämnesläraren har eleverna under en hel dag. Tillåt elever att registrera frånvaro: 9

10 Om detta är På kommer eleven att kunna registrera sin egen frånvaro med samma koder som lärarna använder. De kan inte ta bort frånvaro. Aktivera möjligheten att använda sig av "Frånvaroregistrering klar": Genom att använda sig utav detta fält får läraren möjlighet att visa att frånvaroregistreringen för en lektion är klar, detta är speciellt viktigt när det inte finns några anmärkningar att göra för en lektion. Använda fasta celler vid frånvaroregistrering: Denna inställning finns förklarad i början av detta dokument. Inställningen välj innan läsårsstart och skall vara oförändrad under hela läsåret. Visa inte frånvaro i kalendern: Denna inställning gör det möjligt att ta bort visning av lektioner i kalendern om man tycker att det blir för många markeringar i kalendern. Detta gäller för alla användare av frånvaromodulen. Antal dagar/antal minuter för en lektion: Grundinställningen för frånvaron är att visa timmar och minuter, men genom att sätta Antal dagar till På visas istället dagar och timmar. Vad som räknas som en timma definieras i inställningen nedan Antal minuter för en lektion. Det är alltså denna inställning som bestämmer vad som skall räknas som en timma. Om man sätter denna inställning till 45 kommer systemet att visa antalet förekomster av 45 minuter. Minuter som överstiger 45 kommer inte att visas. Detta innebär också att om man använder anpassningsbara celler och har lektioner som varar 40 minuter kommer inte frånvaron att visas i summan för eleven innan det finns frånvaro som sammanlagt blir minst 45 minuter. Om man har kombinationen Fasta celler (av) och Antal dagar (av) kommer registreringen av heldagsfrånvaro (kontaktlärare) leda till registrering på var och en av de enskilda lektionerna på aktuell dag: 10

11 Här visas att det ännu inte är fört någon frånvaro på Espen mandag Kontaktläraren registrerar heldagsfrånvaro på denna dag och resultatet blir följande: Lås frånvaron efter x antal dagar: Här kan man ange hur gammal frånvaro får vara när den inte längre går att ändra. Om man anger 14 kommer all frånvaro som är äldre än 14 dagar att var låst. Skolans text i varningsbrev: Här kan skolan göra egna varningsbrev med hjälp av redigeraren. Detta gäller både frånvaro och omdöme. 11

12 Omdöme I undermenyn Omdöme anges de omdöme och tillägg som skall kunna användas utav ämneslärarna. VIKTIGT: Om det körs en import/export mellan ett administrativt system och Fronter är det mycket viktigt att omdömeskoderna som användes i de två systemen är identiska. 12

13 I den första delen av bilden registreras de omdöme som skolan använder. De kan ändras, tas bort samt flyttas upp och ner i listan. Om man skall ändra ett omdöme kommer redigeringsfälten att bli placerade nederst: Det är vanligt att ämneslärare vill kunna ge G+ eller liknande omdömen på en uppgift. I fronter heter detta tilläggsomdöme och här står det helt fritt att skapa dessa då de inte kopplas mot några administrativa system. Nedan visas två inställningar: Den första gör att kontaktläraren kan få insyn i ämneslärarens omdöme innan de är publicerade för eleverna/studenterna. Den sista inställningen innebär en möjlighet att ersätta standardtexten från Fronter i varningsbrev. 13

14 Export Under menyvalet Export hanteras överföring av omdöme och frånvaro från Fronter till det administrativa systemet: Tidsintervallet för exporten väljs från rullgardinsmenyn efter det att termin är vald. Glöm inte att klicka på Spara efter det att ändringar är gjorda. I nedre delen kan man välja vilka grupper som exporten skall omfatta. Det är också möjligt att se närmare på exportfilen (xml-format) om något går fel i exporten och man behöver se detaljerna. Notera att vi nu skall exportera frånvaron i hela 60 minuter, oberoende av vad som är satt att gälla för en lektion. 14

15 Rättigheter inställningar för kontaktlärare och ämneslärare Med ovanstående inställningar gjorda är grunden lagd för frånvarohantering under en förutsättning: Kontaktlärare är knutna till klasser och ämneslärare är knutna till undervisningsgrupper. Detta görs normalt vid en import av data från skolans administrativa system. Det som beskrivs nedan kommer automatiskt att utföras vid en import. Ta kontakt med Fronter för mer information om denna funktion. Klasser De relevanta klasserna skapas och namngivningen kan vara sådan att kontaktlärarens initialer används som nedan: I detta exempel heter kontaktläraren Line Evensen, och hennes initialer som används är EVELI. 15

16 Ämneslärare Här visas hur det är skapat egna grupper för varje ämneslärare: Ämneslärare för 1KRØA är alltså Jon Evensen Tips! Grupperna med ämneslärare har fått namn som lärare för att inte förlora översikten över rollerna. Det kan också vara flera lärare i en ämneslärargrupp. Kontaktlärare Dessutom är det skapat grupper för kontaktlärarna: 16

17 Man ser att Line Evensen är medlem av kontaktlärargruppen Kontaktlærer EVELI. Det är vanligt att det vid import skapas denne typ av grupper för kontaktlärarna där lärarens initialer ingår i namnet. Undervisningsgrupper Den sista sorts grupper som måste nämnas är alla undervisningsgrupper: Tilldelning av rättigheter Efter det att alla klasser, undervisningsgrupper, kontaktlärargrupper samt ämneslärargrupper är skapade återstår det att koppla rättigheter för de aktuella lärargrupperna med elevgrupper. Här skiljer man mellan rollen som ämneslärare och rollen som kontaktlärare. Rättighet för kontaktlärare - inställning Först väljs aktuell klass (här: EVELI) och därefter klickar man på Ge tillgång till organisationsenhet: 17

18 Därefter måste man hitta gruppen som innehåller kontaktläraren/na för den markerade klassen: Här ser man att det är Kontaktläraren EVELI som ges en speciell tillgångsrättighet, nämligen Kontaktlärare. Detta medför att när kontaktläraren klickar på knappen Frånvaro så kommer denna grupp att komma upp som klass för läraren, med de tillhörande rättigheterna för hantering av frånvaro. Om en lärare är kontaktlärare för flera klasser måste naturligtvis samma procedur företas för varje grupp. Rättigheter för ämneslärare - inställningar För att en ämneslärare skall kunna föra frånvaro för sina grupper måste rättigheter tilldelas på motsvarande sätt: 18

19 Här är det ämnesgruppen 1ENGA markerad och man klickar på Ge andra tillgång till organisationsenheten. Bläddra fram till korrekt grupp: Här är 1ENGA lärare som ges en speciell tillgångsrättighet, nämligen Ämneslärare. Detta medför att när ämnesläraren klickar på knappen Frånvaro kommer denna grupp att hamna som ämnesgrupp för läraren, med de tillhörande rättigheterna för hantering av frånvaro. När alla klasser är knutna till kontaktlärare och ämnesgrupper till ämneslärare med denna sorts rättigheter är bokföringen av frånvaro, omdömen, ordning och uppförande klart för skolan. Anmärkning: Vid en import från ett skoladministrativt system kommer alla de nämnda grupperna automatiskt bli upprättade och alla rättigheter bli satta. Detta under förutsättning att alla underlag är korrekt registrerade i det administrativa systemet. 19

20 Viktigt: Du måste se till att verktyget Frånvaro finns i det personliga verktygspaketet för alla som skall ha tillgång till det. Versjonskontroll Versjon Dato Beskrivelse Ansvarlig Tema: Fravær, Kristin Nydal orden, karakterer Administrasjon av Steinar Hov fraværsmodulen Administrasjon av Steinar Hov fraværsmodulen Administrasjon av Steinar Hov fraværsmodulen Kombinasjonen hvor både Tell dager og Rutenett er slått av er omtalt Steinar Hov QA Revisjon Dato Godkjent av Kommentarer Steinar Hov gjennomgått og korrigert Kristin Nydal gjennomgått og korrigert Kristin Nydal gjennomgått og korrigert Georg Ranhoff gjennomgått og korrigert Kristin Nydal Godkjent 20